DuPont E-Sourcing Participación del Proveedor - Subastas Enero 2012.

DuPont E-Sourcing Participación del Proveedor - Subastas

Enero 2012

Tabla de contenido

Introducción Diapositiva 3

Definiciones Diapositiva 4

Registro del proveedor Diapositiva 5

Ingreso a DuPont E-Sourcing Diapositiva 6

Términos y Condiciones para usar el sistema Diapositiva 10

Área de trabajo del proveedor Diapositiva 13

Subastas Diapositiva 18

Herramientas del sistema Diapositiva 27

12/14/2011 E-Sourcing - Guía de participación para proveedores 2

DuPont E-Sourcing – Participación del Proveedor - Introducción

E-Sourcing es una aplicación localizada en el internet, que permite a los compradores de DuPont y a los proveedores seleccionados, colaborar electrónicamente (en línea) y hacer más eficiente el proceso de suministro.

El comprador puede crear diferentes tipos de eventos electrónicos (mercados):

Solicitud de Información (RFI por sus siglas en inglés)

Solicitud de propuesta (RFP por sus siglas en inglés)

Solicitud de cotización (RFQ por sus siglas en inglés)

Subasta

Negociación

Aquellos eventos o documentos del tipo RFI, RFP y RFQ, son también denominados RFx, es decir una solicitud de X, donde X significa información, propuesta o cotización.

Este documento se enfocará en mostrar cómo deben responder los proveedoresa una Subasta.

12/14/2011 3E-Sourcing - Guía de participación para proveedores

DuPont E-Sourcing – ¿Qué es una Subasta?

¿Qué es una Subasta?

Un comprador solicita a varios proveedores el envío de su oferta de un bien o servicio. Los proveedores presentan sus ofertas, compitiendo entre si para ofrecer el precio y/o costo total más bajo, siempre y cuando se cumplan todas las especificaciones del requerimiento. Conforme la subasta progresa, los precios disminuyen, ya que los proveedores compiten por ofrecer precios más bajos que sus competidores (en realidad lo que se lleva a cabo es una subasta inversa).

El hecho de que el proceso de oferta se realice en tiempo real dentro de «Internet», favorece un proceso dinámico y competitivo.

El comprador puede decidir asignar el contrato al proveedor que haya ofertado el precio más bajo o a un proveedor cuya oferta no haya sido la más baja, pero que satisface en mayor grado las necesidades específicas del comprador en cuanto a: calidad, tiempo de entrega, capacidad u otros parámetros de valor agregado.


DuPont E-Sourcing – Registro del Proveedor

Ingreso al portal de DuPont E-Sourcing

El proveedor deberá primero obtener acceso a la red externa de DuPont, en la cual se localiza el portal de E-Sourcing. El comprador deberá iniciar este proceso de acceso, mediante el pre-registro del proveedor en la aplicación DuPont E-Sourcing.

¿Qué recibirá el proveedor?

El comprador enviará al proveedor un formato, el cual debe ser completado con cierta información básica sobre la compañía y sobre la persona que actuará como contacto del proveedor, durante su participación en el evento electrónico.

Una vez el proveedor ha regresado este formato lleno, y el comprador completa el proceso de registro del proveedor, el sistema enviará a la persona de contacto del proveedor varios correos con la dirección (hyperlink) del sitio electrónico y con los códigos de usuario y contraseña. Asimismo, se le enviará otro correo con los detalles de la invitación al evento electrónico en específico.


¿Cómo ingresar a DuPont E-Sourcing?


DuPont E-Sourcing – Ingresando al sistema de E-Sourcing

Ingreso inicial a E-Sourcing

El contacto del proveedor deberá confirmar de inmediato que puede ingresar al sistema utilizando la “liga electrónica”, el usuario y contraseña recibidos vía correo electrónico. En caso de que se presente algún problema para ingresar, el proveedor podrá comunicarse con el Soporte Global a Usuarios de DuPont. La información de contacto se encuentra disponible en el Centro de atención de proveedores de DuPont.

Ingresando al evento electrónico

La forma más sencilla de encontrar un evento es utilizando la “liga electrónica” incluida en el correo de la invitación; sin embargo, también es posible ingresar al evento utilizando la siguiente “liga electrónica” https://strategicsrc.dupont.com

Para ingresar a DuPont E-Sourcing, siga los pasos mostrados en la siguiente

diapositiva. 12/14/2011 7E-Sourcing - Guía de participación para proveedores

https://strategicsrc.dupont.com/

Paso Acción1. Conéctese a E-Sourcing seleccionando el hyperlink que se muestra dentro de la invitación

recibida por correo, o vía https://strategicsrc.dupont.com Aparecerá la siguiente pantalla

2. Ingrese su código de usuario y su contraseña

DuPont E-Sourcing – Acceso del Proveedor



Paso Acción3. Se mostrará una segunda pantalla de ingreso.

4. Ingrese nuevamente su código de Usuario y su Contraseña.

DuPont E-Sourcing – Acceso del Proveedor


DuPont E-Sourcing – Aceptación de Condiciones

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DuPont solicita a todos sus proveedores que acepten tres documentos: los Términos y Condiciones del sitio web de DuPont, una Acuerdo de Confidencialidad y un Acuerdo del Proveedor. El contacto del proveedor deberá aceptar todos los documentos para poder avanzar en el sistema. La aceptación de estos documentos solamente deberá realizarse la primera vez que el proveedor ingrese al sistema. En el caso de que el contacto del proveedor ya haya aceptado previamente los Términos y Condiciones, el Acuerdo de Confidencialidad y el Acuerdo del Proveedor, el sistema lo llevará directamente al área de trabajo del usuario.

Haga click en el siguiente documento para visualizar los Términos y Condiciones que deberán ser aceptados por el proveedor.

Terms & Condition of E-Sourcing

E-Sourcing - Guía de participación para proveedores

DuPont E-Sourcing – Aceptación de Condiciones (ejemplo)

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El Proveedor deberá hacer click en el botón de Aceptar, para continuar.

Esta es la pantalla para aceptar los Términos y Condiciones de SAP.


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El Proveedor deberá hacer click en el botón de Aceptar, para continuar.

Esta es la pantalla para aceptar los Términos y Condiciones de DuPont.


DuPont E-Sourcing – Aceptación de Condiciones (ejemplo)

Área de trabajo del Proveedor


DuPont E-Sourcing – Área de trabajo del Proveedor

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Después de haber ingresado exitosamente, y haber aceptado los términos y condiciones, aparecerá la pantalla con el área de trabajo (workbench) del proveedor. Aquí se muestra un ejemplo de la porción superior del área de trabajo.

Haga click en las fechas del calendario para visualizar los eventos cuya fecha límite, es ese día específico. Haga click en el

título del evento para ingresar y ver los detalles.

La sección de Alertas del proveedor, muestra la actualización de las tareas realizadas.


DuPont E-Sourcing – Área de trabajo del Proveedor - continuación

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Aquí se muestra un ejemplo de la segunda parte del área de trabajo del Proveedor.

Información de contacto para que el proveedor obtenga ayuda.

La sección de reportes mostrará los reportes que el proveedor tiene disponibles.

La sección de actividad muestra el status y la liga a los eventos activos.


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Aquí se muestra un ejemplo de la última parte del área de trabajo del proveedor.

La sección Nuevas Discusiones muestra el resumen de las discusiones activas, que se hayan iniciado durante los eventos.

La sección de Asignación muestra las ligas a los eventos que han sido asignados al proveedor.

La sección de Contratos activos y tableros de control no esta siendo utilizada por DuPont actualmente.


DuPont E-Sourcing – Área de trabajo del Proveedor - continuación

DuPont E-Sourcing – Preparación para el evento

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El paso más importante es la preparación para el evento. El tiempo puede ser limitado, una vez que el evento empiece a aceptar ofertas, por lo que es conveniente para el proveedor haber definido una estrategia de oferta con anticipación.

El proveedor debe prepararse, durante el periodo de Vista Preliminar, en caso de que exista, revisando la información y la pestaña «Posiciones»; y dependiendo de los requerimientos del Comprador, deberá realizar algunas de las siguientes acciones:

descargar documentos adjuntos.

utilizar el pizarrón de discusión en línea para realizar preguntas específicas al comprador.

determinar el rango de precios para ofertar.

estudiar las especificaciones de los productos / servicios.

preparar las especificaciones que correspondan a la oferta realizada.

verificar la capacidad y disponibilidad de ofertar los bienes, servicios, materias primas, etc.


Subastas en DuPont E-Sourcing


Participación en una Subasta

¿Qué es una Subasta? Un comprador selecciona un contrato o requerimiento (respecto de un bien y/o servicio) sobre el cual solicita ofertas a múltiples proveedores, los cuales compiten por ofrecer el mejor precio y/o costo total que cumpla con las especificaciones establecidas. Conforme la subasta progresa, los precios decrecen, ya que los proveedores compiten por ofrecer precios más bajos que sus competidores.

El hecho de que el proceso de oferta se realice en tiempo real a través de la red (Internet), favorece un proceso dinámico y competitivo. El comprador puede decidir asignar el contrato al proveedor que haya ofertado el precio más bajo, o a un proveedor cuya oferta haya sido mayor, pero que satisface en mayor grado las necesidades específicas del comprador en cuanto a: calidad, Tiempo de entrega, capacidad u otros parámetros de valor agregado

Ingresando al evento

La forma más sencilla de encontrar un evento es utilizando la “liga electrónica” incluida en el correo de la invitación; sin embargo, también es posible ingresar al evento utilizando la siguiente “liga electrónica” https://strategicsrc.dupont.com



DuPont E-Sourcing – Localizando el evento

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Paso Acción1. Dentro del área de trabajo (workbench) del proveedor, haga click en la liga del evento

apropiado

El evento se abre y se muestran las pestañas para revisar el evento.

Haga click en la liga del evento.


DuPont E-Sourcing – Visualizando los detalles del evento

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La pestaña Encabezado (header) muestra información general sobre el evento y su status.

La pestaña Tipo de Cambio (exchange rate) muestra la tasa de conversión cambiaria que aplica en el evento.

La pestaña Programa (Schedule) muestra los detalles del horario del evento.

La pestaña Información (information) contiene información correspondiente al alcance y especificaciones de los bienes y/o servicios requeridos.

La pestaña Posiciones (Line Item) muestra los bienes y/o servicios para los que se solicita la propuesta de precio.

La pestaña Ofertas (Bidding) es donde se deberán ingresar la oferta para los bienes y/o servicios requeridos en el evento.


DuPont E-Sourcing – Oferta previa / Ofertar en evento activo

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Paso Acción2. En todos los eventos es importante que se revise la información que el comprador ha

ingresado en cada pestaña. En algunos eventos el proveedor deberá enviar una Pre-cotización, la cual será el prerrequisito para que el proveedor pueda participar en el evento durante el periodo de competencia. Para ingresar una oferta, deberá hacer click en la pestaña Ofertas (bidding).

3. La pestaña Ofertas se mostrará.

Haga click en el botón Oferte para los artículos seleccionados (Bid on Selected Items).


DuPont E-Sourcing – Ofertar en un evento de Subasta

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Paso Acción4. El recuadro de ofertas se mostrará. Ingrese su pre-oferta o su oferta

Después de ingresar sus ofertas, haga click en el botón Siguiente (Next).

5. Una pantalla de confirmación se mostrará, en cuanto haya ingresado y confirmado todas sus ofertas.

Ingrese su oferta aqui.


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Paso Acción

6. Se mostrará una ventana de confirmación cuando la oferta se haya generado exitosamente.

Click OK.

7. Es importante que los proveedores den seguimiento continuo al evento. El sistema indicará el tiempo restante disponible en cada etapa.


DuPont E-Sourcing – Oferta en un evento de Subasta

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Paso Acción

8. El resumen de la oferta total se mostrará, y el proveedor podrá ver su posición en el evento dentro de la pestaña Rango.

Este proveedor tiene la Posición número uno, en este momento.


DuPont E-Sourcing – Oferta en el evento de Subasta

DuPont E-Sourcing – Oferta en el evento de Subasta

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Paso Acción9. Es importante que los proveedores den seguimiento al evento continuamente. El sistema

actualizará la información cada vez que el proveedor envíe una oferta. En este ejemplo el proveedor fue reemplazado como líder en los artículos 2 y 3, lo cual se muestra en la columna Posición (Rank).

Una buena estrategia es una gran herramienta. Los proveedores deben tener una estrategia definida y saber hasta dónde pueden llegar al ingresar varias ofertas.

Haga click en el botón “Ingresar oferta para el artículo seleccionado” (Bid on Selected Items) para ingresar una nueva oferta.

10. Los proveedores pueden ofertar tantas veces como necesiten hasta alcanzar su precio más bajo posible. En cuanto el tiempo del evento termine, el mismo se cerrará y el recuadro de notificación se actualizará.


E-Sourcing –

Herramientas del sistema


Herramientas del sistema – Subastas

E-Sourcing tiene algunas herramientas que facilitan el proceso de la subasta. En esta sección se revisarán estas herramientas.

El botón «Documento» le permite al proveedor actualizar el sistema, en el caso de que se necesite una actualización previa a la actualización automática que realiza el sistema.

La pestaña Acciones (Actions) permite a los proveedores visualizar el Monitor.


Herramientas del sistema – Monitorear las ofertas en una subasta

Aquí se presenta un ejemplo de la pantalla para Monitorear una oferta. La parte superior muestra una gráfica de las ofertas del proveedor. Las dos secciones inferiores, le permiten al proveedor visualizar los detalles de la oferta a nivel Posición (line item). Si el evento es Cerrado, el proveedor solamente podrá revisar su propia información.



Herramientas del sistema - Reportes

La pestaña Reportes muestra un reporte completo de las ofertas ingresadas. Este reporte es útil para documentar el histórico de las ofertas cuando el evento ya esta cerrado.

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Este es un ejemplo de un reporte.

Información del horario del evento

Datos por posición

Detalle de las ofertas

Herramientas del sistema – Documentos adjuntos en una Subasta

La sección de Documentos adjuntos (Attachments) muestra al proveedor la liga a los documentos adjuntos que el comprador haya incluido en el evento.

Los proveedores no pueden adjuntar archivos a la subasta en esta sección.

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Haga click en la liga del documento para visualizar los docs adjuntos


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