Terapéutica y Toxicología EAPMH – XII Ciclo Dr. Javier Nole Delgado Alumna: Ericka Roca Gonzales.
EbookOcthopus-Nole Digas a Tu Jefe
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Índice
¡Logra más en menos tiempo! Aprovecha tu
nueva libertad para crecer personalmente.
Página
Introducción 3
1. Canaliza tu energía 4
2. Haz lo más importante 5
3. Controla tu tiempo 6
4. ¿Sigues tus listas? 7
5. Elimina las distracciones 8
6. Delega 9
7. Revisa tu correo sin que sea un estorbo 10
8. Utiliza las herramientas adecuadas 11
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IntroducciónEste pequeño manual contiene información relevante que nosotrosprocuramos usar diario para terminar más rápido todos nuestros
pendientes. O por lo menos terminar todo lo más importante antes de
medio día.
Nuestra experiencia nos muestra que por la tarde ya estamos cansadosy no somos tan efectivos ni productivos como quisiéramos, y por la
noche bueno ya no queremos saber de nada que tenga que ver connuestro trabajo. Esto es normal y lo mejor es aprender a usar las
primeras horas de nuestro día laboral de la mejor manera, para por lomenos terminar lo más importante y urgente primero.
Prueba las técnicas y consejos de este manual por una semana y verás
lo mucho que puedes avanzar y lograr mucho antes de que te vayas acomer…¡Sorprenderás a todos!
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1. Canaliza tu energía¿Haz notado cuál es la hora del día en la que tienes más energía?A pesar de haber personas más acostumbradas a trabajar temprano o
tarde, en las primeras horas del día es cuando estás más descansado.
Si tu rutina enfoca, en esas primeras horas, lo más importante del día,aprovechas una mente libre de preocupaciones y llena de nuevasideas.Así que si eres de lo que crees que trabajas mejor por la tarde o noche,
haz la prueba y trabaja lo más importante por la mañana por unasemana, verás que tu trabajo será mucho mejor. Y si no lo es,
escríbenos, también nos gustaría saber cómo le haces, siempreestamos dispuestos aprender nuevas técnicas.
Lo mejor es trabajar por la mañana pero sin embargo,¿qué sucede?Muchos de nosotros en las primeras horas del día nos gusta revisar
nuestro email, nuestras redes sociales o simplemente vamos por uncafé y leemos noticias antes de empezar a trabajar. Todo esto resta
productividad, hace que gastemos energía y nos llena depreocupaciones (muchas veces de otras personas) que nos
acompañan todo el día.¡NO hagas eso! Eso mejor hazlo a la mitad de tu día cuando yatrabajaste algo y estas algo cansado.
Algunos consejos para que esto no te suceda son:
Piensa en tu rutina diaria, y reserva las primeras horas de cada día
para hacer lo más importante, juntas y otras cosas mejor ponlas
en la tarde.
Si necesitas ir por un café, ve antes de que empiece tu día laboral,
no cuando ya empezó porque una vez que inicies es importante
que te enfoques.
Si es posible, revisa tu email después de las 11 am. Es común que
la bandeja de entrada amanezca llena de correos, eso distrae de
los objetivos. Fija la hora(s) en la que revisarás tu email y haz esto
parte de una rutina que busque mayor productividad.
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Establece un horario para revisar tus redes sociales. Si no lo
defines, podrás pasarte varias horas perdiendo el tiempo en
actualizaciones “divertidas”. De preferencia revisa tus redes
después de comer o por la noche, cuando ya estás más
cansado(a). Date un premio (puede ser un café o un helado) si logras
concentrarte y terminar el 90% de tus pendientes antes de medio
día.
Recuerda, conforme pasan las horas del día es natural que nuestra
energía disminuya. Utilízala sabiamente al comienzo de tu día. Dejapara el final las tareas más sencillas y de menor importancia.
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2. Haz lo más importanteSi quieres tener impacto en tu vida profesional o tu carrera, una vez quecanalices tu energía, debes enfocarte en lo que sea más importante
para ti, tu vida o negocio. Por ejemplo, si lo que haces gira alrededor de
desarrollar una herramienta, ése es tu foco. Si debes conseguirclientes, no hagas nada más en estas preciadas horas del día, más queconseguir clientes.
Este punto suena trivial pero es tal vez el que más impacto puede teneren tu vida. Es común que las prioridades de los demás nos consuman o
que las distracciones (de las que hablaremos más adelante) nosprevengan de hacer lo que originalmente queríamos lograr en el día. Si
logras decidir cuál es LA ACTIVIDAD que hará un cambio en tu día,semana y mes, estarás logrando que al culminarla todos reconozcan
que has cumplido tu objetivo.
Evalúa tus metas y cómo llegar a ellas. Día con día define cuál debe
ser tu foco y dedica al menos la mitad de tu tiempo a eso. Esimportante que al principio de cada día te preguntes y lo pongas por
escrito: ¿Que voy hacer hoy para acerarme más a mis metas? Y al final
del día pregúntate y escribe: ¿Qué hice hoy que me acercó a mismetas? Haz este ejercicio por una semana, y al final de la semanaverás lo mucho que haz logrado, y tal vez mucho más que en lassemanas anteriores. ¡Exígete a ti mismo cada día más para ser exitoso!
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3. Controla tu tiempoSi no das seguimiento a cómo transcurre el tiempo en tu día (porejemplo, usando un reloj), el día puede volar y lograrás poco.
Si quieres terminar más tareas y tener más tiempo, es indispensableque le asignes tiempo a cada una de tus actividades y constantementeveas la hora para que ejecutes según tu plan. Por ejemplo, a estecapítulo le asignamos 15 minutos para una primera versión. Si no
defines tiempo para tus actividades, puedes pasar todo un día en unade ellas o nunca terminar. Para esto, necesitas planear con anticipación
en base a tus mejores estimados.
A veces las distracciones son inevitables pero tú debes decidir ycontrolar cuánto tiempo les dedicarás. Recuerda, tú eres responsable
de utilizar tu tiempo de la mejor manera.
Cuatro consejos para controlar mejor tu tiempo y ser más efectivo:
Ten una agenda con horas por día. Observa cuánto tiempo te toma
hacer las cosas y piensa qué puedes hacer para disminuir ese
tiempo mientras mejor seas en ese tipo de tareas.
Utiliza la técnica Pomodoro, que dice que lo ideal es trabajar por
lapsos de 50 minutos y descansar 10. En los lapsos productivos
debes concentrarte y al terminar, alejarte de tu área de trabajo.
Camina, toma aire… Al principio de tu día utiliza esta técnica que
es muy efectiva porque al avanzar la jornada puede que ya no
funcione la energía que demanda.
Como hablamos antes, dedica al menos 50% de tu tiempo en
aquellas actividades que te produzcan más resultados.
Toma 5 minutos antes de empezar cada actividad o llamada para
pensar qué es lo que quieres lograr al terminar tu tiempo asignado.
Es decir, ¿cómo se verá el final de esta tarea al ser exitosa?
En el capítulo sobre herramientas mencionamos algunas que te pueden
ayudar a controlar más tu tiempo.
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4. ¿Sigues tus listas?Las listas nos sirven para recordarnos todas las cosas que tenemosque hacer en el día, enfocarnos y ponernos metas agresivas pero
factibles de alcanzar.
Revisa tus prioridades de manera mensual, semanal y diaria. En unanálisis mensual debes evaluar cómo avanzas a tus metas de medianoplazo. Si al final de seis meses quieres concluir un proyecto ambicioso,
¿cómo te has acercado a esa visión y qué debes cambiar? ¿Qué debeshacer, a quién debes contactar, necesitas contratar a alguien que te
ayude, qué debes preparar en el mes para avanzar?
Al revisar tu semana, evalúa qué reuniones tendrás, qué trabajo debeconcluirse cada día y asegúrate que tu calendario refleja esos
compromisos. Siempre dedica tiempo a pensar qué ha salido bien yqué debes ajustar. En estos momentos puedes darte cuenta de riesgospor mitigar o si debes cambiar la dirección de lo que haces.
Haz una lista de tareas todos los días, al final de la jornada. Considera
el tiempo que le vas a dedicar a cada una y que en verdad tengas
horas libres el día siguiente para asignar a esas tareas. Esta lista sevuelve una guía con metas claras por lograr.
Al hacer tu lista también piensa y selecciona las actividades que no
harás tú, para que sepas quién debería hacerlas.
No esperes a que sea domingo para empezar a planear tu semana.¡Empieza hoy mismo!
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5. Elimina las distracciones¿Hoy quieres terminar todos tus objetivos y metas? Seguro que sí,¿quién no? Sin embargo, esto no siempre es posible porque existen
distracciones que nos alejan de ellos y muchas veces no podemos
eliminarlos todos.
Haz lo siguiente para que el ruido cotidiano no sea un tema para ti y lodisminuyas lo más que puedas:
1. Teléfono. Establece horas en las que sí puedes recibir llamadas, a
menos que sea algo muy urgente. El resto del tiempo, debesenfocarte o desviar esas llamadas a correo de voz o con alguien que
trabaje contigo y pueda tomarlas.2. Celular. Silencia tus notificaciones y programas. Si tienes juegos
que te distraen, elimínalos de tu celular.3. Correo. Establece a qué hora(s) del día revisarás tu correo
electrónico.4. Internet. Si no necesitas internet para tu trabajo, bloquéalo para que
no sea una tentación para ti. Si lo necesitas para trabajar, sólo
piensa a qué páginas no es necesario que entres y bloquéalas.
5. Comida. Lleva contigo algunos snacks nutritivos a tu lugar detrabajo para que si te da hambre no tengas que ir a buscar algo decomer. Nueces, almendras o alguna fruta son excelentes opcionesporque te dan más energía y activan tu cerebro.
6. Personas. Si el problema es que la gente te busca y no tienes unaoficina cerrada, puedes usar audífonos para indicar que nadie puede
interrumpirte o puedes optar por ir a trabajar a otro lugar.
No uses como excusa estas distracciones, mejor busca cómo evitarlas.Siempre busca soluciones.
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6. ¡Delega!Todos sabemos que debemos delegar las tareas que no son vitales quehagamos nosotros, pero la realidad es que esto se nos dificulta. La peor
excusa que oímos (y tristemente muy seguido) es “porque no tengo
tiempo de explicar lo que hago”. Si continuamos pensando así nuncaseremos mejores porque todo lo acabaremos haciendo nosotrosmismos.
Piensa en tus actividades de un día normal y clasifícalas así…
Actividades en las que eres malo. No realices aquellas tareas en
las que no tienes la habilidad. Por ejemplo, si no tienes buenosresultados llevando tu contabilidad y registrando tus gastos, delega
estas actividades.Actividades que no te gustan. Todas aquellas tareas que no te
gusta hacer sólo logran presionarte al pensar que las tienes quehacer. Esto no te va ayudar a acabarlas más rápido ni a ser másproductivo, así que todas las que puedas asígnalas a alguien más.
Por ejemplo, si tienes que pedir cotizaciones y no te gusta, buscaquién te puede ayudar.
Actividades que te quitan tiempo. Hay actividades que tenemos
que hacer y que simplemente quitan tiempo. Piensa cómo puedesautomatizarlas o quitarlas de tu lista de pendientes. Por ejemplo, sinecesitas hacer reportes semanales, haz una muestra de cómo losquieres, pide ayuda y tú sólo revisa el resultado.
Cuando termines de clasificar, sólo realiza las actividades en las que
eres bueno, te gusten o que debas hacer tú por cuestiones estratégicaso de seguridad.
Si quieres crecer personal y profesionalmente cambia tu manera de
pensar hoy mismo y reparte varias de tus actividades.
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7. Revisa tu correo sin que sea un estorboEl correo electrónico y otras comunicaciones modernas merecen unamención aparte. Estos medios nos han permitido conectarnos con el
mundo, evolucionar cómo trabajamos y acelerar nuestra vida. Sin
embargo, generan importantes distracciones y pueden consumir tuproductividad.
Ya hablamos anteriormente de que debes asignar horas específicas
para revisar tu correo electrónico y redes sociales. Al hacer esto, evitasque consuman tu tiempo y energía en momentos en los que debes
realizar tareas de mayor prioridad. Si colaboras con personas queconsideran el email como un canal urgente, habla con ellos sobre tu
manera de trabajar. Hay otros canales más efectivos para actividadesurgentes.
Al revisar una sola vez al día (o un par) tu email, debes asegurarte queseas efectivo al hacerlo. Utiliza la técnica Inbox cero para que cada
correo sea contestado, eliminado, delegado o postergado (hayherramientas que te permiten hacer esto). No hagas de tu bandeja de
entrada una lista de pendientes.
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8. Utiliza las herramientas adecuadasHay muchas herramientas que te pueden ayudar a ser más productivoy acabar más rápido de lo que te imaginas. Nosotros te recomendamos
las siguientes…
Para tiempo:Toggle. Te ayuda a medir tu tiempo y saber cuánto le dedicaste a cada
tarea.Rescue time. Te indica cuántas horas pasas en redes sociales, tu
correo, etc. Puedes personalizar tus preferencias y ver qué tanproductivo fuiste por semana. También puedes crear alertas, por
ejemplo si te pasas más de 30 minutos en Facebook te llama la
atención.
Para listas:Todoist. Te ayuda a llevar tus listas y compartirlas. También hay otrasopciones de listas como any.do y wunderlist.
Para textos:Voice assistant. Con esta increíble aplicación tú hablas y todo lo
transcribe. Así por ejemplo, si vas manejando o estás haciendo otraactividad tus ideas quedan escritas al instante, tu sólo editas después(o no). Hay otras aplicaciones que hacen lo mismo como son Evernotey Dragon Dictation.
Para distracciones de internet:Keep me out. Te notifica si te pasas más del tiempo seleccionado en
algunos sitios web.
Stay Focusd. Limita el tiempo que estas en las páginas web. Es paranavegadores Chrome. Similares pero para Firefox esta LeechBlock, y
para windows Cold Turkey.
Para ser más productivo:Tomato Timer. Te ayuda a seguir la técnica Pomodoro (toma el tiempo
por 25 ó 50 minutos y te da 5 ó 10 minutos de descanso, indicándotecuando termina el tiempo).
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En Octhopus constantemente buscamos métodos que nos ayuden a
ser más efectivos, lograr más y tener más tiempo para hacer lo que nosgusta.
Si tienes alguna duda o requieres de mayor información, acércate anosotros en:
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