EL CONTRALOR GENERAL DE ANTIOQUIA CONSIDERANDO...1150 de 2007 y 1474 de 2011, los Decretos 019 de...
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Resolución N° 2017500001243
Por medio de la cual se adopta la quinta versión del Manual de Contratación y
Supervisión para la Contraloría General de Antioquia.
EL CONTRALOR GENERAL DE ANTIOQUIA
En ejercicio de sus atribuciones legales y constitucionales, en especial las conferidas en
los Artículos 267 y 272 de la Constitución Política, las Leyes 330 de 1996, 80 de 1993,
1150 de 2007 y 1474 de 2011, los Decretos 019 de 2012 y 1082 de 2015, las
Ordenanzas 27 de 1998, 21 de 2016 y el Decreto Ordenanzal 1248 de 2008 y demás
normas concordantes, y
CONSIDERANDO
A. Que la actividad contractual de la Contraloría General de Antioquia, debe ceñirse a
los postulados instituidos por la Constitución Política de Colombia, las Leyes 80 de
1993, 1150 de 2007, 1474 de 2011, el Decreto 1082 de 2015, y las demás normas
que los modifiquen, adicionen o sustituyan.
B. Que la Ley 330 de 1996 en su Artículo 2, establece que las Contralorías
Departamentales son organismos de carácter técnico, dotadas de autonomía
administrativa, presupuestal y contractual y en ningún caso podrán ejercer
funciones administrativas distintas de las inherentes a su propia organización.
C. Que la Ordenanza 27 de 1998, Artículo 9.4 sobre funciones administrativas, le
asigna al Contralor Departamental la facultad de dictar y ejecutar los actos
administrativos necesarios para el funcionamiento de la entidad de control y
celebrar toda clase de contratos o convenios, con sujeción a las normas legales
vigentes.
D. Que dentro de las funciones del Contralor General de Antioquia, está la de dictar y
ejecutar los actos administrativos necesarios para el funcionamiento de la Entidad,
tal como lo prescribe el numeral 9º de la Ordenanza 27 de 1998.
E. Que el Artículo 209 de la Constitución Política ordena que la función administrativa
debe estar al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en
los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y
publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de
funciones.
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F. Que de acuerdo con lo establecido en los Artículos 1 y 2 de la Ley 80 de 1993, por
la naturaleza jurídica de la Contraloría General de Antioquia, salvo las excepciones
que establezcan las disposiciones legales, el régimen jurídico de contratación
aplicable es el consagrado en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, el Decreto
1082 de 2015 y demás normas concordantes que tengan relación en materia
contractual. Así mismo, aquéllas que las adicionen, modifiquen o sustituyan.
G. Que las entidades estatales deben contar con un manual de contratación el cual
debe cumplir con los lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra
Eficiente.
H. Que para dar cumplimiento a las referidas disposiciones legales y constitucionales
se hace necesario delegar funciones, establecer controles y procedimientos que
garanticen el adecuado ejercicio de las funciones, así como mecanismos e
instrumentos de vigilancia que permitan cumplir con el mismo fin.
I. Que se hace necesario actualizar la resolución 1747 del 23 de septiembre de 2015
que adoptó la cuarta versión del Manual de Contratación de la Contraloría General
de Antioquia y producir su quinta versión.
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO: Adoptar la quinta versión del Manual de Contratación y
Supervisión para la Contraloría General de Antioquia que se describe a continuación y
del cual harán parte integral las guías, manuales, circulares y demás lineamientos que
expida la Agencia Nacional de Contratación – Colombia Compra Eficiente.
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CONTENIDO
CAPÍTULO PRIMERO. GENERALIDADES .................................................................... 7
1.1. Naturaleza jurídica de la entidad ........................................................................ 7
1.2. Objetivo ................................................................................................................... 7
1.3. Ámbito de aplicación............................................................................................. 8
1.4. Marco normativo .................................................................................................... 8
1.5. Principios ................................................................................................................ 9
1.6. Inhabilidades e Incompatibilidades ..................................................................10
1.7. Conflicto de intereses .........................................................................................10
1.8. Etapas del proceso de selección de contratistas ...........................................11
1.9. Comunicación con los oferentes.......................................................................11
1.10. Veedurías ciudadanas ........................................................................................12
CAPÍTULO SEGUNDO –..................................................................................................13
COMPETENCIA PARA CONTRATAR, ..........................................................................13
CAPACIDAD Y HABILITACIÓN PARA SER CONTRATISTA ....................................13
2.1. Competencia ............................................................................................................13
2.1. Delegación de la ordenación del gasto y la contratación. ............................13
2.1.1. Desconcentración de las actividades de la contratación. .........................13
2.1.1.5. Comité de adquisiciones.............................................................................16
2.2. Capacidad para ser contratista .........................................................................19
2.2.1. Capacidad de las personas naturales. .........................................................20
2.2.2. Capacidad de las personas jurídicas y de su representante legal. .........20
2.2.3. Capacidad de las personas jurídicas plurales. ...........................................21
2.3. Habilitación para ser contratista........................................................................21
2.3.2. Documentos que pueden requerirse para verificar la capacidad juridica...
............................................................................................................................22
2.3.3. Capacidad financiera.......................................................................................23
2.3.3. Capacidad organizacional ..............................................................................25
2.3.4. Experiencia .......................................................................................................26
CAPÍTULO TERCERO–ETAPA PRECONTRACTUAL ...............................................27
3.1. Plan anual de adquisiciones (PAA)......................................................................27
3.1.1.Procedimiento para la formulación del plan anual de adquisiciones. .......28
3.1.2. Aprobación, seguimiento y control del plan anual de adquisiciones. ......28
3.1.3. Publicación del Plan Anual de Adquisiciones..............................................29
3.2. Certificado de disponibilidad presupuestal .........................................................29
3.3. Análisis del sector ...................................................................................................29
3.3.1. Aspectos generales del estudio del sector. .................................................30
3.3.2. Análisis de la oferta en el estudio del sector. ..............................................30
3.3.3. Análisis de la demanda en el estudio sector. ..............................................30
3.3.4. Estudio del sector en la contratación de mínima cuantía. .........................30
3.3.5. Estudio del sector para la contratación directa. ..........................................31
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3.4. Estudios previos ......................................................................................................31
3.4.1. Responsable de la elaboración de los estudios previos............................31
3.4.2. Información mínima de los estudios previos. ..............................................31
3.4.3. Estudios previos para la compra en tienda virtual ......................................36
3.4.4. Estudios previos para la mínima cuantía .....................................................37
3.4.5. Estudios previos para la contratación directa ..............................................37
3.4.6. Estudios previos para el concurso de méritos .............................................39
3.5. Aviso de convocatoria ............................................................................................39
3.5.1. Aviso de convocatoria .....................................................................................39
3.5.2. Invitación para los procesos de mínima cuantía .........................................40
3.5.3. Solicitud de compra en la TVEC para la adquisición por Acuerdo Marco de
Precios y para la compra en Gran almacén............................................................40
3.5.4. COTIZACIÓN para contratación de mínima cuantía en grandes
superficies ....................................................................................................................41
3.6. Pliegos de condiciones ..........................................................................................41
3.6.1. PROcesos en los que aplica ..........................................................................41
3.6.2. Contenido mínimo ............................................................................................42
3.7. Ofrecimiento más favorable ..................................................................................43
3.7.1. Oferta más favorable en la licitación pública y la selección abreviada de
menor cuantía. .............................................................................................................43
3.7.2. Oferta más favorable en el concurso de méritos ........................................43
3.7.3. Oferta más favorable en la subasta inversa y la mínima cuantía ............43
3.7.4. Falta de requisitos para la comparación de las ofertas (evaluación) ......44
3.7.5. Prohibiciones para la comparación de las ofertas ......................................44
3.8. empates ....................................................................................................................44
3.8.1. Factores de desempate generales ...................................................................44
3.8.2. Factores de desempate en la subasta inversa............................................45
3.8.3. Factor de desempate en la mínima cuantía ................................................45
3.9. Causales de rechazo de las ofertas.....................................................................46
3.9.1. Causales derivadas de la ley .........................................................................46
3.10. Convocatoria limitada a mipymes ......................................................................48
3.10.1. Procedimiento:................................................................................................48
3.11. Promoción a la industria nacional ......................................................................48
3.12. Acto administrativo de apertura..........................................................................49
3.13. Otros documentos de la etapa precontractual .................................................49
3.13.1. Otros documentos para la licitación, selección abreviada de menor
cuantía y el concurso de méritos: .............................................................................50
3.13.2. Otros documentos para la contratación de mínima cuantía ...................50
3.13.3. Otros documentos para la contratación directa ........................................50
3.13.4. Otros documentos para la contratación de bienes de condiciones
técnicas uniformes y de común uti lización..............................................................50
3.14. Responsable del trámite del proceso de selección .........................................51
3.15. Modalidades de selección de contratistas ........................................................52
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3.16. Etapas comunes de los procesos de selección de contratistas ....................53
3.17. Procesos para la selección de contratistas en secop II y tienda virtual.......54
3.17.1. Licitación pública ............................................................................................54
3.17.2. concurso de méritos ......................................................................................57
3.17.3. Selección abreviada de menor cuantía ......................................................61
3.17.4. Mínima cuantía ...............................................................................................73
3.17.5. Contratación directa ......................................................................................77
3.18 Convenios ...............................................................................................................80
3.18.1. Fundamentación ............................................................................................81
3.18.3. Convenios con organismos internacionales ..............................................84
3.19 Aplicación de disposiciones y formatos de colombia compra eficiente ........84
CAPÍTULO CUARTO – ETAPA CONTRACTUAL ....................................................85
4.1. El contrato ............................................................................................................85
4.2. Tipos de contrato según el plazo ......................................................................85
4.2.1. Contratos de tracto sucesivo .........................................................................85
4.2.2. Contratos de ejecución instantánea .............................................................85
4.3. Contenido mínimo del contrato .........................................................................86
4.4. Cláusulas excepcionales....................................................................................86
4.5. Requisitos para el perfeccionamiento ..............................................................87
4.6. Requisitos para la ejecución..............................................................................87
4.7. Ejecución del objeto contractual .......................................................................88
4.8. pago ..........................................................................................................................89
4.8.1. Requisitos ..........................................................................................................89
4.8.2. Procedimiento para el pago............................................................................89
4.8.3. Retenciones ......................................................................................................90
4.8.4. Anticipo y pago anticipado ..............................................................................91
4.8.5. Facturación y pago tienda virtual Gran Almacén ........................................91
4.9. Modificaciones al contrato .................................................................................92
4.9.1. Autorización para la modificación del contrato ...........................................92
4.10. Causales de terminación....................................................................................92
4.11. Expedientes de la contratación .........................................................................93
CAPÍTULO QUINTO- ETAPA POST-CONTRACTUAL ...............................................94
5.1. Contratos que deben liquidarse ........................................................................94
5.2. Causales de liquidación de los contratos ........................................................94
5.3. Plazo para la liquidación del contrato ..............................................................95
5.4. Tipos de liquidación ............................................................................................95
5.5. Contenido de la liquidación................................................................................95
5.6. Seguimiento a las actividades posteriores a la liquidación de los contratos
96
CAPÍTULO SEXTO- SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA.........................................97
6.1. Definiciones..........................................................................................................97
6.1.1 Supervisión: ......................................................................................................97
6.1.2. Interventoría......................................................................................................97
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6.1.3. Concurrencia de la supervisión y la interventoría ......................................98
6.2. Designación del supervisor y del interventor ..................................................98
6.2.2. Designación del supervisor ............................................................................98
6.2.3. Designación del interventor............................................................................98
6.3. Ejercicio de la supervisión e interventoría .......................................................98
6.3.1. Actividades generales .....................................................................................99
6.3.2. Seguimiento Administrativo............................................................................99
6.3.3. Seguimiento técnico ..................................................................................... 100
6.3.4. Seguimiento financiero y contable ............................................................. 100
6.3.5. Seguimiento jurídico ..................................................................................... 101
6.4. Documentación empleada en la supervisión y/o interventoría ................. 101
6.5. Prohibiciones del supervisor y/o interventor ................................................ 102
6.6. Informes del supervisor y/o interventor. ....................................................... 102
6.7. Responsabilidad del supervisor o interventor.............................................. 103
capítulo séptimo – conminación al cumplimiento ...................................................... 104
y sanciones al contratista .............................................................................................. 104
7.1. Conminación al cumplimiento ............................................................................ 104
7.2. Reiteración de la conminación........................................................................... 104
7.3. Imposición de multas y cláusula penal pecuniaria ......................................... 104
7.4. Ejercicio de potestades excepcionales ............................................................ 104
7.5. Incumplimiento en acuerdos marco de precios .............................................. 105
7.6. Incumplimiento en compras realizadas a grandes almacenes ..................... 105
CAPÍTULO OCTAVO - BUENAS PRÁCTICAS ......................................................... 106
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CAPÍTULO PRIMERO. GENERALIDADES
1 .1 . NATURALEZA JURÍ DI CA DE LA ENTI DAD
La Contraloría General de Antioquia es un organismo de control fiscal, de los
referidos en el Título X de la Carta Política; es decir, que se constituyen en una rama
especial diferente de las ramas ejecutiva, legislativa, y judicial.
De acuerdo con los Artículos 268 y 272 de la Carta Política colombiana, en
concordancia con la Ordenanza 027 del 28 abril de 1932, la Contraloría General de
Antioquia ha sido definida como entidad de carácter técnico, con autonomía
administrativa, presupuestal y contractual, cuya función misional se ejerce ante los
particulares y las entidades públicas del orden territorial o descentralizado del
Departamento de Antioquia y sus municipios, que administren recursos públicos.
Para el cumplimiento de sus fines misionales, la Contraloría General de Antioquia,
adquiere los bienes y servicios necesarios, a través de la contratación estatal,
regida por la Ley 80 de 1993 y sus leyes y decretos reglamentarios y
complementarios, de conformidad con lo establecido en el literal a) del Artículo 1 de
la Ley 80 de 1993.
1 .2 . OBJETI VO
El presente manual busca documentar el conocimiento recogido en la ejecución del
proceso contractual, de tal manera que permita su difusión, apropiación, unificación,
aplicación, control y mejora continua; para brindar las herramientas conceptuales y
de procedimiento necesarias para llevar a cabo la adquisición de bienes y servicios
en coherencia con las normas vigentes.
Este documento está diseñado para dar a conocer a los interesados en contratar
con la Contraloría General de Antioquia, la forma en que se ejerce la gestión
contractual en la entidad, para garantizar que esta se lleve a cabo con el respeto de
los principios establecidos en la Constitución y la ley, facilitando la participación de
más oferentes en los procesos de selección, de tal forma que se cumplan con
eficiencia los objetivos misionales.
Este documento se constituye en un instrumento de necesario estudio por parte de
todos los funcionarios que intervienen de manera directa en las diferentes etapas
del proceso de contratación, y para aquellos que de manera transversal i nciden en
éste. Adicionalmente, a través del presente manual se da cumplimiento a la
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obligación legal contenida en el Artículo 2.2.1.2.5.3. del Decreto 1082 de 2015 que
impone a las entidades estatales el deber de contar con un manual de contratación,
con los lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra Eficiente.
1.3 . ÁMBI TO DE APLI CACI ÓN
El presente manual de contratación es aplicable en todas las etapas del proceso
contractual y los procesos transversales a éste. En consecuencia, es de obligatorio
cumplimiento para todos los funcionarios que intervienen en el proceso, así como
para los contratistas, oferentes y personas interesadas en contratar con la
Contraloría General de Antioquia.
1.4 . MARCO NORMATI VO
La Contraloría General de Antioquia desarrollará sus procesos contractuales en
observancia del Estatuto Orgánico de Presupuesto y de las normas de austeridad
del gasto. Su régimen jurídico de contratación estará sujeto a las disposiciones
jurídicas y principios que regulan la Contratación Pública, en especial lo consagrado
en las siguientes normas:
CODIGO CIVIL: Libro Cuarto, “De las Obligaciones en general y de los contratos”
LEY 80 DE 1993.“Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la
Administración Pública”.
DECRETO 679 DE 1994,“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 80 de 1993”
LEY 489 DE 1998“Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento
de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y
reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15
y 16 del Artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”.
LEY 1150 DE 2007“Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la
transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre
la contratación con Recursos Públicos”.
LEY 1437 DE 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y
de lo Contencioso Administrativo”
LEY 1474 DE 2011“Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
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mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la
efectividad del control de la gestión pública”.
DECRETO LEY 019 DE 2012, “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar
regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la
Administración Pública”.
LEY 1712 DE 2014. “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del
Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras
disposiciones”
PARTE 2. TÍTULO I “CONTRATACIÓN ESTATAL” CAPÍTULOS 1 Y 2 DEL DECRETO 1082 DE 2015,
“Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector
Administrativo de Planeación Nacional”.
DECRETO 103 DE 2015,“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y
se dictan otras disposiciones.”
DECRETO 092 DE 2017,“Por el cual se reglamenta la contratación con entidades
privadas sin ánimo de lucro a que hace referencia el inciso segundo del Artículo 355
de la Constitución Política”.
CIRCULAR EXTERNA 21 DEL 22 DE FEBRERO DE 2017: sobre uso del Secop II para crear,
conformar y gestionar los expedientes electrónicos del proceso de contratación.
MANUAL DE COMPRAS S.O.S.TENIBLES PARA ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS, expedido
por Minambiente (consultado en:
http://www.minambiente.gov.co/index.php/asuntos-ambientales-sectorial-y-urbana/sosteni
bilidad-sectores-productivos/compras-publicas-sostenibles#documentos-estratégicos)
1.5 . PRI NCI PI OS
En los procesos de contratación que se adelanten en la Contraloría General de
Antioquia será objetivo principal alcanzar los fines estatales plasmados en los
diferentes planes institucionales. Así mismo se garantizará la aplicación de los
principios consagrados en la Constitución Política de 1991, los establecidos en el
Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, en el Código de
Procedimiento y Contencioso Administrativo, los principios del control fiscal, los
principios del sistema de compra pública y demás normas aplicables en la materia,
en especial los siguientes
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P R I N C I P I O S
Planeación Transparencia
Economía Responsabilidad
Selección objetiva Publicidad
Promoción de la competencia Rendición de cuentas
Manejo del riesgo Debido proceso
Buena fe Eficiencia
Igualdad Anualidad
Celeridad Oportunidad
Eficacia Primacía del derecho sustancial
Sostenibilidad ambiental Responsabilidad Social
1.6 . I NHABI LI DADES E I NCO MPATI BI LI DADES
En el marco de la actividad contractual, tanto para los servidores públicos que
participan en el proceso, como para las personas naturales o jurídicas que estén
interesadas en ser contratistas de la Contraloría General de Antioquia, será
aplicable el régimen de inhabilidades e incompatibilidades y prohibiciones previstas
en la Constitución Política, en la Ley 80 de 1993, Artículos 8 y 9; Ley 734 de 2002,
Ley 1474 de 2011, Ley 1437 de 2011, Decreto 1082 de 2015, entre otras normas
que reglamentan la materia.
En el evento de que la inhabilidad e incompatibilidad sobrevenga en un proponente
dentro del proceso precontractual, se entiende que renuncia a la participación y a
los derechos adquiridos en el mismo. Si sobreviene en un contratista, debe
realizarse la cesión del contrato, previa autorización de la Contraloría General de
Antioquia. Si sobreviene en uno de los miembros del consorcio o unión temporal,
éste debe ceder su participación a un tercero, previa autorización de la Contraloría
General de Antioquia.
1.7 . CONFLI CTO DE I NTERES ES
Todo funcionario que se encuentre en alguna de las situaciones previstas en el
Artículo 11 de la Ley 1437 de 2011, deberá declararse impedido.
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1.8 . ETAPAS DEL PROCESO D E SELECCI ÓN DE CONTRATI STAS
1.9 . COMUNI CACI ÓN CON LOS OFERENTES
Para la comunicación con los oferentes, la Contraloría General de Antioquia
empleará la plataforma de Colombia Compra Eficiente. El uso de este instrumento
además de garantizar la oportuna publicidad del proceso, proporciona mayor
transparencia en la gestión contractual en la medida en que la interacción entre los
proponentes y la Contraloría General de Antioquia se lleva a cabo a través de la
plataforma, guardando la trazabilidad de todas las comunicaciones y sus
respuestas. De esta manera, se constituye en un medio con mayor transparencia y
publicidad, al tiempo que es una herramienta transaccional para realizar los
diferentes procesos de contratación en línea, permitiendo la trazabilidad de las
compras con el Plan Anual de Adquisiciones.
Toda la información consignada en los formularios de cada expediente de Secop II
debe coincidir con el documento físico aprobado y/o firmado por el delegado para la
contratación y ordenación del gasto. Los funcionarios de la Subdirección operativa
encargados de cargar la información en la plataforma, solicitarán por escrito, en
caso de duda, que el ordenador del gasto respectivo, indique la forma en que debe
cargarse alguna información, si la misma no fue expresamente consignada en los
documentos del proceso.
En caso de que el oferente no pueda acceder a la plataforma para la presentación
de su oferta, debe comunicarse con la Mesa de Servicio de Colombia Compra
Eficiente e informar de la posible falla atribuible al Sistema por INDISPONIBILIDAD
DE LA PLATAFORMA, para que se le expida el respectivo certificado. Acto seguido
el proponente debe enviar comunicación a la Contraloría General de Antioquia por
correo electrónico indicando nombre de usuario en el Sistema y la circunstancia
presentada.
ETAPA PRECONTRACTUAL
•Planeación General
•Planeación del proceso de selección, que comprende todos los documentos y estudios Previos
•Proceso de Selección
ETAPA CONTRACTUAL
•Suscripción del Contrato
•Ejecución Contractual
•Supervisión
•Pagos
ETAPA POSTCONTRACTUAL
•Liquidación
•Obl igaciones postcontractuales
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Dentro de las 24 horas siguientes al cierre del proceso de contratación Colombia
Compra Eficiente debe emitir un certificado de indisponibilidad del Sistema. Si
confirma la indisponibilidad, puede presentar su oferta por correo electrónico dentro
de las 48 horas siguientes al momento previsto para el cierre. En estos casos, de
requerirse, se expedirá adenda para la modificación del cronograma.
Cualquier persona puede solicitar a la Entidad estatal el rechazo de ofertas
extemporáneas que no tengan sustento en un certificado de indisponibilidad
expedido por Colombia Compra Eficiente.
1.10. VEEDURÍ AS CI UDADANAS
De conformidad con lo establecido en el Artículo 66 de la Ley 80 de 1993 y demás
normas concordantes y complementarias, en todos los proceso de selección,
menos en la contratación directa, convocará a las veedurías ciudadanas y a la
comunidad en general para que participen dentro del proceso, efectúen el control
social y desarrollen su actividad durante las diferentes etapas del respectivo
proceso de selección.
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CAPÍTULO SEGUNDO –
COMPETENCIA PARA CONTRATAR,
CAPACIDAD Y HABILITACIÓN PARA SER CONTRATISTA
2.1 . COMPETENCI A
La competencia para ordenar, dirigir procesos de selección de contratistas y
obligarse contractualmente está en cabeza del Contralor General de Antioquia, de
conformidad con lo dispuesto en el Artículo 11, numeral 3, literal b) de la Ley 80 de
1993 y de conformidad con el Artículo 12 de la Ley 80 de 1993. Esta facultad podrá
delegarse total o parcialmente en los servidores públicos que desempeñen cargos
del nivel directivo o en sus equivalentes. El Contralor también se encuentra
facultado, en virtud de lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, para desconcentrar la
realización de procesos de selección.
2.1 . DELEGACI ÓN DE LA ORDENACI ÓN DEL GAS TO Y LA CONTRATACI ÓN.
En los casos en que el contralor considere pertinente delegar la función de
contratación y ordenación del gasto, ello implica, conforme lo dispone la Ley 489 de
1998, que transfiere el ejercicio de esta función a uno de sus colaboradores del nivel
directivo o asesor. Para el efecto será necesaria la expedición de un acto
administrativo que contenga la autoridad delegataria y las funciones o asuntos
específicos cuya decisión se transfieren, y deberá permanentemente ejercer control
sobre las funciones delegadas.
Los servidores públicos delegantes deberán tener en cuenta que, en ejercicio de la
actividad delegada, en ningún caso quedarán exonerados, por virtud de la
delegación, de sus deberes de control y vigilancia del a actividad precontractual,
contractual y postcontractual.
2.1 .1 . DESCONCENTRACI ÓN DE LAS ACTI VI DADES D E LA CONTRATACI ÓN.
Se entiende por desconcentración de las actividades de la contratación, la
distribución adecuada del trabajo referente a la gestión contractual, sin que ello
implique autonomía administrativa en su ejercicio. En consecuencia, contra las
actividades cumplidas, en virtud de la desconcentración administrativa, no
procederá ningún recurso.
La gestión contractual comprende desde la planeación que inicia con la definición
*2017500001243* Al responder por favor cítese este número
Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017
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del Plan Anual de Adquisiciones y la elaboración de estudios y documentos previos
de la contratación, hasta actividades de coordinación, organización, control,
ejecución y supervisión de los procesos contractuales.
Para garantizar la eficiencia, eficacia y celeridad de los procesos contractuales, en
procura del cumplimiento de los fines misionales de la entidad, se hace necesario
desconcentrar la gestión contractual en las siguientes personas, quienes estarán
sujetas al régimen de inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de intereses:
2.1 .1 .1 . DI RECCI ÓN ADMI NI STRATIVA.
La Dirección Administrativa, para los efectos del presente manual, es la encargada
de direccionar, regular y controlar la gestión contractual de la Contraloría General
de Antioquia, así como de priorizar la ordenación del gasto, en aras definir las
necesidades principales para el cumplimento del Plan Estratégico Institucional
2.1 .1 .2 . SUBDI RECCI ÓN OPERATI VA.
La Subdirección Operativa tiene a su cargo el control e impulso de la actividad de
las dependencias gestoras de recursos, para el cumplimiento del Plan Anual de
Adquisiciones. Así mismo es la responsable de adelantar con el personal a su
cargo, las actividades desconcentradas de la gestión contractual, principalmente en
lo que respecta a gestionar las solicitudes de compras, llevando a cabo los procesos
de selección de contratistas hasta la respectiva elaboración del contrato y la
comunicación de supervisión, para lo cual debe revisar y actualizar de manera
permanente los procesos a su cargo.
En términos generales, debe coordinar las actividades de seguimiento y control
general de la contratación en sus diferentes etapas (pre contractual, contractual y
post contractual).
Esta dependencia está encargada además de manejar el archivo de gestión de la
contratación vigente, desde su suscripción, hasta su liquidación, con los respectivos
soportes documentales, así como su publicación oportuna por los diferentes medios
que establezca la ley, y de rendir los informes de ejecución, seguimiento y control,
que sean requeridos por usuarios internos o externos. Las respuestas a usuarios
externos, serán proyectadas por la subdirección operativa y suscritos por el Director
Administrativo.
Los funcionarios de la Subdirección Operativa, brindarán apoyo a las demás
*2017500001243* Al responder por favor cítese este número
Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017
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dependencias en la elaboración de estudios y documentos previos de la
Contratación.
2.1 .1 .3 . SUBDI RECCI ÓN FI NANCI ERA.
La Subdirección Financiera será la dependencia responsable de apoyar la
elaboración y modificación del Plan Anual de Adquisiciones. Así mismo le
corresponde elaborar los Certificados de Disponibilidad Presupuestal, los registros
presupuestales de las compras requeridas, siempre que se encuentren
contempladas en el Plan Anual de Adquisiciones en las cantidades y valores
solicitados; en caso de existir diferencia, debe solicitarse el ajuste del Plan, previa la
expedición del documento requerido.
Durante la etapa de elaboración de estudios previos, si la dependencia solicitante
no cuenta con un profesional idóneo para la definición de los índices financieros que
se exigirán como requisitos habilitantes, podrá solicitar apoyo al Subdirector
Financiero, quien dejará por escrito las razones que fundamentan los criterios
definidos, teniendo en cuenta las condiciones propias del objeto contractual, tales
como: naturaleza, valor, forma de pago, recursos que debe invertir el contratista,
flujo de caja que debe tener para la ejecución, infraestructura que requiere, entre
otros aspectos, de tal manera que la exigencia de los indicadores sea proporcional y
adecuada al proceso y, que a la vez, garantice la pluralidad de oferentes.
También es la dependencia responsable de ejecutar los pagos de los contratos,
conforme a lo establecido en el contrato y en el recibo a satisfacción firmado por el
supervisor del contrato, requisito sin el cual no es posible proceder con erogación
alguna a cargo del contrato.
2.1 .1 .4 . DEPENDENCI AS SOLI CI TANTES DE OBRAS, BI ENES O SERVI CI OS.
Los funcionarios del nivel directivo de las dependencias que tienen a cargo la
ejecución de recursos públicos, son los responsables de la planeación de sus
necesidades y presupuestación, acorde con las prioridades definidas por la Alta
Gerencia. Para el efecto serán los responsables de adecuar el presupuesto
disponible para su área en la respectiva vigencia, con las necesidades
institucionales, a través de la definición y programación del Plan Anual de
Adquisiciones.
Los funcionarios de las dependencias ejecutoras del presupuesto son los
responsables del impulso inicial de los procesos de contratación para dar
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Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017
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cumplimiento a los plazos establecidos en el Plan Anual de Adquisiciones, el cual
inicia con la elaboración de los estudios y documentos previos, para lo cual cuentan
con el apoyo y orientación del personal de la Subdirección Operativa.
2.1 .1 .5 . COMI TÉ DE ADQUI SI CI ONES.
El Comité de Adquisiciones es el encargado consolidar el Plan Anual de
Adquisiciones, a más tardar dentro de los diez (10) primero días hábiles del mes de
enero de cada año, así como de aprobar las solicitudes de adquisición de bienes y
servicios cuya cuantía supere los cinco salarios mínimos mensuales legales
vigentes. (5 S.M.L.M.V.)
Así mismo, es el responsable de autorizar las modificaciones del Plan de
Adquisiciones y las adiciones en valor a los contratos que se encuentren vigentes.
2.1 .1 .5 .1 . I NTEGRACI ÓN DEL COMI TÉ DE ADQUI SI CI ONES.
El Comité de Adquisiciones estará integrado por los siguientes funcionarios, todos
con derecho a voz y voto:
El Contralor General de Antioquia o su delegado
El Director Administrativo.
El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica
El Subdirector Operativo
El Subdirector Financiero
El Comité lo presidirá el Contralor General de Antioquia, en caso de que delegue su
participación, la presidencia la tomará el Director Administrativo.
El Secretario del Comité será el Subdirector Operativo.
Al Comité asistirán como invitados los funcionarios solicitantes de los bienes y
servicios, entre otros funcionarios que a consideración del Comité deban asistir. Los
invitados tendrán voz, pero no voto.
2.1 .1 .5 .2 . REUNI ONES DEL COMI TÉ DE ADQUI SI CI ONES.
El Comité de Adquisiciones se reunirá cuando la necesidad lo requiera, para el
trámite de las solicitudes pendientes o para realizar el seguimiento al Plan Anual de
Adquisiciones.
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Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017
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Las reuniones podrán ser presenciales o virtuales.
2.1 .1 .5 .3 . FUNCI ONES DEL COMI TÉ DE ADQUI SI CIONES.
Formular recomendaciones a la Dirección Administrativa para la elaboración o
mejora del Plan Anual de Adquisiciones de la vigencia siguiente, las cuales
deben hacerse en el último trimestre de cada vigencia.
Aprobar el Plan Anual de Adquisiciones para cada vigencia, para su publicación
en el mes de enero.
Aprobar o improbar las solicitudes de compra de bienes o suministros por
cuantía superior a los cinco (5) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
Realizar recomendaciones para la adquisición de obras, bienes o servicios
incluidos en el Plan Anual de Adquisiciones.
Aprobar o improbar la venta o donación de los bienes muebles y la destrucción
de inservibles dados de baja en la entidad.
Modificar de acuerdo con las necesidades de la Contraloría General de
Antioquia, el Plan Anual de Adquisiciones inicialmente aprobado, de lo cual se
dejará constancia en el Acta del Comité.
Realizar recomendaciones en materia contractual a los funcionaros que
intervienen en los procesos de contratación, para garantizar el cumplimiento de
los principios que orientan la contratación.
Solicitar a las dependencias ejecutoras de recursos, los informes y conceptos
que considere pertinentes, con el fin de apoyar el proceso de mejoramiento
continuo del proceso.
2.1 .1 .5 .4 . FUNCI ONES DEL SECRETARI O DEL COMI TÉ DE ADQUI SI CI ONES.
Tramitar la convocatoria a reuniones, a petición del Presidente o de acuerdo con
la necesidad.
Preparar el orden del día y la documentación que debe presentarse,
cerciorándose de que se encuentre completa.
Invitar a la reunión del comité a los funcionarios solicitantes de los bienes y
servicios que se van a estudiar en cada sesión, para que resuelvan las
inquietudes que para el efecto tengan los integrantes del Comité.
Levantar acta de cada reunión.
Llevar el archivo de gestión del Comité.
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2.1 .1 .5 .5 . QUORUM DELI BERATORI O Y DECI SORI O.
El Comité podrá reunirse para deliberar y decidir con la presencia de por lo menos la
mitad más uno de sus miembros.
Las decisiones se adoptarán por mayoría simple.
2.1 .1 .5 .6 . REQUI SI TOS P ARA EL ESTUDI O DE CO MPRAS
Para el estudio de solicitudes de compras, el funcionario del nivel directivo
encargado de la contratación debe:
- Allegar los estudios previos y demás documentos técnicos, financieros,
presupuestales que sustenten los estudios previos y el inicio del proceso:
estudios de mercado, CDP, reglamentos técnicos o fichas técnicas cuando se
requieran, entre otros.
- El funcionario designado por el Subdirector Operativo para tramitar la
contratación verificará que la contratación se encuentre incluida en el Plan Anual
de Adquisiciones y que su monto corresponda con la solicitud o que al menos
sea inferior.
- El funcionario de la Subdirección Operativa asignado para el proceso respectivo,
verificará previamente si existe acuerdo marco de precios u otro instrumento de
agregación de demanda aplicable para la adquisición de los bienes o servicios, y
que dicha circunstancia ya fue analizada en el documento de estudios previos.
Si se detecta el incumplimiento de alguno de los puntos anteriores, el Comité
devolverá los documentos para su complementación, en caso de haberse agotado
todos los requisitos anteriores adelantará el estudio de conveniencia y necesidad de
la compra.
2.1 .1 .6 . COMI TÉ EVALUADOR DE CADA PROCES O DE CONTRATACI ÓN.
El Director Administrativo o el Subdirector Operativo, según su competencia,
designarán para cada proceso de contratación, excepto en la contratación directa,
un comité evaluador con carácter asesor que de manera objetiva y ciñéndose
exclusivamente a las reglas fijadas en el proceso de selección de contratistas
respectivo, para que evalúe requisitos habilitantes, requisitos de ponderación y
recomiende la adjudicación de la contratación.
Este mismo comité podrá apoyar la fundamentación técnica, jurídica y logística de
los estudios previos, a solicitud del directivo responsable de la ejecución de los
recursos.
*2017500001243* Al responder por favor cítese este número
Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017
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2.1 .1 .6 .1 . CONFORMACI ÓN DEL COMI TÉ EVALUADOR DE CADA PROCESO.
El Comité Evaluador será unipersonal en los procesos mínima cuantía y plural e
interdisciplinario en los procesos que superen la mínima cuantía, caso en el cual
estará conformado como mínimo, así:
- Un funcionario directivo, contralor auxiliar, profesional especializado o
profesional universitario con profesión abogado, perteneciente a la Oficina
Asesora Jurídica.
- Un funcionario directivo, contralor auxiliar, profesional especializado o
profesional universitario, con formación del núcleo básico de conocimiento del
área economía, administración, contaduría y afines, perteneciente a la
Subdirección financiera.
- Un funcionario directivo, contralor auxiliar, profesional especializado o
profesional universitario con conocimiento técnico sobre el bien o servicio
requerido, perteneciente a la dependencia que formule la necesidad de la
contratación.
- Un funcionario de la Subdirección Operativa que fungirá como apoyo y
secretario.
En caso de que la entidad no cuente con un funcionario con el conocimiento técnico
necesario para apoyar la evaluación del proceso, se debe elaborar previamente la
contratación respectiva.
2.1 .1 .6 .2 . QUORUM DELI BERATORI O Y DECI SORI O
El Comité podrá reunirse para deliberar y decidir con la presencia de por lo menos la
mitad más uno de sus miembros.
Las decisiones se adoptarán por mayoría simple.
2.2 . CAPACI DAD PARA SER C ONTRATI STA
Podrán celebrar contratos con la Contraloría General de Antioquia, todas las
personas de derecho público o privado, naturales o jurídicas consideradas
legalmente capaces en las disposiciones legales vigentes, incluidos los consorcios
y las uniones temporales, entendidos éstos de conformidad con lo establecido en la
Ley 80 de 1993. Las personas jurídicas nacionales y extranjeras independientes o
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constituidas en consorcios y uniones temporales, conforme a lo establecido en las
disposiciones legales vigentes.
2.2 .1 . CAPACI DAD DE LAS PERSONAS NATURALES.
La capacidad de las personas naturales se determina, entre otras, así:
- Que sea mayor de edad
- Que no haya sido declarado incapaz
- Que no se encuentre inhabilitado para la suscripción y ejecución de contratos
con el Estado, en virtud de alguna sanción penal, disciplinaria o fiscal.
- Que cuente con la idoneidad y experiencia requeridas según el tipo de contrato y
la naturaleza del objeto contractual que se requiera.
2.2 .2 . CAPACI DAD DE LAS PERSONAS JURÍ DI CAS Y DE SU REPRESENTANT E LEGAL.
Es preciso diferenciar que una es la capacidad de la persona jurídica y otra la
capacidad que tiene el representante legal de la persona jurídica.
2.2 .2 .1 . CAPACI DAD DE LA PERS ONA JURÍ DI CA.
La capacidad de la persona jurídica se determina, cuando reúne los siguientes
requisitos mínimos:
- La persona jurídica acredita su existencia con la certificación expedida por la
respectiva cámara de comercio. Las personas jurídicas extranjeras sin sucursal
en Colombia deben acreditar su existencia y representación legal con
documentos expedidos por quien sea competente en el país de origen, y dichos
documentos deben ser legalizados de conformidad con lo establecido en la Ley
455 de 1998.
- Cuando el objeto social de la persona jurídica le permite la ejecución del contrato
requerido.
- Cuando se trate de contratación de la menor cuantía o superior, si el contratista
se encuentra inscrito en el RUP, en el código (hasta el tercer nivel) del bien o
servicio requerido, conforme a la clasificación establecida por la entidad en los
estudios previos, salvo en el caso de personas jurídicas extranjeras, sin
domicilio en el país, caso en el cual se definirá en el pliego la manera en que
estas personas cumplirán con el requisito.
*2017500001243* Al responder por favor cítese este número
Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017
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- Para la verificación del RUP no es necesario solicitar que el contratista adjunte el
documento, porque este podrá consultarse en tiempo real a través de la
plataforma, en el DIRECTORIO SECOP II
- Que la vigencia de la persona jurídica no sea inferior al término de ejecución del
contrato, más el necesario para la liquidación.
2.2 .2 .1 .1 . CAPACI DAD DEL REPRES ENTANTE LEGAL DE LA PERSONA JURÍ DI CA.
El representante legal de la persona jurídica acredita su capacidad, mediante la
autorización que para tal efecto se encuentre registrada en el certificado de
existencia y representación de la persona jurídica.
En caso de que tenga limitaciones para obligarse, y ellas impidan la celebración del
contrato, debe aportar autorización certificada por la junta de socios.
Adicionalmente debe acreditar mayoría de edad y que no se encuentre inhabilitado
para la suscripción de contratos con el estado, en virtud de alguna sanción penal,
disciplinaria o fiscal.
Para la verificación no es necesario solicitar al proponente que adjunte el certificado
de existencia y representación, porque este podrá consultarse en tiempo real a
través de la plataforma, en el DIRECTORIO SECOP II
2.2 .3 . CAPACI DAD DE LAS PERSONAS JURÍ DI CAS PLURALES.
Las personas naturales o jurídicas integrantes del consorcio o unión temporal deben
acreditar que su objeto social les permite la ejecución del objeto contractual
requerido, en la forma en que se señale en el respectivo pliego donde podrá
regularse si uno o todos, o un porcentaje determinado, tendrán que cumplir dicho
requisito.
Debe acreditarse la constitución del proponente plural y que ninguno de los
integrantes se encuentra incurso en causales de inhabilidad por mandato legal,
judicial o administrativo, y que su vigencia es superior a la de la ejecución del
contrato.
2.3 . HABI LI TACI ÓN PARA SER CONTRATI STA
La habilitación para ser contratista tiene lugar cuando un oferente acredita el
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cumplimiento de los requisitos que para cada proceso la Contraloría General de
Antioquia defina como habilitantes, y que permiten medir su aptitud para participar
en el respectivo proceso de selección, en la medida en que se ha verificado su
idoneidad para el desarrollo del objeto contractual, en cuanto a su capacidad: i)
jurídica, ii) financiera, iii) organizacional, y iv) experiencia.
El cumplimiento de los requisitos habilitantes no otorga puntaje, pero es el filtro que
deben superar los proponentes para que su oferta sea evaluada o para participar en
la subasta inversa.
En los procesos de licitación pública, concurso de méritos y selección abreviada, los
requisitos habilitantes se verificarán en el Registro Único de Proponentes, además
de otros documentos que puede requerir la entidad, salvo en los casos en que por
expreso mandato legal esté exceptuado dicho requisito o que correspondan a
hechos ocurridos con anterioridad a la obligación de actualizar el registro.
En los procesos de mínima cuantía y contratación directa, se definirá la forma de
acreditar la idoneidad y experiencia del contratista, acorde con el objeto contractual
requerido, mediante la exigencia de documentos, certificaciones y otros.
2.3 .2 . DOCUMENTOS QUE PUEDEN REQUERI RSE PARA VERI FI CAR LA CAPACI DAD JURI DI CA
- Documento de Identificación
- Certificado de existencia y representación legal
- Autorización de la junta o asamblea de socios
- Documento de conformación de unión temporal, consorcio u otra forma
asociativas
- Certificación de vigencia de cédula de ciudadanía
- Tarjeta profesional
- Garantía de seriedad de la propuesta
- Certificación del pago de parafiscales y aportes a la seguridad social de los
empleados
- Constancia de no encontrarse inhabilitado para contratar, lo cual se verifica con:
i)Certificado de no estar reportado en el boletín de responsables fiscales,
expedido por la Contraloría General de la República; ii) Certificado de no tener
vigentes sanciones disciplinarias, expedido por la Procuraduría General de la
Nación; iii) Certificado de no tener asuntos pendientes con las autoridades
judiciales, expedido por la Policía Nacional; y/o iv) Certificado de antecedentes
disciplinarios para abogados; expedido por la Sala Jurisdiccional Disciplinaria
del Consejo Superior de la Judicatura.
- Hoja de vida
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- Registro Único de Proponentes (RUP) con la clasificación que se ajuste al objeto
requerido, hasta el tercer nivel
- Registro Único Tributario (RUT)
- Acreditar que cuenta con el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo (SG-SST), aportando los documentos o certificaciones que para el
efecto se establezcan en el pliego de condiciones o invitación. Esta obligación
será exigible sólo a partir de la entrada en vigencia de las disposiciones legales
pertinentes.
- Otros, de acuerdo con el objeto contractual, plazo, área de servicio.
2.3 .3 . CAPACI DAD FI NANCI ERA
Con miras a garantizar la pluralidad de oferentes, el responsable de los estudios
previos evaluará en cada proceso las condiciones mínimas que muestren la aptitud
del proponente para cumplir oportuna y cabalmente con el objeto del contrato,
teniendo en cuenta: naturaleza del contrato, valor, forma de pago, recursos que
debe invertir el contratista, flujo de caja para la ejecución, periodicidad de los pagos
y del cumplimiento, infraestructura que requiere, entre otros. En los documentos del
proceso se dejará constancia escrita de las razones que fundamentan dicha
exigencia. Si la dependencia solicitante no tiene un profesional idóneo para la
definición de estos criterios, podrá solicitar apoyo a la Subdirección Financiera.
A criterio del Comité de Adquisiciones, se podrán ajustar los indicadores
financieros, solicitar información adicional o tomar la decisión de no evaluar este
aspecto de acuerdo con el tipo y valor de la contratación. La justificación de los
indicadores financieros requeridos, o la no exigencia de este requisito para la
contratación, deben quedar consignadas en los estudios previos y en el acta de
comité respectiva.
La capacidad financiera del proponente se verifica a través de los indicadores de
índice de liquidez; índice de endeudamiento; y razón de cobertura de intereses, de
acuerdo con lo establecido en el Artículo 2.2.1.1.1.5.3. del Decreto 1082 de 2015 y
demás normas concordantes o que lo sustituyan, así como otros indicadores que se
requieran, por la naturaleza del objeto contractual o su complejidad.
2.3 .2 .1 . Í NDI CE DE LI QUIDEZ:
Permite definir la capacidad que tiene un proponente para cumplir con sus
obligaciones de corto plazo. A mayor índice de liquidez, menor es la probabilidad de
que el proponente incumpla sus obligaciones de corto plazo.
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Este índice deberá ser más exigente cuando el proveedor tiene que cubrir pagos
periódicos cuantiosos
Su fórmula es: ACTIVO CORRIENTE DIVIDIDO POR EL PASIVO CORRIENTE
2.3 .2 .2 . Í NDI CE DE ENDEUDAMI ENTO:
Determina el grado de endeudamiento en la estructura de financiación. A mayor
índice de endeudamiento, mayor es la probabilidad del proponente de no poder
cumplir con sus pasivos.
Su fórmula es: PASIVO TOTAL DIVIDIDO POR EL ACTIVO TOTAL
2.3 .2 .3 . RAZÓN DE COBERTURA D E I NTERÉS:
A través de este indicador se verifica la capacidad del proponente de cumplir con
sus obligaciones financieras. A mayor cobertura de intereses, menor es la
probabilidad de que el proponente incumpla con sus obligaciones financieras.
Su fórmula es: UTILIDAD OPERACIONAL DIVIDIDA POR LOS GASTOS DE INTERESES.
2.3 .2 .4 . OTROS I NDI CADORES DE CAPACI DAD FI NANCI ERA
Colombia Compra Eficiente proporciona algunos indicadores adicionales de
capacidad financiera, que podrán requerirse cuando el objeto contractual por su
complejidad o naturaleza, lo requiera:
INDICADOR FÓRMULA SIRVE PARA OBSERVACIÓN
Capital de trabajo Activo corriente –
Pasivo corriente
Verificar la liquidez operativa
del proponente.
Se recomienda cuando la
entidad requiera analizar el
nivel de liquidez en términos
absolutos.
Razón de efectivo Efectivo/ Pasivo
corriente
Determinar la relación entre
la disposición inmediata de
recursos y las obligaciones
del corto plazo.
Se recomienda cuando la
liquidez sea factor clave para
la ejecución contractual
Prueba ácida (Activo corriente –
Inventarios)
/ Pasivo corriente
Mide liquidez de una forma
más estricta que el de
liquidez
Se recomienda cuando la
liquidez es clave para pagar
obligaciones de corto plazo.
Concentración de Pasivo Mide la proporción de la Se utiliza cuando hay un alto
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INDICADOR FÓRMULA SIRVE PARA OBSERVACIÓN
endeudamiento a
corto plazo
corriente/Pasivo
total
deuda a corto plazo. riesgo de no pago de la deuda
en corto plazo.
Concentración de
endeudamiento a
largo plazo
Pasivo no corriente
/Pasivo total
Mide la proporción de la
deuda a un plazo superior a
un año
Se utiliza cuando el término
de contrato es mayor a un
año y existe riesgo de no
pago en el largo plazo.
Patrimonio
Activo total - Pasivo
total
Mide los recursos propios de
cada proponente
Se emplea cuando se
necesita asegurar la
continuidad del proponente
en el tiempo.
2.3 .3 . CAPACI DAD ORGANI ZACI ONAL
Se refiere a la capacidad que tiene el proponente en relación con el rendimiento de
las inversiones y la eficiencia en el uso de activos, capacidad que se mide, conforme
a lo dispuesto por el Decreto 1082 de 2015, por los indicadores de rentabilidad
sobre patrimonio y rentabilidad sobre activos, lo que no obsta para que la entidad
pueda incluir algunos indicadores adicionales para realizar un análisis financiero
más completo.
2.3 .3 .1 . RENTABI LI DAD SORE PATRI MONI O
Como su nombre lo indica permite evaluar la rentabilidad del patrimonio o la
capacidad de generación de utilidad operación por cada peso invertido en el
patrimonio
Se define con la fórmula: UTILIDAD OPERACIONAL DIVIDIDA POR PATRIMONIO
2.3 .3 .1 . RENTABI LI DAD SOBRE ACTI VOS
Permite determinar la capacidad del proponente para generar utilidad operacional
por cada peso invertido en el activo.
Se define con la fórmula: UTILIDAD OPERACIONAL DIVIDIDA POR ACTIVO TOTAL
En los pliegos de condiciones se definirá la forma en que los integrantes de
consorcios, uniones temporales u otras formas de asociación, serán evaluados.
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2.3 .4 . EXPERI ENCI A
Según el diccionario de la Lengua Española, experiencia es la práctica prolongada
que proporciona conocimiento o habilidad para hacer algo. Para Colombia Compra
Eficiente es el conocimiento del proponente, derivado de su participación previa en
actividades iguales o similares a las previstas en el objeto del contrato.
La experiencia se exigirá conforme a las obras, bienes o servicios requeridos,
identificados con el Sistema de Codificación de las Naciones Unidas para
estandarizar productos y servicios (UNSPSC), y será proporcional al alcance,
objeto, cuantía, complejidad de la ejecución contractual y demás características
propias.
La experiencia del proponente plural corresponde a la suma de la experiencia que
acredite cada uno de sus integrantes.
Cuando la experiencia de un proponente proviene de un contrato ejecutado como
contratista plural, la experiencia de ese contrato corresponde a la ponderación del
valor del contrato, por el porcentaje de participación.
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CAPÍTULO TERCERO–ETAPA PRECONTRACTUAL
La etapa precontractual corresponde al proceso de planeación que incluye tanto la
definición del presupuesto disponible, como los requisitos técnicos de las
adquisiciones necesarias, lo cual se concreta en el Plan Anual de Adquisiciones, se
impulsa con la elaboración de los documentos de estudios previos, ficha técnica,
estudios del mercado y demás documentos técnicos; se ejecuta con el desarrollo
del proceso de selección de contratistas que corresponda , y culmina con la
adjudicación o aceptación de la propuesta, según corresponda, de acuerdo con la
modalidad empleada.
La primera etapa en que se hace público el interés de la Contraloría General de
Antioquia de iniciar el proceso de selección de contratistas se sigue denominando
planeación del proceso, porque esta etapa no obliga al inicio del proceso de
selección, pero sí permite evaluar, con base en las observaciones que se reciban, si
el presupuesto, el objeto contractual, los requisitos exigidos y demás condiciones
del proceso son adecuadas y si hay interés en la participación en el proceso.
La etapa precontractual comprende los siguientes pasos y documentos:
3.1 . PLAN ANUAL DE ADQUI SI CI ONES (PAA)
Es un instrumento de planificación y programación para la adquisición de las obras,
bienes y servicios que se requerirán en cada vigencia, para el cumplimiento de los
PROCESO DE SELECCIÓN
Acto administrativo de apertura
Pl iego de condiciones Presentación y evaluación
de ofertas Acto administrativo de
adjudicación
PLANEACIÓN DEL PROCESO
Estudios previos
Estudios del sector
Anál isis de riesgos
Ficha técnica Aviso de
convocatoria
Proyecto de pliego de
condiciones
Otros estudios técnicos
PLANEACIÓN GENERAL
Presupuesto Plan Anual de Adquisiciones
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fines de la entidad; así como para el seguimiento y control a la contratación
esperada para cada año.
3.1 .1 .PROCEDI MI ENTO PARA LA FORMULACI ÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUI SI CI ONES.
Para la concreción del P.A.A. es necesario que en la formulación del presupuesto se
definan los montos globales de recursos que se asignan al cumplimiento de cada
propósito, actividad o tarea, lo que se constituye en el insumo con base en el cual
cada uno de los funcionarios del nivel directivo, que tiene recursos a su cargo,
realiza la priorización de sus necesidades y define la estrategia mediante la cual las
satisfará definiendo los bienes y servicios a adquirir, distribuyendo los recursos,
evaluando la modalidad de selección de contratistas necesaria y estableciendo
plazos.
El Director Administrativo establecerá la priorización de los gastos, con fundamento
en las directrices dadas por el Contralor General de Antioquia, y comunicará a los
directivos, que presentaron necesidades de compra para la vigencia, el presupuesto
asignado, junto con el formato actualizado del Plan Anual de Adquisiciones a
emplear, indicando el plazo límite para el efecto.
Los planes de cada dependencia serán consolidados desde la Subdirección
Operativa, para que el Director Administrativo presente el Plan al Comité de
Adquisiciones para su aprobación.
Esta priorización de recursos no obliga a la Contraloría General de Antioquia a
adelantar el proceso de selección, pero sí ha de procurar que tan pronto se descarte
la realización de una adquisición, o cuando haya modificación en los cronogramas,
valores, modalidad, origen de los recursos, o la necesidad de incluir nuevas
compras, se ajuste el Plan Anual de Adquisiciones, en aras de propender por la
adecuada planeación. El Plan se actualizará por lo menos una vez durante la
vigencia fiscal respectiva.
3.1 .2 . APROBACI ÓN, SEGUI MI ENTO Y CONTRO L DEL PLAN ANUAL DE ADQUI SI CI ONES.
El Plan Anual de Adquisiciones será llevado por el Director Administrativo al Comité
de Adquisiciones, donde se decidirá sobre su aprobación o necesidad de ajustes,
para lo cual podrán ser convocados los diferentes funcionarios solicitantes de
bienes y servicios.
Una vez aprobado, el control y seguimiento general será realizado por el
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Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017
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Subdirector Operativo, quien informará periódicamente al comité de las novedades
que se presenten. El Comité dará trámite a las solicitudes de modificación que sean
requeridas.
3.1 .3 . PUBLI CACI ÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQ UI SI CI ONES
El Plan Anual de Adquisiciones, aprobado por el Comité de Adquisiciones, será
publicado a más tardar el 31 de enero de cada vigencia por el funcionario a quien se
le asigne el usuario que tiene la atribución de aprobar en la plataforma, dando
cumplimiento al procedimiento establecido para el efecto por Colombia Compra
Eficiente
(https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documentos/20161130_gu
ia_paa_dp_rev_mps.pdf)
3.2 . CERTI FI CADO DE DI SPONI BI LI DAD PRESUPUESTAL
El funcionario del nivel directivo de la dependencia donde se requiera el bien o
servicio solicitará a la Subdirección Operativa la disponibilidad presupuestal para la
cual esta dependencia solicita la expedición del CDP a la Subdirección Financiera,
donde es verificada la disponibilidad de recursos, se expide el certificado y se remite
a la Subdirección Operativa, y esta a su vez la remite a la dependencia respectiva
para continuar con el trámite de la etapa precontractual.
3.3 . ANÁLI SI S DEL SECTOR
Este documento se elabora por parte del funcionario del nivel directivo que tiene la
necesidad de la contratación, con el apoyo del personal de la subdirección
operativa. El análisis del sector se elabora con el objetivo de identificar el mercado
relativo al objeto del proceso contratación, el cual comprende la perspectiva legal,
comercial, financiera, organizacional, técnica y de riesgo. El análisis debe ser
proporcional al valor del proceso de contratación y a la naturaleza de la entidad.
El estudio debe comprender todos los aspectos establecidos en la guía de Colombia
Compra Eficiente, a saber: a) Aspectos generales; b) Estudio de la oferta; c) Estudio
de la demanda.
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Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017
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3.3 .1 . ASPECTOS GENERALES DEL ESTUDI O DEL SECTOR.
Los estudios del mercado que se realicen en la Contraloría General de Antioquia
deben corresponder con el alcance regional de la entidad, e incluir aspectos, tales
como: i) económico; ii) técnico; iii) regulatorio; iv) los demás que puedan tener
impacto tales como ambiental, social, político, etc.
3.3 .2 . ANÁLI SI S DE LA OFERTA EN EL ESTUDI O DEL SECTOR.
Encaminado a determinar:
- Posibles oferentes y sus condiciones principales (ubicación, esquemas de
producción, comportamiento financiero y otros datos relevantes), para lo cual se
empleará la base de datos e información del Sistema de Información y Reporte
Empresarial –SIREM-, o el que haga sus veces; así como las bases de datos de
la cámaras de comercio, de los gremio o cualquier otra disponible en el mercado.
- Dinámica de producción distribución y entrega de bienes, obras o servicios
(debe incluir precios, comportamiento histórico, perspectivas de cambios,
incidencia de variables tales como IPC, tasa de cambio, etc.).
3.3 .3 . ANÁLI SI S DE LA DEMANDA EN EL ESTUDI O SECTOR.
Implica evaluar:
- Cómo se ha comportado la adquisición de los bienes, obras o servicios
requeridos en la misma entidad en otros períodos: para el efecto se consideran
aspectos tales como modalidad de selección, cantidad, valor de los contratos,
forma de pago, rubro con el cual fueron pagados, oferentes que han participado,
condiciones de pago, cronogramas, tiempos de entrega, garantías u otros,
según la naturaleza del objeto contractual
- Cómo adquieren otras entidades públicas o privadas estos bienes y servicios,
para lo cual deben considerarse condiciones tales como: especificaciones
técnicas, requisitos habilitantes, método de evaluación de ofertas, modalidad de
selección de contratistas empleada, u otras necesarias
3.3 .4 . ESTUDI O DEL SECTOR EN LA CONTRATACI ÓN DE MÍ NI MA C UANTÍ A.
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Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017
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El estudio del sector para la contratación de mínima cuantía será proporcional al
valor de la contratación, la naturaleza del objeto contractual, el tipo de contrato y los
riesgos derivados de la ejecución y en consecuencia, el análisis debe centrase en
revisar las condiciones particulares de otros procesos similares recogiendo
información que permita definir precios, calidad, condiciones, plazos, etc; lo que no
obsta, para que dada la importancia del objeto para la entidad, se lleven a cabo
estudios más completos.
3.3 .5 . ESTUDI O DEL S ECTOR PARA LA CONTRATACI ÓN DI RECTA.
Para el caso de la contratación directa, el estudio del sector debe adecuarse a la
necesidad puntual que tenga la Contraloría General de Antioquia, y ceñirse a los
asuntos que le permitan reflexionar sobre la necesidad de la contratación, las
condiciones del contrato, la elección del proveedor desde el punto de vista de la
eficiencia, eficacia, economía e idoneidad.
3.4 . ESTUDI OS PREVI O S
3.4 .1 . RESPONSABLE DE LA ELABORACI ÓN DE LOS ESTUDI OS PREVI OS .
Los funcionarios del nivel directivo que requieran de la compra de obras, bienes y/o
servicios incluidos en el Plan Anual de Adquisiciones, son los responsables de darle
impulso al proceso mediante la elaboración de los estudios previos y solicitud de
compra. Teniendo en cuenta el carácter técnico de estos documentos , podrán
apoyarse en funcionarios de su dependencia, de la Subdirección Operativa y de la
Subdirección Financiera.
3.4 .2 . I NFORMACI ÓN MÍ NI MA DE LOS ESTUDI OS PREVI OS.
Los estudios previos contendrán como mínimo la siguiente información:
3.4 .2 .1 . DESCRI PCIÓN DE LA NECESI DAD QUE SE PRETENDE SATI SFAC ER.
La necesidad a satisfacer proviene de un diagnóstico de la situación en que se
encuentra la entidad en relación con el área o tema involucrado en la contratación,
con el Plan Estratégico, los Planes de Acción, el Plan Anual de Adquisiciones, entre
otros. Debe incluir las posibles soluciones que tiene el problema, y explicar de qué
manera la contratación dará la mejor o más eficiente solución al problema, para lo
*2017500001243* Al responder por favor cítese este número
Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017
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cual es necesario acreditar que cada una de las exigencias de la contratación es
pertinente o necesaria (plazo, cantidad, tamaño, obligaciones, requerimientos
mínimos o alcance, según el objeto requerido).
3.4 .2 .2 . DESCRI PCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECI FI CACIONES.
En este aparte se deberá hacer la caracterización del bien o servicio a contratar,
haciendo su descripción, la cual debe ser clara, detallada y precisa, cumpliendo a
cabalidad con las especificaciones técnicas de la obra, bien o servicio que se
solicitó en el requerimiento, e indicando la marca del elemento ofrecido, cuando ello
sea indispensable o inevitable.
Al definir las especificaciones técnicas de los bienes o servicios requeridos, se
consultará y preferirán aquellos bienes o servicios, o especificaciones técnicas que
hagan a los mismos sostenibles; es decir, aquellos que usen de manera racional y
eficiente los recursos naturales, humanos y económicos a lo largo de su ciclo de
vida, generando beneficios para el ambiente, la sociedad y la economía, para lo cual
se consultará la información que para el efecto disponga el Ministerio de Ambiente –
compras públicas sostenibles.
El objeto contractual que identificará el proceso, sintetizará las características
esenciales y como alcance del objeto se dejarán las demás especificaciones.
3.4 .2 .3 . MODALI DAD DE SELECCI ÓN DEL CONTRATI STA Y SU JUSTI FI CACIÓN.
Este análisis, además de indicar el artículo donde se define la viabilidad de la
contratación, debe explicar en forma precisa y concreta de qué manera el bien, obra
o servicio requerido, se entiende comprendido en esa causal.
3.4 .2 .4 . VALOR ESTI MADO DEL CONTRATO Y LA JUSTI FI CACI ÓN DEL MI SMO.
El valor estimado del contrato debe resumir el análisis del mercado realizado, para
definir el presupuesto oficial para la contratación, donde deben tenerse en cuenta
los tributos, tasas, impuestos y contribuciones aplicables a la obra, bien o servicio
requerido. Debe indicarse el CDP y rubro (s) afectado y el código con que se
encuentra identificado en el Plan Anual de Adquisiciones.
3.4 .2 .5 . LOS CRI TERI OS PARA SELECCI ONAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE.
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Luego del análisis del mercado, la Contraloría General de Antioquia debe estar en
capacidad de identificar los factores que le permitirán obtener un bien, obra o
servicio en mejores condiciones o la forma en que la oferta entregará mayor valor
agregado, lo que hará más útil o económica la contratación, los bienes que más
requiere, etc. y de esa manera definir los criterios que permitirán identificar la oferta
más favorable, de conformidad con el Artículo 2.2.1.1.2.2.2. del Decreto 1082 de
2015.
3.4 .2 .6 . ANÁLI SI S DEL RI ESGOS Y FORMA DE MI TI GARLO.
La Contraloría General de Antioquia debe identificar y evaluar aquellos eventos
internos y externos que puedan impedir, retrasar o dificultar el cumplimiento del
objeto contractual y cuya ocurrencia no puede ser prevista de manera exacta, para
lo cual tendrá como referente los parámetros establecidos en el Manual de
Administración del Riesgo de Colombia Compra Eficiente, la Ley 1150 de 2007, el
Decreto 4170 de 2011, el documento Conpes 3714 de 2011, el Decreto 1082 de
2015 y/o demás normas que regulen la materia.
En todo caso se tendrán en cuenta los riesgos generales para los procesos de
contratación y los riesgos particulares para la entidad, partiendo desde los riesgos
que impidan la firma del contrato, los que afecten la ejecución, los que afecten el
equilibrio económico del contrato, los que incidan en la eficacia del proceso de
contratación y los relacionados con la reputación y legitimidad del proceso.
Para cada riesgo previsible identificado es necesario: i) establecer su contexto, ii)
identificarlo y clasificarlo; iii) Evaluar y calificar el riesgo según la probabilidad de
que se presente y el impacto que pueda generar; iv) definir la manera en que se
tratará y asignará el riesgo; v) la persona responsable del tratamiento, vi) forma de
monitoreo y revisión, entre otros asuntos definidos por Colombia Compra Eficiente.
De acuerdo con el documento Conpes 3714 de 2011 los riesgos se clasifican en los
siguientes tipos:
- Económicos: derivados del comportamiento del mercado
- Sociales o políticos: originados en cambios políticos o sociales.
- Operacionales: relacionados con la operatividad del contrato.
- Financieros: financiación, liquidez y condiciones financieras para cumplir con el
objeto contractual.
- Regulatorios: normatividad nueva que afecte la ecuación económica del
contrato.
- De la naturaleza: no hay intervención humana.
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- Ambientales: derivados de obligaciones legales o reglamentarias de carácter
ambiental.
- Tecnológicos: fallas en los sistemas de comunicación, voz, datos, servicios
públicos, desarrollos o estándares relacionados con la materia.
3.4 .2 .6 .1 . CALI FICAC IÓN DE LA PROBABI LI DAD DEL RI ESGO
La probabilidad del riesgo se calificará según la siguiente tabla de valoración:
PROBABILIDAD DEL RIESGO
CATEGORÍA VALORACIÓN
Raro: puede ocurrir excepcionalmente 1
Improbable: puede ocurrir ocasionalmente 2
Posible: puede ocurrir en cualquier momento futuro 3
Probable: probablemente va a ocurrir 4
Casi cierto: ocurre en la mayoría de circunstancias 5
3.4 .2 .6 .2 . VALORACI Ó N DEL I MPACTO DEL RI ESGO
Se valorará según la siguiente tabla:
IMPACTO
Calificación
cualitativa
Obstruye la
ejecución el
contrato de
manera
intrascendente
Dificulta la
ejecución del
contrato de
manera baja.
Aplicando
medida
mínimas se
puede lograr
el objeto
contractual
Afecta la
ejecución
del contrato
sin alterar el
beneficio
para las
partes
Obstruye la
ejecución del
contrato
sustancialmente
pero aun así
permite la
consecución del
objeto
contractual
Perturba la
ejecución del
contrato de
manera grave
imposibilitando
la consecución
del objeto
contractual
Calificación
monetaria
Los
sobrecostos no
representan
más del uno por
ciento (1%) del
valor del
contrato.
Los
sobrecostos
no
representan
más del cinco
por ciento
(5%) del
valor del
Genera un
impacto
sobre el
valor del
contrato
entre el
cinco (5%) y
el quince
Incrementa el
valor del
contrato entre el
quince (15%) y
el treinta por
ciento (30%)
Impacto sobre
el valor del
contrato en un
monto superior
al treinta por
ciento (30%)
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contrato. (15%)
porciento
Categoría Insignificante Menor Moderado Mayor Catastrófico
Valoración 1 2 3 4 5
3.4 .2 .6 .3 . VALORACI Ó N DEL RI ESGO
Conforme a la sumatoria de la evaluación del impacto y la probabilidad del riesgo,
se categorizarán, así:
3.4 .2 .7 . LAS GARANTÍ AS QUE SE EXI GI RÁN P ARA EL PROCESO DE SELECCIÓN Y PARA LA
EJECUCI ÓN DEL CONTRATO.
La determinación de las garantías que se exigirán debe ser la consecuencia lógica
del análisis de riesgos que impidan la firma del contrato, los que afecten la
ejecución, los que afecten el equilibrio económico del contrato, los que incidan en la
eficacia del proceso de contratación y los relacionados con la reputación y
legitimidad del proceso, y su exigencia y suficiencia corresponderá al análisis
particular de cada contrato, de acuerdo con los valores mínimos establecidos en el
Artículo 2.2.1.2.3.1.9. del Decreto 1082 de 2015.
En principio no será obligatoria la exigencia de garantías cuando el riesgo
identificado sea bajo, salvo que la entidad lo considere necesario por alguna
circunstancia propia imprevisible.
En los procesos en que sea necesario establecer garantías se admitirán como tales:
i) Contrato de seguros contenidos en una póliza; ii) Patrimonio autónomo; o iii)
Garantía bancaria.
En el caso de ofertas presentadas por proponente plural, la garantía debe ser
otorgada por todos sus integrantes.
RIESGO BAJO
2, 3 y 4
RIESGO MEDIO
5
RIESGO ALTO
6 y 7
RIESGO EXTREMO
8, 9 y 10
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Las garantías no serán obligatorias en: i) Contratos de empréstito, ii) Contratos o
convenios interadministrativos, iii) En los de seguro, iv) Contratos cuyo valor sea
inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía y v) Contratación Directa, caso
en el cual corresponderá a la Subdirección Operativa o Dirección Administrativa,
según el caso, determinar la necesidad de exigirlas, atendiendo al análisis del
riesgo, a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago, como lo
establece el Artículo 7 de la ley 1150 de 2007.
La ejecución sólo podrá iniciarse, cuando se haya otorgado garantía y la misma sea
aprobada por la Contraloría General de Antioquia.
3.4 .2 .8 . LA I NDI CACI ÓN DE SI EL PROCESO DE CONTRATACI ÓN ESTÁ COBI JADA POR UN
ACUERDO COMERCI AL.
Dichos acuerdos se encontraran en la página Web de Colombia Compra Eficiente
(www.colombiacompra.gov.co), y cuando el proceso de contratación está sometido
a uno o varios Acuerdos Comerciales, la Entidad estatal deberá ceñirse a lo
establecido en el Artículo2.2.1.2.4.1.1. y siguientes del Decreto 1082 de 2015.
3.4 .2 .9 . OTROS ASUNTOS
En el documento de estudios previos se dejará definido el perfi l del supervisor si el
proceso es susceptible de incluirle cláusulas excepcionales y lo relativo a la
imposición de multas y cláusula penal pecuniaria, entre otros asuntos que se
requieran, de acuerdo con la naturaleza del objeto contractual, su complejidad,
riesgos, etc.
3.4 .3 . ESTUDI OS PREVI OS PARA LA COMPRA EN TI ENDA VI RTUAL
3.4 .3 .1 . POR ACUERDO MARCO DE PRECI OS U OTRO I NSTRUMENTO DE AGREGACI ÓN DE
DEMANDA
Adicional a los requisitos que debe tener el documento de estudios previos, para la
compra POR ACUERDO MARCO DE PRECIOS debe incluirse el fundamento para
considerar las condiciones de uno u otro proveedor como las más favorables para
seleccionar el proveedor. La Contraloría General de Antioquia es responsable de la
selección del proveedor, la cual debe hacerse de conformidad con la ley y el
Acuerdo Marco de Precios.
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3.4 .3 .2 . POR GRAN ALMACÉN
Una vez identificada la necesidad de bienes, la Contraloría General de Antioquia
debe revisar la información y los precios en el catálogo para cada uno de los bienes
que pretende adquirir y así seleccionar el Gran Almacén que ofrece el menor precio
por el total de los bienes requeridos.
Tratándose de compras en GRAN ALMACÉN, los bienes objeto de la orden de compra
están amparados por la garantía legal a que se refiere el Capítulo I del Título III de la
Ley 1480 de 2011 y el Capítulo II del Decreto 735 de 2013, y no deben pedirse
garantías adicionales por parte de la Contraloría General de Antioquia. No obstante,
cuando se adelanten procesos de contratación con los grandes almacenes por
fuera de la TVEC, en los cuales requiera garantías adicionales, podrán requerirse.
3.4 .4 . ESTUDI OS PREVI OS PARA LA MÍ NI MA C UANTÍ A
Tratándose de mínima cuantía, los estudios previos contendrán la siguiente
información:
- La descripción sucinta de la necesidad que se pretende satisfacer
- El objeto a contratar identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y
Servicios.
- Las condiciones técnicas exigidas.
- El valor estimado del contrato y su justificación.
- El plazo de ejecución del contrato.
- El certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación.
- Garantías exigibles, si las hay.
- Forma de pago, si es una obligación a plazo (s).
- En caso de que se acuda a la tienda virtual, deben tenerse en cuenta las
condiciones definidas para esta plataforma.
3.4 .5 . ESTUDI OS PREVI OS PARA LA CONTRATACI ÓN DI RECTA
Además del cumplimiento de los requisitos mínimos contenidos en el numeral 3.5.2.
del presente manual, para la contratación directa se tendrán en cuenta los siguiente
requisitos:
- Cuando no se tenga claridad sobre cuál será el contratista, se puede realizar a
través de la plataforma Secop II la invitación automática a los proveedores que
tengan entre sus áreas de interés el código del Clasificador de Bienes y
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Servicios correspondiente al proceso. En el documento de estudios previos se
dejará constancia si desea utilizarse este medio para la invitación.
Adicionalmente se indicará si se autoriza o no excluir de la invitación a algunos
proveedores, caso en el cual debe existir documento suscrito por el delegado
para la contratación respectiva. En los demás casos se enviará invitación
manual al proveedor seleccionado.
- Cuando la causal de contratación directa sea un CONTRATO INTERADMINISTRATIVO,
se incluirá en un acápite adicional en los estudios previos relacionado con la
competencia de la entidad contratista, acorde con su objeto social.
- Si se trata de unCONVENIO, el acápite contendrá los objetivos, proyectos,
programas, planes o actividades en las que coincide con los objetivos requeridos
en la Contraloría General de Antioquia.
- Cuando la causal de contratación directa sea para el DESARROLLO DE ACTIVIDADES
CIENTÍFICAS O TECNOLÓGICAS, en los estudios previos se incluirá un acápite adicional
que demuestre que la actividad requerida, corresponde con lo que se determina
como ciencia y tecnología en la Ley 591 de 1991.
- Cuando la causal sea que NO EXISTE PL URAL IDAD DE OFERENTES en los estudios
previos, se explicará sobre qué bienes o servicios el proveedor tiene derechos
de propiedad industrial o derechos de autor, o cómo se acredita que el
proveedor es exclusivo en el territorio nacional, y se adjuntarán las evidencias
que acrediten dicha circunstancia.
- Cuando la causal de contratación directa sea L A PRESTACIÓN DE SERVICIOS
PROFESIONAL ES O DE A POYO A LA GESTIÓN , en los estudios previos se dirá de qué
manera se acredita la idoneidad y experiencia del proveedor, y se adjuntarán las
evidencias que acrediten dichas circunstancias.
- Cuando la causal de contratación directa sea LA EJECUCIÓN DE TRABAJOS ARTÍSTICOS,
en los estudios previos se dejará constancia de las circunstancias evaluadas
para la ejecución del trabajo artístico por el proveedor.
- Cuando la causal de contratación directa sea EL ARRENDAMIENTO DE BIENES
INMUEBL ES, en los estudios previos debe incluirse e l análisis del mercado
inmobiliario en la ciudad y el análisis comparativo de los inmuebles que puedan
satisfacer las necesidades de la Entidad. Se adjuntarán las evidencias de los
elementos analizados.
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- Cuando la causal de contratación directa sea LA ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES,
se anexarán a los estudios previos el avalúo realizado por una institución
especializada y, en un acápite especial, el análisis comparativo de los inmuebles
que puedan satisfacer las necesidades de la Contraloría General de Antioquia.
3.4 .6 . ESTUDI OS PREVI OS PARA EL CONCURSO DE MÉRI TOS
Además de la información señalada para todos los proceso, en el caso del concurso
de méritos se establecerá desde el documento de estudios previos si la propuesta
podrá ser presentada o no en forma anónima, según lo amerite la naturaleza de la
contratación
3.5 . AVI SO DE CONVOC ATORI A
3.5 .1 . AVI SO DE CONVOCATORI A
Para dar inicio a los procesos de selección de contratistas de mediante licitación
pública, selección abreviada y concurso de méritos, la Contraloría General de
Antioquia publicará conjuntamente con los estudios previos, los estudios del sector,
el proyecto de pliego de condiciones, un aviso de convocatoria, con las reglas
básicas del proceso. Para la contratación directa y para la mínima cuantía no se
requiere de aviso de convocatoria.
La publicación de estos documentos no obliga a la entidad a iniciar el proceso de
selección de contratistas.
El aviso de convocatoria contendrá, como mínimo, la siguiente información:
- La comunicación que la Contraloría General de Antioquia está convocando.
- Identificación del proceso de selección.
- Modalidad de Selección de Contratistas.
- Objeto de Proceso de Selección.
- Cantidades a adquirir.
- Clasificación de las obras, bienes o servicios requeríos según el clasificador de
bienes y servicios, identificando el código UNSPSC, al menos hasta el tercer
nivel.
- El plazo de ejecución contractual.
- Valor estimado del contrato y número del CDP y rubro empleado para la
contratación.
- Datos de contacto en la Contraloría General de Antioquia.
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- Lugar para acceder a los documentos del proceso.
- Plazo y lugar para la presentación de las propuestas.
- Si la convocatoria es susceptible o no de ser limitada para Mipymes.
- Si la contratación está cobijada por un Acuerdo Comercial.
- Breve descripción de las condiciones para participar en el proceso de
contratación.
- Si en el proceso de contratación hay lugar a precalificación o no.
- El cronograma del proceso.
3.5 .2 . I NVI TACI ÓN PARA LOS PROCESOS DE MÍ NI MA CUANTÍ A
Para dar inicio al proceso de selección de mínima cuantía, se debe publicar una
invitación que contenga, como mínimo, la siguiente información:
- La descripción del objeto a contratar identificado con el cuarto nivel del
Clasificador de Bienes y Servicios.
- Las condiciones técnicas exigidas.
- El valor estimado del contrato y su justificación.
- La forma como el interesado debe acreditar su capacidad jurídica
- La experiencia mínima
- Las condiciones técnicas exigidas y su forma de acreditarlas
- Si se considera necesario la exigencia de capacidad financiera mínima
3.5 .3 . SOLI CI TUD D E COMPR A EN LA T VEC P AR A L A ADQ UI SI CI ÓN POR ACUER DO M ARCO DE
PRECI OS Y PARA LA CO MPRA EN GRAN ALMACÉN
Teniendo en cuenta que los bienes o servicios ofrecidos a través de Acuerdo Marco
de Precios, así como los de Gran Almacén son mecanismos de agregación de
demanda que fueron negociados a través de procesos de selección adelantados
por Colombia Compra Eficiente, los términos del negocio jurídico han sido
previamente acordados y en consecuencia, los bienes y los precios están
preacordados y para la solicitud basta con la elección del bien que satisface la
necesidad identificada y los datos que a continuación se relacionan.
En el caso concreto de los Acuerdos Marco de Precios, cada acuerdo tiene una guía
que le rige, por lo cual, la Contraloría General de Antioquia a través de los
funcionarios que participan del proceso contractual, debe conocer en detalle las
condiciones de la negociación respectiva, así como los bienes o servicios que
hacen parte del mismo, toda vez que las dificultades del proceso se resuelven
conforme a la reglamentación propia de cada acuerdo marco.
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Conforme a lo anterior, una vez seleccionado el proveedor, la entidad únicamente
procederá a diligenciar la solicitud de Orden de Compra conforme a la información
que exige la plataforma Electrónica, así:
i) La dirección de entrega de la facturación
ii) Datos adjuntos (copia del CDP, archivo de Excel de la cotización ganadora,
los demás que se consideren necesarios o que se generen el proceso de
planeación del proceso)
iii) Los estudios y documentos previos
iv) Vencimiento de la Orden de Compra (en la cual finaliza la entrega del bien o
servicio). Debe verificarse la guía específica de cada acuerdo para validar la
vigencia máxima permitida.
v) Datos de Supervisor de la Orden de Compra (nombre, teléfono y correo)
vi) Los gravámenes adicionales
vii) En artículos del carro el artículo del Proveedor seleccionado
viii) El presupuesto que soporta la compra
ix) Cadena de aprobación, si la hay.
Si antes de la aprobación es necesario interrumpir el diligenciamiento de la Solicitud
de Compra, se debe “Guardar” para que quede en estado borrador en “Solicitudes”
3.5 .4 . COTI ZACI ÓN PARA CONTRATACI ÓN DE MÍ NI MA CUANTÍ A EN GRANDES SUPERFI CI ES
Cuando no se encuentre disponible el bien o servicio requerido a través de la TVEC,
se solicitará cotización, que debe dirigida a por lo menos dos (2) Grandes
Superficies y debe contener:
- Denominación del bien o servicio
- Identificación del bien hasta el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios
- Las características técnicas del bien
- Cantidades estimadas de compra
- Ciudad de despacho
3.6 . PLI EGOS DE CONDI CI ONES
3.6 .1 . PROCESOS EN LOS QUE APLI CA
En los procesos de mínima cuantía y contratación directa no se requiere de este
documento. Para la mínima cuantía la información a los oferentes se realiza
mediante la invitación o solicitud de cotización, según el mecanismo que se emplee.
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Para dar inicio a los procesos de selección de contratistas mediante licitación
pública, selección abreviada y concurso de méritos, la Contraloría General de
Antioquia publicará conjuntamente con los estudios previos, los estudios del sector
y el aviso de convocatoria, un proyecto de pliego de condiciones, que luego de
publicado y superada la etapa inicial (planeación) dará lugar al pliego definitivo de
condiciones, con los ajustes que se observen de oficio o por solicitud de parte en la
etapa de convocatoria. El pliego definitivo se publicará conjuntamente con el Acto
Administrativo de Apertura del Proceso.
El pliego de condiciones contendrá la totalidad de reglas aplicables a cada proceso
y los vacíos sólo podrán suplirse con las normas vigentes. Las reglas fijadas serán
claras, completas y justas para ambas partes.
El pliego definitivo sólo podrá modificarse mediante adendas, dentro de los términos
que se especifiquen en el cronograma de cada proceso.
3.6 .2 . CONTENI DO MÍ NI MO
El pliego de condiciones debe contener como mínimo la siguiente información:
- La descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del
contrato, identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios,
de ser posible o de lo contrario con el tercer nivel del mismo.
- La modalidad del proceso de selección y su justificación.
- Los criterios de selección, incluyendo los factores de desempate y los incentivos
cuando a ello haya lugar.
- Las condiciones de costo y/o calidad que la entidad estatal debe tener en cuenta
para la selección objetiva, de acuerdo con la modalidad de selección del
contratista.
- Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su evaluación y la
adjudicación del contrato.
- Las causas que dan lugar a rechazar una oferta.
- El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos y la determinación de si
debe haber lugar a la entrega de anticipo, y si hubiere, indicar su valor, el cual
debe tener en cuenta los rendimientos que este pueda generar.
- Los riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignación del
riesgo entre las partes contratantes.
- Las garantías exigidas en el proceso de contratación y sus condiciones.
- La mención de si la entidad estatal y el contrato objeto de los pliegos de
condiciones están cubiertos por un Acuerdo Comercial.
- Los términos, condiciones y minuta del contrato.
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- Los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato.
- El plazo dentro del cual la entidad estatal puede expedir adendas.
- El Cronograma.
3.7 . OFRECI MI ENTO MÁS FAVORABLE
De conformidad con lo dispuesto en el numeral 2 del Artículo 5 de la Ley 1150 de
2007, modificado por el Artículo 88 de la Ley 1474 de 2011, y lo dispuesto en el
Artículo 2.2.1.1.2.2.2. del Decreto 1082 de 2015, la oferta más favorable para la
Contraloría General de Antioquia será la que resulte más ventajosa para la entidad,
de acuerdo con las normas aplicables para cada modalidad de selección de
contratistas, así:
3.7 .1 . OFERTA MÁS FAVORABLE EN LA LI CI TACI ÓN PÚBLI CA Y LA SELECCIÓN ABREVI ADA DE
MENOR CUANTÍ A.
Para las modalidades de licitación pública y selección abreviada, excepto cuando se
trate de bienes de condiciones técnicas uniformes y de común utilización, la oferta
más favorable se definirá por la ponderación de elementos de calidad y precio
soportados en puntajes o fórmulas; o a través de la ponderación de los elementos
de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio.
En este último caso se deben definir las condiciones técnicas y económicas
mínimas de la oferta, las condiciones técnicas adicionales que representan ventaja,
el valor en dinero que se asignará a cada ofrecimiento técnico o económico
adicional para permitir la ponderación de las ofertas presentadas.
3.7 .2 . OFERTA MÁS FAVORABLE EN EL CONCURSO DE MÉRI TOS
En la selección de consultores el único criterio determinante para la selección del
contratista será el factor calidad, correspondiente a los aspectos técnicos del
proyecto, experiencia específica del oferente y del equipo de trabajo u otros
aspectos de relevancia, según la naturaleza y alcance del objeto de la consultoría,
pero siempre alusivos a sus condiciones de calidad o desempeño.
3.7 .3 . OFERTA MÁS FAVORABLE EN LA SUBASTA I NVERSA Y LA MÍ NI MA CUANTÍ A
El único factor de selección será el menor precio ofrecido, teniendo en cuenta que en
los estudios previos, el pliego de condiciones o invitación, se encuentran definidas
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de manera clara y objetiva las condiciones uniformes de calidad de los bienes o
servicios requeridos.
3.7 .4 . FALTA DE REQUI SI TOS PARA LA COMPARACI ÓN DE LAS OFERTAS (EVALUACI ÓN)
Cuando el proponente no diligencie completamente o no aporte los documentos
necesarios para realizar la comparación de las ofertas, es decir, las que otorgan
puntaje, no son susceptibles de ser subsanados en la medida en que una vez
recibidas y abiertas las propuestas, estas son publicadas en la plataforma, lo que
generaría una ventaja inequitativa para quien no entregó los criterios de calificación
en forma completa. Lo anterior, con fundamento en lo dispuesto en el Artículo 5 de
la Ley 1150 de 2007.
3.7 .5 . PROHI BI CI ONES PARA LA COMPARACI ÓN DE LAS O FERTAS
En los procesos de selección para la contratación de obra pública, el menor plazo
no podrá ser un criterio de evaluación.La entidad efectuará las comparaciones del
caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o
condiciones del mercado y los estudios y deducciones de la entidad o de los
organismos consultores o asesores designados para ello.
En los procesos para la selección de consultores no podrá otorgarse puntaje por el
factor precio.
En los procesos de licitación pública o concurso de méritos no será admisible que se
defina como criterio de calificación o requisito habilitante las certificaciones de
sistemas de gestión de calidad.
3.8 . EMPATES
Cuando dos o más oferentes obtengan el mismo puntaje para la escogencia del
contratista, se debe acudir en estricto orden a los siguientes criterios de desempate.
3.8 .1 . FACTORES DE DESEMPATE GENERALES
i) Se escogerá el oferente que tenga el mayor puntaje en el primero de los
factores de escogencia y calificación establecidos en los pliegos de
condiciones del proceso de contratación.
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ii) Si persiste el empate se escogerá al oferente que tenga el mayor puntaje en
el segundo de los factores de escogencia y calificación establecidos en los
pliegos de condiciones, y así sucesivamente hasta agotar la totalidad de los
factores de escogencia y calificación establecidos en los pliegos de
condiciones.
iii) Preferir la oferta de bienes o servicios nacionales frente a la oferta de bienes
o servicios extranjeros.
iv) Preferir las ofertas presentada por una Mipyme nacional.
v) Preferir la oferta presentada por un consorcio, unión temporal o promesa de
sociedad futura, siempre que: (a) esté conformado por al menos una Mipyme
nacional que tenga una participación de por lo menos el veinticinco por ciento
(25%); (b) la Mipyme aporte mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la
experiencia acreditada en la oferta; y (c) ni la Mipyme, ni sus accionistas,
socios o representantes legales sean empleados, socios o accionistas de los
miembros del consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura.
vi) Preferir la propuesta presentada por el oferente que acredite en las
condiciones establecidas en la ley, que por lo menos el diez por ciento (10%)
de su nómina está en condición de discapacidad a la que se refiere
la Ley 361 de 1997. Si la oferta es presentada por un consorcio, unión
temporal o promesa de sociedad futura, el integrante del oferente que
acredite que el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de
discapacidad en los términos del presente numeral, debe tener una
participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%) en el consorcio,
unión temporal o promesa de sociedad futura, y aportar mínimo el veinticinco
por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta.
vii) Utilizar un método aleatorio para seleccionar el oferente, método que deberá
haber sido previsto en los pliegos de condiciones del Proceso de
contratación.
3.8 .2 . FACTORES DE DESEMPATE EN LA SUBASTA I NVERS A
Si al terminar la subasta inversa hay empate, la entidad estatal debe seleccionar al
oferente que presentó el menor precio inicial. En caso de persistir el empate se
seguirá con el orden definido en el aparte anterior desde el factor iii) en adelante.
3.8 .3 . FACTOR DE DES EMPATE EN LA MÍ NI MA CUANTÍ A
En caso de empate en procesos de mínima cuantía se aceptará la oferta que haya
sido presentada primero en el tiempo.
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3.9 . CAUSALES DE REC HAZO DE LAS OFERTAS
Las causales de rechazo o descali ficación de ofertas deben sujetarse a las
causales que se encuentren previamente establecidas en la ley o deriven del
incumplimiento de requisitos de la propuesta o de la omisión de documentos
referentes a la futura contratación que sean necesarios para la comparación de
las propuestas, de conformidad con lo establecido en el numeral 15 del Artículo
25 de la ley 80 de 1993, puesto que la causa excluyente debe ser razonable,
esencial y proporcionada, toda vez que no tendría justificación excluir una
propuesta por una deficiencia que no tenga incidencia alguna en la contratación.
Se tendrán como causales de rechazo, las siguientes:
3.9 .1 . CAUSALES DERI VADAS DE LA LEY
Mediante acto administrativo se podrá rechazar una propuesta por causales que no
están contenidas en el pliego de condiciones, pero que sí se encuentran en el
Estatuto de Contratación Estatal, ya que las causales de rechazo que se encuentran
en la ley rigen para todos los procesos de selección, por lo que su aplicación no está
condicionada a que se incluyan en los pliegos de condiciones, por lo cual dicho acto
administrativo no se encuentra viciado por falsa motivación (CE SIII E. 18293 DE
2011)
En todo caso, en los pliegos de condiciones se tendrá como mínimo, las siguientes:
- Cuando sea extemporánea y no tenga Certificado de Indisponibilidad
- Cuando el proponente se encuentre incurso en alguna de las causales de
inhabilidad o incompatibilidad previstas en la Constitución o en la Ley.
- Cuando la información consignada en los documentos que integran la
propuesta no sea veraz, esto es, no corresponda a la realidad.
- Cuando el proponente presente documentos con información inexacta o haya
tratado de interferir o influenciar indebidamente en la evaluación de las
propuestas o en la adjudicación del contrato.
- Cuando se presenten varias ofertas por parte del mismo PROPONENTE (por
sí o por interpuesta persona), o cuando el proponente tenga intereses en otra
persona jurídica que también se presente al proceso de Selección, es decir,
cuando se trate de propuestas que correspondan a sociedades que tengan
socios comunes, excepto cuando se trate de sociedades anónimas abiertas,
de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 5 del Decreto 679 de 1994, lo
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cual se acreditará mediante certificación del revisor fiscal de la respectiva
sociedad.
- El incumplimiento de la suficiencia en la garantía de seriedad de la propuesta.
- Que la garantía de seriedad se expida con posterioridad al plazo para la
presentación de la ofertas.
- Cuando el proponente una vez requerido por la entidad, no allegue dentro del
plazo establecido los documentos, las aclaraciones y/o explicaciones
solicitadas por ésta; cuando no cumpla con lo solicitado en dicho
requerimiento; y cuando allegue la respuesta a los requerimientos fuera del
plazo que se le fije para ello, impidiendo evaluar con precisión los términos de
la oferta.
- Cuando el proponente se encuentre en mora en el pago de aportes al Sistema
Integral de Seguridad Social y Parafiscales.
- Cuando no se acredite la constitución del consorcio o unión temporal, en los
casos en que se requiera.
- Cuando el representante legal del proponente no suscriba la propuesta o no
presente autorización del órgano social competente, en el evento de que lo
requiera para presentar oferta y suscribir contrato.
- Cuando el representante legal de cada uno de los miembros del consorcio o
unión temporal no adjunte autorización para presentar propuesta y suscribir
contrato.
- Cuando una propuesta económica sea artificialmente baja, una vez surtido el
trámite establecido en el Artículo 2.2.1.1.2.2.4. del Decreto 1082 de 2015.
- Las demás contenidas en la Ley.
3.9 .2 . CAUSALES DERI VADAS DEL PROCESO
- Cuando la propuesta se aparte de lo exigido en el pliego de condiciones o el
proponente no cumpla los requisitos, previstos en el mismo.
- Cuando los bienes ofertados no se adecúen a los requisitos establecidos en la
ficha técnica, los estudios previos y el pliego.
- Cuando la propuesta se presente con condicionamientos para la adjudicación
del proceso de selección.
- Cuando el valor de la obra, bien o servicio, sea superior al presupuesto
asignado.
- Cuando se presenten errores matemáticos que superen el 0.5% del valor de la
propuesta. El error que no supere este porcentaje, será asumido por el
contratista.
- Las demás que se deriven de cada proceso en particular.
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3.10. CONVOCATORI A LI MI TADA A MI PYMES
De conformidad con el Artículo12 de la Ley 1150 de 2007, el Artículo2.2.1.2.4.2.2.
del Decreto 1082 de 2015, el Artículo 2 de la Ley 590 de 2000, modificada por el
Artículo 2 de la Ley 905 de 2004 y demás normas que la reglamentan la materia, en
los procesos de selección de contratistas mediante licitación pública, selección
abreviada y concurso de méritos, la convocatoria será susceptible de limitarse para
Mipymes, siempre que: i) el proceso sea menor a ciento veinticinco mil dólares
americanos (US$125.000) a la tasa que defina el Ministerio de Comercio, Industria y
Turismo, y superior a la mínima cuantía; y ii) que al menos tres Mipymes presenten
solicitud para limitar la convocatoria.
Para estos efectos, las Mipymes deben acreditar como mínimo un año de
existencia, a través del certificado expedido por la Cámara de Comercio y acredi tar
la condición de Mipyme mediante certificación del contador o revisor fiscal, según se
trate.
Los proponentes plurales tendrán que acreditar que todos sus integrantes son
Mipymes, sin embargo para la solicitud de limitación, se contará como uno solo.
3.10.1 . PROCEDI MI ENTO:
El documento de estudios previos debe contener el análisis de la susceptibilidad de
ser limitado para Mipymes, el aviso de convocatoria debe incluir la convocatoria
específica a Mipymes y en el Proyecto de Pliego de Condiciones debe indicarse la
forma de acreditar el cumplimiento de los requisitos para limitar el proceso, así
como los plazos establecidos para el efecto.
Una vez vencido el plazo, si al menos tres Mipymes solicitan que el proceso se
limite, caso en el cual en el acto administrativo de apertura se establecerá que al
proceso sólo podrán presentarse Micro, Pequeñas y Medianas Empresas o los
proponentes plurales conformados exclusivamente por personas jurídicas con estas
características. En caso de que el proceso de selección abierto con limitación se
declare desierto, no podrá ser iniciado nuevamente con la restricción.
3.11. PROMOCI ÓN A LA I NDUSTRI A NACI ONAL
Con el objetivo de promover la industria nacional, la Contraloría General de
Antioquia incluirá, medidas para la preferencia de bienes, servicios o mano de obra
nacional a través de puntajes para: i) la promoción de bienes y servicios nacionales,
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Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017
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para lo cual se podrá asignar entre un 10% a un 20%; y, ii) la promoción de la
incorporación de componente nacional en bienes y servicios extranjeros, para lo cual
se puede otorgar entre un 5% a un 15%.
Esta condición se verificará a través de la inscripción en el Registro de Público de
Bienes Nacionales, del Ministerio de Industria y Comercio y tratándose de personas
a través de su cédula de ciudadanía.
Para los efectos de esta medida se dará trato nacional a:i) los bienes y servicios de
otros Estados con los cuales exista un Acuerdo Comercial aplicable al Proceso de
contratación; ii) a los bienes y servicios respecto de los cuales exista trato nacional
por reciprocidad; y, (iii) a los servicios de la Comunidad Andina de Naciones –CAN.
Se exceptúan de esta medida los procesos de contratación directa, de mínima
cuantía o de bienes de condiciones técnicas uniformes y de común utilización.
3.12 . ACTO ADMI NI STRATI VO D E APERTURA
Una vez superada la publicación de la convocatoria, estudios previos y proyecto o
borrador de pliego de condiciones, si la entidad considera conveniente continuar
con el trámite, dará inicio al proceso de selección con la expedición del acto
administrativo. Esta decisión no tiene recursos y a partir de este momento, el
proceso sólo podrá terminar con adjudicación o declaratoria de desierto.
La apertura del proceso se publicará conjuntamente con el pliego de condiciones
definitivo y tendrá la siguiente información:
- El objeto de la contratación a realizar.
- La modalidad de selección que corresponda a la contratación.
- El Cronograma.
- El lugar físico o electrónico en que se puede consultar y retirar los pliegos de
condiciones y los estudios y documentos previos.
- La convocatoria para las veedurías ciudadanas.
- El certificado de disponibilidad presupuestal.
- Los demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con cada una de
las modalidades de selección.
3.13 . OTROS DOCUMENTOS DE LA ETAPA PRECONTRACTUAL
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3.13.1 .OTROS DOC UM EN TOS PARA L A LI CI TACI ÓN, S E LECCI ÓN AB RE VI AD A D E M ENOR
CUANTÍ A Y EL CONCURS O DE MÉRI TOS:
Los otros documentos o fases de etapa precontractual dependen de la modalidad
de selección de contratistas aplicable y subclase que para el efecto se seleccione,
conforme a ello, para los procesos de selección de contratistas de menor cuantía,
licitación y concurso de méritos en términos generales, aplican las siguientes
etapas, las cuales se rigen por las disposiciones contenidas en el Libro 2, Título 2,
Sección 1, subsecciones 1,2 y 3 del Decreto 1082 de 2015:
- Aviso de Convocatoria y Proyecto de Pliegos de condiciones
- Acto Administrativo de Apertura y Pliegos de condiciones definitivos
- Recepción de propuestas
- Evaluación de requisitos habilitantes y ponderación de propuestas
- Publicación de informe de evaluación
- Acto administrativo de adjudicación o declaratoria de desierto
3.13.2 . OTROS DOCUMENTOS PARA LA CONTRATACI ÓN DE MÍ NI MA CUANTÍ A
En los procesos de selección de mínima cuantía, la etapa precontractual contiene
además, los siguientes documentos y/o fases, que se regirán por lo dispuesto en el
Libro 2, Título 2, Sección 1, Subsección 5, del Decreto 1082 de 2015 :
- Invitación
- Recepción de propuestas
- Evaluación de propuestas
- Publicación de informe de evaluación
- Aceptación de la oferta
3.13.3 . OTROS DOCUMENTOS PARA LA CONTRATACI ÓN DI RECTA
En los procesos de contratación directa se aplicará el procedimiento definido para
cada caso, según lo dispuesto en el Libro 2, Título 2, Sección 1, subsección 4, del
Decreto 1082 de 2015, especialmente el acto administrativo de justificación de la
contratación, el cual sólo se omite cuando el objeto requerido sea la prestación de
servicios profesionales y de apoyo a la gestión.
3.13.4 . OTROS DOCUM E NTOS P ARA L A CON TRAT ACI ÓN DE BI E NES D E C ON DI CI ONES
TÉCNI CAS UNI FORMES Y DE COMÚN UTI LI ZACI ÓN.
En los procesos de selección para la contratación de bienes de condiciones
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técnicas uniformes y de común uti lización, debe anexarse ficha técnica del bien o
servicio que como mínimo debe contener:
- La clasificación del bien o servicio de acuerdo con el Clasificador de Bienes y
Servicios UNSPC.
- La identificación adicional requerida;
- La unidad de medida;
- La calidad mínima, y
- Los patrones de desempeño mínimos.
En el pliego de condiciones debe indicarse, además.
- Si el precio del bien o servicio es regulado, la variable sobre la cual se hace la
evaluación de las ofertas.
- Si la adquisición se hará por lotes o partes o en bloque.
- El margen mínimo de mejora entre lances.
- Se discriminará la fecha en que procede la apertura, evaluación y contradicción
de los requisitos habilitantes, la fecha y hora de la subasta, y la hora en que se
llevará a cabo la apertura de la propuesta inicial.
3.14. RESPONSABLE DEL TRÁMI TE DEL PROCES O DE SELECCI ÓN
La Subdirección Operativa o la dependencia que haga sus veces, es la
dependencia encargada de proyectar para la firma del ordenador del gasto o su
delegado los diferentes documentos relativos al impulso del proceso de selección
de contratistas, así como de la publicación de los mismos, a través de la plataforma
de Colombia Compra Eficiente.
Esta actividad inicia cuando el funcionario del nivel directivo que requiere del bien o
servicio respectivo, solicita el inicio del proceso de selección, aportando el
documento de estudios previos con todos los documentos soporte.
Una vez sea recibida la información de la contratación, se evaluará si la compra se
encuentra contemplada en el Plan Anual de Adquisiciones y si requiere o no ser
llevada al Comité de Adquisiciones, caso en el cual hará la respectiva convocatoria.
Aprobada la contratación, la Subdirección Operativa procederá con el inicio del
proceso de selección, y el funcionario asignado debe estar atento de las alertas que
genere el proceso y consignar su respuesta a las mismas teniendo en cuenta que si
el oferente pide información que ya reposa en los documentos del proceso,
procederá a dar la respuesta respectiva en la plataforma. Cuando se trate de
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observaciones al proceso, debe responder la observación con el formato que para
el efecto se establezca.
3.15. MODALI DADES DE SELECCI ÓN DE CONTRATI STAS
Por ser una entidad estatal de las señaladas en el Artículo 2 del Estatuto General de
la Contratación Estatal, en la Contraloría General de Antioquia son aplicables las
modalidades selección de contratistas, consagradas en las Leyes80 de 1993, 1150
de 2007, Artículo 2, adicionado por la Ley 1474 de 2011, en concordancia con lo
dispuesto en la Sección 1, Capítulo 2 del Decreto 1082 de 2015.
Específicamente, de acuerdo con la naturaleza de la entidad y sus actividades,
pasamos a relacionar los usos más frecuentes de la contratación, de manera
ilustrativa para el apoyo de las diferentes dependencias, lo que no obsta para que
algún tipo de procedimiento no incluido en el siguiente cuadro, pero permitido en la
Ley, pueda ser adoptado conforme a la reglamentación legal vigente.
•Modalidad que aplica como regla general, salvo que por la cuantía, o por la naturaleza del objeto contractual, sea necesario acudir a una de las otras causales.
•En términos generales aplica para la contratación superior a 280 SMMLV
LICITACIÓN PÚBLICA
•Esta modalidad aplica con independencia del monto del objeto contractual, siempre que sea superior a la mínima cuantía.
•Aplica para la selección de consultores. Su aplicación en la entidad es baja, dada la naturaleza de la actividad del organismo de control.
CONCURSO DE MÉRITOS
•Esta modalidad aplica a través de selección abreviada de menor cuantía propiamente dicha para la adquisición de bienes y servicios que no tienen características específicas ni de común utilización, pero su valor oscila entre los 28 y los 280 S.M.M.L.V; cuando el proceso de licitación pública fue declarado desierto; y para la enajenación de bienes de la Contraloría General de Antioquia, a través de martillo o mediante la enajenación de bienes muebles a título gratuito entre entidades estatales . En este mecanismo se ponderan calidad y precio.
•Esta modalidad aplica para la adquisición de bienes de condiciones técnicas uniformes y de común utilización cuyo monto sea superior a la mínima cuantía, a través del mecanismo de subasta inversa electrónica , a través de compra por catálogo derivado de la celebración de Acuerdos Marco de Precios (TIENDA VIRTUAL) o a través de bolsa de productos. El factor de ponderación es el precio.
SELECCIÓN ABREVIADA
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3.16. ETAPAS COMUNES DE LOS PROCESOS DE S ELECCI ÓN DE CONTRATI STAS
Los procesos de selección de contratistas en términos generales se regirán bajo las
siguientes etapas, las cuales podrán tener ajustes o cambios, según la modalidad
aplicable.
Etapas Actuaciones
Pliego borrador o proyecto de
pliego de condiciones
- Publicación del aviso de convocatoria, estudios y
documentos previos y proyecto de pliego de condiciones o
invitación pública.
- Recepción y respuesta a observaciones al pliego borrador.
Pliegos definitivos
- Publicación de resolución de apertura y pliegos definitivos
- Recepción y respuesta a observaciones del proceso
- Adendas al pliego definitivo
- Recepción de propuestas o declaratoria de desierto.
Apertura y evaluación de
ofertas
- Evaluación de propuestas y publicación del informe de
evaluación.
- Respuesta a observaciones
- Oportunidad para subsanar requisitos habilitantes
- Evaluación definitiva de Ofertas
- Acto de Adjudicación o declaratoria de desierto.
• Aplicable para la contratación cuyo valor no excede 28 S.M.M.L.V., que corresponde a la mínima cuantía de la Contraloría General de Antioquia, la cual se lleva a cabo a través de invitación de mínima cuantía o mediante la adquisición en grandes superficies (TIENDA VIRTUAL- GRAN ALMACÉN). El factor de ponderación es el precio.
MÍNIMA CUANTÍA
• Modalidad que aplica especialmente para la suscripción de convenios y contratos interadministrativos, contratación para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas de las que se refiere el Decreto ley 591 de 1991, cuando no exista pluralidad de oferentes para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo pueden encomendarse a ciertas personas naturales, y para la adquisición o arrendamiento de bienes inmubles.
CONTRATACIÓN DIRECTA
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3.17. PROCESOS PARA LA SELECCI ÓN DE CONTRATI STAS EN SECOP I I Y TI ENDA VI RTUAL
Los procesos de selección de contratistas se regirán por las disposiciones
contenidas en el Decreto 1082 de 2015, Parte 2, Título 1, Sección 2, Subsección 2,
así como en las demás normas concordantes con estas y las demás que las
modifiquen o sustituyan.
Para efectos de facilitar la gestión contractual se procede a establecer los grandes
pasos de cada modalidad, conforme a su gestión a través de la plataforma Secop II
o Tienda Virtual del Estado Colombiano (TVEC). No obstante, el detalle del
procedimiento para ingresar la información en la plataforma, debe consultarse en
cada una de las guías elaboradas por Colombia Compra Eficiente para cada una de
las modalidades de contratación.
3.17.1 . LI CI TACI Ó N PÚBLI CA
Se aplica por regla general, a menos que el bien, obra o servicio requerido pueda
adquirirse por otra de las modalidades, según relación taxativamente señalada en el
Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.
El procedimiento para la selección mediante licitación pública se ajustará a los
lineamientos establecidos en la Ley 80 de 1993; el numeral 1), del Artículo 2 de la
Ley 1150 de 2007, en concordancia con lo dispuesto en la Subsección 1, Capítulo 2,
Título 1, Parte 2 del Decreto 1082 de 2015 y demás normas concordantes o que la
sustituyan.
La selección mediante licitación pública permite habilitar el mecanismo de subasta
inversa para conformación dinámica de las ofertas, caso en el cual se deben
establecer las variables técnicas y económicas sobre las cuales los oferentes
pueden realizar la puja. En todo caso, para la selección de la oferta más favorable a
la entidad, se ponderarán criterios de calidad y precio.
Elaborados los estudios previos y demás documentos técnicos necesarios y
aprobados por el comité de adquisiciones, la documentación pasa a la Subdirección
Operativa, donde un funcionario del nivel técnico, profesional, o contralor auxiliar
elaborará el aviso de convocatoria, el proyecto de pliego de condiciones, el
cronograma del proceso, los cuales serán aprobados por el delegado para la
contratación y con estos documentos firmados, un funcionario del nivel asistencial,
técnico o profesional procederá a alimentar la plataforma conforme a la información
contenida en los documentos del proceso, así:
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CONVOCATORIA- BORRADOR DE PLIEGO DE CONDICIONES.
PLAZO MÍNIMO: 10 DÍAS HÁBILES DESDE SU PUBLICACIÓN
1. Creación del proceso en Secop II.
2. Creación del pliego borrador electrónico que es un formulario con información
general, configuración, cuestionario, evaluación, documentos del proceso y
documentos de la oferta.
3. En esta etapa se deben cargar al proceso los demás documentos que estén
relacionados con el, aun cuando sean de conocimiento exclusivo de la
entidad, caso en el cual se cargarán en “Documentos Internos” para garantizar
la integralidad de la información del proceso.
4. Una vez diligenciado el módulo de información general, el sistema valida la
información, evalúa si existe algún acuerdo marco u otro instrumento de
agregación de demanda disponible para adquirir los bienes y servicios, caso
en el cual muestra un aviso.
5. La entidad revisará la tienda virtual para conocer las condiciones del proceso y
en caso de ser más conveniente, se cancelará la creación del proceso para ir a
la tienda virtual.
6. En caso de que no sea más conveniente, se debe cerrar y continuar con el
diligenciamiento de los demás módulos: configuración, cuestionario,
evaluación, documentos del proceso y documentos de la oferta.
7. Cumplidos los anteriores requisitos, se debe proceder a publicar el “Pliego
Borrador”.
8. Durante este plazo de diez días, mínimo, que debe tener de la publicación de
la convocatoria, estudios previos y proyecto de pliego de condiciones, se
habilita el área de trabajo que permite durante el resto del proceso: i) Ver los
datos consignados, como detalle del proceso; ii) Conocer la lista de ofertas;
iii) Observaciones al borrador de pliego de condiciones, así como a los
pliegos definitivos y desde allí mismo se responden; iv) Recibir y responder
mensajes de los proponentes o interesados; v) Realizar
modificaciones/adendas al borrador de pliegos, así como a los pliegos
definitivos; vi) Registrar otros eventos del proceso.
9. Las observaciones realizadas se responderán mediante documento anexo
suscrito por el competente, salvo que en la respuesta se remita a los
documentos del proceso o a Colombia Compra Eficiente.
10. Vencido el plazo de publicación del borrador de p liegos, se debe finalizar la
etapa de planeación cuando el cronómetro esté en cero.
PLIEGOS DEFINITIVOS
PLAZO MÍNIMO 10 DÍAS HÁBILES DESDE SU PUBLICACIÓN
11. Antes de publicar el pliego definitivo es posible editar cualquiera de las
secciones del borrador de pliego electrónico, pero siempre debe coincidir con
*2017500001243* Al responder por favor cítese este número
Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017
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el documento final aprobado por el ordenador del gasto.
12. Cuando el pliego esté ajustado debe publicarse simultáneamente con el acto
administrativo de apertura.
13. Realizada la publicación inicia el conteo del plazo y se habilita la presentación
de ofertas, presentación que será exclusivamente a través de la plataforma
Secop II.
14. En los tres días hábiles siguientes a la apertura del proceso, se llevará a cabo
audiencia de aclaración de pliegos,con el objeto de precisar el contenido y
alcance de los pliegos de condiciones y la audiencia de asignación de riesgos
con el fin de establecer su tipificación, estimación y asignación definitiva.
15. Durante este período pueden responderse observaciones y elaborarse
adendas o modificaciones al pliego, en los módulos correspondientes.
16. Publicados estos documentos, la plataforma Secop II habilita la presentación
de ofertas.
APERTURA Y EVALUACIÓN DE OFERTAS
PLAZO MÍNIMO 7 DÍAS O SEGÚN COMPLEJIDAD
17. Vencido el plazo para la presentación de las ofertas se procede a la “Apertura
de Ofertas”, a través de la plataforma Secop II.
18. Se debe publicar el acta o informe de cierre que se genera automáticamente
19. Adicionalmente se debe publicar la lista de oferentes y se publicarán las
ofertas.
20. Los integrantes del Comité Evaluador del Proceso procederán a evaluar las
propuestas, de acuerdo con el pliego de condiciones, los documentos del
proceso y los documentos del proponente.
21. En el módulo “informes” se creará el documento de evaluación y se procederá
a anexarlo. El Comité Evaluador primero debe proceder con la verificación de
los requisitos habilitantes y luego con la evaluación de los proponentes
habilitados.
22. Se dejará constancia en el acta de evaluación de los proponentes rechazados,
los inhabilitados y los proponentes habilitados con su correspondiente
evaluación.
23. Del informe de evaluación se dará traslado a los proponentes por un término
de cinco días hábiles, para su ejercicio del derecho de contradicción o pa ra la
subsanación de los requisitos habilitantes.
24. Vencido el plazo para subsanar requisitos habilitantes, y respondidas las
observaciones al informe de evaluación a través del módulo “área de trabajo”
del Secop II, el Comité Evaluador del proceso elaborará el informe definitivo
de evaluación con la recomendación de la contratación.
25. Se llevará a cabo audiencia de adjudicación o de declaratoria de desierta, y de
dicha circunstancia se dejará constancia en el módulo de informes del Secop
*2017500001243* Al responder por favor cítese este número
Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017
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II, en caso de adjudicación o mediante cancelación del proceso, en caso de
declaratoria de desierto y se finaliza en el sistema.
26. En los casos de declaratoria de desierta de la licitación, si persiste la
necesidad de contratar y la entidad estatal no decide adelantar un nuevo
proceso de licitación, podrá iniciar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a
la declaratoria de desierta un proceso de selección abreviada de menor
cuantía, prescindiendo de la publicación del proyecto del pliego de
condiciones, la manifestación de interés y el sorteo de consolidación de
oferentes. En estos casos la Contraloría General de Antioquia podrá modificar
los elementos de la futura contratación que a su criterio hayan sido
determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se
cambie el objeto de la contratación.
3.17.2 . CONCURSO DE MÉRI TOS
El concurso de méritos aplica exclusivamente para la selección de consultores o
proyectos, incluida la interventoría de obra pública. Este procedimiento se ajustará a
los lineamientos establecidos en la Ley 80 de 1993, el numeral 3) de la Ley 1150 de
2007, en concordancia con lo dispuesto en la Subsección 3, Capítulo 2, Título 1,
Parte 2 del Decreto 1082 de 2015 y demás normas concordantes o que la
sustituyan. Esta modalidad de selección podrá realizarse en forma abierta o con
lista de precalificados. Para cada proceso se establecerá desde el documento de
estudios previos si la propuesta podrá ser presentada o no en forma anónima,
según lo amerite la naturaleza de la contratación.
Para la selección de la oferta más ventajosa para la entidad se tendrá en cuenta en
forma exclusiva criterios de calidad o técnicos, así como la experiencia específica
del proponente y su equipo de trabajo. En todo caso, el precio no podrá ser factor de
ponderación, pero la entidad debe verificar que la propuesta económica está en el
rango del valor estimado consignado en los documentos y estudios previos y del
presupuesto asignado para el contrato.
Elaborados los estudios previos y demás documentos técnicos necesarios y
aprobado por el Comité de Contratación, la documentación pasa a la Subdirección
Operativa donde un funcionario del nivel técnico, profesional o Contralor Auxiliar
elaborará el aviso de convocatoria, el proyecto de pliego de condiciones y el
cronograma del proceso, los cuales serán aprobados por el delegado para la
contratación y con estos documentos firmados un funcionario del nivel asistencial,
técnico o profesional procederá a alimentar la plataforma conforme a la información
contenida en los documentos del proceso, así:
*2017500001243* Al responder por favor cítese este número
Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017
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CONVOCATORIA- BORRADOR DE PLIEGO DE CONDICIONES.
PLAZO MÍNIMO: 5 DÍAS HÁBILES DESDE SU PUBLICACIÓN
1. Creación del proceso en Secop II
2. Creación del pliego borrador electrónico que es un formulario con: i)
información general, ii) configuración, iii) cuestionario, iv) evaluación, v)
documentos del proceso, y vi) documentos de la oferta.
3. Diligenciado el módulo de información general el sistema valida la
información, evalúa si existe algún acuerdo marco u otro instrumento de
agregación de demanda disponible para adquirir los bienes y servicios, caso
en el cual muestra un aviso.
4. La entidad revisará la tienda virtual para conocer las condiciones del proceso,
y en caso de ser más conveniente se cancelará la creación del proceso para ir
a la tienda virtual.
5. En caso de que no sea más conveniente, se debe cerrar y continuar con el
diligenciamiento de los demás módulos: configuración, cuestionario,
evaluación, documentos del proceso y documentos de la oferta.
6. En esta etapa se deben cargar al proceso los demás documentos que estén
relacionados con el proceso, aun cuando sean de conocimiento exclusivo de
la entidad, caso en el cual se cargarán en “Documentos Internos” para
garantizar la integralidad de la información del proceso.
7. Para la creación, en el segmento 3, cuestionario, que se divide en tres
sobres: i) habilitante donde los proponentes incluirán la información
habilitante; ii) técnico: donde los proponentes incluirán la propuesta técnica;
y iii) económico: donde los proponentes presentarán la oferta económica.
8. Diligenciados los módulos referidos, se debe proceder a publicar el “Pliego
Borrador”.
9. Durante este plazo de cinco días mínimo, que debe tener de la publicación de
la convocatoria, estudios previos y proyecto de pliego de condiciones, se
habilita el área de trabajo que permite durante el resto del proceso: i) Ver los
datos consignados, como detalle del proceso; ii) Conocer la lista de ofertas;
iii) Recibir y responder observaciones al borrador de pliego de condiciones,
así como a los pliegos definitivos y desde allí mismo se responden; iv) Recibir
y responder mensajes de los proponentes o interesados; v) Realizar
modificaciones/adendas al borrador de pliegos, así como a los pliegos
definitivos; vi) Registrar otros eventos del proceso.
10. Dentro de los tres días siguientes a la publicación del pliego borrador, se
puede dar cumplimiento al procedimiento para limitar a Mipymes, establecido
en el numeral 1.12.1 del presente manual. En caso de que no se presenten
solicitudes, continuará el trámite.
*2017500001243* Al responder por favor cítese este número
Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017
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11. Las observaciones realizadas se responderán mediante documento anexo
suscrito por el competente, en el módulo observaciones a los documentos
del proceso, salvo que la respuesta remita a los documentos del proceso o a
Colombia Compra Eficiente.
12. Si la entidad decide adelantar el proceso con lista de precalificados en el aviso
de convocatoria, indicará: i) la mención de que el proceso será con
precalificación; ii) el plazo que dentro de esta etapa tendrán los interesados
para manifestar interés, iii) la forma en que deben acreditar los requisitos
habilitantes de experiencia, formación, publicaciones y la capacidad de
organización del interesado y su equipo de trabajo; iv) Los criterios que serán
tenidos en cuenta para conformar la lista de precalificados, incluyendo la
mención de si hay un número máximo de precalificados; v) El tipo de sorteo
que la entidad estatal debe adelantar para conformar la lista de precalificados,
cuando el número de interesados que cumple con las condiciones de la
precalificación es superior al número máximo establecido para conformar la
lista; iv) la fecha de publicación del informe de precalificación y la fecha de
realización de la audiencia de precalificación.
13. Vencido el plazo de publicación del borrador de pliegos, se debe finalizar la
etapa de planeación, cuando el cronómetro esté en cero.
PLIEGOS DEFINITIVOS
PLAZO MÍNIMO 5 DÍAS HÁBILES DESDE SU PUBLICACIÓN
14. Antes de publicar el pliego definitivo, es posible editar cualquiera de las
secciones del borrador de pliego.
15. Cuando el pliego esté ajustado debe publicarse, para lo cual debe estar
elaborado el acto administrativo de apertura, con los requisitos que para el
efecto establezca la Ley.
16. Realizada la publicación inicia el conteo del plazo y se habilita la presentación
de ofertas, presentación que será exclusivamente a través de la plataforma
Secop II.
17. Durante este período pueden responderse observaciones y elaborarse
adendas o modificaciones al pliego en los módulos correspondientes.
18. Publicados estos documentos, la plataforma Secop II habilita la presentación
de ofertas.
APERTURA Y EVALUACIÓN DE OFERTAS
PLAZO MÍNIMO 4 DÍAS O SEGÚN COMPLEJIDAD
19. Vencido el plazo para la presentación de las ofertas se procede a la “Apertura
del sobre habilitante”, a través de la plataforma Secop II.
20. Se debe publicar el acta de cierre que se genera automáticamente
*2017500001243* Al responder por favor cítese este número
Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017
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21. Adicionalmente se debe publicar la lista de oferentes
22. Los integrantes del Comité evaluador del Proceso procederán a evaluar los
requisitos habilitantes, de acuerdo con el pliego de condiciones, los
documentos del proceso y los documentos del proponente.
23. En esta etapa se podrá solicitar a los proponentes que subsanen los requisitos
habilitantes a través de la plataforma.
24. Si no hubo oferentes se puede declarar desierto el proceso y cancelarlo en la
plataforma Secop II con la respectiva justificación.
25. Para la “Apertura del sobre técnico” es necesario verificar las ofertas que
cumplieron con los requisitos habilitantes, para lo cual se garantizará la
comunicación al proponente de la información que debe subsanar, así como el
plazo otorgado para el efecto.
26. El sobre técnico sólo se abrirá para aquellos proponentes que resulten
habilitados y desde el módulo expediente, sección lista de ofertas se
procederá a publicarlas.
27. En el módulo “informes” se creará el documento de evaluación, se procederá a
anexar el informe de evaluación elaborado y firmado por el Comité Evaluador.
28. Se dejará constancia en el acta de evaluación de los proponentes rechazados,
los inhabilitados y los proponentes habilitados con su correspondiente
evaluación.
29. Del informe de evaluación se dará traslado a los proponentes por un término
de tres días hábiles para su ejercicio del derecho de contradicción, o para la
subsanación de los requisitos habilitantes.
30. Vencido el plazo para subsanar requisitos habilitantes y respondidas las
observaciones al informe de evaluación a través del módulo “área de trabajo”
del Secop II, el Comité Evaluador del proceso elaborará el informe definitivo
de evaluación con el orden de elegibilidad, y se dará “Apertura al sobre
económico” sólo del oferente que se encuentra en primer lugar de
elegibilidad.
31. Se debe verificar la coherencia y consistencia entre: i) la necesidad y el
alcance de la oferta; ii) la consultoría ofrecida y el precio ofrecido, y iii) el precio
ofrecido y la disponibilidad presupuestal. Si hay acuerdo sobre el alcance y el
valor del contrato se dejará constancia del mismo y se realizará la
adjudicación. Si no hay acuerdo entre oferente y entidad, se dejará constancia
de ello y se revisarán los mismos aspectos con el oferente calificado en el
segundo lugar de elegibilidad. Si hay acuerdo se dejará constancia del mismo
y se adjudicará.
32. Si la Contraloría General de Antioquia y el oferente calificado en el segundo
lugar de elegibilidad no llegan a un acuerdo, se declarará desierto el proceso
de selección, a través de la sección “cancelar proceso”
*2017500001243* Al responder por favor cítese este número
Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017
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3.17.3 . SELECCI ÓN ABREVI ADA DE MENOR CUANTÍ A
La selección abreviada de menor cuantía es una modalidad prevista para aquellos
casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la
contratación, la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, amerite la
realización de un proceso simplificado para garantizar la eficiencia de la gestión
contractual.
Conforme a lo anterior, esta modalidad permite varios tipos de procedimiento, de los
cuales son aplicables en la Contraloría General de Antioquia los siguientes, lo que
no obsta para que en caso de requerirse la adquisición de algún bien, obra o
servicio contenido en el numeral 2, del Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, pueda
adquirirse, conforme al procedimiento legal establecido:
PROCEDIMIENTO CAUSAL
Selección abreviada de menor cuantía, Para la contratación de menor cuantía
Subasta Inversa
La adquisición o suministro de bienes y servicios
de características técnicas uniformes y de
común utilización
Compra por catálogo (Acuerdos Marco de
Precios) Tienda virtual
Bolsa de productos
Martillo o comisionistas (Selección Abreviada de
Menor Cuantía)
Enajenación de bienes del Estado
Enajenación gratuita de bienes del Estado
Subasta ascendente
3.17.3 .1 . SELECCI ÓN ABREVI ADA DE MENOR C UANTÍ A
Procede cuanto los bienes, obras o servicios requeridos no superan la menor
cuantía de la entidad, conforme a los valores definidos detalladamente en el literal
b), numeral 2, el Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, y que para la Contraloría
General de Antioquia corresponde a aquellas adquisiciones superiores a 28 salarios
mínimos legales mensuales, hasta 280 salarios mínimos legales mensuales.
Para la selección mediante selección abreviada de menor cuantía se dará
aplicación a lo dispuesto en la Subsección 2, Capítulo 2, Título 1, Parte 2 del
Decreto 1082 de 2015 y demás normas concordantes o que la sustituyan, para lo
cual se podrá habilitar la preselección de oferentes con el propósito de limitar los
oferentes a un máximo de 10 personas naturales o jurídicas.
Para la selección de la oferta más favorable, se ponderarán criterios de calidad y
precio.
*2017500001243* Al responder por favor cítese este número
Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017
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Elaborados los estudios previos y demás documentos técnicos necesarios, y
aprobados por el Comité de Contratación, la documentación pasa a la Subdirección
Operativa donde un funcionario del nivel técnico, profesional o contralor auxiliar
elaborará el aviso de convocatoria, el proyecto de pliego de condiciones, el
cronograma del proceso, los cuales serán aprobados por el delegado para la
contratación, y con estos documentos firmados un funcionario del nivel asistencial,
técnico o profesional, procederá a alimentar la plataforma conforme a la información
contenida en los documentos del proceso, así:
CONVOCATORIA- BORRADOR DE PLIEGO DE CONDICIONES.
PLAZO MÍNIMO: 5 DÍAS HÁBILES DESDE SU PUBLICACIÓN
1. Creación del proceso en Secop II.
2. Creación del pliego borrador electrónico que es un formulario con información
general, configuración, cuestionario, evaluación, documentos del proceso y
documentos de la oferta.
3. En esta etapa se deben cargar al proceso los demás documentos que estén
relacionados con el proceso, aun cuando sean de conocimiento exclusivo de
la entidad, caso en el cual se cargarán en “Documentos Internos” para
garantizar la integralidad de la información del proceso.
4. Una vez diligenciado el módulo de información general, el sistema valida la
información y evalúa si existe algún acuerdo marco u otro instrumento de
agregación de demanda disponible para adquirir los bienes y servicios, caso
en el cual muestra un aviso.
5. La entidad revisará la tienda virtual para conocer las condiciones del proceso,
y en caso de ser más conveniente se cancelará la creación del proceso para ir
a la tienda virtual.
6. En caso de que no sea más conveniente, se debe cerrar y continuar con el
diligenciamiento de los demás módulos: configuración, cuestionario,
evaluación, documentos del proceso y documentos de la oferta.
7. Cumplidos los anteriores requisitos se debe proceder a publicar el “Pliego
Borrador”, junto con los estudios previos, estudios del sector y demás
documentos que sustenten el pliego borrador.
8. Durante este plazo de cinco días, mínimo, que debe tener de la publicación de
la convocatoria, estudios previos y proyecto de pliego de condiciones, se
habilita el área de trabajo, que permite durante el resto del proceso: i) Ver los
datos consignados, como detalle del proceso; ii) Conocer la lista de ofertas;
iii) Recibir y responder observaciones al borrador de pliego de condiciones,
así como a los pliegos definitivos y desde allí mismo se responden; iv) Recibir
y responder mensajes de los proponentes o interesados; v) Realizar
modificaciones/adendas al borrador de pliegos, así como a los pliegos
*2017500001243* Al responder por favor cítese este número
Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017
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CONVOCATORIA- BORRADOR DE PLIEGO DE CONDICIONES.
definitivos; vi) Registrar otros eventos del proceso.
9. Dentro de los tres días siguientes a la publicación del pliego borrador se puede
dar cumplimiento al procedimiento para limitar a Mipymes, establecido en el
numeral 1.12.1 del presente manual. En caso de que no se presenten
solicitudes, continuará el trámite.
10. Las observaciones realizadas se responderán mediante documento anexo
suscrito por el competente, salvo que en la respuesta sólo tenga que hacerse
remisión a los documentos del proceso o a Colombia Compra Eficiente.
11. Vencido el plazo de publicación del borrador de pliegos, se debe finalizar la
etapa de planeación, cuando el cronómetro esté en cero.
PLIEGOS DEFINITIVOS
PLAZO MÍNIMO 9 DÍAS HÁBILES DESDE SU PUBLICACIÓN
12. Antes de publicar el pliego definitivo es posible editar cualquiera de las
secciones del borrador de pliego.
13. Cuando el pliego esté ajustado debe publicarse, para lo cual debe estar
elaborado el acto administrativo de Apertura y publicarse conjuntamente.
14. Con el objetivo de realizar procesos con un máximo de diez (10) oferentes,
éstos deben manifestar interés dentro de los tres (3) primero días hábiles.
15. Vencido el plazo para manifestar interés en el proceso, se realizará el sorteo
de consolidación de oferentes y se publicará la lista de proponentes en el
Secop II.
16. En la plataforma Secop II se registrarán los proponentes que quedaron y los
que no quedaron seleccionados, conforme lo exija la herramienta, para que se
les habilite la posibilidad de presentar oferta a los escogidos.
17. Realizada la publicación de los proponentes precalificados, al día hábil
siguiente inicia el conteo del plazo del proceso y se habilita la presentación de
ofertas, presentación que será exclusivamente a través de la plataforma
Secop II.
18. Durante este período pueden responderse observaciones y elaborarse
adendas o modificaciones al pliego en los módulos correspondientes.
APERTURA Y EVALUACIÓN DE OFERTAS
PLAZO MÍNIMO 7DÍAS O SEGÚN COMPLEJIDAD
19. Vencido el plazo para la presentación de las ofertas se procede a la “Apertura
de Ofertas”, a través de la plataforma Secop II.
20. Se debe publicar el acta de cierre que se genera automáticamente.
21. Adicionalmente se debe publicar la lista de oferentes y se publicarán las
ofertas.
*2017500001243* Al responder por favor cítese este número
Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017
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CONVOCATORIA- BORRADOR DE PLIEGO DE CONDICIONES.
22. Los integrantes del Comité Evaluador del Proceso procederán a evaluar las
propuestas, de acuerdo con el pliego de condiciones, los documentos del
proceso y los documentos del proponente, para lo cual tendrán un plazo de
uno a cuatro (1 a 4), días según la complejidad de la evaluación.
23. En el módulo “informes proceso de selección” se creará el documento de
evaluación se procederá a anexar el informe elaborado por el Comité
Evaluador, quien primero debe proceder con la verificación de los requisitos
habilitantes y luego con la evaluación de los proponentes habilitados.
24. Se dejará constancia en el acta de evaluación de los proponentes rechazados,
los inhabilitados y los proponentes habilitados con su correspondiente
evaluación.
25. Del informe de evaluación se dará traslado a los proponentes por un término
de tres (3) días hábiles, para su ejercicio del derecho de contradicción o para
la subsanación de los requisitos habilitantes.
26. Vencido el plazo para subsanar requisitos habilitantes, y respondidas las
observaciones al informe de evaluación a través del módulo “área de trabajo”
del Secop II, el Comité Evaluador del proceso elaborará el informe definitivo
con la recomendación de la contratación.
27. Conforme a lo anterior, se elaborará el acto administrativo de adjudicación o
se comunicará la declaratoria de desierto, y de dicha circunstancia se dejará
constancia en el módulo de informes del Secop II en caso de adjudicación, o
mediante cancelación del proceso, en caso de declaratoria de desierto y se
finaliza en el sistema.
3.17.3 .2 . SELECCI ÓN ABREVI ADA MEDI ANTE S UBASTA I NVERSA
Procede cuando los bienes o servicios requeridos corresponden a aquellos de
condiciones técnicas uniformes; es decir, que comparten especificaciones técnicas
y patrones de calidad, que para su adquisición pueden ser caracterizados de tal
forma que identificados técnicamente, independiente de su diseño, permiten
satisfacer la necesidad en igualdad de condiciones, razón por la cual el único criterio
de selección para la oferta más favorable será el precio.
Para la adquisición de este tipo de bienes o servicios no importa el monto de la
contratación, salvo que sean de mínima cuantía, caso en el cual ha de prefe rirse
esta última modalidad.
Para la selección mediante subasta inversa se dará aplicación a lo dispuesto en el
Artículo 2.2.1.2.1.2.2. de la Subsección 2, Capítulo 2, Título 1, Parte 2 del Decreto
*2017500001243* Al responder por favor cítese este número
Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017
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1082 de 2015 y demás normas concordantes o que la sustituyan.
Para esta modalidad debe elaborarse ficha técnica del bien o servicio como anexo.
Además se debe decir, tanto en los estudios previos como en los pliegos (borrador y
definitivo), si el precio del bien o servicio es regulado, la variable sobre la cual se
hace la evaluación de las ofertas; además se debe definir si la compra se hará por
lotes, el contenido de cada uno lotes y su presupuesto.
Habrá subasta siempre que por lo menos haya dos proponentes habilitados.
3.17.3 .2 .1 . MENOR PROPUESTA I NICIAL DEL PRECI O
El proponente ingresará en el Secop II en el sobre 1, denominado “habilitante y
técnico”, los requisitos habilitantes y técnicos y en el sobre 2 denominado
“económico”, la propuesta inicial del precio, la cual debe ajustarse al presupuesto
establecido por la entidad, so pena de ser excluido del proceso.
Se debe tener presente que el Secop II tiene en cuenta sólo el valor total de la oferta
por lista o lote, no por artículo.
3.17.3 .2 .2 VALOR BAS E DE LOS LANCES
Abiertos todos los sobres con la propuesta económica, la menor de todas ellas,
define el valor base de la subasta, a partir de la cual los proponentes realizarán los
respectivos lances.
Si los oferentes no presentan lances durante la subasta, la entidad estatal debe
adjudicar el contrato al oferente que haya presentado el precio inicial más bajo.
3.17.3 .2 .3 . LANCES EN LA SUBASTA I NVERSA
Teniendo en cuenta que la subasta es una puja dinámica en que los oferentes
tienen la posibilidad de mejorar su oferta mediante lances sucesivos, con el fin de
asegurar la eficiencia del proceso, se define un margen mínimo de mejora,
entendida como la diferencia mínima que debe existir entre dos lances consecutivos
de un mismo proveedor, el cual podrá señalarse en pesos o en porcentaje.
Si el proveedor no supera el margen mínimo de mejora, el sistema no le permitirá
hacer el lance, hasta que no se ajuste al margen mínimo de mejora, en relación con
su oferta anterior.
*2017500001243* Al responder por favor cítese este número
Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017
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Para la elaboración de los lotes o listas y la estimación del margen mínimo debe
considerarse que el Secop II valida que el lance total cumpla con el margen mínimo
agregado, pero no exige que el proveedor haya cumplido con el lance mínimo para
cada artículo.
La subasta termina cuando los oferentes no hagan lances adicionales durante el
período definido para la presentación de lances. La Contraloría Genera de Antioquia
debe adjudicar el contrato al oferente que haya presentado el lance más bajo. En el
acto de adjudicación, la entidad estatal indicará el nombre de los oferentes y el
precio del último lance presentado por cada uno de ellos.
3.17.3 .2 .4 . FALLAS TÉCNI CAS DURANTE LA S UBASTA I NVERSA ELECTRÓNI CA
i) Si las fallas técnicas son de la plataforma electrónica e impiden a los
oferentes presentar sus lances, la subasta debe ser suspendida, y sólo podrá
reiniciarse hasta cuando la falla técnica haya sido superada. En la plataforma
Secop II se anunciará la fecha y hora de reinicio de la subasta, la cual se
notificará a los proveedores.
ii) Si la falla técnica tiene como origen causas imputables al oferente o a su
proveedor de soluciones de tecnología de la información y
telecomunicaciones, y el oferente pierde la conexión con el sistema, la
subasta continuará y la Contraloría General de Antioquia entenderá que el
proveedor que pierde su conexión ha desistido de participar en la misma, a
menos que logre reconectarse antes de que esta termine
3.17.3 .2 .5 . PROCEDIMIENTO SUBASTA I NVERSA A TRAVÉS DE SECOP I I
Elaborados los estudios previos y demás documentos técnicos necesarios, y
aprobados por el Comité de Contratación, la documentación pasa a la Subdirección
Operativa, donde un funcionario del nivel técnico, profesional o contralor auxiliar
elaborará el aviso de convocatoria, el proyecto de pliego de condiciones, el
cronograma del proceso, los cuales serán aprobados por el delegado para la
contratación y con estos documentos firmados un funcionario del nivel asistencial,
técnico, profesional procederá a alimentar la plataforma conforme a la información
contenida en los documentos del proceso, así:
*2017500001243* Al responder por favor cítese este número
Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017
67
CONVOCATORIA- BORRADOR DE PLIEGO DE CONDICIONES.
PLAZO MÍNIMO: 5 DÍAS HÁBILES DESDE SU PUBLICACIÓN
1. Creación del proceso en Secop II.
2. Creación del pliego borrador electrónico que es un formulario con información
general, configuración, cuestionario, evaluación, documentos del proceso y
documentos de la oferta, que deben diligenciarse completamente, conforme a
al instructivo definido por Colombia Compra Eficiente.
3. En esta etapa se deben cargar al proceso los demás documentos que estén
relacionados con el proceso, aun cuando sean de conocimiento exclusivo de
la entidad, caso en el cual se cargarán en “Documentos Internos”, para
garantizar la integralidad de la información del proceso.
4. Una vez diligenciado el módulo de información general, el sistema valida la
información y evalúa si existe algún acuerdo marco u otro instrumento de
agregación de demanda disponible para adquirir los bienes y servicios, caso
en el cual muestra un aviso.
5. La entidad revisará la tienda virtual para conocer las condiciones del proceso y
en caso de ser más conveniente, se cancelará la creación del proceso para ir a
la tienda virtual.
6. En caso de que no sea más conveniente, se debe cerrar y continuar con el
diligenciamiento de los demás módulos: configuración, cuestionario,
evaluación, documentos del proceso y documentos de la oferta.
7. Se configurará la subasta de prueba para que tanto los funcionarios de la
entidad, como los oferentes puedan practicar el uso de la herramienta
electrónica antes de la fecha de la subasta real
8. En la sección cuestionario, se deben diligenciar dos módulos: i) sobre
requisitos habilitantes y técnicos; y ii) sobre económico, en este último se
debe indicar el presupuesto oficial.
9. Cumplidos los anteriores requisitos se debe proceder a publicar el “Pliego
Borrador”.
10. Durante este plazo de cinco días, mínimo, que debe tener la publicación de la
convocatoria, estudios previos, estudios del sector, ficha técnica y proyecto de
pliego de condiciones, se habilita el área de trabajo que permite durante el
resto del proceso: i) Ver los datos consignados, como detalle del proceso; ii)
Conocer la lista de ofertas; iii) Acceder a la subasta electrónica que se
habilita a partir de la apertura del sobre económico. Permite configurar la
subasta; iv) Elaborar y conocer los informes del proceso de selección; v)
acceder alcontrato, vi) Recibir y responder observaciones al borrador de
pliego de condiciones, así como a los pliegos definitivos y desde allí mismo se
responden; vii) Recibir y responder mensajes de los proponentes o
interesados; viii) Realizar modificaciones/adendas al borrador de pliegos,
así como a los pliegos definitivos; ix) Registrar otros eventos del proceso.
*2017500001243* Al responder por favor cítese este número
Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017
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11. Las observaciones realizadas se responderán mediante documento anexo
suscrito por el competente.
12. Vencido el plazo de publicación del borrador de pliegos, se debe finalizar la
etapa de planeación cuando el cronómetro esté en cero.
PLIEGOS DEFINITIVOS
PLAZO MÍNIMO 5 DÍAS HÁBILES DESDE SU PUBLICACIÓN
13. Antes de publicar el pliego definitivo es posible editar cualquiera de las
secciones del borrador de pliego.
14. Cuando el pliego esté ajustado debe publicarse, para lo cual debe estar
elaborado el acto administrativo de apertura.
15. Realizada la publicación inicia el conteo del plazo y se habilita la presentación
de ofertas, presentación que será exclusivamente a través de la plataforma
Secop II.
16. Durante este período pueden responderse observaciones y elaborarse
adendas o modificaciones al pliego en los módulos correspondientes.
17. Tipos de modificación: i) Editar información general: permite modificar
cronograma y la limitación de Mypime; ii) Editar configuración: permite
cambiar el valor estimado del proceso, las garantías, anticipos, y las fechas de
la subasta electrónica; iii) Editar cuestionario: permite modificar los
requisitos solicitados a los oferentes y la oferta económica configurada; iv)
Editar documentos del proceso: permite actualizar los documentos
complementarios del pliego; iv) Justificación de la modificación: se debe
diligenciar la justificación de la adenda, teniendo en cuenta que esta
información es pública.
18. Publicados estos documentos la plataforma Secop II habilita la presentación
de ofertas.
19. El oferente al diligenciar la entrega de la propuesta debe tener en cuenta que
para esta modalidad se deben diligenciar dos módulos: i) sobre requisitos
habilitantes y técnicos; y ii) sobre económico.
APERTURA Y EVALUACIÓN DE OFERTAS
PLAZO MÍNIMO 7 DÍAS O SEGÚN COMPLEJIDAD
20. Vencido el plazo para la presentación de las ofertas se debe publicar el acta
de cierre que se genera automáticamente.
21. El sistema permite acceso a la “Apertura de Ofertas”, pero en esta etapa sólo
permite abrir el sobre habilitante y técnico.
22. Si no se presentaron ofertas, se debe elaborar y firmar por el delegado para la
contratación, el acto administrativo que declare desierto el proceso, y a través
de la plataforma se crea la declaratoria de desierta, se comunica y se cancela
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Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017
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el proceso de contratación. Si se presentaron ofertas, se continúa.
23. Los integrantes del Comité Evaluador del Proceso procederán a evaluar los
requisitos habilitantes y técnicos del proceso, de acuerdo con el pliego de
condiciones.
24. Durante esta evaluación, a través de mensajes, se puede solicitar a los
proponentes subsanar requisitos habilitantes o aclarar el contenido de la
oferta a través de mensajes.
25. El proveedor debe responder el mensaje y presentar los documentos soporte.
Descargue los documentos adicionales presentados y haga clic en “Agregar
documentos a la oferta”, para que queden incorporados en la oferta del
Proveedor.
26. En el módulo “informes” se creará el documento de “informe de habilitación de
los oferentes”, donde se dejará constancia en el acta de evaluación de los
proponentes rechazados, los inhabilitados y los proponentes habilitados.
27. De este informe se dará traslado a los oferentes por un plazo mínimo de tres
días hábiles, dentro de los cuales los oferentes podrán enviar observaciones
al informe de habilitación o subsanar requisitos habilitantes.
28. Las observaciones se responderán a través documentos escaneados,
suscritos por los integrantes del comité evaluador.
29. Vencido el plazo para subsanar requisitos habilitantes, y respondidas las
observaciones a través del módulo “área de trabajo” del Secop II, el Comité
Evaluador del proceso elaborará el informe definitivo de oferentes habilitados,
con base en el cual se habilitarán o excluirán, según el caso, las ofertas.
30. La exclusión debe justificarse en la plataforma, con los mismos argumentos
contenidos en el informe del Comité Evaluador.
31. El Secop II permitirá la apertura del sobre económico, únicamente de las
ofertas habilitadas a través del segmento “abrir sobres”.
32. Abiertos los sobres, se puede realizar la configuración de la subasta con la
siguiente información: i) Id subasta, ii) Proceso de contratación; iii) fecha y
hora de inicio; iv) fecha y hora de fin; v) tipo de subasta; vi) Versión de la
subasta. Por lote o por lista, vii) Configurar tiempo extra, viii) Mostrar nombre
de los proponentes: se recomienda seleccionar NO, para que Secop II les
asigne una identificación que le permita diferenciarlos, pero oculta entre
competidores, para garantizar mayor transparencia dentro del proceso.
33. Si sólo un oferente resultare habilitado se le podrá adjudicar el contrato, si el
valor de la oferta es igual o inferior a la disponibilidad presupuestal para el
contrato, caso en el cual no hay lugar a la subasta inversa y se cancelará la
subasta en el Secop II
34. La subasta inicia de forma automática en la fecha y hora programada por la
Contraloría General de Antioquia, y acorde a la comunicada en el cronograma
y demás documentos del proceso.
35. La subasta se lleva a cabo sin intervención de la Contraloría General de
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Antioquia, no obstante por lo menos el funcionario de la Subdirección
Operativa, encargado del proceso, estará atento a cualquier dificultad que
pueda presentarse y a los mensajes enviados por el Secop II y los
interesados, a través del “Chat” que tiene la plataforma.
36. Si se presentan inconvenientes que impliquen la suspensión de la subasta, el
funcionario de la subdirección operativa, previa autorización del delegado de
la contratación respectiva, suspenderá la subasta y establecerá la fecha y
hora en que se reanudará.
37. Cuando se vence el plazo establecido para la subasta, el sistema no permite
seguir enviando lances.
38. Terminada la subasta se habilita la generación de informes, para publicar el
informe de la subasta y luego adjudicar el proceso.
39. Para la adjudicación, se debe tener el documento previamente elaborado y
firmado por el delegado para la contratación respectiva; con este documento,
se procede a realizar la adjudicación mediante segmento “Crear
Informe/Generar oferta”.
3.17.3 .3 . COMPRA POR CATÁLOGO DERI VADO DE LA CELEBRACI ÓN DE AC UERDOS MARCO
Los acuerdos marco son instrumentos de agregación de demanda que son
negociados a través de una operación principal por Colombia Compra Eficiente,
para que las entidades públicas, al realizar la operación secundaria, acorde a sus
necesidades y condiciones, puedan obtener ventajas económicas derivadas de la
economía en escala, en la adquisición de bienes y servicios de condiciones técnicas
uniformes y de común utilización.
La Contraloría General de Antioquia, siempre que requiera de la adquisición de
bienes y servicios de condiciones técnicas uniformes y de común utilización,
verificará previamente la existencia de acuerdo marco vigente, y de existir, analizará
la pertinencia de adquirir a través de este medio en relación con las otras opciones
viables, teniendo en cuenta que en los precios predefinidos por Colombia Compra
Eficiente no se han tenido en cuenta los gravámenes aplicables a la entidad para la
contratación respectiva, y que éstos incrementarán el valor ofertado a través de la
Tienda virtual1. De la decisión adoptada y los elementos considerados para el
1 La Guía de Términos y condiciones de uso de la TVEC, estable en la normativa y reglas aplicables Aparte VI,
Literal g): “Las Entidades Compradoras son responsables de incluir en la solicitud de cotización y en la solicitud de compra los gravámenes (estampillas), impuestos, tasas y contribuciones del orden territorial distintos a los impuestos nacionales a los que están sujetos sus Procesos de Contratación. Si la Entidad
Compradora no incluye los gravámenes (estampillas) impuestos, tasas y contribuciones del orden territorial en la solicitud de cotización y en la solicitud de compra, debe adicionar la Orden de Compra con el valor correspondiente, pues de lo contrario incu mple los Términos y Condiciones de Uso. Si la Entidad Compradora
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Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017
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efecto, se dejará constancia en los estudios previos y/o en el documento de
estudios del sector.
En los casos en que resulte más ventajoso para la Contraloría General de Antioquia
adquirir a través del Acuerdo Marco de Precios, una vez se encuentren elaborados
los estudios previos, la ficha técnica y los estudios del sector, y la adquisición haya
sido aprobada por el Comité de Adquisiciones, se asignará el proceso a un
funcionario del nivel profesional o técnico de la Subdirección Operativa, para que
gestione la operación secundaria en la tienda virtual de Colombia Compra Eficiente,
de acuerdo con el trámite que para cada acuerdo marco esté establecido, teniendo
en consideración los siguientes pasos comunes
SOLICITUD DE INFORMACIÓN
PLAZO MÍNIMO Según cada Acuerdo Marco de Precios (aprox.
7 días hábiles)
1. Ingreso a la tienda virtual, descargue y lectura del Acuerdo Marco de Precios
con sus documentos anexos y formatos.
2. Solicitud de la información necesaria para elaborar correctamente la solicitud
de cotización, o el estudio de mercado según sea el caso, para lo cual
previamente debe verificarse si existe un formato pre establecido por
Colombia Compra Eficiente.
3. El funcionario responsable cargará el sistema con la información contenida en
los estudios previos y demás documentos del proceso, y en caso de duda
deberá dejar constancia escrita de la solicitud de aclaración al responsable de
la elaboración de los estudios previos, con el previo visto bueno del delegado
para la respectiva contratación.
4. Los proveedores tienen un plazo definido en cada acuerdo, para dar respuesta
a la entidad a la solicitud de cotización.
5. A través del segmento “crear evento” se ingresa el número de la plantilla de
solicitud de información.
6. En los casos en que se requiera solicitar cotización, se debe diligenciar el
“simulador para estructurar la compra” en su versión actualizada y
diligenciar la información relativa a: i) Dirección de entrega de facturación; ii)
datos adjuntos; iii) Estudios y documentos previos; iv) Gravámenes
adicionales; v) Artículos del carro; vi) presupuesto que soporta la compra; vii)
cadena de aprobación.
7. En el segmento “Gravámenes Adicionales” es necesario incluir todos los
no realiza los ajustes durante la vigencia de la Orden de Compra, debe hacerlos durante la liquidación de la misma, utilizando el trámite que corresponda. Si la Entidad Compradora no incluye el valor de las estampillas, impuestos, tasas y contribuciones del orden territorial, en la solicitud de cotización y en la
solicitud de compra y tampoco adiciona la Orden de Compra, Colombia Compra Eficiente está autorizada a suspender el registro de la Entidad Compradora en la Tienda Virtual del Estado Colombiano hasta que modifique la Orden de Compra y pague el valor correspondiente.”
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gravámenes aplicables para la Contraloría General de Antioquia en la compra
requerida, so pena de que Colombia Compra Eficiente suspenda el registro
hasta tanto se incluyan. Debe revisarse en cada acuerdo marco, si se han
tenido en cuenta algunos gravámenes como el IVA, para que no se carguen
doblemente.
8. Una vez se diligencien todas las pestañas y espacios que exige el simulador,
debe generarse el resumen, que es un archivo CSV.
9. La solicitud de cotización debe generarse para los proveedores de la región de
cobertura, según cada acuerdo marco.
10. Antes de enviar la solicitud de compra, se deben validar los siguientes
campos: fecha de vencimiento de la orden de compra, valor total de la solicitud
de compra, número del CDP, Archivos que respaldan la contratación, aceptar
términos y condiciones.
11. A través del segmento “envío del evento de producción” se finaliza la
solicitud de cotización y se remite a los proveedores.
12. El aplicativo “Mensajes”de la tienda virtual es el único medio aceptado para
recibir y responder las inquietudes que tengan los proveedores para la
elaboración de la cotización.
13. Si la Contraloría General de Antioquia decide terminar el proceso, a través del
aplicativo“mensajes” se informará justificando el porqué de la terminación,
adjuntando el respectivo documento, suscrito por el ordenador del gasto
correspondiente.
14. Una vez enviada la solicitud de cotización, es posible editarla, caso en el cual
el sistema generará una nueva versión al número de la cotización,
adicionando una letra y este será el que se tendrá en cuenta para consultas y
para culminar el proceso. Se debe comunicar a los oferentes el cambio a
través de mensaje.
15. Los proveedores dentro del término establecido en el acuerdo marco, podrán
enviar la cotización.
16. El evento puede terminarse antes del plazo establecido si todos los
proveedores han enviado cotización, y si la Contraloría General de Antioquia
ha enviado mensaje a todos los proveedores solicitando confirmación de que
esas cotizaciones son definitivas, y se ha recibido respuesta afirmativa de
todos.
ANÁLISIS DE COTIZACIONES
TIEMPO ESTIMADO Según cada Acuerdo Marco (Aprox. 8 días
hábiles)
17. Finalizado el evento de cotización se pueden ver todas las cotizaciones
18. El análisis de las cotizaciones debe incluir: i)la revisión de que todos los
elementos de solicitud de cotización fueron tenido en cuenta por el proveedor.
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En caso de alteración se debe comunicar a Colombia Compra Eficiente; ii) que
el proveedor haya cotizado por debajo de sus precios techo, según cada
acuerdo; iii) En caso de presentarse inconsistencias de la cotización entre los
valores del Excel y los de la Tienda virtual del Estado Colombiano, prevalece
la Cotización presentada en esta última; en ese sentido la Contraloría General
de Antioquia debe solicitar al proveedor ajustar los valores del Excel de
acuerdo a los valores de la Cotización presentados en la plataforma.
19. Se debe elegir la cotización que incluya la totalidad de los requerimientos y
haya cotizado en el menor valor total.
20. La cotización de menor valor se “agregará al carrito” haciendo clic sobre el
nombre de la respuesta del proveedor seleccionado, luego en “Adjudicar
todos los artículos”, para lo cual se debe contar con acto administrativo de
adjudicación, firmado por el ordenador para la contratación respectiva y
anexarlo.
3.17.4 . MÍ NI MA CUANTÍ A
Se podrá acceder a esta modalidad, siempre que los bienes y/o servicios requeridos
sean iguales o superiores a un salario mínimo mensual legal vigente y nunca
superior a 28 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV), para lo cual
se evaluará la posibilidad de adquirir los bienes y/o servicios a través de compra en
gran almacén o grandes superficies, y si los precios allí ofertados, más los
impuestos, tasas y contribuciones aplicables a la contratación respectiva, son más
favorables para la entidad, se contratará a través de la tienda virtual. En caso
contrario se aplicará el procedimiento de mínima cuantía.
3.17.4 .1 . COMPRA EN TI ENDA VI RTUAL – GRAN ALMACÉN
Elaborados los estudios previos y demás documentos técnicos necesarios y
aprobados por el Comité de Contratación, en caso de que por la cuantía lo amerite,
la documentación pasa a la Subdirección Operativa, donde un funcionario del nivel
técnico, profesional o contralor auxiliar verificará nuevamente que los precios del
catálogo de bienes ofrecen ventajas económicas a la Contraloría General de
Antioquia, sin afectar la calidad de los bienes o servicios requeridos, y que los
mismos se encuentran disponibles en la ciudad donde se requiera el bien o servicio.
Cumplido lo anterior, un funcionario del nivel asistencial, técnico, profesional o
contralor auxiliar procederá a alimentar la plataforma conforme a la información
contenida en los documentos del proceso, así:
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SOLICITUD DE INFORMACIÓN
PLAZO MÍNIMO Según cada Acuerdo Marco de Precios (aprox.
7 días hábiles)
1. Ingreso a la Tienda virtual.
2. Una vez identificados los productos y el proveedor se debe ingresar la cantidad
que desea adquirir y agregar los productos al carrito de compras. Estos dos
pasos se deben repetir por la totalidad de los productos que se desea a adquirir,
teniendo en cuenta que una orden de compra solo puede contener los productos
de un proveedor.
3. Una vez se complete el carrito de compras, el comprador da clic sobre el carrito
e ingresa a revisar los productos y a diligenciar la solicitud de compra.
4. Realizado lo anterior se procede por la plataforma de la Tienda virtual a realizar
la orden de compra.
5. En caso de no encontrar los productos en el catálogo: i) Se debe solicitar la
inclusión de nuevos productos en el formato establecido para
ello. https://www.colombiacompra.gov.co/tienda-virtual-del-estado-colombiano/
gran-almacen/bienes-de-grandes-superficies; ii) crear el evento de solicitud de
inclusión en la TVEC; iii) Análisis de las respuestas de los grandes almacenes;
iv) Una vez recibidas las respuestas comparadas. Las respuestas se pueden
consultar en el correo electrónico o a través de la Tienda virtual del Estado
Colombiano en el menú superior en la pestaña de “cotización.
6. En el segmento “Gravámenes Adicionales”es necesario incluir todos los
gravámenes aplicables para la Contraloría General de Antioquia en la compra
requerida, so pena de que Colombia Compra Eficiente suspenda el registro
hasta tanto se incluyan. Debe revisarse en EL CATÁLOGO, si se ha tenido en
cuenta el IVA y adicionar a la orden de compra el gravamen adicional como un
ítem del carrito.
ANÁLISIS DE COTIZACIONES
TEIMPO ESTIMADO Según cada Acuerdo Marco (Aprox. 8 días
hábiles)
7. Definido el gran almacén que en la tienda virtual oferte los bienes y servicios
más económicos y antes de enviar la solicitud de compra, se deben validar los
siguientes campos: Fecha de vencimiento de la Orden de Compra, Valor total de
la Solicitud de compra que incluya el IVA y los gravámenes adicionales, CDP,
estudios previos y demás archivos que respaldan la contratación, aceptar
términos y condiciones.
8. Si la Contraloría General de Antioquia decide terminar el proceso, a través del
aplicativo: “mensajes” se informará, justificando el porqué de la terminación.
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Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017
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9. Una vez enviada la solicitud de cotización, es posible editarla, caso en el cual el
sistema generará una nueva versión al número de la cotización, adicionando
una letra y este será el que se tendrá en cuenta para consultas y para culminar el
proceso.
10. El análisis de las cotizaciones debe incluir: i) la revisión de que todos los
elementos de solicitud de cotización fueron tenido en cuenta por el proveedor.
En caso de alteración se debe comunicar a Colombia Compra Eficiente; ii) que
el proveedor haya cotizado por debajo de sus precios techo, según cada
acuerdo
11. Se debe elegir la cotización que incluya la totalidad de los requerimientos y haya
cotizado en el menor valor total.
12. La cotización de menor valor se “agregará al carrito” haciendo clic sobre el
nombre de la respuesta del proveedor seleccionado, luego en “Adjudicar todos
los artículos”, para lo cual se debe contar con el formato respectivo firmado por
el ordenador del gasto delegado para la contratación respectiva.
3.17.4 .2 . MÍ NIMA CUANTÍ A
Procede cuando los bienes, obras o servicios requeridos, no superan, en el caso
concreto de la Contraloría General de Antioquia, el valor correspondiente a 28
salarios mínimos legales mensuales vigentes. La oferta más favorable se definirá
teniendo en cuenta únicamente el factor precio y siempre que no resulte posible o
favorable para la entidad la compra en gran almacén o acuerdo marco de precios.
La mínima cuantía es un procedimiento abreviado, que igualmente debe ser
planeado, presupuestado y debe permitir los derechos de defensa y contradicción.
Elaborados los estudios previos y demás documentos técnicos necesarios y
aprobados por el Comité de Adquisiciones, en caso de que la cuantía lo amerite, la
documentación pasa a la Subdirección Operativa donde un funcionario del nivel
técnico, profesional o contralor auxiliar verificará nuevamente que los precios del
catálogo de bienes no ofrecen ventajas económicas a la Contraloría General de
Antioquia, sin afectar la calidad de los bienes o servicios requeridos, procederá a
alimentar la plataforma conforme a la información contenida en los documentos del
proceso, así:
PLIEGO DE CONDICIONES ELECTRÓNICO O INVITACIÓN.
PLAZO MÍNIMO: 2 DÍAS HÁBILES DESDE SU PUBLICACIÓN
1. Creación del proceso en Secop II.
2. Creación del pliego borrador electrónico que es un formulario con información
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general, configuración, cuestionario, evaluación, documentos del proceso y
documentos de la oferta.
3. En esta etapa se deben cargar al proceso los demás documentos que estén
relacionados con el mismo, aun cuando sean de conocimiento exclusivo de la
entidad, caso en el cual se cargarán en “Documentos Internos”, para
garantizar la integralidad de la información del proceso.
4. Una vez diligenciado el módulo de información general, el sistema valida la
información y evalúa si existe algún acuerdo marco u otro instrumento de
agregación de demanda disponible para adquirir los bienes y servicios, caso
en el cual muestra un aviso.
5. La entidad revisará la Tienda virtual para conocer las condiciones del proceso
y en caso de ser más conveniente se cancelará la creación del proceso para ir
a la tienda virtual.
6. En caso de que no sea más conveniente, se debe cerrar y continuar con el
diligenciamiento de los demás módulos: configuración, cuestionario,
evaluación, documentos del proceso y documentos de la oferta.
7. Cumplidos los anteriores requisitos se debe proceder a publicar el “Pliego de
Condiciones Electrónico” o invitación, junto con los estudios previos, estudios
del sector y demás documentos que sustenten el pliego, por lo menos por un
(1) día hábil.
8. Durante este plazo de un (1) día hábil, mínimo, que debe tener la publicación
del “Pliego de Condiciones Electrónico” o invitación, se habilita el Área de
trabajo del Proceso que permite: i) Ver los datos consignados, como Detalle
del Proceso; ii) Cronómetro: indica el tiempo en días, horas, minutos y
segundos para la presentación de ofertas. iii) Línea de tiempo:
representación gráfica de la fase del proceso; iv) conocer la Lista de Ofertas;
iv) Observaciones a la invitación y desde allí mismo se responden; v) recibir y
responder Mensajes de los proponentes o interesados; vi) realizar
Modificaciones/Adendas, así como a los pliegos definitivos; vii) Registrar
otros eventos del proceso.
9. Durante este plazo de publicación los interesados pueden presentar
observaciones o sus ofertas, a través del módulo respectivo.
10. Las observaciones recibidas se responderán mediante documento anexo
suscrito por el competente, salvo que la respuesta remita a los documentos o
a Colombia Compra Eficiente, lo cual podrá ser respondido por el operador del
proceso en la Subdirección Operativa. A esta información podrá accederse en
el segmento observaciones.
11. Vencido el plazo de publicación del “Pliego de Condiciones Electrónico” o
invitación y llegado el momento de cierre, se habilita la apertura de las
ofertas.
*2017500001243* Al responder por favor cítese este número
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APERTURA Y EVALUACIÓN DE OFERTAS
PLAZO MÍNIMO 3DÍAS O SEGÚN COMPLEJIDAD
12. Vencido el plazo para la presentación de las ofertas, si no se recibieron ofertas
o los oferentes no resultan habilitados, se podrá declarar desierto el proceso
mediante la publicación del acto administrativo suscrito por el delegado para la
contratación respectiva.
13. se procede a la “Apertura de Ofertas” a través de la plataforma Secop II.
14. La plataforma automáticamente crea el análisis y muestra la mejor oferta
económica presentada, y en el segmento Ver Detalle se puede observar el
análisis completo, el cual se descarga en Excel y se finaliza el análisis.
15. La oferta se observa completa en tres secciones, así: i) Información general; ii)
Cuestionario; y iii) Anexos.
16. El comité evaluador debe verificar que la oferta más económica cumpla con
los requisitos habilitantes.
17. Si la oferta más económica no cumple con todos los requisitos, se revisa la
oferta con el segundo precio más bajo y así sucesivamente.
18. Es posible solicitar aclaraciones a los proponentes a través de mensajes. Los
documentos adjuntos con posterioridad se identifican en la plataforma como
“subsanación de documentos”.
19. El Comité Evaluador elaborará el informe de evaluación con el formato
respectivo, y este será publicado a través del segmento “informes”, junto con
las ofertas.
20. Del informe de evaluación publicado se da traslado por un (1) día hábil para
que los interesados puedan realizar observaciones al mismo.
21. En la sección informes se pueden consultar todas observaciones recibidas, y
las mismas serán respondidas mediante documento anexo, elaborado y
suscrito por el Comité Evaluador.
22. Con todas las observaciones absueltas se ingresa a la sección “informes del
proceso de selección”, y por cada proveedor deberá diligenciarse en la
plataforma la siguiente información, con fundamento en el informe de
evaluación elaborado por el Comité Evaluador: i) Posición del proveedor; ii)
puntaje; iii) resultado; iv) selección.
23. En el segmento selección se debe publicar la aceptación de la oferta suscrita
por el Delegado para la contratación respectiva.
24. El SECOP II elabora automáticamente el contrato electrónico.
3.17.5 . CONTRATACI ÓN DI RECTA
Procede, independientemente del monto de la contratación, para la adquisición de
bienes o servicios, cuando se enmarca en una de las causales taxativamente
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contenidas en el numeral 4 del Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, de los cuales son
de mayor uso en la Contraloría General de Antioquia, los siguientes:
•No aplica a los contratos de obra, suministro, prestación de servicios de
evaluación de conformidad respecto de las normas o reglamentos técnicos,
encargos fiduciarios y fiducia pública cuando las instituciones de educación
superior públicas o las sociedades de economía mixta con participación
mayoritaria del Estado, o las personas jurídicas sin ánimo de lucro conformadas
por la asociación de entidades públicas, o las federaciones de entidades
territoriales sean las ejecutoras
Contratos interadministrativos
•Para su contratación se tendrá en cuenta la definición contenida en el Decreto
Ley 591 de 1991 y demás normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o
sustituyan
Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas
•Cuando existe solamente una persona que puede proveer el bien o el servicio por
ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o
por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional. Estas circunstancias deben
constar en el estudio previo que soporta la contratación.
Cuando no exista pluralidad de oferentes
•En los estudios previos debe acreditarse la forma en que se verificó la idoneidad y
experiencia del contratista, y anexarse al expediente la correspondiente
evidencia.
Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión
•En los estudios previos debe dejarse constancia del porqué sólo puede
encomendarse el trabajo artístico a esa persona.
Ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales
*2017500001243* Al responder por favor cítese este número
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3.17.5 .1 . PROCEDIMIENTO GENERAL PARA CONTRATACI ÓN DI RECTA
Este procedimiento aplica además cuando se requiere suscribir convenio cuando el
objeto requerido corresponde a actividades artísticas, culturales, deportivas y de
promoción de la diversidad étnica colombiana, que sólo pueden desarrollar
determinadas personas, condición que debe justificarse en los estudios y
documentos previos o cuando no existe sino una entidad con la cual puede
suscribirse.
Elaborados los estudios previos y demás documentos técnicos necesarios,
conforme a los acápites precedentes y aprobados por el Comité de Contratación, en
caso de que por la cuantía lo amerite, la documentación pasa a la Subdirección
Operativa, donde un funcionario del nivel técnico, profesional o contralor auxiliar
elaborará el proyecto de acto administrativo que justifica la contratación directa,
para la firma del delegado para la contratación respectiva. Con estos documentos
firmados un funcionario del nivel asistencial, técnico, profesional o contralor auxiliar,
procederá a alimentar la plataforma conforme a la información contenida en los
documentos del proceso, así:
•En el documento de estudios previos debe dejarse constancia de: i) haber
verificado las condiciones del mercado inmobiliario en la ciudad en la que se
requiere el inmueble; y ii) analizar y comparar las condiciones de los bienes
inmuebles que satisfacen las necesidades identificadas y las opciones de
arrendamiento, análisis que deberá tener en cuenta los principios y objetivos
del sistema de compra y contratación pública.
Arrendamiento de inmuebles
•Para el efecto, deben constar con los estudios previos: i) Avalúo realizado por
una institución especializada al bien o los bienes inmuebles identificados que
satisfagan las necesidades que tiene la entidad estatal; ii) Analizar y
comparar las condiciones de los bienes inmuebles que satisfacen las ne-
cesidades identificadas y las opciones de adquisición, análisis que deberá
tener en cuenta los principios y objetivos del sistema de compras y
contratación pública. Si la Contraloría decide hacer parte de un proyecto
inmobiliario para adquirir el bien inmueble que satisfaga la necesidad que ha
identificado, no requiere el avalúo.
Adquisición de inmuebles.
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Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017
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PLIEGOS DEFINITIVOS - INVITACIÓN.
PLAZO MÍNIMO: 2 DÍAS HÁBILES DESDE SU PUBLICACIÓN
1. Creación del proceso en Secop II
2. Es un formulario con información general, configuración, cuestionario,
evaluación, documentos del proceso, invitación y documentos de la oferta.
3. En esta etapa se deben cargar al proceso los demás documentos que estén
relacionados con el mismo, aun cuando sean de conocimiento exclusivo de la
entidad, caso en el cual se cargarán en “Documentos Internos” para garantizar
la integralidad de la información del proceso.
4. Una vez diligenciado el módulo de información general, el sistema valida la
información y evalúa si existe algún acuerdo marco u otro instrumento de
agregación de demanda disponible para adquirir los bienes y servicios, caso
en el cual muestra un aviso.
5. Se dejará constancia de las ventajas que ofrece la contratación directa,
mediante documento suscrito por el delegado para la contratación respectiva.
6. El módulo invitación permite realizarla de forma i) automática: caso en el
cual la plataforma la remite a los proveedores que tengan entre sus áreas de
interés el Código del Clasificador de Bienes y Servicios correspondiente al
proceso; de esta opción se hará uso cuando no se tenga acreditada la
idoneidad y experiencia de una persona en particular para el bien o servicio
requerido, de lo cual se dejará constancia en los estudios previos; oii)
manual: caso en el cual se dirige al proponente inscrito en el SECOP II
elegido, que se encuentre clasificado con el código UNSPSC para el
suministro del bien o servicio.
7. Cumplidos los anteriores requisitos se debe proceder a publicar, con lo cual se
hace público y abierto para la presentación de observaciones.
8. Esta etapa culmina cuando el proveedor acepta la transacción en la
plataforma.
3.18 CONVENI OS
De acuerdo con la guía para la contratación entre entidades privadas sin ánimo de
lucro y de reconocida idoneidad, elaborada por Colombia Compra Eficiente, en
virtud del mandato consignado en el Decreto 092 de 2017, esta reglamentación
aplicará, para:
i) Los convenios que se suscriban con entidades sin ánimo de lucro para
impulsar programas y actividades de interés público acordes con los
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Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017
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respectivos planes de desarrollo, según lo dispuesto en el Artículo 355 de la
Constitución Política; y
ii) Los convenios de asociación suscritos entre entidades públicas en virtud de
lo establecido en el Artículo 95 de la Ley 498 de 1998, para la cooperación en
el cumplimiento de las funciones que les corresponden, o para prestar
conjuntamente servicios a su cargo.
Quedan exentos de todo este trámite los convenios que no requieran recursos
específicos para su ejecución, es decir, aquellos que se pactan en especie y se
ejecutan dentro del giro ordinario de actividades de la Contraloría General de
Antioquia y de la entidad asociada.
3.18.1 . FUNDAMENTACI ÓN
Este tipo de convenios debe sustentarse siempre teniendo en cuenta:
3.18.1 .1 . ARTÍ CULO 355
En el caso de los convenios con entidades sin ánimo de lucro para impulsar
programas y actividades de interés público, acordes con los respectivos planes de
desarrollo, en virtud de lo dispuesto en el Artículo 355 superior, debe tenerse en
cuenta:
1. Cuando hay correspondencia directa de la entidad privada sin ánimo de lucro y
de reconocida idoneidad, con programas y actividades de interés público,
previstos en el Plan Nacional o Seccional de Desarrollo, relacionados con la
promoción de derechos de los menos favorecidos, específicamente en las
siguientes materias: i) la promoción de los derechos de personas en situación de
debilidad manifiesta o indefensión; ii) los derechos de las minorías; iii) el derecho
a la educación; iv) el derecho a la paz; iv) las manifestaciones artísticas,
culturales, deportivas y de promoción de la diversidad étnica colombiana.
2. No puede existir relación conmutativa de las obligaciones y, en consecuencia, la
Contraloría General de Antioquia no puede instruir a la entidad privada sin ánimo
de lucro para desarrollar los programas o actividades previstas, puesto que se
trata de un instrumento de política pública diferente a la contratación.
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3. No hay oferta en el mercado distinta a la de las entidades privadas sin ánimo de
lucro, o hay oferta pero genera mayor valor contratar con la entidad sin ánimo de
lucro.
4. Para acreditar la idoneidad de la entidad privada sin ánimo de lucro debe existir
correspondencia del objeto de la entidad privada sin ánimo de lucro y el
programa o actividad prevista en el plan de desarrollo o plan estratégico.
5. Se debe verificar previamente que la entidad privada sin ánimo de lucho tiene el
personal con el perfil adecuado para cumplir con el programa o actividad a
desarrollar.
6. Es necesario valorar la complejidad de la actividad requerida para definir una
experiencia proporcional.
7. Acorde con la complejidad del proyecto o actividad, es necesario establecer la
estructura organizacional requerida para el efecto ; en los estudios previos se
dejará constancia de aspectos tales como: i) gobierno corporativo; ii) estados
financieros; iii) política documentada de conflictos de interés; iv) política de
manejo de riesgos operativos y archivo de documentos; v) política documentada
de compensación de administradores y miembros de junta.
8. La entidad sin ánimo de lucro también debe tener un análisis proporcional de los
indicadores de la eficiencia de la organización. En virtud de ello, en los estudios
previos se dejará constancia de la elección de los indicadores en relación con la
complejidad de la necesidad, teniendo en cuenta las características del tipo de
entidad, conforme lo establece Colombia Compra Eficiente en la “Guía para la
contratación con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida
idoneidad”.
9. Adicionalmente, debe recopilarse la información disponible sobre las entidades
sin ánimo de lucro para evaluar su reputación según la metodología definida por
Colombia Compra Eficiente, para mitigar riesgos en la ejecución del proyecto, lo
que comprende además de la entidad, la revisión del personal como
administradores y miembros de junta u órgano colegiado.
3.18.1 .2 . LEY 489 DE 1998
En el caso de los convenios de asociación suscritos en virtud de lo dispuesto en la
Ley 489 de 1998, deben fundamentarse en:
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1. El principio de colaboración armónica entre los diferentes órganos del poder
público.
2. La misión y/o visión de cada entidad
3. Las normas legales que imponen a las entidades el cumplimiento de las
actividades que van a desarrollarse en forma conjunta.
4. Los planes de desarrollo, estratégicos o de acción donde se hayan definido
las acciones que van a coordinarse.
5. Ventajas que representa el convenio, como por ejemplo: dar cumplimiento a
los principios de economía, eficiencia y eficacia del servicio público, y demás
motivos que le den sentido al trabajo conjunto.
El asociado no puede tener remuneración por su actividad dentro del convenio, y los
aportes estarán destinados al desarrollo del objeto del convenio.
Los aportes deben provenir de ambas partes.
3.18.2 . DOCUMENTOS DEL PRO CESO:
Cuando se identifique que existe más de una entidad pública o sin ánimo de lucro,
para suscribir el convenio, del proceso de planeación y selección asociado, deben
resultar como mínimo los siguientes documentos:
1. Estudios Previos que incluyan: i) La descripción de la necesidad que la Entidad
estatal pretende satisfacer con el Convenio; ii) la explicación que contenga la
correspondencia entre las entidades estatales o entre la Contraloría General de
Antioquia y la entidad privada sin ánimo de lucro interesada en el Proceso de
contratación; iii)El objeto del convenio, con sus especificaciones y demás
condiciones de carácter técnico, administrativo, jurídico o financiero, necesarios
para delimitar su alcance. iv) La modalidad de selección del contratista y
sustentación de por qué la Contraloría General de Antioquia uti liza un
mecanismo especial que procede en los casos previstos en el Artículo 355 de la
Constitución Política y el Decreto 092 de 2017 o en la Ley 489 de 1998,
indicando si hay otros mecanismos para alcanzar el objetivo de política pública;
cuál es el beneficio para la entidad; cuál es la consecuencia de acudir al
mercado para contratarlo; cómo se logra la eficiencia, economía, eficacia o
manejo del riesgo, mediante el convenio; v) las obligaciones correspondientes a
cada una de las partes; vi) Criterios para seleccionar la entidad privada sin
ánimo de lucro cuando hay lugar a competencia de acuerdo con el Artículo 4 del
Decreto 092 de 2017; vii) El análisis de Riesgo y la forma de mitigarlo;
2. Análisis del sector
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3. Las ofertas presentadas cuando hay lugar a competencia, de acuerdo con el
Artículo 4 del Decreto 092 de 2017;
4. Actas del Comité Evaluador con la valoración de los criterios de calificación,
cuando se postulen varias entidades.
5. El contrato y sus modificaciones;
6. Los convenios específicos o actas de ejecución necesarias.
7. Los documentos que recojan información sobre la ejecución del programa o
actividad
8. Los demás que se expidan durante el Proceso de contratación.
3.18.3 . CONVENI OS CON ORGANI SMOS I NTERNACI ONALES
Cuando la Contraloría General de Antioquia suscriba convenios o contratos con
personas extranjeras de derecho público; o financiados con fondos de los
organismos multilaterales de crédito y entes gubernamentales extranjeros; o
financiados en el cincuenta por ciento o más con organismos de cooperación,
asistencia o ayudas internacionales, podrá ajustarse al reglamento definido por
dicho organismo, en caso contrario se aplicarán las disposiciones aplicables en el
presente capítulo, según la naturaleza del objeto contractual, la naturaleza del
organismo internacional o la cuantía.
En todo caso, se deberá publicar en el Secop II, conforme a los lineamientos que
para el efecto se defina Colombia Compra Eficiente.
3.19 APLI CACI ÓN DE DI SPOSI CI ONES Y F ORMATOS DE COLOMBI A COMPRA EFI CI ENTE
En todo caso, todo lo referente al Plan Anual de Adquisiciones, análisis del sector,
planeación de la contratación y selección, se basará en los lineamientos que para el
efecto expida Colombia Compra Eficiente. La Subdirección Operativa, diseñará
formatos internos, con fundamento en los expedidos por esta Autoridad y la
publicación correspondiente y trámite de los procesos de selección se llevará a
cabo a través de la plataforma SECOP II.
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CAPÍTULO CUARTO – ETAPA CONTRACTUAL
Esta etapa comprende el perfeccionamiento del contrato, su inicio, ejecución y
pagos; período dentro del cual es posible imponer sanciones al contratista para el
apremio al cumplimiento del contrato; no obstante, estos asuntos se tratarán en lo
relativo a la supervisión del contrato.
4.1 . EL CONTRATO
El contrato es el documento escrito y firmado por las personas competentes para el
efecto, mediante el cual la Contraloría General de Antioquia y el respectivo
contratista se obligan conforme a las estipulaciones establecidas en el mismo
documento.
En el caso de los contratos que se deriven del trámite de un proceso de selección, el
contrato lo conforman además del documento que se defina como tal, todos los
correspondientes a la etapa de planeación y de selección.
Para los casos de la mínima cuantía, como lo dispone el Decreto 1082 de 2015 en
su Artículo 2.2.1.2.1.5.2., la oferta y su aceptación constituyen el contrato.
4.2 . TI POS DE CONTRATO SEGÚN EL PLAZO
Para los efectos de las disposiciones contenidas en los capítulos siguientes, es
necesaria la diferenciación de los contratos según el plazo, es decir, de acuerdo con
el término que se fija para el cumplimiento de la obligación, el cual debe estar
claramente definido en el cuerpo del contrato, como una cláusula necesaria.
4.2 .1 . CONTRATOS DE TRACTO SUCESI VO
El contrato será de tracto sucesivo cuando su ejecución se extiende más allá de un
solo momento, a una reiteración de actos distribuidos o repetidos en el tiempo. En
estos casos la ejecución puede ser continuada cuando no hay interrupciones en el
tiempo, o periódica o escalonada cuando la obligación se cumple en intervalos
previamente definidos.
4.2 .2 . CONTRATOS DE EJECUCI ÓN I NSTANTÁNEA
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Su ejecución se cumple en un solo acto, el cual puede ser concomitante con la
suscripción del contrato o diferida, es decir, luego de su perfeccionamiento.
4.3 . CONTENI DO MÍ NI MO DEL CONTRATO
Conforme lo establece el Artículo 40 de la Ley 80 de 1993, los contratos estatales se
regularán conforme a las normas civiles, comerciales y las del estatuto contractual
para determinar las cláusulas que hacen parte de su esencia, de su naturaleza, o
accidentales, para lo cual es posible adicionar los formatos para adecuarlos a las
necesidades de cada contrato.
Como mínimo los contratos tendrán la siguiente información
- Identificación de las partes con nombre y Nit o cédula, según el caso.
- Identificación de sus representantes legales, si hay lugar a ello, con nombres,
documentos de identidad y documento de donde emana su capacidad o
competencia para contratar.
- Objeto.
- Valor y apropiación presupuestal.
- Forma de pago.
- Plazo.
- Garantías, si aplican.
- Cláusula de indemnidad, si se deriva del análisis de riesgos.
- Cláusulas excepcionales para los contratos de suministro y de prestación de
servicios.
Para los casos de la mínima cuantía y compra en tienda virtual, basta con que se
consignen las cláusulas de su esencia con la identificación de las partes y sus
representantes legales.
4.4 . CLÁUSULAS EXCEPCI ONALES
Cuando la Contraloría General de Antioquia al realizar el análisis de riesgos, lo
considere necesario, deberá pactar las cláusulas excepcionales a que se refieren
los Artículos 15, 16, 17 y 18 de la Ley 80 de 1993; esto es, interpretación unilateral,
modificación unilateral, terminación unilateral y caducidad, exclusivamente para los
contratos de obra, suministro y prestación de servicios.
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4.5 . REQUI SI TOS PARA EL P ERFECCI ONAMI ENTO
La Contraloría General de Antioquia sólo procederá a la elaboración del contrato
una vez se haya agotado la etapa de planeación y de selección, si hay lugar a esta
última, siempre y cuando consten los siguientes documentos en la plataforma:
1. Los que acrediten la capacidad o competencia del contratista.
2. Certificado de disponibilidad presupuestal
3. El registro presupuestal.
4. La constancia de que el contratista se encuentra a paz y salvo con el sistema de
seguridad social y parafiscales del contrato. Cuando esta certificación sea
expedida por revisor fiscal, deberá acompañarse de: copia de la tarjeta
profesional del revisor, certificado de la Junta Central de Contadores vigente y
cédula.
5. Los que acrediten la idoneidad y experiencia del contratista.
6. La propuesta o portafolio de servicios.
7. Certificación de cuenta bancaria.
8. Certificado de implementación del sistema de seguridad y salud en el trabajo.
9. Certificado de Registro Único Tributario expedido por la DIAN.
10. En el caso de contratos de prestación de servicios con personas naturales,
formato único de hoja de vida de la función pública y declaración de bienes y
rentas diligenciado. Así mismo debe aportar certificado médico pre-ocupacional,
cuando corresponda.
11. Cuando se trate de adquisición de bienes inmuebles: avalúo comercial,
certificados de tradición y libertad, copias auténticas de escritura y de
documento de identidad del propietario.
12. Acta de comité de adquisiciones, cuando lo requiera, aprobando la contratación.
13. Los actos administrativos que deban expedirse previamente.
Debe verificarse que la información que se aporte se encuentre vigente, según el
respectivo documento.
4.6 . REQUI SI TOS PARA LA EJECUCI ÓN
Para la ejecución del contrato el supervisor debe verificar que el expediente del
contrato se haya conformado con los documentos de planeación, de selección, y los
indicados en el punto 4.5, como Requisitos para el perfeccionamiento.
Adicionalmente, en los casos en que en el contrato se hayan exigido garantías, que
la misma se encuentre constituida y aprobada por el jefe de la oficina asesora
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jurídica. Una vez constatada esta información procederá a la elaboración y
suscripción del acta de inicio, salvo que el contrato sea de ejecución instantánea,
donde no se requerirá dicha acta.
En el evento de que alguno de los sistemas a los que deba reportar información la
Contraloría General de Antioquia, solicite datos referidos al acta de inicio de
contratos de ejecución instantánea, se ingresará la fecha correspondiente al
cumplimiento del mismo.
De acuerdo con lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, en el caso de requerirse una
contratación por urgencia manifiesta, que no permita la suscripción del contrato
escrito, se prescindirá de este y aún del acuerdo de la remuneración, pero debe
dejarse constancia escrita de la autorización impartida al contratante.
4.7 . EJECUCI ÓN DEL OBJETO CONTRACTUAL
De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 1603 del Código Civil, los contratos
deben ejecutarse de buena fe, y por consiguiente obligan no sólo a lo que en ellos
se expresa, sino a todas las cosas que emanan precisamente de la naturaleza de la
obligación, o que por ley pertenecen a ella. El supervisor ejercerá control durante la
ejecución, hasta que venza la cobertura de las pólizas o, en su defecto, hasta la
liquidación del contrato.
Cuando el contrato sea de ejecución instantánea, una vez el supervisor verifique el
cumplimiento del objeto contractual y lo documente, procederá a la elaboración del
acta de recibo a satisfacción y liquidación en un solo acto.
En los contratos de tracto sucesivo se definirán las fechas o períodos de entrega o
cumplimiento. Cuando el cumplimiento sea a demanda, en el contrato se señalará la
forma en que esta procederá.
Cuando se trate de bienes y servicios adquiridos en Gran Almacén, se entregarán
dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la colocación de la orden de compra
en los lugares donde tenga disponible el Catálogo del Gran Almacén, a menos que
la Contraloría General de Antioquia establezca un plazo mayor en la orden de
compra. No obstante lo anterior, para el primer proceso de contratación con un
proveedor, el plazo será hasta de diez (10) días hábiles después de la colocación de
la orden de compra, a menos que la Contraloría General de Antioquia establezca un
plazo mayor.
De requerirse entregas parciales en las compras en Gran Almacén, estas deben ser
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pactadas con antelación al cierre de la negociación. Si la Contraloría General de
Antioquia no manifiesta inconformidades con los bienes entregados dentro de los
cinco (5) días hábiles siguientes a la entrega, el Gran Almacén debe entender que la
Entidad Compradora recibió los bienes a satisfacción.
Cualquier error en el trámite de una orden de compra en Gran Almacén debe
reportarse al día siguiente, tanto al contratista como a Colombia Compra Eficiente.
4.8 . PAGO
Los pagos se realizarán en la forma establecida en el contrato y pueden ser:
anticipo, anticipado, pagos parciales o pago total.
4.8 .1 . REQUI SI TOS
Para el pago a contratistas, sea pago parcial o total, se requieren los siguientes
documentos:
- Factura o documento equivalente, que debe ser radicada dentro de los
plazos establecidos para cada mes de la respectiva vigencia, por la
Subdirección Operativa.
- Constancia de encontrarse al día con el sistema de seguridad social y
parafiscales del contrato. Cuando esta certificación sea expedida por revisor
fiscal, deberá acompañarse de: copia de la tarjeta profesional del revisor,
certificado de la Junta Central de Contadores vigente y cédula.
- Evidencias del cumplimiento del contrato.
- Informe de Seguimiento a la Contratación Estatal, suscrita por el supervisor
del contrato.
4.8 .2 . PROCEDI MI ENTO PARA EL PAGO
Las facturas con los documentos adjuntos, serán revisadas en la Subdirección
Operativa para verificar que se encuentren todos los documentos requeridos, y se
pasarán al respectivo supervisor dentro del día hábil siguiente.
El supervisor cuenta hasta con tres días hábiles para la elaboración del Informe de
Seguimiento a la Contratación Estatal respectivo. Si dentro de dicho plazo
considera que no puede procederse al pago, debe devolver la factura al contratista,
dejando por escrito las razones de la devolución.
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En caso de que dentro de los cinco días hábiles siguientes a la radicación de la
factura esta no se haya devuelto al contratista, se entenderá que la entidad ha
recibido a satisfacción. No obstante, el procedimiento no podrá continuarse hasta
tanto el supervisor no aporte los documentos respectivos.
Bajo condiciones excepcionales el Subdirector Operativo podrá autorizar que se
devuelva una factura después de cinco días de su recibo en la entidad, dejando por
escrito los motivos de la devolución.
La Subdirección Operativa verificará que los informes de seguimiento a la
contratación estatal se encuentren ajustados al contenido del contrato y los estudios
previos y contenga todos los entregables. En caso de que no se cumpla este
requisito, se devolverán al supervisor para que antes del vencimiento del plazo
definido en el calendario del respectivo mes, la factura pueda ser entregada a la
Subdirección Financiera.
El supervisor entregará los documentos para que la Subdirección Operativa
proceda a la ejecución en el sistema SAP y/o demás sistemas de información que
se empleen para el efecto, y pasará la factura a la Subdirección Financiera para la
causación contable, retenciones, pago y autorización del pago, conforme al
procedimiento de dicha dependencia.
Para el pago se respetará el orden de prelación, acorde con la fecha en que las
facturas sean recibidas en la Subdirección Financiera.
Las facturas se pagarán dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recibo,
salvo en el caso de las compras en Gran Almacén, cuando la entidad cuenta con
treinta (30) días contados a partir de la presentación de la factura.
La Subdirección Financiera de la Contraloría General de Antioquia verificará, previo
al pago, si el destinatario es autorretenedor o no y, una vez realizado el pago, dejará
la constancia de las retenciones realizadas.
4.8 .3 . RETENCI ONES
En la Contraloría General de Antioquia se aplican las siguientes retenciones: con las
excepciones que la norma expresamente defina para cada caso y de acuerdo con el
tipo de bien o servicio contratado y el tipo de contratista.
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RETENCIÓN PORCENTAJE FUNDAMENTO
Retención ICA La definida para cada
vigencia por el
Municipio de Medellín
La definida para cada
vigencia por el Municipio
de Medellín
Estampilla Pro Anciano
2% Ordenanza 46 de 2014
Estampilla pro-Desarrollo
0,6% Art. 262 y ss Ordenanza
62 de 2014
Estampilla pro-Hospitales Públicos
1% Art. 288 y ss Ordenanza
62 de 2014
Estampilla pro-Instituto Universitario de Envigado
0,4% Art. 312 y ss Ordenanza
62 de 2014
Estampilla pro-Politécnico
0,4% Art. 302 y ss Ordenanza
62 de 2014
Retención en IVA
15% Art. 437-2 E.T . modif,
por Art, 42 Ley 1607 de
2012
Retención en la fuente
Según el bien o
servicio
De acuerdo con la tabla
vigente para cada año
4.8 .4 . ANTI CI PO Y PAGO ANTI CI PADO
De acuerdo con lo establecido en la Ley 80 de 1993, en los contratos que suscriba la
Contraloría General de Antioquia podrá pactarse el pago con anticipo o el pago
anticipado hasta por un cincuenta por ciento (50%) del valor total del contrato.
Este pacto procede de manera excepcional cuando de acuerdo con la naturaleza
del objeto contractual y los riesgos inherente al mismo, no resulte viable exigirle al
contratista que cuente con la capacidad financiera suficiente para que no sea
necesario el otorgamiento de anticipos o pagos anticipados.
4.8 .5 . FACTURACI ÓN Y PAGO TI ENDA VI RTUAL GRAN ALMAC ÉN
La Contraloría General de Antioquia, a través del tesorero o el funcionario
responsable del área financiera, debe verificar si el Gran Almacén es auto-retenedor
y una vez realizado el pago debe remitir al Gran Almacén el respectivo certificado o
soporte de pago que indique las retenciones, si así las hizo, dentro de los 30 días
calendario siguientes al pago.
La Subdirección Financiera y la Subdirección Operativa serán responsables de
realizar el seguimiento y pago o reporte respectivo en forma oportuna, para que los
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pagos se hagan dentro de los 30 días calendario siguientes , o en su defecto se
anule el proceso de compra, de acuerdo con los lineamientos que para el efecto
establezca Colombia Compra Eficiente.
4.9 . MODI FI CACI ONES AL CONTRATO
El contrato podrá modificarse durante su vigencia, en cualquiera de sus cláusulas,
excepto en el objeto contractual o en aquellas que incidieron en la selección del
contratista. Para el efecto se expedirá un documento denominado “Otrosí”, que
debe ser requerido por alguna de las partes o el supervisor. La solicitud debe estar
fundada en hechos reales y justificada en razones de orden técnico y de
conveniencia por hechos sobrevinientes. De ninguna manera se autorizará un
“Otrosí” para validar el incumplimiento injustificado de las partes.
Cuando el Otrosí se refiera al plazo del contrato para prorrogarlo, o al valor para
adicionarlo o disminuirlo, debe solicitarse la correspondiente adecuación de la
Garantía Única de Cumplimiento, si la hay.
El otrosí debe suscribirse por las partes del contrato principal.
4.9 .1 . AUTORI ZACI ÓN PARA LA MODI FI CACI ÓN DEL CONTRATO
Cuando el contrato inicial fue llevado a Comité de Adquisiciones, la solicitud de
Otrosí también debe someterse a la misma autorización. En estos casos se deben
llevar al Comité los siguientes documentos:
i) La solicitud de otrosí.
ii) Informe de Supervisión o Interventoría, indicando el porcentaje de ejecución del
contrato y la conveniencia o inconveniencia de la solicitud, cuando sea
presentada por el contratista.
iii) CDP en caso de que la adición sea en valor.
iv) Copia del Acta de Inicio, si se trata de prórroga.
4.10. CAUSALES DE TERMI NAC I ÓN
Los contratos se terminan por el cumplimiento del objeto contractual, el vencimiento
del plazo, el agotamiento de los recursos disponibles, por mutuo acuerdo de las
partes y por las causas legales de que trata el Artículo 17 de la Ley 80 de 1993, para
la terminación unilateral.
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4.11. EXPEDI ENTES DE LA CO NTRATACI ÓN
De conformidad con lo establecido en el Artículo 3 de la Ley 1150 de 2007, en
concordancia con la Ley 527 de 1999, los expedientes de la contratación estatal de
la Contraloría General de Antioquia se llevarán por medio digital y no será necesario
un expediente físico.
Lo anterior teniendo en cuenta que la implementación del Secop II y Tienda virtual
conllevan la realización de transacciones a través de la plataforma, conforme a las
cuales el oferente no tiene que entregar documentos físicos y además con el
propósito de disminuir el consumo innecesario de papel.
A partir del 01 de enero de 2018, los expedientes del contrato serán los que estén
en la plataforma Secop II y su producción, gestión y trámite, organización,
transferencias y preservación, se llevará a cabo de acuerdo con las disposiciones
establecidas por Colombia Compra Eficiente, en coordinación con el Archivo
General de la República.
De acuerdo con las autoridades previamente referidas, el Secop II cumple con todos
los criterios de un expediente y, en consecuencia, permite crear, conformar,
organizar, controlar y consultar los expedientes de archivo del proceso de
contratación, de acuerdo con el Capítulo 111 del Acuerdo 002 de 2014 del Archivo
General de la Nación.
En el expediente digital deben constar escaneados los documentos originales que
deban ser firmados, conforme a lo establecido en el presente manual y en la Ley,
con independencia de que la información esté consignada en planillas del sistema.
*2017500001243* Al responder por favor cítese este número
Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017
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CAPÍTULO QUINTO- ETAPA POST-CONTRACTUAL
La liquidación del contrato es el acto a través del cual las partes de una relación
contractual, una vez concluida la ejecución, revisan el cumplimiento de las
obligaciones recíprocas, para determinar las acreencias pendientes, así como la
forma y plazo para ser cumplidas.
En el acta de liquidación las partes deben dejar constancia de las dificultades
presentadas durante la ejecución, para lo cual la Ley 80 de 1993 (Artículo 60) las
faculta para que se hagan los acuerdos, conciliaciones, transacciones y en general
los actos jurídicos necesarios, que les permita declararse a paz y salvo, de acuerdo
con las previsiones contractuales y la ley.
Los contratistas tienen derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo
acuerdo, y en este evento la liquidación uni lateral solo procederá en relación con los
aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo.
Una vez vencido el plazo para el cumplimiento de las obligaciones, la liquidación se
puede cobrar ejecutivamente.
5.1 . CONTRATOS QUE DEBEN LI QUI DARSE
En la Contraloría General de Antioquia se requerirá acto de liquidación sólo en los
contratos de tracto sucesivo. En los demás, la entidad definirá desde el pliego de
condiciones, si lo hubiere, o en su defecto desde el contrato, si requiere o no
liquidación, de acuerdo con la naturaleza, objeto, plazo, posibilidad de que se
presenten diferencias, etc.
5.2 . CAUSALES DE LI QUI DAC I ÓN DE LOS CONTRATOS
Procederá la liquidación del contrato, en los contratos definidos en el numeral
anterior, cuando:
i) Se termine el plazo de ejecución
ii) Cuando haya lugar a una modificación unilateral que altere el valor del
contrato en más del 20% y el contratista renuncie a continuar su ejecución.
iii) Cuando se declare la caducidad del contrato
iv) Cuando se derive la nulidad absoluta del contrato.
*2017500001243* Al responder por favor cítese este número
Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017
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5.3 . PLAZO PARA LA LI QUI DACI ÓN DEL CONTRATO
La liquidación de los contratos que celebre la Contraloría General de Antioquia se
hará de mutuo acuerdo en un plazo máximo de cuatro meses siguientes a la
terminación del contrato, salvo que en el pliego de condiciones o en el contrato se
defina un plazo diferente en razón a las particularidades y riesgos del contrato.
De no lograrse la liquidación de mutuo acuerdo dentro de este plazo, se podrá
liquidar de forma unilateral dentro de los dos meses siguientes o vencido este plazo
sin lograse la liquidación se podrá llevar a cabo dentro de los dos años siguientes
bien sea de mutuo acuerdo o en forma unilateral.
5.4 . TI POS DE LI QUI DACI ÓN
La Contraloría General de Antioquia procurará la liquidación de todos los contratos
que lo requieran, para lo cual podrá llevar a cabo uno de los siguientes mecanismos,
teniendo en cuenta lo dispuesto en el numeral anterior y que en todo caso siempre
ha de procurarse la liquidación bilateral para lo que debe constar que el contratista
fue convocado y notificado de dicha cita a la liquidación de mutuo acuerdo.
La liquidación podrá ser:
5.5 . CONTENI DO DE LA LI QUI DACI ÓN
No puede confundirse con el acta de recibo o de terminación. En el acto de
liquidación deben constar derechos a cargo o a favor de las partes resultantes de la
ejecución del contrato, indicar el estado de cumplimiento de las obligaciones y
también incluir obligaciones que surgen para las partes con ocasión de su
suscripción.
Bilateral
Liquidación de mutuo
acuerdo, sin sa lvedades
Liquidación parcial,con sa lvedades
Acta s in l iquidación,
consta que no hubo acuerdo
Unilateral
Por la CGA, previo intento de liquidación
bilateral
Judicial
A solicitud del contratante
A solicitud del contratista
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Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017
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El acta de liquidación tendrá como mínimo:
i) IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO: partes, número, objeto, fecha de inicio, plazo,
plazo de las prórrogas, fecha de terminación, otros documentos suscritos
como: otro sí, suspensión, reinicio, etc.
ii) BAL ANCE ECONÓMICO: Valor inicial, valor adiciones, valor total, relación de
facturas, pagos realizados, saldos.
iii) BAL ANCE TÉCNICO: análisis detallado de las condiciones de calidad y
oportunidad en la entrega de los bienes, obras o servicios, así como de los
entregables pactados en el contrato, si los hay y demás asuntos que se
consideren necesarios de acuerdo con el desarrollo contractual.
iv) BAL ANCE JURÍDICO: Situación de las garantías incluyendo la necesidad de
extensión de algunas, si se requiere; acuerdos, conciliaciones y
transacciones acordadas.
v) DECLARATORIAS: paz y salvo y/o salvedades
vi) FIRMA: por las partes del contrato
5.6 . SEG UI MI ENTO A L AS AC TI VI DAD ES POSTERI ORES A L A LI QUI DACI ÓN DE LOS
CONTRATOS
En la etapa de liquidación de los contratos, el supervisor del contrato deberá exigir
al contratista la ampliación de aquellos amparos de la garantía referidos a
obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la terminación del contrato.
En los contratos en los cuales se hayan estipulado garantías como estabilidad de
obra, calidad de los bienes y/o servicios, salarios y prestaciones sociales, calidad
del servicio, o exista garantía expedida por el fabricante por un período superior,
una vez vencidas las referidas garantías el supervisor deberá dejar constancia de
tal situación e informará a la Subdirección Operativa para que se proceda a realizar
el CIERRE DEL EXPEDIENTE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN.
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Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017
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CAPÍTULO SEXTO- SUPERVISIÓN E INTERV ENTORÍA
Según lo establecido en la Ley 1474 de 2011 “por la cual se dictan normas
orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de
actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública” las entidades
públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto
contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda.
6.1 . DEFI NI CI ONES.
Según lo señalado en el Artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, se instituyen las
siguientes definiciones:
6.1 .1 SUPERVI SI ÓN:
Es el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre
el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por funcionarios de la
Contraloría General de Antioquia cuando no requieren conocimientos
especializados. Para la supervisión, la entidad estatal podrá contratar personal de
apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.
6.1 .2 . I NTERVENTORÍ A
Es el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una
persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Contraloría General de
Antioquia, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado
en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No
obstante lo anterior, cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la
naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo,
técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría.
Este tipo de vigilancia y control es obligatorio para los contratos de obra pública
cuya selección obedezca a licitación pública, y en los contratos en que la
Contraloría General de Antioquia considere, de acuerdo con el nivel de complejidad
de la ejecución contractual, que requiere de conocimientos técnicos muy
especializados.
*2017500001243* Al responder por favor cítese este número
Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017
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6.1 .3 . CONCURRENCI A DE LA S UPERVI SI ÓN Y LA I NTERVENTORÍ A
Es posible que en un contrato que requiera la contratación de la interventoría, dado
su nivel de especialización, la Contraloría General de Antioquia puede conservar la
supervisión en algunos factores como el financiero, contable o jurídico, caso en el
cual se deben establecer claramente los límites y responsabilidades en uno y otro
caso.
6.2 . DESI GNACI ÓN DEL SUPERVI SOR Y DEL I NTERVENTOR
6.2 .2 . DESI GNACI ÓN DEL SUPERVI SOR
El ordenador del gasto, o el delegado para tal función, como responsable de la
ejecución del gasto y del contrato, designará el supervisor del contrato en el acto
administrativo de adjudicación, en la aceptación de la oferta o en el acto
administrativo que justifica la contratación directa, según corresponda, de acuerdo
con la modalidad de selección aplicable, teniendo en cuenta el perfi l del funcionario,
así como la carga laboral.
No se incluirá el nombre del contratista en el texto del contrato.
6.2 .3 . DESI GNACI ÓN DEL I NTERVENTOR
Cuando se considere necesario contar con un interventor, su selección se llevará a
cabo previo concurso de méritos, salvo que el contrato principal sea de mínima
cuantía, caso en el cual el interventor se elegirá a través de esta misma modalidad y
a dicho contratista se le designará un supervisor.
6.3 . EJERCI CI O DE LA SUPERVI SI ÓN E I NTERVENTORÍ A
Conforme a los lineamientos establecidos en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de
2007, el Decreto 1082 de 2015 y la Guía para el ejercicio de las funciones de
supervisión e interventoría de los contratos suscritos por las Entidades Estatales,
expedido por Colombia Compra Eficiente, el seguimiento y control a la ejecución del
contrato estatal comprende las siguientes actividades, que conllevan el
conocimiento y entendimiento de los términos y condiciones del contrato:
*2017500001243* Al responder por favor cítese este número
Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017
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6.3 .1 . ACTI VI DADES GENERALES
i) Advertir oportunamente los riesgos que puedan afectar la eficacia del
contrato y recomendar las medidas necesarias para mitigarlos.
ii) Asesorar y hacer sugerencias oportunas para que el objeto contractual se
ejecute conforme a las especificaciones convenidas y a las condiciones de
calidad, diseño, funcionalidad, operatividad y oportunidad exigidas por la
Contraloría General de Antioquia.
iii) Hacer seguimiento del cumplimiento del plazo del contrato y de los
cronogramas.
iv) Identificar las necesidades de cambio o ajuste.
v) Manejar la relación con el proveedor o contratista.
vi) Administrar e intentar solucionar las controversias entre las partes.
vii) Organizar y administrar el recibo de bienes, obras o servicios, su cantidad,
calidad, especificaciones y demás atributos establecidos en los documentos
del proceso.
viii) Vigilar que el contrato se ejecute, de acuerdo con las especificaciones,
estándares, lineamientos y demás elementos estipulados o convenidos
ix) Aprobar o rechazar oportunamente y de forma justificada el recibo de bienes
y servicios, de acuerdo con lo establecido en los documentos del proceso y la
factura.
x) Informar a la entidad estatal de posibles incumplimientos del proveedor o
contratista, elaborar y presentar los soportes correspondientes.
xi) Solicitar los informes necesarios y convocar a las reuniones requeridas para
cumplir con su función.
xii) Informar y denunciar a las autoridades competentes cualquier acto u omisión
que afecte la moralidad pública con los soportes correspondientes.
xiii) Suscribir las actas generadas durante la ejecución del contrato para
documentar las reuniones, acuerdos y controversias entre las partes, así
como las actas parciales de avance, actas parciales de recibo y actas de
recibo final.
xiv) Elaborar el informe de supervisión como requisito para que la Contraloría
General de Antioquia pueda proceder al pago del valor establecido en el
Contrato.
xv) Conocer el mecanismo y plazo que tenga dispuesto el proveedor para la
exigencia de las garantías o devoluciones.
6.3 .2 . SEGUI MI ENTO ADMI NI STRATI VO
i) Revisar que el expediente electrónico del contrato esté completo, sea
actualizado constantemente y cumpla con la normativa aplicable.
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ii) Coordinar con el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica la revisión y aprobación
de garantías.
iii) Preparar y entregar los informes previstos y los que soliciten los organismos
de control.
iv) Revisar que la Contraloría General de Antioquia cumpla con los principios de
publicidad de los procesos de contratación y de los documentos del proceso.
v) Verificar el cumplimiento de las obligaciones del contratista en materia de
seguridad social, salud ocupacional, planes de contingencia, normas
ambientales y cualquier otra norma aplicable de acuerdo con la naturaleza
del contrato.
6.3 .3 . SEGUI MI ENTO TÉCNI CO
i) Verificar el cumplimiento de las normas técnicas aplicables.
ii) Revisar que las personas que conforman el equipo del contratista cumpla las
condiciones ofrecidas, y exigir su reemplazo en condiciones equivalentes
cuando fuere necesario.
iii) Identificar las necesidades de cambio o ajuste y revisar el curso de acción
con las partes.
iv) Estudiar las solicitudes y requerimientos técnicos del contratista y dar
recomendaciones a la entidad estatal sobre el particular.
v) Elaborar la documentación y el soporte necesario frente a la necesidad de
hacer efectivas las garantías del contrato.
6.3 .4 . SEGUI MI ENTO FI NANCI ERO Y CONTABLE
i) Hacer seguimiento de la gestión financiera del contrato.
ii) Revisar los documentos necesarios para efectuar los pagos al contratista,
incluyendo el recibo a satisfacción de los bienes o servicios objeto del
contrato.
iii) Documentar los pagos y ajustes que se hagan al contrato y controlar el
balance presupuestal del contrato para efecto de pagos y de liquidación del
mismo.
iv) Verificar la entrega de los anticipos pactados al contratista y la adecuada
amortización del mismo, en los términos de la ley y del contrato.
v) Verificar que las actividades adicionales que impliquen aumento del valor o
modificación del objeto del contrato, cuenten con autorización y se
encuentren justificados técnica, presupuestal y jurídicamente.
*2017500001243* Al responder por favor cítese este número
Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017
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vi) Coordinar las instancias necesarias para adelantar los trámites para la
liquidación del contrato y entregar los documentos soporte que le
correspondan para efectuarla.
6.3 .5 . SEGUI MI ENTO JURÍ DI CO
i) Verificar la conformidad de la ejecución del contrato con el texto del contrato
y la normativa aplicable.
ii) Comunicar y documentar oportunamente la imposición de multas al
contratista, cuando a ello haya lugar.
iii) Comunicar oportunamente la ocurrencia de hechos cubiertos con las
garantías del contrato.
6.4 . DOCUMENTACI ÓN EMPLEADA EN LA SUPERVI SI ÓN Y/O I NTERVENTORÍ A
El supervisor y/o interventor debe consultar permanentemente el contrato motivo de
seguimiento y los documentos necesarios para ejercer sus funciones.
Los siguientes documentos, que pueden ser consultados en el expediente digital,
sirven de soporte al supervisor y/o interventor, según la naturaleza del contrato:
- Copia del contrato.
- Estudios previos
- Diseños
- Pliegos de condiciones.
- Memorias de cálculo.
- Planos y fotografías.
- Memorandos de campo con observaciones al contratista.
- Correspondencia cruzada.
- Bitácora de interventoría.
- Notificaciones.
- Aprobación de materiales.
- Especificaciones de herramienta, maquinaria y equipo adecuado, según el
objeto del contrato y los pliegos de condiciones.
- Actas de liquidación.
- Actas de inicio.
- Actas de pago.
- Reclamaciones formales del contratista.
- Certificados de disponibilidad y registro presupuestal.
- Solicitud de ampliación de términos por parte del contratista.
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- Actas de acuerdo.
- Informes de programación y seguimiento.
- Demás documentos que hagan parte integral de contrato y de su ejecución.
6.5 . PROHI BI CI ONES DEL SUPERVI SOR Y/O I NTERVENTOR
En consideración a que las siguientes actividades son propias y exclusivas del
ordenador del gasto o parte contratante, está prohibido a los interventores:
i) Modificar el contrato.
ii) Autorizar cambios o especificaciones en el contrato que impliquen mayores o
menores cantidades de dinero, servicios o de obra con los cuales se
modifique su valor, plazo u objeto del contrato.
iii) Transar diferencias.
iv) Conciliar divergencias.
v) Suspender el contrato.
vi) Solicitar o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas,
favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la entidad
contratante o del contratista; o gestionar indebidamente a título personal
asuntos relativos con el contrato.
vii) Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo.
viii) Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de
los particulares en relación con el contrato.
ix) Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato.
x) Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones o adiciones al
contrato.
xi) Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones contractuales.
xii) Actuar como supervisor o interventor en los casos previstos por las normas
que regulan las inhabilidades e incompatibilidades.
6.6 . I NFORMES DEL SUPERVI SOR Y/O I NTERVENTOR.
Corresponde al supervisor y/o interventor, en cumplimiento de una de sus
funciones, preparar informes de seguimiento tanto en lo relativo a la ejecución física
como a la ejecución financiera, soportados con registros físicos o electrónicos, en
formatos o documentos de trabajo.
De acuerdo con lo establecido en el Artículo 8 del Decreto 103 de 2015, en
concordancia con el Artículo 11 de la Ley 1712 de 2014, relativa a la información
sobre la ejecución de contratos, la Subdirección Operativa (directamente o a través
*2017500001243* Al responder por favor cítese este número
Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017
103
del supervisor del contrato), publicará en el expediente electrónico de la
contratación las aprobaciones, autorizaciones, requerimientos o informes del
supervisor o del interventor, que prueben la ejecución del contrato.
6.7 . RESPONSABI LI DAD DEL SUPERVI SOR O I NTERVENTOR
El delegado para cada contratación debe hacer el seguimiento a los supervisores de
los contratos bajo su responsabilidad. En caso de que se advierta que el supervisor
incurrió en incumplimiento de las funciones o en las prohibiciones establecidas en la
Ley, deberá comunicar dichas circunstancias al ordenador de gasto y a las
autoridades competentes, según la falta.
*2017500001243* Al responder por favor cítese este número
Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017
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CAPÍTULO SÉPTIMO – CONMINACIÓN AL CUMPLIMIENTO
Y SANCIONES AL CONTRATISTA
7.1 . CONMI NACI ÓN AL CUMPLI MI ENTO
La Contraloría General de Antioquia, a través del supervisor o interventor del
contrato, según el caso podrá, en ejercicio del deber de vigilancia, control y
seguimiento al objeto contractual, conminar al contratista al cumplimiento del
contrato, para lo cual elaborará documento escrito en el que se especifique:
i) De dónde surge la obligación que está pendiente o en riesgo (contrato,
propuesta, pliego de condiciones, etc.).
ii) Fecha o razón por la cual debe cumplirse o por la cual está en riesgo de
incumplimiento
iii) Período de retraso o plazo para corregir la circunstancia que podría dar lugar
al incumplimiento.
7.2 . REI TERACI ÓN DE LA CO NMI NACI ÓN
El supervisor podrá hacer uso de este mecanismo tantas veces como sea
necesario. Sin embargo, cuando vayan dos comunicados sin respuesta o solución
del contratista, se comunicará al delegado para el respectivo contrato.
7.3 . I MPOSI CI ÓN DE MULTAS Y CLÁUSULA PENAL PECUNI ARI A
En caso de que el contratista no se allane al cumplimiento del contrato, se
adelantará, por solicitud del supervisor o interventor, el procedimiento establecido
en el Artículo86 de la ley 1474 de 2011, siempre que en el contrato se haya pactado
expresamente la posibilidad de imposición de multas y/o cláusula penal pecuniaria.
7.4 . EJERCI CI O DE PO TESTADES EXCEPCI ONALES
El supervisor o interventor, según el caso, es el responsable de comunicar
oportunamente la ocurrencia de las causales establecidas en la Ley 80 de 1993
para el ejercicio de las potestades excepcionales, siempre que la posibilidad de su
aplicación se haya incluido en el texto del contrato.
*2017500001243* Al responder por favor cítese este número
Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017
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7.5 . I NCUMPLI MI ENTO EN ACUERDOS MARCO DE PRECI OS
La Contraloría General de Antioquia deberá comunicar el incumplimiento a
Colombia Compra Eficiente y se abstendrá de adelantar el procedimiento de
imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, salvo que el
Acuerdo Marco de Precios o el Contrato de Agregación de Demanda disponga lo
contrario.
7.6 . I NCUMPLI MI ENTO EN COMPRAS REALI ZADAS A GRANDES ALMACENES
En el caso de incumplimiento en compras realizadas a través de Gran Almacén, se
dará cumplimiento al procedimiento que para el efecto tenga establecido Colombia
Compra Eficiente, y se comunicará a dicha autoridad.
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CAPÍTULO OCTAVO - BUENAS PRÁCTICAS
Constituyen buenas y mejores prácticas instituidas en el presente manual:
i) La gestión contractual a través del Secop II y en la Tienda virtual de Estado
Colombiano, en la medida en que garantiza la transparencia de los procesos
de selección.
ii) Los expedientes de la contratación serán electrónicos, lo que favorece la
huella ecológica.
iii) La Contraloría General de Antioquia cuenta con un Comité de Adquisiciones
que evalúa casi todas las solicitudes de contratos presentadas.
iv) La inclusión del análisis de compras públicas sustentables, para la definición
del objeto contractual y sus especificaciones técnicas, lo que permite apoyar
el cumplimiento de la agenda de desarrollo sostenible, la Política Nacional de
Producción y Consumo Sostenible; y el Plan de Desarrollo Nacional en su
estrategia “compra responsable de bienes y servicios sostenibles”
v) La dependencia que requiere el bien o servicio sea quien elabore los
estudios y documentos previos, con apoyo de la Subdirección Operativa y de
la Subdirección Financiera, en la medida en que la descentralización de
dicha labor no sólo permite ser más eficientes, sino que facilita una mayor
eficacia de la contratación en la medida en que es la dependencia la que
tiene el conocimiento técnico y en consecuencia conoce mejor las
condiciones de calidad, operatividad, cumplimiento, beneficios adicionales,
que pueden obtenerse con la contratación.
vi) El deber del solicitante de la contratación de verificar que el Plan Anual de
Adquisiciones contiene la necesidad en el plazo y valor requerido, en la
medida en que ello ayuda a que año a año haya más disciplina y mejor
planeación de las compras desde la definición del presupuesto.
vii) Se programará capacitación anual para los supervisores, con el propósito de
retroalimentarlos y reforzar los conocimientos para el ejercicio de su labor.
viii) En el presente manual no se autoriza la viabilidad de prórrogas automáticas,
en la medida en que ello va en contravía de los principios de planeación,
transparencia, selección objetiva y libre concurrencia.
ix) La Contraloría General de Antioquia aunque no tiene que acogerse de forma
obligatoria a los Acuerdos Marco y demás instrumentos de agregación de
demanda, en aras de la transparencia, eficiencia y economía, ha establecido
que siempre se revisará primero la viabilidad de la adquisición a través de
este medio y de la tienda virtual.
x) Los principios que orientan el presente manual, se constituyen en la guía de
interpretación que favorece el cumplimiento de los fines del estado.
xi) Se traslada la definición y evaluación de los indicadores financieros de cada
proceso a funcionarios especializados en áreas económicas, contables,
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Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017
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financieras, administrativas o afines, para que sepan establecidos con
eficiencia y acorde a cada objeto contractual y sus particularidades de
riesgos, pagos, inversiones, etc.
xii) A pesar de que la Ley exige el Registro presupuestal sólo para la ejecución
del contrato, en la Contraloría General de Antioquia hemos incluido en el
procedimiento, contar con este documento para la elaboración del contrato,
lo que garantiza la transparencia y seguridad de la operación económica.
xiii) Para la determinación de los riesgos, garantías, supervisión o interventoría,
deben ser analizadas las particularidades de cada objeto contractual.
xiv) Mediante la expedición de presente manual la Contraloría General de
Antioquia apunta a contratos más simples, en la medida en que todos los
documentos previos, hacen parte del mismo y el presente manual orienta las
actuaciones para las vicisitudes que puedan presentarse.
xv) Se ha incluido la posibilidad de llevar a cabo procesos de contratación directa
mediante invitación abierta, a través del aplicativo Secop II, donde podrán
participar los proveedores que tengan entre sus áreas de interés el Código
del Clasificador de Bienes y Servicios correspondiente al proceso.
xvi) El sistema contable y financiero de la Entidad, SAP ERP, permite una gestión
más ágil entre las Subdirecciones Operativa y Financiera, al integrar y alinear
el proceso de contratación con el pago de proveedores, evitando así tiempos
y costos de operación y garantizando trazabilidad en la información.
xvii) Los funcionarios de la Subdirección Operativa, tienen asignadas funciones
específicas dirigidas a que cada uno realice tareas determinadas en el
proceso de contratación, lo que implica que cada funcionario es, en sí mismo,
un punto de control a lo largo del procedimiento.
xviii) La Subdirección Operativa diseñó y socializó entre los supervisores, un
formato único para la realización del seguimiento y supervisión a los
contratos, con el fin de facilitar su ejercicio y de garantizar que la información
sea completa, concreta y suficiente.
xix) El presente manual es el producto de la revisión de la normatividad vigente,
las guías de Colombia Compra Eficiente, así como las circulares expedidas
por esa Autoridad y fue socializado con todos los funcionarios de la
Subdirección Operativa, Subdirección Financiera, Oficina Asesora de
Planeación y la Oficina de Control Interno de la Entidad, lo que permite que
en el mismo se hayan incluido las necesidades, requerimientos y
experiencias de todos los funcionarios que están involucrados en el proceso.-
*2017500001243* Al responder por favor cítese este número
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RESUELVE:
ARTÍCULO SEGUNDO : Delegar en el Director Administrativo la ordenación del Gasto y la
Contratación en todos los contratos que superen el 10% de la menor cuantía; para el efecto
suscribirá las resoluciones, contratos, actas de inic io, suspensión, terminación o liquidación
y ordenará el pago de todos los contratos en general. En virtud de ésta delegación dirige y
participa en la etapa precontractual, contractual y poscontractual.
ARTÍCULO TERCERO: Delegar en el Subdirector Operativo la ordenación y la contratación
administrativa de los contratos que no superen el 10% de la menor cuantía y suscribir los
contratos, las actas de inicio, suspensión, terminación o liquidación. En virtud de ésta
delegación dirige y participa en la etapa precontractual, contractual y poscontractual;
suscribirá las resoluciones, contratos, actas de inic io, suspensión, terminación o liquidación
y ordenará el pago de dichos contratos.
ARTÍCULO CUARTO: Los delegatarios de la contratación, deben remitir al Contralor
General de Antioquia un informe mensual sobre los contratos suscritos en el mes, modalidad
de selección de contratistas empleada, monto, contratista y objeto y un documento que
contenga el acumulado del año. Así mismo, corresponde al Subdirector Operativo, presentar
un informe trimestral de avance en el cumplimiento del Plan Anual de Adquisiciones.
ARTÍCULO QUINTO: La Oficina de Control Interno de la Contraloría General de Antioquia
verificará el cumplimiento de las obligaciones contenidas en el Manual de Contratación aquí
señalado.
ARTÍCULO SEXTO: El Manual de contratación de la Contraloría General de Antioquia será
un documento asociado al proceso de Administración de Bienes y Servicios
ARTÍCULO SÉPTIMO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y
deroga la resolución 2015500001747del 23 de septiembre de 2015 y la resolución
2016500000653 del 16 de marzo de 2017.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.
SERGIO ZULUAGA PEÑA
Contralor General de Antioquia
P/E/Sonia Roldán Calle, Profesional Universitaria, Carmen Cecilia Escobar David, Asesora
R/ Jorge de Jesús Vásquez Montoya, Subdirector Operativo; Juan Carlos Peláez Serna. Jefe Oficina Asesora de Planeación;
A/ Sergio Zuluaga Peña. Contralor General de Antioquia