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El Directorio de la Empresa Pública Municipal de Agua Potable, Alcantarillado y Saneamiento del Cantón Calvas

Considerando: •WJ -VI

Que, el Concejo Municipal del Gobierno Autónomo Descentralizado de Calvas con fecha 28 de Abril del 2010, aprobó la Ordenanza de Constitución de la Empresa Pública Municipal de Agua Potable y Alcantarillado de Calvas, EP EMAPAC, publicada en el Registro Oficial No. 329 de 26 de noviembre del 2010; " ^ Que, la Ley de Empresas Públicas, en su artículo 11, numeral 8 faculta al Gerente General de la empresa. Aprobar y modificar los reglamentos internos que requiera la empresa, excepto el señalado en el numeral 8 del artículo 9 de la Ley;

Que, es necesario contar con im marco reglamentario interno que regule la creación, manejo y reposición del Fondo de Caja Chica para la adquisición de bienes o servicios de pagos por obligaciones no previsibles, pequeñas y urgentes, que no pueden ser cubiertas mediantes cheques o transferencias interbancarias de la Empresa Pública Municipal de Agua Potable, Alcantarillado y Saneamiento de Calvas;

Que, mediante acuerdo ministerial Nro. 243, emitido por el Ministro de Finanzas, publicado en el Registro Oficial de fecha viernes 19 de Septiembre de 2014, se dispuso la incorporación de normas técnicas para el correcto manejo de fondos que administren las entidades públicas, en las cuales se instituyen disposiciones legales para la Creación de Fondos para administración interna en las Entidades Públicas; »

Que, el Art. 19 literal t) de la Ordenanza de Constitución de la Empresa Pública Municipal de Agua Potable y Alcantarillado de Calvas se establece como deberes y atribuciones de la o el Gerente General, dictar los Reglamentos internos y Manuales de Procedimiento que fueren necesarios para el buen ftmcionamiento de la Empresa, y ponerlos a consideración del Directorio para su aprobación. ' " JUD

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En uso de las facultades y atribuciones que le confieren la Ordenanza de Constitución, Organización y Funcionamiento de la Empresa Pública Municipal de Agua Potable, Alcantarillado

RESUELVE: EXPEDIR: REGLAMENTO PARA LA CREACION, MANEJO Y REPOSICIÓN DEL FONDO CAJA CHICA DE LA EMPRESA PÚBLICA MUNICIPAL DE AGUA POTABLE, ALCANTARILLADO Y SANEAMIENTO DE CALVAS. INTRODUCCIÓN: El Fondo de Caja Chica, es un recurso financiero entregado en calidad de anticipo que tiene como finalidad realizar compras y pagos, agilizando adecuadamente los servicios y operaciones que en la Entidad se realizan, optimizando los servicios permitiendo que estos sean adecuados, oportunos y eficaces. OBJETIVO: El presente manual tiene por objeto regular y establecer las normas para el correcto manejo y utilización del Fondo de Caja Chica de la Empresa Pública Municipal de Agua Potable, Alcantarillado y Saneamiento de Calvas, a fm de que cumpla con el propósito para el cual se lo creo, permitiendo un rápido y eficiente manejo administrativo en las actividades. El Fondo de Caja Chica de la Empresa Pública Municipal de Agua Potable, Alcantarillado y Saneamiento de Calvas, esta destinado a cubrir gastos menores, no frecuentes y urgentes de la institución, para lo cual no se requerirá el uso de cheques o transferencia interbancarias. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Proporcionar a la administración y a los encargados directos e indirectos de los trámites urgentes y no previstos a través del Fondo de Caja Chica, una herramienta de apoyo que les permita ejecutar eficientemente sus labores. 2. Establecer, normas, estandarizar los trámites y procedimientos para el uso del Fondo la Caja Chica en las diferentes Unidades de la Institución, con el fm de lograr una apropiada y eficiente utilización de los recursos. 3. Regular los trámites, procedimientos y requisitos que debe cumplir la Unidad que realice en apertura, manejo y reposición del Fondo de Caja Chica.

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MARCO LEGAL. Las normas y procedimientos para la administración, liquidación y contabilización del Fondo de Caja Chica, se regirán por las disposiciones legales establecidas en el Código Orgánico de Planificación y Finanzas Publicas como en el Acuerdo Ministerial Nro. 243 emitido por el Ministerio de Finanzas Publicas publicado en el Registro Oficial Nro. 337 del viernes 19 de Septiembre de 2014. ARTICULO L- OBJETO.- El presente Reglamento regula los pagos por obligaciones no previsibles, pequeñas y urgentes, que no pueden ser cubiertas mediantes cheques o transferencias interbancarias, con el objeto de agilitar su trámite previsto para cancelar obligaciones pendientes de la entidad. ARTICULO 2.- PROGRAMACIÓN Y APERTURA.- Con el fin de lograr flexibilidad y agilidad en tramites no previstos urgentes de la institución es necesario proveer a la EP-EMAPAC, para el pago de las obligaciones consideradas anteriormente, en armonía con la ley, se elabore la solicitud de "Apertura del Fondo de caja Chica "que contemplará para la determinación de su monto, el flujo mensual de gastos menores, urgentes, y no previsibles el cual será sometido a la aprobación respectiva. El Gerente General ordenará la creación del Fondo de Caja Chica mediante Resolución, el cual constituirá de documento de respaldo de comprobante de egreso. La Tesorera o Tesorero de la EP-EMAPAC, en base del Comprobante de egreso dispondrá la transferencia bancaria a él o la responsable del Fondo de Caja Chica. ARTICULO 3.- RESPONSABLE.- La máxima autoridad jerárquica realizará la designación del responsable de Fondo de Caja Chica y lo hará por un monto previamente establecido de acuerdo con las necesidades de la entidad. El responsable de Fondo Fijo de Caja Chica en la EP- EMAPAC, por designación del Gerente General, lo ejercerá la Secretaria de EP-EMAPAC quien presentara caución y responderá personal y pecuniariamente por el manejo de Fondo. En caso de ausencia temporal o definitiva del responsable del Fondo Fijo de Caja Chica, se solicitara con la debida anticipación que se efectué una entrega-recepción del Fondo, sin cuyo requisito no se dará por terminada su responsabilidad. El custodio del Fondo fijo de Caja Chica mantendrá bajo su cuidado los libretines de formularios para la operación de Fondo y solicitará oportunamente su impresión. Deberá además realizar cualquiera actividad o responsabilidad inherente a su cargo previo a solicitud del Gerente. ARTÍCULO 4.- DEBERES Y OBLIGACIONES DEL ADMINISTRADOR DEL FONDO DE CAJA CHICA.

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a) Custodiar con responsabilidad y probidad el Fondo de Caja Chica de la EP-EMAPAC;

b) Solicitar al Gerente y tramitar administrativamente ante el/la fimcionaria correspondiente la reposición del fondo de Caja Chica a su cargo;

c) Custodiar los libretines de Vales e Informes de gastos y Solicitudes de Reposición del Fondo de Caja Chica, bajo su responsabilidad;

d) Bajo ningún concepto delegar a ningún funcionario la custodia del Fondo ni de los documentos para la entrega y manejo del Fondo de Caja Chica de la EP- EMAPAC; y,

e) El Funcionario custodio del Fondo de Caja Chica, será administrativa, civil y pecuniariamente responsable por el uso doloso de los fondos que se encuentren bajo su responsabilidad.

'i í, ARTICULO 5.- LIMITES.- Se establece como limite para el Fondo de Caja Chica, la suma de ($.200,oo) DOSCIENTOS DOLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE NORTEAMERICA. ARTICULO 6.- CUANTIA DE LOS DESEMBOLSOS.- El responsable del Fondo Fijo de Caja Chica, podrá hacer desembolsos hasta por la suma de $2p.00 Veinte Dólares de los Estados Unidos de Norteamérica, que corresponde al 20% del Fondo Total de Caja Chica. Se prohibe igualmente hacer pagos que signifiquen una continua repetición de gastos que non tienen carácter de imprevisibles o urgentes y que pueden a cancelarse adecuadamente, con procedimientos establecidos en la Ley de Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. ARTICULO 7.- REQUISITOS PARA LOS DESEMBOLSOS.- Los desembolsos se harán en base a la utilización de formularios (vale de caja chica), que contemplaran los siguientes requisitos:

a) Los formularios serán pre numerados y deberán utilizarse en estricto orden numérico;

b) Si se anula por cualquier error o equivocación el formulario deberá sentarse razón de anulado y adjuntar al archivo los mismos, por ningún concepto se destruirá el comprobante;

c) En los formularios constaran el nombre del departamento, unidad, sección, programa o evento en que se invertirá el recurso;

d) Así mismo en el formulario deberá constar el valor en números y letras, el concepto, la fecha y las firmas de responsabilidad del funcionario que autoriza el gasto y del responsable del manejo y custodia del Fondo de Caja Chica;

e) Para los gastos en los que no se conoce el monto exacto del desembolso, se anotara un valor aproximado, con la fecha de recepción y la firma de aceptación. Por ningún motivo se entregará dinero a una persona ajena a la Empresa; ».

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f) Todo comprobante de Caja chica tendrá como documento de respaldo una factura o recibo firmado por el proveedor, el número de cédula de identidad y el sello del registro único de contribuyentes;

g) En todo caso la constatación y uso adecuado que se dé a los bienes y servicios adquiridos con el Fondo de Caja Chica, será responsabilidad de los Jefes o Funcionarios de la Unidad, Departamento o Sección que soliciten el gasto, por consiguiente, bastará que en el comprobante de caja chica firme el Jefe de la Sección o funcionario respectivo, sección " Recibí Conforme" .

ARTÍCULO 8.- UTILIZACION DEL FONDO.- El Fondo Fijo de Caja Chica, se utilizará para la adquisición de los siguientes bienes y /o servicios:

a) Adquisición de suministros y materiales, útiles de aseo y limpieza; b) Reproducción de documentos; c) Reparaciones pequeñas de instalaciones eléctricas, telefónica, internet,

servicio de plomería y albañilería no revistos y urgentes; d) Envió de correspondencia oficial y pago de fletes calificados de urgentes; e) Adquisición oportuna y urgente de partes, piezas, insumos y repuestos de

vehículos, equipos electrónicos, maquinaria especializada y bienes muebles en general; U L J E njuno-i \, .Huqe^tioj

f) Otras adquisiciones de bienes o servicios que no tienen el carácter de previsibles que no pueden pagarse regularmente a través de la red del servicio de pagos interbancarios; y,

g) Otros de consumo y uso no previsibles y urgentes. -\RTICULO 9.- PROHIBICIONES.- Se prohibe utilizar el Fondo fijo de caja chica para el pago de:

a) Pago de bienes y servicios en beneficio personal, b) Anticipo de viáticos, subsistencias, alimentación, sueldos, horas extras,

prestamos, donaciones, multas, agasajos, c) Suscripción a revistas y periódicos, arreglos florales y decoración de

oficinas, (no incluye adquisición de símbolos patrios), Í . .¿^^.s^' , d) Compra de activos fijos y movilización relacionada de asuntos

particulares; y, e) Gastos que no tienen el carácter de imprevisibles o urgentes y de menor

cuantía. '^m ARTICULO 10.- REPOSICION.- La rendición y reposición del fondo de Caja Chica, se efectuará cuando se haya consumido, al menos el ($ 60 %) sesenta por ciento del monto establecido o, por lo menos una vez al mes, previa la presentación de los formulario correspondientes, adjuntando los originales de los comprobantes de compra o adquisiciones y demás documentos autorizados que justifiquen los pagos realizados. * ARTICULO 11.- DE LAS FACTURAS, COMPROBANTES Y RECIBOS.-Los comprobantes de venta y demás documentos autorizados deben contener el

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registro único de contribuyentes del proveedor, o cuando no fuere posible su nombre, numero de cédula y firma. ARTICULO 12.- DE LOS FORMULARIOS Y REGISTROS.- Para un adecuado manejo del Fondo fijo de Caja Chica, deberán utilizarse los siguientes formularios:

1. VALE DE CAJA CHICA, en el que conste el valor en número y letras, el concepto, la fecha y las firmas de responsabilidad del funcionario que autoriza el gasto y del responsable del manejo y custodia del Fondo y, el

j¿ nombre del empleado o trabajador que recibe el dinero. 2. RESUMEN DE CAJA CHICA.- que tiene todas las columnas: número,

fecha, concepto, valor y partida presupuestaria y de igual manera deberán firmar los funcionarios responsables de la administración y manejo del fondo fijo de caja chica y la finna de quien autoriza la reposición.

' »ti ARTÍCULO 13.- SUPERVISIÓN Y CONTROL.- La Dirección Financiera o el Jefe Financiero verificará, analizará, liquidará y contabilizará los valores correspondientes al Fondo Fijo de Caja Chica. Para asegurar el uso adecuado de los recursos de los fondos, la Dirección Financiera realizará arqueos periódicos y sorpresivos. En caso de sentarse descuadres se sentará razón del mismo por escrito, de los cual se notificará de forma inmediata al Gerente General sobre las irregularidades detectadas por el administrador de Fondo. DISPOSICIONES GENERALES.- ? fí PRIMERA.- La EP-EMAPAC, a partir de la creación del presente fondo iniciará y continuará administrado el presente fondo ciñéndose a las disposiciones constantes en el presente Reglamento. SEGUNDA.- El fondo de Caja chica será sostenido a través de desembolsos de conformidad con los comprobantes de que adjunte por las compras ejecutadas. Los rembolsos al fondo de caja chica se realizarán a nombre del custodio cuando se determine por parte del Funcionario correspondiente que se agotado el mismo. TERCERA.- No existirá más que un solo administrador o custodio del Fondo de Caja Chica, siendo improcedente encargo directo a otro funcionario sin la respectiva autorización de la Máxima Autoridad de la Entidad y sin previo cumplimiento de las disposiciones establecidas en el presente reglamento. DISPOSICIONES FINALES PRIMERA.- De la Ejecución del presente Reglamento encargúese el o la señora Tesorera de la Empresa;

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SEGUNDA. - En todo lo no previsto en el presente Reglamento se aplicarán subsidiariamente las disposiciones establecidas en el en el Código Orgánico de Planificación y Finanzas Publicas como en el Acuerdo Ministerial Nro. 243 emitido por el Ministerio de Finanzas Publicas publicado en el Registro Oficial Nro. 337 del viernes 19 de Septiembre de 2014.

FINAL.- El presente reglamento entrara en vigencia a partir de la aprobación sin perjuicio de su publicación en el registro oficial

Cariamanga 20 de Octubre del 2014

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