1

Jesús Martínez jmm@gencat.cat

Barcelona, 24 d’octubre de 2008

Avís legal

Aquesta obra està subjecta a una llicència Reconeixement 2.5 de Creative Commons. Se'n permet la reproducció, la distribució, la comunicació pública i la transformació per generar una obra derivada, sense cap restricció sempre que se'n citin els autors (Jordi Graells Costa i Jesús Martínez Marín) i no es contradigui amb la llicència específica que pugui tenir una imatge i que és la que preval. La llicència completa es pot consultar a http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/es/legalcode.ca.

Guía para la correcta implantación de comunidades de práctica en entornos de administración pública.

El programa Compartim

2

Índice• El contexto donde se situa el programa de CoPs y

trabajo colaborativo.

• El Programa Compartim:

– Resultados principales

– Procedimiento

• Lecciones aprendidas.

• Conclusiones

3

El contexto organizativo

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

¿Como introducir la nueva gestión del conocimiento

en la Administración?

16

17

La vanguardia DOMINGO, 21SEPTIEMBRE 2008

La Web 2.0desembarcaen la empresaLas compañías empiezan a captar elpotencial que encierra esta nueva

NUEVO PARADIGMA

18

CC BY SA 2.0 – www.flickr.com/osterwalder/223828400

Modelo de les comunitats de pràctica (CoPs)

Todo el mundo en la organización puede contribuir con su conocimiento a la mejora de la organizacion y a nuestro propio desarrolo personal (peer to pee).

19

“La web 2.0 va a ser o está siendo la revolución de las personas, pero la transferencia de este

potencial a las organizaciones no va a ser trivial.

No es directo. Las organizaciones son algo más que personas juntas.

Tienen sus propias dinámicas, son un ente vivo y con personalidad, necesidades y

patologías propias.”

No es el entorno más facilitador

20

¿ P

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cam

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CC

NC

SA

3.0

– w

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kr.c

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vt/4

0155

6761

21

CoPs en el plató de productividad

2006 2007

“None of Gartner's Hype Cycle special reports for 2007 contain knowledge

management as a discrete point. It has moved onto the Plateau of Productivity, and thus beyond the scope of the Hype

Cycles.”

Gartner Hype Cycle for Knowledge

Management, 2007

Hype Cycle for Knowledge Management tools and practices, 2006

Los informes de Gartner plantean que actualmente la Gestión del Conocimiento se encuentran en el “Plateu of

Productivity”, lo que significa que como modelo,

metodología o práctica está aceptado y demostrada su

relevancia para el desarrollo organizativo.

Los informes de Gartner plantean que actualmente la Gestión del Conocimiento se encuentran en el “Plateu of

Productivity”, lo que significa que como modelo,

metodología o práctica está aceptado y demostrada su

relevancia para el desarrollo organizativo.

“Asimilación organizativa de un modelo y una práctica estándar”

22

Programa Compartim de trabajo colaborativo

1. Inicio 2005

2. Desarrollo 2006 i 2007

3. Principales resultados 2008

23

Learning by working al Departament de Justícia

24

Las personas son

la principal variablede las organizaciones en la sociedad red

Desarrollar los hábitos

de innovar, emprender y colaborarinvirtiendo en herramientas colaborativas

que propicien aprendizaje y conocimiento

Hacer mas competitivos a los empleados programando acciones de aprendizaje y trabajo colaborativo y midiendo sus efectos en los resultados de la actividad

Les organizaciones

necesitan fomentar el conocimiento

como principal fuente de valor competitivo

25

Principals resultados 2008

26

Grupo de trabajo

Comunidad de práctica

e-moderador

Discusión

Productos

Difusión

Evaluación

15 comunidades

+ 250 integrantes activos

+ 1.300 participantesTrabajo en líneaReuniones presenciales

Mapa de comunitats de pràctica

27

15 175 Mediadors familiars

3030Assessors judicials d’adults

25

8

12

12

6

12

8

12

25

11

12

18

25

Participantes directos

95

35

45

25

35

150

35

45

140

40

125

80

106

Número de profesionales

CoP

Treballadors socials

Dinamitzadors lingüístics

Arxivers judicials

Bibliotecaris judicials

Assessors judicials de Justícia Juvenil

Educadors socials de Justícia Juvenil

Mediadors de Justícia Juvenil

Professionals de Medi Obert de Justícia Juvenil

Educadors socials de centres penitenciaris

Monitors artístics

Docents

Juristes criminòlegs

Psicòlegs

Las comunidades de práctica

28 MediacióMediacióMediadors familiars

Protocols

Matriu de dadesProtocolsArxivers judicials

Difusió

Protocols

Carta de serveis

MàrquetingBibliotecaris judicials

Bones pràctiquesAssessors judicials de Justícia Juvenil

Manual de l'educador socialBones pràctiquesEducadors socials de Justícia Juvenil

Estudi participants en mediació

Orientacions pràctiques MediacióMediadors de Justícia Juvenil

Decàlegs d’actuació per a professionals de Medi Obert

Treball amb menors

Intervenció

Violència neonazi

Violència domèstica

Professionals de Medi Obert de Justícia Juvenil

Atenció individualitzada, Bones pràctiquesEducadors socials de centres penitenciaris

Art teràpia

Drets d’autor (cretaive common)

 

Recursos formatius

Didàctica de l’artMonitors artístics

Anàlisi Jurisprudència, Flux i procés de treball del Jurista, criminolgia

Bones pràctiquesJuristes criminòlegs

Banc de tècniques de treball

Indicadors de canvi

Entrevista clínica

ProtocolPsicòlegs

Productos 2008Productos 2007CoP

Bones pràctiques

29

Base de conocimiento

Portal de conocimiento

Empleado

BibliotecaProductos

Experto externo

articulos relevantes

Pildoras de conocimiento

Pildoras de conocimiento

Pildoras de conocimiento

Comunidad de práctica

Flujo de producción de conocimiento

30

14 solucions a problemes en 2007

31

27 nuevas respuestasy soluciones para

2008

32

Nombre del producte.

Descripción.

Mejoras que aporta a la organitzación i/o problemas que resuelve:

Indicadores para evaluar la aplicación:

Nivel de utilización por el colectivo profesional:

Plantilla Productos de conocimiento

33

34

... para ser usadss y aplicadas

en el puesto de trabajo

35

36

Preguntas que hacen pensar

37

Como surgió todo esto y

cómo se mantiene

38

Una creencia firme : la colaboracion de

todos mejora la organización

39

Lo que yo sé en

mi contexto

40

Lo que tu sabes en tu

contexto

41

Lo que tusabes

Lo que sabemoslos dos

Lo que yo sé

42

Lo que tusabes

Lo que sabemoslos dos

Lo que yo sé

El trebajo colaborativo en la base de todo el proceso

Creamos juntos

43

Una pregunta clave

44

A los empleados

¿Estaríais dispuestos a ofrecer parte de vuestro tiempo y de vuestro conocimiento para buscar soluciones a problemas de vuestro trabajo que ahora no tienen una solución satisfactoria?

Una pregunta clave

45

A los jefes

¿Estaríais dispuestos a dejar que vuestra gente disponga de tiempo para buscar nuevas soluciones a problemas que pueden hacer mas eficiente y productiva –y feliz–a la organización?

Una pregunta clave

46 Day 26--The pen(cil) is mightier than the sword © dieselbug2007 CC –BY –NC – 2.0

47

La ley de la participación humana en proyectos de innovación:

- 15% entusiastas

- 15% nunca participaran

- 60% a la expectativa

La respuesta

48 Tooled Flatty © flattop341 CC–BY–2.0

49

Metodologia de E. Wenger

- Escuchar a la organización: identificar hot topics

- Apoyarse en un grupo de entusiatas

- Contar con un liderazgo fuerte del grupo (e-moderador)

- Proveer herramientas (presenciales y en línia) a demanda

- Orientación mixta a la producción de productos de conocimiento y de vertebración de la CoP

- Jornada de buenas prácticas final

Listen © shareski CC–BY–SA–2.0

El procedimento

50

Etienne Wenger

51

Les etapes

52

53

Niveles en la implantación de CoPs

Inicial

Definido

Gestionado

Optimizado

NoExistente

Nivel de madurez de GC/Tiempo

0

Mejora continua

1 2 3 4 5

Nivel 2. Repetible: Existen iniciativas y aproximaciones de Comunidades de Práctica. Se han declarado en diferentes partes de la organización con objetivos específicos y resultados demostrables. Se comienza a ver compartición de infraestructuras para la gestión de conocimiento.

El programa Compartim es una iniciativa en práctica del Departamento de Justicia de la Generalitat de Catalunya, para crear entornos de trabajo colaborativo que acerquen a las personas en torno a oportunidades de mejora o de resolución de problemas de su trabajo cotidiano.

Métricas y resultados

Práctica estándar

54

Niveles de madurez: los dos extremos

No hay conciencia de su necesidad De carácter educativo y de concienciación.

Acciones de mejoraNivel 0.- No existente

Nivel 1 Inicial

La organización adopta el modelo CoPs como una práctica habitual de gestión.

Los objetivos de las Cops y sus actividades incluyen de forma sistemática la identificación del Capital Intelectual generado en su ejecución.

Los procesos de GC están refinados al nivel de mejores prácticas, basados en los resultados de mejora continua y comparación con otras organizaciones.

La plataforma corporativa de IT está totalmente integrada con los procesos de GC.

Los procesos asociados con la gestión de las CoPs está fuertemente alineada con la estrategia de la organización.

Toda la actividad relativa al conocimiento de la organización está gestionada por un equipo consolidado.

2 a 3 años de implantación desde el nivel 4.

Cambios continuados. No permitir el estancamiento.

Seguimiento de tendencias en prácticas, tecnologías y de procedimientos.

Nivel 5.- Optimizado / Integrado

55

Factores intervinientes en

cada proceso

56

1. Buscar indicios que hagan pensar que hay una cultura de intercambio y de colaboración en la organización

2. Identificar problemas reales de las personas que trabajan.

3. Identificación de practicas critiques (criterios de selección por interés o impacto).

4. Identificación de grupos dinámicos como primer colectivo (con cultura de compartir).

5. Determinación consensuada de los objetivos a cumplir y los resultados concretos esperados.

6. Asegurar alineamiento de los objetivos de les CoP con los objetivos institucionales

7. Soporte institucional para exigir el cumplimiento de los objetivos

1. Identificación

57

58

8. Plantear un modelo simple de tareas clave, roles y taxonomía (modulable i escalable).

9. Continuar valorando más las necesidades reales que la tecnología

10. Delimitar les responsabilidades de cada participant de la CoP.

11. Introducir perfiles de representación/coordinación/difusión.

12. Vincular estructuras que puedan inyectar información a la CoP.

2 . Diseño

59

13. Trasladar especificaciones funcionales a el área tecnológica buscando aplicaciones.

14. Alinearlas con la madurez de la CoP, evitando una exclusiva sobredotación del sistema.

3. Construcción

60

15. Determinación de acciones piloto para contrastar la su utilidad

16. Consolidar la implantació antes de seguir haciendo nuevos

requisits puntuales.

17. Contar con soporte tecnológico de tipo call center.

4. Implantación

61

18. Análisis de los resultados de los indicadors planteados.

19. Feedback y toma de decisiones.

20. Consideración de nuevos retos para las CoP.

21. Determinación del grado de evolución en la madurez de la CoP.

5. Mejora permanente

62

Lecciones aprendidas

63

No es la desconfianza (la gente quiere colaborar)

Barreras: mitos y realidades

64

No es la tecnología

- Cada vez más transparente.

- Cada vez más entendida como vehículo y facilitador de una actitud/valores previos.

Barreras

65

No es la formación

- Usuarios sin experiencias previas estan trabajando de manera muy eficaz con las TIC.

Barreras

66

Barreras reales- Estructuras organizativas

rígidas

- Muy jerarquizadas

- Parcelas de poder

- Espacios acotados

- Escasa transversalidad

- Clima/ambiente laboral alterado

- Agendas sobrecarregadas

Stonehenge Diciembre 2007 © La Taberna de Lippincott CC –BY –NC – 2.0

67

68

Factores clave

- E-moderador

- Ambiente laboral proinnovación

- Jefes sensibilizados

- Orientación a la realización de productos de rápida aplicación (y evaluación de retorno)

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- Fomento de la cultura del compartir

- Acciones de formación y sensibilización:

- Formación de los e-moderadors

- Formación y sensibilitzación del colectivo laboral

- Sensibilitzación de la estructura jerárquica

- Política de incentivos

Factores que ayudan

70

Resumen de las principales

características y aportaciones del

programa

71

72

73

74

75

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77

78

Gracias!!!

Para seguir la actividad del Programa Compartim

http://gestioconeixement.blogspot.com

Para documentación del programa (presentaciones, artículos..): www.slideshare.net/justicia

Jesús Martínez jmm@gencat.cat

Buenos Aires, 5 de noviembre de 2008

Avís legal

Aquesta obra està subjecta a una llicència Reconeixement 2.5 de Creative Commons. Se'n permet la reproducció, la distribució, la comunicació pública i la transformació per generar una obra derivada, sense cap restricció sempre que se'n citin els autors (Jordi Graells Costa i Jesús Martínez Marín) i no es contradigui amb la llicència específica que pugui tenir una imatge i que és la que preval. La llicència completa es pot consultar a http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/es/legalcode.ca.

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Enfoques del Modelo CoPs

Antena

Colaboración

OrganizaciónKnow-How

ResultadosNuevo

Conocimiento

Organización

Soporte IT

Métricas e indicadores

Propósitos y objetivos

• Pautas de trabajo• Cultura

• Tecnología• Canales