El archivo

Trabajo de Archivo Reproducción y Archivo

Programa de Cualificación Profesional Inicial Administración y Gestión

Adrián Martín Gómez Programa de Cualificación Profesional Inicial Administración y Gestión.



Índice: 1.El archivo 2. Tipos de Archivo. Mantenimiento 2.1 Archivo Físico 3. Tipos de archivo físico 4. Archivo Informático. Sistemas de clasificación 4.1 Clasificación alfabética 5. Ejemplos clasificación alfabética 6. Clasificación numérica, alfanumérica, geográfica y por materias 7.Esquema clasificación de documentos 8. Contraportada



El Archivo. El archivo es el conjunto de documentos que una organización crea cuando realizan una actividad. El fin de crear un archivo es mantener todos estos en orden, conservarlos en buen estado y tener una rápida localización de estos, para ello es necesario que su utilización sea sencilla, una actualización constante, un espacio exclusivo para el archivo y una seguridad e higiene óptima.

El archivo

Lo exige la ley.

Empresas

Particulares

Mantener ordenados

Conservarlos bien.

Rápida Localización

Sencillo

Actualizable

Rápido

Fácil Acceso

Seguro

Justifican operaciones

El archivo tiene como misión

conservar todos los documentos en perfecto estado.



Tipos de Archivo.

-Según su utilización: • Archivos activos: Consulta frecuente • Semiactivos: Documentos provenientes de archivos activos • Inactivos: Consulta no útil diariamente.

-Según el lugar de emplazamiento:

• Centralizados: En un mismo lugar • Descentralizados: Distintos departamentos

Mantenimiento del Archivo.

• Archivo Físico.

CarpetasCarpetasCarpetasCarpetas

Sencillas

Utilizadas para colocar documentos pequeños y sencillos.

Colgantes

Carpetas que disponen de un gancho en los laterales para poder ser colgadas.

Carpeta ArchivadoCarpeta ArchivadoCarpeta ArchivadoCarpeta Archivadorrrr

Con anillas o tipo A-Z

Disponen de unas anillas para sujetar los documentos en su interior.

De proyecto

Selladas con unas gomas para evitar que los documentos salgan.



De fuelle

Se compone por varias carpetas sencillas en su interior.

Archivo definitivo

Cajas desmontables que contienen documentos no consultados habitualmente.

MobiliarioMobiliarioMobiliarioMobiliario

Archivador

Mueble utilizado para guardar documentos en orden.

Estanterías

Utilizadas para colocar carpetas o cajas de archivo.

Armario para carpetas colgantes

Disponen de un sistema de raíles para colgar las carpetas.

Armario giratorio

Con forma circular de forma que gira sobre sí mismo.



Armario móvil

Estanterías desplazables.

• Archivo Informático. Gracias a este tipo de almacenamiento de archivo es posible guardar gran cantidad de información con estas ventajas:

1. Mayor capacidad de almacenamiento 2. Contribuye con el medio ambiente 3. Ahorrar papel 4. Un mantenimiento mas rápido del archivo 5. Un acceso mas fácil y rápido

Sistemas de Clasificación.

• Clasificación Alfabética. Donde los documentos se archivan siguiendo el orden del abecedario, predominando en esa clasificación la palabra ordenatriz. Los sistemas de clasificación alfabética son:

o Nombres de personas. Donde la ordenatriz es el primer apellido, si dos nombres tienen el mismo apellido pasaría a ser el segundo, y en caso de que fueran iguales los dos, el nombre sería la palabra ordenatriz. En caso de que el nombre fuese igual, el nº DNI sería la prioridad.

Gracias al archivo informático contribuimos a una mejora del medio ambiente y a un gasto mas moderado de material.



Ejemplo:

1º APELLIDO

2º APELLIDO

NOMBRE

Mayo Montes Antonio

Mayo Rodríguez Julio

o Nombres de empresas o instituciones Si se componen de un nombre propio, a clasificación es la misma que con las personas. Cuando estos nombres contienen “Hnos…” “Hijos de…” o palabras como “Bar” “Farmacia” no se tendrán en cuenta y serán colocadas entre paréntesis. Y en caso de organismos oficiales y nombres por siglas se ordenarán por las mismas.

Ejemplo:

1º APELLIDO

2º APELLIDO

NOMBRE

Delgado Domingo, (Hijos de)

Pascual Patiño (Sucesores de)

SIN ORDENAR

ORDENADO SEAT BBVA

BBVA SEAT



• Clasificación Numérica

o Clasificación cronológica: VENTAJAS INCONVENIENTES

Sencillez y rapidez Conocer la fecha del documento Ampliación según sus necesidades Una señal por retirarlo No requiere la utilización de índices

o Número consecutivo: VENTAJAS INCONVENIENTES

Sencillez y rapidez Se necesita el número e documento Se puede ampliar Obliga a tener índices No pueden tener el mismo número No se pueden añadir nuevos documentos No hace falta dejar señal al recojerlo

• Clasificación alfanumérica. Se trata de la clasificación de un conjunto de letras y números, dependiendo de la estructura de ese código deberemos tomar como referencia, el número o la letra. • Clasificación geográfica. Este sistema se rige de forma alfabética según el país, región, comunidad autónoma, provincia, localidad y calle, en este orden. • Clasificación por materias. Se clasifican según el tema o grupo al que pertenece el nombre que archivar, utilizando todos los sistemas de clasificación posibles.



Esquema.

Sistemas de Clasificación

Numérica Alfanumérica Geográfica Por Materias

Consecutivo Zona Geográfica

Grupos o Temas

No existe un sistema de clasificación mejor que otro,

todos son eficaces para distintos casos.

Alfabética

Nombre

Cronológica Letras y Números



Contraportada.

• Trabajo realizado por Adrián Martín Gómez • Bibliografía empleada:

o Libro Reproducción y Archivo, Editorial Paraninfo.

Adrián Martín Gómez YºB

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