Guía de Trabajo de A.A. 2014 *Las Guías de Trabajo de A.A. están basadas en la experiencia compartida de los miembros de A.A. de las diversas áreas.

También reflejan los consejos de las Doce Tradiciones y de la Conferencia de Servicios Generales. De acuerdo con nuestra

Tradición de autonomía, excepto en asuntos que afecten a otros grupos o a A.A. considerado como un todo, la mayoría de

las decisiones se toman por medio de la conciencia de grupo de los miembros participantes. El propósito de estas guías es

ayudar a llegar a una conciencia de grupo informada.

GUÍA DE TRABAJO PARA LA REALIZACIÓN DE

FOROS A PROFESIONALES,

ACTOS INAUGURALES,

CEREMONIAS DE ANIVERSARIO Y

RUEDAS O CONFERENCIAS DE PRENSA

PROPÓSITO GENERAL El propósito general de este tipo de eventos protocolarios, es principalmente la difusión masiva de las actividades informativas realizadas por la Central Mexicana como institución, así como buscar el posicionamiento de la imagen institucional y de la transmisión masiva del mensaje de Alcohólicos Anónimos como comunidad.

Departamento de Comunicación Social y Relaciones Públicas de la OSG Para el Comité de Información Pública Plan de Negocios, Junta Directiva de Servicios Generales No. 2 Mayo 2014

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SUGERENCIAS GENERALES 1.- Solicitar los materiales audiovisuales que para este tipo de eventos son elaborados por el departamento de Comunicación Social de la OSG:

Guía de trabajo específica para dicha actividad Spots para radio y televisión de 20 segundos Boletín de Prensa

2.- Establecer buenas relaciones públicas con los medios de comunicación durante todo el año y gestionar con ellos la posibilidad de reproducir nuestros materiales audiovisuales en los espacios sociales que otorgan éstas a la sociedad en general.

3.- Realizar para los eventos más importantes una rueda o conferencia de prensa días antes del evento principal.

4.- Se sugiere que para el evento principal (foro, acto inaugural de alguna semana nacional, ceremonia de aniversario, etc.) se elabore una “Carpeta” digital y en papel -como se muestra en las páginas siguientes-, pues ésta, podrá ser solicitada por las personas encargadas de giras de alguna de las personalidades de alto nivel que hayan sido invitadas. 5.- Seguir las sugerencias indicadas en el modelo de la carpeta del evento, pues están basadas en la experiencia y en las mejores prácticas de acuerdo a los protocolos institucionales establecidos. 6.- Seguir las políticas institucionales de la Central Mexicana respecto a la imagen gráfica y audiovisual que se plasme en los diferentes materiales de difusión como son: spots de radio y televisión, carteles y volantes, boletines y comunicados, backs, escenarios, display y mantas para vestir los eventos.

RUEDA O CONFERENCIA DE PRENSA Es una acto de comunicación que tiene la finalidad de dar a conocer a la sociedad en general a través de los medios de comunicación locales o nacionales, sobre las actividades que Alcohólicos Anónimos realizará o celebrará y que están por venir, esto provocará expectativas por parte de los medios de comunicación y con ello se pretende generar entrevistas y reportajes, dicho acto se sugiere realizar por lo menos una semana antes del evento principal (foro, ceremonia de aniversario, convención o acto inaugural). Para esta actividad de sugiere: 1. Conformar con antelación un directorio de medios de comunicación tanto de prensa escrita como de radio y televisión, sin pasar por alto a los medios de información a través del internet y Tv de paga.

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2. Realizar una convocatoria a medios, es decir, invitar a los medios de comunicación, enviándoles una invitación electrónica vía e-mail para cubrir la rueda de prensa y posteriormente enviarla en papel acompañada de nuestros materiales audiovisuales como son: spots de radio tv. Además de la literatura básica de Información Pública incluyendo el libro “Alcohólicos Anónimos”. 3. Elaborar una logística de la rueda de prensa, en la que se asignen las actividades y responsabilidades a seguir “minuto a minuto”. 4. Contar una lista de pre-acreditación de medios. 5. Contar con espacio físico adecuado para instalar un presídium y montar sillas en formación auditorio. 6. Elaborar una agenda que contenga los puntos a desarrollar: Bienvenida y exposición del motivo de citar a los medios - 5 minutos Informar la noticia - 5 minutos Informar qué es A.A., cómo funciona, qué hace y no hace - 5 minutos Espacio para preguntas y respuestas -hasta agotarlas 7. Elaborar un guión para presentar la información que se quiere dar a conocer. 8. Se sugiere que un profesional aliado acompañe a la persona que ofrecerá la rueda de prensa. 9. Montar un back en la parte posterior del presídium para que en todas las tomas de los medios de comunicación aparezca nuestro logotipo y nombre. 10. Se sugiere entregar el boletín de prensa hasta el mismo momento de realizar la acreditación de los medios, es decir, al inicio de la rueda o conferencia de prensa. 11. Conformar un paquete de literatura de obsequio en un sobre que contenga: El boletín de prensa, “El Artículo de Jack Alexander”, “Tres Charlas a Sociedades Médicas” y “Esto es AA”. 12. Se sugiere que independientemente del propósito de la rueda o conferencia, se incluyan los objetivos informativos de nuestra asociación, los cuales se enumeran a continuación:

I. Ofrecer la alternativa de recuperación que ofrece el programa de Alcohólicos Anónimos. II. Hacer mención del nombre “Central Mexicana de Servicios Generales de Alcohólicos Anónimos, A.C. cuantas veces sea posible. III. Mencionar sobre el uso incorrecto del nombre y logotipo de nuestra asociación.

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Modelo de carpeta para el acto inaugural, foro o ceremonia

Alcohólicos Anónimos 79 ANIVERSARIO

¡Gracias!…

“Nuestros Amigos en el Frente del

Alcoholismo” Exposición de temas, expresión de ideas y opiniones sobre la importancia de la colaboración de

la comunidad profesional con Alcohólicos Anónimos, en la altruista y noble tarea de rescatar

vidas de la enfermedad del alcoholismo a lo largo de estos 79 años de presencia de Alcohólicos

Anónimos en el mundo.

Participan:

Profesionales de los medios de comunicación Profesionales de la salud Profesionales de la educación Profesionales empleadores de recursos humanos Profesionales en ámbitos jurídicos e impartición de justicia Profesionales en ámbitos religiosos Líderes sindicales Investigadores y académicos Directores de instituciones dedicadas a la salud.

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Ficha técnica del evento Fecha:

DD/MM/AA

Sede:

Hotel.

Hora: 10:00 horas, registro 09:00 horas

Coordinador del evento

Duración:

60 minutos

Invitados:

120 personas

Perfil de los

invitados:

Representantes de instituciones de la sociedad civil y gubernamentales en materia de

de adicciones, representantes de Instituciones Públicas y Privadas, Fundaciones,

Investigadores, expertos en el tema, médicos especialistas, psicólogos, trabajadores sociales, sociólogos, maestros, legisladores y representantes de organizaciones

sindicales. Además de miembros en general de los grupos Alcohólicos Anónimos.

Vestimenta

Formal

Prensa:

Contacto

para prensa

30 medios de comunicación entre presa escrita, radio y televisión

Maestro de

Ceremonias:

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Propuesta del Programa

HORA ACTIVIDAD

9:00- 9:50 Recepción y/o registro de invitados /Coffe Break: servicio de café, té y galletas

9:00- 9:50 Proyección de material audiovisual durante la recepción de invitados: Spot de Radio y TV

9:50- 9:55 Arribo de los integrantes al presídium (profesionales y/o autoridades gubernamentales)

Invitar a los integrantes a tomar su lugar en el presídium

Conformar un comité de recepción para invitados del presídium, principalmente conformado por el presidente o vicepresidente de la Central Mexicana o custodios clase “A” y ubicarlos en

la puerta principal.

HORA TEMA PONENTE

10:00 hrs. Presentación del Presídium (Por el maestro de ceremonias)

5’

Palabras de bienvenida

“Seamos amistosos con

nuestros amigos, 79 años

salvando vidas”

Nombre del ponente

Presidente de la Junta, vicepresidente, custodio clase “A”, o

profesional aliado, en caso de no contar con alguno de ellos, se sugiere que sea el custodio regional o delegado, pero no podrán

estos últimos estar en el presídium.

10’ La enfermedad del alcoholismo

Dr (a).

Se sugiere que participe un profesional de la salud que sea amigo de A.A.

7’ “Denos la oportunidad o video conmemorativo”

Presentación de video

8’ Testimonio de recuperación

Se sugiere invitar a un miembro de AA con algunos años de recuperación a que ofrezca su testimonio, para así transmitir el

mensaje a través de propia historia, preferentemente joven.

20’

“Qué es AA, qué no hace y

cómo funciona”

preguntas y respuestas

Se sugiere que un miembro de A.A. experimentado ofrezca una breve exposición de 5 minutos sobre el tema propuesto

mediante una presentación Power Point y dejar 15 minutos para

preguntas y respuestas al público o a los medios de comunicación.

(se sugiere enfatizar, dentro de las respuestas sobre el uso del nombre y logotipo de Alcohólicos Anónimos y su representación

única en México a través de la Central, qué hace y qué no hace)

10’ Mensaje o declaratoria de inauguración

Se sugiere invitar a un representante del gobierno para

dirigir un mensaje Secretario Salud, Gobernador o presidente

(se sugiere enviar a estos profesionales un líneas de discurso para orientar su mensaje, para recomendarnos como alternativa

Despedida del presídium ( Por el maestro de ceremonias)

1 hora Desayuno emplatado (Preferentemente)

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Propuesta del Presídium

* Dr (a). _________________

Secretario de Salud

1. Dr. Ricardo Iván Nanni Alvarado

Presidente de la Junta de Servicios

Generales de Alcohólicos Anónimos, A. C

2. Dr.

Director

3.

Mtra.

Directora

4.

Lic.

Director

5. Dr.

Subsecretario

6. Mtro.

Director

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Logística (sugerencias)

MONTAJE, VESTIMENTA DEL EVENTO Y PROTOCOLOS INSTITUCIONALES

Contar con un listado previo de las personalidades e instituciones programadas para asistir al evento y no se encuentran destinadas a participar o estar presídium, para que el maestro de ceremonias al inicio del evento haga mención del nombre de la personalidad y agradecer su asistencia.

Que un miembro del comité organizador que conozca visualmente a algunas de las personalidades invitadas y que permanezca en la mesa de registro de invitados para detectar la llegada de estos invitados de honor que no tienen participación, ni están considerados para presídium, esto con la finalidad de hacer mención de su asistencia por parte del maestro de ceremonias.

Enviar con anticipación líneas discursivas a los profesionales que tendrán intervención en el programa del evento, además del Dossier de prensa, esto para orientar su mensaje o palabras a nuestro favor, es decir, que hablen “bien” de nosotros y nos recomienden como alternativa de recuperación del alcoholismo.

Que el foro no dure más de una hora, es decir, en la exposición de los temas.

Que no sean más de cinco intervenciones de expositores.

Redactar un “Guión” para el maestro de ceremonias

Contratar un desayuno tradicional emplatado para “n” número de personas, - nunca Buffet.

Contratar el equipo audiovisual y pantallas del salón a rentar.

Realizar visitas de sitio al lugar del evento para determinar rutas y accesos de invitados en general y de invitados de honor o especiales.

Solicitar a la administración de lugar del evento un plano del salón o recinto para diagramar la ubicación de todos los elementos de montaje para el evento.

Asignar los lugares de los invitados en las mesas bajo el siguiente orden: mesas cercanas y de frente al escenario para los invitados especiales, mesas posteriores para invitados en general, es decir profesionales en general y miembros de la comunidad, dejar siempre una mesa vacía para los invitados de honor del presídium, esto con la finalidad de que al termino de las intervenciones se unan al desayuno.

Se sugiere un montaje de mesas en “medias lunas” para que los invitados no queden de espaldas al presídium.

Un estrado a una altura de 40 a 60 cm para un presídium para 7 personas, con escalinatas.

Diseñar personificadores de calidad con la misma imagen del evento.

Se sugiere no poner micrófonos en el presídium

Se sugiere sólo colocar dos micrófonos: uno en el pódium y el otro que sea un micrófono de pedestal para el maestro de ceremonias, el cual, éste último, se ubicará en un extremo del escenario, no arriba del estrado.

Indicar a los responsables del salón o recinto, realizar el montaje de un estrado para la prensa, con sillas para los reporteros, este montaje se sugiere que este delimitado e instalado en la parte frontal del escenario del evento.

Para el proceso de acreditación de medios, se sugiere que exista un comité especial para recibir medios de comunicación.

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Se sugiere colocar un instalar un Escenario o Back profesional, - No manta-.

Colocar botellas de agua, sin etiqueta y vasos de cristal en el presídium.

Colocar arreglos florales en la parte baja del estrado.

Se sugiere que el presídium sea para 7 personas como máximo u otro número menor, que sea en non – no debe terminar en número par-.

Se sugiere que no se ubique a invitados del sexo femenino en los extremos del presídium, deben quedar en las partes intermedias.

El invitado en el centro deberá ser el de mayor nivel jerárquico que esté ahí presente – se sugieres sea un representante del gobierno federal o estatal.

El presidente de la Central Mexicana deberá estar a su derecha del invitado principal, es decir en el número uno (ver figura del presídium), o en su defecto al vicepresidente o algún custodio clase A.

Se sugiere no subir al presídium a ningún compañero alcohólico, así sea un custodio general o regional

Se sugiere que el miembro de A.A. que servirá como “Testimonio de recuperación” no se siente en el presídium.

Se sugiere que se contrate un servicio profesional de edecanes para la recepción de invitados y traslados a las mesas previamente asignadas.

Que las edecanes nunca estén en el escenario, es decir arriba del estrado o a un extremo del pódium durante el evento, -sólo son para guiar a los invitados a sus lugares previamente asignados-.

Colocar el logotipo de AA en el pódium.

Se sugiere distinguir a los invitados con calcomanías de colores, es decir, amarillas para profesionales, rojas para miembros de A.A. verdes para prensa.

En la acreditación de invitados se sugiere contar con una relación previa para la acreditación y registro de invitados, se sugiere conservar la lista de invitados con sus datos completos para ampliar el directorio de profesionales e instituciones aliadas.

Se sugiere que previamente se asignen los lugares para los invitados: primeras filas o mesas profesionales, intermedias y últimas para comunidad de A.A., también se sugiere que reserve una o dos filas o mesas para invitados especiales y de honor.

Literatura de obsequio: se sugiere instalar un stand de literatura, en el que se obsequie sólo a los profesionales, que podrán ser distinguidos por las distintivos de colores, esto evitará que la literatura sea entregada a los miembros de A.A. la cual la deben adquirir con su donativo. También se sugiere que la esta literatura de obsequio se entregue después de culminado el evento, esto para evitar distracciones.

Se sugiere solicitar al Departamento de Comunicación Social de la OSG realizar el levantamiento de imagen (video y fotografía) y realizar una reseña del evento y este pueda ser difundido en los medios de comunicación de la propia OSG (Boletín 29-70, Boletín Ganar Aliados, portal web de la Central Mexicana, etc. Además se sugiere realzar una edición del video para los archivos históricos.

El departamento de Comunicación Social de la OSG, está a su disposición para brindarles la asesoría necesaria.

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Sugerencias de Líneas Discursivas

* Se sugiere redactar algunos textos cortos con información acerca del motivo por el cual se

realizará el evento y enviarlos como líneas discursivas a los ponentes para orientar sus

intervenciones a nuestra asociación.

Información General

En México la única representación legal de los Servicios Mundiales de Alcohólicos Anónimos y

reconocida por Alcoholics Anonymous World Services, Inc. con sede en la ciudad de New

York es la Central Mexicana de Servicios Generales de Alcohólicos Anónimos A.C. con sede

en la Ciudad de Mexico, la cual es la única autorizada para manejar el nombre y logotipo de

AA, además de la edición y distribución de la literatura de A.A. en nuestro país.

Alcohólicos Anónimos es un movimiento noble y altruista, que ha coadyuvado a salvar las

vidas de millones de enfermos alcohólicos alrededor del mundo desde sus inicios en 1935 en

la ciudad de Akron, Ohio en los EEUU. En México desde la llegada del mensaje de Alcohólicos

Anónimos en 1945 ha salvado las vidas de miles de mexicanos afectados por esta terrible

enfermedad, llamada alcoholismo y ha logrado integrar al individuo a su vida familiar, a la

sociedad y a la vida productiva y económica, colaborando con ello a la recomposición del

tejido social de nuestro país.

La Central Mexicana de Servicios Generales ha sido considerada la ONG más grande de

México, pues cuenta con más de 14 mil grupos de autoayuda, que sesionan únicamente hora

y media al día en terapia grupal, es decir, sus miembros no permanecen en los locales de los

grupos, asisten día a día a sus reuniones de una hora y media y se retiran a sus respectivos

domicilios. Por ello A.A. no cuenta son servicios de internamiento ni hospitalización, no

organiza colectas públicas ni solicita recursos económicos a institución alguna, tampoco

organiza retiros espirituales.

Por lo que A.A. no cuenta con anexos, granjas, centros de rehabilitación y demás que priven

ilegalmente la libertad de los individuos afectados por la enfermedad del alcoholismo.

Departamento de Comunicación Social y Relaciones Públicas de la OSG Central Mexicana de Servicios Generales de Alcohólicos Anónimos, A.C.

Huatabampo No. 18, Col. Roma Sur, México D.F., C.P. 06760 Teléfonos: 52 64 62 48, 52 64 08 44 y 52 64 25 88 ext.130

Del interior 01 800 216 9231

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