El Pla Economic Financer_INICIACAS_tcm141-49563

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ltima actualizacin: 30/03/09 Pgina 1 de 23

CMO HACER EL PLAN ECONMICO-FINANCIERO

Sumario

1. Acceso al programa y descarga de la hoja de clculo

2. Ao y mes de inicio de la actividad3. Compra de existencias iniciales

4. Contabilizacin de las inversiones

5. Concretar la financiacin propia y ajena

6. Cuantificacin de las ventas potenciales de cada producto y/o servicio y delmargen variable

7. Clculo de la previsin de ingresos mes a mes

8. Gastos no imputables al producto o servicio

9. Sueldo del equipo promotor

10. Gastos de personal

11. Gestin de cobros y pagos

12. Fiscalidad

13. Cmo se sube el archivo cuando se acaba de trabajar


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1. Acceso al programa y descarga de la hoja de clculo

Para acceder al Plan de Empresa de Inicia: por la creacin de empresas se debe ira la pgina web inicia.gencat.cat y hacer clic en el aplicativo llamado Plan deEmpresa que est como uno de los accesos destacados

A continuacin, cada persona emprendedora debe introducir el nombre de usuario ycontrasea que se le haya asignado y que habr recibido por correo electrnico.


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Una vez se haya accedido al Plan de Empresa, hay que ir a la parte del plan denegocio denominada "Econmico-Financiera" y hacer clic en el apartado "Planeconmico-financiero".

Dentro de este apartado hay diferentes opciones, "Inversiones", "Financiacin", etc. Se

puede hacer clic en indistintamente en cualquiera de las opciones, porque todas ellasforman parte de un archivo Excel que hay que bajar al ordenador en el que estamostrabajando:

Al hacer clic en alguna de las opciones aparece la siguiente pantalla, donde se debehacer clic en Plan financiero.xls:


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El programa da por defecto la opcin de guardar el archivo en alguna carpeta odirectorio de nuestro ordenador. Se hace clic en Guardar:

Se escoge el lugar donde se quiere guardar el archivo, se le pone el nombre y se haceclic en Guardar:


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Una vez guardado el archivo, el programa da la opcin de abrir el archivo haciendo clicen Abrir:

Inmediatamente se abre el programa Excel y se hace clic en la opcin Deshabilitarmacros, antes de abrir definitivamente el archivo:


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Lo primero que se debera ver es la hoja introduccin de datos, que es donde lapersona emprendedora debe ir aadiendo datos. La vista correcta es sta:


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2. Ao y mes de inicio de la actividad

Lo primero que se debe hacer es determinar en qu ao y mes se iniciar la actividadde nuestra empresa. Una vez introducido, el programa considerar que el ejercicioempieza en el mes que se ha tecleado hasta 11 meses despus. As por ejemplo, sinuestra actividad empieza un mes de octubre, el ejercicio de nuestra empresa irdesde este mes hasta septiembre del ao siguiente.

En el caso de las personas emprendedoras que necesiten un despacho, una oficina oun local comercial, es recomendable ser prudentes en el mes de inicio y calcular queencontrar una ubicacin dnde desarrollar la actividad empresarial trae tiempo,especialmente si se buscan lugares cntricos. Adems, una vez encontrados eldespacho, la oficina o el local hace falta tener en cuenta que no siempre estn en lascondiciones idneas para abrir y que se necesitan reformas, obras o simples retoquespor hacerlos aptos para trabajar.

3. Compra de existencias iniciales

En segundo lugar, el programa pide que se rellene la casilla de existencias iniciales, esdecir, qu cantidad de mercancas son necesarias para abrir el negocio al pblico.Estas casillas solo se han de llenar en el caso de negocios que vendan o fabriquenproductos, y no servicios. En el caso de una frutera por ejemplo, har falta compraruna determinada cantidad de manzanas, peras, naranjas, etc. para llenar los estantesy que la clientela empiece a comprar. La informacin se obtiene bsicamente de losproveedores con los que tiene que contactar la persona emprendedora para sabercunto le costar la mercanca y qu cantidad se debe comprar.

Las casillas que se pueden rellenar son las que estn en color rojo y quecorresponden a los diferentes tipos del Impuesto sobre el Valor Aadido (IVA):

El general (16%),

El reducido (7%) y

El sper reducido (4%).

La persona emprendedora tiene que rellenar la cantidad de existencias iniciales quecomprar en cada tipo de IVA y el programa ya calcula automticamente el TOTALcon los porcentajes correspondientes. En este caso 6.660 euros:


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4. Contabilizacin de las inversiones

Una vez puesta la compra de existencias iniciales, hace falta cuantificar lasinversiones para los tres primeros ejercicios con el IVA incluido, es decir, todasaquellas partidas que no son mercancas y que son imprescindibles para arrancar unaactividad. Estn divididas en 3 apartados:

Inmovilizado intangible:

Propiedad industrial (patentes y marcas): recoge el importe satisfecho por laempresa para ser propietaria o tener derecho a utilizar una patente de invencin ode introduccin o de signos distintivos de produccin o comercio, certificados deproteccin de modelos de utilidad, dibujos industriales y artsticos etc.

Derechos de traspaso : incluye las cantidades que las personas emprendedoraspagan a la hora de quedarse un negocio ya en funcionamiento o los traspasos quese cobran por ocupar locales vacos o por desarrollar una actividad diferente a laque ya se realizaba anteriormente.

Aplicaciones informticas : coste de propiedad o de derecho al uso deprogramas informticos.

Inmovilizado material: Terrenos Construcciones Maquinaria Otras instalaciones con o sin proyecto Mobiliario Equipos de procesos de informacin: ordenadores, cajas registradoras

informatizadas, fax, impresora, terminales de puntos de venta., etc. Elementos de transporte: vehculos de los que dispone la empresa para ejercer su

actividad


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Otro inmovilizado material: inmovilizado material no incluido en apartadosanteriores.

Fianzas y depsitos a largo plazo:

Fianzas a largo plazo : cualquier fianza que garantiza el cumplimiento de unaobligacin como los dos meses de alquiler que se pagan por adelantado cuandose firma un contrato de arrendamiento de un despacho, oficina o local.

Depsitos a largo plazo : incluye pagos que se tienen que hacer en determinadossectores para poder vender un producto u ofrecer un servicio como por ejemplopagos a grupos editores para poder vender diarios y revistas en los quioscos,dinero por realizar determinadas actividades tursticas

5. Concretar la financiacin propia y ajena

Una vez contabilizadas las existencias iniciales y las inversiones para los tres primerosejercicios hace falta concretar de dnde se obtiene el dinero para financiar todo esto.

Pueden ser: Recursos Propios que aportan los promotores/as del proyecto empresarial (estos

se dividen contablemente en Capital Social dinero escriturado- y aportaciones delos socios deuda de la sociedad con los socios-), o bien

Financiacin ajena, ya sean prstamos, capitalizacin del paro, subvenciones olnea de crdito.

En caso de introducir datos de prstamos o lneas de crdito el programa nos pide, enfuncin de cada caso, el plazo de pago, la carencia y el tipo de inters para podercalcular la cuota mensual. En esta captura de pantalla se pueden ver los datos

correspondientes a un prstamo de 20.000 al 6% de inters que se paga en cuotasmensuales con un periodo de amortizacin de 5 aos y 1 ao de carencia.


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6. Cuantificacin de las ventas potenciales de cada producto y/o servicio y delmargen variable

Este paso es una de las partes ms importantes del plan econmico-financiero. Loprimero que pide el programa es prever los ingresos mensuales potenciales.

En la primera columna de la izquierda se pueden enumerar hasta 12 productos oservicios. Lo ms recomendable es agruparlos por familias para simplificar laestimacin de las ventas futuras. En caso de que las familias superen la docena sepueden categorizar los productos y servicios por lneas con el mismo margen. As porejemplo, si una persona emprendedora monta una tienda de bicicletas se podracategorizar los productos y servicios de la siguiente manera:


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En la primera columna empezando por la izquierda la persona emprendedora hahecho una enumeracin de los productos y servicios que tiene previsto venderagrupados por familias. Las familias son en este caso diferentes tipos de bicicletas: demontaa, de carretera, de trial, aparte de todo lo que rodea al mundo de las dosruedas: ropa y recambios. Adems, se incluyen servicios de taller para repararbicicletas, cursos para ensear a los jvenes las tcnicas del trial y, finalmente,suscripciones a un club que ofrece la posibilidad de hacer excursiones y salidas de finde semana por unas rutas predeterminadas. La persona emprendedora opta por unaestrategia combinada de ofrecer productos y servicios que le permitan atraer y fidelizarms clientes.

Analicemos la primera familia de productos. La persona emprendedora tiene previstovender un mximo de 20 mountain bike al mes (columna UNIDADES) a un preciomedio de 500 euros (columna PRECIO). Esto quiere decir que vender algunasunidades bsicas por debajo de este precio y otras mejores a precios por encima de500, pero para simplificar agrupa todas las bicicletas de este tipo en un precio que lepermitir hacer una mejor estimacin del valor de sus ventas.

En la columna MARGEN se refleja el porcentaje (%) que representa el coste variabledel producto sobre el precio de venta de este producto, y se calcula de la siguientemanera:

Margen comercial = 500 300 = 0,4 x 100 = 40%500

El coste variable unitario quiere decir que las bicicletas que vende la personaemprendedora a 500 euros no le salen gratis sino que las tiene que comprar a unproveedor a un precio concreto. Este precio es inferior al precio de venta al pblico(500 euros) y hace falta tenerlo en cuenta. Una vez introducido el margen, el programacalcular automticamente qu parte de la facturacin se destina a compras.

Finalmente, en las columnas TIPO IVA y COMPRAS/TRABAJOS TIPO IVAintroduciremos los tipos del Impuesto del Valor Aadido que se cargan a cada familiade productos o servicios tanto a la hora de vender como a la hora de comprar. Lostipos pueden ser del 16, el 7 y el 4%.

7. Clculo de la previsin de ventas mes a mesUna vez calculadas qu ventas potenciales mensuales se pueden lograr, tenemos quehacer una previsin de ingresos mes a mes para los tres primeros ejercicios. Enfuncin del escenario que se haya elegido en el paso 6, se debe cuantificar quporcentajes se podrn lograr mes a mes de cada producto o servicio.


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Si continuamos con el ejemplo de las mountain bike, la persona emprendedora tieneque determinar qu porcentaje de las 20 bicicletas mensuales que se ha marcadocomo objetivo podr vender realmente. Si la previsin que ha hecho es optimista, losporcentajes tendrn que estar por debajo del 100%, si es muy ajustada, tendr queponer tantos por ciento prximos al 100% y si la previsin es pesimista, losporcentajes podran sobrepasar el 100%.No obstante, los porcentajes pueden aumentar en determinados meses de manerasignificativa (venta de helados en agosto en una heladera por ejemplo, o venta derosas en abril por una floristera, o ventas de cava en diciembre para una tienda devinos). Tambin, pueden subir considerablemente de un ao a otro si, por ejemplo, seespera ampliar el negocio, contratar ms personal etc. Volvamos al ejemplo de latienda de bicicletas y lo comentamos:

Se deben introducir los porcentajes para cada familia de productos o servicios para lostres primeros ejercicios. En este ejemplo las mountain bike empiezan en unas ventas,con tan solo abrir el negocio, de un 25% de la previsin mensual, que era de 20unidades. Esto quiere decir que los dos primeros meses desde la apertura sevendern solo 5 bicicletas cada mes, porque el negocio est empezando y hace faltaun periodo de consolidacin. En cambio, las ventas tienden a incrementarse en laprimavera y a comienzos del verano, hasta un mximo en el primer ao del 60% en julio, un mes que con el buen tiempo es propicio para la venta de bicicletas demontaa. En cambio, las ventas de bicicletas de trial son absolutamente estacionales

(se concentran nicamente en 2 meses del ao). En este ejemplo la personaemprendedora prev lograr las ventas previstas el primer ao con 2 unidades los 2meses punta (100% en abril y en septiembre).

Por su parte, la ropa se mantiene estable todo el ao y se convierte en una de laslneas de producto que asegura ingresos recurrentes y constantes, fundamentales encualquier empresa. Lo mismo pasa con los recambios, aun cuando en los primerosmeses las ventas de esta categora de producto sean cero, porque se espera queprovengan de bicicletas vendidas en la misma tienda y no de bicicletas antiguas.


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8. Gastos no imputables al producto o servicio

En esta seccin el programa pide los gastos fijos que tendr la empresa. Veamos qucostes hay que tener en cuenta. En primer lugar, en el caso de tener un contrato deleasing, tenemos que introducir las condiciones relativas al importe de la operacin, el

tipo de inters y la duracin del contrato. La cuota resultante se incluir en los gastoscorrientes de la empresa como un alquiler. Tambin hay que introducir los gastos deconstitucin, que es un gasto que se producir nicamente durante el primer ao devida de la empresa. En concreto, los gastos de constitucin son todos aquellosrelacionados con la constitucin de la forma jurdica (coste de certificacin negativa delnombre, honorarios del notario, el impuesto sobre transmisiones patrimoniales y actos jurdicos documentados, honorarios del registro correspondiente, etc.) y otros gastos,como la minuta de un gestor en el supuesto de que se delegue la tramitacin de lasociedad en uno de estos profesionales.

A continuacin, debemos introducir el porcentaje de ingresos que la empresa prevque estarn sujetos a comisiones de terceros y el tipo de comisin que pagar a estosterceros. En la captura de pantalla aparece el ejemplo de una empresa que prev queuna 1/4 parte de los ingresos estn sujetos a comisiones (por ejemplo, porque hansido ventas que ha realizado un agente comercial) y, que sobre estas ventas, pagaral tercero una comisin del 3%.

Adems, destinar 100 euros al mes fijos en publicidad ms un 1% de los ingresoscomo parte variable. Finalmente, la persona emprendedora aplica un criterio deprudencia y considera una PROVISIN POR INSOLVENCIAS de un 2% de las ventas.Esto quiere decir que est previsto un 2% de clientes morosos. En el caso concreto delos comercios al detalle que venden a consumidores finales esta casilla permiterecoger qu parte de las ventas se prev que sea robada.

A continuacin, hay que llenar toda una serie de gastos fijos para los tres primerosejercicios que cualquier negocio debe afrontar, desde el alquiler, hasta seguros,pasando por el agua, la luz, el telfono, etc. del despacho, oficina o local comercial. Sedeben introducir sin IVA porque el programa ya lo calcular posteriormente. Los gastosque podemos incluir son:

Alquiler

Reparaciones : ya sean de maquinaria, vehculos de transporte etc.


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Servicios de profesionales independientes : un servicio de limpieza, un serviciode reparto a domicilio subcontratado a una empresa de mensajera paradeterminados pedidos...

Transportes : los promotores/as pueden incluir dentro de los gastos de la empresa

su desplazamiento diario al despacho, oficina o local, ya sea en concepto degasolina de su propio coche, facturas de taxi, billetes de transporte pblico etc.Tambin se puede incluir en esta casilla los gastos de desplazamientos necesariosen cualquier tarea comercial para ir a buscar clientes.

Primas de seguros : plizas que necesite el negocio. Como mnimo una deresponsabilidad civil y, en algunos tipos de empresas, algunas derivadas de suactividad. En este caso conviene poner la cantidad que se paga realmente cadames para tener una previsin de tesorera mensual lo ms ajustada posible. En lacaptura de pantalla que sirve de ejemplo se hace un nico pago anual de 2.400euros y el resto de meses se contabiliza un coste cero. Se podra poner un costemensual de 200 euros al mes de pliza que es el resultado de dividir 2.400 euros

entre 12 meses que tiene el ao pero no sera del todo exacto desde un punto devista de la salida de dinero de caja. Suministros : dentro de estos gastos conviene tambin seguir el mismo criterio

que con los seguros. Si se pagan normalmente cada dos o tres meses es mejorcontabilizarlos as, y no mes a mes, como se puede ver en el ejemplo.

Gastos diversos: Gestora: minuta del gestor que lleva las cuentas de una empresa durante el ao

(contabilidad, declaraciones de IVA, convocatoria de juntas de accionistas...) Oficina: gastos de lo que se va necesitando en consumibles tipo hojas, bolgrafos,

clips, carpetas etc., Manutencin: incluye por ejemplo gastos de invitar a comer a un potencial clientepara cerrar una venta, tickets restaurante para los promotores/as y lostrabajadores/as...

Varios: cualquier otro gasto no incluido en las categoras anteriores.


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9. Sueldo del equipo promotor

El siguiente paso es determinar qu retribucin tendr la persona o las personasemprendedoras de la empresa que cotizan por el Rgimen Especial deTrabajadores Autnomos (R.E.T.A.) durante los tres primeros ejercicios. Elprograma nos permite introducir el sueldo de hasta 10 promotores/as siguiendosiempre la misma estructura.

Lo primero que se pide es introducir el mes de liquidacin y pago de cada salario. Esdecir, el programa aplica el principio de devengo por el cual se diferencia entre el mesen que se genera la obligacin de pago por parte de la empresa de un determinadosueldo y el mes en que realmente se genera una nmina. Esto afectar a la cuenta deresultados y al plan de tesorera del plan econmico-financiero. Los meses deliquidacin y pago pueden coincidir o no, en funcin de cada caso. En el ejemplo se vecomo en el Promotor 1 coincide y en el Promotor 2 no:


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A continuacin, hay que determinar el sueldo ya sea una cantidad bruta y fija cadames y o/un salario variable. En caso de salario variable, hay que indicar sobre quporcentaje de los ingresos de la empresa se calcula la remuneracin variable y lacomisin que se aplica a esos ingresos. En la captura de pantalla se puede ver el casode dos promotores/as. El nmero 1 cobrar 1.200 euros mensuales brutos y fijosmientras que el segundo cobra la mitad de fijo pero con unos incentivos de un 2%sobre la mitad de los ingresos que tenga la empresa:

En tercer lugar, el programa pide la base de cotizacin a la Seguridad Social para lospromotores/as que tengan que cotizar por el Rgimen Especial de TrabajadoresAutnomos (R.E.T.A.). La base mnima de cotizacin es de 833,4 euros/mes. Veamosun ejemplo:

La casilla TIPO RETENCIN IRPF sirve para introducir los tipos de Impuestode la Renta de las Personas Fsicas en funcin de si el promotor/a cobra unnmina de la empresa o no.

IMPORTANTE: Los promotores/as que estn contratados por la empresa dentrodel Rgimen General de la Seguridad Social, y no por el R.E.T.A., debenintroducir su retribucin en el apartado siguiente de Gastos de personal.


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10. Gastos de personal

Para las empresas que tengan previsto contratar trabajadores/as, el programa pidedatos similares al paso anterior. Si antes el programa permita introducir datos dehasta 10 promotores/as ahora permite dividir la plantilla de una empresa en cincocategoras profesionales y dentro de cada una determinar cuntas personas trabajarndurante los tres primeros ejercicios de actividad. As, por ejemplo, un restaurantepodra tener una sola persona de categora A (jefe de cocina), dos de categora B(ayudantes de cocina) y tres de categora C (camareros). Por cada categora, elprograma vuelve a pedir el mes inicial de liquidacin y pago del salario, la cantidad dedinero bruto a percibir cada mes fijo o variable, y la retencin de IRPF que se le aplica.La nica diferencia en relacin con el paso anterior est en qu se puede introducir elnmero de pagas (12, 14 o las que sean) y los meses en que se pagarn las extras(normalmente en junio y en diciembre), como se puede ver en el ejemplo:


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11. Gestin de cobros y pagos

Una vez concretados los sueldos de los promotores/as y de los trabajadores/as, laherramienta pide cuantificar qu porcentaje de los cobros y de los pagos se har alcontado o a plazo durante los tres primeros ejercicios. Normalmente el cobro siemprees al contado en el caso de negocios cuyos clientes son consumidores/as finales,mientras que el pago a proveedores puede espaciarse en el tiempo por espacio de 30,60 90 das. El programa permite introducir pagos de hasta 330 das. Para completaresta parte solo hace falta ponderar con tantos por ciento. La captura de pantallasiguiente muestra un ejemplo de cobros ntegramente al contado y pagos aproveedores en diferentes plazos (un 30% a un mes, un 40% a 60 das y el resto alcabo de un trimestre). Hay que tener en cuenta que los porcentajes de color negro junto a las casillasCOBRO y PAGO siempre tienen que sumar 100:

En segundo lugar, se debe calcular qu porcentaje de las ventas se har con tarjeta

de crdito y qu comisin nos cobrar el banco o caja por ofrecer este servicio.Suponemos la mitad de las ventas con una comisin del 1,5%, durante el primerejercicio con un incremento de un 10 por ciento cada ao que pasa:


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12. Fiscalidad

Cuando ya se han introducido todos los datos en la hoja Introduccin de datos, esnecesario rellenar la hoja Fiscalidad para que el programa pueda completar lasimulacin econmico-financiera con xito (las hojas estn a la parte inferior de la

pantalla en color gris).El programa pide que se especifique el sistema por el cual se tributar en funcin delos beneficios: el Impuesto de la Renta de las Personas Fsicas (IRPF) o el Impuestode Sociedades (IS). Si ponemos 1 en la casilla correspondiente elegimos IRPF y siponemos 2 elegimos IS. Si la empresa tiene la forma jurdica de EmpresarioIndividual o Sociedad Civil se elige la opcin 1 y si es una Sociedad Limitada(mercantil o laboral), Sociedad Annima (mercantil o laboral) o Cooperativa se elige laopcin 2.

Al elegir una de las dos opciones el programa har ms preguntas, como el Sistemadel IRPF que se quiere elegir y el Rgimen del IVA. En caso de seleccionar la opcin2, nos pedir adems si la empresa es una cooperativa o una PYME y tenemos queelegir entre las opciones S o No. Veamos algunos ejemplos:


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Una vez introducidos todos los datos, se pueden observar los resultados de lasimulacin econmico-financiera en el resto de hojas del archivo haciendo clicen las etiquetas de la parte inferior de la pantalla, Plan inversiones yfinanciacin, Resultados anuales, etc.


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13. Cmo se sube el archivo cuando se acaba de trabajar

Una vez se acaba de trabajar hay que subir el archivo Excel con el que se hatrabajado para que quede guardado en el Plan de Empresa On Line (POL). Lo primeroque hay que hacer es volver al POL, al mismo apartado desde donde hemosdescargado el archivo anteriormente y hacer clic en la opcin subir archivo:

A continuacin, se hace clic en el botn Examinar para ir a buscar el archivo Excelen la carpeta donde est guardado:


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En tercer lugar, se selecciona el archivo y se hace clic en el botn Abrir:

Finalmente, se hace clic en la etiqueta adjuntar para subir el archivo y nos debeaparecer un mensaje en pantalla que diga archivo subido correctamente. Si noaparece el mensaje hay que repetir el proceso de nuevo:


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Elaborado a partir de las siguientes fuentes de informacin:

Anlisis de estados financieros. Ed. Gestin 2000. Oriol Amat. 2000.

Comprendre la comptabilitat i les finances. Ed. Gestin 2000. Oriol Amat. 2003

El Departamento de Trabajo de la Generalitat de Catalunya y Barcelona Activa SAU SPMvelarn para asegurar la exactitud y fidelidad de esta informacin y de los datos contenidos enlos informes.

Estos informes se publican para proporcionar informacin general. El Departamento de Trabajode la Generalitat de Catalunya y Barcelona Activa SAU SPM no aceptarn bajo ningunacircunstancia ninguna responsabilidad por prdidas, daos y perjuicios o cualquier decisinempresarial basada en datos o informacin que se puedan extraer de este informe.

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