DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE CALIDAD Y ...

DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE CALIDAD Y SEGURIDAD

INDUSTRIAL BASADO EN LAS NORMAS NTC ISO 9001:2008 Y NTC OHSAS

18001:2007, PARA LA EMPRESA RAPID CARTUCHOS LTDA.

1




LENZ CUELLAR TORRES

DIEGO PAVA PIÑEROS

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA

FACULTAD INGENIERÍA

TRABAJO DE GRADO

BOGOTÁ, 2009




UNIVERSIDAD JAVERIANA

2

AGRADECIMIENTOS

A Mabel Olano, directora del proyecto, por habernos dado la asesoría y el apoyo

necesario.

Al personal de RAPID CARTUCHOS LTDA por su gran disposición a la hora de

colaborarnos en el desarrollo del proyecto.

A nuestros padres Marleny Torres de Cuellar y Álvaro Cuellar, Laura Piñeros y

Germán Pava que nos apoyaron incondicionalmente a lo largo de la realización de

este proyecto y no solamente a lo largo del proyecto sino que también a lo largo

de este camino lleno de alegrías y dificultades. A ellos muchas gracias.

3

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 11

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .................................................................. 13

2. JUSTIFICACIÓN ....................................................................................................... 15

2.1. ANÁLISIS DOFA ................................................................................................ 15

2.1.1. Fortalezas .................................................................................................... 15

2.1.2. Debilidades ................................................................................................. 15

2.1.3. Amenazas .................................................................................................... 16

2.1.4. Oportunidades ........................................................................................... 17

2.2. CRECIMIENTO ................................................................................................... 17

2.3. ANÁLISIS DE LA COMPETENCIA ................................................................. 20

3. OBJETIVOS ............................................................................................................... 28

3.1. OBJETIVO GENERAL ...................................................................................... 28

3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................ 28

4. MARCO TEÓRICO ................................................................................................... 29

4.1. DEFINICIONES ................................................................................................... 29

4.2. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA ....................................................................... 29

4.3. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ................................................... 30

4.3.1. Sistema de gestión de la calidad ISO 9000 ........................................ 30

4.3.2. Diferencias entre versiones 2001 y 2008 de la norma ..................... 31

4.4. SERIE OHSAS 18000 ....................................................................................... 33

4.4.1. Seguridad y salud ocupacional (S & SO) ........................................... 34

4.4.2. Aspectos generales contemplados en la norma OHSAS 1 8001 ... 34

4.4.3. Sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional (SGS & SO) 36

4.4.4. Compatibilidad entre los sistemas de gestión: ISO 9000 y OHSAS 18001 37

4.5. LOS 8 PRINCIPIOS BÁSICOS DE LA GESTIÓN DE LA CALIDA D O EXCELENCIA ................................................................................................................ 39

5. INFORMACIÓN DE LA EMPRESA ....................................................................... 41

5.1. INFORMACIÓN GENERAL .............................................................................. 41

4

5.2. HISTORÍA DE LA COMPAÑÍA ........................................................................ 42

5.3. MODALIDADES DE NEGOCIACIÓN ............................................................. 43

5.3.1. Modalidad outsourcing ............................................................................ 43

5.3.2. Modalidad convencional ......................................................................... 44

5.4. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ........................................................ 45

5.4.1. Visión ............................................................................................................ 45

5.4.2. Misión ........................................................................................................... 46

5.5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL .............................................................. 46

5.6. PERSONAL DE LA EMPRESA ....................................................................... 47

6. DIAGNÓSTICO GESTIÓN DE CALIDAD ............................................................. 48

6.1. DISEÑO DE LA LISTA DE CHEQUEO .......................................................... 48

6.2. IMPLEMENTACIÓN LISTA DE CHEQUEO. ................................................. 49

6.3. RESULTADOS DIAGNÓSTICO ...................................................................... 51

7. DIAGNÓSTICO SISTEMA GESTIÓN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL. ............................................................................................................... 54

7.1. DISEÑO DE LA LISTA DE CHEQUEO .......................................................... 54

7.2. IMPLEMENTACIÓN LISTA DE CHEQUEO. ................................................. 55

7.3. RESULTADOS DIAGNÓSTICO ...................................................................... 56

8. DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD .................. 58

8.1. POLÍTICA DE CALIDAD ................................................................................... 59

8.2. OBJETIVOS DE CALIDAD .............................................................................. 59

8.2.1. Indicadores de gestión de calidad ....................................................... 59

8.3. MANUAL DE CALIDAD .................................................................................... 60

8.3.1. Contenido del manual de calidad ......................................................... 61

8.3.2. Representante de la dirección ............................................................... 62

8.4. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ................................................................. 62

8.4.1. Contenido del manual de procedimientos ......................................... 63

8.4.1.1. Mapa de procesos ............................................................................. 63

8.4.1.2. Procesos mandatorios ..................................................................... 64

8.4.1.3. Procesos estratégicos ...................................................................... 65

8.4.1.4. Procesos operativos ......................................................................... 66

8.4.2. Documentos soporte ................................................................................ 66

5

8.5. MANUAL DE FUNCIONES .............................................................................. 69

8.5.1. Descripción y análisis de cargos .......................................................... 69

8.5.2. Levantamiento de información .............................................................. 71

8.5.3. Adición a estructura organizacional .................................................... 73

9. DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL ................................................................................................................ 75

9.1. IDENTIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE RIESGOS ................................ 75

9.2. METODOLOGÍA GTC 45 .................................................................................. 76

9.2.1. Valoración de factores de riesgos ........................................................ 76

9.3. POLÍTICA DE S & SO DE RAPID CARTUCHOS LTDA ............................ 80

9.4. OBJETIVOS DE S & SO DE RAPID CARTUCHOS LTDA ....................... 80

9.5. MANUAL DE S & SO ........................................................................................ 81

9.6. PROCESO PARA EL MEJORAMIENTO CONTINUO DEL SISTEMA D E GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL (S & SO) ..................... 82

9.6.1. Desarrollo de planes de mejora de la salud y seguri dad ocupacional .............................................................................................................. 82

9.7. PLAN DE EMERGENCIA ................................................................................. 85

9.8. MATRIZ LEGAL ................................................................................................. 85

10. ANÁLISIS FINANCIERO ..................................................................................... 88

10.1. INVERSIÓN ..................................................................................................... 88

10.1.1. Inversión en Seguridad Industrial ........................................................ 88

10.1.2. Inversión en equipos ................................................................................ 89

10.1.3. Inversión en RR.HH .................................................................................. 89

10.2. BENEFICIOS ................................................................................................... 90

10.3. FLUJO DE CAJA ............................................................................................ 96

11. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN ........................................................................... 99

11.1. ETAPA P: PLAN DE CHARLAS ................................................................. 99

11.1.1. Etapa P: Implementación del diseño del sistema .......................... 100

11.2. ETAPA H: IMPLEMENTACIÓN DEL DISEÑO DEL SISTEMA ........... 101

11.3. ETAPA V: AUDITORÍAS DE CALIDAD Y DE SEGURIDAD ............... 101

11.4. ETAPA A: MEJORAMIENTO ..................................................................... 102

11.5. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN ............................................... 103

6

12. CONCLUSIONES ............................................................................................... 104

13. RECOMENDACIONES ...................................................................................... 106

BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................ 108

7

LISTA DE TABLAS

Tabla 1. Histórico de ventas desde el año 2001 hasta Agosto de 2008

Tabla 2. Histórico de los crecimientos anuales en ventas desde el año 2001

Tabla 3. Crecimiento anual en el número de empleados

Tabla 4. Relación certificación de calidad ISO-9001 competencia directa.

Tabla 5 . Matriz de factores de riesgo sector comercio y financiero.

Tabla 6. Relación certificación de calidad OHSAS-18001 competencia directa

Tabla 7. Distribución del personal por áreas.

Tabla 8. Niveles de calificación NTC-ISO 9001:2008

Tabla 9. Calificación de requisitos NTC-ISO 9001:2008.

Tabla 10. Niveles de calificación NTC-OHSAS 18001:2007

Tabla 17. Calificación de requisitos NTC-OHSAS 18001:2007

Tabla 12. Indicadores

Tabla 13. Codificación Procedimientos

Tabla 14. Clasificación de riesgos

Tabla 15. GTC 45

Tabla 16. Controles y reducciones de riesgos

Tabla 17. Matríz Legal

Tabla 18. Inversión en Seguridad Industrial

Tabla 19. Inversión en equipos

Tabla 20. Inversión RR.HH

Tabla 21. Resultados trabajo de campo

Tabla 22. Comparativo

Tabla 23. % mala calidad

Tabla 24. Ahorro diario y mensual

Tabla 25. Porcentajes de incremento anual

Tabla 26 . Ahorro en gastos operacionales.

Tabla 27. Costos del proyecto durante 5 años

8

Tabla 28. Beneficios durante 5 años

Tabla 29. Flujo de caja del proyecto.

9

LISTA DE GRÁFICOS

Gráfico 1. Histórico en ventas desde el año 2001 al año 2007 de Rapid-

Cartuchos LTDA.

Gráfico 2. Ventas mensuales desde el año 2001 al 2008 de Rapid-Cartuchos

LTDA.

Gráfico 3. Representación gráfica enfoque basado en procesos

Grafico 4. Ubicación Rapid cartuchos Ltda

Gráfico 5. Resultado cumplimiento NTC-ISO 9001:2008

Gráfico 6. Resultado cumplimiento NTC-OHSAS 18001:2007

Gráfico 7. Estructura jerárquica de la organización

Gráfico 8. Mapa de procesos Rapid Cartuchos Ltda

Gráfico 9. Diagrama de flujo

10

LISTA DE ANEXOS

ANEXO A. PLANTILLA DE CALIFICACIÓN NTC-ISO 9001-2008

ANEXO B. PLANTILLA DE CALIFICACIÓN NTC-OHSAS 18001-2007

ANEXO C. MANUAL DE CALIDAD

ANEXO D. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ANEXO E. LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

ANEXO F. LISTADO MAESTRO DE REGISTROS

ANEXO G. MANUAL DE FUNCIONES

ANEXO H. PANORAMA DE RIESGOS GTC 45

ANEXO I. MANUAL DE S & SO

ANEXO J. PLAN DE EMERGENCIAS

ANEXO K. ELEMENTOS DE S & SO

ANEXO L. ESTADOS FINANCIEROS RAPID CARTUCHOS LTDA

ANEXO M. CHARLAS DE S & SO

ANEXO N. DESCRIPCIÓN TÉCNICA ARCHIVADORES

11

INTRODUCCIÓN

El esquema de globalización y apertura económica ha obligado a las

organizaciones a garantizar su permanencia en el mercado mediante la aplicación

de metodologías de mejoramiento continuo, ya que el nivel de exigencia de los

clientes en cuanto al cumplimiento de los requerimientos y satisfacción en el

servicio se ha vuelto más complejo y exigente. Debido a esto las organizaciones

han identificado la necesidad de implementar en sus procesos herramientas que

mejoren y garanticen la efectividad en la gestión y en el control de las funciones,

además que permitan mejorar el campo de la seguridad industrial y la salud

ocupacional de los empleados.

Toda organización cuenta con la opción de implementar sistemas de mejoramiento

continuo, como el sistema de gestión de calidad, el sistema de seguridad industrial

y salud ocupacional. Los beneficios que traen consigo la implementación de

dichos sistemas son múltiples, entre los más importantes se encuentran la mejora

de las relaciones entre proveedor - comprador - empleado y empleador, el

aseguramiento de procesos y operaciones que cumplan con estándares de calidad

aceptados globalmente, la promoción de avances en las condiciones de seguridad

y salud ocupacional al interior de la organización, la satisfacción del cliente interno

en cuanto a las condiciones de trabajo, entre otros. Adicionalmente la

implementación de dichos sistemas brinda la posibilidad de crear, aplicar y

sostener ventajas competitivas que permitan a las organizaciones hacer frente a la

apertura de mercados y al cambio de las condiciones externas del entorno que

afecten el desempeño de la organización. También facilitan el acceso a plazas y

mercados de mayor tamaño y más sofisticado. Esto permite relacionarse con

clientes y proveedores que requieren y exigen en sus procesos aliados

estratégicos que cuenten con altos estándares de calidad. La optimización de

costos y recursos es otro elemento importante que se da como consecuencia

12

directa cuando se implementan este tipo de sistemas de gestión, ya que estos

sistemas obligan a las organizaciones a controlar y a verificar procesos y

operaciones constantemente. Esto evita reproceso en la fabricación de productos

o en la prestación de un servicio, reduciendo así los costos operacionales,

optimización de tiempos, reducción de inspecciones y reducción de riesgos.

Por esta razón y conscientes de la importancia que ha tomado el concepto de

Calidad, Seguridad industrial y Salud Ocupacional en el entorno, y en aras de

lograr una ventaja competitiva mediante la mejora continua, Rapid Cartuchos Ltda

quiere regular sus procedimientos y operaciones, implementando la teoría de

mejoramiento continuo basándose en el Sistema de Gestión Integral NTC ISO

9001:2008 y NTC OHSAS 18001: 2007.

13

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Rapid Cartuchos Ltda es una empresa del sector comercio que compite en el

mercado de distribución y comercialización de productos originales, mediante el

sistema outsourcing, de productos para oficina: papelería, útiles de escritorio,

insumos de impresión, computadores e impresoras. Este mercado es muy

competido y actualmente la empresa compite aproximadamente con 25 empresas

ubicadas en la ciudad de Bogotá, sin contar empresas ubicadas en otras ciudades

del país. Adicionalmente la entrada de productos chinos, el contrabando de

mercancía, la remanufacturación de productos y los cambios en las políticas

gubernamentales de contratación, han hecho que este mercado se vuelva aun

más complicado, obligando a las empresas del sector a realizar recortes de

personal, a reducir la utilidad en las ventas para poder conseguir clientes y peor

aun a realizar competencia desleal.

A pesar del panorama tan complicado, Rapid Cartuchos Ltda con siete años de

experiencia en el mercado, ha logrado sobrevivir de manera exitosa a todo tipo de

dificultades reflejando un crecimiento anual constante en ventas y en la capacidad

operativa. Este crecimiento que ha presentado la empresa ha hecho que esta sea

reconocida por la competencia y por los clientes del mercado como una empresa

altamente competitiva. Paradójicamente este crecimiento también puede impactar

a la empresa de manera negativa, ya que ésta desde el momento de su creación

en el año 2001 y hasta el día de hoy no ha definido la planeación estratégica, no

ha establecido manuales de funciones, perfiles de cargos y no tiene los procesos

documentados, lo que definitivamente se va a traducir en el crecimiento de una

empresa desordenada y a medida que siga creciendo y no se organicen los

procedimientos, va a ser más complicado organizar la empresa.

14

Adicionalmente el crecimiento que ha presentado la empresa ha hecho

incrementar de manera obligatoria la cantidad de cargos necesarios para operar

de manera adecuada, lo que se traduce a una cantidad más amplia de personal.

Como filosofía personal de los directivos de la empresa se procura que el talento

humano este lo más satisfecho posible con las condiciones de trabajo y procuran

que el ambiente laboral sea lo más agradable, con el fin de retener el talento

humano que permita el crecimiento de la organización. La mayoría de las

empresas del sector, competencia directa de Rapid cartuchos, creen tener

satisfechos a sus trabajadores solamente con la remuneración económica que les

brindan, pero no tienen en cuenta las demás condiciones laborales que hacen

que el trabajador se sienta a gusto con su empleo y que hagan que este tenga

sentido de pertenencia por la organización. Este tipo de condiciones hacen

relación a que los empleados sepan y sientan que los directivos de la

organización están plenamente comprometidos con la seguridad y salud de sus

empleados, y que estos van desarrollar gestiones para mitigar los accidentes de

trabajo y las enfermedades profesionales.

Actualmente para ninguna empresa del sector, incluyendo a Rapid Cartuchos

Ltda, es importante la seguridad industrial y la salud ocupacional.

¿Cómo Rapid Cartuchos Ltda puede organizar sus proc esos dadas las

circunstancias de crecimiento y a la vez ser pioner os del sector en la

prevención de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales?

15

2. JUSTIFICACIÓN

2.1. ANÁLISIS DOFA

2.1.1. Fortalezas

• Alto compromiso de la alta gerencia.

• Crédito abierto en las cuentas de proveedores.

• Distribuidores Premium Hewlett Packard.

• Distribuidores diamante de Lexmark.

• Rapid cartuchos es reconocida por la competencia y por los clientes

finales como una empresa competitiva en el mercado de suministros de

papelería e insumos para oficina a nivel nacional.

• Precios altamente favorables y atractivos para los clientes finales.

• Alto compromiso de los empleados de la compañía.

• Las relaciones interpersonales son buenas.

• La comunicación interna y el trabajo en equipo son efectivos.

• Proveedor integral de papelería, insumos para oficina.

• Cuenta recursos físicos adecuados y apropiadas herramientas de

trabajo.

2.1.2. Debilidades

• Alta rotación en el personal de ventas.

• No se encuentran claras las funciones de cada cargo y no están

documentadas.

• Es una empresa que ataca muy tímidamente el sector privado.

16

• Un gran porcentaje de sus ventas corresponden a contratos realizados

con entidades del estado, contratos que en su mayoría tienen un término

definido de un año.

• Los procesos internos no se encuentran documentados.

• El sistema de información de la compañía presenta fallas

constantemente.

• La planeación estratégica de empresa no se encuentra definida y no ha

sido difundida a los empleados de la compañía.

• No existen perfiles de cargo para el reclutamiento de personal.

• Alta resistencia al cambio.

• La capacidad de despacho no suple las necesidades de envío.

• Problemas constantes en el control de inventarios.

• La empresa no cuenta con un sistema de control de riesgos

profesionales y un programa de salud ocupacional.

2.1.3. Amenazas

• Cambio en el precio del dólar.

• Entrada de productos remanufucturados en el mercado de tóner y

cartuchos.

• Contrabando de mercancía.

• Cambios en las políticas gubernamentales de contratación.

• Políticas de inventarios por parte de los productores y distribuidores.

• Entrada de nuevos competidores.

• Pocos proveedores en el suministro de tóner y cartuchos.

17

2.1.4. Oportunidades

• Importación directa de productos evitando un eslabón de la cadena de

abastecimiento.

• Incursionar en nuevos mercados.

• El mercado de suministro de papelería y útiles para oficina es bastante

amplio.

• Todas las empresas privadas o públicas necesitan de papelería, útiles

de escritorio e insumos para oficina.

2.2. CRECIMIENTO

Rapid Cartuchos Ltda es una empresa que cuenta con siete años de experiencia

en el mercado constituida desde el 1° de Julio del año 2001. La empresa ha

presentado un crecimiento constante a lo largo de sus 8 años de experiencia el

cual se ve reflejado en el nivel de ventas, como se muestra en las tablas 1 y 2, y

en los gráficos 1 y 2, y también en su capacidad operativa (instalaciones,

capacidad de respuesta a sus clientes y personal de trabajo) (Ver tabla 3).

TABLA 1. Histórico de ventas desde el año 2001 hast a Agosto de 2008

HISTORICO DE VENTAS RAPID CARTUCHOS LTDA

2.001 2.002 2.003 2.004 2.005 2.006 2.007 2.008

ENE

53.115.283 127.051.360 190.777.495 106.948.118 115.614.713 246.319.107 226.702.509

FEB

151.175.471 149.404.240 168.798.155 195.008.180 247.664.484 380.627.497 271.658.358

MAR

117.012.311 137.874.416 264.016.070 150.905.000 251.403.053 442.080.907 309.000.000

ABR

154.873.855 141.088.221 216.050.180 290.000.000 255.469.156 389.137.945 304.973.776

MAY

97.528.161 215.000.000 248.403.616 250.395.682 298.569.269 341.806.156 365.545.454

JUN

105.923.150 258.284.000 128.060.492 297.310.233 241.061.081 311.228.226 349.391.427

JUL 38.084.109 187.743.361 234.168.558 191.008.877 234.785.771 212.149.244 215.225.545 616.245.216

AGO 44.064.921 129.620.365 240.719.331 212.941.311 319.295.639 452.916.290 556.796.436 535.012.902

SEPT 45.169.000 156.601.209 199.937.474 223.569.718 251.507.811 404.361.293 369.872.296

18

OCT 73.447.760 167.164.560 223.738.000 254.634.220 227.750.753 355.290.746 566.740.210

NOV 94.981.858 156.573.617 183.622.199 195.932.440 272.400.000 427.182.564 552.163.343

DIC 145.181.850 177.477.348 269.428.245 439.111.501 386.814.517 327.561.675 864.967.102

TOTAL $ 440.929.498 $ 1.654.808.691 $ 2.380.316.044 $ 2.733.304.075 $ 2.983.121.704 $ 3.589.243.568 $ 5.236.964.770 $ 2.978.529.642

FUENTE: Autores

Grafica 1. Histórico en ventas desde el año 2001 al año 2007 de Rapid-Cartuchos LTDA.

FUENTE: Autores

TABLA 2. Histórico de los crecimientos anuales en ventas desde el año 2001 hasta el año 2007

CRECIMIENTO ANUAL EN VENTAS

2.001 2.002 2.003 2.004 2.005 2.006 2.007 2.008

$ $ 1.213.879.193 $ 725.507.353 $ 352.988.031 $ 249.817.629 $ 606.121.864 $ 1.647.721.202

% 275,30% 43,84% 14,83% 9,14% 20,32% 45,91%

FUENTE: Autores

HIS T OR IC O ANUAL

440929498

1654808691

2380316044

2733304075

2983121704

3589243568

5236964770

$ 0

$ 1,000,000,000

$ 2,000,000,000

$ 3,000,000,000

$ 4,000,000,000

$ 5,000,000,000

$ 6,000,000,000

2,001 2,002 2,003 2,004 2,005 2,006 2,007

AÑO

VE

NT

AS

19

Los datos de la tabla 2 ratifican el crecimiento constante de la empresa desde su

inicio hasta la fecha. La tabla nos indica que la empresa ha crecido año tras año,

teniendo como crecimiento mínimo el 9,14% presentado en el año 2005. Si

tenemos en cuenta los datos suministrados por la Tabla 1, podemos ver que el

crecimiento de la empresa con respecto al nivel de ventas, teniendo como base

las ventas del año 2001, y comparando las ventas del año 2007 la empresa creció

1.118,7%.

GRAFICO 2. Ventas mensuales desde el año 2001 al 2 008 de Rapid-Cartuchos LTDA.

FUENTE: Autores

Mediante este gráfico se puede apreciar que el crecimiento en ventas mes a mes

año por año no es constante, contrario a lo que refleja la grafica 1, en la cual

vemos que el crecimiento anual si es constante. Esto nos indica que no hay una

constante de crecimiento entre el mes de enero del 2004 y enero del 2005, y así

en muchos otros meses, lo que nos deja concluir que el crecimiento anual en el

nivel de ventas se produce gracias a un crecimiento en algunos de los meses del

año, mas no en todos.

ENER

O

FEBR

ERO

MA

RZO

ABR

IL

MAY

O

JUN

IO

JUL IO

AGO

STO

S EPTIE

MBR

E

OC

TUB

RE

NO

VIE

MB

RE

DIC

IEM

BRE

2001

2003

2005

2007

$ -

$ 100,000,000

$ 200,000,000

$ 300,000,000

$ 400,000,000

$ 500,000,000

$ 600,000,000

$ 700,000,000

$ 800,000,000

$ 900,000,000

VE NT AS ANUAL E S

2001

2002

2003

2004

2005

2006

2007

2008

20

TABLA 3. Crecimiento anual en el número de empleado s

AÑO NUMERO DE EMPLEADOS

2001 5

2002 9

2003 9

2004 9

2005 11

2006 13

2007 17

2008 22

FUENTE: Autores

Debido al crecimiento que ha tenido la empresa en el nivel de ventas y en la

capacidad operativa, y teniendo en cuenta el análisis DOFA que se ha presentado

anteriormente, es esencial para la empresa contar con el sistema de gestión de

calidad, ya que como lo vienen demostrando las cifras, Rapid Cartuchos Ltda está

creciendo, pero la empresa tiene problemas de estructura y organización, lo que

más adelante se puede convertir en su talón de Aquiles. Adicionalmente la

empresa cuenta con fortalezas y oportunidades que complementadas con el

sistema de gestión de calidad ISO-9001 deben generar un crecimiento más

abultado y más organizado.

2.3. ANÁLISIS DE LA COMPETENCIA

El sistema de gestión de calidad se puede convertir para Rapid Cartuchos Ltda en

una ventaja competitiva frente a sus competidores directos, debido a que la

mayoría de sus competidores directos no cuentan con el sistema de gestión de

21

calidad y las entidades estatales y privadas están requiriendo actualmente

proveedores que se encuentren certificados por la norma ISO-9001. A

continuación se presenta la relación de los competidores directos de Rapid

Cartuchos Ltda frente a si tienen certificación o no.

TABLA 4. Relación certificación de calidad ISO-9001 competencia directa.

No COMPETENCIA DIRECTA ¿Cuenta con

certificación ISO-9001?

1 ASSENDA S.A. SI

2 CITIPAPER S.A. NO

3 COMERCIALIZADORA G&T NO

4 COMERCIALIZADORA

VINARTA NO

5 FERLAG SI

6 GUMAHER NO

7 INSUCOMPUTO NO

8 KEYMARKET NO

9 LUNA OFFICE LTDA NO

10 OFFICE MILENIUM NO

11 OFFIMONACO NO

12 PANAMERICANA NO

13 PAPELERIA LOS ANDES NO

14 PAPELERIA LOS LAGOS NO

15 PETROAGUAS LTDA NO

16 ROGELIO VELASQUEZ NO

17 SITEC Y CIA LTDA NO

18 SUMIMAS NO

19 TALENTO NO

22

COMERCIALIZADORA LTDA

20

COMERCIALIZADORA

INTERNACIONAL M.A.C.

LTDA

NO

21

SISTEMAS Y

DISTRIBUCIONES

FORMACON

NO

22 UNIPLES SI

FUENTE: Autores

La tabla anterior nos muestra que solamente 7,3% de la competencia directa está

certificada bajo la norma ISO-9001, 7,3% de la competencia directa que tiene una

ventaja competitiva sobre el 92,6% restante. Contar con el sistema de gestión de

calidad pondría a Rapid Cartuchos competitivamente por encima del 92,6% de sus

competidores directos.

2.4. ESTADO ACTUAL DE LA SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SAL UD

OCUPACIONAL

De acuerdo al análisis DOFA realizado, la empresa no cuenta con un sistema de

control de riesgos ni con un panorama de factores de riesgo. Este panorama

ayuda a la organización a identificar en qué áreas de la empresa se encuentran

los mayores riesgos para la salud de los trabajadores, esto con el fin de dirigir las

actividades del Programa de Salud Ocupacional hacia esas áreas o factores de

riesgo. De esta manera se concluye que para la organización no son claros los

riesgos, lo que nos indica que no saben cómo prevenirlos y mucho menos a

cuáles están expuestos y en el momento en que ocurra un accidente de trabajo o

los afecte una enfermedad no sabrán cómo reaccionar.

23

Los empleados de Rapid Cartuchos Ltda se encuentran afiliados a la ARP del

seguro social, pero para ellos no es clara la función de este organismo. En

repetidas ocasiones algunos de ellos han sufrido lesiones de trabajo debido al

desempeño de ciertas actividades como levantar cajas, mover mercancía de un

lado para otro, pero ellos nunca acuden al servicio que presta la ARP

correspondiente. Las veces que han sentido molestias por actividades laborales

acuden al médico pero por el lado de la EPS a la que se encuentran afiliados y es

por esto que no se encuentran registros en la ARP ni en la empresa de accidentes

de trabajo o enfermedades profesionales. Todo esto se da debido a una falta de

información y conocimiento acerca de este tema en la compañía.

A pesar de no ser un sector de alta accidentalidad y altos riesgos, a continuación

se presenta la matriz de riegos a los que se encuentran expuestas las empresas

que están clasificadas en el sector de comercio y financiero, sector al que

pertenece Rapid Cartuchos Ltda.

TABLA 5. Matriz de factores de riesgo sector comer cio y financiero.

Factor de

riesgo Indicador del factor Posible efecto

CARGA FÍSICA Carga dinámica por

movimientos repetitivos

Desordenes de trauma

acumulativo, lesiones del sistema

músculo esquelético. Alteraciones

en músculos y tendones como:

Síndrome del túnel del carpo,

tenosinovitis, epicondilitis etc.

CARGA FÍSICA Carga estática sentado

Fatiga, trastornos

osteomusculares por ejemplo

lumbalgia, problemas de hombro,

24

codo, cadera, rodillas o cualquier

grupo muscular.

CARGA FÍSICA Carga estática de pie

Fatiga, trastornos

osteomusculares por ejemplo

lumbalgia, problemas de hombro,

codo, cadera, rodillas o cualquier

grupo muscular.

CARGA FÍSICA Carga dinámica por

sobreesfuerzo de la voz

Disfonías y afecciones en

garganta

LOCATIVOS Pisos defectuosos

Caídas a nivel, golpes por caída

de objetos, golpes, atrapamiento

LOCATIVOS Pisos húmedos

LOCATIVOS Escaleras defectuosas

LOCATIVOS Barandas ausentes o

defectuosas

LOCATIVOS Muros defectuosos o en

mal estado

LOCATIVOS Puertas defectuosas o en

mal estado

LOCATIVOS Ventanas defectuosas o

en mal estado

LOCATIVOS Techos defectuosos o en

mal estado.

LOCATIVOS Superficie del piso

deslizante.

LOCATIVOS Superficie del piso en mal

estado

LOCATIVOS Falta de orden y aseo.

25

LOCATIVOS

Señalización y

demarcación deficiente,

inexistente o inadecuada.

FISICOQUÍMICO Sustancias Inflamables

Quemaduras, amputaciones,

alteraciones de órganos y

sentidos, muerte.

FISICOQUÍMICO Materiales Combustibles

Quemaduras, amputaciones,

alteraciones de órganos y

sentidos, muerte.

TRÁNSITO Transporte carro

Golpes, lesiones, fracturas,

contusiones, muerte

TRÁNSITO Transporte moto

Golpes, lesiones, fracturas,

contusiones, muerte

PÚBLICO Situación de atraco Shock, muerte, heridas en

múltiples partes del cuerpo

PÚBLICO Situación de robo Shock, muerte, heridas en

múltiples partes del cuerpo

PSICOSOCIAL Trabajo repetitivo

Fatiga, desconcentración,

disminución de la destreza y

precisión, cefalea, desordenes por

traumas acumulativos

BIOLÓGICO Microorganismos tipo

bacterias

Gastroenteritis, reacciones

alérgicas, intoxicaciones,

enfermedades infectocontagiosas,

alteraciones en los diferentes

sistemas, muerte

BIOLÓGICO Microorganismos Reacciones alérgicas

FUENTE: www.suratep.com. SURATEP Administradora de riesgos profesionales.

26

De esta manera podemos apreciar que el sistema de Gestión de Seguridad y

Salud Ocupacional es necesario para la empresa por una razón esencial y es que

no se conocen cuáles son los riesgos a los que los trabajadores de la empresa

están expuestos. Adicionalmente el sistema de gestión consolida la imagen de

prevención de riesgos ante colaboradores, clientes, proveedores, entidades

gubernamentales y la comunidad, da mayor poder de negociación con las

compañías aseguradoras gracias a la garantía de la gestión del riesgo de la

empresa y facilita la implementación de un Sistema Integral de Gestión.

Se presenta a continuación la tabla 6 en donde se indica si las empresas

competencia de Rapid cartuchos cuentan con la certificación OHSAS-18001.

TABLA 6. Relación certificación de calidad OHSAS-18 001 competencia directa

No COMPETENCIA DIRECTA

¿Cuenta con

certificación OHSAS-

18001?

1 ASSENDA S.A. NO

2 CITIPAPER S.A. NO

3 COMERCIALIZADORA G&T NO

4 COMERCIALIZADORA

VINARTA NO

5 FERLAG NO

6 GUMAHER NO

7 INSUCOMPUTO NO

8 KEYMARKET NO

9 LUNA OFFICE LTDA NO

10 OFFICE MILENIUM NO

11 OFFIMONACO NO

27

12 PANAMERICANA NO

13 PAPELERIA LOS ANDES NO

14 PAPELERIA LOS LAGOS NO

15 PETROAGUAS LTDA NO

16 ROGELIO VELASQUEZ NO

17 SITEC Y CIA LTDA NO

18 SUMIMAS NO

19 TALENTO

COMERCIALIZADORA LTDA NO

20

COMERCIALIZADORA

INTERNACIONAL M.A.C.

LTDA

NO

21

SISTEMAS Y

DISTRIBUCIONES

FORMACON

NO

22 UNIPLES NO

FUENTE: Autores

La tabla nos indica que la competencia directa de Rapid Cartuchos Ltda no cuenta

con la certificación OHSAS-18001, lo que se puede convertir en una ventaja

competitiva para la empresa frente a sus competidores, ya que Rapid Cartuchos

se puede convertir en una empresa más atractiva en el mercado laboral,

contrarrestando así una de sus debilidades que es la alta rotación de personal en

el departamento de ventas.

28

3. OBJETIVOS

3.1. OBJETIVO GENERAL

Diseñar el sistema de gestión integral de calidad y seguridad industrial siguiendo

los lineamientos de las normas NTC-ISO 9001: 2008 y NTC-OHSAS 18001: 2007

para Rapid Cartuchos Ltda.

3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Diagnosticar el estado actual de la empresa teniendo en cuenta los

lineamientos de la norma de gestión de calidad NTC-ISO 9001: 2008.

2. Diagnosticar el estado actual de la empresa teniendo en cuenta los

lineamientos de la norma de gestión de seguridad y salud ocupacional NTC-

OHSAS 18001: 2007.

3. Elaborar la documentación requerida en la empresa teniendo en cuenta el

resultado obtenido en el diagnostico realizado basado en la norma NTC-ISO

9001: 2008.

4. Elaborar la documentación requerida en la empresa teniendo en cuenta el

resultado obtenido en el diagnostico realizado basado en la norma OHSAS-

18001: 2007.

5. Realizar el análisis financiero del proyecto, identificando la relación beneficio

costo.

29

4. MARCO TEÓRICO

4.1. DEFINICIONES

• POLÍTICA

Consiste en enunciados o criterios generales que orientan o encausan el

pensamiento en toma de decisiones.

• OBJETIVOS O METAS

Son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra índole.

• ESTRATEGIAS

Se define como la determinación de los objetivos a largo plazo de una empresa y

la adopción de los cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para

su cumplimiento.

4.2. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 1

La planeación estratégica es un proceso continuo que consiste en una evaluación

sistemática de la naturaleza del negocio (interno-externo), definición de los

objetivos a largo plazo (misión-visión), identificación de metas cuantificables y

desarrollo de estrategias para alcanzar estos objetivos, asignando recursos

adecuados para cumplir con las estrategias.2

1 Trabajo de grado, DISEÑO DE UNA PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS Y LA SALUD

OCUPACIONAL EN IQA TEXTIL LTDA, MEDIANTE LA UTILIZACIÓN DE LA NORMA TÉCNICA NTC ISO 9001: 2000 Y

NTC OHSAS 18001 Y 18002, MARIA ALEJANDRA PÉREZ AMARIS. ANDREA CAROLINA ROBAYO BOHÓRQUEZ. 2006.

Pág. 20-30

30

La planeación estratégica comienza al formular las siguientes preguntas:

� ¿Dónde estamos hoy?

� ¿Hacia dónde vamos?

� ¿Dónde y cómo competir?

4.3. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

“ Un Sistema de Gestión de la Calidad es la forma como su organización realiza la

gestión empresarial asociada con la calidad. En términos generales, consta de la

estructura organizacional junto con la documentación, procesos y recursos que

usted emplea para alcanzar sus objetivos de calidad y cumplir con los requisitos

de su cliente. Los sistemas de gestión de la calidad tienen que ver con la

evaluación de la forma como se hacen las cosas y de las razones por las cuales

se hacen, precisando por escrito la manera como se hacen las cosas y registrando

los resultados para demostrar que se hicieron. Muchas pequeñas empresas ya

estarán realizando gran parte de las operaciones que la norma específica” 2

4.3.1. Sistema de gestión de la calidad ISO 9000

“ Un Sistema de Gestión de la Calidad “ISO 9000” es el que se implementa sobre

la versión actual de la norma de requisitos, es decir, la norma ISO 9001:2008.

A partir de la actualización 2000 la serie de normas ISO 9000 consta de:

• La norma ISO 9000 que establece los conceptos, principios, fundamentos y

vocabulario de sistema de gestión de la calidad;

• La norma ISO 9001 que establece los requisitos por cumplir;

2 MANUAL PARA LAS PEQUEÑAS EMPRESAS Guía sobre la norma ISO 9001:2000 Pág. 10

31

• La norma ISO 9004 que proporciona una guía para mejorar el desempeño del

sistema de gestión de la calidad;

A pesar de que las tres normas arriba mencionadas se han actualizado

substancialmente en comparación con las versiones de 1994, y aunque existen

nuevos requisitos en la versión 2000 de la norma ISO 9001, aún así no imponen

algo del todo nuevo” 3.

4.3.2. Diferencias entre versiones 2001 y 2008 de l a norma

ISO (Organización Internacional de Normalización) y el IAF (Foro Internacional de

Acreditación) han llegado a un acuerdo en el plan de implementación para

asegurar una transición suave de la certificación acreditada a ISO 9001:2008, la

última versión de la norma más usada en el mundo para Sistemas de Gestión de

Calidad (SGC). Los detalles del plan se dan en el comunicado conjunto por las dos

organizaciones que aparece más adelante.

Como todas las más de 17000 normas de ISO, ISO 9001 es revisada

periódicamente para asegurar que se mantenga actualizada y se toma una

decisión para confirmar, retirar o revisar el documento.

Se ha reconocido que ISO 9001:2008 no introduce nuevos requisitos. ISO

9001:2008 sólo introduce aclaraciones con respecto a los requisitos existentes en

ISO 9001:2000 basado en ocho años de experiencia de implementación de la

norma a nivel mundial, con alrededor de un millón de certificados emitidos en 170

países hasta el día de hoy. También introduce cambios que pretenden mejorar la

consistencia con ISO14001:2004.

3 MANUAL PARA LAS PEQUEÑAS EMPRESAS Guía sobre la norma ISO 9001:2000 Pág. 10-11

32

El plan de implementación acordado con relación a la certificación acreditada es,

por lo tanto, el siguiente:

• La certificación acreditada a ISO 9001:2008 no debe ser otorgada hasta la

publicación de ISO 9001:2008 como una Norma Internacional.

• La certificación de conformidad con ISO 9001:2008 y/o equivalentes nacionales

sólo debe ser expedida después de la publicación oficial de ISO 9001:2008

(que debe llevarse a cabo antes de finalizar el 2008) y después de un

seguimiento de rutina o auditoría de re-certificación con respecto a ISO

9001:2008.

• Validez de las certificaciones con ISO 9001:2000.

• Un año después de la publicación de ISO 9001:2008, todas las certificaciones

acreditadas emitidas (otorgamientos o renovaciones) deben ser con la ISO

9001:2008.

• Veinticuatro meses después de la publicación por ISO, de la ISO 9001:2008,

cualquier certificación emitida con ISO 9001:2000 existente no será válida.

4.3.3. Enfoque basado en procesos

“La aplicación de un sistema de procesos dentro de la organización, junto con la

identificación e interacciones de estos procesos, así como su gestión para producir

el resultado deseado, puede denominarse como “enfoque basado en procesos”4

4 NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC-ISO 9001 PARTE ii

33

A continuación se presenta la representación grafica del proceso a seguir en la

aplicación e implementación de un enfoque basado en procesos y en la

implementación de la normatividad necesaria para el sistema de gestión de

calidad.

Gráfico 3. Representación grafica Enfoque basado en procesos

Fuente: www.gestoria-medina.com

4.4. SERIE OHSAS 18000

“ Dada la importancia y las implicaciones del tratamiento del recurso humano en

las empresas, en los 90 se creó la necesidad y el interés de emitir normalización

relacionada, tal como la existente para calidad y medio ambiente. En ese

entonces, el Instituto Británico de Normalización (BSI) presentó su propuesta de

norma conocida como serie OHSAS (Occupational Health and Safety Assessment

Series). Esta guía les permite a las empresas la implementación de un sistema de

gestión, de forma voluntaria, pero sin posibilidad de certificación, y es útil como

complemento a las series ISO 9000 e ISO 14000. La necesidad del estándar hizo

34

que varios países, apoyados en la norma británica, hicieran su norma. Colombia

por su parte, a través de la Unidad Sectorial de Normalización de Salud

Ocupacional, autorizada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y

Certificación (ICONTEC), ha venido trabajando en la norma (NTS 001:2000) desde

1999, respaldada por la serie OHSAS 18000, y al momento ha sido elevada a

Norma Técnica Colombiana OHSAS 18001: Sistemas de Gestión en Seguridad y

Salud Ocupacional” 5

4.4.1. Seguridad y salud ocupacional (S & SO)

Condiciones y factores que inciden en el bienestar de los empleados,

trabajadores, temporales, personal contratista, visitantes y cualquier otra persona

en el sitio de trabajo.

4.4.2. Aspectos generales contemplados en la norma OHSAS 18001

“ La norma OHSAS 18001 busca asegurar el mejoramiento continuo en seguridad

y salud ocupacional, mediante un proceso sistemático y estructurado, que es

compatible y complementario con los sistemas de gestión de calidad y

administración del medio ambiente.

Es una guía que indica los requisitos para un sistema de gestión de seguridad y

salud ocupacional (S & SO), que permiten a una organización controlar sus

riesgos de S & SO y mejorar su desempeño.

Dentro de las ventajas de la aplicación de la norma se pueden mencionar:

5TRABAJO DE GRADO : GARZON Luisa, SARMIENTO Ángela. DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO DE CALIDAD Y SEGURIDAD INDUSTRIAL BAJO LAS NORMAS ISO 9001 Y OHSAS 18001 Y ANALISIS DEL PROCESO PRODUCTIVO MAS SIGNIFICATIVO EN LA EMPRESA TALLERES INDUSTRIAL SUAREZ LTDA. 2006 PAG 14.

35

• No se necesitan prerrequisitos para su aplicación.

• Es posible aplicarla a empresas de todo tipo, tamaño, actividad económica,

independientemente de su ubicación geográfica y características

socioculturales.

• Es complementaria con otros sistemas de gestión.

• Corresponde a actividades sistemáticas que aseguran mejoramiento continuo.

• Involucra a todos los actores de la prevención de riesgos profesionales.

• Asegura que la legislación vigente sea cumplida.

• Fortalecimiento de la imagen.

• Permite competitividad.

• Puede ser certificable

Teniendo en cuenta estos beneficios, esta norma es aplicable a cualquier

organización que desee:

• Establecer un sistema de administración de S&SO con objeto de eliminar o

minimizar los riesgos para los empleados y otras partes interesadas que

pueden verse expuestas a riesgos de S&SO asociados con sus actividades;

• Implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de administración

de S&SO;

• Asegurar su conformidad con su política declarada de OHSAS;

• Demostrar a otros dicha conformidad;

• Buscar certificación/registro de su sistema de S&SO por una organización

externa;

36

• Hacer una autodeterminación y declaración de conformidad con esta

especificación.” 6

4.4.3. Sistema de gestión de seguridad y salud ocup acional (SGS & SO)

“ El SG S & SO es parte del sistema de gestión total, que facilita la administración

de los riesgos de S & SO asociados con el negocio de la organización. Incluye la

estructura organizacional, actividades de planificación, responsabilidades,

prácticas, procedimientos, procesos y recursos, para desarrollar, implementar,

cumplir, revisar y mantener la política y objetivos de S & SO.

En el gráfico se indican los elementos y etapas para desarrollar el sistema de

gestión de S & SO. Se nota que su principal ingrediente es el mejoramiento

continuo, que indica la búsqueda permanente hacia el mejoramiento del

desempeño en S & SO. Dentro de los demás elementos, se enuncia a

continuación una breve descripción del contenido de los mismos.

1. La política de S & SO, determina los objetivos y la dirección respecto a lo

que la empresa busca con el desarrollo del sistema de gestión, y manifiesta

el compromiso de la gerencia y de los trabajadores.

2. La planificación, se refiere a los detalles de las actividades y procedimientos

que son necesarios para la posterior implementación y mantenimiento del

sistema, teniendo en cuenta los parámetros legales colombianos. Expone

todos los medios de identificación, evaluación, prevención y control de

riesgos, así como objetivos para cada procedimiento y el programa de S &

SO.

6 TRABAJO DE GRADO : GARZON Luisa, SARMIENTO Ángela. DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO DE CALIDAD Y SEGURIDAD INDUSTRIAL BAJO LAS NORMAS ISO 9001 Y OHSAS 18001 Y ANALISIS DEL PROCESO PRODUCTIVO MAS SIGNIFICATIVO EN LA EMPRESA TALLERES INDUSTRIAL SUAREZ LTDA. 2006 PAG 15.

37

3. La implementación y operación, puede hacerse gracias a la identificación

de los recursos necesarios, sean humanos, económicos y de

infraestructura, y su éxito depende del grado de compromiso de todos en la

organización, y la efectiva comunicación y divulgación del sistema en los

diferentes niveles.

4. La verificación y acción correctiva, se refiere a la manera como el sistema

debe ser evaluado, y las acciones que deben tomarse para su

mejoramiento continuo y su adecuación dentro de la empresa.

5. La revisión por parte de la gerencia es importante, puesto que la gerencia

determina si la dirección del sistema es la apropiada de acuerdo a los

objetivos y políticas de la organización o si deben hacerse

modificaciones.” 7

4.4.4. Compatibilidad entre los sistemas de gestión : ISO 9000 y OHSAS

18001

“ Con la implementación de los sistemas de calidad y prevención de riesgos

laborales, es posible que las empresas consigan calidad en sus procesos, al

mismo tiempo que se interesan en la mejora de las condiciones laborales y

demuestran a los trabajadores que la calidad y la productividad no es un beneficio

aislado, sino que ellos están involucrados. Teniendo en cuenta esto, es posible

relacionar los dos sistemas considerando los siguientes aspectos:

7 TRABAJO DE GRADO : GARZON Luisa, SARMIENTO Ángela. DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO DE CALIDAD Y SEGURIDAD INDUSTRIAL BAJO LAS NORMAS ISO 9001 Y OHSAS 18001 Y ANALISIS DEL PROCESO PRODUCTIVO MAS SIGNIFICATIVO EN LA EMPRESA TALLERES INDUSTRIAL SUAREZ LTDA. 2006 PAG 16.

38

• Tanto la prevención como la calidad, empiezan por la dirección. Sólo si la

dirección está comprometida, y este compromiso se muestra además de con

palabras, con hechos y con el ejemplo, se lograra el éxito.

• Prevención y calidad, son un proyecto permanente. Las metas no pueden ser

estáticas, los sistemas deben estar inmersos en un proceso de mejora

continua.

• Ambas se basan fundamentalmente en la actuación preventiva y no en la

acción reparadora. Es prioritario actuar antes de que los fallos acontezcan, en

lugar de controlar los resultados, aunque también estos han de ser

considerados.

• Tanto los criterios preventivos de riesgos laborales como los de calidad han de

aplicarse en todas las fases del ciclo de vida de los productos y en todas las

etapas de los procesos productivos. Es necesario prevenir fallos tanto en las

condiciones normales como anormales que puedan acontecer.

• La salud laboral, igual que la calidad, son medibles. Sólo seremos eficaces si

somos capaces de medir y evaluar la situación en la que estamos y como

evolucionamos. En ambas áreas las técnicas de evaluación son similares, e

incluso algunas son idénticas.

• La prevención de riesgos laborales y la calidad son tarea de todos. Sólo con su

integración en la estructura de la empresa y en la actividad cotidiana serán

ambas alcanzables.

39

• El resultado óptimo de prevención de riesgos laborales y calidad se logra

mediante la formación, ésta ayuda a lograr aptitudes y actitudes que garanticen

comportamientos fiables y positivos para los sistemas.” 8

4.5. LOS 8 PRINCIPIOS BÁSICOS DE LA GESTIÓN DE LA C ALIDAD O

EXCELENCIA9

1. Organización enfocada a los clientes

“ Las organizaciones dependen de sus clientes y por lo tanto comprender sus

necesidades presentes y futuras, cumplir con sus requisitos y esforzarse en

exceder sus expectativas” .

2. Liderazgo

“ Los líderes establecen la unidad de propósito y dirección de la organización. Ellos

deben crear y mantener un ambiente interno, en el cual el personal pueda llegar a

involucrarse totalmente para lograr los objetivos de la organización” .

3. Compromiso de todo el personal

“ El personal, con independencia del nivel de al organización en el que se

encuentre, es la esencia de la organización y su total implicación posibilita que sus

capacidades sean usadas para el beneficio de la organización” .

8 TRABAJO DE GRADO : GARZON Luisa, SARMIENTO Ángela. DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO DE CALIDAD Y SEGURIDAD INDUSTRIAL BAJO LAS NORMAS ISO 9001 Y OHSAS 18001 Y ANALISIS DEL PROCESO PRODUCTIVO MAS SIGNIFICATIVO EN LA EMPRESA TALLERES INDUSTRIAL SUAREZ LTDA. 2006 PAG 17. 9 PAGINA WEB: www.buscaportal.com/articulos/ISO 9001

40

4. Enfoque a procesos

“ Los resultados deseados se alcanzan más eficientemente cuando los recursos y

las actividades relacionadas se gestionan como un proceso”

5. Enfoque del sistema hacia la gestión

“ Un sistema de procesos interrelacionados para un objeto dado, mejora la

eficiencia y la eficiencia de una organización” .

6. La mejora continua

“ La mejora continua debería ser el objetivo permanente de la organización” .

7. Enfoque objetivo hacia la toma de decisiones

“ Las decisiones efectivas se basan en el análisis de datos y en la información” .

8. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedo res

“ Una organización y sus proveedores son independientes y una relación

mutuamente benéfica intensifica la capacidad de ambos para crear valor y

riqueza” .

NOTA ACLARATORIA:

Para la realización del presente trabajo de grado se utilizaron textos de las

antiguas versiones de ISO 9001 y OHSAS 18001, esto debido a que se considera

que las nuevas versiones están hechas CON BASE EN LAS versiones

anteriores; PUESTO que se ha reconocido que ISO 9 001:2008 no introduce

nuevos requisitos. ISO 9001:2008 sólo introduce acl araciones con respecto a

los requisitos existentes en LA VERSION 2000.

5.1. INFORMACIÓN GENERAL

Nombre de la empresa: RAPID CARTUCHOS LTDA.

Objeto social: DISTRIBUCIÓN, PROMOCIÓN Y VENTA DE INSUMOS PARA

OFICINA, TÓNER, CARTUCHOS, HARDWARE, BAJO LA MODALIDAD DE

OUTSOURCING Y CONVENCIONAL

Dirección: CALLE 163 A No 22

Barrio: Toberín de la ciudad

Teléfono: 4872525, Fax: 6728211

Representante Legal: GERMÁN PAVA B

N.I.T: 830.087.030-

Horario de trabajo: Lunes a Viernes de 7.30 am a 6 pm.

41

5. INFORMACIÓN DE LA EMPRESA

INFORMACIÓN GENERAL

Nombre de la empresa: RAPID CARTUCHOS LTDA.



OUTSOURCING Y CONVENCIONAL.

Dirección: CALLE 163 A No 22-39

de la ciudad de Bogotá

Teléfono: 4872525, Fax: 6728211

Representante Legal: GERMÁN PAVA B

-6

Horario de trabajo: Lunes a Viernes de 7.30 am a 6 pm.

Grafico 4. Ubicación Rapid Cartuchos Ltda

Fuente: Google Earth.

INFORMACIÓN DE LA EMPRESA



Ubicación Rapid Cartuchos Ltda

42

5.2. HISTORÍA DE LA COMPAÑÍA

RAPID CARTUCHOS LTDA identificada con NIT No: 830.087.030-6 constituida en

junio del 2001, tiene por objeto social la distribución, promoción y venta de

insumos para oficina, tóner, cartuchos, hardware, bajo la modalidad de

outsourcing y convencional.

En sus inicios contaba con una instalación pequeña, ya que solamente se

dedicaba a la distribución Toners, cartuchos y medios magnéticos con una

capacidad de personal total de siete personas: Gerente, Sub-Gerente, Digitador de

sistemas, Recepcionista y un vendedor, un contador externo, un conductor de

reparto y mensajero.

En el año 2003 se incursiono en el despacho de papelería y útiles de oficina en

general, ofreciendo así a los clientes un paquete completo de distribución;

papelería, útiles de oficina, Toner, cartuchos, medios magnéticos, cintas para

impresora, ya que la compañía se dio cuenta que los clientes estaban solicitando

proveedores de distribución integral.

Se hizo traslado de oficina a una bodega más amplia con el fin de poder mantener

el stock necesario de mercancía que permitiera cumplir con las necesidades de los

clientes.

Debido al crecimiento presentado por la empresa gracias a la ampliación de las

instalaciones y de la bodega, fue necesario incrementar el personal y se

contrataron mas vendedores, una persona especializada en licitaciones del

estado, se compraron vehículos de reparto adicionales y se aumento el personal

de despacho y entrega. Adicionalmente fue necesaria la contratación de un revisor

43

fiscal debido al aumento en el volumen de ventas, ya que es un requisito exigido

por ley.

La incursión en ventas al estado, lo que hace referencia a procesos licitatorios,

permitió que la empresa generara un mayor volumen de ventas debido a la

suscripción de contratos con entidades muy importantes del estado tales como el

Senado de la República, la Presidencia de la República, la Armada Nacional, la

Policía Nacional, la Alcaldía Mayor de Bogotá, entre otras.

El manejo de contratos tan importantes le ha permitido a la organización adquirir

una vasta experiencia, la cual ha sido reconocida por los clientes, proveedores y

por la competencia, y le ha abierto puertas en empresas nacionales,

multinacionales y extranjeras.

5.3. MODALIDADES DE NEGOCIACIÓN

5.3.1. Modalidad outsourcing

Esta forma busca que el cliente optimice costos, con la adquisición y manejo,

como consecuencia de trasladar a nuestra compañía en forma centralizada el

manejo integral y la administración de las diferentes actividades que conforman el

ciclo regular de despachos y consumo de los productos para la empresa; y en los

términos y condiciones particulares que para el efecto previamente se acuerde con

el cliente.

Los beneficios de esta modalidad de negociación son:

• Compra a precios más bajos.

44

• Servicio de entrega de urgencias sin costo adicional.

Informes y estadísticas de consumo.

• Elaboración de presupuestos.

• Garantía total de calidad, insumos originales con las características y

especificaciones técnicas exigidas.

• Disminución de sus costos en el manejo y control de suministros.

• Disponibilidad 100% de los productos requeridos por el cliente.

• Despachos por centro de costos.

• Elaboración de pedidos vía plataforma web.

• Facturación consolidada por centro de costos, con sus resúmenes de

consumo.

5.3.2. Modalidad convencional

Bajo esta forma se trabaja con todos aquellos clientes a quienes el departamento

de crédito, previo estudio les haya asignado un código interno, el cual detecta que

cupo fue asignado y cuáles son las condiciones de venta que se aceptaron.

Para las actividades de suministro y entrega, se tiene en cuenta pedidos u

órdenes de venta que estén soportadas por cotizaciones formales y vigentes.

Se brinda de igual forma el servicio de entrega de urgencia para este tipo de

negociación, sin costo adicional.

Importante tener en cuenta:

• Validez de la oferta: La validez de toda cotización y/ó oferta es de 30 días

calendario a partir de la fecha que se solicite y expida.

• Plazo de entrega: Una de las políticas de la empresa es la entrega oportuna de

nuestros pedidos, para lo cual se estipula que se efectuara dentro de los dos

45

días siguientes a la fecha en que nuestro departamento de despachos haya

recibido y aprobado las órdenes de pedido.

• Precios de venta: El precio regular de venta vigente en una fecha dada para

cada ítem es igual para todos los clientes. Se maneja un sistema de

descuentos sobre el precio neto final de acuerdo a una escala variable, que

depende del volumen de compras y de los términos de pago que garantice el

cliente. Dentro de las propuestas, cotizaciones y ofertas se indicara en pesos

colombianos los precios de venta para cada uno de los productos nacionales e

importados; caso particular el de los precios de los productos como los toners,

computadores, cartuchos y tintas originales entre otros, que se estarán

revisando mensualmente debido a los cambios diarios en la tasa representativa

(el dólar).

• Garantía de calidad: La totalidad de los productos cuentan con garantía de

calidad total otorgada por cada uno de los fabricantes.

5.4. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

5.4.1. Visión

Ser la mejor empresa prestadora de servicio de insumos para oficina abarcando

totalmente el mercado nacional siendo reconocidos por los clientes y por la

competencia como una empresa que entrega productos originales con excelente

respaldo, garantía y calidad.

46

5.4.2. Misión

Satisfacer adecuada y oportunamente las necesidades de los usuarios finales, con

productos originales, de la mejor calidad, garantizados por las firmas fabricantes,

optimizando su costo de adquisición y manejo, de manera que se permita el

manejo integral y la administración de la totalidad de las diferentes actividades que

conforman el ciclo regular de abastecimiento en una organización, especialmente

el consumo de insumos para computador.

5.5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Fuente: Rapid Cartuchos Ltda

47

5.6. PERSONAL DE LA EMPRESA

Actualmente RAPID CARTUCHOS LTDA cuenta con 26 empleados distribuidos

en las aéreas presentadas en la tabla 7, y ocupando los cargos plasmados en la

estructura organizacional.

Tabla 7. Distribución del personal por áreas.

AREA CANTIDAD

GERENCIA 4

COMERCIAL 8

COMPRAS 2

CONTABILIDAD Y FACTURACION

3

BODEGA Y DESPACHO 9 Fuente: Autores

Los puestos de trabajo para las personas que ocupan los cargos del área gerencia

y comercial están ubicados en el tercer piso de la planta de Rapid Cartuchos Ltda,

los puestos de trabajo de las personas que ocupan cargos de las áreas de

compras, contabilidad y facturación está ubicado en el segundo piso de la planta, y

los puestos de trabajo para los cargos de bodega y despacho se encuentran en el

primer piso de la planta. Los planos de la planta de Rapid Cartuchos Ltda se

encuentran en el ANEXO J Plan de Emergencias.

48

6. DIAGNÓSTICO GESTIÓN DE CALIDAD

Se realizó un diagnóstico para verificar el estado actual de la compañía con

relación a los requisitos exigidos por la norma NTC-ISO 9001:2008.

6.1. DISEÑO DE LA LISTA DE CHEQUEO

De acuerdo a los requerimientos exigidos por la norma NTC-ISO 9001:2008, se

diseñó la plantilla de calificación NTC-ISO 9001:2008, la cual se puede observar

en el ANEXO A. Esta plantilla se diseñó con el objetivo de calificar el estado actual

de la organización en comparación con los requisitos exigidos por la norma.

En la plantilla se encuentran en forma de lista de chequeo los requisitos exigidos

por la norma, seguidos de la casilla denominada calificación, en la cual se

asignará el valor correspondiente a la calificación dada al requisito de acuerdo con

el estado actual del requisito en la compañía. Siguiente a la casilla calificación se

encuentra la casilla justificación, en la cual se plasmara la razón del valor de la

calificación.

Para calificar el estado actual del requisito se diseño la siguiente tabla:

Tabla 8. Niveles de calificación NTC-ISO 9001:2008

CALIFICACIÓ N VALOR EXPLICACIÓN

BUENO 2 CUMPLE (definido documentado e implementado)

ACEPTABLE 1

CUMPLE PARCIALMENTE (definido o implementado o documentado)

DEFICIENTE 0 No existe

49

6.2. IMPLEMENTACIÓN LISTA DE CHEQUEO.

El valor asignado a cada requerimiento de la norma, se realizó en base al estado

actual del requerimiento en la compañía, justificando su calificación en la casilla de

justificación de la plantilla de calificación NTC-ISO 9001-2008. La calificación

asignada a la compañía se puede observar en el ANEXO A.

Realizada la calificación de los requerimientos de la norma se ponderaron los

resultados de la calificación y se obtuvo como resultado la información presentada

en la siguiente tabla:

Tabla 9. Calificación de requisitos NTC-ISO 9001:2008.

NTC - ISO 9001:2008 CALIFICACIÓN IDEAL PUNTOS

CALIFICACIÓN REAL PUNTOS

CAPÍTULO 4 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 46 4

4.1. REQUISITOS GENERALES 12 3

4.2. REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN 34 1

4.2.1. Generalidades 8 0

4.2.2. Manual de calidad 6 0

4.2.3. Control de los documentos 14 0

4.2.4. Control de los registros 6 1

CAPÍTULO 5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 66 13

5.1. COMPROMISO DE LA DIRECCION 10 5

5.2. ENFOQUE AL CLIENTE 2 1

5.3. POLÍTICA DE CALIDAD 10 0

5.4. PLANIFICACIÓN 8 0

5.4.1. Objetivos de la calidad 4 0

5.4.2. Planificación del sistema de gestión de calidad. 4 0

5.5. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN 10 2

5.5.1. Responsabilidad y autoridad 2 1

5.5.2. Representante de la dirección 6 0

50

5.5.3. Comunicación interna 2 1

5.6. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 26 5


5.6.2. Información de entrada para la revisión 14 2

5.6.3. Resultados de la revisión 6 2

CAPÍTULO 6 GESTIÓN DE LOS RECURSOS 24 15

6.1. PROVISIÓN DE LOS RECURSOS 4 3

6.2. RECURSOS HUMANOS 12 5


6.2.2. Competencia, formación y toma de conciencia 10 4

6.3. INFRAESTRUCTURA 6 6

6.4. AMBIENTE DE TRABAJO 2 1

CAPÍTULO 7 REALIZACIÓN DEL PRODUCTO 68 34 7.1. PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO 8 3

7.2. PROCESOSO RELACIONADOS CON EL CLIENTE 24 15

7.2.1. Determinación de los requisitos relacionados con el producto

8 4

7.2.2. Revisión de los requisitos relacionados con el producto

10 8

7.2.3. Comunicación con el cliente 6 3

7.3. DISEÑO Y DESARROLLO N/A N/A

7.3.1. Planificación del diseño y desarrollo N/A N/A

7.3.2. Elementos de entrada para el diseño y desarrollo N/A N/A

7.3.3. Resultados del diseño y desarrollo N/A N/A

7.3.4. Revisión del diseño y desarrollo N/A N/A

7.3.5. Verificación del diseño y desarrollo N/A N/A

7.3.6. Validación del diseño y desarrollo N/A N/A

7.3.7. Control de los cambios del diseño y desarrollo N/A N/A

7.4. COMPRAS 20 7

7.4.1. Proceso de compras 8 3

7.4.2. Información de las compras 8 2

7.4.3. Verificación de los productos comprados 4 2

7.5. PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO 24 9

7.5.1. Control de la producción y de la prestación del servicio

14 5

51

7.5.2. Validación de los procesos de la producción y de la presentación del servicio N/A N/A

7.5.3. Identificación y trazabilidad 6 0

7.5.4. Propiedad del cliente N/A N/A

7.5.5. Preservación del producto 4 4

7.6. CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN N/A N/A

CAPÍTULO 8 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 66 7

8.1. GENERALIDADES 6 1

8.2. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN 20 2

8.2.1. Satisfacción del cliente 4 1

8.2.2. Auditoría interna 4 0

8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos 6 0

8.2.4. Seguimiento y medición del producto 6 1

8.3. CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME 8 1

8.4. ANÁLISIS DE DATOS 8 2

8.5. MEJORA 24 1

8.5.1. Mejora continua 2 0

8.5.2. Acciones correctivas 12 0

8.5.3. Acción preventiva 10 0 Fuente: Autores

6.3. RESULTADOS DIAGNÓSTICO

De acuerdo a la calificación presentada en la tabla anterior se obtienen los

porcentajes de cumplimiento de cada capítulo representados por la grafica

presentada a continuación:

Gráfico 5

El gráfico nos indica que

por parte de RAPID CARUCHOS LTDA son los capítulos correspondientes a

Gestión de los Recursos y Realización del producto. Los capítulos

correspondientes a Sistema de Gestión

dirección y Medición, Análisis y Mejora, tienen un muy bajo nivel de cumplimiento

por la compañía.

Esto nos indica que la organización

proporcionar los recursos necesario

proveer el servicio en general. Actualmente y según el diagnóstico realizado se ve

muy poca intención de la organización y específicamente de la gerencia en

comprometerse a desarrollar un direccionamiento estratégico par

que actualmente lo único que existe de la organización son la visión y la misión de

la empresa.

0,00%

10,00%

20,00%

30,00%

40,00%

50,00%

60,00%

70,00%

80,00%

90,00%

100,00%

CAPÍTULO 4

52

fico 5 . Resultado cumplimiento NTC-ISO 9001:2008

Fuente: Autores.

El gráfico nos indica que los capítulos con mayor cumplimiento de los requisitos



correspondientes a Sistema de Gestión de Calidad, Responsabilidad de la


Esto nos indica que la organización en estos momentos está preocupada por

proporcionar los recursos necesarios para proveer el servicio a sus cliente y por



comprometerse a desarrollar un direccionamiento estratégico par


CAPÍTULO 4 CAPÍTULO 5 CAPÍTULO 6 CAPÍTULO 7

8,70%

19,70%

62,50%

50,00%

RESULTADO NTC-ISO 9001:2008

ISO 9001:2008

con mayor cumplimiento de los requisitos



de Calidad, Responsabilidad de la


en estos momentos está preocupada por

eer el servicio a sus cliente y por



comprometerse a desarrollar un direccionamiento estratégico para la compañía, ya


CAPÍTULO 8

10,61%

ISO 9001:2008

53

De acuerdo al diagnóstico realizado y a los requerimientos exigidos por la norma

RAPID CARTUCHOS LTDA no cuenta con los elementos básicos requeridos para

desarrollar, mantener e implementar un sistema de gestión de calidad. Los

elementos básicos necesarios para que la organización pueda implementar un

sistema de gestión de calidad son los siguientes:

• Mapa de procesos

• Política de calidad

• Objetivos de calidad

• Manual de calidad

• Procedimientos mandatorios documentados

• Procedimiento necesarios para la prestación del ser vicio

• Manual de definición de cargos

• Indicadores de gestión

• Documentos necesarios para la implementación del si stema de

gestión de calidad y para la operación de la organi zación

• Formatos y registros necesarios para el desempeño d e operaciones

La falta de los elementos mencionados anteriormente no ha sido un impedimento

en la organización para desarrollar exitosamente sus operaciones y crecer

continuamente a través de los años, como está demostrado en el numeral 2. Sin

embargo al contar con los documentos requeridos y cumplir con los requisitos

exigidos por la norma, no solamente se va continuar con el crecimiento sino que

también se va asegurar el compromiso de los directivos de la organización, se va

asegurar el desempeño de los procesos, se van a llevar controles de los mismos,

se evaluará el rendimiento de la organización y se tendrá un direccionamiento

estratégico claro.

54

7. DIAGNÓSTICO SISTEMA GESTIÓN SEGURIDAD Y SALUD

OCUPACIONAL.

Se realizó un diagnóstico para verificar el estado actual de la compañía con

relación a los requisitos exigidos por la norma NTC-OHSAS 18001:2007.

7.1. DISEÑO DE LA LISTA DE CHEQUEO

De acuerdo a los requerimientos exigidos por la norma NTC-OHSAS 18001:2007,

se diseñó la plantilla de calificación NTC-OHSAS 18001:2007, la cual se puede

observar en el ANEXO B. Esta plantilla se diseñó con el objetivo de calificar el

estado actual de la organización en comparación con los requisitos exigidos por la

norma. En la plantilla se encuentran en forma de lista de chequeo los requisitos

exigidos por la norma, seguidos de la casilla denominada calificación, en la cual se

asignará el valor correspondiente a la calificación dada al requisito de acuerdo con

el estado actual del requisito en la compañía. Siguiente a la casilla calificación se

encuentra la casilla justificación, en la cual se plasmara la razón del valor de la

calificación.

Para calificar el estado actual del requisito se diseño la siguiente tabla:

Tabla 10. Niveles de calificación NTC-OHSAS 18001:2007

CALIFICACIÓ N VALOR EXPLICACIÓN

BUENO 2 CUMPLE (definido documentado e implementado)

ACEPTABLE 1

CUMPLE PARCIALMENTE (definido o implementado o documentado)

DEFICIENTE 0 No existe

55

7.2. IMPLEMENTACIÓN LISTA DE CHEQUEO.

El valor asignado a cada requerimiento de la norma, se realizó en base al estado

actual del requerimiento en la compañía, justificando su calificación en la casilla de

justificación de la plantilla de calificación NTC-OHSAS 18001-2007. La calificación

asignada a la compañía se puede observar en el ANEXO B.

Realizada la calificación de los requerimientos de la norma se ponderaron los

resultados de la calificación y se obtuvo como resultado la información presentada


Tabla 11. Calificación de requisitos NTC-OHSAS 18001:2007

NTC - OHSAS 18001:2007 CALIFICACIÓN IDEAL PUNTOS

CALIFICACIÓN REAL PUNTOS

4.1. REQUISITOS GENERALES 10 1

4.2. POLÍTICA DE S & SO 16 0

4.3 PLANIFICACIÓN 52 4

4.3.1 Identificación de peligros, valoración de rie sgos y determinación de los controles 24 1

4.3.2 Requisitos legales y otros 10 3

4.3.3 Objetivos y programa(s) 18 0

4.4 IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN 100 15

4.4.1 Recursos, funciones responsabilidad, rendició n de cuenta y autoridad 24 6

4.4.2 Competencia, formación y toma de conciencia 16 2

4.4.3 Comunicación, participación y consulta 20 3

4.4.3.1 Comunicación 6 2

4.4.3.2 Participación y consulta 14 1

4.4.4 Documentación 10 0

4.4.5 Control de documentos 14 2

4.4.6 Control operacional 10 2

4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias 6 0

4.5 VERIFICACIÓN 20 1

4.5.1 Medición y seguimiento del desempeño 4 0

4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal y otros

4.5.3 Investigación de incidentes. No conformidades y acciones correctivas y preventivas

4.5.3.1 Investigación de incidentes

4.5.3.2 No conformidad, acción correctiva y acción preventiva

4.5.4 Control de registros

4.5.5 Auditoría interna

4.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

7.3. RESULTADOS DIAGNÓSTICO




Gráfico 6

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%

CAPÍTULO

RESULTADOS NTC OHSAS 18001:2007

56

4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal y otros 2

Investigación de incidentes. No conformidades y acciones correctivas y preventivas 8

4.5.3.1 Investigación de incidentes 6

4.5.3.2 No conformidad, acción correctiva y acción 2

4.5.4 Control de registros 6

4.5.5 Auditoría interna 2

4.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 10 Fuente: Autores

RESULTADOS DIAGNÓSTICO




Gráfico 6 . Resultado cumplimiento NTC-OHSAS 18001:2007

Fuente: Autores.

CAPÍTULO 4.1

CAPÍTULO 4.2

CAPÍTULO 4.3

CAPÍTULO 4.4

CAPÍTULO 4.5

10,00%0,00%

7,69%15,00%

5,00%


0

0

0

0

1

0

0



OHSAS 18001:2007

CAPÍTULO CAPÍTULO 4.6

0,00%


57

El gráfico nos indica que RAPID CARTUCHOS LTDA no da cumplimiento a la

mayoría de los requisitos exigidos por la norma.

Actualmente y según el diagnóstico realizado se ve muy poca intención de la

organización y específicamente de la gerencia en comprometerse a desarrollar un

sistema de gestión en S & SO, ya que lo único que existe actualmente es la

afiliación de los empleados a salud y a ARP por medio del Seguro Social.

Los elementos básicos necesarios para que la organización pueda implementar un

sistema de gestión en S & SO son los siguientes:

• Identificación de los riesgos

• Clasificación de los riesgos

• Valoración de los factores de riesgos

• Controles y reducción de riesgos

• Política de S & SO

• Objetivos de S & SO

• Manual de S & SO

• Programa de SO

• Indicadores de gestión

• Procedimiento necesarios para el cumplimiento de la norma

• Formatos y registros necesarios para el desempeño d e operaciones

La falta de los elementos mencionados anteriormente no ha sido un impedimento

para la organización para el desarrollar exitosamente sus operaciones y crecer

continuamente a través de los años, y hasta el momento no ha presentado ningún

inconveniente de tipo legal por la falta de requisitos en seguridad industrial y salud

ocupacional.

8. DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

De acuerdo con la decisión de RAPID CARTUCHOS LTDA de querer regular sus

procesos de acuerdo a los lineamientos de la norma N

diagnóstico realizado

de Calidad estará conformada por todos aquellos documentos y registros

necesarios para la implementación de este.

La documentación del Sistema de Gestión

siguiente jerarquía documental

de Seguridad y Salud Ocupacional)

Gráfico

Siguiendo el esquema anterior se presenta a continuación la política de calidad y

los objetivos de calidad definidos para el Sistema de Gestión de Calidad de Rapid

Cartuchos Ltda.

58

DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD


procesos de acuerdo a los lineamientos de la norma NTC

diagnóstico realizado en el numeral 5, la documentación del Sistema de Gestión


necesarios para la implementación de este.

La documentación del Sistema de Gestión de Calidad estará definida por la

siguiente jerarquía documental (aplica también para la documentación del Sistema

de Seguridad y Salud Ocupacional).

Gráfico 7. Estructura jerárquica de la organización

Fuente: Trabajo de grado IQA Textil Ltda



DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD


TC-ISO 9001:2008 y al

en el numeral 5, la documentación del Sistema de Gestión


de Calidad estará definida por la

(aplica también para la documentación del Sistema

Estructura jerárquica de la organización



59

8.1. POLÍTICA DE CALIDAD

Rapid Cartuchos Ltda se compromete a brindar a las empresas del sector

gobierno y del sector privado el mejor servicio distribución de insumos e

implementos para oficina, ya sea por la modalidad convencional o por la

modalidad outsourcing, basado en la implementación y cumplimiento de

estándares de calidad y en el mejoramiento continuo de los procesos de la

organización, esto con el fin de que nuestros clientes perciban los valores

agregados del servicio que prestamos y nos escojan como su proveedor exclusivo

en el aprovisionamiento de insumos e implementos para oficina, destinando los

recursos económicos, técnicos y humanos para ello.

8.2. OBJETIVOS DE CALIDAD

1) Incrementar el nivel de satisfacción del cliente.

2) Asegurar el funcionamiento del sistema de gestión de calidad.

3) Reducir los costos de la no calidad.

4) Reducir el número de quejas y/o reclamos al servicio.

La política de calidad y los objetivos de calidad son los elementos más

indispensables en la implementación del Sistema de gestión de calidad, ya que

son la partida para el desarrollo estratégico y operacional de la organización, y es

de acuerdo a esto que se detecta la necesidad de documentar procedimientos, de

realizar documento, procedimientos, manuales o registros.

8.2.1. Indicadores de gestión de calidad

Con el fin de medir la gestión en el cumplimiento de los objetivos de calidad y en

esencia, medir la efectividad del Sistema de Gestión de Calidad, se ha

60

desarrollado un indicador de gestión para a cada objetivo, como se relacionan a

continuación:

Tabla 12. Indicadores

OBJETIVO INDICADOR 1) Incrementar el nivel de satisfacción

del cliente. Índice satisfacción del cliente

2) Asegurar el funcionamiento del

sistema de gestión de calidad. Índice de eficacia del sistema de gestión de calidad

3) Reducir los costos de la no calidad.

4) Índice de No calidad

5) Reducir el número de quejas y/o

reclamos al servicio.

Índice de quejas y reclamos

Fuente: Autores

La definición del los indicadores, el código nemotécnico del indicador, la fórmula

de cálculo y los niveles permisibles para los indicadores se encuentran en el

ANEXO C.

8.3. MANUAL DE CALIDAD

El manual de calidad corresponde al requisito 4.2.2 requerido por la norma NTC-

ISO 9001:2008. Este manual será el documento guía para que RAPID

CARTUCHOS LTDA establezca, implemente y mantenga un Sistema de Gestión

de Calidad. En este se regulan todos y cada uno de los requisitos exigidos por la

norma y se hace referencia a todos y cada uno de los documentos soporte

necesarios para el funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad.

61

El manual está diseñado con el fin de que todos y cada uno de los miembros de la

organización, clientes y proveedores conozcan la forma en que funciona el

Sistema de Gestión de Calidad de RAPID CARTUCHOS LTDA.

8.3.1. Contenido del manual de calidad

El manual de calidad contiene la siguiente información:

Objetivo y alcance del manual

Hablan del propósito del manual y la extensión de su contenido de acuerdo a los

procedimientos que se necesiten verificar, y del usuario que quiera consultarlo.

Exclusiones de la norma NTC-ISO 9001:2007

Hace referencia cuales de los requisitos de la norma no aplican para la

organización, teniendo en cuenta que solamente se pueden presentan exclusiones

con relación al numeral 7 de la norma.

Objetivo y políticas de calidad

Las anteriormente definidas en los numeral 8.1 y 8.2, y que sirven de soporte para

establecer, implementar y mantener el Sistema de Gestión de calidad

Información general de la empresa

Relaciona los productos y/o servicios ofrecidos por la organización, y establece el

objeto y estructura organizacional.

Requisitos de la norma NTC-ISO 9001-2008 .

Define la manera en que la organización cumple con cada uno de los numerales

de la norma, haciendo referencia al documento o procedimiento que corresponde

al requisito establecido y exigido para el Sistema de gestión de calidad.

62

8.3.2. Representante de la dirección

En el numeral 5.5.2 de la norma NTC-ISO 9001:2008 se requiere que la alta

dirección, designe a un miembro de la dirección, quien debe ser el encargado de

asegurar que el Sistema de Gestión de Calidad se establece, se implementa y se

mantiene. Adicionalmente esta persona debe informar a la dirección sobre el

desempeño del Sistema de Gestión de Calidad y en lo referente al cumplimiento

de los requisitos del cliente.

Teniendo en cuenta este requisito exigido por la norma, se estableció que la

persona que debe ejercer las funciones requeridas por la norma NTC-ISO

9001:2008, estará representada en el cargo de Sub-Gerente de acuerdo con lo

establecido en el manual de funciones, ANEXO G.

Adicionalmente y teniendo en cuenta que lo que requiere la organización es un

Sistema de Gestión Integral de Calidad, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional,

y de acuerdo con los requerimientos exigidos por la norma NTC-OHSAS

18001:2007, el Sub-Gerente también desempeñara las funciones

correspondientes a al seguimiento, establecimiento, control e implementación del

Sistema de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional.

El manual de calidad de RAPID CARTUCHOS LTDA se puede observar en el

ANEXO C.

8.4. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El manual de procedimientos corresponde al documento que contiene la

descripción de actividades que deben seguirse en la organización para poder

63

realizar todo tipo de operaciones y funciones que permitan cumplir con los

requisitos del cliente.

En cumplimiento con los requisitos de la norma NTC-ISO 9001:2008, que en su

numeral 4.1 exige a la organización el determinar los procesos necesarios para el

cumplimiento de la norma y de los requisitos del cliente, y que adicionalmente

exige a la organización determinar la interacción de estos procesos, se creó el

manual de procedimientos ANEXO D.

8.4.1. Contenido del manual de procedimientos

Este manual contiene todos los procedimientos y la interacción de estos, con el fin

de que RAPID CARTUCHOS LTDA cumpla con los requisitos de las normas NTC-

ISO 9001:2008 y NTC-OHSAS 18001:2007, y con los requisitos exigidos por los

clientes internos, externos y proveedores.

El manual de calidad contiene la siguiente información:

• MAPA DE PROCESOS

• PROCESOS MANDATORIOS

• PROCESOS ESTRATEGICOS

• PROCESOS OPERATIVOS

8.4.1.1. Mapa de procesos

El mapa de procesos es un gráfico que define en forma aproximada a la

organización y la interrelación de los procesos. En el mapa de procesos

presentado a continuación s

operativos y de soporte, relacionados con el único fin de

Gráfico 8

Este mapa de procesos se encuentra relacionado en el ANEXO D

Procedimientos.

8.4.1.2. Procesos mandatorios

Los procesos mandatorios están definidos por la norma y son un requisito

fundamental de esta. De acuerdo a los requerimientos de la norma los

64

presentado a continuación se define la relación entre los proceso

operativos y de soporte, relacionados con el único fin de satisfacer al cliente.

Gráfico 8 . Mapa de procesos Rapid Cartuchos Ltda

Fuente: Autores

Este mapa de procesos se encuentra relacionado en el ANEXO D

Procesos mandatorios



e define la relación entre los procesos estratégicos,

satisfacer al cliente.

Mapa de procesos Rapid Cartuchos Ltda

Este mapa de procesos se encuentra relacionado en el ANEXO D Manual de



65

procedimientos mandatorios incluidos en el manual de funciones son los

siguientes:

• Acciones Correctivas

• Acciones preventivas

• Auditoría Interna

• Control de Documentos

• Control de Registros

• Manejo de No Conformes

En el manual de procedimientos se encuentra cada uno de estos procesos,

relacionando objeto y alcance del procedimiento, definiciones del procedimiento,

generalidades que dan instrucciones específicas de cada proceso, se referencian

los formatos y/o documentos soporte del procedimiento y se presenta un diagrama

de flujo del procedimiento con el fin de que sea más fácil entender la secuencia del

proceso.

Algunos de estos procesos aplican para el Sistema de Seguridad y Salud

Ocupacional. El alcance está definido para cada procedimiento.

8.4.1.3. Procesos estratégicos

Los procesos estratégicos corresponden a aquellos procesos que tienen

incidencia directa en el direccionamiento estratégico de la organización, tales

como la toma de decisiones presupuestales, cambios en las políticas y objetivos

de la organización y del Sistema de gestión de calidad, y cambios en el

funcionamiento de la organización.

66

Los procedimientos incluidos en el manual de procedimientos de RAPID

CARTUCHOS LTDA son los siguientes:

• Planeación y revisión por la dirección

• Planeación y revisión del Sistema de Gestión de Calidad

8.4.1.4. Procesos operativos

Los procesos operativos incluidos en el manual de procedimientos, son todos

aquellos procesos que intervienen en la realización del servicio y que tienen una

incidencia directa en el cambio en los requisitos del cliente.

Los procedimientos operativos relacionados en el manual de procedimientos son

los siguientes:

• Abastecimiento

• Compra faltantes

• Despacho y entrega

• Licitaciones

• Recepción y alistamiento de pedidos

• Servicio Outsourcing

• Ventas

8.4.2. Documentos soporte

Todos los procesos relacionados en el manual de procedimientos necesitan de

documentos y registros soporte que permitan el desarrollo exitoso de las

funciones. Los documentos y/o registros se encuentran referenciados en cada

67

proceso y adicionalmente se encuentran registrados en el Listado Maestro de

Documentos y Listado Maestro de registros, según sea el caso.

En el ANEXO E, Listado Maestro de Documentos, se encuentran relacionados

todos los documentos referencia de los Sistemas de Gestión de calidad,

Seguridad Industrial y Salud Ocupacional.

En el ANEXO F, Listado Maestro de Registros, se encuentran relacionados todos

los registros y/o formatos referencia de los Sistemas de Gestión de Calidad,

Seguridad Industrial y Salud Ocupacional.

Estos listados de manejo de registros y documentos, son la metodología utilizada

para cumplir con las disposiciones descritas en 4.2.3 Control de los documentos y

4.2.4. Control de los registros de la norma NTC-ISO 9001:2008, y los numerales

4.4.5 Control de Documentos y 4.5.4 Control de Registros según la norma NTC-

OHSAS 18001:2007.

Los formatos que se van a utilizar en la organización están adjuntos en el ANEXO

F.

Todos los documentos y registros están codificados, con el fin de poder

identificarlos y recuperarlos fácilmente. Adicionalmente están identificados con el

número de la versión, esto con el fin de poder identificar si es un registro o

documento obsoleto.

Al igual que los documentos y registros, los procedimientos también se encuentran

codificados de acuerdo a la siguiente tabla:

68

Tabla 13. Codificación Procedimientos

PROCEDIMIENTO TIPO CÓDIGO

ACCIONES CORRECTIVAS Mandatorio PAC1

ACCIONES PREVENTIVAS Mandatorio PAP1

CONTROL DE REGISTROS Mandatorio PCR1

CONTROL DE

DOCUMENTOS Mandatorio PCD1

AUDITORÍA INTERNA Mandatorio PAI1

MANEJO NO CONFORMES Mandatorio PMNC1

PLANEACIÓN Y REVISIÓN

POR LA DIRECCIÓN Estratégico PPRD1

PLANEACIÓN Y REVISIÓN

DEL SISTEMA DE GESTIÓN

DE CALIDAD

Estratégico PPRSGC1

ABASTECIMIENTOS Operativo PA1

COMPRA FALTANTES Operativo PCF1

DESPACHO Y ENTREGA Operativo PDE1

LICITACIONES Operativo PL1

RECEPCIÓN Y

ALISTAMIENTO DE

PEDIDOS

Operativo PRAP1

SERVICIO OUTSOURCING Operativo PSO1

VENTAS Operativo PV1

Fuente: Autores

De acuerdo a la codificación asignada anteriormente se hará referencia a los

procedimientos en caso de cambios, modificaciones, exclusiones y adiciones en

estos.

69

8.5. MANUAL DE FUNCIONES

El manual de funciones tiene como propósito describir las funciones generales que

corresponden a cada cargo de la organización, determinando todos los requisitos,

habilidades y condiciones de trabajo necesarias para desempeñar el cargo.

El manual de funciones de RAPID CARTUCHOS LTDA se realizo teniendo en

cuenta la estructura organizacional.

8.5.1. Descripción y análisis de cargos

Las diferentes tareas, responsabilidades, relaciones de informes y condiciones de

trabajo de un puesto son producto de un análisis de cargos, el cual consiste en un

procedimiento en donde se determinan los deberes, el origen de los puestos y los

tipos de personas, arrojando de esta manera datos sobre los requerimientos del

puesto que después se utilizaran para desarrollar las descripciones de este y las

especificaciones del mismo.

Es el proceso para determinar los elementos y las tareas que componen un puesto

dado. Evalúa la complejidad del cargo y permite conocer con cierta certeza las

características que una persona debe cumplir para desarrollarlo adecuadamente

ya que trata temas claves como el que, el cómo, el cuándo y el porqué. Estas

preguntas dan las bases de la limitación de un cargo, permiten delimitar

obligaciones y todas las tareas y atribuciones que son los elementos que

conforman un trabajo y que debe cumplir el ocupante.

El análisis de los cargos responde a una necesidad de las empresas para

organizar eficazmente los trabajos de estas, conociendo detalladamente lo que

hace cada trabajador y las aptitudes que requiere para hacerlo bien. Hoy en día es

70

indispensable contar con esta herramienta, pues es la clave para poder organizar

un área de recursos humanos con el fin de:

1. Conocer los puestos de cada unidad de trabajo

2. Determinar los perfiles de los ocupantes

3. Seleccionar el personal

4. Orientar la capacitación

5. Realizar la evaluación de desempeño

6. Establecer un sistema de sueldos, salarios, remuneraciones y prestaciones.

Existen diferentes métodos utilizados en el análisis de cargos para la obtención de

datos, entre estos se encuentran: la entrevista directa al empleado, cuestionarios a

trabajadores y sus jefes directos, observación directa del trabajador ejecutando la

labor, método mixto y método de informes sucesivos.

Los requisitos para el análisis de un cargo se dividen en cuatro áreas: intelectual,

física, condiciones de trabajo y responsabilidades implícitas. Cada uno de estos

requisitos son esenciales para lograr un análisis del cargo de manera objetiva.

Para llevar a cargo el análisis de un cargo, en primer lugar, se debe identificar el

uso que se le dará a la información ya que eso determinara el tipo de datos que se

reunirán y la técnica que se va a utilizar para hacerlo. El segundo paso a seguir es

la recolección de datos, basada en el organigrama de la empresa ya que este

muestra la forma en que el puesto en cuestión se relaciona con otras posiciones y

cuál es su lugar en su organización. En tercer lugar, se seleccionan las posiciones

representativas para analizarlas. Esto es necesario cuando existen muchos

71

puestos similares por analizar. El cuarto paso a seguir consiste en revisar la

información, determinar si es correcta, si esta completa y si es fácil de entender.

Por último, se elabora una descripción y especificación del puesto. La

especificación del puesto resume las cualidades personales, como las

características más importantes, que pueden ser condiciones de trabajo y riesgos

de seguridad.

8.5.2. Levantamiento de información

La metodología que se utilizó para el levantamiento de información fue la

metodología de entrevista directa al empleado, mediante el Formato

Levantamiento de Perfil de Cargo, en el cual se consignó información acerca de:

CARGO

• Identificación del cargo: se hace una presentación del cargo, describe el rol

genérico dentro de una estructura organizacional, y se maneja según niveles,

como son: directo, gerencial, administrativo y operativo.

• Propósito general: define en forma breve la naturaleza del cargo

• Nombre del cargo específico: denominación propuesta de acuerdo a las

atribuciones y la naturaleza de las funciones del cargo.

• Cargo jefe inmediato: es el cargo del que ejerce la supervisión directa en cada

uno de los procesos.

• Cargo jefe siguiente nivel: es el cargo de quien ejerce la supervisión directa de

cada uno de los jefes inmediatos.

• Área: es el área a la cual pertenece.

72

OBJETIVO DEL CARGO

• Identifica la razón de ser de este relacionado con lo que se espera dentro de la

organización.

• Esta información debe ir consignada bajo unos parámetros metodológicos que

permiten identificar:

• Que se hace en el cargo, comenzando la descripción de la acción principal con

un verbo en infinitivo, es decir los verbos terminados en ar, er, ir, es incorrectos

definir cargos con verbos en algún otro tiempo o forma.

• Como se hace, haciendo referencia a los parámetros utilizados.

• Para que se hace, mirando siempre el objetivo o misión del cargo – el ¿Qué?,

el ¿Cómo? Y el ¿para qué? De ese cargo que se está trabajando, permitiendo

así que quien tenga acceso a esta información, se pueda hacer una idea más

concreta de lo que en realidad es la razón de ser de cada uno de los cargos.

FUNCIONES DEL CARGO

• En términos generales las funciones del cargo se refieren a las diferentes

actividades que debe realizar la persona que desempeñe el cargo. Se trata de

definir la función bajo los mismos parámetros metodológicos utilizados en el

objetivo del cargo en cuanto a que se hace, para que se hace.

• Las funciones de cada cargo deben ir consignadas en una lista en una orden

determinada, es decir, irán primero las responsabilidades más acordes con la

misión del cargo, en el momento de encontrar dos funciones con un mismo

nivel de importancia.

• Se pasara una orden secuencial de responsabilidades. Por último al final de la

lista, deben estar las responsabilidades genéricas, es decir las más generales

a nivel de todos los cargos de la empresa.

73

REQUISITOS DEL CARGO

Se pretende definir los requisitos mínimos necesarios para que una persona

pueda cumplir las funciones desempeñadas en su cargo. Se debe tener en cuenta

que estos requisitos son propios del cargo.

• Habilidades y destrezas: son los estudios (nivel académico y capacitación que

demanda el cargo), la experiencia mínima que requerida para el desarrollo de

las funciones del cargo (tiempo de trabajo en funciones similares a las del

cargo) la complejidad (exigencia de pensamiento) y la iniciativa (aptitudes y

actitudes que se deben tener a la hora de actuar bajo su propio criterio).

• Responsabilidades: son los diferentes deberes u obligaciones a cuanto

practicas técnicas y éticas de un empleado frente a su organización.

• Esfuerzos: son las actividades que exige el cargo que implique fatiga excesiva;

las cuales pueden ser: física, visual y mental.

• Condiciones de trabajo: son las diferentes condiciones ambientales y riesgos a

los que están expuestos las personas que desempeñan el cargo.

8.5.3. Adición a estructura organizacional

De acuerdo los requerimientos exigidos por la norma NTC-ISO 9001:2008, RAPID

CARTUCHOS LTDA, se ve en la necesidad de adicionar un cargo a su estructura

organizacional, el de Auditor Interno. La persona que desempeñe este cargo será

la encargada de auditar los Sistemas de Gestión de Calidad, Seguridad Industrial

y Salud Ocupacional. Se ha decidido que se contratara a un Auditor Interno

externo, ya que si se capacitara a alguien interno de la organización habría que

tener dos Auditores Internos, debido a que no el Auditor Interno no puede Auditar

su propio proceso.

74

A continuación se presenta la estructura organizacional con la adición de cargo

necesaria para la implementación del Sistema Integral.

Gerente General

Sub-Gerente

Revisor Fiscal

Director

Comercial

Ejecutivo de

cuenta

Coordinadora

Licitaciones

Jefe de compras

Jefe de bodega y

despacho

Asistente de

bodega

Jefe de

Facturación

Asistente

Facturación

Servicio al

clienteAsesor

Soporte

tecnico

RecepcionistaConductor

Asistente

conductor MensajeroAsistente

Licictaciones

Contador

Auditor Interno

75

9. DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD O CUPACIONAL

Se realiza la documentación necesaria para darle cumplimiento a la norma de gestión de S & SO NTC-OHSAS

18001:2007. Identificando, clasificando, valorando y controlando los riesgos que existen en este momento en

RAPID CARTUCHOS LTDA.

9.1. IDENTIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE RIESGOS Se realizo el estudio a cada proceso, procedimiento, y puestos de trabajo, y así realizo una identificación y

clasificación de los diferentes tipos riesgos aplicados a RAPID CARTUCHOS LTDA.

Tabla 14. Clasificación de riesgos

Fuente: Autores

RIESGO DEFINICIÓN FUENTES GENERADORAS EJEMPLOS

QUÍMICO

Toda sustancia orgánica e inorgánica, natural o sintéticaque durante la fabricación, manejo, transporte,almacenamiento o uso, puede incorporarse al airecantidades que tengan probabilidad de lesionar la saludde las personas vapores con efectos irritantes, corrosivos,asfixiantes o tóxicos en ambiente en forma de polvos,humos, gases y que entran en contacto con ellas

Cartuchos de tintas y toners Gases emitidos por las tintas

ERGONÓMICOS

Se refiere a todos aquellos aspectos de la organizacióndel trabajo, de la estación o puesto y de su diseño quepuedan alterar la relación del individuo con el objetotécnico produciendo problemas en el individuo, en lasecuencia de uso o la producción, involucra aquellosagentes que tienen que ver con la adecuación del trabajodel hombre.

Diseño de puestos de trabajo,organización de secuenciaproductiva y del tiempo deltrabajo, peso y tamaño de objetos

Esfuerzos, movimientos demúsculos, malas posturas Malapostura del digitador defacturación

MECÁNICOS

Objetos, máquinas, equipos, herramientas que por suscondiciones de funcionamiento, diseño o por la forma,tamaño, ubicación y disposición tiene la capacidadpotencial de entrar en contacto con las personas yprovocar lesiones

Herramientas manuales,maquinaria, manejo deautomóviles, equipos y elementosa presión.

Manipulación de máquinas,equipos y herramientas,manejo de automóviles.

LOCATIVOS

Condiciones de las instalaciones o áreas de trabajo quebajo circunstancias no adecuadas pueden ocasionaraccidentes de trabajo o pérdidas para la empresa

Sistemas de almacenamiento,distribución de área de trabajo,orden y aseo, estructuras einstalaciones

El uso de las escaleras para elacceso al segundo piso deRAPID CARTUCHOS LTDA

PSICOLABORALES

Por una parte las Interacciones entre el trabajo, su medioambiente, la satisfacción y las condiciones de suorganización. Y por la otra las capacidades del trabajador,sus necesidades, cultura y situación personal fuera deltrabajo, todo lo cual a través de percepciones yexperiencias pueden influir en la salud, en el rendimiento yla satisfacción laboral

Evaluación de desempeño,planes de inducción,capacitación, políticas deestabilidad laboral, remuneración

Trabajo monótono y repetitivo,ambigüedad del rol, turnos,horas extra, pausas,descansos, ritmo, toma dedecisiones, trabajostemporales y remuneración

76

9.2. METODOLOGÍA GTC 45

9.2.1. Valoración de factores de riesgos

La valoración de factores de riesgos se realizo acorde a un grado de peligrosidad,

determinado por una probabilidad de ocurrencia, una consecuencia y una

exposición al riesgo; el factor de ponderación de acuerdo al número de empleados

expuestos, y el grado de repercusión que es una mezcla de los dos anteriores.

Estos procedimientos se realizaron en base a la técnica GTC 45, Guía para el

diagnostico de condiciones de trabajo o panorama de factores de riesgo, su

identificación y valoración se puede observar en el ANEXO H.

El resultado de esta valoración esta se encuentra en la tabla 8 GTC 45.

De acuerdo al análisis de la valoración, se realizó la tabla 9 la cual nos da a

conocer cuáles son los controles más adecuados para prevenir los riesgos

calcificados y encontrados en RAPID CARTUCHOS LTDA.

77

Tabla 15. GTC 45

Instrumento para recolección de información Diagnóstico de condiciones de trabajo o panorama de factores de riesgo

Área

Condición de trabajo factor de

riesgo

Fuente N.E ( No. Trabajadores) % T.E

Sistema control actual

C. E. P. GP INT. 1 FP GR INT.2 Observaciones C

Fuente C

Medio C Indivi

Bodega Emisión de gases

Almacenamiento de los cartuchos y toners de tinta 3 11%

8 horas

Cuarto cerrado Ninguno Ninguno 4 10 7 280 BAJO 1 280 BAJO

Despacho Emisión de gases

Almacenamiento de los cartuchos y toners de tinta 6 22%

1 horas

Cuarto cerrado Ninguno Ninguno 1 6 4 24 BAJO 2 48 BAJO

Bodega Carga dinámica

cargue de cajas y materiales 3 11%

3 horas Carretilla Ninguno Ninguno 4 10 7 280 BAJO 1 280 BAJO

Despacho Carga dinámica

cargue de cajas y materiales 6 22%

1 horas Carretilla Ninguno Ninguno 4 6 7 168 BAJO 2 336 BAJO

Facturación Carga estática

Trabajo en forma sentada 2 7%

8 horas Ninguno Ninguno Ninguno 1 10 4 40 BAJO 1 40 BAJO

Contabilidad Carga estática



Comercial Carga estática



Facturación

Diseño puesto de trabajo

Sillas no ergonómicas 2 7%


Comercial

Diseño puesto de trabajo

Sillas no ergonómicas 14 52%


Facturación Contenido de la tarea Trabajo repetitivo 2 7%


Comercial Contenido de la tarea Trabajo repetitivo 14 52%


Despacho

Factores de riesgos mecánicos Uso de vehículos 6 22%

6 horas Ninguno Ninguno Ninguno 10 6 7 420 MEDIO 2 840 BAJO

78

Bodega

Factores de riesgos mecánicos

Mala manipulación de las herramientas de trabajo 3 11%


Despacho




Comercial




Facturación




Contabilidad




Comercial

Factores de riesgos físicos

Traumas psicológicos 14 52%


Bodega

Factores de riesgos físicos Estrés 3 11%


Despacho



Comercial



Facturación



Contabilidad



Fuente: Autores

79

Tabla 16. Controles y reducciones de riesgos

Fuente : Autores

Acc

iden

tes

de

trbaj

o La mala manipulación de las herramientas de trabajo, el manejo ianadecuado de los medios de transporte

TODOS

Hacer una consientizacion del uso de las herramientas y de los medios de transporte, Programar unas seciones de sensibilizacion cada seis meses

Enf

rem

edad

es

resp

irato

rias. La bodega es un sitio en donde la

acumulación de polvo es considerable y el inventario grande de tintas suele soltar un gas que es perjudicial para la salud.

Bodega, despachoUtilizar los elementos de proteccion adecuados (tapabocas), la continua limpieza del lugar, ventilación.

Enf

rem

edad

es g

ener

ales

po

r ex

ceso

de

carg

a

En RAPID CARTUCHOS LTDA los asistentes de bodega y el personal de entrega les toca alzar cajas las cuales sobrepasan el peso poermitido por la OIT, generandoles porblemas en la columna

Bodega, despacho

Se recomienda hacer el uso de las carretillas y zorras para el traslado de material, el uso de cinturones para carga y guantes

Enf

erm

edad

es

prof

esio

nale

s po

r m

alas

po

stur

as Las sillas de los trabajadores en la gran

malloria no son ergonoimicas, esto puede causar males en la salud de los trabajadores

Bodega, despacho,comercial,facturacion, contabilidad

Adquirir sillas ergonomicas para todas aquellas personas que en su mayoria de tiempo los gastan sentados , propagar una documentación de malas posturas, gimnasia desestresante

Tra

umas

ps

icol

ogic

os

El contrato que se le hace al ejecutivo de ventas esta ceñido a sus resultados, esto puede generar que el empleado se preocupe mucho por su estabilidad, generando stress en los trabajadores

ComercialSe recomienda tener claridad en las metas y objetivos propuestos para cada vendedor a la hora de contratarlos.

psic

olab

oral

es

La presion que genera las ventas generan stréss y problemas de salud

Bodega, despacho,comercial,facturacion, contabilidad

Se recomienda generar un ambiente de confiaza y un buen entrenamiento. Realizar examenes ocupacionales

AM

EN

AZA

DECRIPCIÓN AREAS AFECTADAS CONTROLES Y RECOMENDACIONES

80

9.3. POLÍTICA DE S & SO DE RAPID CARTUCHOS LTDA

RAPID CARUCHOS LTDA se compromete a generar un ambiente de trabajo

seguro que permita mantener y mejorar la salud y bienestar de sus clientes

internos y externos. Esto se hace a través de la identificación, evaluación, el

control de riesgos de S & SO, con el objetivo de mejorar sus procesos

continuamente y de prevenir la ocurrencia de lesiones y enfermedades

profesionales, apoyándose en el cumplimiento de la legislación Colombiana

vigente y su planeación estratégica, destinando los recursos económicos, técnicos

y humano para ello.

9.4. OBJETIVOS DE S & SO DE RAPID CARTUCHOS LTDA

Los objetivos planteados para el cumplimiento de la política son:

• Cumplir la norma legales colombianas vigentes en materia de salud

• Involucrar activamente a las partes interesadas en el entendimiento y

mantenimiento del sistema

• Documentar y mantener registros actualizados de incidentes y accidentes

presentados en RAPID CARTUCHOS LTDA

• Disminuir el GR de la valoración de los riesgos

• Aplicar los controles necesarios a los riesgos encontrados

• Eliminar o minimizar los riesgos para los empleados o visitantes a la planta

Estos objetivos se encuentran dentro del manual de S & SO. ANEXO I con su

respectivo control.

81

9.5. MANUAL DE S & SO

El manual de S & SO corresponde al requisito 4.1 requerido por la norma NTC-

OHSAS: 2007. Este manual será el documento guía para que RAPID

CARTUCHOS LTDA establezca, implemente y mantenga un Sistema de S & SO.

El manual se encuentra en el ANEXO I.

En este manual se encuentra la política y objetivos de S & SO, el compromiso de

la alta dirección, la estructura y los documentos asociados. El objetivo principal del

manual consiste en documentar el Sistema de S & SO, para que así la RAPID

CARTUCHOS LTDA pueda establecerlo, implementarlo y mantenerlo.

El alcance del manual de S & SO es el siguiente:

Establecer un sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional con el objeto

de eliminar o minimizar los riesgos a los que se ven expuestos los empleados, los

clientes y proveedores.

El contenido del manual es el siguiente:

• Política de S & SO

• Planificación: contiene la identificación de peligros, valoración de riesgos y

determinación de los controles, los requisitos legales, objetivos y programas

• Implementación y operación: contiene recursos, funciones, responsabilidad,

rendición de cuentas y autoridad, competencia, formación, y toma de

conciencia, comunicación, participación y consulta, documentación, control

de documentos, control de documentos, preparación y respuesta ante

emergencias.

82

• Verificación: contiene la medición y el seguimiento del desempeño ,

evaluaciones y las investigaciones, auditorías internas, control de registros.

• Revisión por la dirección.

9.6. PROCESO PARA EL MEJORAMIENTO CONTINUO DEL SIST EMA

DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL (S & SO )

9.6.1. Desarrollo de planes de mejora de la salud y seguridad ocupacional

Frente a la eliminación y control de riesgos se está seguro que aplicando la

propuesta de trabajo que a continuación explicaremos es la más adecuada para la

empresa RAPID CARTUCHOS LTDA.

Se realizara un proceso de INSPECCIONES que tienen como objeto localizar y

controlar en cada área laboral los peligros que surgen del trabajo y que pueden

causar lesiones personales y/o daños a la propiedad.

El propósito estas inspecciones es el de identificar:

• Problemas potenciales.

• Deficiencias de equipos.

• Acciones inapropiadas.

• Deficiencias de acciones correctivas.

• Efecto que producen los cambios.

• Compromiso.

• Consolidar información para la realización o actualización procedimientos.

• Eliminar causas de lesiones.

• Evitar el desperdicio de energía.

83

• Mejorar la apariencia de la empresa.

• Mayor aprovechamiento del espacio.

• Estimular mejores hábitos de trabajo.

Se realizara tanto la inspección informal como la inspección planeada.

Inspección informal:

• No son periódicas

• Pueden realizarse sin ninguna guía o lista de verificación

• La responsabilidad en la ejecución puede recaer en cualquier nivel

• Requieren informe y recomendaciones

Inspección planeada:

Esta inspección permite evaluar el desempeño y compromiso de la administración

por la seguridad, la salud y el medio ambiente, con esta inspección se requiere

identificar condiciones que puedan generar incidentes o accidentes, revisar áreas,

equipos e instalaciones, identificar y controlar los peligros.

Las inspecciones planeadas le generan a RAPID CARTUCHOS LTDA varios

beneficios entre los cuales se encuentra:

• Identificación de las deficiencias

• Observación de las acciones inapropiadas

• Observación los efectos que producen los cambios

• Seguimiento y retroalimentación

En la inspección planeada se llevan las siguientes etapas:

84

• Preparación

• Realización

• Evaluación

• Acción correctiva

• Acción de seguimiento

• Elaboración de un informe

Después de realizar la inspección se debe realizar un informe por escrito.

Debe contener:

• Identificar el área o el elemento

• promover todas las acciones que correspondan

• Describir la situación encontrada

• Permitir la revisión administrativa del informe

• Redactar las observaciones especificas de una tarea

• Clasificar cada factor de riesgo

• Incluir causas básicas y correctivos por riesgo

• Mantener archivos

• Asignar responsables

• Asignar fechas de cumplimiento

Se debe mantener en un archivo organizado por fechas en el archivador con

copias de estos informes, para la revisión respectiva por parte de la

administradora de riesgos profesionales y cualquier otra entidad de control que así

lo requiera.

85

Se recomienda que en RAPID CARTUCHOS LTDA en cada inspección se de una

revisión a la inspección anterior, con el objetivo de verificar las conclusiones

obtenidas en la misma.

Este informe se debe dar a conocer a las personas directamente responsables de

ejecutar las acciones correctivas.

Para medir la calidad y el cumplimiento de las inspecciones se le asigna un

puntaje para poder comparar esta efectividad con la meta.

9.7. PLAN DE EMERGENCIA

El plan de emergencia corresponde al documento donde se explica la manera de

desarrollar y establecer planes adecuados para preparar al personal de la

organización en el manejo de emergencias, permitiendo a estos la respuesta

rápida y efectiva ante cualquier situación de emergencia. Este se encuentra en el

ANEXO J.

9.8. MATRIZ LEGAL

Se elaboró una matriz legal, representada en la tabla 17, en la cual se plasman los

requisitos legales a los cuales Rapid Cartuchos Ltda debe dar cumplimiento, ya

que como reza en el numeral 4.3.2. Requisitos legales y otros de la norma NTC-

OHSAS 18001:2007, Rapid Cartuchos debe establecer, implementar y mantener

unos procedimientos para la identificación y acceso a los requisitos legales que

sean aplicables a ella. La matriz legal presentada a continuación será actualizada

de acuerdo a las modificaciones hechas por la entidad pertinente y a la vigencia

de la norma.

86

Tabla 17. Matriz Legal

EMITIDO POR LEGAL DESCRIPCIÓN

Ministerio de Salud LEY 9 DE A979

Normas para preservar, conservar y mejorar la salud de los individuos en sus ocupaciones

Ministerio de trabajo y seguridad industrial

RESOLUCIÓN NÚMERO 2400 DE 1979

Disposiciones sobre Vivienda, Higiene y Seguridad Industrial en establecimientos de trabajo

Ministerio de Salud

RESOLUCIÓN 8321 DE 1983

Normas sobre la protección y conservación de la audición, de la salud y el bienestar de las personas

Ministerio de Trabajo y Seguridad social.


Reglamentación de la organización y funcionamiento de los comités de medicina, higiene y seguridad Industrial en los lugares de trabajo

Ministerio de Salud


Reglamentación de la organización y funcionamiento y forma de los programas de salud ocupacional que deben desarrollar los patronos o empleadores del país.

Ministerio de Trabajo y Seguridad social.


Valores Límites permisibles para la exposición ocupacional al ruido

Ministerio de Trabajo y Seguridad Social


Procedimientos en materia de salud ocupacional (exámenes de Ingreso a la empresa).

Ministerio de Salud


Actividades en materia de salud ocupacional: incluye fármaco dependencia, alcoholismo, y tabaquismo en los P.O.S.

Ministerio de Trabajo y seguridad Social.

DECRETO 1295 DE 1994 Determina la organización y administración del sistema general de riesgos Profesionales.

Ministerio de Salud DECRETO 1772 DE 1994 Reglamenta la afiliación y las cotizaciones al

sistema general de riesgos Profesionales

Ministerio de salud. DECRETO 1832 DE 1994 Adopta la tabla de enfermedades

profesionales.

87

Ministerio de protección social


Se adopta el formato único de reporte de accidentes de trabajo y el formato único de reportes de enfermedad profesional

Dirección Técnica de Riesgos profesionales

CIRCULAR 004 DE 1997

Clasificación y pago de cotizaciones de conformidad con la tabla de clasificación de actividades económicas

Ministerio de trabajo

DECRETO 806 DE 1998

Afiliación al régimen de seguridad social en salud, prestación de los beneficios del servicio público esencial de seguridad social y como servicio de interés general en todo el territorio nacional

Dirección Técnica de Riesgos profesionales

CIRCULAR 001 DE 1998 Actividades de carnetización, divulgación, taza de accidentalidad, balance social y operativo y guías técnicas

Ministerio de Salud

RESOLUCIÓN 2569 DE 1999 Enfermedad profesional


CIRCULAR 008 DE 2000 Calificación de pérdida de la capacidad laboral, determinación de origen y fecha de estructuración

Presidencia/ Ministerio del Interior

DECRETO 321 Plan de Contingencias

Ministerio del Medio Ambiente

DECRETO 1703 DE 2002 Medidas para promover y controlar la afiliación y el pago de aportes en el sistema general de seguridad social en salud

Congreso nacional LEY 776 DE 2002 Normas sobre la organización administración y prestaciones del sistema general de riesgos profesionales


CIRCULAR 001 DE 2003

Vigilancia y control para la afiliación, promoción y prevención en riesgos Profesionales.

Decreto 1295 de 1994 Organización y administración del Sistema General de

Riesgos Profesionales Ministerio de Gobierno

Fuente: Autores

88

10. ANÁLISIS FINANCIERO

Para realizar la evaluación financiera y determinar si la inversión de la propuesta

es rentable para RAPID CARTUCHOS LTDA se establecieron los costos y

beneficios.

10.1. INVERSIÓN

Los costos en los que RAPID CARTUCHOS LTDA debe incurrir son:

10.1.1. Inversión en Seguridad Industrial

Al implementar un Sistema de Gestión Integral de Calidad y S & SO, es necesario

velar por la seguridad y bienestar de los empleados de RAPID CARTUCHOS

LTDA para lograr una excelente calidad, por lo cual se incurrirá en la compra

implementos de trabajo que no se encuentran disponibles en este momento en la

empresa, por esta razón se invertirá $ 2.784.300. La descripción técnica de los

elementos en los cuales se va a invertir para el Sistema de Seguridad y Salud

Ocupacional se puede observar en el ANEXO K.

Tabla 18. Inversión en Seguridad Industrial

IMPLEMENTOS UNIDADES VALOR

Unitario TOTAL

Tapa bocas Industriales (algodón o lino) 9 $ 200 $ 1.800

Guantes industriales Cuero tela 9 $ 7.500 $ 67.500

Sillas ergonómicas 15 $ 145.000 $ 2.175.000

Cinturones Ergonómicos 9 $ 60.000 $ 540.000

TOTAL $ 2.784.300

89

Fuente: Autores

10.1.2. Inversión en equipos

Se realiza una inversión en archivadores para dar orden a todos los documentos

de la organización y para facilitar la disposición de estos a las personas que

quieran consultarlos. La descripción técnica de los archivadores se encuentra en

el ANEXO O.

Tabla 19. Inversión en equipos

IMPLEMENTOS UNIDADES VALOR

Unitario TOTAL

Archivadores verticales 4 $ 513.090 $ 2.052.360

TOTAL $ 2.052.360

Fuente: Autores

10.1.3. Inversión en RR.HH

Para la implementación y desarrollo del Sistema Integral de Calidad y de S & SO

se le incluyen funciones al subgerente con respecto a la coordinación del sistema

de calidad y de S & SO, lo cual se le hace un incremento salarial de $500.000, Se

contrata a una persona especializada en Calidad y S & SO, realizara las

funciones de auditar los procesos de la empresa (Auditor Interno) ver manual de

funciones ANEXO G.

En papelería e insumos de oficina como soporte a la implementación y desarrollo

del sistema de gestión de calidad y de S & SO representados en formatos,

carpetas, insumos de oficina para satisfacer el sistema.

90

Tabla 20. Inversión RR.HH

IMPLEMENTOS UNIDADES VALOR Unit TOTAL anual

Incremento salarial al subgerente por coordinación de calidad y S & SO Mensual $ 2.000.000 $ 24.000.000

Contratación de Auditor interno Anual $ 2.560.000 $ 2.560.000

Papelería e insumos de oficina Mensual $ 60.000 $ 720.000

TOTAL $ 39.120.000 Fuente: Autores

La auditoría interna se realizara una vez por año, se contratará un auditor externo. De acuerdo a la

investigación en el mercado y a encuestas realizadas a auditores externos la hora en promedio

cobrada por los auditores es de $ 80.000.000 pesos. Se realizará una auditoría con una duración

de 2 días y de 8 horas por día. Es necesario realizar auditoría aparte para cada sistema, lo que

conlleva en total a 4 días de auditorías anuales.

10.2. BENEFICIOS

Se realizó un trabajo de campo durante el mes de Enero, Febrero, y Marzo en la

organización, con el fin de conocer el porcentaje de pedidos que fueron

reprocesados por no cumplir con los requisitos del cliente. El trabajo de campo

consistió en registrar diariamente cuantos pedidos eran devueltos por el cliente,

por errores en el servicio y los pedidos que no alcanzaban a ser entregados. Los

resultados del trabajo de campo se presentan a continuación:

91

Tabla 21. Resultados trabajo de campo

PE

DID

OS

E

NTR

EG

AD

OS

PE

DID

OS

D

EV

ULE

TOS

O N

O

EN

TRE

GA

DO

S

PE

DID

OS

E

NTR

EG

AD

OS

PE

DID

OS

D

EV

ULE

TOS

O N

O

EN

TRE

GA

DO

S

PE

DID

OS

E

NTR

EG

AD

OS

PE

DID

OS

D

EV

ULE

TOS

O N

O

EN

TRE

GA

DO

S

FECHA ENERO FEBRERO MARZO

1 X X DÍA NO HÁBIL DÍA NO HÁBIL

2 X X 28 4 50 7

3 X X 36 4 21 7

4 X X 58 7 56 2

5 X X 50 7 50 14

6 X X 35 6 56 6



9 X X 48 6 48 5

10 X X 46 5 47 5

11 X X 46 6 58 7

12 X X 48 6 51 7

13 36 5 50 7 50 9

14 44 3 DÍA NO HÁBIL DÍA NO HÁBIL


16 38 7 30 3 50 2

17 DÍA NO HÁBIL 45 7 46 10

18 DÍA NO HÁBIL 48 6 46 7

19 45 2 48 5 51 8

20 36 4 42 6 49 6



23 50 1 56 3 DÍA NO HÁBIL



26 51 4 51 7 44 4

27 44 4 33 9 50 12

92


29 21 6 X X DÍA NO HÁBIL

30 21 5 X X 58 4

31 DÍA NO HÁBIL X X 58 4

PROM DIARIO 40 5 45 6 50 7

% DE INCUMPLIMIENTO

12% 12% 14%

Fuente: Autores

El porcentaje de pedidos entregados de acuerdo a los requerimientos del cliente

se relaciona en la tabla14. Los valores ahí reflejados indican que el porcentaje de

la no calidad va a ser la diferencia entre el 100% y el porcentaje de calidad, la

diferencia es el porcentaje de de mala calidad.

Tabla 22. Comparativo

Fuente: Autores

De acuerdo al trabajo de campo, RAPID CARTUCHOS LTDA gasta en promedio 1

hora en reprocesar ese porcentaje de pedidos de mala calidad.

TABLA 23. % mala calidad

Fuente: Autores

PEDIDOS

ENTREGADOS

PEDIDOS

DEVULETOS O NO

ENTREGADOS

%

CALIDAD

PEDIDOS

ENTREGADOS

PEDIDOS

DEVULETOS O NO

ENTREGADOS

%

CALIDAD

PEDIDOS

ENTREGADOS

PEDIDOS

DEVULETOS O NO

ENTREGADOS

%

CALIDAD

PROM DIARIO 40 5 88% 46 6 88% 50 7 86%

ENERO FEBREO MARZO

12% 12% 14%

% MALA CALIDAD

93

A medida que los pedidos van aumentando el porcentaje de Mala calidad también

aumenta, por esta razón es indispensable la implementación del Sistema de

Gestión de Calidad.

Cuando en RAPID CARTUCHOS LTDA existe reproceso de pedidos, intervienen

las siguientes personas:

• Conductor (3) y auxiliar(2)

• Ejecutivo de cuenta (1)

• Jefe de despacho y bodega (1)

• Asistente de bodega (1)

• Facturación (1)

Se relaciona la hora hombre de cada uno para saber el ahorro mensual que se

tendría al momento de reducir el porcentaje de mala calidad.

Se utiliza la formula de hora hombre para hallar cuánto cuesta la hora de cada una

de las personas que participa en el reproceso:

H/H = mestrabajadasHoras

alprestacionacSB

__

_arg_%*

Implementando el Sistema de Gestión de Calidad no se tendrá que gastar la hora

diaria en reproceso, esto implica un ahorro mensual de $ 848.179 como se aprecia


94

Tabla 24. Ahorro diario y mensual

Fuente: Autores

Para sacar estos porcentajes se tuvo en cuenta la variación anual de los IPC de

los últimos cinco años10.

Tabla 25. Porcentajes de incremento anual

Fuente: www.bancolombia.com

De acuerdo a esto el impacto en la partida de Gastos Operacionales del Estado de

resultados de la organización, seria;

Tabla 26 . Ahorro en gastos operacionales.

Fuente: Autores

Todavía existe capacidad para abrir nuevos mercados, por lo que se da el

supuesto, sin basarse en ningún estudio de mercados, que se podrían aumentar

10 http://www.banrep.gov.co/series-estadisticas/see_precios.htm

CARGO No de trabajadores SB H/H TOTALConductor y Auxiliar 5 $ 496.900 $ 3.965 $ 19.826

Ejecutivo de cuenta 1 $ 700.000 $ 5.586 $ 5.586

Jefe de despacho y bodega 1 $ 550.000 $ 4.389 $ 4.389

Asistente de bodega 1 $ 496.900 $ 3.965 $ 3.965

Facturación 1 $ 600.000 $ 4.788 $ 4.788

DIA $ 38.554

MES $ 848.179

AÑO $ 10.178.149

AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5

7,13 5 3,77 3,89 4,18

AÑO 0 AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5

IPC 7,1% 5,0% 3,8% 3,9% 4,2%

GASTOS OPERACIONALES $ 10.178.149 $ 10.903.851 $ 11.449.044 $ 11.880.673 $ 12.340.455 $ 12.856.286

95

las ventas, con una buena gestión comercial y basándose en la implementación

del Sistema de Gestión Integral, en un 1%.

El incremento en ventas ha ido creciendo en los últimos años, se proyecta para el

2009 un crecimiento igual al del 2008, lo que corresponde a más el 1% de

incremento en ventas.

Los beneficios cualitativos obtenidos con la inversión en el Sistema de Gestión

Integral son el cumplimiento de las expectativas de los clientes y otras como:

• Mejora en el desempeño, coordinación y productividad.

• Mayor orientación hacia los objetivos empresariales y hacia las expectativas de

los clientes.

• Logro y mantenimiento de la calidad del servicio con el fin de satisfacer la

necesidades de los clientes

• Logro de la satisfacción del cliente

• Confianza por parte de la dirección en el logro y mantenimiento de la calidad

deseada.

• Evidencia de las capacidades de la compañía frente a los clientes fijos.

• Apertura de nuevas oportunidades de mercado

• Oportunidades de competir sobre la misma base que las organizaciones más

grandes.

• Mayor seguridad y bienestar para los empleados.

• Creación de una cultura organizacional.

2008 20096.276.628.596$ 7.146.990.520$

13% 14%

96

10.3. FLUJO DE CAJA

A continuación se presenta el flujo de caja del proyecto con los costos proyectados

a cinco años de acuerdo a la variación anual calculada del IPC.

Los beneficio para el flujo de caja corresponden a las utilidades y al aumento de

estas a través de los años teniendo en cuenta que estas deben aumentar como

mínimo el incremente del IPC. El ANEXO M demuestra que el aumento de las

utilidades de la compañía ha sido mucho más grande que las variaciones anuales

del IPC.

Los costos del proyecto son los siguientes:

Tabla 27. Costos del proyecto durante 5 años

Fuente: Autores

Los beneficios son los siguientes

COSTOS AÑO 0 AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5

Tapa bocas industriales 1.800$

Guantes industriales cuero tela 67.500$

Sillas ergonómicas 2.175.000$

Cinturones ergonómicos 540.000$

Archivadores verticales 2.052.360$

Incremento salarial Subgerente 24.000.000$ 25.711.200$ 27.544.409$ 29.508.325$ 31.612.268$ 33.866.223$

Sueldo para el auditor 2.560.000$ 2.742.528$ 2.938.070$ 3.147.555$ 3.371.975$ 3.612.397$

Papeleria e insumos de oficina 720.000$ 771.336$ 826.332$ 885.250$ 948.368$ 1.015.987$

TOTAL COSTOS 32.116.660$ 29.225.064$ 31.308.811$ 33.541.129$ 35.932.612$ 38.494.607$

IPC 7,1% 5,0% 3,8% 3,9% 4,2%

97

Tabla 28. Beneficios durante 5 años

Fuente: Autores

El flujo de correspondiente:

Tabla 29. Flujo de caja del proyecto.

INVERSIÓN AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5

-$ 25.956.660 $ 9.577.138 $ 2.479.579 $ 13.069.780 -$ 6.845.868 -$ 2.439.129

Fuente: Autores

Gráfico 9. Diagrama de flujo

Fuente: Autores

BENEFICIOS AÑO 0 AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5

Ahorro en Gastos operacionales $ 10.178.149 $ 10.903.851 $ 11.449.044 $ 11.880.673 $ 12.340.455 $ 12.856.286

IPC + 1% 7,13% + 1% 5% + 1% 3,77% + 1% 4,87% + 1% 4,18% + 1%

UTILIDAD $ 344.424.082 $ 372.322.433 $ 394.661.779 $ 429.392.015 $ 446.138.304 $ 469.337.495

AUMENTO EN UTILIDAD $ 27.898.351 $ 22.339.346 $ 34.730.237 $ 16.746.289 $ 23.199.192

TOTAL BENEFICIOS $ 38.802.202 $ 33.788.390 $ 46.610.909 $ 29.086.744 $ 36.055.478

98

En conclusión, la TIR del proyecto es de 0,4%, y se recupera la inversión a los tres

años de estar implementando el programa. Esto frente a una tasa de oportunidad

igual al DTF 7.09% (E.A.)11, resulta ser una excelente inversión .

11 http://www.grupobancolombia.com/conoceBancolombia/index.asp

99

11. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN

El éxito del Sistema de Gestión de Calidad en una compañía depende de cómo se

realice su implementación. Con un buen diseño pueden lograrse grandes

resultados pero siempre y cuando los empleados sepan cómo utilizarlo y hacia

qué punto dirigirlo. Por esta razón es necesario diseñar un plan de implementación

del Sistema de Gestión Integral de Calidad y S & SO.

El plan de implementación sigue el ciclo PHVA, en el cual existen cuatro etapas

principales las cuales son: planear, hacer, verificar y actuar. La metodología de

implementación de RAPID CARTUCHOS LTDA estará basada en este método, ya

pretende realizar planes propuestos, llevarlos a cabo, probarlos, al final revisarlos

y arreglar los problemas encontrados. Las cuatro etapas que se deben realizar

para la implementación del Sistema de Gestión Integral son las siguientes:

• Etapa P: Plan de charlas

• Etapa H: Implementación del diseño del sistema

• Etapa V: Auditoría de calidad y seguridad

• Etapa A: Mejoramiento

11.1. ETAPA P: PLAN DE CHARLAS

El propósito de las charlas es dar a conocer el Sistema de Gestión Integral a los

miembros de RAPID CARTUCHOS LTDA para que de esta manera comprendan

los temas relacionados con éste y pongan en práctica cada una de las actividades

que se deben llevar a cabo de acuerdo a la información suministrada.

La metodología utilizada consiste en dar a conocer por medio de charlas, folletos y

boletines electrónicos, el funcionamiento del Sistema de Gestión Integral con el fin

100

de que los empleados aprendan acerca de los temas relacionados,

comprendiendo en un 100% su implementación y aplicación a la organización.

Las charlas, folletos y boletines electrónicos enmarcan la importancia que tienen

los empleados en la formación del sistema haciéndoles ver la gran importancia

que cada uno de los miembros de la organización realice sus actividades de la

mejor manera posible, para que se vea reflejado en los procesos y productos

finales que serán entregados a los clientes internos y externos. Las charlas y

actividades se realizaran entre semana en el horario estipulado por la gerencia.

Los temas que se van a tratar en las charlas se encuentran en ANEXO N.

11.1.1. Etapa P: Implementación del diseño del sist ema

En la etapa P se diseña el Sistema de Gestión Integral de Calidad y de S & SO,

donde se establecen las directrices principales de éste, se determinan cuales son

las políticas y objetivos del sistema y cuál es el compromiso de la alta dirección

para el cumplimiento e implementación de éste.

Este sistema es conformado por el Sistema de Gestión de Calidad que se

encuentra documentado en el manual de calidad ANEXO C y es revisado

anualmente según el procedimiento planeación y revisión por la dirección del

Sistema de Gestión de Calidad, el cual se encuentra en el manual de

procedimientos ANEXO D, y el Sistema de Gestión de S & SO, definido en el

manual de S & SO, ANEXO I, el cual es revisado anualmente mediante el

procedimiento planeación y revisión por la dirección el cual se encuentra en el

manual de procedimientos ANEXO D.

101

La persona o cargo encargado de llevar a cabo las funciones relacionadas con el

control, implementación y seguimiento del Sistema de gestión Integral será el

subgerente de RAPID CARTUCHOS LTDA.

11.2. ETAPA H: IMPLEMENTACIÓN DEL DISEÑO DEL SISTEM A La implementación del Sistema de Gestión integral se basa en llevar a cabo lo

diseñado en la etapa P.

En primer lugar, se debe realizar el plan de trabajo para implementar en la

compañía el Sistema de Gestión Integral. Esta implementación debe hacerse por

cada área, siguiendo el orden del mapa de procesos que se encuentra en el

ANEXO D, comenzando por los estratégicos, después los operativos y finalmente

los de apoyo. Los directores y gerentes de RAPID CARTUCHOS LTDA, deben

establecer los objetivos de la implementación, las fechas y responsables de cada

área, asignar los recursos humanos e infraestructura y realizar los cambios

necesarios en la estructura de la compañía. Para esto deben realizar un

cronograma en el que se establezcan las fechas límites.

Por último se hace el despliegue del sistema para cada una de las áreas.

11.3. ETAPA V: AUDITORÍAS DE CALIDAD Y DE SEGURIDAD

La evaluación del sistema corresponde a las auditorías internas, las cuales se

realizan después de haber implementado el sistema en cada área, para verificar

que se cumple con lo que se documentó y se planeó. Con este resultado se sabe

cuál es el compromiso de la gerencia y se establece el inicio de las acciones

necesarias para solucionar las no conformidades encontradas, por lo que se

realiza el mejoramiento al sistema. Para esto se han establecido los

102

procedimientos de acciones correctivas y preventivas los cuales se encuentran en

el manual de procedimientos ANEXO D.

11.4. ETAPA A: MEJORAMIENTO

Es necesario para esta etapa conocer los resultados de las auditorías, para que se

proceda a la realización de cambios en el sistema, si es necesaria o no, la

creación de nuevos procesos o cargos para la delegación de funciones. En este

punto es necesaria la utilización de los procedimientos de acciones correctivas y

de acciones preventivas, logrando que de esta manera exista un mejoramiento

continúo.

103

11.5. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN Se planteó un cronograma de implementación del Sistema de Gestión Integral, con el fin de que Rapid

Cartuchos Ltda fije metas en el horizonte para implementar dicho sistema que traerá beneficios a la

organización.

104

12. CONCLUSIONES

• De acuerdo al diagnóstico establecido para NTC-ISO 9001:2008, los

numerales 4, Generalidades del Sistema de Gestión de Calidad, 5

Responsabilidades de la dirección y 8 Medición, Análisis y Mejora, son los

más críticos, ya que se refleja un nivel de cumplimiento por debajo del 20%.

• De acuerdo al diagnóstico establecido para NTC-OHSAS 18001:2007,

ningún numeral cumple con más del 15 % de cumplimiento.

• De acuerdo al diagnóstico de la norma NTC-ISO 9001:2008 el numeral 6

GESTIÓN DE LOS RECURSOS es el que se le da mayor cumplimiento con

un 62,5%.

• De acuerdo al diagnóstico de la norma NTC-OHSAS 18001:2007 no se le

da cumplimiento a los numerales 4.2 y 4.6 (0%).

• En el diagnostico realizado a RAPID CARTUCHOS LTDA se observa que

sus riesgos son bajos.

• Se desarrolló el manual de calidad en el cual se establecieron los principios

básicos a seguir para mejorar el cumplimiento de los requisitos legales

referentes a calidad y a la norma NTC-ISO 9001:2008.

• Se desarrolló el manual de S & SO en el cual se establecieron los principios

básicos a seguir para mejorar el cumplimiento de los requisitos legales

referentes a S & SO y a la norma NTC-OHSAS 18001:2007.

• Con este trabajo se definieron y documentaron los requisitos de los

procedimientos exigidos por la norma NTC-ISO 9001:2008 y la NTC-

105

OHSAS 18001:2007, esto con el fin de implementar un Sistema de Gestión

Integral que funcione adecuadamente.

• El plan propuesto de implementación está constituido por cuatro etapas que

se basan en el ciclo PHVA, en el cual se plantea una etapa de charlas las

cuales serán de gran importancia para la comprensión y aplicación del

Sistema de Gestión Integral.

• El proyecto resulta ser una excelente inversión la TIR del proyecto es de

0,4%, y se recupera la inversión a los tres años de estar implementando el

programa. Esto frente a una tasa de oportunidad igual al DTF 7.09%

(E.A.)12.

12 http://www.grupobancolombia.com/conoceBancolombia/index.asp

106

13. RECOMENDACIONES

• Es necesario que la alta gerencia se comprometa plenamente con la

implementación del Sistema de Gestión Integral, ya que sin el esfuerzo y

trabajo de ellos no es posible su desarrollo ni el cumplimiento de las metas

de la compañía.

• Es necesario que la alta gerencia desarrolle la conciencia en RAPID

CARTUCHOS LTDA sobre el trabajo en equipo y con esto determinar la

necesidad de trabajar con un enfoque en el cliente. Todos los empleados

deben ser conscientes de la importancia que implican sus actividades para

la satisfacción del cliente y que con esto no obtiene beneficios únicamente

la compañía, sino que ellos mejoran sus condiciones de trabajo a medida

que la empresa mejora.

• Generar la sensibilización en los trabajadores de la empresa en el tema de

calidad y S & SO. Generando entre ellos una integración como empresa la

cual ayuda a que se trabaje en equipo y se sientan participes de lo

implementado en la empresa.

• En cuanto a los clientes es necesario que se instaure dentro de RAPID

CARTUCHOS LTDA una conciencia en que no se busque únicamente la

satisfacción del cliente externo, sino que se debe reconocer la existencia y

satisfacción del cliente interno, las herramientas se deben entregar en

excelente condiciones para que ellos puedan realizar su actividad en las

condiciones adecuadas y entreguen un servicio de excelente calidad.

• Se recomienda que RAPID CARTUCHOS LTDA se ponga en contacto con

la ARP a la cual tiene a la mayoría de sus empleados afiliados y organice

107

una visita con una persona especializada en planes de evacuación,

señalización, etc.

• Se recomienda la compra de los elementos de S & SO y para que el

funcionamiento de la empresa mejore.

• Se recomienda la organización de documentos obsoletos y la colocación de

un sello para la identificación de los mismos.

108

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