El control

El control

Introduccin El control es un elemento vital de un sistema administrativo, ya que les permite a las empresas auto regularse y mantener su desarrollo en los trminos deseados, desde la planeacin.Existe una premisa administrativa que seala: solo lo que se mide se puede mejorar. Sin control no se puede asegurar y mantener un sistema de calidad, tanto en los productos y servicios de las empresas como en los procesos que utilizan para producirlos.

Definicin El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa cuente con magnficos Planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin y no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

Segn autoresRicky W. Griffin El control es la regulacin de las actividades organizacionales en forma de que facilite el logro de las metas. El control eficaz ayuda a limitar la comunicacin de errores y a minimizar los costos. El control es como el timn de un barco mantiene a la organizacin en movimiento en la direccin adecuada.Henry Farol El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el PANM adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin sealar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.Chiavenato El control es una funcin administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evala el desempeo y toma la accin correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.

PROPOSITO DEL CONTROL

El control proporciona a la organizacin forma de adaptarse al cambio del entorno, limitar la acumulacin de errores, enfrentar la complejidad organizacional y minimizar los costos. Estas cuatro funciones del control son dignas de una mirada ms de cerca.

PROCESO BASICO DEL CONTROL.

Las tcnicas y los sistemas de control son esencialmente los mismos para el dinero, procedimientos de oficina, moral, calidad del producto y cualquier otra cosa. El proceso bsico del control, dondequiera que se encuentre y cualquiera que sea su objetivo, abarca tres pasos: 1. Establecimiento de parmetros 2. Medicin del desempeo con estos parmetros 3. Correccin de las anomalas con respecto a los parmetros y planes.

CONTROL PREVENTIVO

Las demoras en el proceso de control administrativo muestran que el control se debe dirigir al futuro si ha de ser eficaz. Lo que los administradores necesitan para controlar es un sistema que les indique a tiempo para tomar una accin correctiva. El control dirigido al futuro se omite en la prctica, principalmente porque, para propsitos de control, los administradores confan demasiado en los datos contables y estadsticos.CONTROL DEL PROCESO EN LA MANUFACTURA

El control en la manufactura comienza con los procesos de compra y recepcin. Debido a que puede haber cierta variacin durante la produccin, se requiere control a lo largo de dicho proceso. Para controlar la calidad se usa una gran cantidad de mecanismos distintos en las instalaciones de manufactura.

CONTROL DEL PROCESO EN LOS SERVICIOS

Este proceso proporciona una secuencia de actividades detallada para supervisar y evaluar la calidad de la atencin a la salud en un esfuerzo por identificar los problemas y mejorar la atencin.

TIPOS DE MTODOS DE CONTROL

La mayor parte de los mtodos de control puede agruparse en uno de cuatro tipos bsicos: controles anteriores a la accin, controles directivos, controles de seleccin o de si/no y controles despus de la accin.Flujo de informacin y medidas correctivas para cuatro tipos de control

Controles directivos

Los controles directivos, tambin conocido como controles de avance o cibernticos, tienen por objetivo descubrir la desviaciones respecto a algunas normas o meta y permitir que se realice correcciones antes de determinar determinada serie de acciones. Los controles directivos dan resultado solo si el administrador es capaz de obtener informacin precisa y oportuna sobre los cambios del ambiente o el avance hacia la meta deseada

Controles si/no o de seleccin

Los controles si/no o controles de avanzar /no avanzar representa un proceso de reconocimiento para aprobar aspectos concretos de un procediendo o para satisfacer condiciones especficas, antes de proseguir con las operaciones.

SISTEMA Y PROCESO DE CONTROL

La funcin gerencial de control es la medicin y correccin del desempeo para garantizar que los objetivos de la empresa y los planes diseados para alcanzarlos se logren, y se relacionan estrechamente con la funcin de planear; de hecho, algunos autores sobre administracin consideran que estas funciones no pueden separarse, aunque es sensato distinguirlas conceptualmente y por ello se analizan de manera independiente

PROCESO DE CONTROL BASICO

Las tcnicas y lo sistemas de control son esencial los mismo para controlar el efectivo, los procedimientos administrativos, la tica organizacional, la calidad del producto y cualquier otra cosa. El proceso de control bsico, en cualquier lugar y para lo que sea que se controle, incluye tres pasos:Establecer estndaresMedir el desempeo contra estos estndaresCorregir las variaciones de los estndares y planes

PUNTOS DE CONTROL CLAVE, ESTANDARES Y PUNTOS DE REFENCIA (BENCHMARKING)

Los estndares con puntos de referencia respecto de los cuales se miden el desempeo real o esperado. En condiciones operativas simples, un administrador podra ejercer el control mediante una cuidadosa observacin personal del trabajo que se realiza; sin embargo, en la mayora de las operaciones esto no es posible por su complejidad y el hecho que tiene muchas cosas ms que hacer que observa personalmente el desempeo todo el da.

PLANES ESTRATEGICOS COMO PUNTOS DE CONTROL PARA EL CONTROL ESTRATEGICOS

El control estratgico requiere de monitoreo sistemticos en puntos de control estratgicos, as como de modificar la estrategia de la organizacin con base en esa evaluacin. Por ltimo, mediante el control estratgico se logra el entendimiento, no solo del desempeo organizacional sino tambin del siempre variable ambiente, al monitorearlo.

CONTROL PREVENTIVO O ANTICIPADO

La demora en el proceso de control administrativo muestra que ,para que el control sea efectivo, debe enfocarse en el futuro pone de manifiesto el problema de utilizar solo la realimentacin de los resultados de un sistema y su medicin como los que reciben de los reportes de contabilidad.Lo que los administradores necesitan para un control efectivo es un sistema de correccin anticipada que les diga, a tiempo para tomar la accin correctiva, que ciertos problemas, ocurrirn si no hacer algo ahora. CONTROL DEL DESEMPEO GENERAL

La planeacin y el control se consideran cada vez ms como un sistema interrelacionado. Junto con tcnicas para el control parcial, se han desarrollado dispositivos de control para medir el desempeo general de una empresa frente a las metas totales.Hay muchos motivos para controlar el desempeo general:As como la planeacin general debe aplicarse a las metas de la empresa o de una divisin importante, tambin debe aplicarse el control general.El control general permite medir el esfuerzo total de un gerente de rea de manera integral, en lugar de parcial.

CONTROL DE PRDIDAS Y GANANCIAS

El estado de ingresos de una empresa en su conjunto sirve para importantes objetivos de control, sobre todo porque es til para determinar los factores inmediatos de los ingresos a costos que representan el xito o el fracaso; obviamente si primero se expresa en la forma de pronstico, el estado de ingresos es un dispositivo de control an mejor, ya que da a los gerentes la oportunidad, antes de que las cosas ocurran, de influir en los ingresos o gastos y en consecuencia, en las utilidades.

NATURALEZA DE CONTROL DE PERDIDAS Y GANANCIAS Dado que es un estado de todos los ingresos y gastos en un periodo determinado, es un verdadero resumen de las operaciones de negocios. La aplicacin de control de prdidas y ganancias a divisiones o departamentos se basa en la premisa de que, si el pronstico de todo el negocio es tener una utilidad, cada parte de la empresa debe contribuir a l; as, la habilidad de una de las partes para obtener una utilidad esperada se convierte en un estndar para medir su desempeo.

REQUISITOS DE LOS CONTROLES EFECTIVOS

Los administradores que siempre estn atentos desean tener un sistema adecuado y efectivo de controles que los ayude asegurarse de que los eventos se desarrollen conforme a los planes.De hecho, para que los controles funcionen deben adaptarse a los planes y puestos, a los administradores como individuos y sus personalidades, como tambin a las necesidades de eficiencia y efectividad.

ADAPTAR LOS CONTROLES A LOS PLANES Y PUESTOSTodas las tcnicas de los sistemas de control deben reflejar los planes para lo que fueron diseados y adaptarse a los puestos: lo que sera apropiado para un vicepresidente a cargo de la manufactura ciertamente no ser adecuado para un supervisor de taller. Los controles tambin deben de reflejar la estructura de la organizacin, mostrar quien es responsable de la ejecucin de los planes y cualquier desviacin de los mismos.

CONTROL DE LOS SISTEMAS DE PRODUCCIN

Evolucin del Control de Produccin. Una vez que ha comenzado el proceso de conversin, los directores de produccin tienen que tomar decisiones para mantener las operaciones dentro de un curso uniforme y estable en direccin hacia los objetivos y metas planeados. Deben tambin, revisar las metas, ajustar los insumos al proceso y cambiar las actividades de conversin para que el desempeo general se mantenga en un todo de acuerdo con los objetivos de produccin.

FUNCIONES DEL CONTROL DE PRODUCCIN: Pronosticar la demanda del producto, indicando la cantidad en funcin del tiempo. Comprobar la demanda real, compararla con la planteada y corregir los planes si fuere necesario. Establecer volmenes econmicos de partidas de los artculos que se han de comprar o fabricar. Determinar las necesidades de produccin y los niveles de existencias en determinados puntos de la dimensin del tiempo. Comprobar los niveles de existencias, comparndolas con los que se han previsto y revisar los planes de produccin si fuere necesario. Elaborar programas detallados de produccin y planear la distribucin de productos.

TRAMOS DE CONTROL.

Es la cantidad de supervisados que un administrador puede dirigir con eficacia y eficiencia. Se pueden definir como el nmero de subordinados que un administrador puede dirigir con eficacia y efectividad. En gran parte el tramo de control puede determinar el nmero de niveles y administradores que necesita una organizacin. Si todos los aspectos que se relacionan en el manejo de la empresa permanecen inmodificables, mientras ms amplio sea el tramo de control, ms eficiente es el diseo de la organizacin.

CONCLUSIONES Se puede conceptuar el control como un proceso, es decir, como un sistema de coordinacin de resultados y objetivos que alimentan un sistema de decisiones, encaminado a hacer estable y progresivo el desarrollo de la empresa.El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa cuente con magnficos Planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente.El control proporciona a la organizacin forma de adaptarse al cambio del entorno, limitar la acumulacin de errores, enfrentar la complejidad organizacional y minimizar los costos. Estas cuatro funciones del control son dignas de una mirada ms de cerca.