Editorial - Ofi · darwiniana pasada al mundo empresarial. Entonces, ¿por qué esa lentitud en...

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OfiBoletín2018 - Nº 49

EditorialTú y la Transformación digital‘Se puede luchar contra un ejército, no contra una cultura’.

Anónimo.

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Si tienes hijos o nietos a partir de 2 años, lo vas a entender perfectamente. Parece que han nacido con el dedo índice de la mano tieso y ya preparado (aún no va en el ADN) para el manejo de los teléfonos móviles. Apenas han empezado a decir sus primeras palabras y, por supuesto, no saben leer, pero les dejas un móvil y son capaces de manejarlo y navegar y descargar contenidos como si fuera innato en ellos... y no hablemos ya de los jóvenes (y menos jóvenes), la cultura de la navegación por las webs, descargas de todo tipo de contenido, reservas, compras, consultas... hoy ya no nos imaginamos un mundo sin un internet muy accesible y compartido.

Sin embargo, son una inmensa mayoría las empresas que aún no están dando casi ningún paso siquiera en pensar y plantearse cómo les está afectando y que pueden/deben hacer, no solo para no desaparecer (sí, has leído bien: desparecer) sino para ver esta tendencia como una oportunidad de mercado para reinventarse.

Y no hablamos solo de informatizar la contabilidad, facturas, tickets, compras... incluso el CRM (aún inexistente también para la mayoría de las empresas), no. Eso es digitalizar lo analógico y eso, mejor o peor, casi todo el mundo lo viene haciendo desde hace años. Ofimática lleva casi 38 años dedicada a mecanizar los procesos empresariales.

No, cuando nos referimos a la Transformación Digital, estamos diciendo que te plantees qué puede hacer la tecnología actual por tu modelo de negocio: no solo cómo mejorar los procesos (que también), sino cómo poder relacionarte mejor y más directo con tus clientes, cómo decirle que en estos momentos (ahora mismo) estás a su disposición y tienes esto para él, que puedes atenderlo y ayudarlo incluso cuando tu empresa no está abierta, que acceda a ti por cualquier canal... y esto es válido absolutamente para todos los sectores... hasta para los más clásicos.

Ejemplo de un restaurante. Cuando un potencial cliente quiere buscar qué restaurantes hay cerca de él o con tal especialidad, debe poder encontrarte desde su móvil, tablet, red social... debe poder reservarte mesa para tal día y hora. Una vez dentro de tu local, tú debes poder hacerle sugerencias (a cambio, p.e., de darle wifi gratis), sin la necesidad de tener que esperar a que un camarero lo atienda, que te dé email o

número de teléfono para tu poder comunicarle tus noticias, eventos, ofertas... el podrá ver (desde su teléfono móvil) la Carta (con ofertas y recomendaciones especiales, maridajes, alérgenos...) y encargar su Pedido a la mesa... podrá compartir sus fotos y comentarios de tu local con otros amigos, llevarse la receta del plato que le ha gustado, pedir la cuenta y pagar con su móvil... y hasta dejar una propina digital en forma de recomendación en las redes sociales... todo esto sí es parte de la Transformación Digital, no solo el hacer el Ticket, cuadrar la Caja al Cierre del día y llevar la contabilidad. En mis charlas suelo poner un chiste sacado de un medio mexicano, en el que se ve a un comensal sentado en su mesa delante del plato y cubiertos, preguntándole al maitre: “perdón, el celular va del lado del tenedor o del cuchillo” J... porque lo es claro es que el móvil ya forma parte en nuestra comida.

Y si tú no transformas tu modelo de negocio, otros lo harán por ti llevándose tus Clientes. O te aclimatas o te aclimueres, que dicen nuestros amigos peruanos... es la nueva concepción darwiniana pasada al mundo empresarial. Entonces, ¿por qué esa lentitud en decidirnos en empezar a dar pasos hacia la Transformación Digital?... la tecnología está y es muy asequible, la asesoría y ayuda en la implementación la tienes a tu alcance mediante empresas como la nuestra (preferiblemente la nuestra J ), tus propios trabajadores son ya más digitales de lo que te imaginas... ¿qué está frenando la mayor celeridad en la necesaria transformación?.

Quizás sea el miedo a lo desconocido, la incertidumbre ante el cambio, el pensar que esto no va con mi empresa o sector, el no querer salir de la zona de confort (al fin y al cabo seguimos vivos tras las crisis)... pero, volviendo a Darwin y adaptándolo a nuestro actual momento empresarial: no sobreviven las empresas más grandes, sino las que mejor y más rápido se adaptan al cambio... y los cambios hoy son continuos y acelerados... apuesta ya por introducir la Transformación Digital en la empresa... Ofimática te acompañará en el camino.

“Algunos triunfan porque están destinados a hacerlo, la mayoría porque están decididos a hacerlo”

Anatole France

Pedro Cruz



OfiNoticias

Nueva imagen de los programas OfiClaro que todas las nuevas soluciones Ofi desarrolladas para Cloud tienen una apariencia muy actual y moderna... pero tenemos muchos programas aún en versión de escritorio que, si bien tecnológicamente los evolucionamos de forma continua, la imagen había quedado un poco obsoleta. Atendiendo las sugerencias de numerosos clientes, hemos cambiado de forma muy notable, no solo la apariencia sino el tamaño de las pantallas, colores, fuentes, funcionalidades... habiendo sido acogida la iniciativa de manera excelente por todos vosotros.

Feria del Marisco en O GrovePor la robustez del programa y capacidad y fiabilidad de respuesta ante exigentes cargas de trabajo multiusuario con altos picos de demanda, un año más OfiBARMAN ha sido el programa con el que han trabajado los TPVs del mercado de la famosa Feria del Marisco en O Grove para atender las comandas de los miles de visitantes de la Feria, dando servicio en un tiempo record. Gracias por elegirnos una vez más.

Saymu con OfiEtiqPrimeras imágenes de la implantación de 8.000 etiquetas electrónicas en los lineales del supercash Saymu de la mano de nuestro personal en la delegación de Málaga. Con la solución OfiETIQ para el manejo en tiempo real de las etiquetas de comercio y almacenes, somos pioneros en España en la introducción de esta forma de digitalización para aprovechar las enormes ventajas que representa y el ahorro en costes, tiempo y errores frente al etiquetado tradicional.

Presentando Ofimática por el mundoTras el verano, seguimos dando a conocer nuestros programas a empresas y distribuidores. Por quinto año consecutivo participamos en la principal feria del sector Hostelero en Perú, Gastromaq. De la mano de nuestro distribuidor en Guatemala, 3Digital, presentamos las soluciones para Restaurantes en Alimentaria. En Colombia con Redcom Andino participamos en ExpoCotelco para el sector hotelero. Asimismo OfiDominicana mostró toda la gama de programas Ofi en la feria Asonahores en la República Dominicana y nuestra filial OfiChile participó en Cetur de Chile, jornadas dedicadas al sector del turismo. Y en España, nuestro Partner MuzyBar ha presentado en Valencia a sus distribuidores la perfecta integración de OfiBARMAN con los cajones inteligentes de CashKeeper. En Madrid participamos en Barra de Ideas... y hemos hecho ronda en las jornadas de TicForYou en las ciudades de León, Mérida, Salamanca y Gijón... no paramos.

OfiCataluña en Rocka moblesNuestros compañeros catalanes de la delegación OfiCatalunya están consiguiendo una rápida penetración en el mercado, con numerosas instalaciones en restaurantes, agencias, hoteles, comercio... como la efectuada hace unos días en el moderno establecimiento Rocka Mobles, donde con la implantación de OfiGES van a conseguir la completa informatización de sus departamentos de Compras y Ventas.



Actualízate

Nuevas utilidades en los programas Ofi

OfiHOTELcloud: Posibilidad de especificar un cargo por defecto para facturar anticipos. Se automatiza la generación de la factura del anticipo al cancelar la reserva o pasar a no-show. Ahora no se eliminan anticipos devueltos en una reserva. Se crea la posibilidad de especificar un cargo por defecto para descuentos y/o comisiones. Nueva gestión de precios con Calendarios, Tarifas, Planes de precios, Cargos por régimen y Precios diarios. Se añade tarifa por defecto en Cliente alojado y Agencias/Empresas. En la Gestión de cobros/pagos, al buscar un vencimiento para saldarlo, se muestra cuando el vencimiento ya está saldado y se indica la fecha de cobro. Completada la gestión de roles en la aplicación: DENEGADO, USUARIO, AVANZADO y RESPONSABLE, con accesos diferentes según procesos. Se añade la posibilidad de editar el ticket cargado a habitación. Añadida matrícula del vehículo para clientes alojados. Se guarda el número de recibo del INE cuando se envía correctamente la estadística de un mes y se bloquea su envío de nuevo. En el cuadro de situación por tipo de habitación se añade scrol en la ventana de los tipos de habitación. Opción de configurar la captura de reservas externas. Añadido ir al listado de fianzas desde la reserva. Se permite mover cargo HAB de habitación. Agregada la tarifa por defecto para el hotel, seleccionable en las propias tarifas. Implementada la funcionalidad para agregar los precios y regímenes a la captura de reservas externas. Se agrega la posibilidad de añadir segmentos a las reservas para que posteriormente puedan usarse para filtrar los informes de producción. Se añade la posibilidad de crear segmentos (a nivel de cadena) para su posterior uso en clientes alojados, agencias y empresas, indicando los segmentos predeterminados para cada uno de ellos. Se añade la posibilidad de indicar segmentos en clientes alojados, agencias/empresas, reservas y facturas. Se crea el maestro de Grupos para poder definirles color, mostrándolos con sus colores en el planning. Para ello se crea una nueva opción de visualización por color de grupo. Se cambia la forma de visualización del Planning por colores. Ahora se visualizan juntas las agencias/empresas e intermediarios. Se envía el régimen de la habitación en la integración con NEO. Mejora en los procesos de notificación del cierre del día y de check-out. Mejorados los procesos de entrada-salida de habitaciones con el mismo número dentro de una misma reserva. Se añade en los tipos de habitación la posibilidad de especificar la capacidad de la misma (Max. Pax, Min. Pax...). Nuevo asistente de creación de reservas. Se añade en Recepción, con este asistente se permiten crear reservas con un nuevo interfaz parecido al proceso de reservas de una página web. Se añade el filtro por segmentos en informes: Previsión de ingresos de agencias, Previsión de ingresos y Producción anual comparada. Se añade RoomCloud como proveedor de reservas externas.

Comprueba que tengas actualizados siempre tus programas, estamos sacando continuamente mejoras que te ayudarán en tus procesos… algunas de ellas (hay muchas más) son:

OfiHOTEL: Impresora fiscal Chile: Se adaptan las boletas de recepción, para que se puedan emitir por la impresora fiscal, siempre que se active en parámetros. Captura de reservas: Se revisa esta ventana, para que cuando se descarguen reservas solo se bloquee la reserva que se está visualizando y no todas. Nueva ventana de descarga de reservas externas con los datos del cobro, que muestra la información del pago con tarjeta de crédito y lo traslada a la reserva. Impresora fiscal Panamá: Se optimiza la Star de Panamá, para que la consulta del número de documento sea más rápida y así la impresión mejore en velocidad general. Liquidación intermediarios: Se incluye en la ficha de agencias/empresas, que se pueda indicar si la base de la liquidación para intermediarios, es neta sobre base imponible o bruta con el importe IVA incluido. Captura de reservas externas México: Se adapta para que sea compatible con las traducciones del régimen alimenticio del país. Parámetros del TPV: Agregados dos nuevos campos suscripción y key para indicar los parámetros de conexión con OfiMENÚ, si esta opción está activa y al cobrar el ticket por cualquiera de las opciones del TPV, se comprobará si es necesario aplicar la oferta de fidelización mostrando una ventana con un QR y los datos necesarios para la próxima vez, pudiendo imprimir el QR por la segunda impresora configurada. Descarga de reservas: Se ha incluido una opción que permite marcar que reserva llega en base imponible y que reserva llega con IVA incluido, siempre que el programa no esté configurado como país España, en caso de configuración española sigue funcionando igual y no aparece dicha opción. Modificación Facturas: Se corrige la generación de apuntes, para que si se modifican facturas que tienen entregas a cuenta y cambia la cuenta contable del cliente, agencia o empresa, se genere movimiento en negativo por el importe de la entrega a cuenta a la cuenta original y nuevo movimiento a la nueva cuenta contable, para que no queden saldos pendientes en contabilidad.

OfiELE: Licencias para rol Profesor: Para potenciar el acceso como profesor a la aplicación, y el uso del control de asistencia y almacén para préstamos de libros, se han separado las licencias de rol Administrador y rol Profesor, quedando las primeras al precio actual, y las segundas a un precio súper reducido de 5€ por usuario. Widget de horarios sin asignar: Desde el panel de inicio se nos informa de los partes de asistencia no guardados en los últimos seis días. Se accede directamente a dicha relación (permitiendo filtrar por otro rango de fechas), y desde esta, a consultar el parte seleccionado. Reservas pendientes de recepcionar en OfiELE+: Podemos visualizar la posible fecha prevista de pago, informada al proveedor al envío de la confirmación de reserva de alojamiento.



OfiVIAJE: Captura de Billetes Renfe, se habilita la posibilidad de capturar billetes PDF de Renfe de indemnizaciones. En Ficheros Clientes y Proveedores, se permite acceder a los ficheros adjuntos de clientes y proveedores desde dentro de la propia ficha (antes sólo se permitía acceder a estos ficheros desde las búsquedas). Expedientes Plaza a Plaza, al emitir el contrato de viaje combinado desde los pasajeros del expediente, en el caso en que se haya emitido otro contrato anteriormente, se podrá asumir los datos de este otro contrato previamente emitido. Estadística General de Vendedores, para empresas que estén configuradas como multidelegación, sólo se mostrará la información de la oficina asociada al usuario que genera ese listado estadístico para usuarios con rol de reservas. En el caso en que el usuario que genere el informe estadístico tenga el rol de administración se mostrarán la información de los vendedores de todas las oficinas.

OfiBARMAN: TPV carga de Radionotas OfiMenú: Se incluye que se pueda indicar la delegación a exportar de OfiMenú, para que no tengan que ser siempre la de parámetros. Impresoras fiscales Panamá: Se optimiza la Star de Panamá, para que la consulta del número de documento sea más rápida y así la impresión mejore en velocidad general. Parámetros del TPV: Se han agregado dos nuevos campos (suscripción y key) para indicar los parámetros de conexión con OfiMenú, si esta opción está activa y al cobrar el ticket por cualquiera de las opciones del TPV, se comprobará si es necesario aplicar la oferta de fidelización mostrando una ventana con un QR y los datos necesarios para la próxima vez, pudiendo imprimir el QR por la segunda impresora configurada. Descarga de reservas: Se ha incluido una opción que permite marcar qué reserva llega en base imponible y qué reserva llega con IVA incluido, siempre que el programa no esté configurado como país España, en caso de configuración española sigue funcionando igual y no aparece dicha opción. Envío de datos a OfiMenú: Los artículos que se envían desde OfiMenú aparecerán en la lista de artículos con una @ al final identificando visualmente cuáles son los que vienen desde OfiComanda y cuáles se van a usar para aplicar la oferta de fidelización. Si el importe recogido desde OfiComanda con descuento es superior al valor del ticket esta quedará a cero para que no quede en negativo y no se le tenga que devolver al cliente importe, el valor de devolución que supera el ticket lo pierde el cliente.

OfiTOUR: Paquete dinámico vacacional: Se ocultan los productos obsoletos del listado de productos con componentes XML, dejando solo en pantalla productos vivos. Se mejora la usabilidad a la hora de subir un presupuesto a OfiCRMWeb, habilitando una búsqueda por contenido para la localización del cliente al cual asociar el presupuesto. Reserva con Gastos de Cancelación: Cuando una agencia con crédito agote éste, y vaya a realizar una reserva de un hotel XML externo con gastos de cancelación inminentes (no reembolsable), no se le permitirá la finalización de la misma y se le mostrará un mensaje informando del motivo. Para el proveedor Serhs, en su ficha de Proveedor Externo → Ctas. Adicionales, se podrán definir los CIF de las sociedades que van a facturar los hoteles a la mayorista, y una cuenta contable asociada a dicho CIF, de tal manera que la reserva automatice la asignación de cuenta contable del proveedor de facturación, según dicho CIF. Productos y Contratos: Nueva opción para duplicar producto de costes, pudiendo duplicar producto, producto y contrato, producto, contrato y plantilla, o producto, contrato, plantilla y precios, a semejanza de lo que ya se permite hacer para paquetes. Cotizador de Reservas: En el alta de una solicitud, se añade la posibilidad de indicar fecha de fin. El sistema completará automáticamente los días/noches de la misma. Al imprimir el PDF de la cotización, se muestran las habitaciones cotizadas, al igual que se hace al imprimir presupuestos desde la web. PVP automático: Aquellos paquetes o excursiones sin fechas de salida a futuro respecto a la fecha del día, no serán suceptibles de calcular el PVP automático. Seguros, integración con Intermundial: Se añade una nueva opción a nivel de producto, indicando si queremos enviar o no, las cancelaciones al proveedor de seguros.

OfiGES: Realización de Inventario: Si se usa trazabilidad, al cargar un inventario a medias, siempre se ordena la lista por el código de artículo, para evitar duplicidades, pudiendo después ordenar la lista por la columna que se quiera. En Datos Comerciales de Artículos, posibilidad de usar textos libres al indicar edad recomendada del producto, así como también se modifica el envío de Fichas de Seguridad a clientes, por cambio en la ficha o por no tenerla. Listado Etiquetas de clientes: Nuevo filtro por nombre del cliente, independiente del tipo de ordenación en el listado. Se incluye en la impresión de etiquetas de clientes (normales, de envío o de código de barras, no por Crystal o resumen), que se pueda indicar que la impresión sea por facturas, pudiendo filtrar por fechas o números de facturas (se permite buscar según el filtro que exista en pantalla, indicándose los números de

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factura separados por comas), imprimiendo etiqueta por cada factura o cliente. Comercial Catálogo web: Si desde el catálogo web, se modifica un artículo que es un Surtido, se actualiza el estado en todos los artículos que componen el surtido al mismo estado. Gestor de Pedidos web: Opción para acceder a las reclamaciones del pedido web, en alta si no existe previamente una reclamación, y en modificación si ya existe. Compras Facturas de Bienes de Inversión. Se incluye en la ficha del proveedor, que se pueda indicar que el tipo de IVA es de bienes de inversión, generando el apunte al libro de IVA con la letra correspondiente, para que pase así a contabilidad. Pedidos a Proveedor: Se incluye dentro de la gestión de compras, con un pedido abierto ya con líneas, si se usa la opción de importar lecturas desde OfiLector, si se lee mercancía que no está en el pedido, de generar un albarán de abono, con las unidades que han llegado no pedidas (en negativo), para realizar posteriormente la devolución de la mercancía. Escandallos: Filtro por proveedor del artículo principal, así como de tipo de producto (fabricado, surtido, compuesto, desglosado). Gestión de Surtidos: Se incluyen las siguientes validaciones para evitar duplicidades: 2 veces un artículo dentro del detalle del escandallo; Algún producto con más de 1 unidad; Alguno de los artículos del detalle sea un surtido a su vez y que el artículo principal pertenece a un escandallo de otro surtido. Informes Artículos Valor traspasos: Posibilidad de valorar el informe a costo neto del artículo. Informes Familias Ventas mes acumulado: Nuevos filtros por código postal y ruta del cliente (principal o multiRuta). OfiVenta: Se incluye en la configuración de los terminales en OfiGes, que se pueda indicar un almacén para visualizar sus existencias en la PDA/Tablet en vez de las existencias totales del artículo. OfiVIP TPV: Si se ha indicado en el código de barras de la ficha de un cliente, un teléfono que está dado de alta en OfiVIP, se canjeen y acumulen correctamente los puntos, tanto si se indica el número de

teléfono en la línea de artículo, como si se selecciona el cliente buscando la ficha, dando preferencia al código de tarjeta VIP y no al teléfono. Configuración Franquicias: Añadido Juguetecas como franquicia disponible, comportándose como franquicia estándar. SAT Facturación de contratos de mantenimiento: Si se agrupa la facturación por cliente, agrupe dentro del cliente por el vendedor, de forma que si hay varios contratos con 2 vendedores, agrupe/ordene por cada vendedor. TPV Trazabilidad: Si se usa trazabilidad alimenticia en el TPV, en opciones especiales del TPV, se puede activar que se impriman etiquetas con los lotes de los productos vendidos, al terminar de grabar un ticket. Ventas Peso con Báscula: Se revisa la ventana de pesadas, para que se recuerde si estaba seleccionado kilos o gramos, para la siguiente pesada.

OfiBUS: Al confirmar el Presupuesto, si el cliente es clientes varios, da opción de crear una ficha de cliente con los datos introducidos. Estudio de productividad de recursos: Nuevo informe basado en los conductores activos por explotación.

OfiEVENTOS: Menús/Platos: Se incluye la posibilidad de indicar que el menú o el plato es obsoleto, para que no aparezca en las búsquedas. Expedientes. Cierre Expedientes: se revisa una incidencia que podía provocar en los eventos enviados a una habitación del hotel, que las entregas a cuenta aparecieran en negativo en el momento del cierre del expediente.

OfiCONTA: Se genera el fichero para la presentación del modelo 390 con el programa de Hacienda. Se actualiza el validador para Hacienda del modelo 349.

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Lectura

No culpes a nadiePablo Neruda

Nunca te quejes de tu soledad o de tu suerte, enfréntala con valor y acéptala. De una manera u otra es el resultado de tus actos y prueba que tú siempre has de ganar.

No te amargues de tu propio fracaso ni se lo cargues a otro, acéptate ahora o seguirás justificándote como un niño. Recuerda que cualquier momento es bueno para comenzar y que ninguno es tan terrible para claudicar.

No olvides que la causa de tu presente es tu pasado así como la causa de tu futuro será tu presente.

Aprende de los audaces, de los fuertes, de quien no acepta situaciones, de quien vivirá a pesar de todo, piensa menos en tus problemas y más en tu trabajo y tus problemas sin eliminarlos morirán.

Aprende a nacer desde el dolor y a ser más grande que el más grande de los obstáculos, mírate en el espejo de ti mismo y serás libre y fuerte y dejarás de ser un títere de las circunstancias porque tú mismo eres tu destino.

Levántate y mira el sol por las mañanas y respira la luz del amanecer. Tú eres parte de la fuerza de tu vida, ahora despiértate, lucha, camina, decídete y triunfarás en la vida; nunca pienses en la suerte, porque la suerte es el pretexto de los fracasados.

El triunfo del verdadero hombre surge de las cenizas del error.

Pablo Neruda.

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