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Ajuntament de Sant Boi de Llobregat / Departament d’Arxiu i Documentació El Glossari “comparat” d’arxivística 06/10/2011 Pàgina 1 de 41

El Glossari “comparat” d’arxivística Els arxivers hem de treballar tenint en compte cada cop més documents de referència per a la nostra gestió. Lleis, reglaments, guies, recomanacions, estàndards, etc., formen un cos normatiu i tècnic que cobreix tots els àmbits de la gestió arxivística. Normalment cada norma incorpora un glossari per tal de fer més entenedora la pròpia norma. Però aquest fet va creant multiplicitat de glossaris que poden no tenir definicions idèntiques o sinònimes. Des del Departament d’Arxiu vàrem veure la necessitat de poder disposar d’una eina que ens permetès consultar tots aquests glossaris. Fruit d’aquesta necessitat va nèixer el Glossari “comparat” d’arxivística, l’objectiu del qual és reunir en un sol document els diferents glossaris i permetre així una consulta rápida i comparativa de llurs veus. Roser Latorre Tafanell Unitat d’Arxiu i Documentació Ajuntament de Sant Boi de Llobregat Sant Boi de Llobregat, octubre 2011


El Glossari “comparat” d’arxivística Per a la consulta del Glossari cal tenir en compte que: - les definicions tenen sentit dins el seu context i, per tant, hem mantingut la referència

de la font d’on prové la veu. - hem respectat les definicions en la llengua d’origen, català o castellà. Essent ambdues

llengües d’origen romànic, les arrels de les veus són també les mateixes, i, per tant, en el diccionari queden ordenades de forma seguida. Cal anar en compte amb: Abierto/obert, Cerrado/tancat, Cuadro/Quadre.

- en cap cas hem volgut fer un estudi crític i/o comparatiu de les definicions El primer “Glossari ...” es realitzà el juliol del 2008 a partir dels glossaris inclosos en les següents normes1: - Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i documents, DOGC 3437, del 24/07/2001. (Llei

10/2001). - ISAD(G) Norma internacional General de Descripció Arxivística, ICA, Generalitat de

Catalunya, Barcelona 2001. (ISAD(G)) - NODAC Norma de Descripció Arxivística de Catalunya 2007, Generalitat de Catalunya,

Barcelona 2007. (NODAC). - ISO 15489-1-2, Información y documentación-Gestión de documentos, AENOR, Madrid

2006. (ISO 15489). - ESPECIFICACIÓN MoReq, Comisión Europea-Ministerio de Cultura, Madrid 2004

(MoReq). - ISAAR (CPF) Norma internacional per a registres d’autoritat arxivístics d’organismes,

persones i famílies, CIA, AAC, Generalitat de Catalunya, Barcelona 1996. (ISAAR). - ISDF Norma internacional para la descripción de funciones, CIA, Ministerio de Cultura,

mayo 2007. (ISDF). - Vocabulario de la Mesa de Trabajo de Archivos de la Administración local,

http://www.ssreyes.org/archivo/mesa/, Documentos electrónicos, vocabulario. (MESA). - ISO 9000:2000, AENOR, Madrid 2000 –s’ha fet una selecció de termes-. (ISO 9000). - Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios

Públicos, BOE núm. 150 de 23/06/207. (Ley 11/2007). En la segona edició s’hi han afegit els glossaris següents: - Diccionaris terminològics del TERMCAT: Dret. Administració. Societat de la Informació.

–s’ha fet una selecció de termes- (TERMCAT). - ISO 23081-1-2. Información y documentación. Procesos de gestión de documentos.

Metadatos para la gestión de documentos. Parte 1. Principios. Parte 2. Elementos de implementación y conceptuales. AENOR, Madrid 2008. (ISO 23081-1-2).

- Especificació MoReq2. CECA-CEE-CEEA, Brussel�les, Luxemburg, Esborrany, Subdirecció General d’Arxius i Gestió Documental, Generalitat de Catalunya, Barcelona 2010.

- Esquema Nacional de Interoperabilitat. BOE núm. 25 de 29/01/2010. - Esquema Nacional de Seguretat. BOE núm. 25 de 29/01/2010. Finalment, en la present revisió, s’ha afegit el glossari del: - Modelo Conceptual de Descripción Archivística y Requisitos de Datos Básicos de las

Descripciones de Documentos de Archivo, Agentes y Funciones. Parte 1: Tipos de Entidad Parte 2: Relaciones. Borrador final de la CNEDA. Ministerio de Cultura, 2011. http://www.mcu.es/archivos/docs/NEDA_MCDA_P1_P2_20110609.pdf (NEDA).

1 En cursiva hem afegit el format en què apareix com a referència al “Glossari ...”.


El Glossari “comparat” d’arxivística

MoReq Abierto Dícese del volumen de expediente electrónico que aún no se ha cerrado y que, por ello, permite la adición de documentos de archivo.

MoReq Abrir Proceso de creación de un nuevo volumen de expediente electrónico.

NODAC Accés Acció d’utilitzar els documents d’un fons, subjecta normalment a regles i condicions. L’accés pot estar limitat pel tipus de dades que conté la documentació o per les seves característiques físiques.

TERMCAT Accés Dret, manera i mitjans per a localitzar, utilitzar o recuperar informació.

ISO 15489-1 Acceso (Acces). Derecho, modo y medios de localizar, usar o recuperar información.

ISO 23081-2 Acceso Metadato de uso. La información sobre accesibilidad, o derechos asociados, de una entidad, por ejemplo, los derechos de acceso (por ejemplo FOI, acceso público), las restricciones (por ejemplo, la clasificación de seguridad, la privacidad, la confidencialidad, las advertencias como “comercial-in confidence”), período de acceso restringido. Para las entidades-documento esto puede incluir elementos que especifiquen exclusiones de acceso público (previstas en la legislación sobre archivos o sobre acceso a la información), permisos (por ejemplo, disposiciones especiales en cuanto al acceso), y condiciones (por ejemplo, disociación de datos).

ISAD(G) Accessibilitat (Access). Possibilitat d’utilitzar els documents d’un fons, subjecta normalment a regles i condicions.

NEDA

Acción Acto, jurídico o no, realizado por uno o más agentes e integrado en una actividad o proceso. En el modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA la acción constituye un subtipo del tipo de entidad función y sus divisiones.

MoReq2 Acreditació (Clearance). Vegeu acreditació de seguretat.

MoReq2 Acreditació de seguretat (Security clearance). Un o més termes associats amb l’usuari que defineixen les categories de seguretat a les quals l’usuari té garantit l’accés.

Ley 11/2007

Actividad de servicio Cualquier actividad económica por cuenta propia, prestada normalmente a cambio de una remuneración.

NEDA Actividad/proceso Conjunto de acciones o tareas realizadas por uno o varios agentes para cumplir una función determinada o parte de la misma. En el modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA la actividad/proceso constituye un subtipo del tipo de entidad función y sus divisiones.

ENS Activo Componente o funcionalidad de un sistema de información susceptible de ser atacado deliberada o accidentalmente con consecuencias para la organización. Incluye: información, datos, servicios, aplicaciones (software), equipos (hardware), comunicaciones, recursos administrativos, recursos físicos y recursos humanos.

Ley 11/2007 Actuación administrativa automatizada Actuación administrativa producida por un sistema de información adecuadamente programado sin necesidad de intervención de una persona física en cada caso singular. Incluye la producción de actos de trámite o resolutorios de procedimientos, así como de meros actos de comunicación.

MESA Administración electrónica Es la forma de Administración que utiliza medios electrónicos para el mejor cumplimiento de sus fines. Comprende la Administración en línea, o acceso electrónico a los servicios públicos, y la


fines. Comprende la Administración en línea, o acceso electrónico a los servicios públicos, y la Democracia electrónica, o fomento de la participación ciudadana a través de las tecnologías de la información y la comunicación. MINISTERIO DE ADMINISTRACIONES PÚBLICAS. Racionalización de las políticas de Administración electrónica en la Unión Europea. Un repaso a los Grupos de Trabajo de Administración electrónica (http://www.map.es/csi/pdf/RacionalEsp.pdf)

MoReq Administrador Perfil responsable de la realización de las operaciones cotidianas propias de la política de gestión de documentos de archivo en el marco de la organización. Esta definición constituye una simplificación. Sobre todo en las grandes organizaciones, las tareas que en esta especificación se atribuyen a los administradores se pueden dividir entre varios perfiles, con títulos como el de «gestor de documentos de archivo», «responsable de documentos de archivo», «archivero», etc.

MoReq2 Administrador (Administrator). Rol responsable del funcionament diari de la política de gestió de documents corporatius dins l’organització.Nota: això representa una simplificació. Sobretot en les organitzacions grans, les tasques atribuïdes en aquesta especificació als administradors es poden dividir entre diversos rols, amb títols com ara gestor de documents, cap de documents, arxiver, etc.

MoReq2 Agent responsable de la custòdia (Custodian)(d’un document o d’una agregació). Persona o unitat organitzativa que està en possessió d’un document o de documents.

ISO 23081-1 Agente (Agent). Individuo, grupo de trabajo u organización responsable o involucrado en la creación de documentos, en su incorporación al sistema así como en los procesos de gestión de documentos.

NEDA Agente Institución, familia o persona responsable o involucrada en la creación, producción, gestión documental, etc. de documentos de archivo. En el modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA el agente constituye un tipo de entidad.

MoReq2 Agregació (Aggregation)(tan sols en el context de MoReq2). Classe, expedient, subexpedient o volum.

NEDA Agrupación documental Conjunto de documentos agrupados por cualquier criterio archivístico. Son agrupaciones documentales el fondo, el grupo de fondos, la división de fondo/grupo de fondos, la serie, la subserie, la fracción de serie/subserie, la colección, la división de colección y la unidad documental compuesta.

ENS Análisis de riesgos Utilización sistemática de la información disponible para identificar peligros y estimar los riesgos.

Ley 11/2007 ENI

Aplicación Programa o conjunto de programas cuyo objeto es la resolución de un problema mediante el uso de informática.

Ley 11/2007 ENI

Aplicación de fuentes abiertas Aquella que se distribuye con una licencia que permite la libertad de ejecutarla, de conocer el código fuente, de modificarla o mejorarla y de redistribuir copias a otros usuarios.

ISO 23081-2 Aplicación informática de gestión de documentos Aplicación específica utilizada para mantener, gestionar y hacer accesibles los recursos documentales de una organización.

NEDA Archivo (agente) Institución responsable de las actividades y procesos de gestión de documentos de archivo. En el modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA los Archivos constituyen entidades del subtipo institución del tipo de entidad agente.

NEDA Archivo (documentos de archivo) Conjunto de documentos de archivo gestionados por un agente.

MESA Archivo electrónico Conjunto organizado de documentos producidos, recibidos y conservados por una institución o persona a través de un medio electrónico en el desarrollo de sus actividades y que se mantiene accesible en tales medios.


Llei 10/2001 Arxiu

Organisme o la institució des d’on es fan específicament funcions d’organització, de tutela, de gestió, de descripció, de conservació i de difusió de documents i fons documentals. També s’entén per arxiu el fons o el conjunt de fons documentals.

NODAC Arxiu 1 - Organisme o institució des d'on es fan específicament funcions d’organització, de tutela, de gestió, de descripció, de conservació i de difusió de documents i de fons documentals. 2-Fons o conjunt de fons documentals. 3-Dipòsit on s’instal�la el fons o els fons d’una persona física o jurídica

MoReq2 Arxivador físic (Physical file). Aparell per a guardar esborranys de document físics i documents físics .Font: adaptat de lesPRO Functional Specifications (vegeu l’apèndix 1).

NODAC Arxivament Operació manual i mecànica d’instal�lar i conservar la Documentació en carpetes, lligalls, capses, etc.

TERMCAT Assegurament de la traçabilitat d'accions Procés pel qual les etapes i els terminis de les accions són supervisats i imposats a qui duen a terme l'activitat del negoci.

ISO 23081-2 Atributo Característica de un objeto o entidad.

NEDA Atributo Característica o propiedad relevante de un tipo de entidad o de una relación.

ENS Auditoría de la seguridad Revisión y examen independientes de los registros y actividades del sistema para verificar la idoneidad de los controles del sistema, asegurar que se cumplen la política de seguridad y los procedimientos operativos establecidos, detectar las infracciones de la seguridad y recomendar modificaciones apropiadas de los controles, de la política y de los procedimientos.

Ley 11/2007 Autenticación Acreditación por medios electrónicos de la identidad de una persona o ente, del contenido de la voluntad expresada en sus operaciones, transacciones y documentos, y de la integridad y autoría de estos últimos.

MESA Autenticación El acto de verificar que un documento o una reproducción de un documento es lo que pretende ser. Adaptación de la definición de Dictionary of Archival Terminology. Munich: KG Saur, 1988. Citada en Authenticity of Electronic Records: a report prepared for UNESCO. Paris: ICA, 2001, part 1, p. 5. [consulta junio de 2004]. Disponible en internet en (http://www.ica.org/biblio.php?pdocid=92>.

ENS Autenticidad Propiedad o característica consistente en que una entidad es quien dice ser o bien que garantiza la fuente de la que proceden los datos.

MoReq Autenticidad (sólo en el contexto de la gestión de documentos de archivo) La cualidad de lo genuino. Fuente: Adaptado y resumido de la definición de « record authenticity » del glosario del proyecto UBC-MAS (referencia [8] del Anexo 1). Nota: En relación con un documento de archivo, tal cualidad implica que éste es lo que afirma ser, sin ocuparse de la fiabilidad del contenido del documento de archivo en tanto que declaración de un hecho. Nota: Los elementos que confieren autenticidad a un documento de archivo son el modo, la forma y/o el estado de transmisión y/o el modo de conservación y custodia. Para más información consúltese el glosario del proyecto UBC-MAS (referencia antes indicada).

MESA Autenticidad del documento electrónico de archivo La cualidad que tiene el documento electrónico del que se puede probar: a) Que refleja la voluntad del creador; b) Que ha sido capturado por voluntad de su creador y, en el ámbito de las telecomunicaciones, remitido a su destinatario o recibido por éste; c) Que ha sido creado o, en el ámbito de las telecomunicaciones, enviado o recibidoen momento (fecha) que se consigna; d) Que conserva su carácter de documento original e inalterado, o puede dar indicación de cualquier manipulación posterior. Adaptacion de: ISO 15489-1. Information and documentation-records management. Geneva: international organization for standards, 2001, clause 7.2.2. Citada en


authenticity of electronic records: a report prepared for unesco. Paris: ICA, 2001, part 1, p. 5. [consulta junio de 2004]. Disponible en internet en <http://www.ica.org/biblio.php?pdocid=92>.

MoReq2 Autenticitat (Authenticity)(tan sols en el context de la gestió documental ). Qualitat de genuí.Font: adaptat i abreujat de la definició d’“autenticitat de document” del glossari de l’UBC-MAS (apèndix 1). Nota: un document autèntic és un document del qual es pot demostrar que: “a) és allò que manifesta que és; b) ha estat creat o enviat per la persona que manifesta que l’ha creat o enviat; i c) ha estat creat o enviat a l’hora especificada”. Font: ISO 15489. Nota: en el context d’un document, aquesta qualitat implica que un document és allò que manifesta que és; no fa referència a la veracitat dels continguts del document com a exposició dels fets.

ISAD(G) NODAC

Autor (Author). Persona o organisme responsable del contingut intel�lectual d’un document. L’autor no s’ha de confondre amb el productor.

NEDA Autor Agente responsable del contenido intelectual de un documento de archivo (o unidad documental simple).

ISO 15489-1 Autoridad archivística (Archival authority) Servicio de archivos; institución archivística; programa archivístico. Servicio o programa responsable de la selección, obtención y conservación de documentos de valor permanente, de facilitar el acceso a los mismos y de la aprobación de otros documentos.

TERMCAT Autoritat arxivística Servei o programa responsable de seleccionar, obtenir i conservar arxius històrics de valor permanent, i també de facilitar-hi l'accés i aprovar la destrucció d'altres documents.

ISAD(G) NODAC

Avaluació (Appraisal). Procés de determinació del període de conservació dels documents d’arxiu.

MESA Base de datos Conjunto de datos o de otros elementos dispuestos de manera sistemática ometódica y accesibles individualmente por medios electrónicos o de otra forma. Adaptación de: “Art 12.2 Real decreto legislativo 1/1996 de 12 de abril por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual, regularizando, aclarando y armonizando las disposiciones legales vigentes sobre la materia”. BOE nº 97 de 22 de abril de 1996.

ENI Cadena de interoperabilidad Expresión de la interoperabilidad en el despliegue de los sistemas y los servicios como una sucesión de elementos enlazados e interconectados, de forma dinámica, a través de interfaces y con proyección a las dimensiones técnica, semántica y organizativa.

TERMCAT Cadena documental Conjunt d'operacions i tècniques que comprenen les fases de selecció, tractament i difusió dels documents, que es duen a terme en un centre de documentació o en una unitat administrativa o de treball.

NODAC Caixa Contenidor, de forma paral�lelepipèdica i de dimensions relativament grans, destinat a contenir documents d’arxiu, especialment per al transport.

ISO 9000 Calidad Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.

Ley 11/2007 Canales Estructuras o medios de difusión de los contenidos y servicios; incluyendo el canal presencial, el telefónico y el electrónico, así como otros que existan en la actualidad o puedan existir en el futuro (dispositivos móviles, TDT, etc).

NODAC Capsa Contenidor rígid, generalment de cartró, de forma variable, més aviat petit, destinat a contenir i a protegir els documents d’arxiu i a facilitar-ne la seva conservació i ordenació.

MoReq Captura Incorporación al SGDEA. Incluye registro, clasificación, adición de metadatos y almacenamiento de un documento de archivo en un sistema que gestiona documentos de archivo.


MoReq2 Capturar

(Capture) (1) Acte d’enregistrar o desar una instanciació particular d’un objecte digital (font: base de dades terminològiques del projecte InterPARES 2). (2) Desar informació en un sistema informàtic. Nota: en el context de MoReq2, capturar documents s’utilitza per fer referència a tots els processos que intervenen a l’hora d’introduir un document dins l’ERMS, és a dir el registre, la classificació, l’addició de metadades i la congelació dels continguts del document original. El terme s’utilitza més generalment per fer referència al fet d’introduir i desar dins l’ERMS altres tipus d’informació com ara els valors de metadada.

NODAC Carpeta Cobertes, generalment de cartró, unides per un dels seu costats, que constitueix un receptacle de gruix variable destinat a agrupar i a conservar els documents. Assimilem aquest terme al de “camisa”, de vegades també utilitzat.

NODAC Catàleg Instrument que descriu el darrer nivell d’un fons documental, el de la unitat composta o simple, elaborat a partir de la informació dels elements de descripció obligatoris dels nivells superiors. A efectes d’aquest Norma, no és un catàleg l’instrument que tracta les unitats de descripció com entitats particulars, sense precisar el context jeràrquic en què s’organitza el fons al qual pertanyen. En aquest cas es tractaria d’un Repertori.

MoReq2 Categoria de seguretat (Security category). Un o diversos termes associats a un document o una agregació que defineixen les normes que en regeixen l’accés.Nota: les categories de seguretat se solen assignar en l’àmbit organitzatiu i nacional. Els exemples de les categories de seguretat que es fan servir en els organismes governamentals de tot Europa són: “alt secret”, “secret”, “confidencial”, “restringit”, “desclassificat”. A vegades es complementen amb termes com ara “restringit a UEO” o “personal”. Nota: aquest terme no és d’ús general. MoReq2 l’ha adoptat en lloc del terme “classificació”, que sovint s’utilitza en el sector de la seguretat per evitar la confusió amb el significat del terme classificació en la gestió documental.

ENS Categoría de un sistema Es un nivel, dentro de la escala Básica-Media-Alta, con el que se adjetiva un sistema a fin de seleccionar las medidas de seguridad necesarias para el mismo. La categoría del sistema recoge la visión holística del conjunto de activos como un todo armónico, orientado a la prestación de unos servicios.

MoReq Cerrado Describe un volumen de expediente electrónico que se ha cerrado y no puede admitir la adición de documentos de archivo.

MoReq Cerrar Proceso de modificación de los atributos de un volumen de expediente electrónico de forma que ya no admita la adición de documentos de archivo.

Ley 11/2007 Certificado electrónico Según el artículo 6 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica, "Documento firmado electrónicamente por un prestador de servicios de certificación que vincula unos datos de verificación de firma a un firmante y confirma su identidad”.

Ley 11/2007 Certificado electrónico reconocido Según el artículo 11 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica: “Son certificados reconocidos los certificados electrónicos expedidos por un prestador de servicios de certificación que cumpla los requisitos establecidos en esta Ley en cuanto a la comprobación de la identidad y demás circunstancias de los solicitantes y a la fiabilidad y las garantías de los servicios de certificación que presten”.

TERMCAT Certificat Document que dóna fe d'un fet, del contingut d'un document o de les circumstàncies que consten en arxius, registres, llibres d'actes, etc.

ENI Ciclo de vida de un documento electrónico Conjunto de las etapas o períodos por los que atraviesa la vida del documento, desde su identificación en un sistema de gestión de documentos, hasta su selección para conservación permanente, de acuerdo con la legislación sobre Archivos de aplicación en cada caso, o para su destrucción reglamentaria.

TERMCAT Circular Document que comunica les ordres d'una autoritat administrativa, o informacions de la direcció


d'un organisme que interessen el conjunt del personal.

NODAC Citació arxivística Forma breu de referència arxivística que té l’objectiu d’identificar un document d’arxiu.

NODAC Citació bibliogàfica Forma breu de referència bibliogràfica que té l’objectiu d’identificar d'on s’ha extret un text, d'on s’ha parafrasejat una idea, d'on s’han obtingut unes dades, etc., i indicar la localització precisa d’aquest text, idea, dada, etc., en el document bibliogràfic.

Ley 11/2007 Ciudadano Cualesquiera personas físicas, personas jurídicas y entes sin personalidad que se relacionen, o sean susceptibles de relacionarse, con las Administraciones Públicas.

ISO 23081-2 Clase Descripción de un grupo de objetos que comparten los mismos atributos, operciones, métodos, relaciones y semántica.

MoReq Clase (sólo en esta especificación). Parte de una jerarquía representada por una línea que va desde cualquier punto del sistema jerárquico de clasificación a todos los expedientes que quedan por debajo. Nota: Este término se puede corresponder, en la terminología clásica, con una «clase primaria», un «grupo» o una «serie» (o bien una subclase, un subgrupo, una subserie, etc.) de cualquier nivel del cuadro de clasificación.

ISO 23081-2 Clasificación Metadato de descripción. Información sobre la clasificación de la entidad de acuerdo con una fuente autorizada, por ejemplo, un cuadro de clasificación funcional, una tabla de clasificación por materias, una lista de encabezamientos autorizados, o un tesauro.

ISO 15489-1 Clasificación (Classification). Identificación y estructuración sistemáticas de las actividades de las organizaciones o de los documentos generados por éstas en categorías, de acuerdo con convenciones, métodos y normas de procedimiento, lógicamente estructurados y representados en un sistema de clasificación.

MESA Clasificación Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. DICCIONARIO de terminología archivística. Madrid: Subdirección General de los Archivos Estatales, 1995, p. 27.

MoReq Clasificación Identificación y estructuración sistemáticas de las actividades de las organizaciones y/o de los documentos de archivo en categorías, organizadas de forma lógica de acuerdo con convenciones, métodos y normas de procedimientos y representadas en un cuadro de clasificación. Fuente: ISO 15489 (proyecto de norma internacional; véase la referencia [9] del Anexo 1).

MESA Classe División jerárquica o nivel de clasificación.

MoReq2 Classe (Class) (tan sols a MoReq2). Fragment d’una jerarquia representat per una línia que va des d’un punt de la jerarquia del quadre de classificació fins a tots els expedients inferiors a aquest punt. Nota: això pot correspondre, en terminologia clàssica, a “classe primària”, “grup” o “sèrie” (o subclasse, subgrup, subsèrie, etc.) en qualsevol nivell del quadre de classificació. Nota: a MoReq2 la classe també s’utilitza per fer referència a tots els documents assignats a una classe.

MoReq2 Classificació (Classification). En gestió documental, procés d’identificació i organització sistemàtiques de les activitats del negoci i/o dels documents, per categories d’acord amb convencions, mètodes i normes de procediment estructurats lògicament i representats en un sistema de classificació. Font: ISO 15489 (vegeu l’apèndix 7).

TERMCAT Classificació Procés d'identificació i organització sistemàtiques de les activitats del negoci i dels documents que aquest genera, per categories d'acord amb convencions, mètodes i normes de procediment estructurats lògicament i representats en un sistema de classificació.


TERMCAT Classificació sistemática

Classificació segons la qual els documents es disposen d'acord amb una estructura lògica preestablerta. Notes: Per exemple, una classificació cronològica o temàtica.

NODAC Classificar Procés que serveix per identificar els distints grups de documents que formen part d’un fons i les seves relacions d’acord amb uns principis arxivístics reconeguts.

ISO 9000 Cliente Organización o persona que recibe un producto.

MoReq2 CMS Sistema de gestió de continguts (Content Management System).

MoReq2 Codi de classificació (Classification code). Identificador atorgat a cada classe dins d’un quadre de classificació. Dins de cada classe, els codis de classificació de les seves classes filles són únics.

NODAC Codi de referència Conjunt de signes alfabètics i/o numèrics que identifiquen de manera inequívoca la unitat de descripció.

TERMCAT Codificació Conjunt de tasques que consisteixen a classificar documents per mitjà de l'assignació de codis que en representen les dades.

ISAD(G) Col�lecció (Collection). Agrupació artificial de documents, reunida d’acord amb algunes característiques comunes i sense considerar-ne la provinença. La col�lecció no s’ha de confondre amb el fons.

NODAC Col�lecció És el conjunt inorgànic de documents reunits i ordenats en funció de criteris subjectius, independentment de la seva provinença.

Llei 10/2001 Col�lecció documental Conjunt no orgànic de documents que es reuneixen i s’ordenen en funció de criteris subjectius o de conservació.

NEDA Colaborador en la génesis Agente responsable de la articulación del contenido intelectual de un documento de archivo (o unidad documental simple), o bien implicado en su formación en calidad de escribiente material, confirmante, testigo, impresor, grabador, editor, etc.

NEDA Colección Conjunto de documentos o de componentes documentales, de igual o distinta procedencia, reunidos por motivos de conservación, por su especial interés o por cualquier otro criterio subjetivo. En el modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA la colección constituye un subtipo del tipo de entidad documentos de archivo.

NEDA Coleccionista Agente que reúne una colección.

MoReq2 Component (Component). Seqüència de bits distintiva que, sola o juntament amb altres seqüències de bits, forma un document o un esborrany de document. Nota: aquest terme no és d’ús general. Nota: la frase “seqüència de bits distintiva” es fa servir per descriure el que normalment s’anomena “fitxer” en l’àmbit de la tecnologia de la informació; en l’original en anglès s’evita la paraula “file” (fitxer) per a que no es produeixi confusió amb el significat que té aquesta mateixa paraula en el camp de la gestió de documents. El concepte clau és que un fitxer (o component) és una part integral del contingut d’un document, malgrat el fet que pot ser manipulat i gestionat de forma separada. El terme “component” utilitzat en la versió anglesa no és d’ús general. Nota: exemples de fitxers poden ser: 1. Un document d’HTML i una imatge JPEG que formen una pàgina web. 2. Un document de processament de textos i un full de càlcul, en què el document consisteix en el document de processament de textos que conté un enllaç al full de càlcul. Nota: els fitxers han de ser distintius, és a dir, han d’estar separats els uns dels altres. Si un document de text té inserit un full de càlcul (en lloc de l’enllaç per anar a aquest full de càlcul), llavors el full de càlcul no es considera un fitxer; en aquest cas, el document de text complet amb el full de càlcul inserit és un document format per un sol fitxer. Nota: un missatge de correu electrònic amb fitxers adjunts pot ser un sol fitxer, considerat com a diversos fitxers o com a diversos documents, depenent del


format en què s’hagi emmagatzemat. a) Si el missatge s’ha emmagatzemat en un format que inclou el cos i tots els seus fitxers adjunts, es considera tan sols un fitxer. b) Si els fitxers adjunts s’han emmagatzemat per separat però amb un enllaç intern al cos del missatge de correu electrònic, llavors cada fitxer adjunt i el cos del missatge es consideren un fitxer. c) Si els fitxers adjunts s’emmagatzemen separats del cos de missatge de correu electrònic i sense cap enllaç intern, llavors cada fitxer adjunt i el cos del missatge es consideren documents independents; la bona pràctica recomana que aquests documents s’enllacin manualment entre si.

NEDA Componente documental Elemento de una unidad documental que no constituye un documento de archivo, esté o no físicamente separado por razones de conservación u otros motivos. Por ejemplo: un sello pendiente, una firma, el texto insertado de otro documento de archivo, etc. En el modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA el componente documental constituye un subtipo del tipo de entidad documentos de archivo.

TERMCAT Compulsa Acció de compulsar un document.

NEDA Concepto, objeto o acontecimiento Idea o noción abstracta, cosa material, evento o suceso del que trata un documento de archivo. En el modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA el concepto, objeto o acontecimiento constituye un tipo de entidad.

ENS Confidencialidad Propiedad o característica consistente en que la información ni se pone a disposición, ni se revela a individuos, entidades o procesos no autorizados.

TERMCAT Conservació Conjunt de processos i operacions que es duen a terme per a assegurar la pervivència tècnica i intel�lectual dels documents autèntics en el decurs del temps.

ISO 15489-1 Conservación (Preservation). Procesos y operaciones realizados para garantizar la permanencia intelectual y técnica de documentos auténticos a lo largo del tiempo.

MESA Conservación del documento de archivo electrónico Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar por un lado las unidades físicas bajo las mejores condiciones posibles para evitar daños y repararlos cuando han ocurrido, y por otro y sobre todo, el conjunto de actividades necesarias para asegurar un acceso continuado a los documentos, más allá de las consideraciones tecnológicas y de los dispositivos de almacenamiento. Ello supondrá la permanencia del documento de archivo electrónico en la forma que permita que éste sea recuperado y una vez recuperado proporcione evidencia fehaciente y auténtica de la actividad que lo ha producido. Adaptación de las definiciones y especificaciones sobre conservación de archivos y conservación de documentos de: Diccionario de Terminología Archivística del Ministerio de Cultura; Guía para el manejo de archivos electrónicos en una perspectiva archivística del Comité de Archivos Electrónicos.

MESA Contexto Conjunto de datos que informa de las relaciones del documento con la actividad de la que da testimonio, con su creador y con el sistema socio-jurídico en el que una y otro se enmarcan. Adaptación libre de DURANTI, Luciana. “Préservation de l´integrité des données électroniques”, en Actes du DLM-Forum sur les données lisibles par machine. Bruxelles, 18-20 décembre 1996 Luxemburg: Office des publications officielles des Commnunautés européennes, 1997, p.61.

ISAD(G) Control d’autoritats (Authority control). Vegeu el glossari de la ISAAR(CPF).

ISAAR NODAC

Control d'autoritats (Authority control). Control de formes normalitzades de termes, inclosos noms (de persones, d’organismes i topònims), utilitzats com a punts d’accés.

MoReq2 Control de la disposició (Disposal hold). Norma que evita la destrucció o transferència de documents.

TERMCAT Conversió Procés que consisteix a traspassar documents d'un suport a un altre o d'un format a un altre. Notes: Vegeu migració (3.13).


ISO 15489-1 Conversión

(Conversion). Proceso de cambiar documentos de un soporte a otro o de un formato a otro. Véase Migración.

MESA Conversión Véase MIGRACIÓN.

TERMCAT Còpia emmascarada Còpia d’un document en què s’han ocultat o suprimit certes dades amb la finalitat de garantir-ne la privacitat o la confidencialitat.

ENI Coste que no suponga una dificultad de acceso Precio del estándar que, por estar vinculado al coste de distribución y no a su valor, no impide conseguir su posesión o uso.

NEDA Creador Agente que cumple el papel de autor o de colaborador en la génesis de un documento de archivo (o unidad documental simple).

MESA Cuadro de clasificación Modelo lógico que representa de forma sistemática las categorías establecidas como resultado de la operación archivística de clasificación en las que se agrupan los documentos generados por una organización, y describe las relaciones de esos documentos con las actividades que los generan. Adaptación libre a partir del término Clasificación de MOREQ. [Consulta junio de 2005]. Disponible en internet en <http://www.cultura.mcd.es/archivos/oa/pdf/moreq.pdf>; DICCIONARIO de terminología archivística. Madrid: Subdirección General de los Archivos Estatales, 1995, p. 27; SHEPHERD, Elizabeth, YEO, Geoffrey, Managing records. A handbook of principles and practice. London: Facet, 2004, p.73.

MoReq Cuadro de clasificación Véase clasificación. Fuente: Definición de «Classification system» en ISO 15489 (proyecto de norma internacional; véase la referencia [9] del Anexo 1). Nota: Los cuadros de clasificación se suelen representar como jerarquías.

ISAD(G) NODAC

Custòdia (Custody). Responsabilitat de tenir cura dels documents, basada en la seva possessió física. La custodia no sempre inclou la titularitat jurídica ni el dret d’establir el règim d’accés als documents.

ISAAR Dades d'autoritat (Authority data). Informació en un registre d’autoritat o en un fitxer d’autoritats.

NODAC Data d'actualització de la descripció Data en què s’incorporen noves dades a la unitat de descripció o en què es modifiquen o validen les dades existents.

NODAC Data d'agregació Data en què els documents que formen part de la unitat de descripció van ser reunits pel productor en el desenvolupament de les seves activitats. Aquesta data no pot ser anterior a la data d’inici de l’existència o de l’activitat del productor (o dels productors antecessors).

NODAC Data de creació Data en què els documents d’una unitat de descripció van ser generats sobre el suport en què es troben. En els documents electrònics es correspon amb la data de producció del document orginal de primera generació amb un contingut informatiu també original.

NODAC Data de la captura En els documents fotogràfics o audiovisuals és la data en què es prenen o filmen les imatges que posteriorment es fixaran sobre el suport en què es troben.

NODAC Data de modificació Data en què es modifica el contingut del document existent.

NODAC Data del processament Data en què un document fotogràfic o audiovisual es fixa en el suport en què es troba. Equival a la data de creació del document.


MESA Dato

Elemento de información que puede procesar un ordenador. Son las palabras, números, imágenes o sonidos que integran el contenido de un documento. (AYALA, Marta Stiefel; AYALA, Reynaldo; LAU, Jesús.Technical dictionary of library and information sciencia: english/spanish, spanish/english.... New York & London:Garland Publishing, 1993) + adptación de BEARMAN, David. “The electronic office”, en Electronic evidence: strategies for managing records in contemporary organization, Pittsburg: Archives&Museums Informatics, 1994, p. 149.

ENI Dato Una representación de hechos, conceptos o instrucciones de un modo formalizado, y adecuado para comunicación, interpretación o procesamiento por medios automáticos o humanos.

ISO 23081-2 Derechos Metadato de uso. Para documentos, estos metadatos detallarán información sobre el uso del documento, incluyen los derechos de uso (por ejemplo, acuerdos sobre licencias, copyright, propiedad intelectual), las restricciones (por ejemplo, la reproducción o su publicación), los permisos (por ejemplo, los permisos del usuario y visualizaciones autorizadas) y las condiciones (por ejemplo, las condiciones de reproducción o de descarga, los requisitos de cita, los detalles del pago). Para los agentes, estos metadatos incluirán los permisos de usuarios asignados, etc.

ISAAR Descripció arxivística (Archival description). Elaboració d’una representació acurada d’una unitat de descripció i de les parts que la componen, si n’existeixen, mitjançant el procés de recopilació, confrontació, anàlisi i organització de qualsevol informació que serveixi per identificar documentació i per explicar el context i els sistemes en els quals s’ha produït.

ISAD(G) Descripció arxivística (Archival description). Elaboració d’una representació acurada d’una unitat de descripció i, si escau, de les parts que la componen, mitjançant la recopilació, l’anàlisi, l’organització i l’enregistrament de qualsevol informació que serveixi per identificar, gestionar, localitzar i explicar la documentació d’arxiu, així com el context i els sistemes en els quals s’ha produït. Aquest terme designa també el resultat del procés de descripció arxivística.

NODAC Descripció arxivística Elaboració d’una representació acurada d’una unitat de descripció i, si escau, de les parts que la componen, mitjançant la recopilació, l’anàlisi, l’organització i l’enregistrament de qualsevol informació que serveixi per identificar, gestionar, localitzar i explicar la documentació arxiu, així com el context i els sistemes en els quals s’ha produït.

ISDF Descripción archivística (Archival description). Elaboración de una representación precisa de una unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen, mediante la recopilación, análisis, organización y grabación de información que sirva para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, su contexto y el sistema que los ha producido. Este término también designa los resultados del proceso.

NEDA Descripción archivística Elaboración de representaciones de documentos de archivo y, en su caso, de otras entidades archivísticas (agentes, funciones, etc.). Este término también designa los resultados del proceso.

NEDA Destinatario Agente a quien se dirige una unidad documental.

ISO 15489-1

Destrucción (Destruction). Proceso de eliminación o borrado de documentos sin que sea posible su reconstrucción.

MoReq Destrucción Proceso de eliminación o borrado de documentos de archivo de forma que no sea posible reconstrucción alguna.

MoReq2 Destrucció (Destruction). Procés d’eliminació […] de documents de manera que sigui impossible reconstruir-los.Font: ISO 15489 (vegeu l’apèndix 7). Nota: depenent de la configuració del sistema, això pot ser el mateix que la supressió o diferent de la supressió. Nota: això no pretén implicar la sobreescriptura de les dades destruïdes o altres mesures de seguretat. Es poden implementar mesures addicionals de seguretat com aquesta, però MoReq2 no les exigeix.


TERMCAT Destrucció

Procés que consisteix a eliminar o suprimir documents de manera que sigui impossible reconstruir-los.

MoReq Digital Véase «electrónico».

MoReq2 Digital (Digital). Descriu la informació formada per diversos dígits o valors numèrics en lloc de valors variables contínuament.Nota: MoReq2 no utilitza aquest terme per descriure els documents. Tot i que “document digital” és més precís que “document electrònic”, el primer gairebé no es fa servir a la pràctica. Vegeu electrònic.

ENI Digitalización El proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.

Ley 11/2007 Dirección electrónica Identificador de un equipo o sistema electrónico desde el que se provee de información o servicios en una red de comunicaciones.

MoReq Disociación de datos Proceso de ocultación de la información confidencial de un documento de archivo. Nota: Puede comprender la aplicación de rectángulos opacos que oculten nombres, etc. (el equivalente electrónico a la censura con tinta de documentos en papel) o bien la eliminación de ciertas páginas. Nota: En ningún caso afecta a la integridad del documento electrónico de archivo. La disociación de datos se lleva a cabo sobre una copia del documento electrónico de archivo denominada extracto.

ENS Disponibilidad Propiedad o característica de los activos consistente en que las entidades o procesos autorizados tienen acceso a los mismos cuando lo requieren.

MoReq2 Disposició (Disposition). Sèrie de processos associats a la implementació de decisions de retenció, destrucció o transferència de documents que estan documentats en taules de retenció i disposició o en altres instruments. Font: ISO 15489 (vegeu l’apèndix 7).

TERMCAT Disposició Conjunt de processos documentats en normes de la disposició o en altres instruments que estan associats amb la implementació de decisions de retenció, destrucció o transferència de documents.

ISO 15489-1 Disposición (Disposition). Serie de procesos asociados con la aplicación de decisiones de transferencia, destrucción o conservación de documentos, que se documentan en los calendarios de conservación u otros documentos.

TERMCAT Dissociació de dades Vegeu emmascarament.

TERMCAT Dissociar dades Vegeu emmascarar.

NEDA División de colección Conjunto de documentos o de componentes documentales de una colección, agrupados de acuerdo con cualquier criterio. En el modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA la división de colección constituye un subtipo del tipo de entidad documentos de archivo.

NEDA División de fondo/grupo de fondos Conjunto de documentos de un fondo o de un grupo de fondos, agrupados de acuerdo con un criterio orgánico, funcional, cronológico o geográfico. En el modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA la división de fondo/grupo de fondos constituye un subtipo del tipo de entidad documentos de archivo.

NEDA División de función Cualquiera de las agrupaciones de actividades o procesos en que puede dividirse una función. En el modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA la división de función constituye un subtipo del tipo de entidad función y sus divisiones.


ISAD(G) Document

(Document). Informació enregistrada amb independència del suport o de les seves característiques (vegeu també Document d’arxiu).

Llei 10/2001

Document Béns definits per l’article 19.1 de la Llei 9/1993, del 30 de setembre, del patrimoni cultural català.

MoReq2 Document (Record). Informació creada, rebuda i mantinguda com a prova i informació per una organització o una persona d’acord amb les seves obligacions legals o en el desenvolupament de les seves activitats. Font: ISO 15489 (vegeu l’apèndix 7). Nota: també es poden aplicar definicions nacionals específiques. Nota: un document pot incorporar un o diversos esborranys de document (per exemple, quan un document té fitxers adjunts), i es pot presentar en qualsevol mitjà i en qualsevol format. Com a conseqüència, pot estar format per un o més components. A més del contingut de l’esborrany (o esborranys) de document, un document hauria d’incloure informació contextual i, si escau, informació estructural (per exemple, la informació que descriu els components del document). Una característica clau d’un document és que no es pot canviar. Nota: un ERMS pot gestionar documents electrònics i documents físics.

TERMCAT Document 1. Informació creada, rebuda i mantinguda com a prova i informació per una organització o una persona d'acord amb les seves obligacions legals o en el desenvolupament de les seves activitats. 2. Informació o objecte enregistrat que es pot tractar com una unitat.

NODAC Document audiovisual Document en què la informació fixada es pot percebre o reproduir coma imatges amb so que transmeten l’efecte de moviment. Per extensió s’hi inclouen també les imatges amb moviment sense so incorporat.

NODAC Document cartogràfic Document en què la informació està representada a partir d’una base tècnica i matemàtica (geomètrica o fotogramètrica), amb el qual es pretén representar de manera objectiva la totalitat o una part de la superfície terrestre, de l’esfera celeste o d’un cos celeste, o de qualsevol entitat equiparable, real o irreal. Contenen, per tant, la pretesa representació objectiva de superfícies geogràfiques o astronòmiques (mapes, plànols geogràfics, plànols parcel�laris, cartes marines, portolans, ortofotos, cartes astronòmiques, etc.).

ISAD(G) NODAC

Document d’arxiu (Record). Informació enregistrada, amb independència del suport o de les seves característiques físiques i intel�lectuals, produïda o rebuda i conservada per una organització o una persona en el desenvolupament de les seves activitats.

NODAC Document electrònic Document en què la informació és manipulada, transmesa o processada per mitjans informàtics i té contingut, context i estructura suficient per a testimoniar l’activitat que l’ha gener.

MoReq2 (Terminologia clau)

Document electrònic (Electronic record) Document que es presenta en format electrònic. Nota: pot ser que es presenti en format electrònic com a conseqüència d’haver estat creat per un programari d’aplicació o com a resultat de la digitalització, per exemple, amb un escàner.

MoReq2

Document electrònic (Electronic document). Document que es presenta en format electrònic. Nota: l’ús del terme document electrònic no es limita als documents de text generats normalment per processadors de textos. També inclou els correus electrònics, els fulls de càlcul, els gràfics i les imatges, els documents HTML/XML, els documents multimèdia i els documents compostos i altres tipus de documents d’oficina.

MoReq2 Document essencial (Vital record). Document que és essencial per al funcionament i/o la supervivència d’una organització durant i/o després d’una emergència.

MoReq2 Document físic (Physical record). Document que es guarda en un mitjà fora de l’ERMS, de manera que el document mateix no estigui sota la gestió individual de l’ERMS. Nota: els exemples inclouen documents en paper, documents en microforma i documents electrònics desats en mitjans extraïbles sempre que l’ERMS no gestioni els documents de manera individual.


NODAC Document icònic

Document en què la informació es presenta mitjançant imatges que representen percepcions subjectives en tant que reflecteixen una percepció, una perspectiva o un punt de vista. Inclou dibuixos, cartells, gravats, gràfics, fotografies, etc.

NODAC Document recapitulatiu A efectes d’avaluació i tria, document recapitulatiu és aquell que recull les dades essencials de la sèrie avaluada. Ho poden ser considerats les memòries, els llibres de registre específics d’aquella sèrie en concret, els padrons, els informes, les estadístiques, les bases de dades, els fitxers, les publicacions, per exemple.

NODAC Document sonor Document en què la informació fixada es pot reproduir com a sons.

TERMCAT Document sonor Document que conté so.

NODAC Document tecnogràfic Document en què la informació està representada a partir d’una base tècnica i matemàtica (geomètrica o fotogramètrica), amb el qual es pretén representar de manera objectiva estructures (edificis o elements arquitectònics, infraestructures, etc.), artefactes (màquines, estris, peces, etc.), éssers (microorganismes, animals, elements anatòmics, etc.) o objectes (minerals, cristalls, etc.).

NODAC Document textual Document en què la informació està representada utilitzant un sistema de signes alfabètics o més d’un (mitjançant el text manuscrit, mecanografiat, imprès o projectat), llegibles amb o sense l’ajuda d’una màquina.

Llei 10/2001

Documentació de Catalunya Documents produïts o rebuts a Catalunya per qualsevol persona o entitat, pública o privada.

Llei 10/2001

Documentació en fase activa Documentació administrativa que una unitat tramita o utilitza habitualment en les seves activitats.

Llei 10/2001

Documentació en fase semiactiva Documentació administrativa que, un cop conclosa la tramitació ordinària, no és utilitzada d’una manera habitual per la unitat que l’ha produïda en la seva activitat.

Llei 10/2001

Documentació inactiva o histórica Documentació administrativa que, un cop conclosa la vigència administrativa immediata, posseeix valors primordialment de caràcter cultural o informatiu.

ISO 15489-1

Documento Información u objeto registrado que puede ser tratado como una unidad (Nota: El inglés posee tres términos distintos -documents, records y archives- para designar lo que en castellano, como en el resto de lenguas latinas cuenta con una única voz (documentos). Así, document es el equivalente de documento en su significado genérico, como mera información registrada. Por el contrario, los términos records y archives designan de manera específica a aquellos documentos producidos como prueba y reflejo de las actividades de la organización que los ha creado, reservándose el empleo de este último a los documentos de carácter histórico. Por todo ello, la pauta seguida en la traducción es la del empleo del término documento en todos los casos; los posible problemas de polisemia que pudieran presentarse ocasionalmente, han sido resueltos de la manera usualmente seguida en castellano: mediante la adjetivación o calificación del término allí cuando se pudiera ver como conveniente).

ISO 9000 Documento Información y su medio de soporte.

MoReq Documento Información u objeto registrados que se puede tratar como una unidad. Fuente: ISO 15489 (proyecto de norma internacional; véase la referencia [9] del Anexo 1). Nota: Un documento puede estar en papel, en microforma o en un soporte magnético o electrónico de cualquier otro tipo. Puede incluir cualquier combinación de texto, datos, gráficos, sonido, animaciones o cualquier otra clase de información. Un solo documento puede estar formado por uno o varios objetos de datos. Nota: Los documentos se diferencian de los documentos de archivo en varias cuestiones esenciales. Véase documento de archivo.


ISDF Documento de archivo

(Record). Información registrada en cualquier soporte y forma, producida (emitida o recibida) y conservada por cualquier institución o persona en el ejercicio de sus funciones o en el desarrollo de su actividad).

MESA Documento de archivo Testimonio y prueba de un hecho o de una acción, dentro de la gestión institucional o personal y conservado para su uso, que puede estar constituido por una sola unidad documental o por varias formando un expediente, en cualquier soporte, incluido el electrónico. Adaptación de la definición de unidad documental de ARCHIVOS municipales: propuesta de cuadro de clasificación de fondos de ayuntamientos. Madrid: ANABAD, etc, 1996, p. 15.

MoReq Documento de archivo Documento o documentos elaborados o recibidos por una persona u organización en el curso de su actividad y conservados por esa persona u organización. Fuente: Adaptado de la especificación funcional de la Public Record Office (referencia [2] del Anexo 1). Nota: También se pueden aplicar definiciones nacionales. Nota: Un documento de archivo puede constar de uno o varios documentos (como sucede cuando un documento tiene anexos) y estar en cualquier soporte y formato. Además del contenido del documento o los documentos, debe incluir información contextual y, cuando proceda, estructural (esto es, información que describa los componentes del documento de archivo). Una característica esencial de un documento de archivo es que no se puede modificar.

NEDA Documento de archivo Unidad de información mínima grabada en cualquier soporte, producida por un agente en el ejercicio de sus funciones, que constituye el testimonio material de una o varias acciones o hechos (de naturaleza jurídica o no). En el modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA el documento de archivo (o unidad documental simple) pertenece al subtipo unidad documental del tipo de entidad documentos de archivo.

Ley 11/2007 ENI

Documento electrónico Información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.

MoReq Documento electrónico Un documento en forma electrónica. Nota: El término «documento electrónico» no se refiere únicamente a los documentos de texto que se suelen crear con procesadores de texto, sino que también comprende los mensajes de correo electrónico, las hojas de cálculo, los gráficos e imágenes, los documentos HTML o XML y los documentos compuestos, multimedia o de otros tipos, de uso en oficinas.

MESA Documento electrónico Toda representación de un hecho, imagen o idea que sea creada, enviada, comunicada o recibida (por una persona o institución) por medios electrónicos y almacenada de un modo idóneo para permitir su uso posterior. Definición –salvo lo expresado entre paréntesis- recogida de la Ley nº 19.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma de Chile. Diario Oficial de 12 de abril de 2002.

MESA Documento electrónico de archivo Documento de archivo generado y conservado electrónicamente.

MoReq Documento electrónico de archivo Un documento de archivo en forma electrónica. Nota: Puede estar en forma electrónica porque se ha creado mediante un programa informático de aplicación o bien porque se ha digitalizado, por ejemplo, cuando se ha escaneado a partir de un documento en papel o de una microforma.

ISO 15489-1

Documentos (Records) Información creada o recibida, conservada como información y prueba, por una organización o un individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales (vegeu nota a “Documento” de la definició de la ISO 15489).

NEDA Documentos de archivo (tipo de entidad) Agrupación documental (fondo, grupo de fondos, serie, colección, etc.), unidad documental simple o componente documental. En el modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA los documentos de archivo constituyen un tipo de entidad.

MoReq2 EDMS Sistema electrònic de gestió de documents (Electronic Document Management System). Aplicació amb base informàtica que s’encarrega de la gestió de documents durant el cicle de vida dels documents. Font: Gestió de documents IEC 82045-1. Nota: les funcions requerides a un EDMS no


s’inclouen en aquesta especificació. Això no obstant, tot sovint es fa servir un EDMS integrat estretament amb un ERMS. Vegeu la secció 10.3 per a més detalls.

ISO 9000 Eficacia Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.

ISO 9000 Eficiencia Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

MoReq Electrònic En el contexto de la presente especificación, «electrónico» es sinónimo de «digital». Nota: Si bien las grabaciones analógicas se pueden considerar electrónicas, en el marco de la presente especificación no se admiten como tales, pues no se pueden almacenar en un sistema informático a menos que se conviertan a su forma digital. De ello se desprende que, de acuerdo con la terminología de la presente especificación, los documentos de archivo analógicos sólo se pueden almacenar como documentos de archivo tradicionales.

MoReq2 Electrònic (Electronic). Per al propòsit d’aquesta especificació, la paraula “electrònic” s’utilitza amb el mateix sentit que “digital”. Nota: els enregistraments analògics, tot i que es podrien considerar electrònics, no es consideren “electrònics” en aquesta especificació perquè no es poden emmagatzemar en un sistema informàtic a no ser que es converteixin a un format digital. Per tant, en la terminologia d’aquesta especificació, els documents analògics tan sols es poden emmagatzemar com a documents físics.

MESA Eliminació Proceso de destrucción o borrado de documentos electrónicos de archivo de forma que no sea posible reconstrucción alguna. Definición del término DESTRUCCIÓN del vocabulario de MOREQ: Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos: especificación MoReq. Bruxelles, Luxembourg: CECA; CEE; CEEA, 2001. [Consulta junio de 2004]. Disponible en internet en<http://www.cultura.mcd.es/archivos/oa/pdf/moreq.pdf>.

TERMCAT Emmascarament Procés consistent a ocultar o suprimir dades d’un document amb la finalitat de garantir la privacitat o la confidencialitat d’aquestes dades.

TERMCAT Emmascarar Fer un emmascarament.

MESA Encriptació Método o sistema empleado para encriptar un texto, entendiendo por encriptar la técnica de transformar un mensaje inteligible en otro que sólo puedan entender las personas autorizadas a ello.

ISO 23081-2

Entidad Cualquier cosa abstracta o concreta que existe, ha existido o puede existir incluyendo asociaciones entre estas cosas.

NEDA Entidad Cualquier objeto real o abstracto que existe, ha existido o puede llegar a existir.

ISO 23081-2 Entorno técnico Metadato de uso. Este elemento contiene la información sobre el entorno técnico necesario para utilizar la entidad. En el nivel de agrupación inferior de las entidades-documento, esto incluye información sobre el formato, requisitos del descifrado y cualquier tecnología de apoyo requerida.

ISAAR Entrada d'autoritat (Authority entry). Punt d’accés normalitzat establert per un centre arxivístic responsable.

MoReq2 ERMS Sistema de gestió de documents electrònics (Electronic Records Management System). Nota: els ERMS es diferencien dels EDMS en diversos aspectes importants. Vegeu la secció 10.3 per a més detalls.


MoReq2 Esborrany de document

(Document). Informació o objecte enregistrat que es pot tractar com una unitat. Font: ISO 15489 (vegeu l’apèndix 7). Nota: un esborrany de document es pot presentar en format paper, en microforma, en format magnètic o en qualsevol altre mitjà electrònic. Pot incloure qualsevol combinació de text, dades, gràfics, so, imatge en moviment o qualsevol altre tipus d’informació. Un esborrany de document simple pot estar format per un o diversos components. Nota: els esborranys de document es diferencien dels documents en diversos aspectes importants. MoReq2 utilitza el terme esborrany de document per referir-se a la informació que no ha estat capturada com a document; és a dir, classificada, registrada i bloquejada per a evitar cap canvi. La paraula “enregistrat” (recorded, en anglès) que apareix a la definició no implica les característiques d’un document (record, en anglès). Tanmateix, cal tenir en compte que alguns esborranys de document esdevenen documents.

Ley 11/2007

Espacios comunes o ventanillas únicas Modos o canales (oficinas integradas, atención telefónica, páginas en Internet y otros) a los que los ciudadanos pueden dirigirse para acceder a las informaciones, trámites y servicios públicos determinados por acuerdo entre varias Administraciones.

ISO 9000 Especificación Documento que establece requisitos.

ENI

Especificación formalizada Aquellas especificaciones que o bien son normas en el sentido de la Directiva 98/34 o bien proceden de consorcios de la industria u otros foros de normalización.

ENI

Especificación técnica Una especificación que figura en un documento en el que se definen las características requeridas de un producto, tales como los niveles de calidad, el uso específico, la seguridad o las dimensiones, incluidas las prescripciones aplicables al producto en lo referente a la denominación de venta, la terminología, los símbolos, los ensayos y métodos de ensayo, el envasado, el marcado y el etiquetado, así como los procedimientos de evaluación de la conformidad.

ISO 23081-1

Esquema (Schema). Plan lógico que muestra las relaciones entre los distintos elementos del conjunto de metadatos, normalmente mediante el establecimiento de reglas para su uso y gestión y específicamente respecto a la semántica, la sintaxis y la obligatoriedad de los valores.

ISO 23081-1

Esquema de codificación (Encoding scheme). Lista controlada de todos los valores aceptables en lenguaje natural o cadena de caracteres formateada con una sintaxis concreta, diseñados para su procesamiento automatizado.

ENI

Esquema de metadatos Instrumento que define la incorporación y gestión de los metadatos de contenido, contexto y estructura de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida.

ENI

Estándar Véase norma.

Ley 11/2007 ENI

Estándar abierto Aquél que reúne las siguientes condiciones:a) Que sea público y su utilización sea disponible de manera gratuita o a un coste que no suponga una dificultad de acceso,b) Que su uso y aplicación no esté condicionado al pago de un derecho de propiedad intelectual o industrial.

ISO 9000 Estructura de la organización Disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones entre el personal.

MESA Estructura del documento electrònico de archivo Relación que existe entre los elementos lógicos que constituyen el documentoelectrónico. Enlaza el contexto y el contenido de forma que hace evidente el primero y contribuye a que los usuarios entiendan el documento. Puede estar incluida en el documento o ser añadida como una entidad separada. Adaptación libre de la definición de la Guía de la información electrónica: cómo tratar los datos legibles por máquina y la documentación electrónica. Luxemburgo: DLM-FORUM. Electronic Records; Oficina de las publicaciones oficiales de las Comunidades Europeas, 1997. [Consulta de junio de 2004]. (Traducción al español de José María Fernández Hevia, 2000). Disponible en internet en <http://www.jazzfree.com/jazz8/jmhgevia> y de: SHEPHERD, Elizabeth, YEO, Geoffrey, Managing records. A handbook of principles and practice. London: Facet, 2004, pp. 10-11.


MoReq2 Expedient

(File). Unitat organitzada de documents agrupats pel fet d’estar relacionats amb el mateix tema, activitat o transacció. Font: abreujat i adaptat de l’ISAD(G) (vegeu l’apèndix 7).

MoReq2 Expedient en suport paper (Paper file). Tipus d’expedient físic. Nota: els exemples d’expedients en suport paper inclouen, entre altres, sobres, arxivadors i carpetes d’anelles.

MoReq2 Expedient físic (Physical file). Dispositiu per a emmagatzemar documents i documents físics. Font: adaptat de les PRO Functional Specifications (vegeu l’apèndix 1).

MoReq2 Expedient no reglat (Non-case file). Qualsevol expedient que no és un expedient reglat.

MoReq2 Expedient reglat (Case file). Expedient relacionat amb una o més transaccions dutes a terme totalment o parcial de manera estructurada o semiestructurada, com a resultat d’un procés o d’una activitat concrets.Nota: no existeix cap definició acceptada universalment per a aquests termes ni per a distingir entre expedient reglat i els altres tipus d’expedients que sol gestionar un ERMS. Aquesta definició, per tant, s’ha desenvolupat per a MoReq2 amb l’objectiu de facilitar-ne la comprensió. No es garanteix que es pugui aplicar en altres situacions. Nota: els documents d’un expedient reglat poden ser estructurats o no estructurats. La característica clau que distingeix els expedients reglats és que són el resultat de processos que, com a mínim, són parcialment estructurats i repetibles. En són exemples expedients com ara: 1) les sol�licituds de permisos; 2) les peticions d’informació sobre un servei de rutina; 3) la investigació d’un incident; 4) el seguiment normatiu. Nota: normalment, altres característiques dels expedients reglats són que tot sovint: a) presenten una estructura previsible pel que fa al seu contingut; b) són nombrosos; c) ón estructurats o parcialment estructurats; d) s’utilitzen i es gestionen dins d’un procés conegut i predeterminat; e) s’han de conservar durant un període específic per motius legals i normatius; els poden obrir i tancar professionals, usuaris finals o sistemes de processament de dades sense que calgui l’aprovació de la direcció.

MoReq Expediente (sólo en esta especificación) Unidad organizada de documentos de archivo reunidos bien por el productor para su uso corriente, bien durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto (Término original “file”, que no tiene equivalente en castellano. En la versión original en inglés este término no se define –N.delT-) Fuente: definición de “expediente” de la versión castellana de ISAD (G) (ISAD (G): Norma Internacional General de Descripción Archivística: Adoptada por el Comité de Normas de Descripción, estocolmo, Suecia, 19-22 septiembre 1999/ [Versión española de Asunción Navascués Benlloch…].- 2ª ed. – Madrid: Subdirección General de los Archivos Estatales, 2000. -N.del T-). Nota: el término original “file” se refiere a la primera agrupación lógica de documentos de archivo, independientemente del criterio con que se haya formado. Se refiere por lo tanto a un tipo de agrupación documental para la que no existe un término equivalente en castellano. Por lo tanto, hemos optado por utilizar el término “expediente” en el sentido amplio con que se ha utilizado en la traducción de la norma ISAD (G). Además, hay que señalar que “file” en esta especificación es una agrupación necesaria, previa a la clasificación. Por ello, aunque normalmente una serie o una subserie deben considerarse, en el marco de esta especificación, como la “clase” más pequeña, cuando una serie o subserie está compuesta de unidades documentales simples, el término “file” las incluiría -N. del T.-) (1) En solitario, este término hará referencia tanto a los expedientes electrónicos como a los expedientes tradicionales. (2) Acompañado de modificadores, como sucede, por ejemplo, con expediente electrónico o con expediente tradicional, se aplicará la definición correspondiente.

MESA Expediente electrónico Conjunto de documentos electrónicos de archivo tramitados con arreglo a un mismo procedimiento relacionados entre sí por medios electrónicos. Nota: Este término se emplea a menudo en sentido amplio para designar los volúmenes electrónicos. Las relaciones a las que se alude vienen establecidas por el procedimiento administrativo. Adaptación de la definición de MOREQ: Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos: especificación MoReq. Bruxelles, Luxembourg: CECA; CEE; CEEA, 2001. [Consulta junio de 2004]. Disponible en internet en <http://www.cultura.mcd.es/archivos/oa/pdf/moreq.pdf>.

MoReq Expediente electrónico Conjunto de documentos electrónicos de archivo relacionados entre sí. Fuente: Especificación funcional de « electronic file » de la Public Record Office (referencia [2] del Anexo 1). Nota: Este término se emplea a menudo en sentido amplio para designar los volúmenes electrónicos.


MoReq Expediente mixto

Un conjunto de documentos de archivo, electrónicos y tradicionales, relacionados entre sí, y conservados en parte en soporte electrónico, en el marco del SGDEA, y en parte como expediente tradicional fuera del SGDEA. Fuente: Definición de « hybrid file » en la especificación funcional de la Public Record Office (véase la referencia [2] del Anexo 1).

MoReq Exportación Proceso de elaboración de una copia de expedientes electrónicos completos para su incorporación a otro sistema. Nota: A diferencia de lo que sucede en la transferencia, tras la exportación los expedientes siguen en el SGDEA.

MoReq2 Exportar (Export) Procés de produir una còpia d’un document electrònic, juntament amb les seves metadades, per a un altre sistema. Nota: els documents es mantenen dins l’ERMS després de l’exportació, a diferència del que passa amb la transferència.

MESA Extracto Un documento electrónico de archivo en el que se han realizado a partir de otro ciertas modificaciones dirigidas a eliminar u ocultar, pero no a añadir ni modificar, el contenido ya existente. Nota: A menudo, estos cambios se deben a la existencia de restricciones en la revelación de información. Así, un documento de archivo no se podrá consultar hasta que se hayan ocultado o eliminado los nombres de las personas. En este caso, se crea un extracto del documento de archivo en el que los nombres pasan a ser ilegibles. Este proceso de ocultación puede denominarse disociación de datos. Basado en MOREQ: Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos: especificación MoReq. Bruxelles, Luxembourg: CECA; CEE; CEEA, 2001. [Consulta junio de 2 04]. Disponible en internet en<http://www.cultura.mcd.es/archivos/oa/pdf/moreq.pdf>.

MoReq Extracto (de un documento de archivo) Copia de un documento de archivo en la que se han realizado ciertas modificaciones dirigidas a eliminar u ocultar, pero no a añadir ni modificar, el contenido ya existente. Fuente: Definición de «instance» en la especificación funcional de la Public Record Office (véase la referencia [2] del Anexo 1). Nota: A menudo, estos cambios se deben a la existencia de restricciones en la revelación de información. Así, un documento de archivo no se podrá consultar hasta que se hayan ocultado o eliminado los nombres de las personas. En este caso, se crea un extracto del documento de archivo en el que los nombres pasan a ser ilegibles. Este proceso de ocultación puede denominarse disociación de datos.

ENI

Familia Se entiende por tal la agrupación de procedimientos administrativos atendiendo a criterios genéricos de similitud por razón de esquema de tramitación, documentación de entrada y salida e información, dejando al margen criterios de semejanza en la materia objeto del procedimiento, órgano competente, u otra información análoga.

NEDA Familias Personas relacionadas por matrimonio, nacimiento, adopción u otra situación jurídica similar, o bien por presentarse ellos mismos como una familia. En el modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA la familia constituye un subtipo del tipo de entidad agente

NEDA Fecha(s) de acumulación Fecha en que un documento de archivo es incorporado en un fondo, grupo de fondos, serie o colección por uno o varios agentes en calidad de productor o coleccionista(s) (denominada fecha de acumulación de un documento de archivo); Fecha o rango de fechas en que se forma una agrupación documental por uno o varios agentes en calidad de productor(es) o coleccionista(s) (denominada fecha(s) de acumulación de una agrupación documental).

NEDA Fecha(s) de creación Fecha en que un documento de archivo es realizado por uno o varios agentes en calidad de autor(es) (denominada fecha de creación de un documento de archivo); Fecha o rango de fechas comprendido entre la fecha de creación del documento de archivo más antiguo y la del más reciente de una agrupación documental (denominada fecha(s) de creación de los documentos de archivo de una agrupación documental).

Ley 11/2007 ENI ENS

Firma electrónica Según el artículo 3 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica, «conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados funcionalmente con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.


MESA Firma electrónica

Conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados funcionalmente con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante. Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica. BOE nº 304, de 20 de diciembre de 2003, art. 3.1.

Ley 11/2007

Firma electrónica avanzada Según el artículo 3 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica, «firma electrónica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control».

MESA Firma electrónica avanzada Es la firma electrónica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control. Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica. BOE nº 304, de 20 de diciembre de 2003, art. 3.2.

Ley 11/2007

Firma electrònica reconocida Según el artículo 3 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica, «firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma».

MESA Firma electrónica reconocida Es la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica. BOE nº 304, de 20 de diciembre de 2003, art. 3.3.

ISAAR Fitxer d'autoritats (Authority file). Conjunt organitzat de registres d’autoritat.

MESA Flujos de procedimiento electrónico Relaciones, definidas por reglas, entre las tareas de un proceso que se desarrollen en soportes, medios y aplicaciones electrónicos, informáticos y telemáticos. Adaptación libre de la definición de FLUJO en ESTROFA V1.1.: Especificaciones para el tratamiento de flujos automatizados.

NODAC Foli 1-Full d’un llibre que hom numera només pel recto. 2- Full de paper que fa 22 per 32 cm.

NEDA Fondo Conjunt de documentos producidos por un agente en el ejercicio de sus funciones (productor de fondo). En el modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA el fondo constituye un subtipo del tipo de entidad documentos de archivo.

ISAAR Fons (Fonds). Conjunt de documents, de qualsevol tipologia o suport, produït orgànicament i/o format i utilitzat per una persona particular, família o organisme en l’exercici de les activitats i funcions d’aquest productor.

ISAD(G) NODAC

Fons (Fonds). Conjunt de documents, de qualsevol tipologia o suport, produït orgànicament i/o reunit i utilitzat per una persona, una família o un organisme en l’exercici de les seves activitats i funcions.

Llei 10/2001

Fons documental Conjunt orgànic de documents aplegats en un procés natural que han estat generats o rebuts per una persona física o jurídica, pública o privada, al llarg de la seva existència i en l’exercici de les activitats i les funcions que li són pròpies.

MoReq2 Format (Format) Vegeu format de fitxer.

NODAC Format Dimensions, proporcions i altres característiques relatives al suport del document.

NODAC Format de dades En els documents electrònics, és l’indicador de les eines i recursos informàtics que s’han fet servir per crear els documents i que determinen la disposició lògica de les dades (DOC, TIF, HTML, MDB, JPG, PDF, etc.).


MoReq2 Format de fitxer

(File format). L’estructura interna i/o la codificació d’un document o component que permet que aquest es presenti de forma accessible per als humans. Nota: en són exemples: 1) HTML v3.2 (un format de fitxer per a pàgines web). 2) PDF/A v1 (un format de fitxer arxivístic per als documents portàtils). 3) TXT (un format de fitxer de text ASCII). 4) XML v1.0 (un format de fitxer per al llenguatge d’etiquetatge extensible que es basa en el text ASCII). 5) Molts formats de fitxer de propietat produïts per aplicacions d’escriptori com ara paquets ofimàtics.

ENI

Formato Conjunto de reglas (algoritmo) que define la manera correcta de intercambiar o almacenar datos en memoria.

MESA Formato electrónico Disposición y codificación particular de los datos contenidos en un documento electrónico en el momento de su creación. DÍAZ RODRÍGUEZ, Alfonso. “Administración electrónica y gestión de archivos”. En Documentos electrónicos en la Administración. Regulación jurídica y gestión archivística. Murcia, 2002.

NEDA Fracción de serie/subserie Conjunto de documentos de una serie o subserie, normalmente correlativos, conservados en una o varias unidades de instalación. En el modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA la fracción de serie/subserie constituye un subtipo del tipo de entidad documentos de archivo.

NODAC Full 1-Cadascuna de les làmines quadrangulars que formen un llibre, un quadern, etc. 2- Plec de quatre planes.

ISDF Función (Function).Cualquier objetivo de alto nivel, responsabilidad o tarea asignada a una institución por la legislación, política o mandato. Las funciones pueden dividirse en conjuntos de operaciones coordinadas como subfunciones, procesos, actividades, tareas o acciones.

NEDA Función Responsabilidad u objetivo principal asumido por la sociedad o realizado por un agente, e integrado por un conjunto de actividades o procesos. En el modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA la función constituye un subtipo del tipo de entidad función y sus divisiones.

NEDA Función y sus divisiones Función, división de función, actividad/proceso o acción, realizada por uno o varios agentes y testimoniada en los documentos de archivo. En el modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA la función y sus divisiones constituyen un tipo de entidad.

TERMCAT Gestió documental Área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener, en forma de documentos, la información y prueba de las actividades y operaciones de la organización.

ISO 9000 Gestión Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización.

ISO 15489-1

Gestión de documentos (Records management) gestión documental. Área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener, en forma de documentos, la información y prueba de las actividades y operaciones de la organización.

MESA Gestión de documentos electrónicos de archivo / gestión documental electrónica Conjunto de procedimientos y operaciones que pretenden el establecimiento de normas y directrices sobre la creación y tratamiento de documentos electrónicos de archivo y su conservación. PÉREZ ALMANSA, Luis; Díaz Rodríguez, Alfonso. Documentos electrónicos en la Administración. Relación jurídica y gestión archivística. Murcia: Consejería de Educación y Cultura, 2002.

ENS

Gestión de incidentes Plan de acción para atender a las incidencias que se den. Además de resolverlas debe incorporar medidas de desempeño que permitan conocer la calidad del sistema de protección y detectar tendencias antes de que se conviertan en grandes problemas.


ENS

Gestión de riesgos Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización con respecto a los riesgos.

NEDA Gestión documental Conjunto de actividades/procesos técnicos aplicados a los documentos de archivo a lo largo de su existencia al objeto de mantener de manera continuada su carácter de fidedignos y constituir así evidencia del contexto en el que se originaron.

MESA Gestión electrónica de expedientes Conjunto de actuaciones realizadas mediante técnicas electrónicas, informáticas o telemáticas encaminadas a controlar la fase de producción de los documentos generados a partir de un procedimiento por medios convencionales o electrónicos.

NEDA Gestor documental Agente responsable o implicado en la gestión documental.

MoReq2 Grup (Group). Sèrie d’usuaris. Nota: un grup pot incloure usuaris amb el mateix rol o amb rols diferents. A vegades un grup s’utilitza per definir la pertinença de l’usuari a una unitat de l’organització, com ara un departament (en aquest cas normalment inclourà diversos rols); a vegades es fa servir per definir la pertinença a un equip virtual que creua les fronteres organitzatives, com per exemple els responsables del proveïment (en aquest cas pot estar format únicament per usuaris amb un rol concret); o es pot utilitzar d’altres maneres.

MoReq2 Grup d’usuari (User group). Vegeu grup.

NODAC Grup de sèries Conjunt de documents format per l’agrupació de dues o més sèries, relacionades orgànicament o funcional. El grup de sèries es troba situat entre el fons, o bé el subfons, i la sèrie, i les sèries que en formen part han de ser nítidament identificades i individualitzades les unes en relació amb les altres. El grup de sèries pot contenir, al seu torn, altres grups de sèries subordinats.

NEDA Grupo de fondos Conjunto de fondos -cada uno de ellos producido por un agente diferente (productor de fondo)- cuyos productores están vinculados por realizar unas funciones similares o por mantener relaciones familiares. El grupo de fondos no se aplica a las distintas clases que forman parte de los cuadros de clasificación de fondos y colecciones de los Archivos. En el modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA el grupo de fondos constituye un subtipo del tipo de entidad documentos de archivo.

NODAC Guia Instrument de descripció que té l’objectiu orientar l’usuari en el coneixement general d’un fons i subfons o col�lecció. La descripció només afecta els nivells superiors (fons, subfons) i conté informació sobre el productor i el context de creació de la documentació. La descripció dels documents que formen part del fons és d’extensió breu. A efectes d’aquesta Norma, només s’accepta la guia de fons com a guia d’un únic fons. La guia de fons i col�leccions d’un o de diversos centres d’arxiu, s’ha d’entendre com la suma de les guies dels fons tractats individualment. També es poden elaborar guies que descriuen de forma conjunta un grup de fons que fan referència a un mateix tema, assumpte, període, àmbit geogràfic, etc., o bé a un determinat tipus de document (fons cartogràfics, fotogràfics, etc.). Estaríem parlant, per exemple, d’una guia de fons d’empresa d’un o de diversos centres d’arxiu. Aquests tipus de guies poden incloure, també, informació d’ordre general sobre els serveis que els centres que conserven la documentació ofereixen a l’usuari.

MoReq Habilitación Véase «habilitación de seguridad».

MoReq Habilitación de seguridad Uno o varios términos asociados a un usuario que definen los niveles de seguridad a los que tiene acceso el usuario.

ENI

Herramientas genéricas Instrumentos y programas de referencia, compartidos, de colaboración o componentes comunes y módulos similares reutilizables que satisfacen las necesidades comunes en los distintos ámbitos administrativos.

ENI Imagen electrónica


Resultado de aplicar un proceso de digitalización a un documento.

MoReq2 Importació en massa

(Bulk importing). El procés de capturar una sèrie de documents electrònics, normalment des d’una altra aplicació i generalment amb totes o una part de les seves metadades.

MoReq2 Importar (Import). Vegeu importació en massa.

ENS

Incidente de seguridad Suceso inesperado o no deseado con consecuencias en detrimento de la seguridad del sistema de información.

ISAD(G) Increment (Accrual). Ingrés que s’incorpora a una unitat de descripció ja existent en un arxiu.

NODAC Increment Documents que s’incorporen a una unitat de descripció ja existent.

NODAC Índex Llistes alfabètiques de noms de persones, organismes, llocs, temes, matèries o altres paraules clau (punts d’accés) destinades a buscar, identificar i localitzar una descripció arxivística.

TERMCAT Indexació Procés que consisteix a establir punts d'accés que permetin la recuperació de documents o d'informació.

ENI

Índice electrónico Relación de documentos electrónicos de un expediente electrónico, firmada por la Administración, órgano o entidad actuante, según proceda y cuya finalidad es garantizar la integridad del expediente electrónico y permitir su recuperación siempre que sea preciso.

ISO 15489-1

Indización (indexing). Proceso por el que se establecen puntos de acceso para facilitar la recuperación de documentos o información.

ISO 9000 Información Datos que poseen significado.

ISO 9000 Infraestructura Sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento de la organización.

ENI

Infraestructuras y servicios comunes Instrumentos operativos que facilitan el desarrollo y despliegue de nuevos servicios, así como la interoperabilidad de los existentes, creando escenarios de relación multilateral y que satisfacen las necesidades comunes en los distintos ámbitos administrativos; son ejemplos la Red de comunicaciones de las Administraciones públicas españolas, la red transeuropea sTESTA, la plataforma de verificación de certificados electrónicos.

NODAC Ingrés Acció i efecte d’incorporar o ingressar documentació en un centre.

NODAC Instal�lar Acció de situar les unitats d’instal�lació al dipòsit d’arxiu.

ISDF Institución (Corporate body). Organización o grupo de personas, identificado por un nombre propio y que actúa o puede actuar como una entidad. También incluye a una persona que actúe en el ejercicio de su cargo institucional.

NEDA Institución Organización o grupo de personas identificado por un nombre propio y que actúa, o puede actuar, como una unidad, o bien un cargo institucional desempeñado por una persona. En el modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA la institución constituye un subtipo del tipo de entidad agente.

ISAD(G) Instrument de descripció (Finding aid).Terme genèric que engloba qualsevol mitjà de descripció o de referència elaborat o rebut per un servei d’arxiu, en el procés d’establiment d’un control administratiu o intel�lectual de


rebut per un servei d’arxiu, en el procés d’establiment d’un control administratiu o intel�lectual de la documentació.

NODAC Instrument de descripció Terme genèric que designa qualsevol eina de descripció o de referència, elaborat o rebut per un servei d’arxiu, en el procés d’establiment d’un control administratiu intel�lectual de la documentació.

ENS

Integridad Propiedad o característica consistente en que el activo de información no ha sido alterado de manera no autorizada.

MESA Integridad del documento electrónico de archivo Existencia completa e inalterada del documento electrónico de archivo. Basada en: MORO CABERO, Manuela: La gestión de documentos electrónicos en la Norma ISO 15849 sobre gestión de documentos administrativos. Tábula: Revista de Archivos de Castilla y León, nº 5, 2002, p. 122. LASO BALLESTEROS, Isidro. Estrategias de preservación de documentos digitales. Tabula: revista de archivos de Castilla y León, nº 5. 2002, pp. 134. PÉREZ ALMANSA, Luis; Díaz Rodríguez, Alfonso: Documentos electrónicos en la Administración. Relación jurídica y gestión archivística. Murcia: Consejería de Educación y Cultura, 2002.

Ley 11/2007 ENI

Interoperabilidad Capacidad de los sistemas de información, y por ende de los procedimientos a los que éstos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos.

ENI

Interoperabilidad en el tiempo Es aquella dimensión de la interoperabilidad relativa a la interacción entre elementos que corresponden a diversas oleadas tecnológicas; se manifiesta especialmente en la conservación de la información en soporte electrónico.

ENI

Interoperabilidad organizativa Es aquella dimensión de la interoperabilidad relativa a la capacidad de las entidades y de los procesos a través de los cuales llevan a cabo sus actividades para colaborar con el objeto de alcanzar logros mutuamente acordados relativos a los servicios que prestan.

ENI

Interoperabilidad semántica Es aquella dimensión de la interoperabilidad relativa a que la información intercambiada pueda ser interpretable de forma automática y reutilizable por aplicaciones que no intervinieron en su creación.

ENI

Interoperabilidad técnica Es aquella dimensión de la interoperabilidad relativa a la relación entre sistemas y servicios de tecnologías de la información, incluyendo aspectos tales como las interfaces, la interconexión, la integración de datos y servicios, la presentación de la información, la accesibilidad y la seguridad, u otros de naturaleza análoga.

NODAC Inventari Instrument que descriu el conjunt de documents que formen part d’un fons documental, des del nivell de fons fins el nivell de sèrie, ambdós inclosos. La descripció s’organitza a l’entorn de les sèries i ha de precisar el context jeràrquic en què s’estructura el fons. Excepcionalment, l’inventari pot ser utilitzat per descriure, també, el nivell d’unitat d’instal�lació quan es tracta d’un fragment de sèrie. En aquest cas, ha de tenir els elements necessaris per facilitar la localització de les unitats documentals compostes o simples dins dels fons i de les sèries descrites.

MoReq Inventario (en la presente especificación) Lista formada por los títulos de los expedientes existentes dentro los niveles más bajos del cuadro de clasificación.

ENI

Licencia Pública de la Unión Europea («European Union Public Licence-EUPL»): Licencia adoptada oficialmente por la Comisión Europea en las 22 lenguas oficiales comunitarias para reforzar la interoperabilidad de carácter legal mediante un marco colectivo para la puesta en común de las aplicaciones del sector público.

ENI

Lista de servicios de confianza (TSL) Lista de acceso público que recoge información precisa y actualizada de aquellos servicios de certificación y firma electrónica que se consideran aptos para su empleo en un marco de interoperabilidad de las Administraciones públicas españolas y europeas.


NODAC Llibre

Conjunt de fulls, enquadernats o relligats i generalment amb cobertes, que constitueix una unitat d’instal�lació.

TERMCAT Llibre de caixa Llibre on es registren les entrades i sortides de diners d'una unitat administrativa.

TERMCAT Llibre de registre de sortida Llibre on es registra la sortida de documents d'una unitat administrativa. Notes: També s'utilitza la forma reduïda "registre de sortida".

TERMCAT Llibre de registre d'entrada Llibre on es registren les entrades de documents d'una unitat administrativa. Notes: També s'utilitza la forma reduïda "registre d'entrada".

TERMCAT Llibre de registre mecanitzat Llibre on els documents es registren de manera mecanitzada.

NODAC Lligall Unitat d’instal�lació fermada mitjançant una cinta o cordill.

TERMCAT Lligall Conjunt de papers o documents lligats que generalment es refereixen al mateix afer.

TERMCAT Llistat Llista sortida d'una impressora. Notes: Inicialment, 'llistat' només s'aplicava a llistes impreses en paper continu (amb 'llistes' o 'franges'), però actualment s'aplica a qualsevol llista o relació sortida d'una impressora: 'treure un llistat d'etiquetes per impressora; imprimir un llistat dels alumnes amb les qualificacions'.

NEDA Lugar Un espacio determinado. En el modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA el lugar constituye un tipo de entidad.

ISO 9000 Manual de calidad Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad.

TERMCAT Manuscrit Llibre escrit a mà.

ENI

Marca de tiempo La asignación por medios electrónicos de la fecha y, en su caso, la hora a un documento electrónico.

ENS

Medidas de seguridad Conjunto de disposiciones encaminadas a protegerse de los riesgos posibles sobre el sistema de información, con el fin de asegurar sus objetivos de seguridad. Puede tratarse de medidas de prevención, de disuasión, de protección, de detección y reacción, o de recuperación.

MESA Medidas de seguridad Acción o procedimientos destinados a garantizar la seguridad de un documento electrónico de archivo. AYALA, Marta Stiefel; AYALA, Reynaldo; LAU, Jesús.Technical dictionary of library and information sciencia: english/spanish, spanish/english.....New York&London: Garland Publishing, 1993).

Ley 11/2007 ENI

Medio electrónico Mecanismo, instalación, equipo o sistema que permite producir, almacenar o transmitir documentos, datos e informaciones; incluyendo cualesquiera redes de comunicación abiertas o restringidas como Internet, telefonía fija y móvil u otras.

ISO 9000 Mejora continua Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos.

MoReq2 Metadades (Metadata)(en el context de la gestió documental). Dades que descriuen el context, el contingut i l’estructura dels documents i la gestió d’aquests en el decurs del temps. Font: ISO 15489 (vegeu l’apèndix 7). Nota: alguns models es basen en visions conceptuals diferents de les metadades. Per exemple, és possible que considerin la informació de la pista d’auditoria com si fos totalment una


metadada. Aquestes visions alternatives són vàlides i valuoses en els seus contextos, però no són gens útils a l’hora d’especificar la funcionalitat dels sistemes i per això no les prenem en consideració.

TERMCAT Metadades Dades que descriuen el context, el contingut i l'estructura dels documents i la gestió d'aquests en el decurs del temps.

MoReq2 Metadades testimonials (Metadata stub). Subconjunt de metadades d’un ítem que es manté després que aquest ítem s’hagi eliminat, que actua de prova que l’ítem estava desat i que s’ha eliminat correctament.

ENI

Metadato Dato que define y describe otros datos. Existen diferentes tipos de metadatos según su aplicación.

ENI

Metadato de gestión de documentos Información estructurada o semiestructurada que hace posible la creación, gestión y uso de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su creación. Los metadatos de gestión de documentos sirven para identificar, autenticar y contextualizar documentos, y del mismo modo a las personas, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan.

ISO 15489-1

Metadatos (Metadata). Datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo.

MESA Metadatos Datos presentes o asociados en cualquier documento electrónico que describen el contexto, estructura, contenido, calidad, condición y otras características esenciales de los datos, y permiten su localización, inteligibilidad y uso. Adaptación libre de la definición de documento electrónico de: Guide pour la gestion archivistique des documents électroniques. Paris: Conseil International des Archives, 1997, p. 26.

MoReq Metadatos (en el contexto de gestión de documentos de archivo) Información estructurada o semiestructurada que permite la creación, la gestión y la utilización de documentos de archivo a lo largo del tiempo, tanto dentro de los ámbitos en que se crearon como entre ellos. Fuente: Definición de trabajo del Archiving Metadata Forum (http://www.archiefschool.nl/amf). Nota: La distinción entre datos y metadatos puede resultar algo confusa. Así, por lo general parece evidente que los datos esenciales utilizados en la indexación de un documento de archivo (título, fecha, etc.) forman parte de los metadatos del documento de archivo; en cambio, la pista de auditoría de un documento de archivo y la norma de conservación se pueden considerar tanto datos como metadatos, dependiendo del contexto. Por ejemplo, se pueden definir distintos tipos de metadatos en relación con la indexación, la conservación, la presentación, etc. Estas características del uso de los metadatos quedan fuera del ámbito de aplicación de la especificación MoReq.

ISO 23081-2

Metadatos par la gestión de documentos Información estructurada o semi-estructurada que permite la creación, gestión y uso de los documentos a lo largo del tiempo y entre diferentes dominios.

TERMCAT Migració Acció de traspassar documents d'un sistema a un altre mantenint-ne l'autenticitat, la integritat, la fiabilitat i la usabilitat. Notes Vegeu conversió (3.7).

ISO 15489-1

Migración (Migration). Acción de trasladar documentos de un sistema a otro, manteniendo la autenticidad, la integridad, la fiabilidad y la disponibilidad de los mismos. Véase conversión.

MESA Migración Resultado de la acción de cambiar el medio de almacenamiento y/o los caracteres externos del documento, dejando intactos los caracteres internos y conservando la veracidad y la autenticidad del documento. Versión de la entrada Convert records de: GENESIS and preservation of an agency´s archival fonds. Glossary . [Consulta de octubre de 2003]. Disponible en internet en <http://www.interpares.org/UBCProject/gloss.htm>.

NEDA Modelo conceptual de descripción archivística Representación de la realidad a un alto nivel de abstracción en el que quedan descritos los tipos de entidad archivísticos, sus relaciones y atributos.


ISO 23081-2

Modelo conceptual; modelo de datos conceptual Modelo de datos que representa un visión abstracta del mundo real.

ENI

Modelo de datos Conjunto de definiciones (modelo conceptual), interrelaciones (modelo lógico) y reglas y convenciones (modelo físico) que permiten describir los datos para su intercambio.

MoReq2 Moment de la configuració (Configuration time). Punt del cicle de vida de l’ERMS en què aquest s’instal�la i se n’estableixen els paràmetres.

MoReq Momento de la configuración Punto del ciclo de vida del SGDEA en que éste se instala y se fijan sus parámetros.

ENI

Nivel de resolución: Resolución espacial de la imagen obtenida como resultado de un proceso de digitalización.

MESA Nivel de seguridad Técnicas de control electrónico para cumplir las normas que rigen el acceso a éste.

MoReq Nivel de seguridad Uno o varios términos asociados a un documento de archivo que definen las normas que rigen el acceso a éste. Nota: Los niveles de seguridad se suelen asignar a escala nacional o de organización. Algunos ejemplos de niveles de seguridad utilizados en los organismos públicos de gran parte de Europa son: «Máximo secreto», «Secreto», «Confidencial», «Acceso restringido», «Desclasificado». A veces, complementan estas categorías términos como «Reservado a la UEO» o «Reservado para el personal en plantilla». Nota: No es un término de uso corriente.

ISAD(G) NODAC

Nivell de descripció (Level of description). Posició d’una unitat de descripció en la jerarquia d’un fons.

ENI

Nodo de interoperabilidad Organismo que presta servicios de interconexión técnica, organizativa y jurídica entre sistemas de información para un conjunto de Administraciones Públicas bajo las condiciones que éstas fijen.

NEDA Norma Disposición que regula la existencia de uno o varios agentes, las funciones que éstos realizan, o los documentos de archivo. En el modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA la norma constituye un tipo de entidad.

ENI

Norma Especificación técnica aprobada por un organismo de normalización reconocido para una aplicación repetida o continuada cuyo cumplimiento no sea obligatorio y que esté incluida en una de las categorías siguientes:a) norma internacional: norma adoptada por una organización internacional de normalización y puesta a disposición del público,b) norma europea: norma adoptada por un organismo europeo de normalización y puesta a disposición del público,c) norma nacional: norma adoptada por un organismo nacional de normalización y puesta a disposición del público.

MoReq Norma de conservación Conjunto de instrucciones asignadas a una clase o expediente que determinan el período de tiempo que es preciso que la organización conserve los documentos de archivo por motivos relacionados con su actividad, así como el destino final de los documentos de archivo una vez haya finalizado dicho periodo. Fuente: Adaptado de la definición de «disposal schedule» de la especificación funcional de la Public Record Office (véase la referencia [2] del Anexo 1). Nota: la recopilación de normas de conservación que afectan a un fondo documental se denomina calendario de conservación. (N. del T.).

TERMCAT Obligació de retre compte Principi segons el qual els individus, les organitzacions i la societat són responsables de les accions que duen a terme i poden estar obligats a explicar-les.

MoReq2 Obrir/obert (Open). (verb) Procés de crear un nou expedient, subexpedient o volum de manera que s’hi puguin afegir documents. (adjectiu) Descriu un expedient, subexpedient o volum que encara no s’ha tancat i que, per tant, pot acceptar que s’hi afegeixin documents.

TERMCAT Opistògraf –a Escrit en ambdues cares d'un full.


NODAC Ordenar Instal�lar els documents d’arxiu segons un ordre predeterminat: alfabètic, cronològic, numèric. Agrupar.

ISAD(G) ISAAR NODAC

Organisme. (Corporate body). Organització o grup de persones, identificat per un nom propi, que actua o pot actuar com a una entitat.

ISAD(G) NODAC

Organització (Arrangement). Operacions intel�lectuals i físiques consistents en l’anàlisi i el tractament dels documents d’acord amb els principis arxivístics.Aquest terme designa també el resultat de l’operació.

ISO 9000 Organitzación Conjunto de personas e instalaciones con una disposción de responsabilidades, autoridades y relaciones

NODAC Original Document que constitueix el producte o testimoni primigeni i immediat d’una acció, una activitat o una funció d’un productor. Inclou també qualsevol tipus de document que, malgrat haver derivat d’un altre document (del qual pot reproduir totalment o parcialment el contingut), constitueix per si mateix un document arxivístic.

NODAC Original múltiple Conjunt dels originals equivalents produïts, en general, per a cada una de les parts que intervenen en un acte.

TERMCAT Paginació 1. Part o zona de la descripció bibliogràfica en què s'especifica el nombre de pàgines, de fulls, d'il�lustracions, etc., de què consta un llibre. 2. Manera com un llibre és paginat. 3. Acció de numerar pàgina a pàgina.

MoReq2 Paraula clau (keyword). Metadada opcional utilitzada per descriure classes, expedients, subexpedients i documents, però no volums. Nota: es considera una bona pràctica triar les paraules clau o validar-les amb un vocabulari controlat, o bé que les extregui l’ERMS automàticament, tot i que no és obligatori.

Llei 10/2001

Patrimoni documental Conjunt integrat pels documents esmentats per l’article 19.2, 3 i 4 de la Llei 9/1993, del patrimoni cultural català. Ho són també els documents de les institucions catalanes medievals i de l’antic règim vinculades a la Corona i els de les administracions de caràcter senyorial i jurisdiccional, singularment els documents inclosos en els fons que pels processos de desamortització són de propietat pública.

MoReq PDF Formato de documento cuyas siglas corresponden en inglés a: Portable Document Format. Nota: Este formato es propiedad de Adobe Inc., pero su uso está muy extendido. Su inclusión en el presente glosario no indica ninguna preferencia por este formato.

MoReq2 PDF Portable Document Format (format de document portàtil), format de fitxer dissenyat bàsicament per a la representació d’informació bidimensional. Nota: en el moment de redactar aquesta especificació, aquest format de fitxer tan estès és propietat d’Adobe Inc., però hi ha una versió recent del format (v.1.7) que s’està estudiant com a estàndard internacional (ISO/DIS 32000). La inclusió del terme PDF en aquest glossari no representa cap forma de vistiplau. S’estan desenvolupant ampliacions per a la representació d’informació tridimensional.

MoReq2 PDF/A Un subtipus de PDF dissenyat per a l’ús arxivístic, tal com defineixen les sèries d’estàndards ISO 19005.

MoReq Perfil Suma de permisos funcionales concedidos a un subconjunto predefinido de usuarios. Fuente: Especificación funcional de la Public Record Office (véase la referencia [2] del Anexo 1).

MoReq2 Perfil


(Profile). Sèrie de permisos assignats a un usuari o grup o rol.

MoReq2 Perfil d’usuari (User profile). Perfil d’un usuari.

TERMCAT Pergamí 1. Document escrit sobre pergamí. 2. Paper sense encolar, que té l'aspecte i algunes propietats del pergamí. 3. Pell prima d'ovella, cabra o ase preparada que permet d'escriure-hi i pot ésser impresa o emprada en enquadernació.

NEDA Persona Individuo de la especie humana. En el modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA la persona constituye un subtipo del tipo de entidad agente.

MoReq2 Pista d’auditoria (Audit trail). Informació sobre transaccions o altres activitats que han afectat i canviat entitats (per exemple, elements de metadada) que es conserva prou detallada per a permetre la reconstrucció de l’activitat prèvia. Nota: una pista d’auditoria generalment consisteix en una o més llistes o en una base de dades que es pot veure d’aquesta forma. Les llistes les pot generar un sistema informàtic (per a les transaccions de sistemes informàtics) o es poden generar manualment (normalment per a les activitats manuals); però aquesta especificació se centra en les primeres.

MoReq Pista de auditoria Información sobre las transacciones u otras actividades que hayan influido o modificado entidades, como, por ejemplo, los elementos de metadatos, y que aporta detalles suficientes para permitir la reconstrucción de la actividad anterior. Nota: Habitualmente, la pista de auditoría está formada por una o más listas, o bien por una base de datos que puede visualizarse en ese formato. Cuando se trata de transacciones informatizadas, un sistema informático genera tales listas; cuando se trata de actividades manuales, la lista se elabora de forma manual. En la presente especificación se trata sobre todo el primer caso.

NODAC Plec 1-Cadascun dels fulls de paper doblegats per la meitat una o més vegades segons s’escaigui a la mida del llibre, que cosits amb altres formen un quadern. 2-Terme usat tradicionalment pel que actualment entenem que és un lligall o un grup de documents físicament infividualitzat.

ENI ENS

Política de firma electrónica Conjunto de normas de seguridad, de organización, técnicas y legales para determinar cómo se generan, verifican y gestionan firmas electrónicas, incluyendo las características exigibles a los certificados de firma.

ENI

Política de gestión de documentos electrónicos Orientaciones o directrices que define una organización para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La política se aprueba al más alto nivel dentro de la organización, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento de los documentos a través de su ciclo de vida.

ENS

Política de seguridad Conjunto de directrices plasmadas en documento escrito, que rigen la forma en que una organización gestiona y protege la información y los servicios que considera críticos.

MoReq2 Presentació (Presentation). Manifestació d’un document electrònic presentat per l’ERMS a la qual l’usuari es pot referir. Nota: això pot incloure la presentació en pantalla, com també les presentacions impreses, d’àudio i multimèdia. Nota: la naturalesa exacta de la presentació es pot veure afectada per l’entorn de maquinari i de programari. Normalment, les diferents presentacions del mateix document poden variar pel que fa als detalls de mètrica del tipus de lletra, els finals de línia i la paginació, la resolució, la profunditat de bit, el color, etc. En la majoria de casos aquestes diferències són acceptables. Tanmateix, en alguns casos els efectes que poden tenir s’han de considerar separadament; aquestes consideracions es troben fora de l’abast d’aquesta especificació. Nota: en la versió anterior de MoReq, el terme renderització (rendition) s’utilitzava amb aquest significat.


MoReq Presentación

Manifestación de un documento electrónico de archivo, representado de forma que permite que los usuarios lo consulten. Nota: Puede incluir la visualización en pantalla, la impresión y las presentaciones impresas, sonoras o multimedia. Nota: La naturaleza exacta de la presentación se puede ver afectada por el entorno de software y hardware. Suele ocurrir que en distintas presentaciones del mismo documento de archivo se observen variaciones en detalles como el tamaño de las fuentes, los finales de línea, la paginación, la resolución, la profundidad de bits, el espacio cromático, etc. En general, tales diferencias resultan aceptables; sin embargo, a veces es preciso sopesar sus posibles efectos caso por caso. De cualquier modo, tales consideraciones superan el alcance de la presente especificación.

MoReq Presentar Proceso de elaboración de una presentación.

Ley 11/2007

Prestador de actividad de servicio Cualquier persona física o jurídica que ofrezca o preste una actividad de servicio.

ENS

Principios básicos de seguridad Fundamentos que deben regir toda acción orientada a asegurar la información y los servicios.

TERMCAT Privilegi Document on consta la concessió a perpetuïtat d'un privilegi.

ISDF Procedencia (Provenance). Relación existente entre los documentos de archivo y las instituciones o personas que los produjeron, acumularon, conservaron y utilizaron en el desarrollo de su actividad institucional o personal. Procedencia es también la relación entre los documentos de archivo y las funciones que generaron la necesidad de dichos documentos.

NEDA Procedencia Relación existente entre los documentos de archivo y los agentes productores (procedencia orgánica). También es la relación entre los documentos de archivo y las funciones que originan la necesidad de tales documentos (procedencia funcional).

ISO 9000 Procedimiento Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

ENI

Procedimiento administrativo Proceso formal regulado jurídicamente para la toma de decisiones por parte de las Administraciones públicas para garantizar la legalidad, eficacia, eficiencia, calidad, derechos e intereses presentes, que termina con una resolución en la que se recoge un acto administrativo; este proceso formal jurídicamente regulado se implementa en la práctica mediante un proceso operativo que coincide en mayor o menor medida con el formal.

MESA Procedimiento administrativo electrónico Conjunto de actuaciones administrativas que se desarrollen en soportes, medios y aplicaciones electrónicos, informáticos y telemáticos. Adaptación libre de Real Decreto 263/1996, de 16 febrero. Regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado.

ISO 9000 Proceso Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactuan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

ENS

Proceso Conjunto organizado de actividades que se llevan a cabo para producir a un producto o servicio; tiene un principio y fin delimitado, implica recursos y da lugar a un resultado.

ENS

Proceso de seguridad Método que se sigue para alcanzar los objetivos de seguridad de la organización. El proceso se diseña para identificar, medir, gestionar y mantener bajo control los riesgos a que se enfrenta el sistema en materia de seguridad.

ENI &

Proceso operativo Conjunto organizado de actividades que se llevan a cabo para producir un producto o servicio; tiene un principio y fin delimitado, implica recursos y da lugar a un resultado.

ISO 9000 Producto Resultado de un proceso.


ISAAR Productor (Creator). Vegeu Provinença.

ISAD(G) Productor (Creator). Organisme, família o persona que ha produït, reunit i/o conservat documents en l’exercici de la seva activitat personal o corporativa. El productor no s’ha de confondre amb el col�leccionista.

ISDF Productor (Creator). Cualquier institución, familia o persona que produjo, acumuló y conservó documentos de archivo en el desarrollo de su actividad institucional o personal).

NODAC Productor Organisme, família o persona que ha produït, reunit i/o conservat documents en l’exercici de seva activitat personal o corporativa. El productor no s’ha de confondre amb l’autor/a.

NEDA Productor Agente al que se asigna, en un contexto archivístico concreto, la responsabilidad de crear o recibir documentos de archivo, y de acumularlos, en el ejercicio de sus funciones. De acuerdo con la entidad producida, puede hablarse de productor de fondo, productor de división de fondo, productor(es) de serie, etc.

MoReq2 Propietari (Owner). Persona o rol responsable d’un document o d’una agregació. Nota: aquest és l’ús a MoReq2; el propietari legal d’un document és l’organització que guarda el document. Nota: vegeu també agent responsable de la custòdia (custodian).

NEDA Propietario Agente que tiene derecho o facultad de poseer documentos de archivo y puede disponer de ellos dentro de los límites legales.

ISO 9000 Proveedor Organización o persona que proporciona un producto.

ISAAR Provinença (Provenance). Organisme o persona individual que ha produït, reunit i/o conservat i utilitzat els documents en l’exercici de les seves activitats personals o corporatives.

ISAD(G) NODAC

Provinença (Provenance). Relació entre els documents d’arxiu i les organitzacions o les persones que els han produït, reunit i/o conservat i utilitzat en l’exercici de la seva activitat personal o corporativa.

TERMCAT Provisió reial Document reial segellat amb cera propi d'algunes cancelleries reials.

ISO 9000 Proyecto Proceso único consistente en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y finalización, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con, requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos.

NODAC Publicació Document que recull qualsevol treball fet públic, ja sigui editat o inèdit, i fet públic en qualsevol tipus de suport i mitjà.

ISAAR Punt d'accés (Acces point). Nom, paraula clau, descriptor, etc., mitjançant el qual una descripció pot ser buscada, identificada i recuperada.

ISAD(G) Punt d'accés (Access point). Nom, terme, paraula clau, frase o codi, que pot ser utilitzat per a buscar, identificar i localitzar una descripció arxivística.

Ley 11/2007

Punto de acceso electrónico Conjunto de páginas web agrupadas en un dominio de Internet cuyo objetivo es y de servicios dirigidos a resolver necesidades específicas de un grupo de personas o el acceso a la información y servicios de a una institución pública.


NODAC Quadern

1-Conjunt de fulls, plegats i encaixats, generalment cosits, que formen, conjuntament amb altres quaderns, el llibre. 2- Conjunt de fulls relligats en forma de llibre primi/o petit sense cobertes.També pot designar una llibreta.

MoReq2 Quadre de classificació (Classification scheme). (a MoReq2) Disposició jeràrquica de classes, expedients, subexpedients, volums i documents.

MoReq2 Redacció (Redaction) (d’un document). Còpia d’un document sobre el qual s’han fet alguns canvis per treure o ocultar contingut però no per afegir ni esmenar significativament el contingut existent. Font: definició d’“instància” a les PRO Functional Specifications (vegeu l’apèndix 1). Nota: els canvis normalment són conseqüència de les restriccions pel que fa a la divulgació d’informació. Per exemple, es pot fer disponible un document tan sols després d’haver tret o ocultat els noms de les persones que hi apareixen; en aquest cas, s’ha creat una redacció del document en què els noms són illegibles. A vegades, el procés d’ocultar es coneix per redactar. Nota: en la versió anterior de MoReq el terme “extreure” es feia servir en aquest sentit.

MoReq2 Redactar (Redact). Procés d’amagar informació sensible d’un document. Nota: això pot incloure el fet d’aplicar rectangles opacs per ocultar noms, etc. (l’equivalent electrònic de censurar documents de paper amb tinta), mètodes més segurs per a ocultar informació o eliminar pàgines de la còpia d’un document. Nota: en tots els casos, la totalitat del document electrònic original no queda afectada. La redacció es du a terme en una còpia del document electrònic, i aquesta còpia s’anomena redacció.

NODAC Referència arxivística Conjunt ordenat d’elements que permet identificar un document d’arxiu. La referència arxivística no s’ha de confondre amb la citació arxivística.

NODAC Referència bibliogràfica Conjunt ordenat d’elements que permeten identificar un document bibliogràfic i que pot constituir una entrada en una bibliografia. La referència bibliogràfica no s’ha de confondre amb la citació bibliogràfica.

MoReq2 Registre (Registration). Acció d’assignar a un document un identificador únic en introduir el document en un sistema. Font: ISO 15489 (vegeu l’apèndix 7). Nota: en el context de MoReq2, el registre forma part del procés de captura.

TERMCAT Registre Acció d'assignar a un document un identificador únic en introduir el document en un sistema.

ISAAR Registre d'autoritat (Authority record). Entrada d’autoritat combinada amb altres elements d’informació que descriuen l’entitat designada en l’entrada i que poden remetre a altres entrades d’autoritat.

ISDF Registro de autoridad (Authority record). Forma autorizada del nombre de una entidad, combinada con otros elementos informativos que permiten identificar y describir dicha entidad y que pueden también remitir a otros registros de autoridad relacionados.

MESA Registre informàtic En el contexto de una base de datos, un registro es una unidad de información formada por un conjunto de datos heterogéneos agrupados en torno a uno, denominado indicativo. Adaptación de la definición y explicación que aparece en MINGUET, Jesús María; GARCÍA, José Maximino; MUÑOZ GARCÍA, Manuel. Archivos, ficheros y bases de datos informáticos. Zaragoza: Distresa, 1985, pp. 13-14 y de: LUQUE RUIZ, Irene; ROMERO DEL CASTILLO, Juan Antonio; GÓMEZ-NIETO, Miguel Ángel. Ficheros: organizaciones clásicas para el almacenamiento de la información. Córdoba: Servicio de Publicaciones de la Universidad de Córdoba, 1998, p. 15.

ISO 15489-1

Registro (Registration). Acto por el que se adjudica a un documento un identificador único en el momento de su entrada en el sistema.

ISO 9000 Registro Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades


desempeñadas.

MoReq Registro Acto por el que se adjudica a un documento de archivo un identificador único en el momento de su entrada en el sistema. Fuente: ISO 15489 (proyecto de norma internacional; véase la referencia [9] del Anexo 1. Nota: Esta operación suele conllevar la grabación de metadatos importantes en un «registro», como por ejemplo «todos los datos necesarios para la identificación de las personas y actos en cuestión, así como el contexto documental de los documentos de archivo» (Glosario del proyecto UBC-MAS, referencia [x] del Anexo 1).

MESA Registro Acto por el que se adjudica a un documento electrónico de archivo un identificador único en el momento de su entrada en el sistema. Nota: Esta operación suele conllevar la grabación de metadatos importantes en un «documento», como por ejemplo «todos los datos necesarios para la identificación de las personas y actos en cuestión, así como el contexto documental de los documentos de archivo» (Glosario del proyecto UBC-MAS). Adaptación de MOREQ: Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos:especificación MoReq. Bruxelles, Luxembourg: CECA; CEE; CEEA, 2001. [Consulta junio de 2004]. Disponible en internet en <http://www.cultura.mcd.es/archivos/oa/pdf/moreq.pdf>.

NEDA Relación Correspondencia, asociación o vinculación de cualquier tipo entre entidades.

NEDA Remitente Agente responsable del envío de una unidad documental.

MoReq2 Renderització (Rendition). Manifestació d’un document o component en un o diversos formats de fitxer diferents del format de fitxer original del document. Nota: normalment les renderitzacions es produeixen per conservar els documents electrònics, és a dir, per minimitzar el risc de perdre l’accés al seu contingut amb el pas del temps. Per exemple, els documents produïts en un format de fitxer de propietat es poden emmagatzemar com a renderitzacions en un format estàndard com ara el PDF/A o l’XML. Renderitzar un document vol dir renderitzar alguns o la totalitat dels seus components. Després de la renderització, el document pot tenir el mateix nombre de components o pot tenir-ne un nombre diferent. Per exemple, un document que consta de 30 components, incloent-hi 10 objectes d’imatge GIF, es podria renderitzar de diverses maneres, com ara: 1) Renderització del document en format PDF/A: en aquest cas, el document inicial té 30 components i la renderització tan sols en té un. 2) Renderització dels components GIF en format JPEG: en aquest cas, tant els documents com les seves renderitzacions tenen 30 components i, a més, cal canviar alguns dels objectes de la renderització perquè estiguin correctament vinculats a les imatges JPEG i no a les imatges GIF. Nota: a la versió original de MoReq, la paraula renderització s’usava amb un significat diferent.

MoReq2 Renderitzar (Render). Procés de producció d’una renderització.

MoReq2 Rendezvous (Rendezvous). Punt del flux de treball en què dues o més activitats d’execució paral�leles convergeixen en un mateix fil de control. Font: Workflow Management Coalition Terminology & Glossary, edició 3.0.

MoReq2 Repertori (Repertory). Llista de títols d’expedients existents a cadascun dels nivells més inferiors del quadre de classificació.

NODAC Repertori Instrument que descriu un conjunt de documents que poden formar part d’un o bé de diversos fons o col�leccions, subfons, grup de sèries, sèrie o unitats d’instal�lació. Les unitats de descripció són tractades com a entitats particulars, sense precisar el context de creació i organització del qual depenen i són presentades en forma de llista, generalment, amb un número correlatiu que les identifica i/o amb una signatura topogràfica.

ENI

Repositorio electrónico Archivo centralizado donde se almacenan y administran datos y documentos electrónicos, y sus metadatos.

NODAC Reproducció Operació de generar un document que en representa de manera exacta un altre considerat original i que en conté immutats els continguts i la disposició formal però no necessàriament l’aparença.


Aquest terme també designa el resultat d’aquesta operació.

ISO 9000 Requisito Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatòria.

ENS

Requisitos mínimos de seguridad Exigencias necesarias para asegurar la información y los servicios.

ISO 15489-1

Responsabilidad (Accountability). Rendición de cuentas: Principio por el que los individuos, las organizaciones y la sociedad son responsables de sus acciones y se les puede solicitar una explicación al respecto.

ENS

Riesgo Estimación del grado de exposición a que una amenaza se materialice sobre uno o más activos causando daños o perjuicios a la organización.

MoReq2 Rol (Role). Agregació de permisos funcionals atorgats a una subsèrie predefinida d’usuaris. Font: PRO Functional Specifications (vegeu l’apèndix 1).

MoReq2 Rol d’administració (Administrative role). Sèrie de permisos funcionals assignats a usuaris als quals es permet dur a terme accions administratives. Nota: a MoReq2 aquest terme també s’utilitza per especificar les persones amb aquests permisos.

MoReq2 Rol d’usuari (User role). Sèrie de permisos funcionals assignats a usuaris als quals es permet dur a terme accions de gestió de documents. Un usuari pot tenir diversos rols d’usuari però tan sols un perfil d’usuari. Nota: a MoReq2 aquest terme també s’utilitza per especificar les persones amb aquests permisos.

ENS

Seguridad de las redes y de la información Es la capacidad de las redes o de los sistemas de información de resistir, con un determinado nivel de confianza, los accidentes o acciones ilícitas o malintencionadas que comprometan la disponibilidad, autenticidad, integridad y confidencialidad de los datos almacenados o transmitidos y de los servicios que dichas redes y sistemas ofrecen o hacen accesibles.

Ley 11/2007 ENI

Sellado de tiempo Acreditación a cargo de un tercero de confianza de la fecha y hora de realización de cualquier operación o transacción por medios electrónicos.

ENI

Sello de tiempo La asignación por medios electrónicos de una fecha y hora a un documento electrónico con la intervención de un prestador de servicios de certificación que asegure la exactitud e integridad de la marca de tiempo del documento.

NEDA Serie Conjunto de documentos, producidos por uno o varios agentes, que son testimonio continuado de una o varias actividades o procesos. En el modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA la serie constituye un subtipo del tipo de entidad documentos de archivo.

ISAD(G) Sèrie (Series). Conjunt de documents organitzats d’acord amb un sistema de classificació o conservats com a una unitat pel fet de ser el resultat d’un mateix procés de formació o de classificació, –o de la mateixa activitat, perquè tenen una mateixa tipologia; o per qualsevol altra relació derivada de la seva producció, recepció o ús. La sèrie es coneix també pel nom de sèrie documental.

NODAC Sèrie Conjunt d’unitats documentals homogènies organitzades d’acord amb un sistema de classificació o conservades com a una unitat pel fet de ser el resultat d’un mateix procés de formació o de classificació, o de la mateixa activitat, perquè tenen una mateixa tipologia; o per qualsevol altra relació derivada de la seva producció, recepció o ús.

NODAC Sèrie relacionada A efectes d’avaluació i tria, són aquelles sèries documentals que poden contenir informació recapitulativa o duplicada de la sèrie que s’està avaluant.


ENI

Servicio de interoperabilidad Cualquier mecanismo que permita a las Administraciones públicas compartir datos e intercambiar información mediante el uso de las tecnologías de la información.

ENS

Servicios acreditados Servicios prestados por un sistema con autorización concedida por la autoridad responsable, para tratar un tipo de información determinada, en unas condiciones precisas de las dimensiones de seguridad, con arreglo a su concepto de operación.

MoReq SGDE Sistema de gestión de documentos electrónicos. Nota: En la presente especificación no se aborda la funcionalidad necesaria en un SGDE, aunque estos sistemas se utilizan a menudo en estrecha integración con los SGDEA. Para más información, véase la sección 10.3.

MoReq SGDEA Sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo. Nota: El SGDEA difiere del SGDE en varios puntos clave. Para más detalles, véase la sección 10.3.

NODAC

Signatura Xifres o lletres, o la combinació d’ambdues, que es corresponen a un sistema d’organització jeràrquic i lògic dels documents o bé a un sistema topogràfic i serveix per identificar, ordenar físicament i localitzar els documents. La signatura pot ser de dos tipus: sistemàtica o topogràfica. La primera incorpora elements de la classificació i, la segona, inclou exclusivament elements de localització.

ISO 9000 Sistema Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactuan.

ISO 15489-1 Sistema de clasificación (Classification system) véase clasificación.

NEDA Sistema de descripción archivística Sistema de información orientado al control intelectual de los documentos de archivo, tanto en lo que respecta a la descripción por parte del archivero, como en lo referente a la búsqueda y localización por parte del usuario de los documentos que sean de su interés. Un sistema de descripción archivística siempre incluye representaciones de entidades del tipo documentos de archivo y, opcionalmente, de entidades de otro tipo (agentes, funciones, etc.).

Ley 11/2007

Sistema de firma electrónica Conjunto de elementos intervinientes en la creación de una firma electrónica. En el caso de la firma electrónica basada en certificado electrónico, componen el sistema, al menos, el certificado electrónico, el soporte, el lector, la aplicación de firma utilizada y el sistema de interpretación y verificación utilizado por el receptor del documento firmado.

Llei 10/2001

Sistema de gestió documental Conjunt d’operacions i de tècniques, integrades en la gestió administrativa general, basades en l’anàlisi de la producció, la tramitació i els valors dels documents, que es destinen a la planificació, el control, l’ús, la conservació i l’eliminació o la transferència dels documents a un arxiu, amb l’objectiu de racionalitzar-ne i unificar-ne el tractament i aconseguir-ne una gestió eficaç i rendible.

TERMCAT Sistema de gestió documental Sistema d'informació que incorpora i gestiona els documents, i hi proporciona accés en el decurs del temps.

ISO 9000 Sistema de gestión Sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos objetivos.

ISO 15489-1

Sistema de gestión de documentos (Records system). Sistema de gestión documental. Sistema de información que incorpora, gestiona y facilita el acceso a los documentos a lo largo del tiempo.

MESA Sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo Conjunto de operaciones y actuaciones realizadas mediante técnicas electrónicas, informáticas o telemáticas encaminadas al control y archivo de los documentos electrónicos producidos y recibidos por una persona física o jurídica en el desarrollo de sus actividades con el fin de que reúnan los requisitos necesarios de gestión y evidencia a lo largo de todo sus ciclo vital. Adaptación libre inspirada en la definición de “Recordkeeping and record-preservation system” que aparece en Genesis and preservation of an agency´s archival fonds. Glossary . [Consulta de octubre de 2003]. Consultable en internet en http://www.interpares.org/UBCProject/gloss.htm>.


ENS

Sistema de gestión de la seguridad de la información (SGSI) Sistema de gestión que, basado en el estudio de los riesgos, se establece para crear, implementar, hacer funcionar, supervisar, revisar, mantener y mejorar la seguridad de la información. El sistema de gestión incluye la estructura organizativa, las políticas, las actividades de planificación, las responsabilidades, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos.

ENS

Sistema de información Conjunto organizado de recursos para que la información se pueda recoger, almacenar, procesar o tratar, mantener, usar, compartir, distribuir, poner a disposición, presentar o transmitir.

NEDA Sistema de series Concepción archivística, de origen australiano, caracterizada principalmente por considerar a las series (interrelacionadas con los agentes y las funciones y sus divisiones) como las entidades documentales superiores en la jerarquía que conforman los documentos de archivo.

ISO 23081-2

Sistema infórmatico de archivo. Conjunto organizado de hardware, software, políticas, procedimientos y personas que mantiene, almacena y gestiona los documentos y hace que estén disponibles a largo del tiempo.

ISO 23081-2

Sistema informático de gestión Conjunto organizado de hardware, software, servicios, políticas, procedimientos y personas, que almacena, procesa y proporciona acceso a la información relacionada con las actividades de la organización.

ENI

Soporte Objeto sobre el cual o en el cual es posible grabar y recuperar datos.

MESA Soporte electrónico Objeto sobre el cual o en el cual es posible grabar o recuperar datos electrónicamente. (M. A. Davarra Rodríguez. “El documento electrónico en la vigente Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del procedimiento Administrativo Común”. Revista de Administraciones Públicas, nº 131, mayo-agosto, 1993, p 477-478. Citado por Bauzá Martorell. Procedimiento administrativo electrónico. Granada: Comares, 2002, p 13.)

MoReq SQL Lenguaje de consulta estructurado (por las siglas de la expresión correspondiente en inglés, Structured Query Language). Nota: Define una norma de las bases de datos relacionales que se suelen utilizar en el almacenamiento de los metadatos del SGDEA. Dicha norma se define en la ISO 9075 (véase el Anexo 7).

MoReq2 Subexpedient (Sub-file). Subdivisió intel�lectual d’un expedient. Nota: els subexpedients es fan servir tot sovint en entorns de gestió d’expedients reglats. Normalment s’atorga un nom a cada subexpedient i cada subexpedient s’utilitza per a emmagatzemar un o més tipus específics de documents d’un tipus d’expedient, com ara “factures”, “avaluacions” o “correspondència”. Tanmateix, també es poden utilitzar, de manera similar, en entorns d’expedients no reglats.

ISAD(G) Subfons (Sub-fonds). Subdivisió d’un fons que conté un conjunt de documents d’arxiu interrelacionats i que es correspon amb subdivisions administratives de l’entitat o l’organització que l’ha originat o bé, quan això no és possible, resultat de l’agrupació de documentació d’acord amb criteris geogràfics, cronològics, funcionals o similars. Quan l’organisme productor té una estructura jeràrquica complexa, cada subgrup té tants subgrups subordinats com calgui, per tal de reflectir els nivells de l’estructura jeràrquica de la unitat administrativa subordinada principal.

NODAC Subfons Part d’un fons que té una entitat diferenciada de la resta i es pot correspondre amb unitats administratives subordinades que tenen un cert grau d’autonomia o amb ens incorporats per relacions successòries. El subfons té un productor propi i altres característiques específiques d’un fons i pot tenir una estructura orgànica similar a la del fons originari al qual pertany, inclosa la possibilitat de subfons subordinats.

NEDA Subserie Conjunto de documentos de una serie, agrupados de acuerdo con un criterio de clasificación (las modalidades de las actividades o procesos que testimonia la serie, geográfico, etc.). En el modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA la subserie constituye un subtipo del tipo de entidad documentos de archivo.


NEDA Subtipo de entidad

Categoría de un subconjunto de entidades pertenecientes al mismo tipo que poseen los mismos atributos y relaciones. También denominado subclase de tipo de entidad. En el modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA se han identificado varios subtipos para tres tipos de entidad archivísticos: diez subtipos del tipo de entidad documentos de archivo (grupo de fondos, fondo, división de fondo/grupo de fondos, serie, subserie, fracción de serie/subserie, unidad documental, colección, división de colección y componente documental); tres subtipos del tipo de entidad agente (institución, familia y persona); cuatro subtipos del tipo de entidad función y sus divisiones (función, división de función, actividad/proceso y acción).

ISAD(G) Suport (Medium). Matèria o mitjà que conté o transmet informació enregistrada (per exemple, tauleta d’argila, papirus, paper, pergamí, pel�lícula, cinta magnètica).

NODAC Suport És el medi físic emprat per enregistrar la informació. Els materials més utilitzats són el paper, el pergamí i el plàstic.

MoReq2 Tancar (Close). Procés de canviar els atributs d’un expedient, subexpedient o volum de manera que ja no pugui acceptar que s’hi afegeixin més documents.

MoReq2 Tancat (Closed). Descriu un expedient, subexpedient o volum que ja no està obert i que, per tant, no pot acceptar que s’hi afegeixin més documents.

MoReq2 Taula de retenció i disposició (Retention and disposition schedule). Instrument formal que defineix els períodes de retenció i les accions de disposició consegüents autoritzats per als documents descrits en la taula. Font: adaptat del glossari de gestió de documents (recordkeeping) dels Arxius Nacionals d’Austràlia. Nota: a la versió anterior de MoReq s’anomenava retention schedule (taula de retenció).

NEDA Tema Cualquier entidad que es materia de los documentos de archivo. En el modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA cualquier entidad de los siguientes tipos puede constituir un tema: agente, función y sus divisiones, norma, concepto, objeto o acontecimiento, lugar, o documentos de archivo.

MoReq2 Testimoni (Stub). Vegeu metadades testimonials.

NEDA Tipo de entidad Categoría de un conjunto de entidades que poseen los mismos atributos y relaciones. En el modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA se han identificado seis tipos de entidad archivísticos: documentos de archivo, agente, función y sus divisiones, norma, concepto, objeto o acontecimiento, y lugar.

NEDA Tipo documental Modelo de unidad documental que se distingue por tener unas características físicas o intelectuales comunes.

ISAD(G) Tipologia (Form). Tipus de documents que es distingeixen per les característiques físiques (per exemple, aquarel�la, dibuix) i/o intel�lectuals (per exemple, diari, dietari, llibre de notes) comunes.

NODAC Tipologia Tipus de documents que es distingeixen per les característiques físiques (per exemple, aquarel�la, dibuix) i/o intel�lectuals (per exemple, diari, dietari, llibre de notes) comunes.

MoReq2 Tipus de document (Document type). Descriu els documents que comparteixen característiques comunes. Nota: per exemple, documents amb els mateixos formats, continguts, requisits de retenció i disposició i/o metadades. Els tipus de document poden incloure, per exemple: formulari de sol�licitud; correspondència (inclou cartes, faxos i memoràndums); currículum vitae; missatge de correu electrònic; factura; informe mèdic; pàgina web. Nota: en aquest exemple, els missatges de correu electrònic es tracten de manera diferent a la resta de correspondència perquè poden tenir requeriments de metadades diferents; aquest no serà el cas en totes les organitzacions. Nota: cal que cada organització defineixi els seus tipus de documents segons les seves necessitats empresarials; la llista anterior és tan sols un exemple.


MoReq2 Tipus de document

(Record type). Descriu un document fet a partir d’un document amb el seu corresponent tipus de document.

ISAD(G) Títol (Title). Paraula, frase, caràcter o grup de caràcters que dóna nom a una unitat de descripció.

NODAC Títol Paraula, frase, caràcter o grup de caràcters que dóna nom a una unitat de descripció.

ISAD(G) Títol atribuït (Supplied title).Títol donat per l’arxiver a una unitat de descripció que no té títol formal.

NODAC Títol atribuït Títol que elabora l’arxiver/a a una unitat de descripció, sia completament, sia variant-ne poc o molt un de formal. També es considera que un títol és atribuït quan sigui escrit en una llengua diferent a la usada en la unitat de descripció o en la normativa de creació, organització o funcionament de l’organisme que ha generat la documentació. També ho és el resum d’un títol llarg, la normalització de grafies i la sistematització de termes. És indispensable quan la unitat de descripció no té títol formal.

ISAD(G) Títol formal (Formal title).Títol que apareix de manera rellevant sobre o dins la documentació que es descriu.

NODAC Títol formal Títol que figura de manera clara a la documentació que es descriu. Els títols formals poden ser originals, és a dir, coetanis a la creació de la unitat de descripció, o bé atorgats posteriorment pel propi productor o per qui l’ha succeït en la gestió o custòdia de la documentació.

NODAC Tom Cadascuna de les unitats d’instal�lació en forma de llibre en què és dividida una unitat documental molt extensa o bé un grup de documents. Hom el sol anomenar també "volum".

ISO 9000 Traçabilitat Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración.

ISO 15489-1 Traçabilitat de les accions (Action tracking). Proceso de controlar e imponer etapas y plazos en las acciones a quienes las llevan a cabo.

MESA Tractament de dades Operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no, que permitan la recogida, grabación, conservación, elaboración, modificación, bloqueo y cancelación, así como las cesiones de datos que resulten de comunicaciones, consultas, interconexiones y transferencias. Ley 15/1999, de 13 de diciembre de protección de datos de carácter personal. BOE nº 298, de 14 de diciembre, artº. 3 c).

MoReq2 Tramitador/a d’expedients (Case worker). Usuari que treballa amb expedients.

ENI

Trámite Cada uno de los estados y diligencias que hay que recorrer en un negocio hasta su conclusión.

ISO 15489-1

Transferencia (Transfer). Cambio de la custodia, la propiedad o la responsabilidad de los documentos.

MoReq Transferir Trasladar expedientes electrónicos completos a otro sistema. Fuente: Adaptado de la especificación funcional de la Public Record Office (véase la referencia [2] del Anexo 1). Nota: Con frecuencia se lleva a cabo la transferencia de todos los expedientes de una clase del cuadro de clasificación, cuando el objetivo de la operación es el traslado de los expedientes a un archivo histórico para conservarlos permanentemente. Nota: Véase también exportar.

MoReq2 Transferir (Transfer). Procés de traslladar expedients electrònics complets, juntament amb les seves metadades, a un altre sistema. Font: adaptat de les PRO Functional Specifications (vegeu l’apèndix 1).Nota: els expedients se solen transferir juntament amb altres expedients a una classe del


quadre de classificació quan l’objectiu de la transferència és traslladar els expedients a un arxiu per a que es conservin de manera permanent. Nota: vegeu també exportar.

ISO 15489-1

Traslado (Transfer). Movimiento de documentos de una ubicación a otra.

ISO 15489-1

Trazabilidad (Tracking). Creación, incorporación y conservación de información sobre el movimiento y el uso de documentos.

ENS

Trazabilidad Propiedad o característica consistente en que las actuaciones de una entidad pueden ser imputadas exclusivamente a dicha entidad.

NODAC Tria Selecció de documents per tal de portar a terme la seva eliminació o conservació.

NEDA Unidad documental Elemento básico de un fondo, grupo de fondos, colección o serie, constituido por un documento de archivo (unidad documental simple) o por varios que formen una unidad documental compuesta. En el modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA la unidad documental constituye un subtipo del tipo de entidad documentos de archivo.

NEDA Unidad documental compuesta Unidad de información integrada por varias unidades documentales interrelacionadas por un asunto común, producida por uno o varios agentes en el ejercicio de sus funciones, que constituye el testimonio material de una o varias actividades/procesos o de parte de una actividad/proceso. En el modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA la unidad documental compuesta pertenece al subtipo unidad documental del tipo de entidad documentos de archivo.

NEDA Unidad documental simple Véase: documento de archivo.

ISAD(G) NODAC

Unitat de descripció (Unit of description). Document o conjunt de documents de qualsevol tipologia, tractats com a una entitat i que formen la base d’una única descripció.

NODAC Unitat d'instal�lació Conjunt de documents agrupats o conservats en una mateixa unitat física (contenidor, llibre).

TERMCAT Unitat documental Document que es considera una unitat independent en qualsevol procés o fase de la gestió documental. Notes: També rep el nom de 'peça documental'.

ISAD(G) NODAC

Unitat documental composta (File). Unitat organitzada de documents aplegats pel propi productor per al seu ús corrent, o bé aplegats durant el procés d’organització arxivística, perquè fan referència a un mateix tema, activitat o procediment. Una unitat documental composta és normalment la unitat bàsica d’una sèrie.

ISAD(G) NODAC

Unitat documental simple (Item). Unitat arxivística més petita i indivisible intel�lectualment (per exemple, una carta, una memòria, un informe, una fotografia o un enregistrament sonor).

NODAC Unitat física A efectes d’aquesta Norma, és una unitat de mesura que ve definida per les característiques materials externes dels documents que es descriuen.

NODAC Unitat lógica A efectes d’aquesta Norma, és una unitat de mesura que ve definida per les característiques intel�lectuals, conceptuals o de contingut.

ENI

Uso generalizado por los ciudadanos Usado por casi todas las personas físicas, personas jurídicas y entes sin personalidad que se relacionen o sean susceptibles de relacionarse con las Administraciones públicas españolas.

MoReq2 Usuari (User). Persona que utilitza l’ERMS. Nota: això pot incloure, entre d’altres, administradors, personal de l’oficina, persones del públic en general i treballadors externs com ara els auditors.


personal de l’oficina, persones del públic en general i treballadors externs com ara els auditors. Nota: un usuari pot tenir rols i alhora ser membre de grups.

MoReq2 Usuari autoritzat (Authorised user). Usuari que disposa de permís per a dur a terme l’acció descrita. Nota: els detalls depenen del context. Els diferents usuaris tindran permisos diferents. MoReq2 no pressuposa res sobre quins usuaris o quins rols tenen determinats permisos. Els permisos que autoritzen un usuari a dur a terme una acció els atorga l’organització d’acord amb les seves polítiques i els requeriments empresarials.

MoReq Usuario Cualquier persona que utilice el SGDEA. Nota: Ello puede incluir, entre otros, a los administradores, al personal de oficina, al público general y a personal externo, como los auditores.

TERMCAT Validació Part de l'escatocol d'un document que inclou les signatures, les subscripcions i els segells.

NEDA Valor informativo Aquel que tienen los documentos de archivo cuyo contenido proporciona información relevante sobre agentes, funciones, normas, conceptos, objetos, acontecimientos, lugares u otros documentos, independientemente de su valor testimonial.

MoReq2 Versió (Version) (d’un esborrany de document). Estat d’un esborrany de document en algun moment del seu desenvolupament. Font: PRO Functional Specifications (vegeu l’apèndix 1). Nota: normalment una versió és un dels esborranys d’un esborrany de document o bé l’esborrany de document final. En alguns casos, tanmateix, hi ha diverses versions dels esborranys de document acabats, per exemple, en el cas dels manuals tècnics. En altres casos, les versions són traduccions. Per contra, els documents no poden tenir més d’una versió; vegeu també redacció.

MoReq Versión (de un documento). Estado de un documento en algún momento de su elaboración. Fuente: Especificación funcional de la Public Record Office (véase la referencia [2] del Anexo 1) . Nota: Una versión suele ser uno de los borradores de un documento o bien el documento definitivo. No obstante, en ocasiones existen varias versiones del documento definitivo, como sucede con los manuales técnicos. Téngase en cuenta que no puede existir más de una versión de un documento de archivo; véase también extracto.

MoReq2 Volum (Volume). Subdivisió d’un subexpedient. Nota: les subdivisions es creen per facilitar la gestió dels continguts d’un subexpedient mitjançant la creació d’unitats més petites que es poden gestionar millor. Les subdivisions són mecàniques (per exemple, basades en el nombre de documents, les sèries de números o els períodes de temps) més que no pas intel�lectuals.

NODAC Volum Embalum físic d’una unitat de descripció en qualsevol tipus de suport. A efectes d’aquesta Norma, no s’ha d’utilitzar aquesta paraula en referir-se a un llibre o a un tom.

TERMCAT Volum Conjunt de tires de papir o de pergamí enrotllades per a escriure-hi un text continu en columnes que se succeixen seguint el sentit de la llargada.

MoReq Volumen División de un expediente Fuente: Definición de «part» en la especificación funcional de la Public Record Office (referencia [2] del Anexo 1). Nota: Las divisiones se establecen para facilitar la gestión del contenido de los expedientes mediante la creación de unidades que no resulten demasiado grandes o difíciles de manejar. Las divisiones se realizan en función de criterios más mecánicos (por ejemplo, basadas en el número de documentos de archivo, en series de números o en lapsos de tiempo) que intelectuales.

ENS

Vulnerabilidad Una debilidad que puede ser aprovechada por una amenaza.

Sant Boi de Llobregat, octubre 2011

El Glossari “comparat” d’arxivística · la actividad/proceso constituye un subtipo del tipo...

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