Captulo 1

Captulo 1

Introduccin a la gestin de stocks

Leccin: Gestin de stocks e inventario

Ejemplo empresarial

En su empresa los stocks se modifican a diario. Esto puede deberse, por ejemplo, a

entregas de mercancas por parte de proveedores, a traslados internos o a puestas a

disposicin de materiales para produccin. Aqu se ponen a prueba las relaciones

entre la gestin de stocks y otras reas de Logstica.

Alcance de gestin de stocks e inventarioLa gestin de stocks es un componente crucial de Gestin de materiales y forma

parte del proceso logstico general.

Grfico 2: Alcance de la gestin de stocks

La gestin de stocks proporciona informacin acerca de la planificacin de

necesidades, que no slo tiene en cuenta el stock fsico, sino tambin los

movimientos planificados (necesidades y entradas). Las necesidades calculadas

con la planificacin de necesidades se aprovisionan externa o internamente.

Cuando se solicita un material a un proveedor, en la gestin de stocks se realiza una

entrada de mercancas relativa al pedido. Ms adelante, la factura del proveedor

es procesada durante la verificacin de facturas. Entre otras comprobaciones,

se verifica si las cantidades y los valores del pedido y la entrada de mercancas

coinciden con los de la factura.

Si un material se aprovisiona internamente mediante produccin, la gestin de

stocks se encarga de la puesta a disposicin de los componentes. La entrada de

los productos terminados en el almacn tambin se contabiliza en la gestin de

stocks del mismo modo.

Por otra parte, el material no se ha tomado del almacn para produccin interna,

sino para realizar la entrega relativa a pedidos. Una verificacin de disponibilidad

dinmica puede facilitar informacin acerca de si hay una cantidad suficiente del

material necesario en el momento de introducir el pedido. (La verificacin de

disponibilidad se puede utilizar tambin con reservas y rdenes de fabricacin.)

Cuando se genera la entrega, la cantidad que se debe entregar se marca como

"entrega al cliente" y se deduce del stock total cuando se contabiliza la salida de

mercancas.

Si se administra el stock en almacn mediante la gestin de stocks, se pueden

gestionar las cantidades y los valores de los stocks de material en diversos

almacenes.

Adems, Gestin de almacenes permite visualizar todo el complejo de almacenes

en el sistema en detalle, incluidos los niveles de almacn. Con ello no slo

se ve un resumen de la cantidad total de un material concreto en el complejo

de almacenes, sino que adems se puede determinar dnde se encuentra un

material determinado dentro del complejo en cualquier momento. Con Gestin

de almacenes se puede optimizar el uso de todos los almacenes y movimientos

de almacn, y almacenar juntos stocks de material de almacenes con una gestin

catica y distribuidos entre varios centros.

Nota: Gestin de almacenes se incluye en Logistics Execution.

Gestin de stocks e inventario como parte de gestin de materiales

Al igual que las compras y la verificacin de facturas logstica, la gestin de stocks

es un componente clsico de la gestin de materiales.

Grfico 3: Tareas de la gestin de stocks

La gestin de stocks incluye las tareas siguientes:

. Gestin de los stocks de material por cantidad y valor

. Planificacin, creacin y verificacin de todos los movimientos de

mercancas

. Ejecucin del inventario

Gestin de los stocks de material por cantidad

La gestin de stocks muestra los stocks fsicos mediante la creacin de todas las

operaciones que provocan una modificacin en el stock y las actualizaciones del

stock resultante en tiempo real. En todo momento hay disponible un resumen de la

situacin de stocks actual de un material. Esto le permite diferenciar entre:

. Cantidades de stock en el stock de libre utilizacin

. Cantidades de stock en el stock en control de calidad

. Cantidades de stock pedidas pero no recibidas

. Cantidades de stock en el almacn reservadas para produccin o para un

cliente

Si un material se debe dividir en partidas, se puede crear un lote para cada partida

y gestionarlo individualmente en el stock. La gestin de stocks tambin puede

gestionar muchos tipos de stocks especiales propios y externos (tales como stocks

en consignacin) independientemente del stock normal.

Gestin de los stocks de material por valor

Los stocks tambin se pueden gestionar por valor. Con cada movimiento de

mercancas el sistema actualiza automticamente los datos siguientes:

. Actualizacin de la cantidad y del valor para la gestin de stocks

. Imputacin para la contabilidad de costes

. Cuentas de mayor para Gestin financiera mediante una determinacin

automtica de cuentas

El nivel de organizacin en que se gestionan los stocks de material por valor es el

rea de valoracin. El rea de valoracin puede corresponderse con un centro o

una sociedad. La gestin de stocks suele utilizar niveles de centro y de almacn. Al

introducir un movimiento de mercancas, slo debe indicar el centro y el almacn

de las mercancas. La sociedad se deriva del centro mediante el rea de valoracin.

Planificacin, creacin y verificacin de todos los movimientos de mercancas

Los movimientos de mercancas incluyen tanto los movimientos .externos. (tales

como las entradas de mercancas de aprovisionamiento externo o las salidas de

mercancas para pedidos de cliente) como los .internos. (tales como entradas

desde produccin, tomas de material a efectos internos, traslados y traspasos).

Los documentos que se crean para los movimientos de mercancas y que son la

base para la actualizacin de la cantidad y del valor sirven de verificacin del

movimiento.

Ejecucin del inventario

Durante el inventario se hace inventario de los stocks. El inventario se puede

ejecutar tanto para stocks propios como para stocks externos.

Leccin: Transaccin para movimientos de mercancas: MIGO

Ejemplo empresarial

Como empleado del almacn, tiene la responsabilidad de registrar los movimientos

de mercancas. Para familiarizarse mejor con la transaccin de pantalla nica de

movimientos de mercancas, quiere registrar una entrada de mercancas. Tras

la contabilizacin, verifique si se ha llevado a cabo la actualizacin del stock

en funcin de la cantidad y del valor.

Movimientos de mercancas

Los movimientos de mercancas pueden ser .externos. o .internos.. Por lo

general, una transaccin que provoca una modificacin de stock se considera

un movimiento de mercancas. Existen cuatro tipos distintos: Entradas de

mercancas, salidas de mercancas, traslados y traspasos.

Grfico 4: Movimientos de mercancas

Una entrada de mercancas (EM) es un movimiento de mercancas en el que se

contabiliza la recepcin de mercancas tanto de un proveedor externo como de la

fabricacin. Una entrada de mercancas provoca un aumento del stock en almacn.

Una salida de mercancas (SM) es un movimiento de mercancas en el que se

contabiliza una toma de material, una salida de mercancas, un consumo de

materiales o un envo de mercancas para un cliente. Una salida de mercancas

provoca una disminucin del stock en almacn.

Un traslado es la salida de materiales de un almacn determinado y la colocacin

de los mismos en otro almacn. Los traslados pueden llevarse a cabo dentro un

mismo centro o entre dos centros distintos.

El traspaso es el trmino principal que se emplea para los traslados y modifica la

identificacin del stock o la cualificacin de un material independientemente de si

la contabilizacin est enlazada con un movimiento fsico o no. Como ejemplos de

traspaso se pueden citar la liberacin del stock para control de calidad, el traspaso

de un material a otro, o el traspaso de material en consignacin.

Grfico 5: Documentos de movimientos de mercancas

Cuando se registra un movimiento de mercancas, se puede trabajar con o sin

documentos de referencia. Puede registrar una entrada de mercancas, por ejemplo,

con referencia a una orden de fabricacin o a un pedido. No obstante, tambin

puede registrar manualmente todos los datos necesarios. Los documentos que se

crean para la contabilizacin de movimientos de mercancas y que constituyen

la base para la actualizacin en funcin de la cantidad y el valor tambin pueden

servir para verificar el movimiento. En este caso se aplica el principio contable de

.ninguna contabilizacin sin documento..

Documento de Material

El documento de material se utiliza para verificar el movimiento de

mercancas y como fuente de informacin para posteriores aplicaciones.

Est formado por una cabecera y como mnimo una posicin. La cabecera

contiene los datos generales acerca de la clase de movimiento, como la fecha

y el nmero de la nota de entrega. Las posiciones describen los distintos

movimientos.

Los documentos de material se identifican mediante el nmero de documento

y el ao del mismo.Documento contable

Si el movimiento es relevante para Gestin financiera (es decir, si el

movimiento provoca una actualizacin de las cuentas de mayor), el sistema

crear un documento contable paralelo al documento de material. En

algunos casos (p. ej., si existen dos posiciones de documento de material con

diferentes centros que pertenecen a diferentes sociedades), el sistema crea

diversos documentos contables para un mismo documento de material. Las

cuentas de mayor afectadas por el movimiento de mercancas se actualizan

mediante la determinacin automtica de cuentas.

Los documentos contables se identifican mediante la sociedad, el nmero

de documento y el ejercicio.

Consejo: Por lo general, el nmero de documento de material y el

nmero de documento contable no coinciden.

Adems de la creacin de los documentos mencionados anteriormente, la entrada

de un movimiento de mercancas desencadena otras transacciones en el sistema.

En consecuencia, el sistema actualiza las cantidades y valores de stocks en

el registro maestro de materiales. Si hay otras aplicaciones implicadas en la

transaccin, el sistema tambin las actualizar.

Unidades de medida de entrada para movimientos de mercancas

La gestin de stocks diferencia entre las unidades de medida de entrada siguientes:

. Unidad de medida base o unidad de medida de almacn

. Unidad de medida de entrada

. Unidad de medida del precio de pedido

La unidad de medida base o la unidad de medida de almacn es la unidad en

la que se gestionan los stocks de un material. Tambin se pueden introducir

movimientos de mercancas en otras unidades de medida, siempre que estas

unidades de medida estn definidas en el registro maestro de materiales como

unidad de medida alternativa o como conversiones estndar (p. ej., g a kg). Si la

unidad de medida de entrada es diferente de la unidad de medida de almacn, la

cantidad se convertir a la unidad de medida de almacn.

Grfico 6: Unidades de medida en la gestin de stocks

Existe la posibilidad de definir diferentes unidades de medida de entrada en el

registro maestro de materiales para las aplicaciones.

. Unidad de medida de pedido (UMP)

. Unidad de medida de venta

. Unidad de medida de salida

. Unidad de medida de fabricacin

Estas unidades de medida sern propuestas automticamente para el movimiento

de mercancas. Si no se ha actualizado una unidad de medida determinada, el

sistema propondr la unidad de medida de almacn.

Transaccin MIGO

La transaccin de registro de movimientos de mercancas consta de una sola

pantalla. Esto se divide en los mbitos de pantalla

. rbol de resumen

. Datos de cabecera

. Resumen de posiciones

. Datos detallados de la posicin

En los datos de cabecera y detallados, la informacin se agrupa en etiquetas

individuales.

Grfico 7: Movimientos de mercancas: Transaccin MIGO

rbol de resumen

El rbol de resumen visualiza los 10 ltimos documentos correspondientes

a pedidos, rdenes, reservas, documentos de material y datos retenidos.

El sistema inserta estos documentos de forma automtica en el rbol de

resumen. Se trata de los documentos (pedidos, rdenes, reservas) a los que se

ha hecho referencia al contabilizar un movimiento de mercancas, as como

de los documentos de material que se han creado. De este modo, siempre

contar con un resumen de las ltimas actividades ejecutadas.

Consejo: El resumen de documentos no est destinado a la bsqueda

de los mismos. Para este fin se utiliza Buscar documento.

Consejo: En el resumen de documentos, puede marcar Slo

documentos de material para la visualizacin.

Datos de cabecera

Los datos de cabecera contienen informacin relativa al documento de

material completo, como la fecha del documento y de contabilizacin, el

texto de cabecera del documento, el autor y la fecha de entrada.

Desde los datos de cabecera puede acceder al documento contable.Resumen de posiciones y datos detallados de posicin

Las posiciones del documento se enumeran en el resumen de posiciones. Si

hace clic en el nmero de una posicin del resumen, el sistema abrir los

datos detallados de la misma. En la Info detallada encontrar informacin

sobre los documentos de referencias o la imputacin.

Grfico 8: Navegacin en la transaccin MIGO (1)

Los mbitos de pantalla se pueden abrir y cerrar de forma individual, a excepcin

del resumen de posiciones. Para visualizar u ocultar el rbol de resumen, utilice

Visualizar/Desactivar resumen. Para la cabecera y la info detallada de posicin,

seleccione Abrir/Cerrar datos de cabecera o Abrir/Cerrar datos detallados. Para

abrir los datos detallados de una posicin, tambin puede hacer clic en el nmero

de la misma en el resumen de posiciones.

Atencin: Cuando haya abierto los datos detallados de una posicin,

slo podr modificarla en los datos detallados, y no en el resumen de

posiciones.

Al abrir y cerrar los mbitos de pantalla, puede modificar el tamao de los mismos.

Por ejemplo, si cierra la cabecera y los datos detallados, aumentar el tamao del

resumen de posiciones. Cada vez que llame la transaccin, la pantalla aparecer

con el formato seleccionado antes de cerrar la ltima sesin.A continuacin se describen con mayor detalle los campos y funciones ms

importantes de la transaccin MIGO.

Grfico 9: Navegacin en la transaccin MIGO (2)

Funcin: Reiniciar

Para finalizar una transaccin en tratamiento en MIGO, no es necesario salir

de la misma. Basta con seleccionar Reiniciar para iniciar una nueva

transaccin.

Campo de lista: Operacin

Este campo de lista permite seleccionar la transaccin que se desea procesar.

Puede seleccionar una de las siguientes referencias:

. Entrada de mercancas

. Devolucin

. Entrega posterior

. Liquidacin posterior

. Liberar stock bloqueado en la entrada de mercancas

. Salida de mercancas

. Traspaso

. Tomar material del almacn

. Almacenar

. Anulacin

. Visualizar

Campo de lista: Referencia

Este campo de lista permite determinar el documento al que se desea hacer

referencia en la transaccin correspondiente. Puede seleccionar una de las

siguientes referencias:

. Entrega entrante

. Orden

. Entrega

. Pedido

. Nota de Entrega

. Documento de Material

. Reserva

. Otros (sin referencia)

. Transporte

. Identificacin de transporte

Funcin: Buscar documento

En funcin de la referencia seleccionada, podr buscar reservas, documentos

de compras o documentos de material si selecciona el texto quick info

Buscar pedido.

Tras llamar la funcin de bsqueda, registre los conceptos de bsqueda en la

ventana de dilogo. El resultado de la bsqueda se visualizar en una ventana

independiente en el rea inferior de la pantalla. Podr utilizar las funciones

de List Viewer ABAP en los resultados de la bsqueda que aparezcan. Por

tanto, es posible clasificar los documentos segn distintos criterios. Al hacer

doble clic en los documentos relevantes, podr copiar los documentos en el

resumen de posiciones para tratarlos.

Para cerrar la ventana de resultados de bsqueda, seleccione el texto

quick infoCerrar resultados de bsqueda. Si desea visualizar de nuevo

los resultados de la ltima bsqueda, seleccione el texto quick info

Visualizar resultados de ltima bsqueda. Cuando salga de la transaccin,

los resultados de la bsqueda se perdern.

Funcin: Verificar

Mientras procesa un movimiento de mercancas y registra los datos, el

sistema no emite ningn mensaje de advertencia ni de error. Si desea conocer

las posiciones para las que el sistema emitira un mensaje de advertencia

o de error antes de contabilizar, seleccione primero Verificar. Aparecer

una ventana de dilogo con todos los mensajes de advertencia o de error.

Cuando haya verificado un documento por primera vez, aparecer una nueva

columna Status en el resumen de posiciones, que visualiza los resultados de

la verificacin de cada posicin mediante un smbolo de semforo. Si hace

clic en el smbolo del semforo, acceder al log de mensajes de la posicin

en cuestin.

Si sale del documento inmediatamente sin grabar, obtendr nicamente una

ventana de dilogo con un log de mensajes que incluir los de advertencia

y los de error, en caso de que los hubiera. Si no aparece ningn mensaje

de error durante la contabilizacin, el sistema no visualizar los posibles

mensajes de advertencia.

Ayuda directa

Si selecciona Ayuda, se abrir otro mbito de pantalla con informacin y

sugerencias de usuario sobre la transaccin MIGO. Lea la ayuda para saber

cmo utilizar la transaccin. Para ocultar de nuevo la ayuda, seleccione

Ayuda o Cerrar.

Valores propuestos de clase de movimiento e indicador de stock especial

Estos campos permiten registrar directamente valores propuestos para la

clase de movimiento y el indicador de stock especial. Una vez registrados, el

sistema propondr estos valores en todas las posiciones.

Si modifica los valores propuestos durante una transaccin de entrada,

la modificacin no tendr ningn efecto en las posiciones que ya haya

registrado. Los nuevos valores propuestos slo se aplicarn a las posiciones

que registre despus de la modificacin.

Para modificar los valores propuestos, tambin puede seleccionar Opciones

Valores propuestos. Acceder a una ventana de dilogo independiente en

la que podr determinar sus propios valores propuestos.

Grfico 10: Valores propuestos para la transaccin MIGO

Determine en una lista los valores propuestos para la clase de movimiento, el

indicador de stock especial y el tipo de stocks en funcin de la transaccin y

el documento de referencia.

Adems de los valores propuestos, tambin puede determinar valores

adicionales que el sistema propondr al registrar otros movimientos de

mercancas. Estos valores pueden ser el centro, el almacn o el indicador OK.

El sistema graba todos los valores propuestos especficos para el usuario,

que tendrn vigor hasta que vuelva a modificarlos.

Registro de una entrada de mercancas en relacin con un pedido

Grfico 11: Registro de una entrada de mercancas en relacin con un pedido

1. En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Logstica Gestin

de materiales Gestin de stocks Movimiento de mercancas

Movimiento de mercancas (MIGO).

2. Seleccione Entrada de mercancas y la referencia Pedido.

3. Verifique el valor propuesto para la clase de movimiento y modifquelo a

101 en caso necesario.

4. Registre el nmero del pedido. Para buscar el pedido, seleccione el texto

quick info Buscar pedido.

5. Para copiar la posicin del pedido, seleccione el texto quick info Ejecutar.

6. Registre la fecha del documento y el nmero de la nota de entrega del

proveedor en la etiqueta General.

7. Marque las posiciones entregadas con el indicador OK. Si es necesario,

modifique la cantidad propuesta para las posiciones y especifique un

almacn.Atencin: Cuando haya abierto los datos detallados de una posicin,

slo podr modificarla en los datos detallados, y no en el resumen

de posiciones.

8. Contabilice la entrada de mercancas.

Visualizacin de un documento de material y el

documento contable correspondiente

1. En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Logstica Gestin

de materiales Gestin de stocks Movimiento de mercancas

Movimiento de mercancas (MIGO).

2. Seleccione Visualizacin y la referencia Documento de material.

3. Registre el nmero de documento de material y el ao del documento. Si lo

desea, tambin puede buscar el documento de material (seleccione el texto

quick info Buscar documento material), o bien hacer doble clic en el nmero

de documento de material en el resumen para seleccionar los documentos.

4. Para visualizar el documento de material, seleccione el texto quick info

Ejecutar.

5. Para visualizar el documento contable, abra los datos de cabecera y

seleccione la etiqueta Info de documento. Seleccione Documentos FI.

Acceder a una ventana de dilogo. Marque el documento contable y

seleccione para visualizarlo.

Retener datos y gestionar datos retenidos

Si debe finalizar el procesamiento del movimiento de mercancas antes de

contabilizarlo, el sistema puede retener los datos registrados sin efectuar la

contabilizacin. En la prxima sesin, por tanto, no deber registrar de nuevo

todos los datos, sino simplemente llamar los datos retenidos. El sistema no crea

ningn documento para los datos retenidos.

Para copiar los datos que desea retener, utilice Retener, con lo que se copiarn en

la lista de datos retenidos. Puede visualizar esta lista en la transaccin MIGO.

Para visualizar los datos, seleccione Entrada de mercancas Datos retenidos.

A continuacin, basta con seleccionar los datos que desea seguir procesando. El

rbol de resumen visualizar las ltimas 10 posiciones de datos retenidos; en

l, haga doble clic en los datos para seleccionarlos y seguir procesndolos. El

sistema borra automticamente los datos retenidos cuando contine procesando

el movimiento de mercancas.

Grfico 12: Retener datos

Tambin es posible utilizar los datos retenidos como referencia para transacciones

de uso frecuente. Estas referencias no se borrarn cuando las vuelva a llamar.

Para convertir los datos retenidos en referencia, fije el indicador Referencia.

Las referencias se distinguen en el rbol de resumen por el smbolo situado

delante del comentario.

Si desea borrar datos retenidos que ya no necesite del rbol de resumen, seleccione

Entrada de mercancas Datos retenidos (o Borrar entradas seleccionadas)

para seleccionar los datos para el borrado.

Si desea borrar datos retenidos de otros usuarios, seleccione el report ABAP

Gestionar datos retenidos (MMIM_PREDOC_MAINTAIN). Para acceder a

este report, seleccione Logstica Gestin de materiales Gestin de stocks

Trabajo peridico Gestionar datos retenidos.

Atencin: El sistema no puede retener determinados tipos de datos, por lo

que deber registrarlos de nuevo despus de ponerlos a disposicin. Los

tipos de datos que no se pueden retener son, entre otros:

. Clasificacin de lotes

. Datos de importacin

. Objeto resultante

En la clasificacin de lotes, los criterios de seleccin creados se perdern

si no se contabiliza inmediatamente el documento.