DuPont E-Sourcing Participación del Proveedor – Negociación Enero 2012.

DuPont E-Sourcing Participación del Proveedor – Negociación

Enero 2012

Tabla de Contenidos

Introducción Diapositiva 3

Definiciones Diapositiva 4

Registro del proveedor Diapositiva 5

Ingreso a DuPont E-Sourcing Diapositiva 6

Términos y Condiciones para usar el sistema Diapositiva 10

Área de trabajo del proveedor Diapositiva 13

Negociación electrónica Diapositiva 18

Herramientas del sistema Diapositiva 30

12/14/2011 2E-Sourcing - Guía de participación para proveedores

DuPont E-Sourcing – Participación del Proveedor - Introducción

E-Sourcing es una aplicación localizada en el internet, que permite a los compradores de DuPont y a los proveedores seleccionados, colaborar electrónicamente (en línea) y hacer más eficiente el proceso de suministro.

El comprador puede crear diferentes tipos de eventos electrónicos (mercados):

Una Solicitud de Información (RFI por sus siglas en inglés)

Una Solicitud de Propuesta (RFP por sus siglas en inglés)

Una Solicitud de Cotización (RFQ por sus siglas en inglés)

Una Subasta

Una Negociación electrónica

Aquellos eventos o documentos del tipo RFI, RFP y RFQ, son también denominados RFx, es decir una solicitud de X, donde X significa: información, propuesta o cotización.

Este documento se enfocará en mostrar cómo deben responder los proveedoresa una Negociación electrónica.


DuPont E-Sourcing – ¿Qué es una Negociación electrónica?

¿Qué es una negociación electrónica?

Las negociaciones electrónicas son procesos en línea en los cuales el comprador negocia con uno o más proveedores, para llegar a un acuerdo en un requerimiento de compra o en un contrato de compra.


DuPont E-Sourcing – Registro del Proveedor

Ingreso al portal de DuPont E-Sourcing

El proveedor deberá primero obtener acceso a la red externa de DuPont, en la cual se localiza el portal de E-Sourcing. El comprador deberá iniciar este proceso de acceso, mediante el pre-registro del proveedor en la aplicación DuPont E-Sourcing.

¿Qué recibirá el proveedor?

El comprador enviará al proveedor un formato, el cual debe ser completado con cierta información básica sobre la compañía y sobre la persona que actuará como contacto del proveedor, durante su participación en el evento electrónico.

Una vez el proveedor ha regresado este formato lleno, y el comprador completa el proceso de registro del proveedor, el sistema enviará a la persona de contacto del proveedor varios correos con la dirección (hyperlink) del sitio electrónico y con los códigos de usuario y contraseña. Asimismo, se le enviará otro correo con los detalles de la invitación al evento electrónico en específico.


¿Cómo ingresar a DuPont E-Sourcing?


DuPont E-Sourcing – Ingresando al sistema de E-Sourcing

Ingreso inicial a E-Sourcing

El contacto del proveedor deberá confirmar de inmediato que puede ingresar al sistema utilizando la “liga electrónica”, el usuario y contraseña recibidos, vía correo electrónico. En caso de que se presente algún problema para ingresar, el proveedor podrá comunicarse con el Soporte Global a Usuarios de DuPont. La información de contacto se encuentra disponible en el Centro de atención de proveedores de DuPont.

Ingresando al evento electrónico

La forma más sencilla de encontrar un evento es utilizando la “liga electrónica” incluida en el correo de la invitación; sin embargo, también es posible ingresar al evento utilizando la siguiente liga electrónica: https://strategicsrc.dupont.com

Para ingresar a DuPont E-Sourcing, siga los pasos mostrados en la siguiente

diapositiva.


https://strategicsrc.dupont.com/

Paso Acción1. Conéctese a E-Sourcing seleccionando el hyperlink que se muestra dentro de la invitación

que recibió por correo, o vía https://strategicsrc.dupont.com Aparecerá la siguiente pantalla:

2. Ingrese su código de usuario y su contraseña

DuPont E-Sourcing – Acceso del Proveedor



Paso Acción3. Se mostrará una segunda pantalla de acceso.

4. Ingrese nuevamente su Código de Usuario y su Contraseña.

DuPont E-Sourcing – Acceso del proveedor


DuPont E-Sourcing – Aceptación de Condiciones

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DuPont solicita a todos sus proveedores que acepten tres documentos: los Términos y Condiciones del sitio web de DuPont, una Acuerdo de Confidencialidad y un Acuerdo del Proveedor. El contacto del proveedor deberá aceptar todos los documentos para poder avanzar en el sistema. La aceptación de estos documentos solamente será necesaria la primera vez que el proveedor ingrese al sistema. En el caso de que el contacto del proveedor ya haya aceptado previamente los Términos y Condiciones, el Acuerdo de Confidencialidad y el Acuerdo del Proveedor, el sistema lo llevará directamente al área de trabajo del usuario.

Haga click en el siguiente documento para visualizar los Términos y Condiciones que deberán ser aceptados por el proveedor.

Terms & Condition of E-Sourcing

E-Sourcing - Guía de participación para proveedores

DuPont E-Sourcing – Aceptación de Condiciones (ejemplo)

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El Proveedor deberá hacer click en el botón de Aceptar, para continuar.

Esta es la pantalla para aceptar los Términos y Condiciones de SAP.


DuPont E-Sourcing – Aceptación de Condiciones (ejemplo)

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El Proveedor deberá hacer click en el botón de Aceptar, para continuar.

Esta es la pantalla para aceptar los Términos y Condiciones de DuPont.


Área de trabajo del Proveedor


DuPont E-Sourcing – Área de trabajo del proveedor

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Después de haber ingresado exitosamente, y haber aceptado los términos y condiciones, aparecerá la pantalla en la cual se encuentra el área de trabajo del proveedor. Aquí se muestra un ejemplo de la porción superior del área de trabajo (workbench).

Haga click en las fechas del calendario para visualizar los eventos cuya fecha límite, es ese día específico. Haga click en el

título del evento para ingresar y ver los detalles.

La sección de Alertas del proveedor, muestra la actualización de las tareas realizadas.


DuPont E-Sourcing – Área de trabajo del proveedor – continuación

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Aquí se muestra un ejemplo de la segunda parte del área de trabajo del proveedor.

Información de contacto para que el proveedor obtenga ayuda.

La sección de reportes mostrará los reportes que el proveedor tiene disponibles.

La sección de actividad muestra el status y la liga a los eventos activos.


DuPont E-Sourcing – Área de trabajo del proveedor - continuación

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Aquí se muestra un ejemplo de la última parte del área de trabajo del proveedor.

.

La sección Nuevas Discusiones muestra el resumen de las discusiones activas, que se hayan iniciado durante los eventos.

La sección de Asignación muestra las ligas a los eventos que han sido asignados al proveedor.

La sección de Contratos activos y tableros de control no esta siendo utilizada por DuPont actualmente.


DuPont E-Sourcing – Preparación del evento

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El paso más importante de un evento es la preparación de la estrategia para participar en el mismo. Tomando en consideración que el tiempo puede ser limitado, una vez que el evento empiece a aceptar ofertas, es conveniente para el proveedor haber definido una estrategia de oferta con anticipación.

El proveedor debe prepararse, durante el periodo de Vista Preliminar, en caso de que exista, revisando la información y la pestaña «Posiciones»; y dependiendo de los requerimientos del Comprador, deberá realizar algunas de las siguientes acciones:

descargar documentos adjuntos.

utilizar el pizarrón de discusión en línea para realizar preguntas específicas al comprador.

determinar el rango de precios para ofertar.

estudiar las especificaciones de los productos / servicios.

preparar las especificaciones que correspondan a la oferta realizada.

verificar su capacidad y disponibilidad para ofertar los bienes y/o servicios objeto del evento electrónico.


DuPont E-Sourcing Negociaciones electrónicas


Participación en una Negociación electrónica

¿Qué es una Negociación electrónica? Las negociaciones electrónicas son procesos en línea en los cuales el comprador negocia con uno o más proveedores, para llegar a un acuerdo en un requerimiento de compra o en un contrato de compra

Ingresando al evento

La forma más sencilla de encontrar un evento es utilizando la “liga electrónica” incluida en el correo de la invitación; sin embargo, también es posible ingresar al evento utilizando la siguiente “liga electrónica” https://strategicsrc.dupont.com



DuPont E-Sourcing – Participación en una Negociación electrónica

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Paso Acción1. Dentro del área de trabajo del proveedor, localice el evento de Negociación electrónica

apropiado y haga click en la liga del evento.

2. La información esta organizada en pestañas. El proveedor tendrá acceso a las Pestañas de herramientas del sistema, y a las pestañas con la información específica del evento.

Pestañas de herramientas

Pestañas del evento


DuPont E-Sourcing – Visualizando los detalles del evento

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La pestaña Encabezado (Header) muestra información general sobre el evento y su status.

La pestaña Tipo de Cambio (Exchange rate) muestra la tasa de conversión cambiaria que aplica en el evento, en caso de que aplique.

La pestaña Programa (Schedule) muestra los detalles del horario del evento.

La pestaña Información (Information) contiene información correspondiente al alcance y especificaciones de los bienes y/o servicios requeridos.

La pestaña Posiciones (Line Item) muestra los bienes y/o servicios para los que se solicita la propuesta de precio.

La pestaña Ofertas (Bidding) es donde se deberán ingresar la oferta para los bienes y/o servicios requeridos en el evento.


DuPont E-Sourcing – Participación en una Negociación electrónica - continuación

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Paso Acción3. Después de haber revisado todos los requerimientos del evento (de los bienes y/o

servicios a negociar), y de haber desarrollado una estrategia de oferta, el proveedor deberá hacer click en el botón “Ofertar para los artículos seleccionados” (Bid on Selected Items), dentro de la pestaña “Ofertas” (bidding).

4. Se abrirá la pantalla para ingresar la oferta. La siguiente diapositiva muestra un ejemplo de la pantalla mencionada.


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Paso Acción5. Ingrese su oferta en el campo Precio Unitario de Oferta (Bid Unit Price ) y haga click en

el botón Siguiente (next).

6. A confirmation screen will appear.

Para confirmar su oferta haga click en el botón Colocar Oferta (Place Bid).

Haga click en Siguiente, después de haber ingresado sus ofertas.

Haga click en Colocar Oferta, para confirmar su oferta.



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Paso Acción7. Una ventana de Confirmación se mostrará. Haga click en el botón OK.

8. Una notificación por correo electrónico será enviada al comprador, indicando que usted ha colocado una oferta. El proveedor recibirá a su vez una notificación por correo electrónico, una vez que el comprador haya contra ofertado o aceptado la oferta colocada. Los detalles de la contra oferta estarán en la Pestaña de Discusiones (Discussions). Note que la burbuja de la pestaña Discusiones es blanca antes de que cualquier discusión sea iniciada.

Una vez que una discusión sea iniciada, la burbuja de discusiones se volverá de color gris e incluirá un símbolo, tal como se muestra en la siguiente diapositiva..



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Paso Acción9. Una vez que una discusión se haya iniciado, la burbuja será de color gris y tendrá un símbolo en su

interior.

Haga click en la pestaña Discusiones (Discussions) para visualizar los mensajes.

10. Se mostrará la lista de mensajes, con el tema (bajo la columna Topics/Subject names), la fecha del mensaje y el autor.

Haga click sobre la liga del mensaje que quiera revisar.E-Sourcing - Guía de participación para proveedores


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Paso Acción11. Se mostrará el mensaje enviado por el comprador. El proveedor podrá responder al

mensaje utilizando el botón Replicar (reply).



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Paso Acción12. Ingrese el mensaje en la sección de Contenido (Content) y haga click en OK para enviarlo

al comprador.



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Paso Acción13. El nuevo mensaje aparecerá en la tabla de Mensajes.

Haga click en OK.



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Paso Acción

14. Haga click en la pestaña Ofertas (Bidding) para ingresar una nueva oferta en caso necesario. El comprador mantendrá la comunicación a través de la pestaña Discusiones hasta que se llegue a un acuerdo o decida terminar la negociación.



E-Sourcing –

Herramientas del sistema


Herramientas del sistema – Negociaciones electrónicas

E-Sourcing tiene algunas herramientas que facilitan el proceso de la Negociación electrónica. En esta sección se revisarán estas herramientas.

El botón «Documento» le permite al proveedor actualizar el sistema, en el caso de que se necesite una actualización previa a la actualización automática que realiza el sistema.

La pestaña Acciones (Actions) permite al proveedor monitorear la negociación


Herramientas del sistema – Monitoreo de una negociación electrónica

Aquí se presenta un ejemplo de la pantalla para Monitorear el evento. La parte superior muestra una gráfica de las ofertas del proveedor. Las dos secciones inferiores, le permiten al proveedor visualizar los detalles de la oferta a nivel Posición (line item). Si el evento es Cerrado, el proveedor solamente podrá revisar su propia información.



Herramientas del sistema - Reportes

La pestaña Reportes muestra un reporte completo de las ofertas ingresadas. Este reporte es útil para documentar el histórico de las ofertas cuando el evento ya esta cerrado.

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Este es un ejemplo de un reporte.

Información del horario del evento

Datos por posición

Detalle de las ofertas

Herramientas del sistema – Documentos adjuntos de una negociación electrónica

La sección de Documentos adjuntos (attachments) muestra al proveedor la liga a los documentos adjuntos que el comprador haya incluido en el evento.

Los proveedores no pueden adjuntar archivos en una negociación electrónica.

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Haga click en la liga del documento para visualizar los docs adjuntos


Herramientas del sistema – Discusiones en una negociación electrónicaLa pestaña Discusiones es la principal herramienta de comunicación en una negociación electrónica. Es aquí en donde el comprador dará retroalimentación al proveedor respecto de sus ofertas.

Cuando la pestaña Discusiones sea seleccionada, aparecerá la siguiente pantalla:

Aquí se ejemplifica una discusión iniciada por el comprador el 12/13/2011. Para revisar el detalle de la discusión se deberá hacer click en la liga correspondiente.


Herramientas del sistema – Discusiones en una negociación electrónicaAqui se muestra un ejemplo de una discusión. El primer mensaje (1) fue enviado por el comprador, el segundo mensaje (2) fue la respuesta del proveedor.

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El proveedor puede responder a los mensajes utilizando el botón Reply11

22 Después de leer/replicar a los mensajes, haga click en el botón OK, para salir de la ventana


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