Ejercicios Del 1 Al 8

Nombre: Jose Gabriel Montenegro Classon

Carnet: 1110726

Catedraticos: Lic. Hugo Renaldo Giron Rivera

Lic. Andrea Morales

Curso: Automatizacion de Procesos Administrativos 1

Centro de Estudios: CEI Central A Distancia

Ejercicios de Libro del 1 al 8

Guatemala 04/10/2014

AUTOEVALUACION CAPITULO 1

1. ¿Por qué es importante el concepto de sistemas en el análisis de sistemas? Es importante que exista un concepto de sistemas porque permite verificar procesos tanto de entradas y salidas de cada insumo o actividad.

2. ¿En qué consiste el enfoque sistemático y que utilidad tiene en las organizaciones? El enfoque sistemático permite a las organizaciones analizar y ver todo lo que los rodea, consiste en dar énfasis inicial a las metas y propósitos que hace y como lo hace.

3. ¿Para qué sirve el modelo IPO? Sirve para retroalimentar los insumos o procesos de manera que se modifiquen las salidas del sistema y tenga un mejor panorama de lo que se realiza y como se realiza.

4. ¿En qué consiste el enfoque de la “caja negra”? Es cuando se conoce el sistema, los elementos e interrelaciones, se puede decir cosas confiables acerca de la salida del sistema.

5. ¿En qué consiste el enfoque de la “caja blanca”? Implica analizar los procesos internos del sistema, no se tienen claras las situaciones ya que las entradas se transforman en salidas.

6. Defina con sus palabras subsistema: Es un sistema que esta dentro de otro sistema. Puede ser dependiente o independiente de otro sistema o subsistema dentro de otro sistema.

7. Defina los términos eficiencia y efectividad: Eficiencia: Puede ser el medio por el cual algún recurso o entrada pueden funcionar para el logro de resultados. Efectividad: El grado mínimo que se deba utilizar para lograr las metas. Estos términos pueden aplicarse en las organizaciones en conjunto con los equipos de diferentes unidades, tener líderes que sepan manejar los términos para que los objetivos de la organización se logren rápidos y con poco material.

EJERCICIO 1 CAPITULO 1

ENFOQUE DE SITEMAS EN EL DESARROLLO DE LAS ORGANIZACIONES

Descripción de entrada input

1. Remesa enviada

2. Nombre de empleados y cantidad a pagar

3. Numero de cuentas, receptor y cantidad a pagar

4. Daños y pago de aseguradora

5. Datos de huésped como nit y tiempo de estadía

SISTEMA

ELEMENTOS DEL SISTEMA

1. Datos del receptor y emisor y cantidad

2. Datos del empleado y número de cuentas

3. Datos de cuentas y nombres de la empresa

4. Daños, evidencia y prejuicios ante la persona asegurada

5. Factura, datos.

Descripción de salidas ouput

1. Pago de remesa

2. Pago de sueldos

3. Cuentas pagadas

4. Pago de aseguradora

5. Factura con nombre y daos exactos

FEEDBACK (RETROALIMENTACION)

1. Si la remesa fue cobrada satisfactoriamente

2. Cuadre de contabilidad



5. Chequeo por personal de la sat


ENFOQUE DE SITEMAS EN EL DESARROLLO DE LAS ORGANIZACIONES

1 Caja negra Automatizar el proceso dentro del sistema de entretenimiento dentro de un local de reparaciones de equipo de cómputo. Ofrecer los servicios (entrada) reparación, entretenimiento en la espera del diagnostico del equipo, y entregar un reporte final. (Salida)

Caja blanca Para automatizar el proceso de entretenimiento en la espera del equipo se brindan servicios como: Internet, video juegos en PC, comida. Todo esto para que los clientes tengan una buena espera en lo que se diagnostica su equipo.

2 Caja negra Automatizar el proceso de vigilancia de circuito cerrado ofrecer el servicio (entrada) en empresas, negocios, o lugares de cuidado, dando a conocer los equipos y el personal necesario y capacitado para desempeñar el puesto para ofrecer seguridad a todos los usuarios del servicio. (Salida)

Caja blanca Automatizar el proceso de seguridad de circuito cerrado para entidades privadas o púbicas se les ofrece mantener monitoreo las 24 horas del día por agentes profesionales y así mantener un buen control en los bienes del cliente. Así también ofrecer concejos de seguridad para el cliente y prestar el mejor servicio en seguridad.

3 Caja negra Automatizar el proceso de servicio de internet para casas, negocios, entidades escolares. Ofreciendo los paquetes de servicios (entrada) a todo el que pregunte por el servicio en el local. Dando a conocer las ventajas del servicio prestado. (Salida)

Caja blanca Para la automatización de nuestro servicio de internet en el proceso de dar a conocer los paquetes que se ofrecen manejamos la atención al cliente con el personal más calificado, dando les a conocer los quipos con los cuales se trabaja. Para así darles la mejor señal en internet.

4caja negra Automatizar el proceso de servicio de cable, teléfono para negocios y empresas. Ofreciendo (entrada) el servicio por visitas en los lugares para dar a conocer los paquetes a elegir

Caja blanca En la automatización del servicio de visitas a clientes para darles a conocer los paquetes de servicio de cable, teléfono. Contar con el mejor personal capacitado de impecable presentación para que den a conocer los paquetes a elegir en cuanto al servicio así mismo darles a conocer los equipos con los que se trabajara para que estén confiados de que se les brindara el mejor servicio

AUTOEVALUACION EJERCICIO 2

¿Por qué es importante el elemento humano al realizar un análisis de sistemas? Porque puede identificar posibles errores dentro de los subsistemas que las organizaciones tengan para cada unidad.

¿Bajo qué criterios se pueden clasificar los sistemas? Por su propósito, Por su interacción con su ambiente, Por su respuesta al ambiente, Por su naturaleza.

¿Por qué es necesario que los dirigentes y quienes laboran en la organización conozcan el objetivo de la misma? Porque ayuda a lograr los objetivos como equipo en menos tiempo y con menor esfuerzo para producir excelentes resultados.

Analice la frase “El todo es más que la suma de sus partes”: Es más fácil visualizar de unaManera más concreta a una manera divida. Ejemplo: si se habla de una unidad se refiere al departamento completo y no a cada colaborador que lo conforma.

Explique brevemente como se relacionan los subsistemas: Un subsistema está conformado por otro sistema y pude que ese sistema dependa de otro sistema

¿Cuál es el propósito de la retroalimentación de un sistema? Que las organizaciones puedan hacer más eficiente los procesos de entradas y salidas de los ambientes que le rodea.

¿Cuáles son los niveles de administración en una organización? Nivel operativo, Nivel Medio y Nivel Institucional,

¿Que importancia que tiene en el análisis de sistemas los niveles de la organización? es que a nivel institucional se toman las decisiones que llevaran a cabo en el nivel medio y posteriormente el nivel operativo realiza las acciones que se tomaron en el nivel institucional. A medida del nivel así serán las metas fijadas como por ejemplo el nivel institucional ve a futuro y a nivel medio y operativo metas a mediano y corto plazo.

EJERCICIO 3 CAPITULO 2 IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS

CLASIFICACION SUB-CLASIFICACION EJEMPLO

POR SU PROPOSITO

Si sirven a un propósito (purposeful)

Para chokola´k el sistema de distribución de energía en Guatemala, es un sistema purposeful, ya que aunque sirve a los propósitos de chokola´k de contar con la energía necesaria para operar no fue creada específicamente para ello.

Bien si fueron construidos por el hombre y diseñados para un propósito (purposive)

Para chokola´k el subsistema de control de inventario de las tabletas de chocolate es un ejemplo de sistema purposive ya que fue diseñada y creado para controlar el inventario de la organización

POR SU INTERRELACION CON SU AMBIENTE

Sistema abierto La publicidad de su productoSistema cerrado Transporte de la empresa

POR SU RESPUESTA AL AMBIENTE

Dinámico Cambia y se adapta a los recursos y demandas de los clientes, la empresa cambia mediante las necesidades

Pasivo Para chokola’k significa tomar una respuesta pasivo y no cambiante cuando el ambiente no cambia o no tiene cambios que no afectan los productos

POR SU NATURALEZA

Naturales Son los recursos naturales que usa la empresaDiseñados Los programas de computadora, los cuales son

hechos exclusivos para la empresa chokola’kCulturales La cultura y la tradición es parte de la empresa para

que tenga un mayor valorSociales Debe de ser amigable a la comunidad y a la naturaleza

para que sea popular entre las demás empresasFinancieros La empresa debe de tener una ganancia para su

optimo desempeño y para que crezca


IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS

ACTIVIDAD ¿ES NECESARIA? ¿AGREGA VALOR?

REVISAR LA MERCADERIA QUE HAY EN EXISTENCIA

Revisar lo que tenemos en bodega, esto para evitar compras innecesarias y mantener al mínimo los gastos de inventario

COTIZACION DE PRECIOS Cotización de los distintos proveedores en términos de precios, entregas, descuentos.

Analizar las mejores ofertas

DATOS DE LA COMPRA Se coloca la orden de compra, y se debe estar seguro de que en la orden exista toda la información del articulo

Datos de la empresa a la cual le estamos comprando

RECIBIR LA MERCADERIA Recibo de los artículos, esto trae varias actividades como inspección y manejo en el área de almacén

Solicitar la dirección a donde será enviada la mercadería

TERMINALIZACION DE LA TRANSACCION

Se debe realizar un registro del inventario de operaciones de compra se da como terminada

Enviar el pago a los proveedores


¿Qué es un sistema administrativo y cuáles son sus componentes? Son los que incluyen un sistema de información dentro de sus componentes. El recurso humano es un componente principal, ya que su principal objetivo es la razón de su existencia.

¿Qué es la organización? Es una entidad con sus partes integradas de tal manera que se interrelacionan entre si y con el todo

Explique el concepto de autoridad y de ejemplos: Es la exigencia de una acción para cumplir tareas asignadas mediante el poder que le otorgan a un individuo. Como por ejemplo el jefe de un departamento de contabilidad, El Papa, El representante de un hogar

Explique que es la responsabilidad y de ejemplos: se deriva de la palabra responder, implica estar obligado a responder du sus actos en el ejercicio de la autoridad, un ejemplo claro puede ser el gerente de ventas que tiene la responsabilidad de cumplir las metas ya que sin ventas una empresa comercial no subsistiría.

¿Qué aspectos son necesarios para lograr la división del trabajo en la organización? Conocer las tareas de una organización para poder dividirlas dentro de varios procesos, Agrupar dichos procesos para poder asignar las tareas a unidades específicas, garantizar el cumplimiento de cada unidad

Describa los principios de organización: Departamentalización: agrupa a las personas que laboran en la organizaciónJerarquización: establece las líneas de mano o autoridadAutoridad funcional: es un derecho que se delega a un individuo o a un departamento para controlar las acciones realizadas por otras personas en otros departamentosLíneas de mando: son líneas imaginarias íntimamente ligadas a la jerarquización

¿Qué es la estructura organizacional? Esta definida por los niveles, el modelo escogido para la departamentalización, las relaciones de autoridad existentes, el grado de dispersión de la autoridad y como se lleva a cabo la coordinación

¿Qué características debe poseer una estructura organizacional para ser eficaz? Reflejar los objetivos y los planesReflejar la autoridad disponible para los directivosReflejar su ambienteTomar en cuenta las limitaciones y costumbres de las personas

¿Qué se logra con una buena organización? Maximizar los resultados que se obtienen de la colaboración, trabajo y relación de todos los integrantes de una empresa.

EJERCICIO 6 CAPITULO 3ESTUDIO Y ALCANCE DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

CONCEPTO EJEMPLOAutoridad Para llevar a cabo con éxito la automatización de un proceso

administrativo, es necesario contar con la autoridad necesaria para hacerlo. Aunque se tengan muy buenos deseos y voluntad, sin la autoridad para hacerlo, difícilmente las personas claves involucradas querrán contribuir en esta automatización.

responsabilidad Para llevar a cabo con éxito la automatización de un proceso administrativo, es necesario contar con una responsabilidad. Ya que un individuo sin responsabilidad puede salirse de control la automatización, ya que uno tiene la obligación de cumplir con las actividades

Especialización y división de trabajo

Para llevar a cabo la buena automatización es necesario dividir el trabajo, ya que aquellas grandes tareas hay que dividirlas en más pequeñas y simples para que se distribuyan en varias personas. Con el fin de hacerlas con menos tiempo y con un mínimo de habilidad.

Departamentalización

La departamentalización nos ayuda en la automatización para dividir en departamentos una empresa de acuerdo al lugar, producto o proceso, con la finalidad que tengan los mismos propósitos.

Jerarquización Para llevar a cabo con éxito la automatización de un proceso administrativo, es necesario contar con una buena jerarquización, ya que nos sirve para dividir en niveles los puestos, y así saber quienes son los superiores.

Unidad de mando Para lograr una buena automatización es importante la unidad de mando ya que gracias a ella se sabe quien es su jefe y a quien deben responder, ya que cada empleado responde solamente a su superior.


Describa como pueden ayudarle los síntomas de una organización enferma en la automatización de procesos administrativos. A excepción de los niveles superiores los objetivos de la empresa no se conocen ni son compartidos.

Defina con sus palabras los términos: Proceso: son todos aquellos insumos de una empresa que los transforma hasta

producir salidas Procedimiento: es el conjunto de pasos que un individuo sigue para lograr un

resultado Método: es la ejecución ordenada para llegar a un resultado deseado.

¿Que es un equipo? Es un grupo efectivo de personas, es decir, que a su vez es eficiente y eficaz en reproducir resultado, en la automatización de procesos administrativos es indispensable hacerlo en equipo.

Mencione las funciones de los miembros del equipo en el análisis de sistema: Usuario final. Persona eventual o encargada del sistema Administrador del sistema. Aprueba el proyecto Lideres del proyecto. Planea y controla el proyecto Analista de sistemas. Analizar el sistema e identificar las necesidades del usuario Diseñador de sistemas. Diseña el sistema basado en el producto de la fase de

análisis Implementación. Implementa el sistema

Mencione cinco características que debe poseer un analista de sistemas Facilidad para tratar con las personas Conocimiento de aplicación Creatividad para solucionar problemas Poseedor de una mente lógica y organizada Experiencia en sistemas y equipos de computación

El analista es quien generalmente prepara una propuesta de sistema que sumaria lo que ha sido encontrado, proporciona análisis de costo/beneficio de las alternativas y hace recomendaciones sobre lo que debe hacerse

¿Que es la productividad y para que sirve? Es un indicador que mide la eficiencia del proceso de transformación de los insumos en productos, sirve para medir la eficiencia con que se utilizan los recursos disponibles para generar un determinado nivel de producción.


COMO LORAR UNA ORGANIZACIÓN EFECTIVA

PROBLEMA PROBABLE CAUSA PRINCIPIO QUE APLICALas personas en los niveles superiores tratan de controlar tantas decisiones como les sea posible. Se convierten en cuellos de botella, y toman decisiones basadas en información y consejos inadecuados. Las personas se quejan acerca de las decisiones irracionales de los gerentes

Estructura organizacionalCompleja, en donde no se delega la responsabilidad y la autoridad

Delegación de responsabilidad y autoridad

Los objetivos de la empresa, sus aspiraciones y visión no son conocidos ni compartidos dentro de sus miembros

Se enfoca la organización formal como si esa fuera una realidad y no la cultura sobe la que se basa

Discreción y fidelidad

Ven las cosas que están mal pero no hacen nada al respecto nadie se ofrece voluntario. Los errores y problemas son habitualmente escondidos o archivado

Las personas no hablan los problemas con los involucrados.

Comunicación

Conservar o mejorar el status en mas importante que la resolución de los problemas

Al atacar un problema las personas trabajan informalmente y no se preocupan del status

respeto

Se culpan mutuamente cuando se suscitan problemas

No tienen comunicación entre ellos y eso hace que se culpen unos a otros

Ser honesto

Piensan que la responsabilidad de “salvar el barco” es de la administración

En un departamento todos tenemos la obligación de mantenerlo bien, no solo el administrador

Trabajo en equipo y la colaboración


COMO LOGRAR UNA ORGANZIACION EFECTIVA

PROCEDIMIENTO PROCESO

¿EN QUE SE PARECEN?

Los dos tienen el mismo objetivo que es seguir los pasos para lograr un resultado

¿EN QUE SE DIFERENCIAN?

PROCEDIMIENTO

Son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de actividades futuras

Consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridas

Son guías de acción

PROCESOS

Detallar todo el trabajo que debe ejecutarse para alcanzar las metas de la organización

Establecer un mecanismo para coordinar el trabajo

Es el conjunto de operaciones necesarias para llevar a cabo la producción

Es una forma sistemática de hacer las cosas

CONCLUSION

Se distingue el procedimiento del proceso. El proceso es un todo, y está formado por un conjunto de actos procesales. El procedimiento es el modo como va desenvolviéndose el proceso

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