Desarrollo y control de documentación: Fundamentos

MAPA DE PROCESOS

FICHAS DE PROCESOS

PROCEDIMIENTOS NORMATIVOS

REGISTROS

MANUALDE

CALIDAD

PROCEDIMIENTOS Y FICHAS DE PROCESOS

El formato escrito es el más común, consiste en declaraciones de procedimiento estructuradas principalmente en oraciones (prosa), y organizadas bajo unos encabezados. A fin de asegurar la consistencia en el desarrollo de procedimientos escritos, es importante definir claramente cómo deben ser formateados los procedimientos, y como deben ser escritas las declaraciones directrices. La mejor forma de lograr esto es desarrollando una instrucción de trabajo.Incompleta: “ Las especificaciones del cliente deben ser chequeadas y aprobadas en cuanto a su integridad”Completa: “El Director de ventas debe chequear todas las especificaciones del cliente en cuanto a su integridad dentro de los 2 primeros días del recibo de la orden de compra utilizando la hoja de especificaciones dada en el instructivo de trabajo QWI25, y luego firmar y fechar la hoja de especificaciones como revisada

FORMATO ESCRITOFORMATO ESCRITO

DIAGRAMA DE REPRESENTACIÓN

Dónde Quién Hace

Cuándo

Cómo

Declaración de la acciónPersona que actúa

Verbo de la acción

Qué

QUIÉN: ¿Quién debe realizar esta tarea? ¿Quién es responsable?

QUÉ: ¿Qué cosa necesita ser realizada?

DÓNDE: ¿Dónde ocurre la tarea?

CUÁNDO: ¿Cuándo debe realizarse esta tarea? Frecuencia

CÓMO: ¿Cómo realiza usted está tarea?

REGISTROS: ¿Cómo sabrá usted que la tarea ha sido realizada?

NORMA FUNDAMENTAL DE PROCEDIMIENTOS

• TÍTULOTítulo del procedimiento que vamos a documentar. El título debe describir breve pero claramente el contenido del documento.

• OBJETIVOQue pretendemos describir con el procedimiento.

• CAMPO DE APLICACIÓNEn que Áreas, Departamentos o Secciones de la empresa se aplicará este procedimiento.

• DEFINICIONESSe define alguna terminología que deba ser aclarada; especialmente aquel vocabulario técnico o muy especializado el cual no sea de dominio popular.

• DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADESMediante el uso de relatos descriptivos, indicaciones paso a paso, diagramas de flujo etc. , se describen detalladamente las actividades que componen el proceso, también sus indicadores definidos por la organización..

• RESPONSABILIDAD Y FUNCIONES

Se establece quienes son las personas responsables por la aplicación del procedimiento y sus niveles de responsabilidad y autoridad.

• REFERENCIAS

En caso de que exista normativa nacional o internacional, estas deben ser referenciadas en este ítem.

• CONTROL DE DOCUMENTOS

Se determina si se trata de un documento controlado, es decir, si se requiere controlar las copias que se emiten del mismo.

• REGISTROS• ANEXOS

Tablas, Cálculos matemáticos, fórmulas, planos, etc. Se listan aquí.• DISTRIBUCIÓN

Se listan los funcionarios que tienen copia del procedimiento.

NORMA FUNDAMENTAL DE PROCEDIMIENTOS

Contenido de un procedimiento.

. .Contenidos de

un procedimiento

Titulo y aprobación del documento.

Registro de revisiones efectuadas.

Objetivo/ Alcance/ Responsables.

Condiciones / Normativas.

Descripción de las actividades.

Registros/ Glosario / Anexos.