Ante la frecuente postura empresarial, de que la inversin en capacitacin demanda montos importantes, proponemos indicadores claros que fundamentan el Retorno de la Inversin (ROI), enfatizando adems en el valor que agrega a las empresas implementadora

Ante la frecuente postura empresarial, de que la inversin en capacitacin demanda montos importantes, proponemos indicadores claros que fundamentan el Retorno de la Inversin (ROI), enfatizando adems en el valor que agrega a las empresas implementadoras.

En el pasado, las corporaciones vean a la capacitacin como un gasto necesario ms que una inversin y se pona nfasis en reducir dicho gasto, al volverlo ms eficiente; sin embargo en las condiciones econmicas actuales, las organizaciones enfrentan mayores desafos, operan en mercados globalizados o maduros, cuentan con reducidos recursos corporativos, son expuestas a rpidos cambios en las tecnologas y enfrentan una mayor competencia; este escenario exige que la seleccin y retencin de personas talentosas y hbiles sea una de las numerosas consignas que tengan que atender, junto con la necesidad de demostrar resultados a corto plazo, sin importar las circunstancias existentes.

Hoy, sin embargo, en respuesta a estos desafos, las corporaciones empiezan a ver a la capacitacin como una inversin, porque el conocimiento y las habilidades se valoran en un nivel igualitario a los recursos monetarios; como tendencia internacional, consecuente a este cambio, se empez a invertir ms en capacitaciones y -por ende- increment tambin la necesidad de demostrar, desde el punto de vista contable, que esas iniciativas de capacitacin traen beneficios concretos y medibles para las instituciones.

Entrenamientos basados en tecnologa ahorran un 35 a 50% de tiempo de la enseanza tradicional de aula, pero logran un igual o mayor nivel de retencin y transferencia del aprendizajeUna forma de demostrar el valor del entrenamiento en trminos financieros es por medio del Retorno de la Inversin (ms bien conocido como "ROI", abreviacin procedente de la definicin inglesa "Return of Investment"), cuyo concepto es muy distinto al de ahorro de costos, porque consiste en destacar el porcentaje de retorno como consecuencia de una inversin efectuada.

Una estrategia de incrementar el ROI y a la vez de reducir costos, es la implementacin de tecnologa basada en e-learning, la cual aporta un valor considerable a las instituciones usuarias, debido a una serie de ventajas, basadas fundamentalmente en la economizacin de tiempos requeridos para traslados, tiempo utilizado por los participantes para efectuar el curso, el costo de oportunidad de los participantes y otros aspectos, cuyas caractersticas se resumen a continuacin: 1. Ahorra tiempo sin reducir los beneficios del aprendizaje y evita ausentismo. Entrenamientos basados en tecnologa ahorran un 35 a 50% de tiempo de la enseanza tradicional de aula, pero logran un igual o mayor nivel de retencin y transferencia del aprendizaje. Las informaciones asimiladas en procesos de e-learning son retenidas un 25% ms que en convencionales sesiones de formacin presencial. La reduccin del tiempo es el impacto ms visible en el ROI, no solo al ahorrar en sueldos gastados en entrenamiento, sino tambin al ahorrar en el costo de oportunidad.

Las informaciones asimiladas en procesos de e-learning son retenidas un 25% ms que en convencionales sesiones de formacin presencial.

Por ejemplo: Una compaa necesita que 10 de sus funcionarios participen de un curso sobre seguridad durante una semana. Suponiendo que el costo promedio de una hora de salario fuera de 3 US$ (sin contar los gastos de alojamiento, el valor del factor tiempo, el costo de oportunidad, el costo del instructor, etc.), entonces solo el costo del entrenamiento, por una semana, calculado de la siguiente manera: 10 (empleados) x 3.- US$ (salario por hora) x 40 (horas de trabajo semanal)= ascendera a 1.200.- US$

Si todos los factores permanecen iguales y se reduce el tiempo requerido en un 40%, al utilizar e-learning, se ahorran costos por un importe de US$ 480.-

Este resultado es bastante modesto, si se compara con el ahorro en el costo de oportunidad: El costo de oportunidad es el costo en el cual incurre una compaa, cuando, por ejemplo, la produccin o las ventas se ven reducidas, debido al ausentismo de los empleados. Por tanto, si 10 empleados producen 10 unidades diarias, la prdida total por semana es de 50 unidades semanales. Si cada unidad producida posee un valor de US$ 500.-, entonces la prdida para la compaa es de $25.000.- en una semana.

Nuevamente, si todos los factores quedaran iguales, un 40% en la reduccin de tiempo del entrenamiento (gracias a e-learning), representara un ahorro de 10.000.- US$ en costo de oportunidad.

En trminos de una empresa de servicios tambin se puede aplicar este clculo, teniendo en cuenta los servicios ofertados por la empresa: El valor que se deja de percibir es directamente proporcional a la influencia del funcionario en la generacin del servicio producido. 2. Evita costos de viaje/traslado y se ofrece mayor flexibilidad. Cuanto ms las empresas se globalicen, ms incrementan los costos de traslados, viticos y hospedaje: En general, unos dos tercios del presupuesto que una empresa invierte en formacin se gastan en el alojamiento y el transporte de los empleados, al lugar donde tiene lugar el programa de entrenamiento. E-Learning puede reducir dicho costo por lo menos en un 50%, aunque no sustituye por completo una formacin convencional presencial, pues se trata de metodologas de aprendizaje muy diferentes, de tal manera que se suelen complementar.

El e-learning evita muchos desplazamientos, lo que se traduce en una gran comodidad para los empleados, ya que son frecuentes los desplazamientos a lugares alejados de sus puestos de trabajo, lo cual les obliga hasta a pernoctar fuera del domicilio habitual. Por este motivo, utilizando e-learning, se evitan prdidas de horas de trabajo u ocio, al recibir la formacin directamente en el puesto de trabajo o en el domicilio.

Se genera as una mayor flexibilidad respecto al mtodo convencional de la clase en aula o de las capacitaciones presenciales, pues no se necesita programar cada vez la logstica requerida por cualquier otra accin de formacin en la empresa (bsqueda/reserva de locales apropiados, seleccin de los empleados a formar, contratacin del profesorado, evaluacin, etc.), sino que una vez ofertado un curso, los empleados pueden recibirlo en cualquier franja horaria y pueden establecer sus propios ritmos de aprendizaje, segn el tiempo del que dispongan y de los objetivos que se hayan fijado, puesto que los cursos y servicios estn disponibles 24x7. El e-learning es compatible con muchas otras actividades, casi de manera simultnea (trabajo, ocio, etc.), pues permite acceder al computador en cualquier momento y, por otra parte, detener la formacin cuando as se desea.

3. Ms efectividad en cuanto a costos. Se ha demostrado que el costo para desarrollar entrenamiento multimedia es significantemente ms alto que crear instrucciones para la tradicional instruccin de aula. No es algo sorprendente de que alcance cuatro veces ms. Obviamente no es eficiente -en cuanto a costos- para clases de tamao reducido, pero a medida que el nmero de los participantes del entrenamiento crece, el costo por estudiante es drsticamente reducido. Esa es la eficiencia que proporciona el e-learning y puede participar ms gente en menos tiempo que en el aprendizaje tradicional.

El costo para reemplazar o actualizar un sistema existente puede ser importante. Sin embargo al contabilizar estos costos en el primer ao de la implementacin, igualmente ya ahorra alrededor de un 20%, en relacin a la capacitacin tradicional. Luego, en el segundo y tercer ao, ya no se incurre en el costo de la implementacin, el ahorro, gracias al e-learning, es aprox. 50%

Opositores del e-learning sealan que si bien el costo de llevar a cabo sesiones de e-learning es ms eficiente per capita, la puesta a punto, correspondiente a la implementacin, puede requerir de montos significativos. Este argumento es vlido, porque frecuentemente las corporaciones no estn correctamente equipadas para desarrollar e-learning. El costo para reemplazar o actualizar un sistema existente puede ser importante. Sin embargo, al contabilizar esos costos en el primer ao de la implementacin, igualmente ya ahorra alrededor de un 20%, en relacin a la capacitacin tradicional. Luego, en el segundo y tercer ao, cuando ya no se incurre en el costo de la implementacin, el ahorro, gracias al e-learning, es aprox. 50%.

4. Satisface la necesidad de capacitar empleados dispersos geogrficamente. Como el e-learning es flexible, cada usuario define su propio ritmo de aprendizaje, que puede llevarse a cabo a cualquier hora y en el lugar preferido por el estudiante. Por tanto, posee un perfil ideal para ser aplicado a compaas que cuentan con funcionarios dispersos geogrficamente. En vista de que los contenidos pueden ser fcilmente modificados, entonces, si existen diferencias culturales notorias en los participantes, debido a su diferente ubicacin geogrfica, los contenidos pueden ser adaptados sin problema a sus caractersticas culturales e idiomticas. 5. Ofrece una formacin ms individualizada. Cualquiera que haya reflexionado sobre una clase tradicional, habr llegado a la conclusin de lo difcil que es aplicar una enseanza personalizada, sin dejar de atender las necesidades del resto de la clase. Los instructores deben ajustar el avance de sus presentaciones al nivel mayoritario de los estudiantes. Es prcticamente imposible para el docente descubrir si un estudiante tiene la dificultad de dominar un nuevo concepto, a menos que el alumno lo manifieste abiertamente. Si el docente no est enterado, no puede ajustar el avance de las clases a la problemtica individual de ese educando. Inclusive, si el docente estuviera al tanto (de que el estudiante est teniendo dificultades), igualmente no podra detenerse, porque el resto de la clase est en condiciones de avanzar. La incapacidad de ajustar el desarrollo de las clases a las necesidades individuales del alumno, es uno de los mayores problemas de la educacin tradicional. Representa un castigo tanto para estudiantes brillantes, como para estudiantes ms lentos y se trata por tanto de un formato ineficiente.

No es el caso del e-learning. Si es bien construido y adaptado al alumno, entonces puede ofrecer una educacin ms personalizada. Los participantes pueden resolver un test computarizado, previo al curso y, en base al resultado, solo recibirn materiales o instrucciones acordes a su nivel; posteriormente sern evaluados, para determinar si dominan cada concepto. Si los estudiantes demuestran que los han asimilado, entonces se les presentan contenidos nuevos; de lo contrario siguen trabajando con los actuales, hasta que los hayan aprendido.

6. Proporciona formatos coherentes de cursos. Todos estamos concientes que presentaciones teatrales en vivo varan a veces sutilmente y otras veces en forma obvia, de una presentacin a otra. En cada presentacin los actores varan su inflexin verbal o pueden pararse en posiciones levemente distintas. Hay das donde un determinado actor se siente bien y brinda una actuacin sorprendente, como tambin das donde puede sentirse mal y proporcionar una presentacin pobre. Hay veces que los actores se olvidan de partes del dilogo o cometen errores. Como la presentacin es en vivo, no existe la oportunidad de reverla o de aplicar cambios. Por otra parte, cuando una presentacin es filmada, los actores y el director pueden revisar- y rehacerla y volver a editar las reas que no califican. Cuando hayan terminado la filmacin, edicin, revisin y reedicin, entonces cuentan con un producto terminado, que ser extremadamente consistente en su presentacin: No importa la cantidad de veces que se vea la pelcula, sta ser siempre la misma.

El aula tradicional es en cierta manera una presentacin en vivo. Los instructores modifican la forma en que presentan el material en forma sutil y a veces en forma obvia, cada vez que desarrollan una determinada clase. Igual como en el caso de los actores, se dan momentos en los que se sienten bien y das en los que se sienten mal y su estado de nimo se refleja en el desarrollo de la clase. A veces los instructores hacen nfasis en determinados aspectos de sus cursos y otras veces que hacen nfasis en aspectos diferentes. De hecho no importa cuantas veces un instructor desarrolla una clase, su presentacin cambiar cada vez, con una variacin de hasta 59% Adems, como la clase es en vivo, no hay oportunidad para rever la presentacin. En cambio el e-learning se asemeja a una presentacin filmada, donde el instructor puede revisar, editar y re-editar la presentacin, hasta que est conforme con ella. Finalmente no importa cuantas veces un participante entre a una clase o mdulo, ste no cambia. Cada estudiante acceder exactamente al mismo material, sin importar en que fecha toma el curso. Esto conduce a una entrega muy consistente de los materiales, lo cual no es posible en una clase tradicional.

7. Se puede alcanzar un aprendizaje de alta calidad y una retencin ms duradera, en contraposicin con el entrenamiento tradicional. El e-learning facilita un aprendizaje hasta 70% ms rpido que el logrado por la formacin tradicional, debido a la vivencia emprica de las sesiones a travs de recursos multimedia. Gracias a esto tambin los estudiantes retienen mejor los contenidos, de una forma ms duradera (hasta en un 50% ms que en la formacin tradicional) y asimilan hasta un 50% ms de contenido. Como ya sealado en el punto N 6, la coherencia de los contenidos es mayor y la consistencia del material presentado es mayor.

8. Empleados que reciben capacitacin constante son considerablemente ms productivos, comparando con los que no la reciben. Como resultado del incremento de la eficiencia se produce en las siguientes dimensiones: El tiempo utilizado para llevar a cabo las tareas disminuye. Las ventas aumentan. El ausentismo se reduce. Incrementa la calidad del producto o servicio, con un reducido margen de prdida o error. Se reducen los accidentes o prdidas.

9. El entrenamiento se refleja en una menor rotacin del personal. Normalmente el gasto ocasionado por la rotacin del personal incluye, pero no se limita, a: Los gastos de contratacin, los gastos de entrenamiento y la prdida de la productividad. Pero ocasiona tambin otros inconvenientes, sentidos por los dems empleados, quienes a menudo tienen que cubrir el trabajo adicional, hasta que se haya contratado un nuevo empleado y este se encuentre capacitado, lo cual puede bajar seriamente el estado de nimo de los funcionarios.

Mientras el impacto ms notorio del e-learning en el ROI es el ahorro de los costos, tambin puede rendir ms, comparando con el entrenamiento tradicional. E-learning bien construido no slo es ms rpido y menos caro que los entrenamientos de aula, sino ms eficientes.Una forma de reducir la rotacin es proporcionar un entrenamiento acorde y constante, gracias al cual incrementa la satisfaccin del cliente y se reducen las quejas. Sin clientes, una empresa no tendra ingresos: Se estima que cuesta cinco veces ms conseguir un nuevo cliente, que atender bien a uno ya existente, por medio de una persona capacitada. Una retencin del cliente en un 2% y representa el mismo beneficio que una reduccin de costos en un 10%.

EN CONCLUSIN

Mientras el impacto ms notorio del e-learning en el ROI es el ahorro de los costos, tambin puede rendir ms, comparando con el entrenamiento tradicional. E-learning bien construido no solo es ms rpido y menos caro que los entrenamientos de aula, sino ms eficiente. El clculo al que se puede recurrir para determinar el porcentaje respectivo al retorno de la inversin es: ROI = Beneficios neto (utilidad) del programa de e-learning x 100 Costos del programa Adems, al fundamentar el retorno de la inversin, cabe hacer hincapi en los siguientes aspectos:

Definir los beneficios que se van a medir (aislarlos de otros factores). Realizar muestreos, sin saturar al receptor de muestras (seleccionar algunas muestras significativas). Establecer una base clara de comparacin, con datos cuantitativos y cualitativos, respectivos a la situacin anterior a la implementacin del e-learning, al efecto de cotejarla con el resultado posteriormente logrado; de esta manera se puede presentar un fundamentado informe sobre el impacto. Enfatizar en el factor financiero (presentar en especial el valor de los viticos ahorrados y el valor de los tiempos economizados). Destacar el valor que el e-learning aporta al negocio (eficiencia en los costos + calidad ms alta + mejores servicios + mayor rapidez en las tareas cumplidas por el personal): La eficiencia en los costos se mide contrastando el tiempo requerido para la capacitacin con la productividad de los funcionarios. La cualidad es medida al asentar el incremento en conocimiento y habilidad proveda por el programa. El servicio se mide al demostrar lo accesible que es el programa de e-learning. La velocidad se mide al presentar lo rpido que es el sistema al responder a las demandas del trabajo.

En consecuencia, el valor se refleja tambin en un plano ms general en las estrategias de negocio, en los tiempos optimizados, en el capital humano y tambin en la satisfaccin de los clientes.

A pesar de que el entrenamiento no es la respuesta universal para todos los temas vinculados al desempeo laboral, aun as puede proveer soluciones viables a muchos desafos que enfrentan las corporaciones. Entrenamiento bien construido en plataformas de e-learning, si es empleado adecuadamente, puede conllevar a mejoras significativas en el aprendizaje y el desempeo. Esto repercute positivamente en el ROI y mejora las ventajas competitivas de las organizaciones.