APLICACION 1"PROYECTO KIT CUENTA CUENTOS"

Cmo organizara la implementacin del Proyecto?Dividimos el proyecto en fases:1. COORDINACIN Definir los requerimientos o especificaciones del cliente. Reunin con los interesados para definir el alcance del producto. Establecer el acta de constitucin del proyecto.2. SELECCIN Seleccin y evaluacin de proveedores. Evaluacin de prototipos de kits y portales.3. PLANEAMIENTO Definir actividades para alcanzar el producto. Realizar un estudio de costos y presupuestos. Establecer las fases y entregables. Realizar Cronograma Actividades y comunicaciones para establecer tiempo de desarrollos y reuniones.4. PRODUCCIN Impresin de libros. Creacin de portal. Armado de kits y empaque.5. DISTRIBUCIN Transporte de kits a puntos de venta. Entrega del producto.Quienes son los Stakeholders en este proyecto y como maneja sus expectativas? Padres: Material didctico educativo y de calidad y a buen precio. Alumnos: Que la herramienta sea interactiva y amena. Sponsor: Rentabilidad del proyecto. Imprenta: Ganancia porcentual en la edicin de los libros (Proveedor). Programador y Diseador: Que el portal soporte a una gran cantidad de Usuarios en lnea (Estable) con ltima tecnologa y brindar un soporte rpido y eficaz. Ministerio de Educacin: Que el contenido del producto no atente contra la integridad psicolgica de Estudiantes. Escuelas: Un producto de calidad y con un buen contenido pedaggico. Empresa de Transporte: Ganancia monetaria basada en el traslado del producto (Proveedor). Equipo de ventas: Busca vender la totalidad de los productos (kit Cuenta Cuentos)Quines forman parte de su equipo? Gerente del proyecto Coordinador del Proyecto Jefe de Ventas Contador SecretariaCul es el producto del proyecto? Paquete de libros, CDs y portal: Kit Cuenta Cuentos y Portal Web.Qu riesgo identifica en el proyecto? Producto no agradable para el cliente y usuario Incumplimiento de servicios de edicin y transporte. Incumplimiento de pagos a proveedores debido a la racionalizacin del dinero: no es entregado en su totalidad al inicio, sino en base a entregables. El libro puede no ser autorizado para su publicacin por no cumplir con estndares y normas del Ministerio de Educacin. Presupuesto insuficiente en las actividades. Incumplimiento del cronograma. Personal no comprometido con las tareas. Cambio de personal rotativo. Requerimientos y caractersticas del producto no claros. Respuesta de los entregables fuera de fecha de cada cierre de fase del proyecto.

APLICACIN 2CASO MUDANZA DE OFICINA X-portaActa de Constitucin del ProyectoPUCP-PMBOK 4.1.3.1 HOJA 1

ComponenteDescripcin

Grupoxxx

Ttulo del ProyectoImplementacin para la Mudanza de oficinas empresa X-porta

Gerente del Proyectoxxx

Patrocinador del ProyectoGerente General "Grupo PM"

Descripcin del ProyectoEl presente proyecto consta en ejecutar la mudanza de oficinas de la empresa yyy porta que actualmente se encuentra en la direccin yyyyyy a las nuevas instalaciones del nuevo inmobiliario ubicado Av. zzzzzzz. La necesidad de la empresa implica: el traslado del mobiliario, terminales ofimticos y servidores, redes telemticas y gabinetes de archivos de 100 empleados. Para efectuar dicho proyecto y su mejor control estableceremos Fases: 1. Planeamiento; 2. Ejecucin y; 3. Verificacin

Justificacin del ProyectoDebido al crecimiento del personal en yyy como respuesta a la demanda del mercado, la necesidad de cambio a una zona estratgica de negocios para reducir los tiempos operativos.

Objetivos del Proyecto y criterios de medicin del xitoEjecutar la mudanza antes de los 60 das pactados, permitir la continuidad operativa de la empresa sin registrar das restrictivos de operacin, no exceder el presupuesto del proyecto de $35,000, Asegurar el correcto funcionamiento de la nueva instalacin en una eficiencia operativa al 100%.

Requerimientos Principales (Alto nivel)Trasladar mobiliario, terminales ofimticos, servidores redes telemticas y gabinetes de archivos.

Riesgos principales No culminar el traslado en el intervalo de tiempo establecido. Daar algn equipo a trasladar. Las capacidades de redes y ofimtica no satisfacen las necesidades de yyy. Problemas de transporte, fallas mecnicas que retrasan la entrega

Resumen del Cronograma de Hitos

Presupuesto ResumidoMonto de herramienta y maquinarias: $15,000 Monto de personal operativo: $6,000 Monto de personal elaborador del proyecto y colaboradores: 15,000

SupuestosLa nueva instalacin cuenta con disponibilidad los fines de semana. El personal de yyya no har uso, ni acudir a las instalaciones durante la ejecucin de la mudanza. Permiso por parte de la municipalidad para realizar la ejecucin de la mudanza. La nueva oficina cuenta con las instalaciones elctricas necesarias para el correcto funcionamiento de los equipos.

RestriccionesEl proyecto no debe ser efectuado en un plazo mayor de 60 das y solo ejecutado en un fin de semana. El costo del proyecto no debe superar al presupuesto.

Requerimientos de aprobacin del proyectoEl Gerente general de Grupo PM es aquel que aprueba los requerimientos. Documento Alcance, Costos, Diagrama Gantt (Tiempo)

Aprobacin requeridaGerente GeneralLima, 18 de Julio de 2013

APLICACIN 3REDACTAR LOS PASOS A SEGUIR PARA ORGANIZAR EL PLAN PRELIMINAR DEL PROYECTO

1. Revisar el Project Charter1. Reunin con los representantes de yyy y definir servicio a brindar y las condiciones del mismo1. Realizacin del Anlisis de costos1. Planeamiento del transporte y carga3. Inventario de equipos y mobiliarios3. Tramite de permisos a la municipalidad: TUPAC3. Contratacin de empresa de trasporte3. Clasificacin de bienes a trasladar y embalaje1. Planeamiento de la accesibilidad4. Coordinar permisos o autorizaciones con la administracin de los puntos de los puntos de origen y destino4. Reconocimiento del lugar de destino: ubicacin, accesibilidad, uso de recursos de lo edificios, etc.1. Soporte de redes y ofimtica:5. Diseo y configuracin de red (PC`s, servidores, etc.)1. Plan de seguimiento1. Acta de conformidad del cliente

SEGUIMIENTO Y CONTROLCOORDINACINPLANEAMIENTO DE DE MUDANZAEJECUCIN

APLICACIN 4ACTA DE SEGUIMIENTONombre del proyectoJefe de proyectorrrrccccImplementacin de la mudanza de oficinas de la empresa yyy

Participantes xxxxxxxx

10 julio 2013

Fecha

Actividades Planificadas para el periodoActividades ejecutadas en el periodo Revisar el Project Charter Reunin con X-PORTA Inventario de edificio Analisis de costos Tramite de permisos Reconocimineot del lugar Partida/Destino Tercerizacin de empresa de transporte Levantamiento de Observaciones Clasificacin de Bienes 100 % 70 % 100 % 100 % 70 % 100 % 50 % 100 % 100 % Clasificacin de Bienes

Actividades pendientesCausas de retraso Reunin con X-PORTA

Tramite de permisos Tercerizacin de empresa de transporte

Falta de detalles del cronograma de pagos Burocracia en Municipalidad Etapa de evaluacin

Actividades Planificadas para el Siguiente periodoResponsableFecha Embalaje Traslado de mobiliario Traslado de equipos de computo y redes Configuracin de PC`s, redes; y operatividad

rf ss cf wa

15-08-2013 16-08-2013 16-08-2013 17-08-2013

Solicitudes de cambioresponsable de la peticin de cambio Traslado de 10 % ms equipos Modificacin de distribucin de mobiliario

df we

APLICACION 5Si la mudanza de oficinas en yyy est retrasada en 1 semana:Qu tipo de acciones aplicaras?, Acciones preventivas o correctivas?Las acciones preventivas y/o correctivas se aplican para eliminar causas reales o potenciales de un problema. Para saber que accin tomar debo conocer el evento que gener el retraso de la mudanza. Para que exista un retraso es claro que hay causas reales pero esto no excluya que haya causas potenciales. Para fines de la aplicacin nos pondremos en ambos casos para cada supuesto planteadoComo Director de proyecto, identifica al menos 3 acciones especficas, describe las condiciones supuestas.Dependiendo del estatus en que se encuentra el proyecto, podemos tomar ambos tipos de acciones:Accin PreventivaSupuestoAccin Correctiva

Mayor seguimiento a los trmites. Manejar contactos con emisor de permisos.1. Retraso en trmites de permisoSuperponer actividades. Acogerse al silencio administrativo donde se puede proceder sin permisos ya que el retraso se debe a deficiencias por parte de la entidad emisora.

Manejar cartera de proveedores de servicio.Establecer penalidades a proveedores en el contrato.1. No disponibilidad de vehculos para la mudanzaContratar un servicio nuevo asumiendo mayores costos en los que se puede incurrir.

Comunicacin previa con empresa proveedora de energa elctrica para determinar fechas planificadas de corte de suministro elctrico.1. Falta de energa elctrica en el local y alrededores.Alquiler de grupo electrgeno.

APLICACIN 6Qu impacto puede tener este nuevo pedido de cambio en el proyecto (Aumentar en un 50% el personal de la oficina y no en un 30% como fue el requerimiento inicial)? Analice las actividades de Gestin de Cambios.El impacto que esto puede traer es: No cumplir con el plazo establecido. La ejecucin no se realice en un fin de semana. El presupuesto se incremente. No contar con los recursos necesarios disponibles para afrontar la mudanza del nuevo personal de oficina. Reduccin de la calidad del proceso de traslado de mobiliarios y equipos. Las operaciones diarias pueden verse afectadas negativamente.

Actividades de gestin de cambios: Anlisis de costo de nuevo cambio Anlisis de tiempo Anlisis de recursos Anlisis de riegos Coordinar la pronta aprobacin de solicitud de cambio segn los anlisis ya realizados Replantear el monitoreo y control Coordinar y tramitar con los terceros el incremento de la capacidad sus actividades planificadas o ver la necesidad de contratar mas terceros Modificacin del alcance y reprogramacin de hitos. Inclusin del nuevo cambio en la programa inicial. Ejecucin y validacin

ACTA DE SEGUIMIENTONombre del proyectoJefe de proyectodfererfImplementacin de la mudanza de oficinas de la empresa yyy

Participantesret10 julio 2013

Fecha

Actividades Planificadas para el periodoActividades ejecutadas en el periodo Revisar el Project Charter Reunin con X-PORTA Inventario de edificio Analisis de costos Tramite de permisos Reconocimineot del lugar Partida/Destino Tercerizacin de empresa de transporte Levantamiento de Observaciones Clasificacin de Bienes 100 % 70 % 100 % 100 % 70 % 100 % 50 % 100 % 100 % Clasificacin de Bienes

Actividades pendientesCausas de retraso Reunin con X-PORTA

Tramite de permisos Tercerizacin de empresa de transporte

Falta de detalles del cronograma de pagos Burocracia en Municipalidad Etapa de evaluacin

Actividades Planificadas para el Siguiente periodoResponsableFecha Embalaje Traslado de mobiliario Traslado de equipos de computo y redes Configuracin de PC`s, redes; y operatividad

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15-08-2013 16-08-2013 16-08-2013 17-08-2013

Solicitudes de cambioresponsable de la peticin de cambio Traslado de 10 % mas equipos Modificacin de distribucin de mobiliario

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