7/22/2019 Ejemplo de Politicas de Compra

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EJEMPLO DE POLITICAS DE COMPRA

El objetivo de la Poltica de Compras del Bci es entregar a sus colaboradores los

lineamientos bajo los cuales se debe ejecutar una accin de compra (de productos

y servicios), de modo de establecer un estilo de gestin que garantice objetividad,

transparencia y excelencia en el proceso de compras y lograr una ptima gestin

en trminos de eficiencia para satisfacer el objetivo perseguido con la compra.

Prcticas y Conductas de Compras

Se espera que todos los colaboradores guen sus conductas y decisiones de

compra en las prcticas y los valores del Bci.

Para tal efecto se establecen los siguientes lineamientos.

Prcticas de Compras Esperadas

Ser responsabilidad de todos los colaboradores involucrados directa o

indirectamente en las actividades de compras y particularmente de los

supervisores directos, resguardar en todo momento el buen nombre del Bci,

estableciendo y preservando relaciones adecuadas entre el Banco y sus

Proveedores Corporativos y garantizando el uso de prcticas de compras

inobjetables.

Las siguientes prcticas deben ser consideradas en toda accin de compra:

a) Considerar primero el inters de la Corporacin Bci (Banco y todas sus Filiales)

en todas las decisiones de compra, por sobre el inters particular de las reas.

b) El personal encargado de interactuar en la adquisicin de productos y serviciospara Bci, debe colocar rdenes de compra y celebrar contratos con Proveedores

sin incurrir en favoritismos de ninguna ndole, privilegiando nicamente el inters

global de la Institucin.

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c) Toda compra o acuerdo con Proveedores debe estar previamente autorizada

por la instancia con las facultades o atribuciones de compra necesarias. No se

debe comprometer recursos del Banco ni celebrar contratos o generar ordenes de

compras sin atribuciones para ello. La prctica de comprar primero y pedir

autorizacin despus no es aceptable.

d) Tampoco se podrn comprometer o adelantar dineros, sin las correspondientes

garantas de fiel cumplimiento cuando corresponda.

e) Apalancar toda solicitud o decisin de compra en los principios de Gastos e

Inversiones del Bci, particularmente en cuanto a criterios de Austeridad,

Agregacin de Valor Real al Negocio, Optimizacin del Costo y Gasto tico.

f) Promover una sana competencia entre Proveedores para obtener el mximo

valor agregado para el negocio sin perder de vista la misin del Bci en cuanto a

desarrollar relaciones con Proveedores, de mutuo beneficio, de largo plazo, con

altos estndares de calidad, cumplimiento y transparencia.

g) Cumplir con los procedimientos y polticas de compra definidos en la normativa

o que sean definidos por la Gerencia de Compras Corporativas para los distintos

rubros especficos.

h) Promover y fortalecer continuamente la transparencia, eficiencia y agilidad de

los procesos de compra.

i) No actuar con indiferencia o pasividad frente a prcticas de compra observadas

que sean impropias o reidas con el Cdigo de tica del Banco o con la poltica de

compras corporativas.

Conflictos de Intereses

Tal como se explicita en el Cdigo de tica vigente, un colaborador no deber

participar en ninguna actividad o decisin que involucre un conflicto de inters real

o potencial para el Banco.

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Los colaboradores que tengan alguna relacin patrimonial con una empresa

proveedora o de parentesco hasta segundo grado con alguno de sus socios

principales o ejecutivos que toman decisiones de compra, debern abstenerse de

participar en las decisiones de compra relacionadas con este Proveedor.

Lo que corresponde en estos casos u otros que priven al colaborador de la

necesaria independencia y neutralidad, es abstenerse de tomar cualquier decisin

e informar al Gerente Superior Directo o Gerente de Compras Corporativas y

Proveedores para resolver como se administrar la relacin con este Proveedor, si

fuese ste un proveedor debidamente calificado para operar con Bci.

Regalos e Incentivos

Ningn colaborador involucrado en la gestin de compra debe usar su autoridad o

posicin en la organizacin para beneficio personal.

Para preservar la imagen e integridad del colaborador y del Banco, como regla

general no deben aceptarse regalos o incentivos de proveedores, salvo obsequios

o invitaciones de cortesa de pequeo valor intrnseco y en forma espordica. Para

aquellos casos en que reciba regalos o invitaciones que no caen en esta categora

(como por ejemplo viajes, estadas en hoteles), el colaborador deber excusarse

con la cortesa que amerite el caso o bien deber informar al Gerente de Compras

Corporativas y Proveedores o al Comit de tica para asesorarse respecto de

cmo proceder.

En otras palabras la frecuencia y naturaleza de los regalos eventualmente

aceptados, no debe permitir que el receptor pueda parecer a juicio de otros que

est siendo influenciado en la toma de una decisin de negocios como

consecuencia de aceptar dichos regalos, ni pueden permitir en caso alguno que en

la conciencia del receptor este hecho sea capaz de hacerle perder su

independencia.

Poltica de Proveedores

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La Poltica Administracin de Proveedores se sustenta en la Misin Empresarial

del Bci, en cuanto a mantener una relacin comercial con nuestros Proveedores

de mutuo beneficio, lealtad en el tiempo y altos estndares de calidad,

cumplimiento y transparencia.

Principios de Actuacin con Proveedores

a) Relacin de largo plazo y rentable

En las decisiones de compra Bci privilegia la relacin comercial y de servicio

sustentable en el largo plazo y rentable tanto para Bci como para sus Proveedores

por sobre beneficios exclusivamente de corto plazo.

b) Cumplimiento de compromisosEs intrnseco de la tica empresarial Bci el garantizar y honrar siempre el

cumplimiento de los compromisos adquiridos con nuestros Proveedores. Con este

propsito los colaboradores que efecten estos compromisos, escritos o verbales,

deben estar facultados para ello.

c) Transparencia y Objetividad en los procesos de compra

El proceso de compra debe garantizar absoluta transparencia en la gestin de las

compras, y objetividad en la toma de decisiones.

d) Igualdad de oportunidades a los Proveedores

Se debe garantizar la igualdad de oportunidades a todos los Proveedores para

que oferten sus productos o servicios al Bci en un proceso de compra

determinado.

e) Evaluacin de Proveedores

Los Proveedores del Bci deben ser evaluados en su desempeo como tales de

acuerdo a criterios de evaluacin definidos por la Corporacin Bci y aplicados en

funcin de las caractersticas del producto adquirido o servicio contratado al

Proveedor. Para aquellos Proveedores que obtengan una calificacin insuficiente

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o negativa se deber tomar accin de regularizacin o de trmino de sus

respectivos contratos segn corresponda.

f) Formalidad en las relaciones con Proveedores

La relacin comercial con Proveedores debe siempre ser formal y los acuerdosdeben estar por escrito. A los Proveedores se les debe responder con prontitud y

cortesa.

g) Oportunidad de los Pagos

Se debe pagar a los Proveedores oportunamente de acuerdo a las condiciones

pactadas en los respectivos contratos, sin distincin de Proveedor para agilizar y

priorizar el proceso de pago que debe ser conocido por el proveedor.

h) Escucha a Proveedores

Se debe instalar la prctica de escuchar en forma sistemtica y profesional a los

proveedores, con el propsito de atender sus preocupaciones, sugerencias y

reclamos que permita mejorar continuamente la relacin con ellos. Para estos

efectos se establecern canales formales de comunicacin.

i) Base de Proveedores acotada

Se debe promover el mantener una cantidad ptima de Proveedores por rubro de

compra que asegure una sana competitividad y diversificacin del riesgo para la

continuidad de la operacin.

Perfil del Proveedor

Para ser Proveedor del Bci se requiere que la empresa y sus socios principales,

muestren en forma consistente un comportamiento tico y legal intachable,

particularmente en materia laboral y de medio ambiente, capacidad para entregar

los productos y servicios en las condiciones requeridas, cumplir con los acuerdos

de calidad de servicio pactados, mantener una moralidad comercial y una

situacin financiera adecuada, con cabal cumplimiento de sus obligaciones con

bancos, proveedores, legales, impositivas y con el personal.

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Bci define que sus Proveedores sern Corporativos, de tal forma de mantener un

Registro centralizado de Proveedores calificados para toda la Corporacin, que

permita hacer ms eficiente el proceso de compra, aprovechar las economas de

escala por compras por volumen y disminuir el riesgo operacional.

Bci valora especialmente aquellas empresas Proveedores comprometidas

activamente con los principios de Responsabilidad Social Empresarial, y se

reserva el derecho de comprobar los estndares de seguridad, cumplimiento

laboral y medio ambiental las veces que sea necesario.

Bci valora en sus Proveedores, su contribucin proactiva en la generacin de

modelos de compra ms eficientes