Ejercicio Final
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RFI CLIENTE Proceso de seleccin ERP 1 de 4
Documento para la solicitud de informacin (RFI)
Nombre del proyecto
Seleccin y definicin de un proveedor y plataforma para la implantacin de una solucin ERP para ACME ENTERPRISE
Presentacin de la compaa ACME ENTERPRISE es una de las principales plataformas logsticas del Mediterrneo. Ubicada en el del
Puerto de Barcelona, esta moderna terminal desarrolla una amplia actividad de trfico intermodal de
contenedores para el Sur de Europa.
Descripcin del proyecto
El presente documento de Request For Information (RFI) pretende obtener un primer bloque de informacin
sobre las capacidades y experiencia de los proveedores para, en una segunda fase, establecer un proceso
de Request For Proposal (RFP) con el que evaluar y escoger un proveedor a quien ACME ENTERPRISE
pueda contratar con total garanta de xito para el proyecto de implantacin de una solucin ERP estndar
del mercado con los requerimientos funcionales.
La solucin a implantar ha de dar cobertura a los siguientes grupos de mdulos funcionales: Finanzas, RRHH,
y Compras).
Antecedentes Actualmente, el cliente tiene presencia en 6 pases (Espaa, Turqua, Mxico, Brasil, Colombia, Per), donde
existen un total de 6 ubicaciones. Cada una de las terminales tiene un ERP diferente, el objeto de este RFI
es establecer un estndar en la solucin de ERP, pero con instancias e instalaciones diferentes en cada una
de las terminales.
Descripcin del proyecto y alcance Principales requerimientos:
1. Soporte de la aplicacin en los pases descritos anteriormente.
2. Capacidad de despliegue en los pases descritos anteriormente.
3. Cobertura funcional para los mdulos de finanzas, RRHH y compras.
4. Nmero de usuarios medio por terminal 50 usuarios.
5. Nmero de nminas medio por terminal 200 usuarios.
6. Integracin con la aplicacin de gestin operativa de terminal (Desarrollo a medida).
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RFI CLIENTE Proceso de seleccin ERP 2 de 4
7. Migracin de datos del ERP actual.
8. Valoracin econmica por ubicacin y en total del despliegue.
A continuacin se detallan las tareas que ha de desarrollar el proveedor en el marco del presente proyecto,
tanto tcnicas como de gestin, por mbitos de rea / actuacin:
Gestin del proyecto
Recursos correspondientes a la gestin del proyecto.
Parametrizacin
Se realizar la personalizacin de la herramienta conforme a los requisitos funcionales
Migracin de datos
Se solicita la participacin de un equipo, que colabore en la preparacin de los procesos de carga de datos
masivos procedentes del sistema anterior.
Administracin de sistemas
Para la puesta en marcha del proyecto, se solicita la participacin de un equipo, expertos en administracin
de sistemas y que realicen las tareas de setup inicial, puesta en marcha de la plataforma de desarrollo y
tunning posterior de los sistemas para garantizar el rendimiento durante el desarrollo, puesta en produccin,
as como en fases posteriores.
Formacin personal tcnico
Se dar formacin al personal de sistemas del cliente, acerca del funcionamiento de la herramienta, su
parametrizacin, as como metodologas de importacin/exportacin de datos.
Formacin personal usuario
Se dar formacin al personal usuario acerca del uso de la herramienta.
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RFI CLIENTE Proceso de seleccin ERP 3 de 4
Presentacin de la respuesta a la RFI
Se deber presentar la respuesta a la RFI mediante correo electrnico a Ral Garca Vega [email protected].
El trmino mximo para la presentacin de la documentacin es el prximo lunes da 23 de Abril a las 09:30
horas a la direccin y forma anteriormente comentadas.
Hasta esta fecha, y si el proveedor lo considera oportuno, se podrn realizar consultas enviando las
cuestiones a [email protected] de manera escrita per tener un control del proceso.
Contenido de la respuesta a la RFI
Los siguientes son los contenidos mnimos que deben presentarse. Para poder valorar las propuestas de
forma gil y en igualdad de condiciones, la propuesta ha de seguir estrictamente el orden y la numeracin
que se detalla a continuacin, con independencia de que el proveedor pueda adjuntar a su oferta toda la
informacin complementaria que considere de inters, que se tendr en cuenta y valorar
correspondientemente.
1. Documento especificando el cumplimiento de los requerimientos funcionales descritos anteriormente,
y los precios estimados segn los datos especificados en este documento.
2. Referencias: se solicita al proveedor que indique referencias de alcance similar al caso del cliente,
detallando las caractersticas del proyecto, sector, ao de implantacin y volumetra del mismo.
3. Plan de implantacin: rango de tiempo aproximado para la implantacin del proyecto, sin detalle por
fases. Adicionalmente, se solicita al proveedor el esfuerzo estimado para la implantacin en man days
para cada uno de los escenarios de implantacin demandados.
4. Referencias en el sector logstico.
5. Modelo econmico: el proveedor deber presentar una aproximacin, en forma de rangos, para cada
uno de los escenarios solicitados donde se indique:
a. Coste de adquisicin de licencias (en por licencia) detallando el precio unitario y posibles
descuentos. El proveedor deber presentar los diferentes modelos de licenciamiento posibles
de su herramienta, y la propuesta que considere adecuada dadas las necesidades del cliente.
b. Coste de mantenimiento de las mismas (en % sobre el coste de las licencias), de manera
separada e independiente.
c. Coste estimado de los servicios de implantacin
d. Coste aproximado del hardware necesario para los entornos de desarrollo/calidad y
productivo.
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RFI CLIENTE Proceso de seleccin ERP 4 de 4
e. Finalmente, el proveedor deber ofrecer un presupuesto aproximado del servicio de gestin
de aplicaciones (AM) para el mantenimiento correctivo, adaptativo y evolutivo del sistema. Se
trata de tener una idea del coste futuro que puede representar y una breve descripcin del
servicio que se ofrece.
El proveedor ha de estimar el importe y los FTE estimados de los servicios de mantenimiento
correctivo, y evolutivo + adaptativo para los dos primeros aos despus de la puesta en
produccin del proyecto.
6. Informacin adicional: el proveedor puede adjuntar informacin adicional (presentaciones
corporativas, hojas de producto, etc.) que considere de inters.
Ejercicio final
Este documento tiene como objetivo lanzar un RFI con el objetivo informacin sobre las capacidades y experiencia de los principales players del mercado de ERP teniendo en cuenta los requerimientos crticos expuestos en el anterior documento.
1. Especificar qu criterios utilizarais para hacer una primera preseleccin de las ofertas. Justificar el
uso de criterios y las bandas de valoracin.
2. Se han presentado 3 proveedores finalmente, y se pueden extraer las siguientes conclusiones sobre
los proveedores con sus soluciones:
Teniendo en cuenta lo anterior como quedara la tabla de evaluacin de proveedores, y por tanto cuales seran
las conclusiones.
3. Si el proceso de RFP continuara, qu estrategia de short-list de soluciones seguirais (entendiendo
la dualidad solucin / integrador). Explicar por qu.