Diseño Curricular Diversificado Del Area de Cta4 Yobel Final
DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL AREA ...
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DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL AREA CONTABLE DE COMPRAS DEL CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIOS DE SANTA MARTA LAURA MARGARITA GOMEZ MELENDEZ UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y DE COMERCIO INTERNACIONAL PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA SANTA MARTA 2017
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DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL AREA CONTABLE
DE COMPRAS DEL CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIOS DE SANTA
MARTA
LAURA MARGARITA GOMEZ MELENDEZ
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y DE
COMERCIO INTERNACIONAL
PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA
SANTA MARTA
2017
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DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL AREA CONTABLE
DE COMPRAS DEL CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIOS DE SANTA
MARTA
Trabajo presentado como modalidad de Grado optar el Titulo de Contador
Publico
Asesor:
Daulis Lobaton Polo
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y DE
COMERCIO INTERNACIONAL
PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA
SANTA MARTA
2017
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Nota de aceptación
_________________________________ _________________________________ _________________________________
_________________________________ Asesor
________________________________
Evaluador
_________________________________ Evaluador
Santa Marta, Noviembre de 2017
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DEDICATORIA
A Dios, primeramente por haberme permitido llegar hasta este punto y darme las
fuerzas y salud para lograr lo que me he propuesto hasta el momento, a mi madre
Luz Marina Meléndez Trasladino, mi padre Alfonso Gómez Ospina y mi hermano
Andrey Alfonso Gomez Melendez, por su apoyo infinito y dedicación absoluta ante
mis adversidades en el camino, a pesar de las diferencias estuvieron siempre ahí
para mí, la lucha que fue llegar a la meta y a mis familiares quienes fueron un
sustento siempre para mí y muy especiales cuando más lo necesitaba.
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AGRADECIMIENTOS
Agradezco primeramente a Dios por guiarme en todo momento, protegerme en el
camino y sobre todas las cosas darme las fuerzas para poder superar todos los
obstáculos presentados, a mi mamá, mi papá y mi hermano por el ejemplo que me
dieron, su sustento a todo momento y el apoyo que nunca faltaba de parte de ellos
y a mis familiares por contribuir de manera positiva en mi proyecto de vida.
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CONTENIDO
RESUMEN .............................................................................................................. 7
ABSTRAC ............................................................................................................... 9
0. INTRODUCCIÓN .............................................................................................. 10
0.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................. 11
SITUACION CONFLICTO ..................................................................................... 11
ANTECEDENTES ................................................................................................. 12
DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA ........................................................................ 13
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ....................................................................... 13
0.2 JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA ................................................................ 14
0.3 OBJETIVOS .................................................................................................... 15
0.3.1 Objetivo General .......................................................................................... 15
0.3.2 Objetivos Específicos ................................................................................... 15
0.4 MARCO TEORICO .......................................................................................... 16
Las empresas ........................................................................................................ 16
Manual de compras ............................................................................................... 18
0.5 METODOLOGÍA .............................................................................................. 20
1. DESCRIPCIÓN Y NATURALEZA DE LA ORGANIZACIÓN .............................. 20
1.1 RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA ................................................................ 22
1.2 NATURALEZA ................................................................................................. 22
1.3 MISIÓN ............................................................................................................ 22
1.4 VISION ............................................................................................................ 23
1.5 PRINCIPIOS Y VALORES .............................................................................. 24
1.6 ORGANIGRAMA ............................................................................................. 27
1.7 INFORMACIÓN DE LA PERSONA CONTACTO ............................................ 28
1.8 ACTIVIDADES REALIZADAS (INFORME DE GESTIÓN) .............................. 28
2. DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE VALOR ............................................ 29
2.1 FICHA DE LEVANTAMIENTO DE PROCESOS (SITUACIÒN ENCOTRADA) 29
2.2 DISEÑO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL AREA DE COMPRAS 33
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Proceso: Compras Generales ............................................................................... 34
INDICE GENERAL ................................................................................................ 34
INTRODUCCIÓN .................................................................................................. 35
OBJETIVO GENERAL .......................................................................................... 36
ALCANCE ............................................................................................................. 36
Modelo Estándar de Control Interno (MECI) ......................................................... 38
1. OBJETIVO ......................................................................................................... 39
2. ALCANCE ......................................................................................................... 39
3. RESPONSABILIDADES .................................................................................... 39
3. LIMITACIONES ................................................................................................. 43
4. CONCLUSIONES .............................................................................................. 44
5. RECOMENDACIONES ..................................................................................... 45
6. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS .................................................................. 46
7. ACTA DE CONFORMIDAD DE LA ORGANIZACIÓN ....................................... 48
ANEXOS ............................................................................................................... 49
Anexo 1 ................................................................................................................. 49
Solicitud de pedido ................................................................................................ 50
Soporte de la solicitud de la compra ..................................................................... 51
Registro en el sistema World Office ...................................................................... 52
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RESUMEN
El presente trabajo resume el diseño de un manual de procedimientos el cual se
realizó con ayuda de las prácticas empresariales ejecutadas en el Cuerpo de
Bomberos Voluntarios de Santa Marta, basándome en el departamento de
compras, se evidencio la falta de un recurso donde se plasmará el debido proceso
en la adquisición de un producto.
Este ofrece información acerca del proceso que se debe realizar en el área, de
este mismo modo se buscó solución dando como finalidad el diseño del mismo
para que así exista un control, mejor desempeño en el área y agilización de los
procesos.
Palabras claves: Manual, control, proceso, compras y diseño.
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ABSTRAC
This work summarizes the design of a procedures manual which was carried out
with the help of the business practices carried out in the Volunteer Fire Department
of Santa Marta, based on the purchasing department, evidencing the lack of a
resource where the due process in the acquisition of a product.
This offers information about the process that must be carried out in the area, in
the same way a solution was sought with the purpose of designing it so that there
is control, better performance in the area and streamlining of the processes.
Keywords: Manual, control, process, purchases and design.
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0. INTRODUCCIÓN
En el siguiente trabajo se hará una descripción acerca del diseño de un manual de
procesos en el cuerpo de bomberos voluntarios de santa marta para el área de
compras, desarrollado durante ejecución de las prácticas empresariales realizadas
allí.
Este es la solución a una problemática existente en el área desarrollada, donde se
evidenciara el debido proceso y ejecución del mismo. Constará de una pregunta
problema la cual se basa en la facilidad de entendimiento acerca del proceso por
parte de los miembros que ingresan a la institución.
En el transcurso del mismo se identificaran cada uno de los procesos ejecutados
al momento de realizar el debido procedimiento, facilitando la ejecución del mismo.
Dentro de este se presentara una breve introducción del plantel, los diagramas
donde se explica
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0.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
SITUACION CONFLICTO
Actualmente el Cuerpo de Bomberos Voluntarios de Santa Marta en el área
contable de compras carece en lo que concierne al diseño de un manual de
procedimientos de compras, esto afecta de forma negativa a la entidad de manera
que al momento de ingresar un nuevo personal sino se encuentra una guía que
genere el beneficio de que la persona conozca los procesos que se realizan en el
área incrementaría tiempo y costos adicionales para esta.
Además, el Cuerpo de Bomberos Voluntarios de Santa Marta, en el área de
Contabilidad presenta dificultades, esta es la carencia del diseño de un manual de
procedimientos de compras, lo anterior mencionado concierne a la falta de una
organización en los procesos, específicamente en el área de compras, donde no
se evidencia una segregación de funciones que permita un adecuado
funcionamiento.
Así mismo las organizaciones se encuentran en la necesidad de orientar las cosas
de una forma innovadora con el fin de mejorar el ambiente laboral de los
empleados y del mismo modo utilizar herramientas claves tanto en el área
administrativa como operativa que den un aporte conveniente con el correcto
desempeño de cada una de sus obligaciones profesionales.
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ANTECEDENTES
Según (Villareal, 2012) Un sistema de información contable es un conjunto de
pasos que se realizan de forma cronológica por medio de anotaciones contables
para el registro de las operaciones que se generan en las diferentes áreas de una
empresa dentro de un lapso o periodo determinado, dicha información es
procesada y analizada generando así una serie de informes que van a brindar un
reporte por medio del cual se pueda tomar de decisiones.
Un sistema de información contable funciona de forma eficiente, si existen unos
procedimientos, pautas y controles que permitan que el personal realice sus
labores siempre teniendo en cuenta los objetivos y propósitos de la organización
como tal, realizando así de forma eficiente y eficaz para que la información que se
genere sea confiable. (Villareal, 2012)
La institución debido al crecimiento que ha tenido en el distrito de santa marta se
ve obligado a mejorar sus procesos contables para un mejor funcionamiento
financiero dado el aumento en el manejo de recursos públicos y privado.
Este diseño pretende reducir las faltas en los procesos obteniendo así una mejor
información y dándole un cumplimiento a los objetivos y estrategias de la entidad.
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DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA
La investigación se enfocará únicamente en el departamento de compras de la
entidad bomberos voluntarios de santa marta comprendido desde agosto hasta
noviembre de 2017.
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Cómo se facilita el conocimiento del proceso de compras para nuevo personal en
la institución Cuerpo de Bomberos Voluntarios de Santa Marta?
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0.2 JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA
La entidad bomberos voluntarios de santa marta en su normal desarrollo viene
presentando inconsistencias en el departamento de compras tales como conflicto
de interés, requerimiento de la documentación necesaria, orden de compra,
cotizaciones, notas de pedido entre otros.
Con este trabajo, se pretende incorporar los conocimientos adquiridos en la
carrera de contaduría pública haciendo a la institución bomberos una entidad
transparente y confiable en cuanto al manejo de la información financiera.
Comúnmente la necesidad de un manual de procedimientos genera dificultades
administrativas para las entidades económicas, por eso es necesario desarrollar
uno donde se especifique cada uno de los pasos que se lleva a cabo en cada
departamento de una organización, generando eficacia en temas como la
incorporación de nuevos empleados, disminución de costos, aceleración de
procesos y toma de decisiones.
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0.3 OBJETIVOS
0.3.1 Objetivo General
Diseñar un manual de procedimientos para el área de compras del Cuerpo De
Bomberos Voluntarios De Santa Marta.
0.3.2 Objetivos Específicos
Caracterizar los procesos del área de compras en la institución.
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0.4 MARCO TEORICO
Para este proyecto de grado se requiere dar una especificación de los conceptos
que estarán involucrados en el desarrollo del proceso investigativo, siendo estos
de gran apoyo en el avance del proyecto.
Las empresas
En un sentido amplio de la palabra son aquellos entes integrados por un grupo de
individuos, lo cual abarca el esfuerzo diario y labor común de estos para lograr un
resultado determinado. (Romero, 2011), define a la empresa como “El organismo
formado por personas, bienes materiales, aspiraciones y realizaciones comunes
para dar satisfacción a su clientela.”
"Entidad que mediante la organización de elementos humanos, materiales,
técnicos y financieros proporciona bienes o servicios a cambio de un precio que le
permite la reposición de los recursos empleados y la consecución de unos
objetivos determinados" (Junco, 2000).
(Española, 2017) Define este concepto como “una unidad de organización,
dedicada a realizar actividades industriales, mercantiles o de prestación de
servicios con fines lucrativos.”
(Casanueva, 2011) Dicen del termino empresa que es una entidad mediante la
organización de elementos humanos, materiales, técnicos y financieros
proporciona bienes y servicios a cambio de un precio que le permite la reposición
de los recursos empleados y la consecución de unos objetivos determinados.
Considerando las opiniones de los diferentes autores citados llego a concluir que
empresa hace referencia a un organismo integrado por muchos elementos, como
lo son recursos humanos y todo lo material, por lo general tienen un fin y este es el
de prestar un servicio a la comunidad.
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Los procedimientos se han caracterizado por un fin común, que consiste en que
una actividad específica sea definida y se repita la manera al hacerla. Es ahí
donde nace el establecimiento de reglas que marcan la pauta y la uniformidad de
las actividades para evitar los errores operativos, o errores por toma de decisión
incorrecta; facilita el entrenamiento del personal, es información que se transmite,
pasa a ser parte importante para gestionar el conocimiento dentro de las
organizaciones.
Es necesario tener una definición clara también de lo que es un manual de
procedimientos, para así obtener un conocimiento eficaz de los alcances y
beneficios que trae esto consigo a una organización por ello se analizara el
siguiente aporte:
Empecemos por definir Manual, según (Munera) es la forma en la cual se
gestionan, dentro de los diferentes procesos de la empresa, mecanismos
mediante los cuales se pueda aprovechar de una forma inteligente todo el
conocimiento que se maneja en la organización.
Ahora mirando lo que es procedimiento, de acuerdo con (Pietro) es una serie de
pasos claramente definidos, que permiten trabajar correctamente disminuyendo la
probabilidad de error, omisión o de accidente. También lo define como el modo de
ejecutar determinadas operaciones que suelen realizarse de la misma manera.
Los manuales de procedimientos “Constituyen un documento técnico que incluye
información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones
concatenadas entre sí, que se constituye en una unidad para la realización de una
función, actividad o tarea específica en una organización”. (Franklin, 2009)
Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el
quehacer cotidiano de las diferentes áreas de una empresa. Son consignados,
metódicamente tanto las acciones como las operaciones que deben seguirse para
llevar a cabo las funciones generales de la empresa. (Reyes A, 2017)
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La función del manual de procedimientos, como lo cita (Valencia, 2002) es:
“consiste en describir la secuencia lógica y cronológica de las distintas
operaciones o actividades concatenadas, señalando quién, cómo, cuándo, dónde
y para qué han de realizarse”.
Un punto muy importante que me gustaría resaltar de lo anterior citado es la
secuencia y cronología que debe tener un manual de procedimientos, puesto que
este va a brindar una información que debe plasmarse de tal forma que la persona
que lo vaya a requerir entienda lo que se hace en el puesto de trabajo que se
origine en el tipo de manual direccionado.
Manual de compras
Es uno de los manuales más importantes dentro de la organización de una
empresa, ya que su falta, repercute en otros departamentos inmediatamente,
siendo uno de los elementos de la estructura orgánica de la misma. Es una guía
oficial para la organización y funcionamiento del área de Compras, definiendo las
operaciones de la misma. (Sanchez N)
El proceso de comprar debe encontrarse por escrito consiste en definir el alcance
de las respectivas compras, definir su función y los métodos a utilizar que afectan
las actividades.
Se hace importante para la entidad poseer un área de compras, ya que por medio
de este se pueden ligar las necesidades para el proceso de obtención al
abastecerlo materiales (insumos) indispensables para el normal desarrollo de su
objeto social y demás necesidades incurridas en las operaciones.
Por otra parte, se debe tener muy en cuenta las características con la cuales debe
cumplir un jefe de compras, a continuación, enumerare las que considero que son
muy importantes:
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1. Saber negociar con los proveedores para obtener las mejores condiciones
al momento de comprar, esto con el fin de que haya un mutuo acuerdo y se
presente satisfacción entre las partes.
2. Tener la capacidad de tomar decisiones y asumir posiciones sin llegar a
excederse.
3. Estar actualizado en los temas de mercado.
4. Saber elegir los proveedores. Poder comparar las alternativas y determinar
cuáles son los más convenientes.
5. Minimizar la gestión administrativa de compras. Llevar a cabo los pasos
necesarios para realizar una compra adecuadamente, pero sin exagerar.
6. Poseer conocimiento técnico. Tener las capacidades para desempeñarse
en su campo.
Por consiguiente, desde una perspectiva investigativa la caracterización es una
fase descriptiva con fines de identificación, entre otros aspectos, de los
componentes, acontecimientos (cronología e hitos), actores, procesos y contexto
de una experiencia, un hecho o un proceso (Upegui, 2010)
La caracterización es un tipo de descripción cualitativa que puede recurrir a datos
o a lo cuantitativo con el fin de profundizar el conocimiento sobre algo. Para
cualificar ese algo previamente se deben identificar y organizar los datos; y a partir
de ellos, describir (caracterizar) de una forma estructurada; y posteriormente,
establecer su significado (sistematizar de forma crítica) (Bonilla Castro E., 2009)
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0.5 METODOLOGÍA
1. DESCRIPCIÓN Y NATURALEZA DE LA ORGANIZACIÓN
El Cuerpo de Bomberos Voluntarios de Santa Marta es una Institución sin ánimo
de lucro, técnica especializada, enfocada en garantizar la seguridad y protección
de la vida y el patrimonio de los habitantes del Distrito de Santa Marta. Desde el
año de 1960, nuestra responsabilidad es dirigir, coordinar y atender, en forma
oportuna, las distintas emergencias relacionadas con incendios, explosiones y
otras calamidades conexas. El CBV es parte activa y dinámica del Sistema
Nacional para la Prevención y Atención de Desastres en su entorno Local y
Regional, mediante su intervención permanente el CLOPAD y CREPAD, no solo
en el desarrollo de las acciones operativas, sino también con su participación
técnica en la asesoría y acompañamiento logístico en programas y proyectos del
Distrito de Santa Marta.
La Ciudad de Santa Marta desde su fundación el 29 de julio de 1525, ha sido
azotada por múltiples situaciones de emergencia, como el terremoto de 1834 y la
inundación por el Río Manzanares en 1964, entre otros. Fue entre los años de
1958 y 1959, como consecuencia de múltiples incendios, como el de la Licorera y
la Iglesia San Francisco, que un grupo de personas con un alto sentido cívico, se
mueven con el deseo de crear un cuerpo de bomberos, entre estas personas se
destacaron, Rosario Campo Campo, Un Sacerdote Fray Francisco Echeverri y
Aristarco Gómez, José Acuña Ferreira, pero sus nobles intenciones no se lograron
concretar. Pero fue el 12 de febrero de 1960, que en las instalaciones de la
empresa “Terminal Marítimo”, se reúnen, Luis Efraín Pérez Barros, Efraín
Johnson, José A. Acuña Ferreira, Sergio Hernán Vacca R., Humberto H. Noya C.,
Adolfo Pérez, Héctor Mozo Silvera, Héctor Camacho Ll., Luis C. Rodríguez M.,
Juan Corvacho, Miguel A. González, Juan Jiménez, Armando Márquez, José M.
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Sánchez, Jorge Monroy, David E. Lacera, Francisco Vicioso, Harold Camacho,
Manuel Duarte, Guillermo Mogollón, Moisés moreno, Lorenzo Hernández y Alfredo
Rosado, con el propósito de crear el Cuerpo de Bomberos Voluntarios de la
Ciudad de Santa Marta. En esa misma fecha se eligió una directiva provisional
conformada así: Presidente, Luis Efraín Pérez; Vicepresidente, José Acuña
Ferreira; Secretario, Humberto Noya; Tesorero, Efraín Johnson; Instructor, Sergio
Vacca; Vocales, Adolfo Pérez, Héctor Camacho, Davis Lacera, José M. Sánchez,
Harold Camacho y Fray Francisco Echeverri. Los estatutos denominado “Hombres
Cívicos”, fueron aprobados el 26 de febrero del mismo año, con lo cual se le dio
vida legal a la institución. A partir de ese momento se inicia la obtención de la
personería jurídica. Es en esta tercera reunión que se elige por unanimidad al
primer Comandante del Cuerpo de Bomberos de Santa Marta, al Capitán Luis
Efraín Pérez Barrios, quien en ese momento se desempeñaba como gerente del
Terminal Marítimo de Santa Marta. El 21 de marzo de 1961, la Gobernación del
Magdalena expide la resolución 193, donde se otorga reconocimiento de la
Personaría Jurídica del Cuerpo de Bomberos Voluntarios de Santa Marta. En sus
inicios la labor del CBV estuvo marcada por múltiples dificultades, especialmente
por la falta de equipos y el no contar con una instalación apropiada, los llamados
de emergencia se atendían con ollas o con cualquier elemento disponible. La
primera máquina se obtiene en el año de 1963 en Estados Unidos, fue una Ford
600, gestionada por el Gobernador Jacobo Tovar Daza y del miembro fundador
Luis Pérez Barros a través del Club Rotario, contribuyeron también algunas
personas cívicas, como doña Rosario Campo Campo. Sin embargo esta máquina
se traslada al Comando de la Policía, ante la carencia de sede por parte del CVB.
Luego de muchos años de servicio esta máquina actualmente presa sus servicios
en el Municipio de Banco Magdalena.
En 1966 se obtienen dos máquinas más, Chevrolet 66, una de estas gestionada
por la colonia santandereana bajo la presidencia de Víctor Montenegro y la otra
por el Sr. Alcalde Edgardo vives Campo, estas máquinas llegaron a la ciudad en el
buque Vapor Ciudad de Santa Marta.
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En 1978 maquina m2 DODGE gestionada por el C.P Alfredo Castillo López, el
C.T.E en esa época pignorada a los 10 pesos del impuesto al teléfono.
En 1984 maquina M1 chevrolet -70 gestionada por el Capitán Fernando Arrieta
Charry Comandante de la estación en esa época y el Capitán Ricardo Chahin
Nohra, con el alcalde Dr. Wasceslao Miranda Cabana.
En 1990 maquina m4 chevrolet modelo 1966 donada por el Club Rotario de Santa
Marta gestionada por el capitán chahin comandante.
1.1 RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA
Cuerpo De Bomberos Voluntarios De Santa Marta.
1.2 NATURALEZA
Personería jurídica. (Ver anexo 1).
1.3 MISIÓN
El Cuerpo de Bomberos Voluntarios de Santa Marta, es una institución sin ánimo
de lucro, de utilidad común, de carácter privado que tiene como objetivo
fundamental la prestación del servicio público y respuesta eficaz esencial de
prevención y control de incendios y demás calamidades conexas en nuestro
Distrito, tendientes a proteger la vida, el ambiente y el patrimonio de la población,
aplicando el proceso de Gestión Integral del Riesgo por incendios y materiales
peligrosos; desarrollando acciones de prevención, preparativos y atención en
rescate para disminuir las pérdidas humanas y económicas que de estas
emergencias se deriven. Suministrando para ellos soluciones Integrales basados
en nuestro talento humano altamente capacitados dotados con elementos,
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máquinas y equipos como herramienta fundamental para el desarrollo institucional,
además creemos en la participación comunitaria como una valiosa herramienta
para la definición, difusión y logro de los objetivos de la institución, incorporando el
concepto de prevención en la planificación, educación y cultura de nuestra
población, que conduzca a la disminución de la vulnerabilidad y los efectos
catastróficos de los desastres naturales o antrópicos.
1.4 VISION
En el año 2018, El cuerpo de Bomberos Voluntarios de la ciudad de Santa Marta
será la institución en atención a emergencias de mayor posicionamiento en la
costa atlántica por su excelencia organizacional y estándares de talla
internacional, líder en la gestión integral del riesgo apoyándose en el diseño y
ejecución de planes y programas definidos para la prevención y atención de
incendios y demás calamidades conexas, convirtiéndose en un modelo de
procedimiento operativo soportado en nuestra infraestructura y nuestro personal
altamente competente, prestos a actuar sin limitaciones de tiempo, espacio y
fronteras en pro de nuestra comunidad, garantizando nuestro compromiso con el
medio ambiente y el ecosistema, el cual se materializa en nuestro altruismo y
deber solidario basados en la expresión “abnegación y disciplina”.
De esta manera la Misión y Visión de la Institución debe ser inspiradoras de su
actuar durante este periodo, adoptando además, los siguientes presupuestos:
• Corresponsabilidad de la gestión del riesgo: Que exige la voluntad y compromiso
del Gobierno local y de la ciudadanía de trabajar juntos, la administración de
propiciar el mandato, a la participación ciudadana, mientras los ciudadanos deben
participar decididamente, intervenir en las actividades públicas, articular e
interactuar con ella frente al tema de gestión del riesgo.
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• Articulación institucional: Con esta premisa sustentamos todas las acciones que
se realizarán para poder integrarnos con entidades afines, dentro de los Sistemas
de Prevención y Atención de Emergencias y Desastres a nivel distrital, regional y
nacional, con los cuales buscaremos trabajar estrechamente en pro de la sinergia
necesaria para el logro de las metas trazadas.
• Alianzas estratégicas e impulso a las relaciones internacionales: Indispensable
que durante este periodo de gestión generemos la asociación, ya sea como socios
estratégicos o como clientes directos, a nuevos participantes que compartan los
intereses del CBV. El enfoque que tenemos en este sentido pretende acercarnos a
diversas instituciones y organismos, tanto privados como estatales, y generar
cooperación con ellos sobre los procesos que desarrollamos. Buscamos que no
sólo encuentren atractiva la opción de desarrollo con el CBV, sino que también se
hagan copartícipes del logro de nuestras metas.
1.5 PRINCIPIOS Y VALORES
El Cuerpo de Bomberos Voluntarios de Santa Marta, tiene Valores y Principios
enfocados a la conservación de la vida y los bienes de los ciudadanos y de riesgos
inherentes a los incendios y otras emergencias conexas.
Por lo anterior se promueve al interior del CBV de Santa Marta, mantener un
ambiente positivo y personal comprometido, que contribuya al crecimiento,
desarrollo, confianza y respeto por los derechos humanos, las instituciones y se
constituya como ejemplo para la sociedad.
Los valores y principios adoptados por el CBVSM son los siguientes:
Respeto El personal del Cuerpo de Bomberos Voluntarios, debe tratar
humanamente a las personas, reconocer que el otro es real y semejante. Significa
además, valorar a los otros como sujetos que merecen nuestro reconocimiento y
protección. Adoptar una actitud positiva de consideración y protección del entorno
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cultural y ecológico. Es un principio necesario para lograr un ambiente saludable y
con ello alcanzar mayores niveles de productividad, que permitan el logro exitoso
de objetivos comunes.
Responsabilidad El funcionario del Cuerpo de Bomberos Voluntarios, debe
hacerse cargo de las consecuencias de las palabras, de las decisiones, de los
compromisos y, en general, de los actos libre y voluntariamente realizados, no
solo cuando sus resultados son buenos y gratificantes, sino también cuando los
mismos son adversos o indeseables. Ser responsable, en este sentido, es dar
respuesta de nuestros propios actos y enmendar nuestros errores cuando sea
posible. Es hacer de la mejor manera lo que nos corresponde, con efectividad,
calidad y compromiso, y sin perder de vista el beneficio colectivo.
Solidaridad El miembro del Cuerpo de Bomberos Voluntarios, debe reconocer
que los seres humanos estamos hechos todos de la misma sustancia y si estamos
hechos de la misma sustancia estamos en condiciones de comprender el dolor, la
pena y la desventura de los demás; estamos capacitados para asumir las justas y
razonables necesidades de los otros como propias. Debe reconocer en cada quien
su dignidad humana, su valor intrínseco como persona. Al ser solidarios, nos
afirmamos y refinamos como humanos, que crecemos en humanidad y hacemos
algo por nosotros mismos.
Probidad El personal del Cuerpo de Bomberos Voluntarios, debe desempeñar
sus funciones con prudencia, integridad, honestidad, decencia, seriedad,
moralidad, ecuanimidad, transparencia y rectitud. Debe actuar con honradez tanto
en ejercicio de su cargo como en el uso racional de los recursos institucionales
que le son confiados por razón de su función. Debe repudiar, combatir y denunciar
cualquier clase de corrupción.
Trabajo en Equipo El personal del Cuerpo de Bomberos Voluntarios debe
coordinar e integrar esfuerzos con los compañeros de trabajo para lograr un mejor
y óptimo resultado; debe compartir unos valores éticos mínimos como son la
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solidaridad, vocación de servicio, igualdad, autonomía, respeto, responsabilidad,
participación, diálogo y concertación. Debe buscar con el trabajo en equipo
oportunidades para aportar sus conocimientos y experiencias, y así facilitar la
búsqueda conjunta de soluciones y la superación mancomunada de los
obstáculos.
Servicio El miembro del Cuerpo de Bomberos Voluntarios, tiene el encargo
constitucional y legal de administrar lo que es de todos y para todos, facilitando el
cumplimiento de las responsabilidades de la Institución, ofrecer respuestas
efectivas a los requerimientos, necesidades, inquietudes y expectativas de la
ciudadanía y facilitar el cumplimiento de los deberes y la realización efectiva de los
derechos a todos los ciudadanos de este Distrito.
Objetividad El personal del Cuerpo de Bomberos Voluntarios, debe emitir juicios
veraces y objetivos sobre asuntos inherentes a sus funciones, evitando la
influencia de los criterios subjetivos o de terceros no autorizados por la autoridad
competente, debiendo abstenerse de tomar cualquier decisión cuando medie
violencia moral que pueda afectar su deber de objetividad.
Lealtad El miembro del Cuerpo de Bomberos Voluntarios de Santa Marta, debe
ser leal a la Institución y a sus principios éticos, buscando el cumplimiento de sus
fines con plena conciencia de servicio a la colectividad.
Eficiencia El miembro del Cuerpo de Bomberos debe desempeñar las funciones
propias de su cargo con elevada moral, profesionalismo, vocación, disciplina,
diligencia y oportunidad. Mejorando la calidad de los servicios, sujetándose a las
condiciones de tiempo, modo y lugar que determinen las normas correspondientes
y de acuerdo con las siguientes reglas: Aportar la iniciativa necesaria para
encontrar y aplicar los métodos más eficientes y económicas de realizar las tareas.
Utilizar el tiempo laboral responsablemente, realizando el mejor esfuerzo, en la
forma más productiva posible, por lo que deberá ejecutar las tareas propias del
cargo con el esmero, la intensidad y el cuidado apropiado. Hacer uso razonable de
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los materiales y bienes que con motivo del desempeño de labores, que reciba del
Cuerpo de Bomberos Voluntarios, procurando el rendimiento máximo y el ahorro
en el uso de esos recursos. Debe preservar la naturaleza y contribuir a la
protección del medio ambiente. Contribuir y velar por la protección y conservación
de todos los bienes que conforman el patrimonio institucional, estén o no bajo su
custodia. Estando obligados a cuidarlos responsablemente y a entregarlos cuando
corresponda.
Armonía Laboral El personal del Cuerpo de Bomberos Voluntarios de Santa
Marta, debe promover un clima de armonía laboral, proyectar siempre una imagen
positiva de los compañeros de la institución y contribuir al desarrollo de la cultura
organizacional
1.6 ORGANIGRAMA
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1.7 INFORMACIÓN DE LA PERSONA CONTACTO
Fernando José Villamil Fandiño
Celular: 3015015962
1.8 ACTIVIDADES REALIZADAS (INFORME DE GESTIÓN)
Digitación de las Facturas de Compras, verificando que cumplan con los
requisitos legales del Art. 619 del Estatuto Tributario.
Digitación Notas de Contabilidad, que son de la depreciación, Anulaciones
firmadas por la persona encargada de facturación y otros Ajustes.
Digitación de Notas Bancaria
Realizo registro de los comprobantes de Egresos mes a mes
Generación de informes mensuales
Creación de activos fijos
Realizo las conciliaciones bancarias cada mes vencido con los extractos
Bancarios que son entregados por el Departamento de Tesorería,
CONICILIACION BANCOLOMBIA, DAVIVIENDA AHORRO Y DAVIVIENDA
CORRIENTE
Recepción de correspondencia recibida
Manejo de archivo Información financiera.
Colaborar en la revisión de medios magnéticos para presentación en la
DIAN
Revisión de interface de Nómina y los procesos y registros derivados de
esta interface.
Legalización de anticipos y de pagos contra entrega.
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2. DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE VALOR
Caracterización de los procesos del área de compras en la institución.
2.1 FICHA DE LEVANTAMIENTO DE PROCESOS (SITUACIÒN ENCOTRADA)
1 MEGA PROCESO: COMPRAS
PROCESO PRINCIPAL: Compras Generales
2 RESPONSABLE DEL PROCESO:
JEFE DE COMPRAS
3 ENTREVISTADOS (S): LIDA KARINA GASPARINI GALVIS
FERNANDO JOSE VILLAMIL FANDIÑO
4 OBJETIVO DEL PROCESO:
ANALIZAR LAS FUNCIONES DE LAS PERSONAS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO DE COMPRA.
OBSERVAR EL CRONOGRAMA AL MOMENTO DE LAS COMPRAS.
5 COMIENZO DEL PROCESO:
SURGE DE LA NECESIDAD
FIN DEL PROCESO:
CULMINA CUANDO SE HACE EL RESPECTIVO PAGO
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6 SUB-PROCESOS:
EL PROCESO QUE SE DA EN EL ÁREA DE COMPRAS DEL CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIOS
DE SANTA MARTA ES DE LA SIGUIENTE MANERA:
1. EL JEFE DE COMPRAS EN ESTE CASO REVISA CADA ÁREA DE BOMBEROS PARA MIRAR
CUAL ES LA NECESIDAD QUE REQUIERE. 2. ELABORA UN INFORME EN EL CUAL DETALLA LA NECESIDAD QUE TIENE CADA ÁREA. 3. POR CONSIGUIENTE, SE PASA EL INFORME AL COMANDANTE DEL CUERPO DE BOMBEROS
VOLUNTARIOS DE SANTA MARTA PARA QUE EL DE SU APROBACIÓN. 4. SE SOLICITAN LAS COTIZACIONES DE CUALQUIER SERVICIO O COMPRA QUE SON
REALIZADAS EN LA INSTITUCIÓN POR LA PERSONA ENCARGADA.
3. SE ESCOGE LA QUE MEJOR CONVENGA PARA EL PROCESO DE COMPRA.
5. LUEGO DE ESTO, EL JEFE DE COMPRAS SOLICITA LA FACTURA Y EL PEDIDO AL
PROVEEDOR PARA QUE LLEGUE A CONTABILIDAD, UNA VEZ ESTE LA FACTURA CON LO
REQUERIDO, SE REVISA DE TAL FORMA QUE ESTA ESTÉ ACORDE A LO ESTABLECIDO POR LOS
REQUISITOS DICTAMINADOS EN EL ESTATUTO TRIBUTARIO SE REGISTRA EN EL SISTEMA Y LOS
MATERIALES QUE SE ENCUENTREN RELACIONADOS EN LA FACTURA COMO TAMBIÉN EN BUENAS
CONDICIONES.
6. POR ÚLTIMO, INTERVIENE CAJA SI SON CUANTÍAS MENORES PARA PAGAR LA FACTURA; SI SON MONTOS SUPERIORES VA DIRIGIDO A LA PERSONA ENCARGADA DE LOS CHEQUES QUE EN
ESTE CASO SERÍA EL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA, TODO DEPENDE DE LAS POLÍTICAS DE
PAGO QUE TENGA IMPLEMENTADA LA EMPRESA.
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7 IDENTIFICAR ENTRADAS:
¿QUÉ?:
LA ORDEN DE COMPRA , CADA
DEPARTAMENTO EN ESTE CASO EMITE
UN DOCUMENTO EL CUAL ES PASADO
AL JEFE DE COMPRAS PARA QUE
ATIENDA LAS NECESIDADES
REQUERIDAS.
¿QUIÉN?:
EN BOMBEROS, EXISTEN UNA SERIE
DE DEPARTAMENTOS DEPENDIENDO
DE ELLOS SE GENERA LA ENTRADA A
LA MERCANCÍA O INSUMO; TODO SE VE
DE ACUERDO A LA INSUFICIENCIA.
¿DESDE QUIÉN?):
UNA VEZ EL DEPARTAMENTO HAYA
DETERMINADO LA NECESIDAD , ESTA
VA DIRIGIDA POR MEDIO DE UN
DOCUMENTO AL ENCARGADO EN ESTE
CASO SERÍA EL JEFE DE COMPRAS.
IDENTIFICAR SALIDAS:
¿QUÉ?:
CUANDO SE DA LA CAUSACIÓN O REGISTRO DEL
DOCUMENTO QUE SOPORTA LA COMPRA, Y AL IGUAL
TAMBIÉN EL DEPARTAMENTO QUE REQUIRIÓ LA
ORDEN DE COMPRA RECIBE LA MERCANCÍA O INSUMO.
¿QUIÉN?:
EN ESTE PUNTO, SERIA CONTABILIDAD QUIEN
INTERVIENE PARA DARSE LA SALIDA AL PROCESO.
¿A QUIÉN?):
POR CONSIGUIENTE AL MOMENTO DE QUE
CONTABILIDAD CAUSE EL HECHO, ESTE ES PASADO AL
DEPARTAMENTO QUE HACE EL PERTINENTE PAGO
PARA QUE LA TRANSACCIÓN QUEDE SUBSANADA.
8 ¿SE CUENTA CON RRHH SUFICIENTES Y COMPETENTES?
SI, ACTUALMENTE SE POSEE CON PERSONAL CAPACITADO PARA EL ÁREA DE COMPRAS.
9 ¿QUÉ SISTEMA DE INFORMACIÓN APOYA EL PROCESO? (AUTOMATIZADOS Y/O MANUALES)
1. SOFTWARE CONTABLE WORLD OFFICE (SISTEMATIZADO)
2. EXCEL (SISTEMATIZADO)
1 0 DATOS ALMACENADOS Y USADOS POR EL PROCESO:
1. EXTRACTOS BANCARIOS
2. ÓRDENES DE COMPRA
3. CAUSACIÓN DE FACTURAS
4. COMPROBANTES DE EGRESOS
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11 FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO:
1. SI NO EXISTE LAS
COTIZACIONES MÍNIMAS EXIGIDAS EN
LA ENTIDAD NO SE DA LA COMPRA DE
LOS MATERIALES
2. .SI EL DEPARTAMENTO DE
MANTENIMIENTO DE LA INSTITUCIÓN
NO MANIFIESTA A TIEMPO LA
NECESIDAD QUE POSEE LA
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO NO
ESTARÁ EN FUNCIONAMIENTO.
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AREA: COMPRAS
EMPRESA: Cuerpo de Bomberos Voluntarios de Santa Marta
2.2 DISEÑO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL AREA DE COMPRAS
DIRIGIDO A:
Departamento de contabilidad Cuentas por pagar, Tesorería y Jefe de compras
ELABORADO POR:
Laura Margarita Gómez
Meléndez
APROBADO POR:
FECHA DE ELABORACIÓN: Noviembre 2017
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIOS DE SANTA
MARTA
PÁG. 2
Área: Compras
Proceso: Compras Generales
INDICE GENERAL
l. Introducción. ll. Objetivos y alcance. lll. Diagrama de áreas relacionadas. lV. Marco legal. V. Procedimientos. Vl. Simbología.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIOS DE SANTA
MARTA
PÁG. 3
Área: Compras
l. INTRODUCCIÓN
INTRODUCCIÓN
Para el cuerpo de bomberos voluntarios de santa marta implementar un manual de procedimientos en el área de compras es de gran importancia para su desarrollo en el pasar del tiempo. Este va a contribuir de tal forma que se pueda llevar un control de las actividades realizadas en el área. El manual de procedimientos otorgara fortaleza en lo administrativo a la institución y brindara las herramientas necesarias a las actividades que se realizan en el área de compras. De igual forma el manual de procedimientos se encontrará sujeto a los cambios que se den en la institución, esto con el fin de mejorar día a día sus actividades.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIOS DE SANTA
MARTA
PÁG. 4
Área: Compras
ll. OBJETIVO Y ALCANCE
OBJETIVO GENERAL
Mejorar las actividades cotidianas de la empresa, encaminar al personal para que realicen adecuadamente las labores asignadas según el área, y las tareas realizadas en compras sigan el proceso de forma apropiada.
ALCANCE
El siguiente manual se pondrá en práctica diariamente al departamento que esta direccionado en el presente trabajo.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIOS DE SANTA
MARTA
PÁG. 5
Área: Compras
lll. DIAGRAMA DE AREAS RELACIONADAS
Contabilidad
Cuentas por pagar
TesoreriaJefe de
compras
DEPARTAMENTOS QUE COOPERAN EN LA COMPRA DE MERCANCIA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIOS DE SANTA
MARTA
PÁG. 6
Área: Compras
lV. MARCO LEGAL
Modelo Estándar de Control Interno (MECI)
Es un modelo formulado para que las entidades del Estado puedan mejorar su desempeño institucional mediante el fortalecimiento del control y de los procesos de evaluación que deben llevar a cabo las Oficinas de Control Interno, Unidades de Auditoría Interna o quien haga sus veces. m¡
Carta Constitucional 1991. Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control
interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.
Ley 489 del 29 de diciembre de 1998, capítulo VI, por la cual se crea el Sistema Nacional de Control Interno.
Ley 734 de 2002. Por la cual se expiden los deberes de todo servidor público. Ley 872 de 2003. Por la cual se crea el sistema de gestión de calidad
Entidades Públicas Decreto 1599 de 2005. Por el cual se establece el Modelo Estándar de Control
Interno para las Entidades del Estado colombiano (MECI-1000:2005).
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIOS DE SANTA
MARTA
PÁG. 7
Área: Compras
V. PROCEDIMIENTO
1. OBJETIVO Establecer los procedimientos que se deben seguir para la compra, admisión y pago de la mercancía garantizando el acatamiento de las políticas de la institución.
2. ALCANCE Los procedimientos que se detallan en este documento intervienen a cuentas por pagar, jefe de compras y tesorería.
3. RESPONSABILIDADES
Cuentas por pagar Responsable de: -Revisión de facturas de compras. -Causación de facturas de compras. -Programación de Pagos. -Seguimiento de facturas vencidas.
Jefe de compras Responsable de: -Verifica las requisiciones que llegan al departamento. -Confecciona las órdenes de compras. -Verifica las solicitudes de precio. - Supervisa y asigna tareas del personal bajo su responsabilidad. -Realiza compras menores según el procedimiento en las regulaciones nacionales.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIOS DE SANTA
MARTA
PÁG. 8
Área: Compras
V. PROCEDIMIENTO
Tesorería Es el área de una empresa en la que se gestionan las acciones relacionadas con las operaciones de flujos monetarios. Incluye, básicamente, la gestión de la caja y las diversas gestiones bancarias. Responsable de: -Pagos de nóminas. -Realización de los pagos a cada proveedor según el medio de pago que previamente hayamos elegido (transferencia, cheque, pagaré, letra, recibos, etc.). Habitualmente el proceso de compra comienza por las necesidades de las diferentes áreas de la empresa y es establecido por medio del jefe de compras y la autorización del comandante de la institución. Es allí donde el área de compras da inicio al proceso de compra o gestión.
El encargado de mirar las insuficiencias que posee bomberos en cada una de las áreas es quien realiza los informes de las necesidades y, a su vez este reporte que es emitido por el jefe de compras lo pasa al comandante de la institución para que el de su aprobación, luego mediante una búsqueda se selecciona al proveedor teniendo en cuenta las cotizaciones que mínimas deben ser 3. Posteriormente es generada la orden de compra con el fin de comunicar al proveedor que fue escogido para este proceso y que la compra se hará en su compañía. Por último, en el proceso de compra se realiza la recepción del soporte y los materiales que es enviado por el proveedor con el fin de verificar que la factura se encuentre en las condiciones pertinentes para darle el ingreso a contabilidad, de igual modo el jefe de compras inspecciona que los insumos se encuentren completos, en perfectas condiciones y de acuerdo a las políticas de pago se realice de forma correspondiente.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIOS DE SANTA
MARTA
PÁG. 9 Área: Compras
V. PROCEDIMIENTO FLUJOGRAMA
Realizan encuesta
de necesidad en
cada área
Se solicitan las
cotizaciones a
proveedores
Elabora informe de
pedido
Aprobación
de la orden
No
Si
Fin
Selección
de la
cotización
Factura
Ingresa la factura
al sistema
Revisión de
mercancía y
factura
Revisión y
programación
de pagos
Comprobante de
egreso aprobado
Si Fin
Inicio
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIOS DE SANTA
MARTA
PÁG.
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Área: Compras
Vl SIMBOLOGIA
SIMBOLO SIGNIFICADO
Se utiliza para representar el inicio o el fin de un algoritmo. También puede representar una parada o una interrupción programada que sea necesaria para realizar.
Se maneja en un proceso determinado, es el que se utiliza normalmente para representar una instrucción, o cualquier tipo de operación que origine cambio.
Nos permite analizar una situación con base en los valores, puede ser positivo o negativo.
Es utilizado para representar la salida de información por medio de papeles.
Indica el orden de la ejecución de las operaciones, esta indica a la siguiente instrucción.
INICIO/FIN
PROCESO
DECISION
DOCUMENTO
LINEA DE FLUJO
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3. LIMITACIONES
Debido al tiempo que duraron las prácticas empresariales en el Cuerpo de
Bomberos Voluntarios de Santa Marta, no tuve ningún inconveniente en el
suministro de la información para elaborar el diseño del manual de
procedimientos.
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4. CONCLUSIONES
En términos generales, “El manual de procesos y procedimientos tiene como
propósito fundamental servir de soporte para el desarrollo de las acciones, que en
forma cotidiana la entidad debe realizar, a fin de cumplir con cada competencia
particular asignadas por el marco constitucional o legal, con la misión fijada y
lograr la visión fijada.” (Alvarez, 2007).
“El manual se basa en un modelo de operación por procesos, lo que permite
administrar la entidad pública como un todo, definir las actividades que agregan
valor, trabajar en equipo y disponer de los recursos necesarios para su
realización.” (Alvarez, 2007).
Por otra parte, comprendemos que la implementación del manual de
procedimientos es importante para la organización, puesto que era una necesidad
que poseía el ente económico y este le dará un valor agregado al área de compras
en el control de las transacciones económicas de la organización.
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5. RECOMENDACIONES
La recomendación al aporte que dejo en la institución es que hagan uso y manejo
adecuado del diseño del manual de procesos por parte del personal para la mejora
de los procesos en el área de compras.
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6 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
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http://unab.edupol.com.co/pluginfile.php/8207/mod_resource/content/1/UNID
AD1_COMPRA%20DE%20INSUMOS.pdf
http://tesis.uson.mx/digital/tesis/docs/22008/capitulo2.pdf
48
7. ACTA DE CONFORMIDAD DE LA ORGANIZACIÓN
49
ANEXOS
Anexo 1
50
Solicitud de pedido
51
Soporte de la solicitud de la compra
52
Registro en el sistema World Office
53
54
