ORIENTACIN PROFESIONAL No. 003EJERCICIO PROFESIONAL EN ENTIDADES DE

PROPIEDAD HORIZONTAL Y UNIDADES INMOBILIARIAS CERRADAS

OBJETIVO

Orientar sobre el ejercicio de la profesin contable en la Propiedad Horizontal y Unidades InmobiliariasCerradas, acerca de las caractersticas de los libros y papeles requeridos para el manejo de lacontabilidad, preparacin de los Estados Financieros requeridos y sus caractersticas, as como lascondiciones para el ejercicio de la Revisora Fiscal, de acuerdo con la nueva situacin jurdica derivadade la vigencia de la Ley 675 del 3 de agosto de 2001 publicada en el Diario Oficial No. 44509 de 04 deAgosto de 2001, la cual unific el rgimen legal aplicable, derogando las leyes 182 de 1948, 16 de 1985y 428 de 1998 y los decretos que la reglamentaron.

CONSIDERACIONES

1. El Estado colombiano solucion una vieja controversia legislativa, relativa al rgimen depropiedad horizontal, originada en la vigencia de normas paralelas que originaron confusinsobre la normatividad aplicable, incorporando en la nueva normatividad a las UnidadesInmobiliarias Cerradas, constituyndolas como personas jurdicas sin nimo de lucro, denaturaleza civil, no contribuyentes de impuestos nacionales, ni de Industria y Comercio, enrelacin con las actividades propias de su objeto social. La condicin de no contribuyente deimpuestos no implica una exclusin al rgimen tributario, pues ste les fija obligaciones a travsdel artculo 364 de Estatuto Tributario y el decreto 2500 de 1986, normas mediante las cualesremite el manejo de la contabilidad de las entidades sin nimo de lucro al ttulo IV del Cdigo deComercio y en consecuencia a su reglamentacin, dentro de la cual se encuentra el Plan nicode Cuentas para comerciantes. Al mismo tema relacionado con la contabilidad de entidades sinnimo de lucro se refiri el artculo 45 de la ley 190 de 1995 y tal obligatoriedad establece laaplicacin de principios o normas generalmente aceptadas, los cuales estn consagradas en eldecreto 2649 de 1993. En consecuencia el marco jurdico de la contabilidad de la PropiedadHorizontal y las Unidades Inmobiliarias Cerradas se constituye por el Ttulo IV del Libro Primerodel Cdigo de Comercio, los decretos 2650 y 2649 de 1993 con sus modificaciones y en lopertinente la ley 675 de 2001.

2. El registro y control del fondo de imprevistos ordenado por el artculo 35 de la Ley 675 de 2001 yorientado a cubrir erogaciones necesarias causadas para la administracin, la prestacin deservicios comunes esenciales para la existencia, seguridad y conservacin de los bienescomunes, no previstas en el presupuesto previniendo el cobro de cuotas extraordinarias. Estefondo tiene las caractersticas de una destinacin especial y no puede manejarse dentro de lascuentas tradicionales del efectivo sino que lo ha de ser en las cuentas correspondientes a fondosespeciales en moneda nacional. Un tratamiento anlogo debe darse a las cuotas extraordinariasde propsito especial y al valor de los recaudos de contribuciones a expensas comunes, porcuanto estos valores no son de libre aplicacin por estar sta determinada por el presupuestoaprobado por la asamblea de copropietarios.

Las contribuciones a expensas comunes son determinadas en su cuanta por la asamblea depropietarios y constituye una obligacin de los copropietarios la cual debe estar integrada en elreglamento de propiedad horizontal, constituyndose en obligacin inexcusable de todos lospropietarios, as no hayan participado en la asamblea. Es una tpica cuenta de deudores y enrelacin con ella deben aplicarse las normas tcnicas especficas con base base en la normabsica de esencia sobre forma y deben revelarse a valor de realizacin, es decir por el monto

realmente recaudable a partir del criterio de realidad econmica, debiendo ajustarse su montomediante la constitucin de provisiones para posibles contingencias por no pago o para elcastigo de cartera definitivamente incobrable.

Un aspecto tpico de la propiedad horizontal y las unidades inmobiliarias cerradas es el conjuntode bienes que en ellas concurren y que de acuerdo con los artculos 3 , 16, 19, 20, 21, 22, 23 dela Ley 675 de 2001, se clasifican en bienes privados o de dominio particular, bienes comunesescenciales, bienes comunes no escenciales y bienes comunes desafectados. Este es unaspecto en el que resulta determinante la conceptualizacin de activo incorporada en nuestralegislacin, especialmente en los artculos 35 y 64 del Decreto 2649 de 1993 y el artculo 15 delDecreto 2650 de 1993 y sus modificaciones en la parte pertinente a la descripcin del activo,normas en las cuales se determina que en Colombia la contabilidad se maneja con un enforquepatrimonialista, el cual se caracteriza porque el concepto de activo se asocia a propiedad, adiferencia del enfoque operacional en el cual el activo se asocia al concepto de uso para larealizacin de operaciones. En estas circunstancias los bienes privados o de dominio particularno constituyen un activo de la entidad de propiedad horizontal o de unidad inmobiliaria cerrada,pues la titularidad del dominio corresponde a los copropietarios y por tanto estos valores nodeben incorporarse en los estados financieros de los entes creados para la administracin de losbienes.

Tampoco deben ser registrados como patrimonio del ente administrador los bienes comunes,sean ellos escenciales o no escenciales cuya propiedad corresponde proindiviso a cada uno delos propietarios de los bienes de dominio particular, pero siendo el objeto social de la propiedadhorizontal y de las unidades inmobiliarias cerradas la administracin de esos bienes comunes yteniendo los administradores responsabilidades especficas por los daos que se puedan causarpor su negligencia o dolo, pero s deben ser objeto de algn tipo de registro contable que permitasu descripcin, representacin y control y que sin duda alguna debe referenciar laresponsabilidad contingente del ente administrador sobre esos bienes, al tenor de lasprescripciones establecidas en el captulo 11 de la Ley 675 de 2001. En algunas oportunidadeslos bienes comunes son objeto de asignacin de uso exclusivo por copropietarios privados quepor su localizacin, pueda disfrutarlos de manera especial, como en el caso de terrazas,cubiertas, patios interiores y retiros. Estos bienes han de ser objeto de una clasificacinseparada para una mejor representacin de los bienes comunes de uso general.

En el proceso administrativo puede presentarse el fenmeno de desafectaciones de bienescomunes no escenciales, segn se establece en los artculos 20 y 21 de la Ley 675 de 2001.Este proceso implica una transferencia de dominio mediante la cual ste se desplaza de bienproindiviso de los copropietarios al ente econmico de propiedad horizontal o de unidadinmobiliaria cerrada, constiuyndose en este caso en un bien privado o de dominio particular,que debe ser por tanto registrado en las respectivas cuentas del activo del nuevo propietario. Eneste caso el bien debe ser registrado, por el valor de la desafectacin como un activo del ente depropiedad horizontal o unidad inmobiliaria cerrada, ser objeto de ajustes integrales por inflacin.

Si se dedica a una actividad productora de ingresos debe procederse adems al cculo y registrode su depreciacin.

Un ente de propiedad horizontal o una unidad inmobiliaria cerrada puede en desarrollo de suactividad adquirir bienes necesarios para el desarrollo de su objeto social sin que ellos seconstituyan en bienes comunes , por no estar destinados al uso comn por parte de lospropietarios sino estar destinados al exclusivo uso de la adminsitracin; se considera que estosbienes no se extinguen por su primer uso sino que comportan una duracin plurianual que deacuerdo con las normas bsicas de realizacin y asociacin, tpicas del sistema de causacin,deben reconocerse en los costos o gastos en un perodo que corresponda a su vida til, la cualest determinada por el tiempo de dominio, el tiempo de duracin y el tiempo de uso, mediante

un proceso de depreciacin o amortizacin fundamentado en cualquier mtodo de reconocidovalor tcnico.Los pasivos de los entes de propiedad horizontal o de las unidades inmobiliarias cerradas notienen diferencia ninguna en su manejo contable con los entes comerciales, aunque s espertinente recordar que cuando tales pasivos se originan en la administracin o desarrollo debienes comunes deben programarse en el presupuesto los valores pertinentes para garantizar sucosto financiero y amortizacin.

Los ingresos, costos y gastos de este tipo de entes econmicos deben registrarse yrepresentarse contablemente a partir de las normas contables del ente econmico, continuidad,unidad de medida, perodo, valuacin o medicin, esencia sobre forma, realizacin y asociacin.

El tratamiento contable se fundamenta tcnicamente en la aplicacin de la Norma Bsica deValuacin o Medicin donde se establece las bases de costo histrico, costo histrico ajustado yvalor de mercado.

Los ajustes por inflacin que tambin deben aplicar, tienen como objetivo permitir la comparacinde la informacin al representarla en unidades monetarias de igual poder adquisitivo. Larepresentacin de los valores de mercado se logra mediante el registro de provisiones ovalorizaciones.

La administracin de los bienes comunes en la propiedad horizontal y en las unidadesinmobiliarias cerradas est limitada al cumplimiento de un presupuesto que debe ser presentadopor el administrador o consejo de administracin y aprobado por la asamblea de copropietarios,constituyendo un lmite a la realizacin de expensas necesarias y sirviendo como base para ladeterminacin de la cuanta de las mismas en cabeza de cada copropietario. Losadministradores deben rendir cuenta de la ejecucin de ese presupuesto dentro de las cuentasanuales (artculo 51, Ley 675 de 2001), por lo cual se requiere de la contabilidad, una vez mscon fundamento en la norma bsica de caractersticas y prcticas de la actividad, el manejo deuna informacin sobre el monto discriminado del presupuesto y su proceso de ejecucin, el cualha de estar con todas las formalidades sobre libros de contabilidad asentado para fundamentarel respectivo informe.

3. En administracin de propiedad horizontal y de unidades inmobiliarias cerradas se tipifica uncaso de administracin por delegacin, en el cual la mayor parte de los propietarios sonexcluidos de la administracin y sta es encargada a alguno o algunos de ellos o a un terceroque adquiere la obligacin de rendir cuentas de su gestin, en las oportunidades establecidas enlos respectivos estatutos o reglamentos. Esta rendicin de cuentas debe estructurarse con baseen las normas sobre rendicin de cuentas, establecidas en la ley 222 de 1995, que modificaronel Cdigo de Comercio (artculo 46). Esta rendicin de cuentas debe contener por lo menos uninforme de gestin , los estados financieros de prposito general, junto con sus notas, cortados afin del respectivo ejercicio, un estado de resultado presupuestal y el proyecto de presupuestopara el perodo siguiente.

Los contenidos del informe de gestin estn integrados por una exposicin fiel sobre la evolucinde los negocios y la situacin jurdica, econmica y administrativa del ente administrador de lapropiedad horizontal o unidad inmobiliaria cerrada, indicaciones sobre acontecimientosimportantes acaecidos despus del cierre de ejercicio, evolucin previsible de la entidad ydescripcin de las operaciones celebradas con adminsitradores y copropietarios.

La Ley 603 de 2000 exige a los administradores incorporar en el informe de gestin unamanifestacin acerca del cumplimiento de normas sobre propiedad intelectual y derechos deautor cuyos contenidos especficos fueron descritos en la Actualizacin de la OrientacinProfesional 001 del Consejo Tcnico de la Contadura Pblica. Igualmente el informe de gestinestablece requisitos en los estados financieros y en el dictamen del Revisor Fiscal en relacin

con el cumplimiento de obligaciones de los aportantes a la seguridad social integral, tematambin incluido en la misma orientacin profesional antes referida.En consecuencia, los estados financieros que deben presentarse en este tipo de entidadescorresponden a los estados fianancieros de propsito general determinados en el Captulo IV,seccin 1 del Decreto 2649 de 1993, y deben cumplir las normas sobre revelacionesestablecidas en el captulo 3 del mismo Decreto, as como las adicionales establecidas por otrasnormas legales; deben estar certificados y cuando sea del caso dictaminados.

4. Los entes administradores de propiedad horizontal y las unidades inmobiliarias cerradas debenrealizar procesos de fiscalizacin de la administracin, los cuales se cumplen fundamentalmentea travs del ejercicio de la Revisora Fiscal.

El artculo 56 de la Ley 675 de 2001 determina que la obligacin de tener Revisor Fiscal en losconjuntos de uso comercial o de uso mixto, entendindo por el primer uso el integrado por bienes dedominio particular destinado al desarrollo de actividades mercantiles de conformidad connormatividad urbanstica vigente y por los inmuebles de dominio particular que tienen diversasdestinaciones, tales como vivienda, comercio, industria u oficinas (artculo 2, Ley 675 de 2001).

En el caso de esta Revisora Fiscal obligatoria, el designado para el ejercicio del cargo no puede sercopropietario, ni siquiera tenedor de bienes privados en el edificio o unidad inmobiliaria respecto dela cual cumple sus funciones , ni puede tener parentesco hasta el 4 grado de consaguinidad, 2 deafinidad o 1 civil, ni vnculos comerciales o cualquier otra circunstancia con el administrador y/o losmiembros del consejo de administracin que puede restarle independencia y objetividad a susconceptos y actuaciones. Se establece en este caso un rgimen riguroso de inhabilidades eincompatibilidades que debe ser considerado en armona con las normas pertinentes del propioCdigo de Comercio y la Ley 43 de 1990, incluido desde luego el Cdigo de tica Profesional.

En el caso de edificios o unidades inmobiliarias cerradas de uso residencial, se determina la potestadde la asamblea general de propietarios para crear el cargo de Revisor Fiscal, estableciendo unaflexibilidad en el rgimen de inhabilidades e incompatibilidades, anteriormente descrito, por cuantopuede ser propietario o tenedor de bienes privados en el edificio o conjunto, flexibilidad que no loexime de las restantes inhabilidades e incompatibilidades establecidas en la Ley 675 de 2001, elCdigo de Comercio y las normas profesionales, como de las obligaciones para los mismos.

La Ley 675 ni el Cdigo de Comercio establecieron la obligatoriedad de la designacin del RevisorFiscal suplente, pero lo acepta implcitamente (numeral 5 artculo 38). Esta designacin siempre haconstituido una costumbre, orientada a evitar la convocatoria de asamblea en caso de ausenciastransitorias o permanentes del titular y por tanto es potestativo de los estatutos o de la asamblea, laprovisin de la suplencia.

El nombramiento del Revisor Fiscal y su suplente es una potestad indelegable de la asamblea decopropietarios, la cual debe tomarse por la mayora absoluta de los votos presentescorrespondientes de acuerdo con los coeficientes de copropiedad (artculo 41), para un perodo quecuando no se establece estatutariamente es por defecto de un ao (numeral 5 del artculo 45 de laLey 675 de 2001)

El artculo 57 de la Ley 675 de 2001 determina que los Revisores Fiscales de las unidadesinmobiliarias cerradas y propiedad horizontal deben cumplir las funciones establecidas en la Ley 43de 1990, pero sta no hace una referencia expresa a funciones de los Revisores Fiscales. Suartculo 8 remite al cumplimiento de las normas que deben observar todos los Contadores Pblicos,lo cual posibilita una interpretacin segn la cual las funciones de estos fiscalizadores son las que seestablecen en el Cdigo de Comercio para las sociedades comerciales y civiles e igualmente lesern aplicables las normas sobre responsabilidades establecidas en ese cdigo y en la misma Ley43.

ORIENTACIN

1. LIBROS Y PAPELES CONTABLES

El primer asunto a abordar lo constituyen los libros y papeles de contabilidad que deben ser llevadosy conservados por las entidades de propiedad horizontal y las unidades inmobiliarias cerradas y de lse consideran varios tpicos, clasificados a continuacin.

1.1. Obligatoriedad de la contabilidad

Al originarse personas jurdicas en la constitucin de la propiedad horizontal y las unidadesinmobiliarias cerradas, stas constituyen de inmediato el carcter de ente econmico, es decir, unaactividad econmica organizada, definida e identificada de manera que se distingue de loscopropietarios que las conforman. Definida la persona jurdica como entidad sin nimo de lucro, setipifica la obligatoriedad de llevar contabilidad, al tenor del artculo 45 de la ley 190 de 1995 y 364 delEstatuto Tributario la cual deber adaptarse al ttulo IV del Cdigo de Comercio (Decreto 2500 de1986). Esta remisin al Cdigo de Comercio determina que estas entidades deben cumplir lasnormas contables para comerciantes y en tal razn deben utilizar el Plan nico de Cuentasestablecido por Decreto 2650 de 1993 y sus posteriores modificaciones. Igualmente por estarestablecida la obligatoriedad de la contabilidad, debe aplicarse el decreto 2649 de 1993, al tenor desu artculo segundo, sobre mbito de aplicacin

1.2. Libros de contabilidad, su registro y sus contenidos

El tema de libros de contabilidad se desarrolla bsicamente en el ttulo III del decreto 2649, aunquedebe considerarse la existencia de algunos requerimientos especiales originados en la ley objeto dela presente Orientacin Profesional. As las cosas, son obligatorios los libros necesarios para:

a). Asentar en orden cronolgico todas las operaciones, en forma individual o por resmenes. Estees el libro comnmente conocido como Diario y cuando se lleva por resmenes es necesario tenerun auxiliar en que se discriminen las transacciones individuales ( artculo 125 numerales 1 y 4a)

b). Establecer mensualmente resumen de las operaciones por cada cuenta, sus movimientos ysaldos. Esta informacin comnmente se registra en el llamado libro de Mayor y Balance (artculo125 numeral 2).

c). Determinar la propiedad del ente, en el cual con base en la norma bsica de caractersticas yprcticas de cada actividad se debe registrar la identificacin de los copropietarios, con suscoeficientes de propiedad y las restricciones que pesen sobre los bienes privados o de dominioparticular (artculo 125 numeral 3 y 51 de la ley 675 de 2001).

d). Registro del Inventario y Balance; en el cual se debe transcribir el Inventario y Balance generalque permita conocer de manera clara y completa la situacin patrimonial del ente, al tenor de loprescrito en el artculo 52 del Cdigo de Comercio y desarrollado por las caractersticas de lacertificacin de los Estados Financieros planteada por la ley 222 de 1995 y el artculo 57 del decreto2649 en lo relativo a verificacin de afirmaciones implcitas y explicitas contenidas en losmencionados informes contables.

e). El libro de actas, en el cual se incorporen con base en la norma bsica de CaractersticasPracticas de la actividad, las decisiones de la Asamblea General de Copropietarios, Del Consejo deAdministracin cuando sea del caso y del Comit de convivencia, en arreglo a las normas generalesestablecidas para este libro (artculo 125 numeral 5 y 131 del decreto 2649 de 1993, 47, 51 y 58 dela ley 675 de 2001).

Los anteriores libros, con excepcin del auxiliar de transacciones individuales, requieren registro yautenticacin, diligencias que deben efectuarse ante las autoridades competentes del lugar. Adems de los anteriores, son obligatorios los libros auxiliares necesarios para conocer los cdigos oseries cifradas que identifiquen las cuentas utilizadas, los cdigos o smbolos utilizados paradescribir las transacciones y para conciliar los Estados Financieros Bsicos con los preparadossobre otras bases comprensivas.

Con fundamento en la norma bsica de Caractersticas y Prcticas de la actividad, es obligatorio unregistro auxiliar de presupuesto en el cual se debe asentar el presupuesto de ingresos y egresos y suejecucin (artculo 38 y 51 de la ley 675 de 2001).

En todos los libros y papeles de contabilidad se deben observar las normas sobre la forma dellevarlos, prohibiciones, correccin de errores y conservacin en los trminos establecidos en el ttuloIV del Cdigo de Comercio y los artculos 126, 128, 132, 134 y 135 del decreto 2649 de 1993.

1.3. Comprobantes de contabilidad y sus contenidos

Las partidas asentadas en libros de contabilidad deben serlo con base en Comprobantes deContabilidad, los cuales se elaboran debidamente soportados, utilizando los cdigos y nomenclaturadel Plan nico de Cuentas a nivel de cuenta o subcuenta, respetando el orden cronolgico de lastransacciones, en idioma castellano, numerados en forma consecutiva, fechados respecto a suelaboracin e indicando la fecha, origen, descripcin y cuanta de las transacciones en formaindividual o por resmenes como mximo mensuales. Los comprobantes deben incorporar laindicacin de las personas que los elaboran y autorizan.

1.4. Soportes de contabilidad: contenidos mnimos y conservacin

Las transacciones descritas en los Comprobantes de Contabilidad deben documentarse mediantesoportes internos o externos fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren,en los cuales se deben cumplir las formalidades de las pruebas documentales. Tanto losComprobantes de Contabilidad, los Soportes y la correspondencia deben ser objeto de conservacinpor un perodo de diez aos, si se reproducen con observancia de los requisitos legales, o de locontrario por un perodo de veinte aos.

1.5. Correspondencia relacionada con la administracin

Es funcin del administrador atender la correspondencia relacionada con la administracin de lapropiedad horizontal o del la unidad inmobiliaria cerrada, para lo cual debe conservarse lacorrespondencia enviada y la recibida con la indicacin de la fecha y sentido de la respuesta.

2. PROCEDIMIENTOS CONTABLES ESPECIALES

En la administracin de propiedad horizontal y de las unidades inmobiliarias cerradas se presentanalgunas transacciones tpicas, especficas de la actividad, que requieren un tratamiento especial quedebe ser orientado por constituir acciones diferenciadas de las prcticas normales de la contabilidadcomercial.

2.1. Fondo de imprevistos

La creacin de este fondo se ordena en el artculo 35 de la ley 675 de 2001 y tiene por objeto cubrirerogaciones no previstas en el presupuesto, relacionadas con expensas necesarias causadas parala administracin, la prestacin de servicios comunes esenciales para la existencia, seguridad yconservacin de los bienes comunes de la propiedad horizontal o las unidades inmobiliariascerradas, evitando por tal procedimiento el cobro de cuotas extraordinarias. Este valorcontablemente corresponde con la descripcin de la cuenta Fondos, 1125, subcuenta Especiales en

Moneda Nacional, en el grupo de Disponible, por constituir dineros que deben ser manejados enefectivo o cuentas corrientes para fines especiales,

2.2. Cuotas extraordinarias de propsito especial

Los copropietarios pueden decidir con las mayoras establecidas en los estatutos, el aporte decuotas extraordinarias que tengan como objetivo la adicin, reconstruccin o mejoramiento de bienescomunes. En este caso el valor de las cuotas se registrarn en la cuenta 1125 Fondos, por separadode los valores correspondientes al Fondo de Imprevistos y al correspondiente a Contribuciones paraexpensas comunes, con contrapartida a la cuenta 2810 Depsitos Recibidos. Cuando estos fondossean aplicados a su propsito especial, se diminuirn junto con el Depsito y las erogaciones seacumularn en la respectiva cuenta de orden por los bienes comunes incrementados.

2.3. Contribuciones a expensas comunes, provisiones, condonaciones.

Expensas comunes son los valores que los propietarios de bienes privados en entes de propiedadhorizontal o unidades inmobiliarias cerradas, estn obligados a contribuir para el pago de los gastosnecesarios causados por la administracin y prestacin de servicios comunes esenciales para laexistencia, seguridad y conservacin de los bienes comunes de acuerdo al reglamento de propiedadestablecido. Los valores causados por este concepto se registran en el grupo Deudores, cuentaDeudores Varios, la cual se disminuir con los recaudos respectivos.

La administracin cuenta con mltiples recursos para efectuar el recaudo, apoyados en la solidaridadestablecida entre propietario y el tenedor a cualquier ttulo de los bienes privados, entre el propietarioanterior y el nuevo cuando hay transferencia de dominio y entre los propietarios proindiviso de bienesprivados. La seguridad de estas cuentas se apoya, adems por la obligacin de requerimientosdocumentales por los notarios que protocolizan operaciones de transferencia de derecho de dominioamn del proceso de cobro ejecutivo.

En razn de las normas bsicas esencia sobre forma y prudencia al igual que normas tcnicas dereconocimiento de hechos econmicos, Provisiones y contingencias, deben constituirse lasprovisiones que protejan a la entidad de la contingencia de no pago de la totalidad de contribuciones,multas, intereses y sanciones. Procede entonces el clculo de provisiones por prdida contingentede los valores a cobrar, para lo cual deben aplicarse mtodos de reconocido valor tcnico; es decir,con aceptacin normal en las prcticas contables, respaldo sustancial de carcter profesional, entrelos que se cuentan: anlisis general de cartera vencida, anlisis individual de cartera vencida,determinando los valores aprovisionables mediante cifras porcentuales, anlisis por Cadenas deMarkov, mnimos cuadrados o cualquier otro mtodo de anlisis de regresin u otros mtodos ,siempre que los mismos consulten la realidad econmica de la entidad. Cuando las cuentas seconsideren irrecuperables se deben reclasificar a la cuenta 1390 Deudas de Difcil Cobro y puedenser objeto de castigo por prdida o condonacin, con los requisitos establecidos en el reglamento depropiedad horizontal o en decisiones de los rganos de direccin y administracin.

2.4. Bienes constitutivos de la propiedad horizontal o unidad inmobiliaria cerrada.

Los bienes vinculados a una propiedad horizontal o unidad inmobiliaria cerrada se clasifican enBienes Privados o de dominio particular y Bienes Comunes. Los primeros constituyen una propiedadexclusiva de cada uno de los copropietarios y no son objeto de registros contables de la personajurdica que los administra; su inters para la propiedad horizontal o unidad inmobiliaria cerrada selimita a la determinacin de los coeficientes de propiedad requeridos para el clculo de lascontribuciones, el manejo del libro de propietarios y residentes y la determinacin del potencialvotante en las asambleas.

Los Bienes comunes son aquellos que permiten o facilitan la existencia, estabilidad, funcionamiento,conservacin, seguridad, uso o goce de los bienes de dominio particular, pertenecen en comn yproindiviso a los propietarios de tales bienes privados, son indivisibles, inalienables e inembargablesen forma separada de los bienes privados y no son objeto de impuesto alguno en forma separada de

aquellos. Los bienes comunes se clasifican en bienes comunes esenciales, bienes comunes noesenciales, bienes comunes de uso exclusivo y bienes comunes desafectados, elemento vital para laclasificacin contable y el control.

Se consideran bienes comunes esenciales, los "indispensables para la existencia, estabilidad,conservacin y seguridad del edificio o conjunto, as como los imprescindibles para el uso y disfrutede los bienes de dominio particular. Los dems tendrn el carcter de bienes comunes noesenciales. Los bienes comunes de uso exclusivo son aquellos no necesarios para el disfrute y gocede los bienes de uso particular y cuyo uso comunal limitara el libre uso y disfrute de un bien privadoy son asignados de manera exclusiva a los propietarios de bienes privados que por su localizacinpuedan disfrutarlos, los cuales adquieren especiales responsabilidades, cuyo cumplimiento debe sersupervisado por la administracin y fiscalizado por la Revisora Fiscal. Los bienes comunesesenciales, no esenciales y de uso exclusivo deben registrarse por separado en cuentas de ordenacreedoras contingentes y son objeto de ajustes por inflacin, siendo contrapartida de tal ajuste lascuentas de orden por contra, dado que tales bienes no son propiedad del ente y la contabilidad enColombia, como se ha sealado, tiene un enfoque patrimonialista.

Los bienes comunes desafectados son aquellos no esenciales que por decisin de la asamblea, convotacin calificada, se desvinculan de la masa de bienes comunes pasando al dominio jurdico de lapersona jurdica que surge como efecto de la constitucin de la propiedad horizontal o de la unidadinmobiliaria cerrada, convirtindose por tanto en un bien privado. Estos bienes constituyen propiedaddel ente y por tanto deben ser registrados por el valor determinado en la escritura por convenio oavalo en las cuentas correspondientes del grupo Propiedad, Planta y Equipo; son objeto de ajustespor inflacin, objeto de avalos tcnicos de acuerdo con las normas tcnicas contenidas en eldecreto 2649 de 1993 y las descripciones y dinmicas del Plan nico de Cuentas y si se utilizan paraproducir ingresos son susceptibles de depreciacin. Es recomendable como contrapartida al registrodel activo en la desafectacin de bienes, utilizar una cuenta patrimonial que puede ser la 3140 FondoSocial.

2.5. Depreciaciones, amortizaciones, agotamientos

La persona jurdica administradora de bienes de propiedad horizontal o de unidades inmobiliariascerradas requiere para la realizacin de su objeto social una serie de bienes que no correspondencon la definicin de bienes comunes, tales como muebles y equipo de oficina, diferidos, etc. Estosbienes adquiridos por la entidad no se extinguen por su primer uso, ste se extiende en un perodoplurianual y por el concepto de asociacin su valor no puede extinguirse en el periodo de suadquisicin. En tal virtud estos activos deben registrarse en las cuentas correspondientes de acuerdocon el Plan nico de Cuentas, son objeto de ajustes por inflacin y depreciacin o amortizacin deacuerdo a su vida til, para lo cual deben aplicarse mtodos de reconocido valor tcnico queconsulten la realidad econmica de la entidad

2.6 Registro de pasivos

Para el registro de los pasivos en las copropiedades no existe una normatividad diferenciada con lacontabilidad de comerciantes y por lo tanto stos se registran de acuerdo con su clasificacin a partirdel criterio de realidad econmica de las transacciones, debiendo tenerse el debido cuidado de queal cierre del perodo se deben reclasificar aquellas cuentas fundamentadas en estimaciones para quesolo se incorporen obligaciones con respaldo documental, fecha cierta de vencimiento, montopreciso de la obligacin e identificacin del acreedor.

2.7 Ingresos, costos y gastos

Los ingresos de la propiedad horizontal y las unidades inmobiliarias cerradas estn integrados porlas cuotas con que contribuyen los copropietarios para sufragar las expensas necesarias, a travs de

cuotas ordinarias o extraordinarias y aquellos que se obtengan por la explotacin econmica debienes comunes cuando tal actividad se realice.Los gastos se constituyen por las erogaciones necesarias causadas por la administracin y laprestacin de servicios comunes esenciales para la existencia, seguridad y conservacin de losbienes comunes, de acuerdo con el reglamento de propiedad horizontal.

Los ingresos como los gastos se determinan por el sistema de causacin y su realizacin no implicanecesariamente flujos de efectivo, sino ms bin la generacin de derechos y obligaciones.

Las cuentas de ingresos y gastos deben cerrarse al final del ejercicio con cargo o abono a prdidas yganancias, teniendo en cuenta que el valor de esta cuenta queda integrado por los excedentes delos flujos de efectivo y los excedentes generados en causaciones, debiendo el primer componenteincorporarse al presupuesto del ao siguiente y el segundo acumularse como resultado de perodosanteriores.

8. Ajustes por inflacin

Los ajustes por inflacin tienen una doble reglamentacin contable y tributaria. Paraefectos tributarios las entidades sin nimo de lucro estn excludas de la realizacin deajustes integrales por inflacin; es decir, stos no entran a formar parte de las basesgravables. Para la contabilidad el asunto es diferenciado y teniendo en cuenta lacualidad de comparabilidad de la informacin stos ajustes por inflacin debenregistrarse de acuerdo con las normas establecidas en el Decreto 2649 de 1993 y elPlan Unico de Cuentas para Comerciantes. La diferencia con el tratamiento tributariohabr de ser registrado en las cuentas de orden fiscales.

Las unidades inmobiliarias cerradas y la propiedad horizontal estn obligadas al clculoy registro de los ajustes integrales por inflacin de: activos, pasivos y patrimonio,afectando los resultados del perodo. Con respecto a los bienes comunes para losregistros de los ajustes se harn en las Cuentas de Orden.

9. Manejo del presupuesto

La Ley 675 de 2001 establece que para la financiacin de las expensas necesarias para laadministracin de los edificios o conjuntos inmobiliarios, se debe elaborar un presupuesto en el cualse determinen los ingresos y los costos o gastos, el cual sirve de base para la determinacin de lascuotas de contribucin que deben aportar los copropietarios de acuerdo con los coeficientes decopropiedad.

Este presupuesto tiene la caracterstica de estar determinado por el sistema de caja y de suejecucin se debe rendir cuenta a la asamblea por parte de la administracin, hecho que determinala necesidad de implementar, con base en la norma bsica de caractersticas y prcticas de cadaactividad, registro del presupuesto aprobado y de su ejecucin activa o pasiva, que habr de serfuente del informe requerido. Este registro presupuestal puede ser desarrollado en cuentas de ordende control.

Este registro auxiliar de presupuesto conduce a determinar un resultado presupuestal por ladiferencia entre los ingresos recaudados y los gastos pagados que no es otra cosa que el supervit odficit de efectivo que se obtiene de la gestin, normalmente identificado con la denominacin deResultado Financiero.

Este resultado financiero es parte integrante del resultado operacional y debe ser incorporado en elpresupuesto de la siguiente vigencia bien sea como un ingreso disponible en caso de supervit ocomo un gasto ejecutado en caso de dficit.

2. ESTADOS FINANCIEROS

Conforme al Decreto 2649 de 1993, los entes descritos en esta orientacin deben preparar lossiguientes estados financieros: 3.1. Estados financieros de propsito general

El artculo 21 indica que son estados financieros de propsito general, aquellos que se preparan alcierre de cada perodo para ser conocidos por usuarios indeterminados con el nimo de satisfacer elinters comn del pblico.Son los siguientes:Balance GeneralEstado de ResultadosEstado de Cambios en el PatrimonioEstado de Cambios en la Situacin FinancieraEstado de Flujos de Efectivo

3.2. Estados Financieros de propsito especial

Son aquellos que se preparan para satisfacer necesidades especficas de algunos usuarios de lainformacin contable; su circulacin o uso es limitado por suministrar un mayor detalle de algunaspartidas. Para el caso de las entidades de propiedad horizontal y unidades inmobiliarias cerradas, seestablece un estado financiero de propsito especial obligatorio que es el estado de resultadopresupuestal, en el cual se compara el presupuesto con su ejecucin y se determina el resultadofinanciero.3.3. Estados Financieros certificados

Son estados financieros certificados aquellos que, firmados por el Representante Legal y el ContadorPblico, bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado, declaren que se han verificadopreviamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento y que las mismas se hantomado fielmente de los libros. Sern certificados aquellos que se pongan a disposicin de losasociados o de terceros. Sin excepcin, los estados financieros de propsito general de los entesobjeto de esta orientacin, deben ser certificados.

4. Estados Financieros dictaminados

Son estados financieros dictaminados aquellos previamente certificados que seacompaen del juicio profesional del Revisor Fiscal.Estos estados deben ser suscritos por dicho profesional, anteponiendo una expresinque remita a consultar su juicio profesional. El sentido y alcance de su firma, ser el quese indique en el dictamen correspondiente. Siempre que exista la obligacin de proveerel cargo de Revisor Fiscal, los estados financieros deben ser dictaminados.

5. Correccin de Estados Financieros

Una de las funciones propias de las asambleas generales u rganos que hagan sus veces ,son lasde aprobar o improbar estados financieros. En desarrollo de esta funcin natural asignada al rganomximo, podr ordenar modificaciones a los estados financieros cuando encuentre elementos quecuestionen su fidelidad, o sus aseveraciones explcitas o implcitas, caso en el cual, luego delregistro de las correcciones de la contabilidad, debern ser objeto de nueva certificacin y dedictamen.

3. EJERCICIO DE LA REVISORA FISCAL Los entes jurdicos dedicados a la administracin de propiedad raz y unidades inmobiliarias cerradaspueden ser objeto de fiscalizacin en relacin con el cumplimiento de los estatutos, los actos de losadministradores, la calidad de la informacin, la efectividad del control interno y en fin de todos los

elementos constitutivos de las relaciones de los agentes sociales que interactan en tales entes. Elagente de fiscalizacin es el Revisor Fiscal.

1. Definicin

La Revisora Fiscal es una institucin de carcter profesional a la cual corresponde porministerio de la Ley, con sujecin a las normas que le son propias, contribuir a laconfianza pblica, fiscalizar el ente econmico, rendir informes y dar fe pblica en loscasos previstos por la Ley, siempre bajo la responsabilidad de un Contador Pblico.

2. Obligatoriedad

En los conjuntos de uso comercial o mixto es obligatoria la provisin del cargo deRevisor Fiscal. Este debe ser Contador Pblico con tarjeta profesional vigente. De ladeterminacin del artculo 56 de la Ley 675 de 2001, se deriva que el Revisor Fiscal deestas entidades debe ser persona natural. Cuando los edificios o conjuntos sean de uso residencial, la provisin del cargo deRevisor Fiscal es potestativa, pero en caso de ser provisto, su titular deber cumplir lascondiciones establecidas para el Revisor Fiscal obligatorio; es decir, tener la calidad deContador Pblico, persona natural, con inscripcin profesional vigente en la JuntaCentral de Contadores.

3. Nombramiento y remuneracin

La creacin del cargo de Revisor Fiscal es una funcin indelegable de la asamblea general depropietarios, los cuales lo designarn por mayora absoluta de los votos determinados por loscoeficientes de propiedad de acuerdo a las normas sobre qurum. No es obligatoria la designacinde Revisor Fiscal Suplente pero s conveniente para evitar convocatorias a asambleasextraordinarias cuando existan ausencias temporales o definitivas del designado. El mismo rganosocial, deber determinar la remuneracin del Revisor Fiscal y la forma legal de sta.

4.4 Perodo

El perodo del Revisor Fiscal debe estar establecido estatutariamente, pero si no lo est, pormandato legal se entiende que su perodo ser de un ao.

5. Inhabilidades e incompatibilidades

Para los Revisores Fiscales de los entes jurdicos de propiedad horizontal y de unidadesinmobiliarias cerradas se aplican las mismas inhabilidades e incompatibilidades de losRevisores Fiscales de las sociedades comerciales y las establecidas en la Ley 43 de1990, adicionadas con las especiales de no ser propietario o tenedor de bienes privadosen el edificio o conjunto respecto del cual cumple sus funciones, cuando la provisin delcargo sea obligatoria. Cuando la provisin del cargo no sea obligatoria, el Revisor Fiscalqueda excluido solo de las inhabilidades o incompatibilidades especiales, es decir, podrser propietario o tenedor de bienes privados en el edificio o conjunto, pero igualmentedeber ser Contador Pblico y no incumplir las dems inhabilidades o incompatibilidadesdeterminadas por las normas legales y profesionales, que le permitan una completaindependencia en su labor.

6. Funciones

Los Revisores Fiscales de entes jurdicos de propiedad horizontal y de unidades inmobiliarias cerradas,debern cumplir las funciones generales establecidas para las sociedades comerciales en el artculo 207

del Cdigo de Comercio y las normas que lo complementan. En tal virtud debe realizar funciones defiscalizacin integral que incluyen:

1. Cerciorarse de que las operaciones celebradas por la administracin se ajusten a los estatutos yreglamento de propiedad horizontal, a las decisiones de la asamblea de propietarios y delconsejo de administracin.

2. Dar oportuna cuenta al rgano que corresponda, de las irregularidades que ocurran en elfuncionamiento del ente, entendiendo que tales irregularidades se constituyen por acciones quese separen de las caractersticas establecidas y generen para la entidad riesgos o contingencias.

3. Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan inspeccin y vigilancia, especialmentecon las entidades municipales en relacin con el cumplimiento de normas urbansticas y dedestinacin de bienes comunes.

4. Velar porque se lleve regularmente la contabilidad y las actas en los libros establecidos y porquese conserven debidamente la correspondencia y los comprobantes de las cuentas.

5. Inspeccionar asiduamente los bienes, no solo del ente sino los comunes que tienen en laadministracin, procurando que se tomen oportunamente medidas de conservacin porseguridad de los mismos y de los que tengan en uso, verificando de manera especial la vigenciade las plizas de seguros establecidas con carcter obligatorio por el artculo 15 de la Ley 675 de2001.

6. Impartir instrucciones, practicar inspecciones y solicitar los informes necesarios para establecerun control permanente sobre los valores sociales.

7. Dictaminar los estados financieros de propsito general o de propsito especial.

8. Convocar a la asamblea de propietarios a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue necesario.

9. Cumplir las dems atribuciones que le sealen las leyes o los estatutos y las que, siendocompatibles con las anteriores, le encomiende la asamblea de propietarios. Dentro de estasdems atribuciones, debe tenerse especial cuidado en la fiscalizacin del cumplimiento de lasnormas de propiedad intelectual y derechos de autor, de aportes al sistema de seguridad socialintegral y de todas aquellas normas legales cuyo incumplimiento pueda originar contingencias ala entidad.

Cuando la Revisora Fiscal sea potestativa, las funciones pueden ser restringidas por los estatutos,sin limitar las calidades establecidas para el ejercicio de la Revisora Fiscal, pues tales calidadesestn claramente determinadas por los artculos 2 y 13 de la Ley 43 de 1990.

5. Evidencia y Prueba

Mediante documentos, que podrn consistir en cualquier medio apto para ser consultado,conservado y reproducido, la Revisora Fiscal dejar constancia de las labores adelantadas, de laevidencia obtenida y de los juicios realizados para emitir sus informes. Para este efecto tendrderecho a que se le entregue copia o reproduccin de la evidencia examinada que considerepertinente. La documentacin se preparar de acuerdo con las normas propias de la RevisoraFiscal.

Tales documentos son de propiedad del Revisor Fiscal, estn sujetos a reserva y no puedenconsultarse o reproducirse sin su presencia o autorizacin junto con la del Ente respectivo y debenconservarse por lo menos durante cinco aos, contados desde la fecha de emisin de los informesrespectivos.4.8. Informes

Un informe es una comunicacin relacionada con un objeto de trabajo el cual debe estructurarsesistmicamente con el proceso de planificacin y ejecucin de la accin fiscalizadora. Comunmentelos Revisores Fiscales se han plegado a la idea de un informe relacionado con la fidelidad yfidedignidad de los Estados financieros, pero los contenidos legislativos determinan la existencia yobligatoriedad de varios y una mayor amplitud del tradicional. Una rigurosa lectura de la legislacinindica la obligatoriedad de por lo menos cuatro informes a saber: Dictmenes, Instrucciones,denuncias de irregularidades, atestaciones y certificaciones tributarias.

El dictamen es un informe en el que se expresa el juicio profesional del Revisor Fiscal sobre losasuntos sometidos a su fiscalizacin, los cuales estn integrados por la eficiencia y la eficacia de lasoperaciones, la fidelidad, fidedignidad y pertinencia de la informacin, la diligencia y responsabilidadde los administradores, la existencia, control y eficacia del control organizacional, el cumplimientonormativo y la razonabilidad de la evaluacin sobre la continuidad del ente econmico.

Este dictamen deber emitirse por lo menos una vez al ao al cierre del perodo y cada vez que sepresenten rendiciones de cuentas de los administradores o estados financieros de propsito general.

Las instrucciones son informes que debe emitir el Revisor Fiscal para lograr que los bienes socialesestn adecuadamente protegidos en relacin con factores internos o externos, histricos oprospectivos y para lograr una estructura eficaz para el control de los mismos. Este informe secaracteriza por su oportunidad, es decir, se produce en el momento en que se requieren lasinstrucciones para el eficiente funcionamiento del sistema de proteccin de bienes sociales.

La denuncia de irregularidades es un informe que debe remitir el Revisor Fiscal al Gerente, alConsejo de Administracin, a la Asamblea o a las entidades gubernamentales correspondientes ensu orden, cuando se presenten irregularidades en la accin administrativa. Este informe debe serelaborado con oportunidad, es decir, en el momento en que normalmente se debieron identificartales irregularidades.

La atestacin es un informe que se orienta a otorgar f pblica sobre la veracidad, fidedignidad yfidelidad de los datos contenidos en determinado documento, generando en tal documento unapresuncin de veracidad y legalidad.

Debe producirse cada vez que se requiera y su contenido implica un testimonio sobre lo aseverado,por lo cual no es recomendable suplir la atestacin con la simple firma sino ms bien describir elsentido y alcance de tal atestacin.Las certificaciones tributarias, corresponden a la atestacin de las declaraciones tributarias, cuyosignificado est definido por el artculo 581 del Estatuto Tributario.

4.9. Responsabilidades

La responsabilidad es una obligacin de responder por las consecuencias de las conductas; en estecaso las del Contador Pblico en ejercicio de la Revisora Fiscal. Estas responsabilidades seclasifican en: disciplinarias, contravencionales, civiles y penales.

Las responsabilidades disciplinarias se originan por la infraccin de las normas de tica profesional yson sancionadas por la Junta Central de Contadores con castigos que pueden consistir enamonestaciones, multas, suspensin o cancelacin de la inscripcin profesional.

Las responsabilidades contravencionales se incurren por violacin de la Ley cuando tal conducta nose tipifica como delito. Son sancionadas por los organismos de inspeccin, vigilancia o control, entreellos las administraciones tributarias, y las sanciones consisten en multas, remocin del cargo ointerdiccin para el ejercicio de la profesin.Las responsabilidades civiles se originan cuando de hechos o negligencia relacionados con elejercicio de la Revisora Fiscal se causen daos a terceros, los cuales deben ser indemnizadospatrimonialmente, siendo la justicia civil la encargada de determinar las cuantas de talesindemnizaciones.

La responsabilidad penal se incurre por violacin de la Ley constituyente de delito en el ejercicio delcargo de Revisor Fiscal, siendo necesario que tal conducta sea intencionada o dolosa. Lassanciones se relacionan normalmente con privacin de la libertad, debe ser calificada por la justiciapenal.

La presente Orientacin Profesional fue aprobada por la Sala Plena del Consejo Tcnico de laContadura Pblica realizada el 25 de Septiembre de 2001, actuando como ponente el ConsejeroRafael Franco Ruiz, con los votos positivos de los Consejeros Norma Dolly Castaeda Mesa, JessMara Pea Bermdez, Ernesto Fajardo Rodrguez y Neftali Ros Serrano. Recoge los ConceptosNos : S/N de Junio 23 de 1993, 01 de Febrero 9 de 1995, 73 de Diciembre 26 de 1996, 84 deFebrero 27 de 1997, 112 de 01 de Julio de 1997, 117 de Julio 29 de 1997, 169 de 14 de Mayo 14 de1998, 186 de 20 de Agosto de 1998, 187 de 21 de Agosto de 1998, 190 de 21 de Septiembre de1998, 199 de 23 de octubre de 1998, 202 de 12 de Noviembre de 1998, 229 de 12 de Marzo de1999, 262 de 21 de Diciembre de 1999, 264 de 21 de Diciembre de 1999; los cuales tuvieronvigencia hasta el 10 de Agosto de 2001.

En virtud de lo normado en el artculo 25 del Cdigo Contencioso Administrativo, la anterior OrientacinProfesional no compromete la responsabilidad de la Entidad, ni es objeto de obligatorio cumplimiento oejecucin

RAFAEL FRANCO RUZ MYRIAM ALVAREZ ALVAREZ

Presidente Secretaria