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El reto de la facturaEl reto de la factura electrónica[45 minutos]

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sobre este documento(v1.0)

índice

1. La oportunidad2. La problemática3. Situación actual4. El reto5 La solución

propiedad

este documento es propiedad de Doc on Time SL y tiene el

carácter de confidencial. Si este documento llegase a sus manos sin la pertinente autorización, por favor, póngase en contacto de manera urgente con Daniel Basco, Director Relaciones Clientes & Partner de Doc On Time, vía5. La solución

Anexo• Doc on Server

Director Relaciones Clientes & Partner de Doc On Time, vía [email protected]

contextoeste documento enuncia la propuesta de Doc On Time para clientes finales.

audienciaeste documento va dirigido a los interlocutores identificados como clientes finales

actualizacióneste documento actualiza cualquier otro documento de carácter similar y versionado o fecha anterior.

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La Oportunidad

Situación actual

La problemática

El reto

La solución

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estructura de ahorros anual > potencial(caso de negocio real)

ct‐1,96

‐100K(5%)

F2:

‐353k(16%)

F3:ó

tos

‐800k(36%)

40% 60%

57%

estructura de ahorro para 1.122.000 facturas/año

• ahorros brutos anuales estimados en €2,2M para una gran empresa

1 122 000ción

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m+ n2.790

‐420k(19%)

F1:integración con redes

F2: mejora básica de procesos

Integración directa y

extensión de procesos

3º’s top 3º’s resto

directos

ocul

‐525K(24%)

F4t:integración con pequeñosactuación en transacción

F4i:integración con pequeñosactuación en incidencias

43%

‐0,87

398

que mueve 1.122.000 facturas / año

• ahorro bruto mínimo de €1,5M y ahorro bruto máximo de €24M, dependiendo de la hipótesis de coste utilizada

número de clientes y proveedores

costes de transacc

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La Oportunidad

Situación actual

La problemática

El reto

La solución

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qué nos dice nuestro entorno inmediato

• los ‘clientes’ la imponen– entorno intercambio y formato– plazos

• la ‘administración pública’ lo exige

la empresa ante la facturación electrónica: exigencias de mercado

– formato y plazos• los ‘proveedores’ la recomiendan

– entorno intercambio y formato• la ‘sociedad’ lo espera [expectativa ‘verde’]

– disminución consumo papel y energía– responsabilidad social corporativa

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qué nos dice nuestra organización

• ahorra costes– personal, archivo– papel, manipulación, franqueo

• agiliza procesos de cobro y automatiza– menos errores

la empresa ante la facturación electrónica: exigencias económicas

– más velocidad de respuesta y resolución de incidencias• redefinición del circulante

– inventario– cobros y pagos

• gestiona el cambio– mantén la operación– minimiza inversiones

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en qué situación tecnológica estamos

• el ERP en funcionamiento– integración entre ERPs [mi ERP <> ERP 1…n]

• los estándares definidos– internacionales: UBL

la empresa ante la facturación electrónica: contexto tecnológico

internacionales: UBL– nacionales: facturae

• la banda ancha omnipresente• la infraestructura de seguridad disponible

– DNIe, firma y certificados

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qué me dice la ley

• el marco legal está definido– Ley 59 de 2003 – RD 1496/2003 ‐ Orden EHA/962/2007

• es obligatorio para determinadas transacciones– facturación a la Administración Pública

la empresa ante la facturación electrónica: contexto legal

• los auditores informan– procesos de negocio transparentes– cumplimiento legalidad

• Hacienda vigila e inspecciona– obligaciones de forma– derechos de deducción (IVA, IS)

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cuál es el punto de partida

la empresa ante la facturación electrónica: recapitulación

entorno• clientes•proveedores• administración• sociedad

organización•ahorros

• agilidad cobros• circulante• cambio• sociedad • cambio

ley•marco legal• obligatoriedad•auditor•Hacienda

tecnología•ERP

•estándares•banda ancha

• infraestructura seguridad

facturación electrónica

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Situación actual

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problemática en la adopción de la factura electrónica

1. emisores que ya utilizan EDI (EDICOM, SERES)2. aislamiento de las diferentes redes o plataformas, y competencia entre ellas3. facturas que se entregan junto a la mercancía o en mano4. facturas que requieran adjuntar a la misma otros documentos (trazabilidad,

bonos, albaranes…)

DocOnTime, aprendizaje 2003 <> 2008: enunciación espontánea

5. receptores que quieren factura en papel6. volumen de facturas muy alto que no justifica un variable por factura;

incentivo para invertir en desarrollo propio7. venta directa a través de portal8. emisores de nº muy bajo de facturas: aceptan usar el portal pero no encajan

con el actual modelo de negocio.9. necesidad de integrar con los distintos ERPs del mercado10. diferencias estratégicas entre recepción y emisión11. número muy elevado de proveedores y clientes, con casuística muy diversa12. pasar del papel hacia un modelo multi‐canal que contemple la diversidad de

la organización

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problema 1 > la evolución de la factura

la facturación electrónica debe recoger, e incluso profundizar, en los procesos de negocio de las empresas

documento mercantil regido por el Código de Comercio y la legislación fiscal que refleja la entrega de un producto o la provisión de servicios, incluyendo la fecha de devengo e indicando además la cantidad a pagar como contraprestación.

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un medio no estandarizado para el intercambio de datos y de integrar los procesos heterogéneos de gestión de las empresas:

• información del pedido• información de la entrega• información de los centros de coste• estado de cuentas• etc….

P1

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problema 2 > la evolución del transporte

ERP [receptor]

ERP [receptor]

EDI

otras redes

@

1:1

1:pocosCLIENTES

PROVEEDORES

la facturación electrónica debe adaptarse a la casuística específica de cada cliente y proveedor

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@

http 1:muchos

entorno simple basado en papel dónde existe un único canal de transporte para todos y cada uno de los clientes y proveedores de una empresa

entorno sofisticado basado en electrónico y en papel dónde existen múltiples canales de transporte, en función de las características específicas de cada uno de los clientes y proveedores de una empresa

P2

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problema 3 > la redefinición de la relación

la facturación electrónica debe responder a exigencias de negocio, legales y tecnológicas

negocio legal técnico

1 > involucración X gestión comercial

2 > intercambio X ERP < > ERP

ó ó h

5 básicos de cada relación de facturación electrónica

P5

P5

3 > gestión X X X aceptación y rechazo

4 > autenticidad X X firma y certificado

5 > custodia X X X almacenamiento

¡que sea operativo &

genere ahorros!

¡que cumpla las exigencias de Hacienda!

¡que sea escalable & gestionable!

negociolegal

tecnología

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[ver siguientes]

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problema 4 > el número de relaciones


genere ahorros!



negociol l

tecnología

la facturación electrónica debe anticipar contemplar todo el universo de relaciones comerciales de compraventa existentes en la empresa

n número de clientesm número de proveedores

= m + n relaciones

legal

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El reto

• Gestionar las m+n relaciones en sus 5 básicos teniendo en cuenta los aspectos de negocio, legales y tecnológicos de la organización

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genere ahorros!



negociolegal

tecnología








El reto (1/2)

Gestionar las m+n relaciones

• El reto será gestionar las 17 relaciones de eFactura con cada uno de los i d l Ad i i ió Públi “5 Bá i ” i d

Clientes Plataforma Número

Administración Central Cada ministerio con una plataforma diferente 17

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organismos de la Administración Pública en sus “5 Básicos”, teniendo en cuenta las exigencias de negocio, legales y tecnológicas


genere ahorros!



negociolegal

tecnología








El reto (2/2)

Gestionar las m+n relaciones

Relaciones Plataforma Número

Administración Central Cada ministerio con una plataforma diferente 17Administración Regional Cada comunidad autónoma con una plataforma diferente 19Administración Provincial y local Inicialmente cada Diputación y Ayuntamiento con una plataforma

diferente(Hay planes de desarrollar una plataforma única para las administraciones ± 8.200

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• El reto será gestionar las 8.286 relaciones de eFactura con cada uno de los organismos de la Administración Pública + clientes privados + proveedores en sus “5 Básicos”, teniendo en cuenta las exigencias de negocio, legales y tecnológicas

locales)

Privados Cada cliente con una plataforma diferente MProveedores Cada proveedor con una necesidad diferentes N


genere ahorros!



negociolegal

tecnología








La Oportunidad

Situación actual

La problemática

El reto

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ayudar a los clientes en la adopción de la fra‐e

• Subestimar la envergadura del proyecto: involucra gran número de procesos y departamentos

• Mala gestión del proyecto• Demasiado foco técnico

factores de fracaso en la adopción

• Demasiado foco técnico

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22(*) E‐Invoicing / E‐Billing in Europe – Billentis


• Reconocimiento por parte de los responsables organizativos de los beneficios de la factura electrónica en el sentido amplio

• Apoyo al proyecto por parte de la dirección• Un propietario activo del proyecto• Definir una estrategia a tres años, implementándola paso a paso y

que incluya un “quick win” en el paso 1

factores de éxito en la adopción

que incluya un quick win en el paso 1.• Comunicación interna y externa a las personas claves afectadas• Utilizar una estrategia de despliegue que permita incorporar a un

gran número de proveedores/clientes• Ser realista con respecto a las capacidades internas técnicas a

medio y largo plazo• No reinventar y desarrollar soluciones que ya puedan estar

disponibles en el mercado• Ser realistas con respecto a las capacidades técnicas de sus 3º’s

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23(*) E‐Invoicing / E‐Billing in Europe – Billentis


la empresa ante la implantación de facturación electrónica: el proceso

consultoría puesta en marcha operación mantenimiento

legal

procesos de negocio

tecnología y sistemas

plan cambio implantación

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legal

la adopción de la fra‐e: aspectos legales



• ¿Qué legislación me afecta? ¿Qué cambios me exige?• ¿Qué legislación me afecta? ¿Qué cambios me exige? • ¿Qué vacios legales existen? ¿Cómo se ven afectadas mis operaciones con otros países?

• ¿Cuáles son los plazos de adaptación?• ¿Qué adecuaciones he de realizar a nivel mercantil? ¿Cómo afecta al proceso de auditoría?

• ¿Qué adecuaciones he de realizar a nivel tributario y fiscal? ¿Cómo afecta al proceso de inspección?

• ¿Qué adecuaciones he de realizar a nivel de protección de datos? ¿Cómo afecta al proceso de registro e inspección?

• Actualización normativa e implicaciones

1. consultoría legal y tributaria

2. actualización normativa

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procesosde negocio

la adopción de la fra‐e: redefinición procesos de negocio



• ¿Cómo he de modificar mis procesos de negocio?• ¿Qué áreas o departamentos se ven afectados? ¿Qué formación debo impartir?

• ¿Cómo afecta a mis relaciones con clientes? ¿Cómo los involucro?

• ¿Cómo afecta a mis relaciones con proveedores? ¿Cómo los involucro?

• ¿Qué procedimientos de alta, baja y modificación de la relación he de implantar?

• Mejora continua de los procesos

3. consultoría de procesos

4. reingeniería de procesos

5. involucración clientes y proveedores

6. formación interna y externa

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tecnologíay sistemas

la adopción de la fra‐e: tecnología y sistemas



¿Q é t l í it ? ¿C ál l j ió d• ¿Qué tecnología necesito? ¿Cuál es la mejor opción de firma y certificación digital?

• ¿Cómo afecta a mi entorno tecnológico actual? ¿ERP? ¿Portal del cliente? ¿Portal del proveedor? ¿Intranet? ¿Archivo documental?

• ¿Cómo implanto las exigencias de aceptación, rechazo y custodia?

• ¿Qué cambios o integraciones he de realizar? • ¿A qué proveedores debo involucrar?• ¿Qué alternativas tecnológicas de explotación tengo a mi alcance? ¿Instalación y operación directa? ¿Modelo servicio? ¿Híbrido intermediado?

7. consultoría tecnológica

8. integración y desarrollo IT

9. operación IT10. soporte IT

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plan cambioimplantación

la adopción de la fra‐e: plan de cambio e implantación



• ¿Qué me cuesta el proceso actual? ¿Qué ahorros puedo anticipar? ¿Qué me costará el proceso futuro? ¿Qué inversión he de realizar? ¿Qué gastos adicionales tendré? ¿Qué otros beneficios indirectos?

• ¿Cuál es el coste del cambio? ¿Cómo lo gestionamos? • ¿Cuánto tiempo me costará el proceso? ¿Cuál es el calendario? ¿Quién debe participar? ¿Cuáles son los hitos más relevantes?

• ¿Quién se verá afectado? ¿Cuándo debo involucrar a mis clientes y a mis proveedores?

• ¿Cómo priorizo? ¿Cómo realizar la migración?

11. consultoría de negocio (*)

12. oficina de proyecto

(*) incluye impacto medio ambiental y responsabilidad

social corporativa28

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servicios de ayuda para la adopción de la fra‐e



legal1.consultoría legal y


procesos de negocio



legal y tributaria

normativa



5. involucración 3ros.6. formación int y ext



10. implantación y operación IT

11. soporte IT



(*) incluye impacto medio ambiental y responsabilidad social corporativa 29

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7. Mejora continua

DocOnTime: especialistas en adopción fra‐e



legal1.consultoría legal y


procesos de negocio



legal y tributaria

normativa



5. involucración 3ros.6. formación int y ext



10. implantación y operación IT

11. soporte IT



(*) incluye impacto medio ambiental y responsabilidad social corporativa 30

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7. Mejora continua

Doc on Time > nuestra solución

ERP [receptor]

ERP [receptor]

1:1

nuestra propuesta: buscar la estabilidad y legalidad en un entorno cambiante

mi empresa

1.flexible y adaptada

otras apps

otras apps

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EDI

otras redes

@

http

1:pocos

1:muchos

ERP

CLIENTES

PROVEEDORES

3.anticipa y resuleve

2. estabiliza y legaliza

otras

Doc on Time > esquema entorno tecnológico

ERP [receptor]

ERP [receptor]

1:1[F3]

Doc on Time


entorno negocio estable y legal

[F3]

apps[emisor]

otras apps[emisor]

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EDI

otras redes

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http

1:pocos[F1]

1:muchos[F4t]

entorno tecnológico estable y legal

ERP [emisor] [F2]

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Doc on Time > esquema entorno tecnológico


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Conclusiones

La adopción de la factura electrónica es una oportunidad para la mejora de procesos y reducción de

costescostes

Requiere de una planificación: proyecto sofisticado

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Daniel [email protected] e basco@doco t e es

690 693624

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Madrid – Barcelona – Palma de Mallorca

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