EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO COMO MEDIO DE PRUEBA …
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1 EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO COMO MEDIO DE PRUEBA EN EL PROCEDIMIENTO LABORAL COLOMBIANO. ANA MARIA RESTREPO FIGUEROA PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA CALI FACULTAD DE HUMANIDADES Y CIENCIAS SOCIALES DEPARTAMENTO DE CIENCIAS JURÍDICAS PROGRAMA DERECHO SANTIAGO DE CALI 2014
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EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO COMO MEDIO DE PRUEBA EN
EL PROCEDIMIENTO LABORAL COLOMBIANO.
ANA MARIA RESTREPO FIGUEROA
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA CALI FACULTAD DE HUMANIDADES Y CIENCIAS SOCIALES
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS JURÍDICAS PROGRAMA DERECHO
SANTIAGO DE CALI 2014
2
EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO COMO MEDIO PROBATORIO
EN EL PROCEDIMIENTO LABORAL COLOMBIANO.
ANA MARIA RESTREPO FIGUEROA
Trabajo de Grado, para optar al título de Abogado
Director:
Dr. IVÁN ALBERTO DÍAZ GUTIÉRREZ
Especialista en Derecho Laboral y Seguridad Social
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA CALI FACULTAD DE HUMANIDADES Y CIENCIAS SOCIALES
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS JURÍDICAS PROGRAMA DERECHO
SANTIAGO DE CALI 2014
3
TABLA DE CONTENIDO.
Página.
GLOSARIO. 8
INTRODUCCIÓN. 9
PREGUNTA 11
HIPÓTESIS 11
OBJETIVOS 12
CAPÍTULO I: El documento como elemento
de prueba en el derecho procesal en
Colombia.
13
1. El documento como medio de prueba en
Colombia.
13
1.1. Requisitos generales de las pruebas. 15
1.1.1. La conducencia. 15
1.1.2. La pertinencia. 15
1.1.3. La utilidad. 16
1.2. Definición de documento como
elemento de prueba en el derecho
colombiano.
17
1.2.1. En el Código de Procedimiento Civil,
Decreto 1400 de 1970.
17
1.2.2. En el Código General del Proceso, Ley
1564 de 2012.
19
1.2.3. En la doctrina. 21
1.3. Algunas clases de documentos. 22
1.3.1. según el autor. 23
1.3.1.1. Documento público y documento
privado.
23
1.3.1.1.1. Requisitos del documento privado y el documento público según la jurisprudencia de la Corte Suprema de Justicia.
24
4
1.3.2. Según la grafía. 25
1.3.3. Según la materia. 25
1.3.4. Según el contenido. 26
1.3.5. Según su naturaleza. 27
CAPITULO II: El documento electrónico y su
incidencia en el derecho probatorio en
Colombia.
28
2. Antecedentes legislativos y
jurisprudenciales del documento electrónico
en Colombia.
29
2.1. Decreto 2150 de 1995. 29
2.2. Ley 270 de 1996 Estatutaria de la
Administración de Justicia.
31
2.3. En la jurisprudencia del Consejo de
Estado.
33
2.4. En la jurisprudencia de la Corte Suprema
de Justicia.
34
2.5. La Ley Modelo sobre Comercio
Electrónico de la Comisión de las Naciones
Unidas para el desarrollo del Derecho Mercantil
Internacional – CNUDMI.
35
2.6. La Ley 527 de 1999 y su incidencia en la regulación del documento electrónico en Colombia.
36
3. Definición del documento electrónico. 37
4. Características del documento electrónico. 41
4.1. Autenticidad. 42
4.2. Integridad. 42
4.3. Fiabilidad. 42
4.4. Disponibilidad. 42
5. Estructura del documento electrónico. 44
5.1. Datos o contenido. 44
5
5.2. Firma del documento electrónico. 44
5.2.1. La firma electrónica. 46
5.2.2. Firma digital. 46
5.2.2.1. Las partes que intervienen en la firma
digital.
47
a. Entidad de certificación (prestador de
servicios de firma electrónica)
47
b. Firmante. 47
c. Verificador. 47
5.3. Metadatos del documento electrónico. 48
I. Metadatos de información: 48
II. Metadatos de seguridad 48
III. Metadatos de trazabilidad: 49
IV. Metadatos de firma: 49
V. Metadatos de gestión: 50
6. El valor probatorio del documento
electrónico.
50
7. Principios rectores del documento
electrónico.
52
7.1. Principio De Los Equivalentes
Funcionales.
52
7.2. El Principio de Integridad. 53
7.3. El Principio De La Inalterabilidad. 53
7.4. El Principio De Autenticidad. 54
7.5. El Principio del no repudio. 54
CAPITULO III. El documento electrónico en el derecho laboral Colombiano.
57
3. Las nuevas tecnologías en las relaciones laborales.
57
3.1 El documento electrónico en el código de procedimiento laboral y de la seguridad social.
59
3.2 Como aportar un documento electrónico en sede judicial para ser tenido en cuenta como prueba.
61
6
3.2.1 Aportación del documento según el Código de procedimiento civil.
61
3.2.2 Aportación del documento electrónico según el código general del proceso.
67
3.3 Casos prácticos en materia laboral, donde se centra la actividad probatoria sobre mensajes de datos.
71
CONCLUSIONES.
74
BIBLIOGRAFIA. 77
7
Esta tesis está dedicada a mis padres, por su amor, esfuerzo y
compromiso durante cada día de mi vida.
8
GLOSARIO
MENSAJE DE DATOS: Se entenderá como la información
generada, enviada, recibida o archivada o comunicada por medios
electrónicos, ópticos o similares como pudieran ser, entre otros, el
intercambio electrónico de datos (EDI), el correo electrónico, el
telegrama, el télex o el telefax.
ELECTRONIC DATA INTERCHANGE (EDI): Intercambio
electrónico de datos, es la transmisión electrónica de información de
un computador a otro, estando estructurada la información conforme
a alguna norma técnica o protocolo convenida al efecto.
INICIADOR: Es toda persona que, al tenor del mensaje, haya
actuado por su cuenta o en cuyo nombre se haya actuado para
enviar o generar ese mensaje antes de ser archivado, si éste es el
caso, pero no haya actuado a título de intermediario con respecto a
él.
DESTINATARIO: Se entenderá la persona designada por el
iniciador para recibir el mensaje, pero que no esté actuando a título
de intermediario con respecto a él.
SISTEMA DE INFORMACIÓN: Es todo sistema utilizado para
generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna u otra forma
mensajes de datos.
CNUDMI: Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho
Mercantil Internacional.
UNCITRAL: United Nations Commission on International Trade Law.
9
INTRODUCCIÓN
La sociedad actual está trazada por las Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones, un medio en el cual las
relaciones de las personas cada vez se desarrollan más por medios
virtuales y menos presenciales. Esto ha generado una revolución de
los tradicionales medios de prueba, pues los hechos ya no son
registrados en papel o en medios físicos, de tal suerte que han
surgido amplios cuestionamientos frente al valor probatorio de tales
registros y/o documentos en un negocio jurídico cuando es llevado a
instancias judiciales, llegando así a la pregunta: ¿Cómo aportar una
prueba que se obtiene por medios digitales? ¿Qué normatividad
resulta aplicable para este tipo de documento?, y más importante
aún, si ese elemento legalmente obtenido es posible asimilarlo a un
documento del que expresamente enuncia el procedimiento civil
como se verá.
Ahora en sede procesal es claro que las decisiones de los jueces por
principio tienen su fundamento en las pruebas que se allegan al
proceso, arista esta de la que no escapa el procedimiento en la
competencia laboral, y el procedimiento administrativo laboral, ello
seguramente arraigado al aforismo “dame la prueba y te daré el
derecho”. Así, la prueba por excelencia sin demeritar las otras que
permite el Código de Procedimiento Civil en su artículo 175, ha sido
la documental, prueba que dada su importancia ha sido asociada
generalmente con los medios tangibles como el papel, por medio
del cual se soportan las diversas modalidades de documentos como
lo son las fotografías, escrituras, cartas y declaraciones, entre otras.
10
Con el paso del tiempo y de la mano de la tecnología, se ha venido
haciendo referencia a los documentos electrónicos como medios de
prueba, hecho que en lo respectivo a Colombia tiene como
basamento la Ley 527 de 1999. No obstante y habiendo pasado
más de 10 años de haber sido promulgada, para algunos sectores
de la administración de justicia persiste el interrogante de si el
documento electrónico es válido o no procesalmente como un medio
de prueba, interesando específicamente en esta investigación la
incidencia de este en lo referente al litigio dentro de la competencia
laboral, el procedimiento administrativo laboral y las relaciones
empleador-empleado.
Así, resulta importante llamar la atención frente al documento
electrónico, más aun cuando Colombia se encuentra inmerso en un
proceso gradual de la oralidad en las diferentes competencias,
acompañado del Ministerio de las Tecnologías de la Información y
las Comunicaciones, y de la mano del Consejo Superior de la
Judicatura se ha creado una mesa de trabajo para sacar adelante el
proceso judicial electrónico, y el expediente electrónico, instrumento
procesal en el que, sin duda, el documento electrónico jugará un
papel determinante.
En tal sentido, la presente investigación, partiendo de la importancia
del documento en la actividad probatoria del País, de forma
transversal esgrime la regulación pertinente al documento en general
como medio de prueba, pasando por sus características y atributos,
para de esta manera abordar el carácter especial del documento
electrónico, sus antecedentes, características e incidencia en la
legislación y, en consecuencia, concluir con su aplicación en la
11
jurisdicción laboral, que propende por las garantías de derechos en
la relación que surge entre un trabajador y el empleador.
Con esa finalidad y a partir del análisis y la descripción de variables,
la norma jurídica, la jurisprudencia de las altas cortes y la doctrina, el
presente trabajo aborda los tópicos antes descritos como se verá a
continuación.
PREGUNTA
¿Cuáles son las razones jurídicas en las que se funda la validez e
incidencia del documento electrónico como medio de prueba en el
derecho laboral en Colombia?
HIPÓTESIS
La validez e importancia del documento electrónico como medio de
prueba en el derecho laboral en Colombia, encuentra sustento en la
Ley 527 de 1999, en la cual a partir de la definición de mensaje de
datos otorga la posibilidad y legitima a los sujetos procesales para
que dentro de una instancia judicial o administrativa se puedan valer
de este medio probatorio, conforme a los modernos usos y
facilidades de obtención de pruebas que hacen posible las
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, TICs.
12
OBJETIVO GENERAL
Determinar la incidencia y validez del documento electrónico en la
actividad probatoria dentro del derecho laboral en Colombia.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Examinar las características y clasificación del documento
como medio de prueba dentro de la legislación en Colombia
Definir a partir de los preceptos normativos, la jurisprudencia y
doctrina existente, el documento electrónico en el derecho
probatorio en Colombia.
Identificar la incidencia del documento electrónico como
medio de prueba en el derecho laboral en Colombia.
13
CAPÍTULO I: El documento como elemento de prueba en el
derecho procesal en Colombia
1. El documento como medio de prueba en Colombia
En el trascurso del tiempo, las pruebas como elemento incidental de
todo proceso judicial han sido definidas como el medio por el cual se
le dan elementos a un juzgador, Juez, para de esta forma acercarlo
a la verdad verdadera de los hechos, sucesos o acontecimientos que
se pretenden hacer valer dentro de una respectiva etapa procesal y
que, en sí, se constituyen en la punta de lanza para el juez tomar un
juicio de valor. En ese contexto las pruebas son, como afirmaba
Bentham: “… un medio del que nos servimos para establecer la
verdad de un hecho, medio que puede ser bueno o malo, completo o
incompleto”. 1
Visto lo anterior, es por medio de las pruebas como se acerca al juez
a los supuestos de facto que interesan al proceso a través del
ejercicio de la probática, con la cual se pretende convencer o por lo
menos persuadir al fallador para de esta manera obtener de él un
pronunciamiento de fondo, en una providencia acorde a los intereses
propios, lineamiento del cual no se aparta el código procesal cuando
expresa en el artículo 174, ateniente a la necesidad de la prueba, “
Toda decisión judicial debe fundarse en las pruebas regular y
oportunamente allegadas al proceso”2.
1 BENTHAM. Jeremy. Citado por el CONSEJO DE ESTADO, Sala de lo Contencioso
Administrativo, Sección Segunda-Subsección A. sentencia 0864-07. septiembre 20 de 2007. Consejero .Ponente. Gustavo Eduardo Gómez Aranguren. No expediente 25000-23-25-000-2004-05226- 01 2 COLOMBIA. Código de procedimiento civil. Editorial Leyer. Bogotá.2002
14
En Colombia se tiene como matriz normativa en materia de pruebas
al Código de Procedimiento Civil, Decreto 1400 de 1970, ahora
derogado por el Código General del Proceso, Ley 1564 de 2012, el
cual ya tiene algunas disposiciones vigentes que, según normativa
del Consejo Superior de la Judicatura, se implementará de forma
gradual en los 34 distritos judiciales de Colombia a partir del 3 de
junio del 20143. Este aspecto es de especial importancia si se tiene
en cuenta que para el medio probatorio, objeto de la presente
investigación, la legislación laboral, competencia a la que se
circunscribe el presente estudio, el código de procedimiento del
trabajo, Decreto ley 2158 de 1948 y sus modificaciones, sin perjuicio
de las disposiciones contenidas de los artículos 51 a 61, permiten a
falta de disposición especial en la citada norma la remisión
normativa por analogía al Código de Procedimiento Civil tal como lo
dispone el artículo 145.
En consecuencia, y dada la existencia de los diversos medios de
prueba establecidos en el artículo 175 de la Ley procesal civil, entre
los que se destaca de la lista enunciativa medios como: la
declaración de parte, el juramento, el testimonio de terceros, el
dictamen pericial, la inspección judicial, los documentos, los indicios
y cualesquiera otros medios que sean útiles para la formación del
convencimiento del juez, la presente investigación se limita a lo
concerniente al documento como prueba y su cambio de percepción
a partir de los adelantos tecnológicos propios de la sociedad de
información y las Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones, T.I.C.s, aplicadas al procedimiento laboral, como
se pasará a referenciar de aquí en adelante.
3 COLOMBIA. CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA. Sala Administrativa, Acuerdos
PSAA131071 y PSAA1310073, Dic. 27/2013
15
1.4. Requisitos generales de las pruebas
1.4.1. La conducencia
De esta manera este requisito común a todas las pruebas consiste
en la idoneidad del medio de prueba para demostrar lo que se quiere
probar, y se encuentra determinada por la legislación sustantiva y/o
adjetiva que impone restricciones a la forma como debe celebrarse o
probarse un determinado acto jurídico, constituyéndose, como dice
Rojas,4 la conducencia en un rezago de tarifa legal probatoria, pues
limita la posibilidad de aportar al proceso cualquier medio que sirva
para demostrar la ocurrencia de un hecho. Es así como, por ejemplo,
en sede de la conducencia de una prueba no puede tenerse como
tal en el matrimonio religioso prueba distinta a acta o partida emitida
por la autoridad eclesiástica.
1.4.2. La pertinencia
El requisito de pertinencia hace referencia a la relación directa entre
el hecho alegado y la prueba, esto es, que la prueba se dirija a
demostrar un determinado hecho que guarde íntima relación con la
prueba, ejemplo de ello es cuando se pretende demostrar la
propiedad de un bien inmueble con testigos, cuando la prueba
conducente es la escritura pública registrada en la oficina de registro
de instrumentos públicos.
4 ROJAS, Jimmy. Conferencias dictadas en la Universidad del Rosario. Junio de 2007 citado
por NISIMBLAT, Nattan, Medios de prueba en particular unidad temática las etapas probatorias. Universidad Católica. Bogotá: 2010. p. 9
16
En ese orden de ideas, según lo expresa Parra Quijano,5 la
conducencia es la idoneidad legal que tiene una prueba para
demostrar determinado hecho. Es una comparación entre el medio
probatorio y la ley, a fin de que, con la comparación que se haga se
pueda saber si el hecho se puede demostrar en el proceso, con el
empleo de este medio probatorio. La pertinencia es la relación de
facto entre los hechos que se pretenden demostrar y el tema del
proceso.
1.4.3. La utilidad
La utilidad es el requisito que se desprende del principio de
economía, que consiste en que, una vez determinada la
conducencia y la pertinencia de la prueba, determine en la actividad
probatoria demostrar hechos no presumibles, notorios o debatidos
con antelación.
Con lo anteriormente expuesto, se puede deducir que la Ley otorga
libertad en cuanto a los medios de prueba que pueden ser aportados
por las partes dentro de un proceso judicial, de este modo las
pruebas deben atender los postulados de pertinencia, conducencia y
utilidad para con ello a través del ejercicio de la probática, lograr
demostrar los hechos que se pretenden hacer valer dentro del
plenario para la formación del convencimiento del Juez, esto sin
perjuicio de que las pruebas deben apreciarse conforme a los
mandatos de la sana critica6, distinto al sistema de tarifa legal
probatoria.
5 PARRA QUIJANO, Jairo. Manual de Derecho Probatorio. Bogotá: Ediciones Librería El
Profesional. p. 27 6 COLOMBIA. Código de procedimiento civil. Editorial Leyer. Bogotá.2002. Artículo 187.
17
1.5. Definición de documento como elemento de prueba en el
derecho colombiano
1.5.1. En el Código de Procedimiento Civil, Decreto 1400 de
1970
El Código de Procedimiento Civil, dentro del abanico de
posibilidades de prueba enunciados en el artículo 175, permite otros
medios de prueba, o por lo menos ello se deduce de su
interpretación literal, cuando expresa: “cualesquiera otros medios
que sean útiles para la formación del convencimiento del juez”,
subrayas fuera del texto. En consecuencia algunos sectores de la
doctrina entre los que se destacan el profesor Cano7, estiman que
“los archivos digitales o mensajes de datos podrían verse
involucrados dado que harían parte de “otros medios” presentados
para aportar al caso en estudio, pero la forma como sean
identificados, generados y recogidos puede influir en la manera
como sean valorados por la Corte”. Presupuesto anterior que
redundaría en afirmar que dentro de esos otros medios de prueba
claramente podría estar inmerso el del presente estudio, el
documento electrónico.
No menos importante resulta el concepto de equivalente funcional,
entendido como “una norma interpretativa de las leyes ya vigentes,
en cuanto permite expandir la concepción humana del documento a
nuevas posibilidades tecnológicas igual de idóneas a las
7 ASOCIACIÓN DE DERECHO E INFORMÁTICA DE CHILE. El Documento Electrónico: Algunas
Vías de Aplicación en el Derecho Probatorio Chileno. Página de internet: http://www.adi.cl/pdf/docelect.pdf. Página consultada el 7 de marzo de 2007
18
tradicionales”,8 tal es el caso del documento electrónico y/o mensaje
de datos que con auspicio de la Ley 527 de 1999 se equipara con el
documento escrito tradicional en razón al requisito de que la
información debe constar por escrito.
Por otra parte, en razón a la definición del documento, por vía
doctrinal, se han venido acuñando dos sistemas que permiten
abordarla, siendo el primero de ellos el de la literalidad y el segundo
el técnico. El primero define al documento como un texto escrito,
mientras que el sistema técnico, más amplio, el documento se
asocia más con los signos del lenguaje, sin que tenga trascendencia
su materialidad, permitiendo de esta manera tener dentro del
concepto de documento, además de los escritos tradicionales, otros
como las fotografías, las cintas cinematográficas, los discos, las
grabaciones magnetofónicas, las radiografías, entre otros.9 El
sistema colombiano adoptó el sistema técnico, como se puede
observar en la definición de documento que se hace en el artículo
251 del Código de Procedimiento Civil, o por lo menos esto se lee
cuando el precitado artículo expresa:
“ARTÍCULO 251. Distintas clases de documentos.
Son documentos los escritos, impresos, planos,
dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas,
discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías,
talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en
general, todo objeto mueble que tenga carácter
8 RUEDA, Andrea. Valoración de la evidencia digital: Análisis y propuesta en el contexto de
la administración de justicia en Colombia. (Tesis de grado). Universidad de Los Andes. Carrera de Derecho. Bogotá: .2005. 9 RAMÍREZ GÓMEZ, José Fernando. La prueba documental. Teoría general. Medellín: 2008.
Señal Editora. Octava edición. p. 55-58
19
representativo o declarativo, y las inscripciones en
lápidas, monumentos, edificios o similares…”
1.5.2. En el Código General del Proceso, Ley 1564 de 2012
Entendiendo que esta es una norma relativamente nueva, es preciso
advertir, como ya se hiciera apartados atrás, que esta es una Ley
que se encuentra en proceso de implementación, lo cual no es
obstáculo para referir que algunas de sus disposiciones se
encuentran vigentes desde la fecha de su promulgación, tal como
ocurrió con lo referente al juramento estimatorio, la intervención de
Agencia Nacional de Defensa jurídica del estado en los procesos
civiles y la competencia a prevención a los notarios en 10 asuntos
taxativamente enumerados.
De este modo y contando con que otras disposiciones entraron en
vigencia el 1 de octubre de 2012, en lo demás la vigencia del
precitado código adjetivo es desde el primero de enero de 2014,
haciendo la salvedad que según lo manifiestan actos administrativos
emitidos por la sala administrativa del Consejo Superior de la
Judicatura, acuerdos PSAA131071 y PSAA1310073, del 27 de
diciembre de 2013, establecen un cronograma de entrada en
vigencia de este código de forma gradual en los 34 distritos
judiciales de Colombia a partir del de junio del 2014, estableciendo
como fecha límite el 1º de diciembre del 201510.
10ÁMBITO JURÍDICO. Página de internet: http://www.ambitojuridico.com/BancoConocimiento/N/noti-140102-06establecen_cronograma_de_implementacion_del_codigo_general_del/noti-140102-06establecen_cronograma_de_implementacion_del_codigo_general_del.asp . Página consultada
20
Realizada antepuesta precisión, frente al documento el Código
General del Proceso realizó un cambio fundamental, que fue la
presunción de autenticidad sobre los documentos, hecho que busca
desformalizar el procedimiento y que va de la mano con la
presunción de buena fe establecida en el artículo 83 de la
Constitución Política de Colombia. Esto con el fin de dar
preponderancia al derecho sustancial sobre las formas y tecnicismos
propios del procedimiento tal como hasta ahora se ha conocido.
Adicionalmente es importante destacar dentro del capítulo IX,
correspondiente a los documentos, la inclusión del mensaje de datos
como medio documental de prueba en el artículo 247 a cuyo tenor
se expresa:
“Artículo 247. Valoración de mensajes de datos.
Serán valorados como mensajes de datos los documentos
que hayan sido aportados en el mismo formato en que fueron
generados, enviados, o recibidos, o en algún otro formato que
lo reproduzca con exactitud.
La simple impresión en papel de un mensaje de datos será
valorada de conformidad con las reglas generales de los
documentos”.
Además de lo anterior el Código General del Proceso permite el uso
de este medio de prueba en: el otorgamiento de poder especial,
inciso 5 del artículo 74, la presentación de la demanda acápite en el
que se destaca que no se requiere de la firma digital de la que habla
la Ley 527 de 1999, inciso segundo y parágrafo del artículo 89, en el
traslado de la demanda, inciso segundo del artículo 91, en la
el 10 de enero de 2014
21
formación y archivo de los expedientes, inciso tercero del artículo
122, en la presunción de documentos auténticos contenidos en el
artículo 244, en la práctica de la notificación personal, inciso final del
numeral tercero del artículo 291, en la notificación por aviso, inciso
final del artículo 292 y finalmente en la notificación por estado
comprendida en el artículo 295 de la norma en cita.
Con lo anterior, a grandes rasgos se observa que el Código General
del Proceso hace posible la implementación de medidas de carácter
tecnológico en lo que al manejo de documentos se refiere, de ahí la
inclusión del mensaje de datos como documento en su normatividad
en los términos de los preceptos normativos antes referidos
1.5.3. En la doctrina
La doctrina ha dado varios conceptos acerca de la definición de
documentos, destacándose entre ellos los que se pasan a
referenciar.
Francesco Carneluttti11 manifiesta que: “El documento no sólo es
una cosa, sino una cosa representativa, o sea capaz de representar
un hecho”.
Por su parte, Lino Enrique Palacio12 expresa: “Denominase
documento en sentido lato, a todo objeto susceptible de representar
una manifestación del pensamiento, con prescindencia de la forma
en que esa representación se exterioriza”.
11CARNELUTTTI, Francesco Citado por PARRA QUIJANO Jairo. Manual de derecho
probatorio. Bogotá: 2006. Librería Ediciones del Profesional. Décima quinta edición. p. 534 12 Ibíd. p. 535
22
De otra forma, Jairo Parra Quijano13 indica que: “documento es toda
cosa capaz de representar un hecho cualquiera o una manifestación
del pensamiento”.
Vistas las anteriores posturas de carácter doctrinario, toma gran
relevancia para el documento electrónico la definición de Guasp
cuando expresa que: “...existen, y cada vez más, en más número,
otros objetos que sin ser escritos, documentan y acaso con mayor
fidelidad que el escrito mismo”14. Postulado este que se asimila a la
concepción legalista y enunciativa del código de procedimiento civil
que abre las posibilidades a otros medios probatorios.
1.6. Algunas clases de documentos
El Código de Procedimiento Civil, sin demerito de la profusa
normatividad contenida desde el artículo 251 al 293, establece en el
artículo 251 las diversas clases de documentos enunciando dentro
de tales a: los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros,
fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones
magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones,
etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga
carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas,
monumentos, edificios o similares; los cuales pueden ser públicos o
privados.
13 Ibíd., p. 535 14 GUASP Jaime, Derecho Procesal Civil, Madrid: 1961. instituto de estudios políticos, 2ª edición. p. 405
23
Sin desconocer la amplitud doctrinal frente a las clases de
documentos, es preciso referirse a la acotada por el estudioso Luis
Muñoz Sabaté,15 que esgrime las clases de documentos en
básicamente 4 clases, siendo estas la clasificación el documento
según su autoría, grafía, materia y contenido las cuales se pasan
referenciar así.
1.6.1. Según el autor
De esta clasificación de documentos de destaca la importancia del
autor, siendo este el creador del documento, quien le da vida al
mismo, en la que dada su distinción se dan dos tipologías, siendo
estas el documento público y el documento privado.
En esta clasificación se debe destacar que los documentos según la
certeza de su autoría se califican a su vez en auténticos y no
auténticos, clasificación que resulta conforme a la certeza de quien
lo haya elaborado, firmado o manuscrito, en el caso de que se trate
de los documentos privados, debido a que en el caso de los
documentos públicos su autenticidad se presume. Hecho que
cambia con el Código general del proceso.
1.6.1.1. Documento público y documento privado
De este modo, en virtud de lo preceptuado en el artículo 251 del
Código de Procedimiento Civil en sus incisos 3 y 4, se tiene que el
15
MUÑOZ. Luis. Citado por RUEDA, Andrea. Valoración de la evidencia digital: Análisis y propuesta en el contexto de la administración de justicia en Colombia. (Tesis de grado). Universidad de Los Andes. Carrera de Derecho. Bogotá: .2005.
24
documento público “es el otorgado por el funcionario público en
ejercicio de su cargo o con su intervención. Cuando consiste en un
escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es
instrumento público; cuando es otorgado por un notario o quien haga
sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se
denomina escritura pública”. En consecuencia, el documento
privado será aquel que no reúne con los requisitos para ser
documento público.16
Observada la anterior distinción, se hace necesario recabar en los
requisitos de los documentos públicos y privados, los cuales la
jurisprudencia de la Corte Suprema de justicia ha definido de la
siguiente manera:
1.6.1.1.1. Requisitos del documento privado y el documento
público según la jurisprudencia de la Corte Suprema
de Justicia
La máxima instancia de la jurisdicción ordinaria, la Corte Suprema
de Justicia, en sentencia del 8 de octubre de 1.99717, estableció
características que deben reunir tanto los documentos públicos
como los privados siendo estas:
a. La fecha: que tiene valor probatorio “adversus omnes”
cuando el documento es público, y solo entre las partes,
cuando el instrumento es privado.
16 COLOMBIA. Código de procedimiento civil. Editorial Leyer. Bogotá.2002. Inciso 3 y 4 del
artículo 251 17
COLOMBIA. CORTE SUPREMA DE JUSTICIA, Sentencia de Octubre 8 de 1.997
25
b. La parte dispositiva: constituida por el conjunto de
disposiciones de quienes conforman la esencia del acto
allí contenido, las que se presumen veraces entre ellos y
los obliga mientras no se pruebe lo contrario.
c. La parte enunciativa: que consiste en las aserciones
accesorias por medio de las cuales se indican los
acontecimientos preliminares del suceso, o se
mencionan circunstancias no esenciales del mismo,
manifestaciones que, por ende, de no existir, la
sustancia del asunto no resultaría menguada por su
ausencia18. Negrillas fuera del texto.
1.6.2. Según la grafía
La tipología de clasificación según la grafía de un documento hace
referencia a lo que en el documento se representa y exterioriza.
Aspecto que expresa CARNELUTTI así, “la representación del
documento puede realizarse en forma directa o indirecta”19.
De manera directa, es decir, sin intermediarios, mediante la
estampación fidedigna de la imagen y/o del sonido, (fotografía,
cinematografía, fonografía).
De manera indirecta a través de la escritura.20 La grafía indirecta
puede realizarse de manera manual o mecánica.
1.6.3. Según la materia
El tratadista Luis Muñoz Sabaté21 se refiera a esta clase de
documentos así: “la materia del documento, su soporte físico, del
18
Ibíd. 19 CARNELUTTI, Francesco. Sistema de Derecho Procesal Civil, Buenos Aires: Librería
Ediciones del Profesional, 1944, p. 417. 20
Ibíd.
26
cual caben múltiples especies, ya que junto a los tipos
convencionales, como el papiro, la cera, el pergamino y el papel, se
dan a veces otros menos usuales, como la piedra, la corteza de un
árbol, un trozo de trapo, etc.”
“...Por otro lado, es preciso referir el concepto de materia al
procedimiento mecánico empleado para la grabación (lápiz, pluma,
punzón, estilete, etc.,) y en su caso a la sustancia química empleada
(la tinta, pintura, etc.).22
1.6.4. Según el contenido
En palabras del doctrinante Guasp23., “cuando el documento crea,
modifica o extingue una situación con relevancia jurídica, tendremos
un documento constitutivo o dispositivo; si únicamente fija o constata
la situación el documento será declarativo, y si no hace más que
transcribir materialmente otro documento anterior, entonces
tendremos la copia.
De esta clasificación se destacan los declarativos, como por
ejemplo el testimonio, la confesión, una carta, una nota, una Ley,
una Ordenanza o un acuerdo, que son los que contienen un
contenido literal o declaración de quien lo ha suscrito; los
representativos, que contienen una representación como las
imágenes, sonidos, fotografías, grabaciones de voz, dibujo, planos y
mapas entres otros tantos; y por último los declarativos
21
MUÑOZ. Luis, Técnica Probatoria, Bogotá: 1997.Editorial Temis, p. 405 22
Ibíd. 23
GUASP JAIME, Derecho Procesal Civil, Madrid: 1961. instituto de estudios políticos, 2ª edición. p. 407.
27
representativos, en el que tienen concurso los dos anteriores, tal
como ocurre en el caso de los videos.
1.6.5. Según su naturaleza
En razón a su naturaleza los documentos pueden ser de tres clases:
original, duplicado y copia. En ese orden, los primeros son aquellos
que provienen de la fuente primaria, el segundo aquel que
corresponde a otro ejemplar con la misma fuerza probatoria del
original, y por último la copia, que son aquellas que se constituyen a
una reproducción del documento original.
En consonancia, es evidente que es a través de la pruebas como se
verifican los hechos, afirmaciones, aseveraciones que formulan las
partes procesales en la Litis, y se constituyen en el medio eficaz por
el que Juez puede orientarse para tomar una decisión acorde a las
normas de la sana crítica y en aras del orden social y la justicia.
28
CAPITULO II: El documento electrónico y su incidencia en el
derecho probatorio en Colombia
El dinamismo propio de la tecnología con el paso del tiempo trae
retos de los cuales casi ninguna orbita de dominio puede escapar.
Actualmente, es bien concebido que en la era de la sociedad de la
información el acceso a la autopista del conocimiento está a un solo
clic, comando de voz o movimiento de un dedo pulgar o índice en un
dispositivo inteligente, las normas tampoco deben escapar de tal
avance. Si bien, se entiende, las conductas de las personas en la
sociedad nacen totalmente desregularizadas, al legislador le asiste
la competencia para atemperar la norma a los modernos usos,
costumbres y retos que a buen recaudo, para los fines propios de la
presente investigación, se dirigen al ejercicio de la prueba mediante
el documento electrónico en los procesos judiciales y en particular
en la competencia laboral.
El ejercicio del derecho trae consigo desafíos que necesariamente
pasan por los caracteres ya preconcebidos y ligados quizás a la
cultura, la ética, la moral y las costumbres, siendo esta última el
factor preponderante a la hora de romper paradigmas de concepción
de medios por los cuales se puede llegar a la utópica idea de justicia
en la que por supuesto en el derecho procesal asume un papel
trasversal a la hora de impartirla. El paradigma del cual se pretende
desligarse es aquel que tiene como fundamento la percepción de un
mundo real en el que los únicos medios al servicio del hombre en la
actividad judicial son los tangibles, los que se pueden tocar, premisa
en la que, por supuesto, la hoja de papel por los siglos ha sido uno
de los partícipes más destacados, pero que en la actualidad ha
sufrido importantísimas modificaciones de la mano de las
tecnologías.
29
Lo anterior no es óbice para que con el advenimiento de la
tecnología, que trae consigo la utilización de los ordenadores, PC,
tabletas, cámaras digitales automatizadas, Smart phones, gafas con
dispositivos de grabación y hasta relojes inteligentes, y no menos
importante el reto del manejo de la información a través de medios
como los mensajes de texto, los chats, las redes sociales y la tan
usual necesidad de retratar casi todos los aconteceres de la vida con
una cámara digital, creen la necesidad de regulaciones acordes a
estos cambios que, en gracia de discusión, son una realidad que
tiene ineludibles implicaciones jurídicas dentro de la sociedad actual.
En consecuencia, no debe el legislador abstraerse de la
responsabilidad de atemperar en supuestos de hecho en la Ley,
todos aquellos aconteceres que la tecnología trae consigo. Es por
ello que el presente capítulo, con la intención de abordar el medio de
prueba, documento electrónico, retoma sus antecedentes, definición,
requisitos, elementos incidentes en su formación y el tratamiento que
vía legal y doctrinaria le ha sido dado a tal medio probatorio.
3. Antecedentes legislativos y jurisprudenciales del
documento electrónico en Colombia
3.1. Decreto 2150 de 1995
Si bien el artículo 26 del Decreto 2150 de 1995, por el cual se
suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites
innecesarios existentes en la Administración Pública, toca de
manera flagrante lo que tiene que ver con el objeto de estudio, el
precitado artículo fue declarado inexequible por la Corte
30
Constitucional mediante sentencia C -1316 de 2000.24 Por lo
anterior, el presente estudio se permite referirlo solo bajo el
entendido de que se constituyó en un antecedente e intento por
consolidar lo que se conoce hoy en día como el documento
electrónico, razón por la cual es importante destacar que la precitada
norma expresaba:
ARTÍCULO 26. UTILIZACIÓN DE SISTEMAS
ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO Y TRANSMISIÓN
DE DATOS. Las entidades de la Administración
Pública deberán habilitar sistemas de transmisión
electrónica de datos para, que los usuarios envíen
o reciban información requerida en sus actuaciones
frente a la administración.
En ningún caso las entidades públicas podrán
limitar el uso de tecnologías para el archivo
documental por parte de los particulares, sin
perjuicio de los estándares tecnológicos que las
entidades públicas adopten para el cumplimiento
de algunas de las obligaciones legales a cargo
de los particulares*, negrillas fuera del texto.
En efecto, se puede afirmar que el desarrollo del concepto de
documento electrónico en Colombia hasta hace poco no había sido
concretado de forma especial, esto es, no se tenía un código o
norma que lo definiera de forma expresa y concreta. No obstante la
existencia de la Ley 527 de 1999, se presentan en la actualidad
problemas a la hora de entender lo que es el documento electrónico,
esto último sin desmedro de los aportes que en este aspecto ha
24
COLOMBIA. CORTE CONSTITUCIONAL. Sentencia C -1316-00 del septiembre 26 de 2000, Magistrado Ponente Dr. Carlos Gaviria Díaz * Este texto corresponde a la modificación que hizo artículo 4 del Decreto 266 de 2000 al artículo 26 del Decreto que Decreto 2150 de 1995, que fue declarado inexequible mediante sentencia de la corte Constitucional Sentencia C -1316-00 del 26 de septiembre de 2000, Magistrado Ponente Dr. Carlos Gaviria Díaz
31
dado con el paso del tiempo la doctrina internacional y la misma
jurisprudencia.
3.2. Ley 270 de 1996 Estatutaria de la Administración de
Justicia
No siendo propiamente la Ley 270 de 1996, por medio de la cual se
regula el ejercicio de la administración de justicia en Colombia, un
mecanismo legal que defina al documento electrónico como tal, sí se
hace importante retomarlo en este acápite en razón a que, por medio
de esta, se faculta a los jueces en todas las jurisdicciones para que
aprecien los medios de prueba que trae la innovación tecnológica,
aspecto este que se desprende del texto del artículo 95, que
expresa:
ARTICULO 95. TECNOLOGÍA AL SERVICIO DE LA
ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA. El Consejo Superior de
la Judicatura debe propender por la incorporación de
tecnología de avanzada al servicio de la administración
de justicia. Esta acción se enfocará principalmente a
mejorar la práctica de las pruebas, la formación,
conservación y reproducción de los expedientes, la
comunicación entre los despachos y a garantizar el
funcionamiento razonable del sistema de información.
Los juzgados, tribunales y corporaciones judiciales
podrán utilizar cualesquier medios técnicos,
electrónicos, informáticos y telemáticos, para el
cumplimiento de sus funciones.
Los documentos emitidos por los citados medios,
cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y
eficacia de un documento original siempre que quede
garantizada su autenticidad, integridad y el
cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes
procesales.
32
Los procesos que se tramiten con soporte informático
garantizarán la identificación y el ejercicio de la función
jurisdiccional por el órgano que la ejerce, así como la
confidencialidad, privacidad, y seguridad de los datos de
carácter personal que contengan en los términos que
establezca la ley. Negrillas fuera del texto.
Del ejercicio interpretativo de la norma en cita es más que claro que
el juez, en el nuevo contexto que trae la tecnología, tiene amplias
facultades para ponerlas a merced del ejercicio de la administración
de justicia, y lo que es mejor, se le da especial importancia en lo que
a la práctica de pruebas corresponde, para ello basta con ver lo
expresado en el inciso primero del precitado artículo cuando
expresa: El Consejo Superior de la Judicatura debe propender por
la incorporación de tecnología de avanzada al servicio de la
administración de justicia. Esta acción se enfocará
principalmente a mejorar la práctica de las pruebas, subrayas y
negrillas fuera del texto.
No siendo suficiente lo anterior, el artículo 95 continúa con aspectos
ineludiblemente importantes para la presente investigación, en la
medida en que reconoce el valor probatorio, esto es, la validez y
eficacia de un documento original al obtenido por medios
electrónicos, postulado que por demás no debe distanciarse de las
garantías de autenticidad integridad, así como los requisitos que por
virtud de la Ley procesal le sean exigidos25.
Finalmente se debe apreciar que legalmente los jueces en sus
decisiones pueden tener como soporte los medios tecnológicos y
que, además, está es sus manos el que el martillo de la justicia,
25
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPUBLICA. Ley 270 de 1996. Inciso 3 del artículo 95
33
claro está con la disposición de recursos para tal fin, no sea un
convidado de piedra a la hora de tomar decisiones conforme a
derecho. Diferente es que no exista voluntad en la utilización de los
medios provistos, aspectos que lamentablemente harían caer a la
administración de justicia en un declive y estancamiento, que, de no
atenderse a los actuales cánones, redundaría en el decaimiento
social, político y económico y, lo peor, en una incomprensible y
estática práctica de la administración de justicia apegada a las
antiguas tradiciones y desviada de los objetivos del derecho, que
está en la obligación de mutar para adaptarse a la sociedad que
regula.
3.3. En la jurisprudencia del Consejo de Estado
La máxima instancia de la jurisdicción contencioso administrativa, el
Consejo de Estado, en sentencia proferida el 23 de octubre de 1993,
con la ponencia de la Dra. Myriam Guerrero, al tratar el tema del
equivalente funcional que se da al enviar por medio de fax un
documento, expresó:
No puede la ciencia jurídica ignorar o colocarse al
margen de las innovaciones y progresos que la
tecnología moderna y especialmente en el terreno de la
informática imponen en materia de concreción y
transmisión del pensamiento. El derecho como tal es
expresión de una cultura y al establecer las reglas que
han de regular la conducta y las formas de
manifestación de ésta, tanto para los gobernadores
como para los gobernados, no puede deshacerse,
olvidar o relegar los descubrimientos o invenciones
provenientes de la tecnología y que como tales
34
hacen parte de dicha cultura26 negrillas fuera del
texto.
Por lo visto, desde la jurisprudencia del Consejo de Estado el tema
del documento digital, incluso antes de la expedición de la Ley 527
de 1999, no era un tema vedado en lo que al ejercicio de las pruebas
correspondía; en tal sentido, no solo esta competencia se ha
pronunciado frente a esta materia como se verá.
3.4. En la jurisprudencia de la Corte Suprema de Justicia
En lo referente a las pruebas obtenidas por medios digitales propios
de la sociedad de la información y el avance tecnológico no se ha
apartado ni siquiera la máxima instancia de la jurisdicción ordinaria,
la Corte Suprema de Justicia, que en sentencia del 3 de abril del año
2000,27 al analizar un tema en litigio anterior a la entrada en vigencia
de la Ley 527 de 1999, hace referencia a la utilización del mensaje
de datos en el aparato judicial y, en particular, en lo que tiene que
ver con el recurso de casación presentado vía fax. En este fallo la
Corte Suprema expresó:
La tradicional exigencia del original del escrito de
demanda de casación puede quedar satisfecha con un
mensaje de datos, si la información contenida por éste
es fácilmente consultable.
26 COLOMBIA. CONSEJO DE ESTADO. Sala Contencioso Administrativa, sección segunda. Auto de julio 26 de 2000. Magistrado ponente Dr. Carlos Arturo Orjuela Góngora citado por: IBÁÑEZ. Óscar y RINCÓN, Erick. El acto administrativo electrónico y las nuevas tecnologías de la información. Bogotá: 2001, p.11 27
COLOMBIA. CORTE SUPREMA DE JUSTICIA. Sala Laboral, Auto 13015 Abril 3 de 2000, Magistrado Ponente: Dr. José Roberto Herrera Vergara.
35
Y continuó la Corte:
(...) el documento electrónico está contenido en soporte
diverso al papel lo que no significa que por esa razón
no sea capaz de representar una idea o un
pensamiento. Por ello lo han definido como cualquier
representación en forma electrónica de hechos
jurídicamente relevantes, susceptible de ser asimilado
en forma humanamente comprensible. El documento
electrónico es un método de expresión que requiere
de un instrumento de creación, conservación,
cancelación y transmisión: tal instrumento está
constituido por un aparato electrónico. De esta
forma la disciplina de dicho documento no puede
prescindir del computador que lo crea, lo conserva y lo
cancela y la red de terminales de computador que
permiten su transmisión.
De este modo, por vía jurisprudencial se ha planteado la posibilidad
de probar en las instancias judiciales, indistintamente de la
competencia a través del documento electrónico, claro está con el
cumplimiento de los presupuestos jurídicos que para ello la Ley haya
dispuesto, aspectos en lo que retoma suma relevancia la Ley 527 de
1999 como se verá más adelante.
3.5. La Ley Modelo sobre Comercio Electrónico de la
Comisión de las Naciones Unidas para el desarrollo
del Derecho Mercantil Internacional – CNUDMI
Vislumbrando la insuficiencia normativa internacional en lo
relacionado a la regulación de los nuevos medios de comunicación
que traen las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,
TICs, y la avanzada sociedad de la información, la Comisión de las
Naciones Unidas para el Desarrollo del Derecho Mercantil promovió
36
un proyecto de ley con el fin de valerse de los grandes beneficios
que traen los mensajes de datos por su rapidez en asuntos que
tienen trascendencia jurídica para las personas en la actualidad.
En consecuencia, la Asamblea General de la Organización de las
Naciones Unidas, ONU, mediante Resolución 51/162 de 1996
aprobó la Ley Modelo sobre Comercio Electrónico elaborada por la
CNUDMI,28 recomendando la incorporación de este instrumento
internacional en la normatividad de los países de la Organización,
encontrándose de que en el plano nacional el instrumento
internacional precitado sirvió de base para lo que en la actualidad se
conoce como la Ley 527 de 1999.
3.6. La Ley 527 de 1999 y su incidencia en la regulación del
documento electrónico en Colombia
Como se ha expresado apartados atrás, la necesidad del hombre en
la actualidad por regular aspectos de la praxis jurídica que tienen
que ver con el boom tecnológico y su relación con las modernas
practicas del derecho internacional privado del que por supuesto
Colombia no se ha apartado; teniendo en cuenta modelos
internacionales de regulación, como la Ley sobre Comercio
Electrónico aprobada en 1996 por la Comisión de las Naciones
Unidas para el Derecho Mercantil Internacional, CNUDMI, expidió la
Ley 527 de 1999, “por medio de la cual se define y reglamenta el
acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y
de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación
y se dictan otras disposiciones”, para de esta manera avalar el
28 Comisión de las Naciones Unidas para el desarrollo del Derecho Mercantil Internacional;
en inglés UNCITRAL
37
intercambio electrónico de informaciones, EDI, y contrarrestar de
esta manera la incertidumbre y duda sobre la validez jurídica de la
información cuyo soporte es informático, a diferencia del soporte
documental tradicional agotado por el código de procedimiento civil
en Colombia.
Así las cosas, la Ley 527 de 1999, en su estructura normativa
contentiva de 47 artículos inmersos en cuatro partes, toma aspectos
para destacar como: los mensajes de datos y comercio electrónico,
el transporte de mercancías, las firmas digitales, los certificados y
entidades de certificación y, por último, la reglamentación y vigencia.
Aspectos que, como es lógico, retoman importancia en la presente
investigación, razón por la cual se definirán apartados más adelante.
4. Definición del documento electrónico
La legislación local asume la definición del documento electrónico
desde la perspectiva del mensaje de datos, lo que equivale a decir
que en la legislación en Colombia las definición del mensaje de
datos equivale al del documento electrónico, de esta manera el literal
a del artículo 2º de la Ley 527 de 2000, define al mensaje de datos
como: La información generada, enviada, recibida, almacenada o
comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como
pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI),
Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax.29
29
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPUBLICA. Ley 527 de 2009. Artículo 2°. La definición de documento electrónico corresponde con la de Mensaje de datos, al respecto ver la Guía No. 3 del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones disponible en la dirección electrónica: http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-3-documentos-electronicos-v1.pdf p. 4. Página consultada el 13 de marzo de 2014
38
Desde el punto de vista doctrinal, autores como Fernando Ruiz han
definido al documento electrónico como “un conjunto de impulsos
eléctricos que recaen en un soporte de computadora, y que
sometidos a un adecuado proceso, a través del computador,
permiten su traducción a lenguaje natural a través de una pantalla o
una impresora”.30
Al respecto, expertos en el tema como el colombiano Alexander
Díaz García,31 afirman que los documentos electrónicos susceptibles
de ser valorados como pruebas constan en un soporte material
(cintas, diskettes, circuitos, chips de memoria, redes), e insiste en
que todo documento requiere para su representación de un soporte,
el soporte de este modo es todo substrato material sobre el que se
asienta la información; es el elemento que sirve para almacenar la
información para su tratamiento, recuperación y reproducción
posterior. De este elemento el autor destaca entre otros tantos
soportes como: discos rígidos, disquetes, discos compactos, cintas
magnéticas y ahora unidades de almacenamiento masivo como las
memorias USB.
En esa línea, la Corte Constitucional en sentencia del 8 de junio de
2000, al estudiar el contenido del literal a del artículo 2 de la Ley 527
de 1999, que define el mensaje de datos, expresó:
La noción de "mensaje" comprende las informaciones
obtenidas por medios análogos en el ámbito de las técnicas de
comunicación modernas, bajo la configuración de los progresos
técnicos que tengan contenido jurídico.
30
RUIZ, Fernando. El documento electrónico frente al derecho Civil y Financiero, Revista de Derecho informático. Número 16, diciembre de 1999, citado por CUENCA NARVÁEZ, Leonardo, El documento electrónico como título valor. Cali: Universidad ICESI, 2012. p. 11 31
DÍAZ. Alexander. Los documentos electrónicos y sus efectos legales en Colombia. Bogotá: Alediag@net, 1999. p. 8-12
39
Cuando en la definición de mensaje de datos, se menciona los
"medios similares", se busca establecer el hecho de que la
norma no está exclusivamente destinada a conducir las
prácticas modernas de comunicación, sino que pretenden ser
útil para involucrar todos los adelantos tecnológicos que
se generen en un futuro.
El mensaje de datos como tal debe recibir el mismo tratamiento
de los documentos consignados en papel, es decir, debe
dársele la misma eficacia jurídica, por cuanto el mensaje
de datos comporta los mismos criterios de un
documento32. Negrillas fuera del texto.
En igual sentido como se expresara líneas atrás la Sala Laboral de
la Corte Suprema de Justicia en Colombia, expresó frente a esta
tipología de documento:
El documento electrónico está contenido en soporte
diverso al papel lo que no significa que por esa razón no
sea capaz de representar una idea o un pensamiento.
Por ello lo han definido como cualquier representación en
forma electrónica de hechos jurídicamente relevantes,
susceptible de ser asimilado en forma humanamente
comprensible. El documento electrónico es un método de
expresión que requiere de un instrumento de creación,
conservación, cancelación y transmisión: tal
instrumento está constituido por un aparato electrónico.
De esta forma la disciplina de dicho documento no puede
prescindir del computador que lo crea, lo conserva y lo
cancela y la red de terminales de computador que
permiten su transmisión.33 Negrillas fuera del texto.
A grandes rasgos, en la noción de documento electrónico pueden
encontrarse características comunes a estos como:
Es una manifestación de la voluntad, emitida o generada a
través de medios electrónicos, pues su naturaleza radica
32
COLOMBIA. CORTE CONSTITUCIONAL. Sentencia C-662 de junio 8 de 2000, Magistrado Ponente Dr. Fabio Morón Díaz 33 COLOMBIA. CORTE SUPREMA DE JUSTICIA. Sala Laboral, en Auto 13015 de Abril 3 de
2000, Magistrado Ponente: Dr. José Roberto Herrera Vergara.
40
precisamente en que es un mensaje de datos y así lo
diferencia del documento tradicional.
Debe ser materializada a través de un software o hardware,
que pueden derivar en un documento que contenga: imagen,
fotos, arte digital, Imagen, texto, cartografía, compresión de
ficheros, sonido y video, entre otras tantas expresiones que a
su vez pueden asumir los formatos que se pasan a relacionar
en el siguiente cuadro.
Cuadro No. 1: formatos de documento.
Fuente: Ministerio de las Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones, Dirección de Gobierno en Línea
El documento electrónico es inmaterial, pues carece de
carácter corpóreo o tangible.
Debe contar con un sistema de verificación que garantice su
integridad y la identidad del originador. Lo anterior, por cuanto
debe contar con ciertas características que le otorguen una
seguridad jurídica semejante a la del documento en papel, así
41
como mecanismos para determinar su origen, destinatario,
fecha y hora de la creación y la exactitud de la información
contenida.34
Finalmente, y no menos importante, se destaca que entre las clases
de documentos electrónicos más usuales en la actualidad, aparte de
los antes enunciados, están los correos electrónicos y/o
comunicaciones oficiales, los mensajes de datos generados
mediante las redes sociales, los formularios electrónicos dentro de
los que se encuentran los formularios de contacto o para peticiones,
quejas y reclamos, las bases de datos y las páginas web y blogs.
Por otro lado, se debe destacar que para el reconocimiento pleno de
los documentos electrónicos se hace necesario encontrar en ellos
características inherentes en ellos como las que se pasan a
relacionar a continuación.
5. Características del documento electrónico
Los documentos electrónicos, dada su especialidad y conforme a los
criterios de equivalente funcional, para que sean tenidos como
pruebas, en esencia deben contar con las características que de
acuerdo a la norma técnica, Norma NTC/ISO 15489-1, son: 1.
Autenticidad, 2. Integridad, fiabilidad y la disponibilidad,
características estas que el Ministerio de Tecnologías de la
34
CAMARGO MELÉNDEZ Piedad y VÉLEZ VARGAS Jorge, El título Valor Electrónico, Instrumento Negociable de la Nueva Era, Citado por CUENCA NARVÁEZ, Leonardo, El documento electrónico como título valor. Cali. Universidad ICESI, 2012. p. 11-12
42
Información y las Comunicaciones, MINTIC, ha hecho propias y las
ha definido de la siguiente manera.35
5.1. Autenticidad. La autenticidad hace referencia, como lo
dice MINTIC36 a que pueda demostrarse que el
documento es lo que afirma ser, que ha sido creado o
enviado por la persona que afirma haberlo creado o
enviado, y que ha sido creado o enviado en el momento
que se afirma.
5.2. Integridad. Esta característica se refiere al carácter
completo del documento como dice MINTIC37, esto es, que
no haya sido modificado o alterado.
5.3. Fiabilidad. MINTIC38 ha definido la fiabilidad como aquella
en la que su contenido representa exactamente lo que se
quiso decir en él. Es una representación completa y
precisa de lo que da testimonio y se puede recurrir a él
para demostrarlo.
5.4. Disponibilidad. Al abordar la disponibilidad como
característica del documento electrónico, MINTIC afirma
que es aquella que hace posible localizar, recuperar,
presentar, interpretar y leer.39
35 MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES, Dirección de Gobierno en línea Cero papel en la administración pública. Documentos electrónicos. Bogotá: Pág. 8- 9 36
Ibíd. 37
Ibíd. 38
Ibíd. 39 Ibíd.
43
Subsecuente a lo antes mencionado, es claro que tales
características revisten al documento electrónico de una estructura
que sobre manera hace fácil su distinción y valor probatorio en las
instancias procesales en las que se requiera este medio probatorio,
es más, de tales características se infieren otros elementos, como
que sean accesibles, inteligibles y utilizables, aspectos que
robustecen al documento electrónico como especie.40
En ese orden de ideas y con la misma intención de apreciar los
elementos inherentes a todo documento electrónico, en el siguiente
apartado se abordará la estructura de este, en el que, dicho sea de
paso, en su conformación intervienen aspectos como el contenido,
validación del documento o firma y bloque de metadatos.
Por otro lado, resulta importante resaltar la postura frente a las
características del documento electrónico, que hace la Corte
Constitucional, en la que a grandes rasgos recoge las antes
mencionadas, cuando expresa:
Dentro de las características esenciales del mensaje de datos
encontramos que es una prueba de la existencia y naturaleza
de la voluntad de las partes de comprometerse; es un
documento legible que puede ser presentado ante las
Entidades públicas y los Tribunales; admite su
almacenamiento e inalterabilidad en el tiempo; facilita la
revisión y posterior auditoría para los fines contables,
impositivos y reglamentarios; afirma derechos y obligaciones
jurídicas entre los intervinientes y es accesible para su
ulterior consulta, es decir, que la información en forma de
40 CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Documentos electrónicos: Manual para Archiveros. Citado por MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES, Dirección de Gobierno en línea Cero papel en la administración pública. Documentos electrónicos. Bogotá: Pág. 8- 9
44
datos computarizados es susceptible de leerse e
interpretarse41. Negrillas fuera del texto.
6. Estructura del documento electrónico
La estructura del documento electrónico está dada por dos
distinciones, a saber: la estructura física y una estructura lógica. La
primera, la estructura física, es variable y depende del hardware y
del software, es decir, del equipo que se utilizó y el programa en el
que se creó, es así por ejemplo como en un video o una imagen
intervienen por ejemplo elementos tales como la cámara con la que
se hace la captura y los programas con los cuales se fija el
documento representativo en este caso en un Disco compacto, CD.
La segunda, la estructura lógica, hace referencia a las partes que lo
componen, esto es: 1- Datos o contenido, 2- Datos de identificación
para la autenticación y validación del documento o firma y 3- Bloque
de metadatos.
6.1. Datos o contenido
Los datos de contenido son la materia del documento electrónico,
esto es, el conjunto de datos e información del documento,42 así en
la actualidad pueden distinguirse gran cantidad de contenidos los
cuales pueden ser audio, audiovisuales, imágenes, mapas, correos
electrónicos y mensajes de redes sociales, entre otros tantos.
41
COLOMBIA. CORTE CONSTITUCIONAL. Sentencia C-662 de junio 8 de 2000, Magistrado Ponente Dr. Fabio Morón Díaz 42 óp. cit. Pág. 8
45
6.2. Firma del documento electrónico
La legislación en Colombia y más concretamente el artículo 7 de la
Ley 527 de 1999, preceptúa que:
Cuando cualquier norma exija la presencia de una
firma o establezca ciertas consecuencias en
ausencia de la misma, en relación con un mensaje
de datos, se entenderá satisfecho dicho
requerimiento si:
a) Se ha utilizado un método que permita identificar
al iniciador de un mensaje de datos y para indicar
que el contenido cuenta con su aprobación;
b) Que el método sea tanto confiable como
apropiado para el propósito por el cual el mensaje
fue generado o comunicado
Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el
requisito establecido en cualquier norma constituye
una obligación, como si las normas simplemente
prevén consecuencias en el caso de que no exista
una firma.43
Como consecuencia de lo anterior, es posible afirmar que la norma
en comento es clara en establecer que en los casos en los que se
exija la firma, o se establezcan ciertas consecuencias en ausencia
de la misma, para el caso de los mensajes de datos, documento
electrónico, el requisito de la firma estará satisfecha con el
cumplimiento de los dos preceptos contenidos en los literales a y b
del artículo 7 de la Ley 527 de 1999 antes citados.
43 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPUBLICA. Ley 527 de 1999. Artículo 2
46
Al retrotraerse a la legislación local y la doctrina en Colombia, frente
a las firmas obtenidas por medios electrónicos se distinguen dos
especies de firmas como: la firma electrónica y la firma digital.
6.2.1. La firma electrónica
La Firma electrónica es la tipología de firma que corresponde a
métodos como códigos, contraseñas, datos biométricos o claves
criptográficas privadas, que permiten identificar a una persona en
relación con un mensaje o un documento, siempre y cuando el
mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que
se utiliza la firma.44
Así, la firma electrónica incluye cualquier método o símbolo basado
en medios electrónicos que tenga por finalidad identificar a una
persona, sin que tenga que dar integridad al mensaje que
acompaña,45 dentro de las firmas electrónicas está la firma digital.
6.2.2. Firma digital
La firma digital es la especie de firma que la Ley define como “un
valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que
utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la
clave de quien origina el mensaje y al texto que contiene, permite
determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la
44 COLOMBIA. MINISTERIO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y COMERCIO. Decreto 2364. de 2012. Por medio del cual se reglamenta el artículo 7 de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones 45 Ibíd.
47
clave iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado
después de efectuada la transformación”.46
.
Esta firma digital está basada en un certificado reconocido y
generada mediante un dispositivo seguro de creación; de este modo,
la firma digital tiene, respecto de los datos consignados en forma
electrónica, el mismo valor que la firma manuscrita en relación con
los consignados en papel.
6.2.2.1. Las partes que intervienen en la firma digital
Como es obvio dada la seguridad de la que se encuentra provista la
firma digital, es indispensable que, para su uso, sean necesaria la
intervención de básicamente tres entes, cuales son: la entidad de
certificación, el firmante y el verificador.
d. Entidad de certificación (prestador de servicios de firma
electrónica)
Es aquella persona jurídica que presta servicios en relación con la
firma digital, como la generación y la verificación de la firma.47 Estas
entidades están facultadas para emitir certificados en relación con
las firmas digitales de las personas, ofrecer o facilitar los servicios de
registro y estampado cronológico de la transmisión y recepción de
mensajes de datos, así como cumplir otras funciones relativas a la
46 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPUBLICA. Ley 527 de 1999.lietral C. Artículo 2. 47
Reguladas por la Ley 527 de 1999. PARTE III.
48
seguridad de comunicaciones y al archivo y conservación de las
mismas en cumplimiento de estándares internacionales.48
e. Firmante
El firmante es la persona que a través de la suscripción de la firma
se obliga en nombre propio o representación de una persona natural
o jurídica. Esta persona, para que la firma digital tenga efectos
legales, debe disponer de un certificado electrónico reconocido y un
dispositivo para la creación de la firma.
f. Verificador
Es la persona natural o jurídica que valida o verifica una firma
electrónica según las condiciones establecidas en la política de la
firma. Puede ser una entidad validadora o una tercera parte que esté
interesada en la validez de una firma.49
6.3. Metadatos del documento electrónico
De forma general los metadatos en la informática es la información
que permite identificar, localizar y describir recursos digitales, de tal
suerte que hace posible encontrar, gestionar, controlar y entender o
48Mediante el Decreto Número 1747 de 2000. Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 527 de 1999 se regulan los aspectos referentes a las entidades de certificación y los certificados digitales. 49 COLOMBIA. MINISTERIO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y COMERCIO. Decreto 2364. de 2012. Por medio del cual se reglamenta el artículo 7 de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones
49
Preservar la información en el tiempo, que como es de esperarse
para el presente estudio, tales atributos son aplicables a lo que
corresponde al documento electrónico.
Ahora, en lo que concierne a los metadatos del documento
electrónico, se destacan los acotados por MINTIC50, dentro de los
que están: metadatos de información, de seguridad, de trazabilidad,
y de firma y de gestión, tipologías de metadatos que, vale la pena
resaltar, no son los únicos, pero que en lo que corresponde al
documento electrónico y/o mensajes de datos son los más usuales.
I. Metadatos de información: son los que brindan la
información correspondiente al documento, procedimiento al
que pertenece u organismo asociado.
II. Metadatos de seguridad: son aquellos que permiten definir
todos los parámetros del documento que tengan relación con
el control, seguridad y acceso del documento.
III. Metadatos de trazabilidad: esta tipología de metadatos
informan acerca de todas las acciones que se han realizado
sobre el documento, así como también permiten la
localización física del documento.
IV. Metadatos de firma: esta clasificación permite conocer la
información relativa a las diferentes firmas que se han
realizado sobre el documento, de la misma manera guarda la
información de cada firmante, la fecha en que se firmó y la
firma electrónica y/o digital.
50
Ibíd.
50
V. Metadatos de gestión: estos contienen la información sobre
el documento que facilita la gestión del mismo, tanto dentro
del expediente administrativo como de forma independiente.
Dentro de estos está la información de la radicación, el tipo
de documento o los datos del interesado.
7. El valor probatorio del documento electrónico
Frente al valor probatorio del documento electrónico la Ley 527 de
1999 en el artículo 5 estableció:
“No se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo
tipo de información por la sola razón de que esté en forma de
mensaje de datos”
Del mismo modo al expresarse sobre la fuerza probatoria de los
mensajes de datos estableció en el artículo 10:
ARTÍCULO 10. Admisibilidad y fuerza probatoria de los
mensajes de datos. Los mensajes de datos serán admisibles
como medios de prueba y su fuerza probatoria es la otorgada
en las disposiciones del Capítulo VIII del Título XIII, Sección
Tercera, Libro Segundo del Código de Procedimiento Civil.
En toda actuación administrativa o judicial, no se negará
eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo
de información en forma de un mensaje de datos, por el sólo
hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no
haber sido presentado en su forma original.
De lo anterior se colige que en toda actuación judicial o
administrativa no se le negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y
probatoria al documento electrónico; por el contrario, este tendrá
igual valor probatorio como los documentos de los que habla el
Código de Procedimiento Civil agotados en el capítulo anterior de la
presente investigación.
51
En consonancia con lo anterior, la máxima censora de la
constitución, la Corte Constitucional en la sentencia C – 662 de
2000, frente al valor probatorio del documento electrónico expresó:
Al hacer referencia a la definición de documentos del
Código de Procedimiento Civil, le otorga al mensaje de
datos la calidad de prueba, permitiendo coordinar el
sistema telemático con el sistema manual o
documentario, encontrándose en igualdad de
condiciones en un litigio o discusión jurídica,
teniendo en cuenta para su valoración algunos
criterios como: confiabilidad, integridad de la
información e identificación del autor.
Criterio para valorar probatoriamente un mensaje de
datos. Al valorar la fuerza probatoria de un mensaje
de datos se habrá de tener presente la confiabilidad
de la forma en la que se haya generado, archivado o
comunicado el mensaje, la confiabilidad de la forma
en que se haya conservado la integridad de la
información, la forma en la que se identifique a su
iniciador y cualquier otro factor pertinente (artículo
11)51 negrillas fuera del texto.
De lo antepuesto se concluye que a instancias de cualquier juzgado
en Colombia el mensaje de datos está investido de toda la validez
probatoria, al igual que se le entrega a los demás documentos, por
tal razón en materia de regulación del documento electrónico la Ley
527 e 1999 en el artículo 6 le da la connotación de equivalente al
documento electrónico con respecto a los demás documentos, de tal
manera que cuando una norma requiera que la información conste
por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de
datos, si la información que éste contiene es accesible para su
posterior consulta.
51 COLOMBIA. CORTE CONSTITUCIONAL. Sentencia. C – 662 de Junio 8de 2000,
Magistrado Ponente, Dr. Fabio Morón Díaz.
52
8. Principios rectores del documento electrónico
La Ley 527 de 1999, en el artículo 11, referente a los criterios de
valoración, expresa lo siguiente:
Para la valoración de la fuerza probatoria de los
mensajes de datos a que se refiere esta ley, se tendrán
en cuenta las reglas de la sana crítica y demás criterios
reconocidos legalmente para la apreciación de las
pruebas. Por consiguiente habrán de tenerse en
cuenta: la confiabilidad en la forma en la que se haya
generado, archivado o comunicado el mensaje, la
confiabilidad en la forma en que se haya conservado la
integridad de la información, la forma en la que se
identifique a su iniciador y cualquier otro factor
pertinente.
Teniendo en cuenta el precepto normativo antes transcrito es
importante resaltar que, dada la naturaleza del documento
electrónico, se hace indispensable que a la hora de ser presentado
dentro de un proceso judicial como el laboral, el juez de
conocimiento debe realizar ciertas valoraciones sobre los principios
rectores del documento electrónico que obviamente están sujetos a
la sana critica probatoria como son: el principio de equivalentes
funcionales, el de integridad, inalterabilidad, autenticidad y por
último el principio de no repudio; aspectos estos que se pasarán
a analizar a continuación con más detenimiento.
8.1. Principio De Los Equivalentes Funcionales
Tanto el proyecto de Ley, como la Ley Modelo de UNCITRAL,
emplean el criterio de los "equivalentes funcionales" gracias al cual
se estudian las finalidades, los propósitos y las funciones con que
53
se analizan tradicionalmente el contenido y el soporte de los
documentos que constan sobre papel, para así llegar a fijar la forma
con la que se pueden aprobar tales requisitos a través de las nuevas
tecnologías y sistemas electrónicos. Este principio se explicó
anteriormente.
8.2. El Principio de Integridad
La integridad del documento electrónico hace alusión a que la
información enviada a través del mensaje de datos tiene todas sus
partes y no ha sido transformado, modificado o adulterado de tal
forma, la Ley 527 de 1999 ha estimado en aras de este principio la
posibilidad de que al documento le sea asignada una firma digital tal
como se observa en el artículo 7 de la precitada norma o firma
electrónica que, dicho sea de paso, son diferentes como se verá
más adelante, ello con la finalidad de asegurar la integridad del
mensaje de datos que ha sido firmado.
8.3. El Principio De La Inalterabilidad
El principio de inalterabilidad guarda estrecha relación con el
anterior, ello en razón a que si el documento tiene un origen, no
pudo haber sido alterado sino en su lugar de emisión, como en el
caso de la firma electrónica que una vez cotejada, tanto su forma
como su originalidad de emisión, el documento se puede considerar
inalterado y procede a considerarse como válido para los fines
legales.52
52
GUERRA CONTRERAS, Jaime; PÉREZ RINCÓN, Jedwar A., Y CANO BOHÓRQUEZ, Jairo, El documento electrónico como medio de prueba. Bogotá: 2002. p. 19
54
8.4. El Principio De Autenticidad
En el mismo contexto que la firma manuscrita, se presume que la
firma digital pertenece exclusivamente a la persona que consta como
titular de un certificado digital emitido por una entidad de certificación
de las contempladas en la Ley 527 de 1999 y el Decreto
Reglamentario 1747 de 2000.
En la utilización de un sistema que utilice el mecanismo de firma
digital, cada parte de la relación se encuentra determinada, habida
cuenta que la clave privada empleada en la emisión de la firma
digital sólo puede estar siendo empleada por quien es su
propietario.53
8.5. El Principio del no repudio
Este principio hace referencia a que, cuando se firma un documento,
lo que se hace es manifestar estar conforme con el contenido del
mismo, de tal manera cuando un mensaje de datos se encuentra
firmado, sea por una simple firma electrónica o a través de la firma
digital, se infiere que el autor (iniciador) del mensaje de datos que
consta en el certificado, debidamente expedido por el ente de
certificación, está manifestando que su voluntad es la consignada en
dicho documento electrónico y, por lo tanto, no puede negarse a los
efectos que del mismo se derivan, estando obligado a lo que allí se
establezca, pues se ha determinado que dicho documento es veraz
y tiene plenos efectos.54
53
IBÁÑEZ PARRA, Oscar y RINCÓN CÁRDENAS, Erick. El acto administrativo electrónico y las nuevas tecnologías de la información. Bogotá: 2002. p. 26 54
Ibíd.
55
CAPITULO III: El documento electrónico en el derecho laboral
Colombiano
3. Las nuevas tecnologías en las relaciones laborales
Es innegable que la revolución tecnológica ha impactado todos los
sectores de la sociedad, y las relaciones laborales no escapan de
ello. La tecnología ha cambiado la cotidianidad de los seres
humanos, ha transformado las relaciones interpersonales, ha
desarrollado nuevas formas de interacción, ha planteado nuevos
interrogantes a la humanidad, ha facilitado el trabajo de las
personas, y consecuencia de ello, incluso, se han tipificado los
llamados delitos informáticos, así gran cantidad de hechos similares.
Y por supuesto, y de acuerdo a lo que se estudia, estos avances
tecnológicos han modificado sin lugar a dudas las formas de trabajo
y las relaciones laborales.
El derecho, siendo la ciencia que se encarga de regular las
relaciones entre las personas, recibe una influencia directa y
fundamental en cuanto a la revolución tecnológica. Como ya se
mencionó, la tecnología ha transformado la forma en la que las
personas interactúan, y por ende, y siendo el trabajo la forma más
cotidiana de relación humana, se ha visto tocada en sus bases más
profundas por toda esta revolución tecnológica. La legislación
colombiana ha hecho esfuerzos por adaptarse a estas nuevas
formas, pero, como sucede con frecuencia en el País, las normas se
crean sin que se tengan en cuenta todas las variables para su
efectiva aplicación, o quienes se encargan de aplicarlas se resisten a
ellas por falta de conocimiento, dejando estos buenos esfuerzos
congelados en el papel. Hace pocos días el presidente Santos
mencionó en el XVII encuentro de la jurisdicción ordinaria llevado a
56
cabo en Montería lo siguiente: “Tenemos buenos códigos, con
procedimientos ágiles y orales, pero nada de esto puede aplicarse
cabalmente si no aceleramos el proceso de implementación de las
TIC para la justicia, es decir, la justicia digital”.
El uso y apropiación del internet en las relaciones laborales es hoy
en día un elemento fundamental en el trabajo, sea una organización
privada o una entidad pública, toda la comunicación interna de las
organizaciones se da a través de perfiles que le son asignados a
cada empleado una vez firma su contrato, el correo institucional, el
manejo de información digital protegida, los correos entre
trabajadores y empleadores, y en ocasiones el especifico desarrollo
de la prestación personal a la que se obliga el trabajador se da por
este medio y de este mismo modo el riesgo de todo ello, ya que por
este mismo medio se envían memorandos, se puede hacer pública
la información protegida, se pueden configurar actos de acoso
laboral o incluso se puede llegar a probar la existencia de un
contrato realidad.
Como ven, el uso de la tecnología, y la alteración de esta en las
relaciones entre trabajadores y empleadores, ha modificado las
formas en que se desempeñaban las labores convirtiéndolas
también en sucesos comprobables y llevados a cabo a través de
medios tecnológicos, lo cual es el objeto de estudio en esta
investigación, pues, es ante la jurisdicción donde se llevan estas
situaciones cuando se generan conflictos que requieren de la
valoración de un juez, y al desarrollarse las mismas por medios
diversos a los que se han conocido, queda un vacío frente a la
existencia de la norma y la efectiva aplicación de ella por los jueces,
por las razones que más arriba mencionamos.
57
3.1. El documento electrónico en el Código de Procedimiento
Laboral y de la Seguridad Social
El derecho procesal Laboral y de la Seguridad Social se encuentra
regulado por el Decreto Ley 2158 de 1948, el cual regula de forma
específica todos los procedimientos en esta área del derecho. Sin
embargo, al detenerse en las pruebas, es claro que el código laboral
no ha construido una regulación específica sobre el documento
electrónico, pero en el artículo 51 sobre Medios de prueba se
establece lo siguiente: “Son admisibles todos los medios de
prueba establecidos en la ley, pero la prueba pericial sólo tendrá
lugar cuando el juez estime que debe designar un perito que lo
asesore en los asuntos que requieran conocimientos especiales”.
Negrillas fuera del texto.
De acuerdo a lo anterior, se puede establecer que en el
procedimiento laboral y de la seguridad social no se tratan de
manera específica cada uno de los medios de prueba. Sin embargo
el artículo 51 nos deja de presente que dentro del procedimiento
laboral y de la seguridad son válidos todos los medios de prueba
aceptados por la ley, es decir, los preceptuados por el Código de
procedimiento civil hoy en trámite de derogación por el incipiente
Código general del proceso.
Además de lo anterior se encuentra el artículo 145 que establece
una aplicación analógica, la cual manifiesta que a falta de
disposiciones especiales en el procedimiento de trabajo se aplicarán
las normas análogas de este decreto, y en su defecto, las del código
judicial. Sobre el código judicial deberán entenderse entonces el
C.P.C y el C.G.P, en los cuales como aparece en la primera parte
de este documento, si se establece la forma y características de los
medios de prueba validos en un proceso judicial.
58
Para agregar a estas disposiciones se encuentra la Ley 527 de
1999, citada en reiteradas ocasiones en este trabajo. Esta establece
en su artículo 10 lo siguiente: “Los mensajes de datos serán
admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria es la
otorgada en las disposiciones del capítulo viii del título XIII, sección
tercera, libro segundo del código de procedimiento civil”.
De los anteriores artículos se puede concluir, con bastante claridad,
que en el procedimiento Laboral y de la Seguridad Social es válido
presentar como un medio de prueba amparado por la Ley cualquier
documento electrónico que sea susceptible de entregar
convencimiento al juez y así mismo ostenta la fuerza de cualquier
medio otro de prueba.
Es claro entonces que, al tratarse de un documento electrónico, este
debe tener ciertos requisitos que permitan esclarecer judicialmente
su veracidad. Estas características también han sido dadas por la
Ley y la Jurisprudencia. Es preciso reconocer que al presentar un
documento electrónico en sede judicial existen gran cantidad de
mitos frente a la valoración de este por parte del juez, mitos respecto
a su veracidad y confiabilidad, pues en ocasiones es posible pensar
que el material presentado ha sido alterado, y por ello el documento
electrónico no ha sido bien recibido por algunos despachos
judiciales. A pesar de ello, la Ley y la evolución tecnológica permiten
a quienes pretendan hacer valer este tipo de prueba en sede judicial,
al juez e incluso a la parte contra la que se aduce este tipo de
documento, una gran variedad de garantías para asegurar su
confiabilidad.
Entendiendo entonces que en la competencia Laboral y de la
Seguridad y social no existe una norma específica frente a la
aportación del documento electrónico, hacemos uso del articulo145
59
del C.L.P, mismo que mencionamos líneas más arriba, para
entonces hacer uso de la normatividad del C.P.C y C.G.P.
3.2. Como aportar un documento electrónico en sede judicial
para ser tenido en cuenta como prueba
Al ser dispendioso aun el tratamiento del procedimiento civil, ya
que estamos ante la vigencia sucesiva de dos códigos, se optara
por establecer como presentar el documento electrónico de
acuerdo al Código de procedimiento Civil primero y segundo, de
acuerdo al Código General del Proceso.
3.2.1. Aportación del documento según el Código de
Procedimiento Civil
El artículo 175 del código de procedimiento civil señala:
“Sirven como pruebas la declaración de parte, el testimonio de
terceros, el dictamen pericial, la inspección judicial, los
documentos, los indicios y cualesquiera otros medios que
sean útiles para la formación del convencimiento del
juez”. Negrillas fuera del texto.
La anterior afirmación permite concluir que el C.P.C no hace una
enumeración taxativa de los medios de prueba, sino que más bien
tiene una lógica descriptiva, lo que permite allegar a un proceso
cualquier otro medio probatorio que sirva para formar el
convencimiento del juez mientras este no vaya en contra de las
garantías de la parte contra la que se aduce y respete la Ley.
Adicionalmente, la Ley 527 de 1999 en el artículo 6 señala lo
siguiente:
“Cuando una norma requiera que la información conste por
escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de
60
datos, siempre y cuando la información que contiene sea
accesible para su posterior consulta”.
Igualmente, el artículo 8 de la ley en comento señala que:
“Cuando una norma requiera que la información sea presentada
en su forma original, ese requisito se satisface si cumple los
siguientes requisitos:
a) Que pueda garantizarse que la información se ha
conservado íntegra desde cuándo se generó por primera
vez y,
b) Que al requerirse que la información sea presentada, ésta
pueda ser mostrada a quien deba presentarse…”.
Adicionalmente, el artículo 10 de la ley dispone que:
“Los mensajes de datos serán admisibles como medios de
prueba y con la fuerza probatoria otorgada en el código de
procedimiento civil a los documentos, recordando que en toda
actuación administrativa o judicial no se negará eficacia,
validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de
información en forma de mensaje de datos por el sólo hecho
de que se trate de un mensaje de datos o por no haber sido
presentado en su forma original”.
Para agregar, la Ley 527 hace referencia al principio de
equivalencia funcional resaltado en el artículo 5 lo siguiente:
“No se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a
todo tipo de información por la sola razón de que esté en
forma de mensaje de datos”.
El anterior es un principio fundamental de dicha Ley, es, en otras
palabras, la base fundamental de los documentos electrónicos, pues
evita que estos sean discriminados respecto de los medios de
prueba tradicionales. El principio de equivalencia funcional precita
entonces que la función jurídica que cumplen la instrumentación
61
escrita y autógrafa respecto de todo acto jurídico, o su expresión
oral, la cumple de igual forma la instrumentación electrónica, a
través de un mensaje de datos, con independencia del contenido,
extensión, alcance y finalidad del acto instrumentado.55
Posterior a mencionar algunos apartes de la ley 527 de 1999 es
claro que existe completa viabilidad jurídica para aportar un
documento electrónico como medio de prueba en la legislación
colombiana, y que el juez debe reconocerle a éste valor jurídico en
tanto está plenamente consagrado por el ordenamiento actual e
incluso por leyes posteriores al Código de Procedimiento Civil, las
cuales han regulado expresamente su consagración y forma de
aportación en sede judicial. Luego entonces, los despachos
judiciales no deberán negarles reconocimiento so pretexto de
inseguridad jurídica acerca de su procedencia y confiabilidad, pues
la Ley ha previsto todas las herramientas técnicas y jurídicas para
éstos en todas las etapas procesales de la prueba, aportación,
contradicción y valoración, logrando así, la firmeza y veracidad que
sirvan para el convencimiento del juez.
Una vez se habla de la veracidad del documento electrónico, es
imprescindible mencionar todo el tema de las entidades de
certificación, creadas por la Ley 527 de 1999 en su artículo 29:
“Podrán ser entidades de certificación, las personas jurídicas,
tanto públicas como privadas, de origen nacional o extranjero
y las cámaras de comercio, que previa solicitud sean
autorizadas por la Superintendencia de Industria y Comercio y
que cumplan con los requerimientos establecidos por el
Gobierno Nacional, con base en las siguientes condiciones:
55 IBÁÑEZ PARRA. Oscar y RINCÓN CÁRDENAS. El acto administrativo electrónico y las nuevas tecnologías de la información. Bogotá. Universidad Sergio Arboleda.p.5
62
a) Contar con la capacidad económica y financiera suficiente
para prestar los servicios autorizados como entidad de
certificación;
b) Contar con la capacidad y elementos técnicos necesarios
para la generación de firmas digitales, la emisión de
certificados sobre la autenticidad de las mismas y la
conservación de mensajes de datos en los términos
establecidos en esta ley;
c) Los representantes legales y administradores no podrán ser
personas que hayan sido condenadas a pena privativa de la
libertad, excepto por delitos políticos o culposos; o que hayan
sido suspendidas en el ejercicio de su profesión por falta
grave contra la ética o hayan sido excluidas de aquélla. Esta
inhabilidad estará vigente por el mismo período que la ley
penal o administrativa señale para el efecto”
o en palabras de la Corte Constitucional: “Las entidades de
certificación, están facultados para: emitir certificados en relación
con claves criptográficas de todas las personas, ofrecer o facilitar los
servicios de registro y estampado cronológico de la transmisión y
recepción de mensajes de datos, así como cumplir otras funciones
relativas a las comunicaciones basadas en las firmas digitales”.56
Lo anterior se menciona ya que es importante tener en cuenta que
no es indispensable el que haya una firma certificada dentro de un
documento electrónico y que, a su vez, sea un requisito sine qua non
para su valoración por parte del ente judicial. La certificación de la
firma digital es una garantía de la procedencia del iniciador del
documento electrónico, pero en ausencia de éste y sí se pretende
tachar como falso dicho documento o desconocerlo, La ley y el
56
COLOMBIA. CORTE CONSTITUCIONAL. Sentencia C-662 de junio 8 de 2000, Magistrado Ponente Dr. Fabio Morón Díaz
63
procedimiento ofrecen herramientas técnicas como pruebas
complementarias que permitan a través de peritos informáticos
certificar quien fue el iniciador de un documento electrónico.
No se va a hacer hincapié sobre las firmas digitales y electrónicas ya
que el tema fue detallado en el II Capitulo, bastara en este momento
indicar que las entidades de certificación están relacionadas
directamente con las firmas digitales, y que entendiendo que el
objetivo de éstas es garantizar o autenticar a la persona que ha
suscrito y enviado un documento electrónico, no debe ser entendida
esta como una exigencia legal para ser presentado el documento
electrónico en un proceso.
Como ya se mencionó, en algunos despachos judiciales se presenta
la duda acerca de la procedencia del documento electrónico, sin
embargo la Legislación ofrece total seguridad de acuerdo a la
normatividad estudiada, a pesar que en algunos casos se prescinde
de estos medios de prueba por desconocimiento de la Legislación en
esta materia.
En primera medida, debe interpretarse con detenimiento el artículo
249 del C.P.C, que establece lo siguiente: “El juez podrá deducir
indicios de la conducta procesal de las partes”. Artículo que propone
una tesis importante frente al tema estudiado, pues sucede también
que en algunos casos y al aportarse un medio de prueba como lo
son los correos electrónicos, estos no son controvertidos por la parte
contra la que se aducen, situación que puede permitir al juez colegir
que los mismos son auténticos. Y adicionalmente la presunción de
autenticidad establecida en el artículo 252 numeral 3 el cual señala
que, habiéndose presentado un documento y habiéndose afirmado
que fue suscrito por la parte contra la que se aduce, se configurara
64
la presunción de autenticidad mientras esta no lo tache
oportunamente.
La tacha de falsedad, el cotejo del documento, el desconocimiento
del documento, y el cotejo de las letras o firmas, son acciones
consagradas en los artículos 289, 255, 275 y 293 del C.P.C. Estas
permiten a la parte afectada por la acusación de autoría sobre un
documento electrónico o sobre su firma, solicitar ante el juez que se
decreten pruebas adicionales como un peritaje, interrogatorio de
parte provocando la confesión, o inspección judicial, sobre dicho
documento, dejando claro así que este está ejerciendo válidamente
su derecho de contradicción contra esta prueba. En tratándose de
otro tipo de documentos como archivos de voz, imágenes,
grabaciones, videos, entre otros, la forma de presentación ya no
podrá darse de forma física como en el caso de los emails, pero se
aportara dentro del proceso en su forma original, es decir,
allegándose a través de algún dispositivo electrónico de
almacenamiento que garantice su integridad. En estos casos aplican
de igual manera los supuestos expresados anteriormente, pues la
Ley procesal permite que estos archivos sean contradichos a través
que las herramientas técnicas y las dadas por el Código, mismas
que fueron mencionadas apartes más arriba.
65
3.2.2. Aportación del documento electrónico según el Código
General del Proceso
Es preciso comenzar por establecer que el Código General del
Proceso, en adelante C.G.P, nace en la Legislación Colombiana con
la prioridad de incluir en el procedimiento reglas claras, dispersas
por las múltiples modificaciones que tuvo el Código de procedimiento
civil. El C.GP incluye de forma incipiente el tema de la oralidad,
propendiendo por procesos que no perduren en el tiempo sino con
etapas establecidas, desformalizando procedimientos que dilataban
la búsqueda de la justicia, por medio de juicios más agiles y justos.
El panorama en el C.G.P es entonces mucho más claro que el
establecido en el Código de procedimiento civil, en adelante C.P.C.
En primera medida, respecto a los documentos hay un cambio
fundamental, y es la presunción de autenticidad sobre ellos, no solo
sobre documentos públicos, como se establecía en el C.P.C., sino
que extiende ahora tal presunción sobre los documentos privados,
los cuales solo se presumían auténticos cuando se cumplían
especialísimas características a veces dispendiosas y dilatorias.
Además de lo anterior, se encuentra el artículo 243 que establece
pleno valor sobre los mensajes de datos:
“Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos,
cuadros, mensajes de datos, fotografías, cintas
cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas,
videograbaciones, radiografías, talones, contraseñas,
cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble
que tenga carácter representativo o declarativo, y las
66
inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o
similares…”Negrillas fuera del texto.
El Código General del Proceso es un código que pone de presente
la oralidad y la economía procesal, buscando que todos los procesos
judiciales se den de forma más expedita.
El artículo 244 del C.G.P precita lo siguiente:
“… La parte que aporte al proceso un documento, en original
o en copia, reconoce con ello su autenticidad y no podrá
impugnarlo, excepto cuando al presentarlo alegue su
falsedad. Los documentos en forma de mensaje de datos
se presumen auténticos.
Lo dispuesto en este artículo se aplica en todos los procesos
y en todas las jurisdicciones”. Negrillas fuera del texto.
Por su parte, los artículos subsiguientes del C.G.P establecen:
“Artículo 245: Los documentos se aportarán al proceso en
original o en copia. Las partes deberán aportar el original del
documento cuando estuviere en su poder, salvo causa
justificada. Cuando se allegue copia, el aportante deberá
indicar en dónde se encuentra el original, si tuviere
conocimiento de ello.
Artículo 246: Las copias tendrán el mismo valor probatorio
del original, salvo cuando por disposición legal sea necesaria
la presentación del original o de una determinada copia.
67
Sin perjuicio de la presunción de autenticidad, la parte contra
quien se aduzca copia de un documento podrá solicitar su
cotejo con el original, o a falta de este con una copia expedida
con anterioridad a aquella. El cotejo se efectuará mediante
exhibición dentro de la audiencia correspondiente.
Artículo 247: Serán valorados como mensajes de datos los
documentos que hayan sido aportados en el mismo formato
en que fueron generados, enviados, o recibidos, o en algún
otro formato que lo reproduzca con exactitud.
La simple impresión en papel de un mensaje de datos será
valorada de conformidad con las reglas generales de los
documentos”.
Resulta entonces fácil de colegir, de acuerdo a los artículos citados,
que la presentación de un email en un proceso cuando genera
incertidumbre se causa por problemas de interpretación frente a la
norma, ya que esta deja en libertad al abogado que pretenda hacer
uso de estos medios para escoger como debe allegarlos ante el
juez. Por una parte, puede establecerse, como se dijo líneas más
atrás, que la parte puede presentarlos en forma impresa, y estos
tendrán valor probatorio, gozando de autenticidad jurídica mientras
no sean tachados o desconocidos por la parte contra la que se
aducen. Por otra parte, también se presenta comúnmente la idea
que supone que al imprimir el email se afecta la autenticidad del
mismo, puesto que se generarían dudas frente al documento pues
no se tendría certeza frente a la modificación y autoría del mismo, ya
que la impresión en papel de un email no es exactamente la email
en su forma original.
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Para este supuesto, y de acuerdo a una interpretación de lo
consignado, podemos establecer que en el caso en que el email este
certificado con una firma digital, este ostenta un mayor grado de
confiabilidad contra el email que es presentado en un proceso
judicial y que no tiene firma digital, este último siendo el caso más
usual de comunicación a través del internet. En este último caso las
posibilidades que se presentan frente a la confiabilidad del
documento podrían suplirse con un peritaje al documento.
Son entonces dos escenarios surgidos cuando un documento
electrónico no lleva consigo una firma digital. El primer caso supone
que el documento aún a pesar de no estar certificado, demuestre
signos de individualidad que permiten identificar de alguna manera al
iniciador. Estos signos que permiten identificar al iniciador del
mensaje de datos muestran el remitente, el destinatario, la hora de
envío del email y permiten rastrearlo en caso de que sea necesaria
una prueba adicional, concepto que deberá ser emitido a través de
peritos. En estos casos, si la persona contra la que se aduce la
prueba niega su autenticidad, será esta quien deba demostrar que
no fue el iniciador de dicho mensaje de datos. Otro escenario es
presentar el documento electrónico presumiéndolo autentico, y en
caso de ser desconocido por la persona contra la que se aduce será
entonces el aportante quien deba demostrar a través de peritazgos
porque el iniciador que indica en la prueba si es el autor de dicho
mensaje de datos. Sobre este punto también puede suceder que la
persona contra la que se aduce dicha prueba guarde silencio y, en
este caso que es muy usual en la competencia civil, dicho
documento gozara de una presunción de autenticidad por la
aceptación tácita del iniciador del mensaje de datos.
69
3.3 Casos prácticos en materia laboral, donde se centra la
actividad probatoria sobre mensajes de datos
En materia laboral, con mucha frecuencia, se dan casos que
vinculan a los documentos electrónicos con la actividad probatoria, y
la falta de respuesta de la administración de justicia respecto de
estos temas ha lesionado importantes derechos, ya que se niega el
operador judicial a realizar la respectiva valoración de los pruebas
suministradas en un debate judicial por el hecho de estar contenidas
en un mensaje de datos.
Resulta fundamental en este trabajo demostrar que la Legislación
existente frente al tema del documento electrónico muestra
suficiencia a la hora de presentarse en sede judicial, y que so
pretexto del desconocimiento, inseguridad sobre la autoría y demás,
no pueden seguir pasando los años sin que se dé aplicabilidad a la
Legislación existente, más aún cuando la realidad nos muestra que
este tipo de comunicaciones son la forma más común de interacción
entre las personas, y por ende bajo este medio se configuran todo
tipo de situaciones que en algún momento pueden ser llevadas a los
estrados judiciales porque se incurre en actos que vulneran los
derechos de algún trabajador. No puede entonces el ente judicial
resistirse ante la innegable existencia de estas nuevas formas de
prueba.
Se considera trascendental este tema en materia laboral, ya que la
tecnología es un elemento y herramienta de trabajo en casi todas las
formas laborales que hoy en día se conocen. A través del internet se
filtran todas las comunicaciones dentro de una organización, lo que
supone que, por este mismo medio, surjan gran mayoría de sucesos
que en algún momento puedan redundar en elementos probatorios
dentro de un juicio laboral.
70
Los adelantos tecnológicos han tocado tanto la competencia Laboral
en el derecho, que incluso los elementos más sustanciales, como la
presentación de un trabajador en su puesto de trabajo, se ha visto
modificada por los cambios que ha traído consigo la tecnología.
Prueba de ello es la consagración en la Ley del denominado
teletrabajo, que básicamente designa a aquellas actividades
ejercidas lejos de la sede de la empresa a través de la comunicación
diferida o directa por medio de las nuevas tecnologías.
Adicionalmente, si se hace una evaluación detenida sobre
situaciones de acoso laboral, es usual encontrarse con que muchos
de esos hechos son susceptibles de ser corroborados por medio de
documentos electrónicos, ya que es común encontrar en las
organizaciones la asignación de perfiles y cuentas electrónicas para
cada trabajador, situación que en ocasiones ha sido usada en el
entorno laboral para, “discretamente”, hacer todo tipo de propuestas,
insinuaciones o realizar actos de acoso y persecución frente algún
trabajador.
En otras circunstancias, a través de las comunicaciones electrónicas
puede llegar a demostrarse la existencia de contratos realidad con
trabajadores que en términos formales se han denominado como
contratos de prestaciones de servicios, pues por este medio se les
imparten ordenes, se controla la prestación de sus servicios, se les
exigen otras actividades por fuera de su objeto contractual, claras
evidencias de subordinación. Adicionalmente, hechos relacionados
con la exhibición, venta y violación de información privilegiada de las
empresas, entregada a los trabajadores por las compañías y vendida
por los primeros a las empresas rivales del sector, todas estas
maniobras, realizadas a través de medios electrónicos. Como los
anteriores, gran cantidad de sucesos que impactan las relaciones
71
laborales, redundando en la necesidad de establecer normas claras
y especificas a las cuales recurrir a la hora de encontrarse con estas
situaciones y verse en la necesidad de acudir ante la jurisdicción
para que entregue una decisión de acuerdo a los hechos y vivencias
del día a día laboral.
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CONCLUSIONES
Los documentos como medio probatorio han sido un medio a
través del cual se busca acercar a una certeza jurídica al
fallador, encontrándose en la actividad probatoria grandes
cosmovisiones acerca de lo que es documento que, como es
usual casi siempre, se limita solo a la percepción del
documento como elemento declarativo o dispositivo
perceptible a través del papel, desconociendo dentro de la
clasificación de tal medio de prueba los representativos como
los planos, videos, fotos, videos, filmaciones y grabaciones
de vos, que con el paso del tiempo, y gracias a la influencia
de las TIC, en la actualidad es posible percibirlas de forma
digital., desestimando con ello la percepción de un documento
análogo - tangible por uno que se puede percibir gracias a los
bits y bytes, unidades lógicas de almacenamiento intangibles.
Con los avances tecnológicos es innegable que los
documentos electrónicos cumplen con los requisitos de las
pruebas documentales preconcebidas que conocían antes los
jueces, incluso esta tipología de documento en algunos casos
supera en integridad e inalterabilidad del documento, esto en
razón a la intervención que tienen varios actantes en su
creación como lo son los entes de certificación y la misma
firma digital, que rompen de plano la concepción de la
facilidad de falsificar una firma manuscrita y la autenticación
de la misma ante notario público, muy a pesar de lo
estipulado en el Decreto 019 de 2012, Ley anti tramites en el
que se prescinde en ciertos casos de la autenticación.
73
Las nuevas lógicas propias de la sociedad actual, en la que la
tecnología juega un papel importante, incluso en lo que a las
relaciones de los trabajadores y empleadores respecta, es
imperante y por demás necesario valerse de los documentos
electrónicos, o aquellos que no constan en el "papel
tradicional", como medio probatorio, perfectamente válido, en
cualquier procedimiento judicial toda vez que, a partir de la
vigencia de la Ley 527 de 1999, los mensajes de datos –
documento electrónico fueron llevados a un rango legal que
hacen posibles y dotado de todas las garantías legales a tal
especificidad de documentos, que por demás están llamados
a relevar la percepción de prueba documental tal como otrora
tiempo se estimaba.
No obstante lo anterior, en la realidad muchas veces esta
regulación no será suficiente, ya que las personas que van a
aplicar la ley necesariamente deben conocer los límites y
capacidades de las tecnologías de la informática para lograr
una adecuada valorización de los documentos electrónicos.
Asimismo, será indispensable contar con la infraestructura
física de herramientas, como computadores actualizados, que
permitan recibir las pruebas que consten en documentos
electrónicos.
La actividad probatoria en los procesos de carácter judicial y
de corte administrativo en Colombia, en la jurisdicción laboral,
en lo referente a los contratos, la renuncia, una declaración de
insubsistencia y hasta incapacidades medicas entre otras
tantas, es un elemento que toma importancia dadas las
especiales circunstancias con las que se cuenta en el mundo
74
de la informática y la gran autopista de la información,
internet; así es claro que, como medio que es el documento,
este se encuentra provisto de unas características y
clasificaciones que lo diferencian y se apuntalan según la
intención o naturaleza de este medio de pruebas en el
derecho probatorio. De tal suerte, el documento, dada su
especial importancia, ha dado paso a un nuevo matiz en la
actividad probatoria con el advenimiento de las sociedades de
la información y el auge de las Tecnologías de la Información
y las Comunicaciones, TICs, para dar paso a una concepción
más amplia de lo que antes se entendía como documento,
siendo hoy posible hablar de documentos que en estricto
sentido son intangibles por tratarse de formatos digitales, Bits,
formatos Mp3, avi, Mp4 y Wav entre otros tantos.
75
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