EL CONTROL

SU CONCEPTO Y SUS TIPOS

Definicin de Maddock

Es la medicin de los resultados actuales y pasados en relacin con los esperados, y asea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes.

Por su forma de operar, el control puede ser de dos tipos:

a) Control automtico (feedback control)b) Control sobre resultados (open control)

Todo control implica, necesariamente la comparacin de lo obtenido con lo esperado. Pero tal comparacin puede realizarse al final de cada periodo prefijado, o sea, cuando se ha visto ya si los resultados obtenidos no alcanzaron, igualaron, superaron o se apartaron de lo esperado; tal procedimiento constituye el control sobre resultados.

Segn Robert Wiener, es posible en muchos casos obtener una retroalimentacin de las informaciones que resultan del control mismo, y utilizarlas para que la accin correctiva se inicie en forma automtica, con lo cual no hay que esperar hasta que se produzcan ntegramente los resultados para poner en obra la accin correctiva; un procedimiento previamente establecido va corrigiendo la accin constantemente, con base en estos resultados y sin necesidad de detenerla.

SU IMPORTANCIA

a) Cierra el ciclo de la Administracinb) Se da en todas las dems funciones administrativas: hay control de la organizacin, la integracin, etc. Es por ello un medio para manejarlas o administrarlas.

SUS PRINCIPIOS

Del carcter administrativo del control

Es necesario distinguir las operaciones de control de la funcin de control.

La funcin es de carcter administrativo y es la respuesta al principio de la delegacin. El control como funcin slo corresponde al administrador. En cambio, las operaciones son de carcter tcnico. Por lo mismo, son un medio para auxiliar a la lnea en sus funciones.

De los estndares

El control es imposible si no existen estndares de alguna manera prefijados, y ser tanto mejor cuanto ms precisos y cuantitativos sean dichos estndares.

Si el control es comparacin de lo realizado con lo esperado, es lgico que, de alguna manera, supone siempre una base de comparacin previamente fijada.

Del principio de la excepcin

El control administrativo es mucho ms eficaz y rpido cuando se concentra en los casos en que no se logr lo previsto, ms bien que en los resultados que se obtuvieron como se haba planeado.

Este importante principio tiende a aprovechar los beneficios que resultan de considerar como lo ordinario del cumplimiento de las previsiones, y las desviaciones imposibles de evitar como lo excepcional; hacia estas desviaciones es a donde debe dirigirse toda la atencin.

SU PROCESO Y REGLAS

1. Hay que distinguir, ante todo, los pasos o etapas de todo control.

a) Establecimiento de los medios de controlb) Operaciones de recoleccin y concentracin de datosc) Interpretacin y valoracin de los resultadosd) Utilizacin de los mismos resultados

2. Entre la innumerable variedad de medios de control posibles en cada campo hay que escoger los que puedan considerarse como estratgicos.

qu mostrar mejor lo que se ha perdido o no se ha obtenido?qu puede indicar lo que podra mejorarse?cmo medir ms rpidamente cualquier desviacin anormal?

3. Los sistemas de control deben reflejar, en todo lo posible, la estructura de la organizacin ( la organizacin es la expresin de los planes, y a la vez un medio de control).

4. Al establecerlos controles, hay que tener en cuanta su naturaleza y la de la funcin controlada para aplicar el que sea ms til.

5. Los controles deben ser flexibles.

Cuando un control no es flexible, un problema que exija rebasar lo calculado en la previsin hace que o bien no pueda realizarse adecuadamente la funcin, o bien que se tienda a abandonar el control, considerndolo inservible.

6. Los controles deben reportar rpidamente las desviaciones. Deben actualizarse lo ms que se pueda.

7. Los controles deben ser claros para todos cuantos de alguna manera han de usarlos.

8. Los controles deben llegar lo ms concentrados que sea posible a los niveles administrativos, que los han de utilizar.

Por esta razn debe encargarse siempre la utilizacin de grficas para el control. Ntese adems el beneficio de poder aplicar las tcnicas de la estadstica.

9. Los controles deben conducir por s mismos de alguna manera a la accin correctiva.

No slo deben decir que algo est mal, sino dnde, por qu, quin es el responsable, etc.

10. En la utilizacin de los datos de control debe seguirse un sistema.

Sus pasos principales sern:

a) anlisis de los hechosb) interpretacin de los mismosc) adopcin de medidas aconsejablesd) su iniciacin y revisin estrechae) registro de los resultados obtenidos

11. El control puede servir para lo siguiente:

a) seguridad en la accin seguidab) correccin de los defectosc) mejoramiento de lo obtenidod) nueva planeacin generale) motivacin del personal