DOCUMENTOS MERCANTILES

Definición:

Los documentos mercantiles son títulos, efectos, recibos, facturas, notas de débito y crédito, planillas de sueldos, vales de mercaderías, etc. Los cuales sirven para legitimar el ejercicio de las transacciones y documentar las operaciones mercantiles en los comprobantes de contabilidad.

Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de Contabilidad, donde el profesional contador obtiene los datos necesarios para procesar las cuentas y efectuar los asientos contables en los comprobantes de contabilidad.

Cuanto más grande sea la empresa mucho mayor será la necesidad de usar estos documentos.

Clases de documentos mercantiles

Dentro la idea de documentación mercantil, toda constancia escrita de una transacción comercial se puede utilizar para:

Certificar los registros contables realizados en libros de contabilidad. Probar un hecho desde el punto de vista legal.

Partiendo desde el segundo uso, podemos observar que los libros de contabilidad son tan sólo un medio de prueba y en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo.Por tal importancia estos documentos son clasificados en:

Documentos Negociables. Son todos aquellos documentos que se pueden negociar a través de endosos, descuentos en una entidad financiera antes de su vencimiento.

Documentos no Negociables. Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez pueden formar pruebas desde el punto de vista legal.

1. Letra de cambio

La letra de cambio es una orden incondicional por escrito hecha por una persona natural o jurídica dirigida a otra persona también natural o jurídica, con el objeto de exigir que ésta efectué el pago de una determinada cantidad de dinero, a una fecha futura fija o determinable.

Modos de giro de letra de cambio

Las modalidades de giro pueden variar según el país donde se practique la contabilidad, pero los principios siguen las modalidades de:

A la vista. No se necesita ser previamente aceptada, solo basta presentar el mismo día de su giro o cualquier otro día para exigir su pago. No es muy usual hacer uso de esta práctica.

A días o meses vista. Esta modalidad tiene la característica de que el plazo de vencimiento se computa a partir de la fecha de aceptación de la letra, es decir la fecha en que "a visto" el aceptante y firmado el compromiso de pagaría.

A días o meses fecha. En esta modalidad el plazo de vencimiento se computa desde la fecha en que la letra fue girada. En este caso se cuentan los días conforme al año civil, es decir computando los días que tiene cada mes.

A fecha fija. En esta modalidad se especifica la fecha de pago en la letra de cambio.

Modelo de la letra de cambioLa letra de cambio puede seguir el siguiente modelo:

El llenado de una letra de cambio se realiza de la siguiente manera:

1. Valor o importe de la letra de cambio en números.2. Fecha de emisión de la letra de cambio.3. Número correlativo de letras de cambio que emite la empresa.4. Plazo o fecha de vencimiento.5. Letra o única.6. Nombre del beneficiario.7. Valor de la letra en forma literal.8. Recibido.9. Registro del nombre del deudor, su dirección y teléfono.10. Firma del acreedor.

2. El pagare

El pagaré es una promesa escrita e incondicional de pagar una suma fija o determinable de dinero en un tiempo determinado. Este documento tiene que estar firmado por las personas que acuerdan efectuar el pago.

Este es un documento privado de crédito, que en su caso puede ser elevado a instrumento público mediante el reconocimiento de firmas y rúbricas antes o después de la transacción.

El pagaré se diferencia de la letra de cambio por:

Incluir la estipulación de intereses ordinarios y penales. No pueden ser girado a la vista sino:

o A días o meses fecha.o A fecha fija.

Los pagarés piden ser de diferentes tipos:

1. Simple o a sola firma. Este tipo de pagaré está firmado solamente por el deudor quien garantiza el cumplimiento de la obligación a la fecha de vencimiento.

2. Con garantía personal. Este tipo de pagaré establece que cuando existe la garantía de otra persona quien en forma solidaria y mancomunada se compromete a satisfacer la obligación en la fecha de vencimiento en caso del incumplimiento por parte del deudor.

3. Con garantía prendaria. Este tipo de pagaré garantiza la deuda con una prenda que puede ser vehículos, joyas, títulos de propiedad, etc.

4. Con garantía hipotecaria. Este tipo de pagaré es utilizado en casos de que exista una garantía hipotecaria como un bien inmueble, en este caso el acreedor puede gestionar el remate del bien para recuperar el valor de crédito si no fue satisfecha la obligación en la fecha de vencimiento.

5. Mixto. Este tipo de pagaré es utilizado cuando existe la combinación de las garantías mencionadas. Como por ejemplo: el crédito se otorgue con garantías personales y prendarias.

Formato de un pagare

El formato de un pagaré puede tomar el siguiente modelo:

Para el llenado del pagaré se procede de la siguiente manera:

1. Importe en cantidad de la deuda.2. Nombre completo del deudor.3. Fecha de vencimiento de la obligación.4. Nombre del beneficiario o acreedor.5. Importe literal.6. El porcentaje de interés ordinario.7. El porcentaje de interés penal en caso de mora.8. Nombre del garante.9. Fecha de emisión del pagaré.10. Firma del deudor.11. Firma del garante.

3. El cheque

El cheque es una orden de pago con una determinada suma de dinero, debe ser pagado contra presentación del cheque en cajas de Bancos.

Este documento mercantil permite al librador o cuentacorrentista retirar en su nombre en forma parcial o total de los fondos depositados en poder del librado o Banco.

Características del cheque

El cheque tiene las siguientes características:

El cheque debe tener fondos disponibles. El girador debe tener, fondos depositados y disponibles en el Banco girado o haber recibido de éste autorización para girar cheques en virtud de una apertura de crédito.

El cheque se puede girar por dos modalidades:o Al portador.o Nominativa. Es decir a la orden de una persona natural o jurídica.

Formato de un cheque

Por lo general el cheque tiene el siguiente formato:

En la emisión de cheques se deben cumplir con los siguientes requisitos:

1. Cantidad en cifras.2. Fecha de emisión del cheque.3. Nombre del beneficiario.4. Cantidad en letras.5. Firma del girador o librador.6. Número del cheque.7. La clave o número de cuenta.

El recibo

El recibo es un documento mercantil, mediante el cual una persona acredita haber recibido de otra persona una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de comprobante de pago.

Existen varios tipos de recibos, entr las más importantes tenemos los recibos de:

Recibo de Caja de Ingreso. Recibo de Caja de Egreso. Recibo de Alquiler. Recibo de Depósito en cuenta corriente. Recibo de Depósitos en garantía. Recibo de Depósitos en custodia. Recibo de Depósito a plazo fijo. Recibo de Depósito judicial.

Recibo de caja de ingreso

Es un documento que se emite para respaldar la recepción de efectivo o cheque por ventas al contado, cobranzas al cliente y otros deudores.El formato del recibo de caja de ingreso, por lo general toma la siguiente estructura:

Los recibos deben ser pre numerados y deben emitirse respetando la correlatividad de los mismos.La emisión se efectúa de la siguiente forma:

1. Importe en numeral.2. Nombre de quién se recibe el efectivo o cheque.3. Importe en literal, tachando lo que no corresponde.4. Una breve descripción del pago.5. Número del cheque y el banco.6. Lugar y fecha de emisión.7. Firma de cajero, en señal de haber recibido conforme.

Recibo de la caja de egreso

Es un documento que respalda el desembolso de efectivo por compra de bienes y servicios al contado o pago de deudas de la empresa.

El formato de los recibos de caja de egreso pueden seguir la siguiente estructura:

Los recibos deben ser pre numerados y deben emitirse respetando la correlatividad.La emisión se efectúa de la siguiente forma:

1. Importe en numeral.2. Nombre del beneficiario a quién se paga el efectivo.3. Importe en literal, tachando lo que no corresponde.4. Una breve descripción del pago.5. Lugar y fecha de emisión.6. Firma del cajero en señal de haber pagado conforme.7. Firma del beneficiario.

Recibo de alquiler

Este documento debe ser extendido en forma obligatoria por el dueño de casa, por el dinero que recibe del inquilino.

El formato del mencionado recibo sigue el siguiente modelo:

Recibo de depósito en cuenta corriente

Es un documento que firma y sella la entidad financiera, como constancia de haber recibido una determinada cantidad de dinero dentro una transacción realizada a alguna cuenta corriente o caja de ahorros de la empresa. Estos fondos son de libre disponibilidad del depositante, quien puede retirar en forma parcial o total mediante el giro de cheques o a través de cajeros automáticos que todos los bancos tiene este servicio.

Recibo de depósito a plazo fijo

Este documento mercantil es emitido por el Banco, que especifica el plazo del depósito que puede ser de 30, 90, 360, etc. días y la tasa de interés que reconoce el Banco.

En este tipo de depósitos la entidad financiera ofrece a mayor plazo mayor tasa de interés.El depósito usualmente es devuelto a la fecha de vencimiento, capital más intereses.

Recibo de depósitos en garantía

Este documento es emitido por los Bancos como constancia de haber recibido valores, títulos de propiedad, etc. como garantía de un préstamo otorgado, de modo que la devolución se efectuará una vez satisfecha la deuda tanto en capital como intereses devengados hasta la fecha de vencimiento.

Recibo de depósito en custodia

Este documento es emitido por los Bancos o Depositarios que es otorgado como constancia de haber recibido valores, joyas, documentos y otros, las que serán devueltas al término del tiempo establecido previo pago de una comisión.

Recibo de depósito judicial

Este documento es la constancia del depósito que se efectúa en una entidad financiera por orden del Juez. Para su retiro se requiere el endoso de la misma autoridad.

Factura

¿Qué es una factura?Es un comprobante de pago que se emite en operaciones netamente comerciales.

¿Quiénes deben emitir factura?Las personas naturales o jurídicas dedicadas a comercializar productos, producir o prestar servicios, además se encuentren acogidos al Régimen Especial de renta (RER) o Régimen General.

¿A quienes se emite la factura?Las facturas se emiten a los adquirentes o usuarios que posean RUC, salvo en operaciones de exportación y servicios de comisión mercantil prestados a personas no domiciliadas en el país (extranjeros).

¿En qué casos se debe emitir la factura?Se emitirán en los siguientes casos:a) Cuando la operación se realice con sujetos del IGV (Impuesto General a las Ventas) que tengan derecho al crédito fiscal.b) Cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gasto o costo para efecto tributario.c) Cuando el sujeto del RUS (Régimen Único Simplificado) lo solicite a fin de sustentar crédito deducible para efectos del Impuesto a la Renta.d) En otras operaciones señalas en el numeral 1 del artículo 4º del Reglamento de Comprobantes de Pago.

¿Con cuántas copias se debe emitir la factura?Se deberá emitir en tres copias, la primera denominada "Adquirente o Usuario", la segunda denominada "Emisor" y la tercera "SUNAT".Luego de emitido el comprobante la primera y tercera copia deberá ser entregada al comprador o usuario, quedándose la segunda con la empresa o persona responsable de la venta o prestación del servicio.En las copias se consignará además la leyenda "Copia sin derecho a crédito fiscal del IGV". En los casos de operaciones de exportación, no es obligatorio consignar esta leyenda.

¿Se debe entregar factura cuando se realiza una venta o transferencia gratuita?En el caso en que se transfiera mercadería o preste un servicio en forma gratuita, tales como promociones, regalos, donaciones, etc., cuando se done o entregue bienes en forma gratuita irá la leyenda: "Transferencia gratuita"; mientras que por el servicio prestado en forma gratuita irá: "Servicio prestado gratuitamente", y se precisará el valor de venta o el importe del servicio prestado que haya correspondido a cada operación respectivamente y en el importe a pagar el valor nulo o cero (S/. 0.00).

El vale

Es un documento de crédito que se utiliza como promesa de pago por el cual el deudor se compromete a pagar a su acreedor cierta cantidad de dinero, en el lugar y fecha que se determinan en el mismo documento.

Personas indispensables que intervienen:

1. Emitente: Es el girador (deudor)2. Tenedor: Es el girado (acreedor)

Formas de giro:

a) A fecha fija:Es cuando se fija en el vale la fecha de vencimiento en un día exacto.b) A cierto plazo de la fecha de giro o emisión:En este caso el vale se vence transcurrido el tiempo desde el día que se emitió, según lo convenido.

Clases de vale:

1. Vale a la orden:Es cuando se emite con la expresión "a la orden", a nombre de una persona determinada y es endosable.

2. Vale nominativo:Este vale es emitido a nombre de una tercera persona cuyo nombre figura en el mismo documento, por lo que no puede ser endosado sin previa autorización o notificación escrita al emisor.

3. Vale al portador:En este caso se emite con la expresión "al portador". Cuando este vale se usa en operaciones mercantiles, tiene el mismo efecto de la letra de cambio. Este tipo es el más utilizado comercialmente

Recibos por honorarios

¿Quiénes deben emitir recibos por honorarios?

El Recibo por Honorarios es un documento considerado Comprobante de Pago que deberá ser emitido cuando se presten servicios a través del ejercicio individual de cualquier profesión, arte, ciencia u oficio como el prestado por médicos, abogados, contadores, periodistas, gasfiteros, pintores, entre otros de naturaleza similar.

Se emitirá además por cualquier otro servicio que genere rentas de cuarta categoría, salvo los ingresos que se perciban por las funciones de directores de empresas, albaceas, síndicos, gestores de negocios, mandatarios y regidores de municipalidades y actividad similares.

¿Cuándo debe entregarse?

Este documento deberá ser entregado en el momento en que se perciba la retribución y por el monto de la misma, sin embargo, cabe recordar que también deberá ser emitido aun cuando el servicio haya sido prestado en forma gratuita con la leyenda: "Servicio prestado gratuitamente".

¿Estos comprobantes tienen algún efecto tributario?

Este documento puede ser utilizado a fin de sustentar gasto o costo para efecto tributario siempre que cumplan con lo establecido en el Reglamento de Comprobantes de Pago y cumpla con los requisitos establecidos en el TUO de la Ley del Impuesto a la Renta y su Reglamento.

¿Se debe consignar la retención efectuada en el recibo por honorarios?

Sí, debe consignarse el monto discriminado de las retenciones que afecten dicha operación (Impuesto a la Renta: 10 % y el aporte al SNP o SPP indicando la tasa correspondiente) la que será realizada por empresas del Régimen General y entidades del Sector Público quienes utilizan el servicio y en los casos que corresponda de acuerdo a los siguientes párrafos.

¿Cuándo se procede a efectuar la retención del 10% por impuesto a la renta?

Procede efectuar la retención del Impuesto a la Renta cuando:

- El monto del recibo exceda los S/. 1,500.00; y,- El prestador del servicio no exhiba o entregue Copia de la Constancia de Autorización que acredite la suspensión de retenciones y/o pagos a cuenta del Impuesto a la Renta por rentas de cuarta categoría.

¿Cuándo se procede a efectuar la retención del régimen de pensiones y que tasa se aplica?

Procede efectuar la retención del aporte al SNP o SPP cuando:

El trabajador independiente sea menor de 40 años (nacidos a partir del 1 de agosto de 1973).

- Si el importe del recibo excede los S/. 1,125.00 (1.5 RMV) se retiene el 13% (SNP) y 10%* (SPP)- Si el importe del recibo esta entre S/. 750.00 (1 RMV) y S/. 1,125.00 (1.5 RMV) se retiene como sigue:

a) 2013 y 2014: 7% (SNP) y 5%* (SPP). b) 2015: 10% (SNP) y 8%* (SPP) c) A partir de 2016: 13% (SNP) y 10%* (SPP)

* Para el aporte al SPP deberá retenerse además la tasa del seguro y comisión según corresponda.

¿Quiénes no deben emitir recibo por honorarios?

1. Los directores de empresas, regidores de municipalidades y quienes desarrollen actividades similares, por los ingresos que perciban.

2. Las personas que obtengan ingresos por contratos de prestación de servicios normados por la legislación civil, cuando el servicio sea prestado:

- En el lugar y horario designado por quien lo requiere; y,

- Cuando el usuario del servicio proporcione los elementos de trabajo y asuma los gastos que la prestación del servicio demande.

3. Aquellas personas que obtengan beneficios de servicios considerados dentro de la cuarta categoría, prestados a un contratante con el que simultáneamente se mantiene una relación de dependencia.

4. Los comisionistas mercantiles, porque el ingreso que obtienen es considerado Renta de Tercera Categoría.

¿Con cuántas copias se debe emitir el recibo por honorarios?

Se deberá emitir en tres copias, la primera denominada "Usuario", la segunda denominada "Emisor" y la tercera "SUNAT".

Luego de emitido el comprobante la primera y tercera copia deberá ser entregada al usuario del servicio, quedándose la segunda con la persona responsable de la prestación del servicio.

Liquidación de compra

¿Quiénes pueden emitir liquidaciones de compra?

Los contribuyentes del Régimen General y del Régimen Especial del Impuesto a la Renta que realizan operaciones con vendedores que no están inscritos en el RUC.

¿En qué casos se permite la emisión de liquidaciones de compra?

Únicamente se permite la emisión cuando el vendedor es una persona natural productora y/o acopiadora de productos primarios derivados de la actividad agropecuaria, pesca artesanal y de extracción de madera, de productos silvestres, minería aurífera artesanal, artesanía y desperdicios y desechos metálicos y no metálicos, desechos de papel y desperdicios de caucho; siempre que estas personas no otorguen comprobantes de pago por carecer de número de RUC.

¿Cómo se solicita la autorización de impresión de las liquidaciones de compra?

Al igual que cualquier otro comprobante de pago, mediante la presentación del Formulario Nº 816 en cualquier imprenta conectada al sistema SOL e inscrita en la SUNAT.

La única diferencia es que el contribuyente que necesite emitir este comprobante, previamente deberá afectarse a IGV-Retenciones.

¿En qué momento se deben entregar las liquidaciones de compra?

En el momento en que se entregue el bien o se efectúe el pago, lo que ocurra primero, pudiéndose entregar antes que ocurran estas situaciones.

¿Estos comprobantes permiten ejercer el derecho al crédito fiscal?

Las Liquidaciones de Compra permiten ejercer el derecho al crédito fiscal siempre que el IGV sea retenido y pagado por el comprador (PDT - 617 - Otras retenciones) quien actúa como agente de retención.Para ello el monto de retención deberá señalarse detalladamente en el comprobante de pago para que surta los efectos tributarios mencionados. Además, estos comprobantes pueden ser empleados para sustentar gasto o costo para efecto tributario.

¿Permiten también sustentar el traslado de bienes?

No. El traslado de bienes se sustenta únicamente con la Guía de Remisión.

¿En cuántas copias deberá emitirse?

Este comprobante deberá constar de tres copias, la primera denominada "Comprador" quedará con el adquirente de los bienes, la segunda llamada "Vendedor" con la persona que ceda los bienes o productos y la última copia "SUNAT" también se queda con el comprador para su respectivo control.

Boleta de venta

¿Qué es una boleta de venta?

Es un comprobante de pago que se emite en operaciones con consumidores o usuarios finales.

¿Quiénes deben entregar boleta de venta?

Todos aquellos que vendan bienes o presten servicios a consumidores finales, por ejemplo en bodegas, restaurantes, farmacias, zapaterías, ferreterías, etc., así como aquellos comprendidos en el Régimen Único Simplificado.

¿En qué momento se debe entregar la boleta de venta?

En el caso de la venta de bienes muebles, debe entregarse en el momento en que se entrega el bien o en el que se recibe el pago, lo que ocurra primero.

¿Debe identificarse al comprador o usuario?

Cuando el importe de la venta y/o el servicio prestado supere S/. 700.00 (Setecientos nuevos soles) por operación será necesario identificar al comprador o usuario, consignando en el comprobante sus apellidos y nombres completos y número de documento de identidad.

Se tiene que tener en cuenta que este requisito es obligatorio para aquellas empresas generadoras de rentas de tercera categoría acogidos al Régimen General para efectos de deducir costo o gasto en concordancia al artículo 37° del TUO de la Ley del Impuesto a la

Renta, debiendo consignar al Denominación, Razón Social o Apellidos y Nombres así como el tipo y número de documento de identidad.

¿Existe un monto mínimo para la emisión de boletas de venta?

No existe un monto mínimo. Sin embargo, si el monto de la venta no supera los cinco nuevos soles (S/. 5.00) no hay obligación de entregar Boleta de Venta, salvo que el comprador lo solicite.

En estos casos, el vendedor deberá llevar un control diario, emitiendo una Boleta de Venta al final del día por el importe total de estas operaciones. Debe conservar en su poder el original y copia de la Boleta de Venta.

¿Se pueden utilizar las boletas de venta para sustentar el crédito fiscal del igv?

No. Las Boletas de Venta no permiten ejercer el derecho al crédito fiscal, ni sustentar gasto o costo para efecto tributario, salvo en los casos señalados expresamente por la ley.

¿En cuántas copias deben emitirse las boletas de venta?

Debe emitirse en dos copias, la primera denominada "Emisor" se queda con la persona o empresa que la emite y la segunda "Adquirente o Usuario" se queda con el comprador o consumidor final.