El rol de finanzas en la economia interconectada.

El Rol de finanzas en la economíainterconectadaSamuel Aiza

Experiencia inmediataProblema: demasiados grupos de interés• El departamento de abastecimiento necesita una

herramienta, el departamento legal necesita unaherramienta, el departamento de aprovisionamientoquiere una y el departamento de finanzas no quierecambiar la suya

• Los proveedores tienen que registrarse, llaman,necesitan ayuda, soporte, atención y, finalmente,quieren que se les pague.

Problema: demasiados grupos de interés• El departamento de abastecimiento necesita una

herramienta, el departamento legal necesita unaherramienta, el departamento de aprovisionamientoquiere una y el departamento de finanzas no quierecambiar la suya

• Los proveedores tienen que registrarse, llaman,necesitan ayuda, soporte, atención y, finalmente,quieren que se les pague.

¿Qué se debe hacer al¿Qué se debe hacer alrespecto?• Consiga que todo el personal

utilice una única herramienta.Áreas de abastecimiento, legal,aprovisionamiento, finanzas.

• Olvídese de los documentos enpapel, en todas las fases.

• Permita que sus proveedorestambién trabajen con una solaherramienta, incluso para múltiplesclientes.

Esto implica:Silos: cada grupo trabaja por su cuenta y le resultan molestos losprocesos del resto de grupos.Exceso de dependencia del departamento de TI: cada soluciónrequiere mantenimiento, medidas de seguridad, actualizaciones yla creación de perfiles para los usuarios.Pérdidas de dinero: el incumplimiento de las normativas generaabusos.

"La vida es realmente simple, pero insistimos en complicarla."

Confucio

Resumen de Ariba

El caminohacia lafelicidad

Una factura

existe una POcon acuse de recibo

un formulario de precios de su propio catálogo

de sus contratos

múltiples proveedores

algunos nuevos que ni siquiera conocía

sus gastos no estaban diversificados

depurados y reclasificados

se paga porque

en base a

con descuentos

negociados en línea con

entre los que se incluyen

porque

en función de sus datos

Pago No¿Pago

puntual?Descuentos

Penalizaciones

Sí Descuentos segúncondiciones de pago

PAGOPago No

¿Pagopuntual?

Descuentos

Penalizaciones

Sí Descuentos segúncondiciones de pago

PAGO

Los puentes entre sus grupos

Factura en papel

Facturaciónelectrónica

Apertura yarchivado

Escaneo yOCR

Recopilaciónde facturas

Gestión deexcepcionesConciliaciónFACTURA

Automatizada

Factura en papel

Facturaciónelectrónica

Apertura yarchivado

Escaneo yOCR

Recopilaciónde facturas

Gestión deexcepcionesConciliaciónFACTURA

Automatizada

Origen / Contrato Oferta ContratoBase deproveedores

Seguimientode KPI

Publicaciónen catálogos PRECIOOrigen / Contrato Oferta ContratoBase de

proveedoresSeguimiento

de KPIPublicación

en catálogos PRECIO

Búsqueda encatálogoSolicitud yaprobación

Recepción

Inicio de lasolicitud

BúsquedaSeguimiento

demodificaciones

Flujo detrabajo deaprobación Recepción Flujo de

trabajo derecepción

PO GRN

Hojas dehorarios

Artículos

FormulariosServicios

Contrato

Búsqueda encatálogoSolicitud yaprobación

Recepción

Inicio de lasolicitud

BúsquedaSeguimiento

demodificaciones

Flujo detrabajo deaprobación Recepción Flujo de

trabajo derecepción

PO GRN

Hojas dehorarios

Artículos

FormulariosServicios

ContratoContrato

Comercio colaborativo

3) Publicación3) Publicación

Abastecimiento colaborativo

2) Firma del contrato2) Firma del contrato

1) Búsqueda de una oportunidad de negocio1) Búsqueda de una oportunidad de negocio

Visibilidad de losgastos Identificación (gratuito) Abastecimiento colaborativo

Análisis Identificación Registro deproveedores Negociación

Seguimientodel

rendimiento

Contrato Catálogos

Imagíneseque necesitacomprar10.000 sillas

La solución AribaComercio colaborativo

Ariba Network

Envío de ofertas

Negociación y firma decontratos

Recepción de pedidos

Confirmación de pedidos

Envío de avisos de envío

Facturación a partir de PO

Visualización del estado defacturación

Visualización del estado de lospagos

Propuesta de descuentos

Carga de catálogos

Registro de perfiles

Más de 1 millón deproveedores en la red

Aprovisionamiento a demanda

4) Aprovisionamiento4) Aprovisionamiento

Solicitud Aprobación Pedido yrecepción

Finanzas en colaboración

5) Facturación5) Facturación

Facturación

6) Pago6) Pago

Finanzas

Envío de ofertas









Carga de catálogos


Acerca de la redComercio colaborativo

Ariba Network

Clientes

Clientes

Envío de ofertas









Carga de catálogos



© 2014 SAP AG o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 7

Generación de informes de todos los módulos,datos y actividades, incluidos

usuarios, tareas, flujos de trabajo,proyectos, ahorros,

calidad, riesgos,etc.

Integración completa entre los módulos

Gestor deperfiles deproveedor

Empresa, usuario,banco, riesgo,estado, historial,contactos, etc.

Ofertas ysubastas

Solicitud,información,clasificación,precios, coste totalde propiedad,valoraciones,segundas rondas,etc.

Contratos

Tipos, duración,notificaciones,ampliaciones,biblioteca decláusulas,borradores,condiciones.

Seguimientode KPI

Encuestas, KPImaestros, cuadrosde mandos,revisiones,valoraciones,clasificaciones.

Procesodesde elaprovisio-namientohasta el pago

Procesodesde elaprovisio-namientohasta el pago

Catálogos,descuentos, hitos delas facturas,condiciones, preciosdetallados, etc.

Fuente dedatos externaFuente dedatos externa

Datostransaccionalescomo el valor de lafactura, volumen,días pendientes,fecha de entrega.

Visibilidadde losgastosVisibilidadde losgastos

Análisis,racionalización,clasificación, mejora,cubo de gastos.

Comercio colaborativo

Ariba Network

Envío de ofertasNegociación y firma de

contratos




Facturación a partir de POVisualización del estado de

facturaciónVisualización del estado de los

pagos


Carga de catálogos



Búsqueda de unaoportunidad de

negocioFirma delacuerdo

Compra Pago

Publicación

"En la nube"

Ariba está en la nube

Su ERP Sus proveedores

Significa que no tiene queinstalar nada:

está en Internet

Tres áreas de valor con Ariba

Simplificación1

Trabajo en equipo2

Control3

1: SimplificaciónLas aerolíneas ofrecen billetes electrónicos, los gobiernos ofrecen declaraciones fiscalesen línea, las instituciones financieras ofrecen banca en línea: ¿a qué espera parasimplificar su proceso de aprovisionamiento?Solución en 10 pasos1. Iniciar sesión en una única herramienta2. Revisar los gastos (de toda su ERP)3. Conseguir que sus compradores logren la

mejor negociación4. A continuación, convertirla en un contrato

firmado5. Convertir los precios y descuentos en

catálogos electrónicos6. Permitir que sus empleados accedan a

los mismos para el aprovisionamiento7. Simplificar las aprobaciones en forma de

un simple correo electrónico8. Adoptar y cumplir presupuestos y planes

de contabilidad9. Realizar todos los envíos a sus

proveedores de manera electrónica10.Conciliar automáticamente las facturas

digitalizadas

"Antes de trabajar con Ariba, cuando un proveedor nos enviaba una factura, esta caía en un agujero negro.Con Ariba, ahora tanto nosotros como nuestros proveedores controlamos todo el proceso P2P, desde lasolicitud hasta el pago."

Jeff Phillips, responsable de proyectos P2P, UPS

1 2 3

Ventajas• Visibilidad, generación de informes y

seguimiento enuna única ubicación para todo

• Un único lugar para las aprobaciones ylos flujos de trabajo para todos susdepartamentos, lo que implica que elaprovisionamiento y la contabilidad deacreedores se gestionan de maneraconjunta.

• Enfoque digitalizado que proporcionaahorro de costes, mejora de la eficaciae iniciativas medioambientales.

RFP Contrato Catálogo Pedido/Factura

2: Trabajo en equipo 1 2 3

Consiga que todo el personal trabaje para alcanzar sus objetivosCuando todo el personal está en la misma sala, tiene la ventaja de lograr su atención y de que todo el mundo estédispuesto a participar. Esto es justamente lo que supone una red de proveedores: permite que todos susproveedores compartan la misma ubicación y estén preparados para colaborar.

• descubrir nuevos proveedores• solicitar ofertas a múltiples proveedores• realizar una comprobación de precios antes de

enviar un pedido

se logra trabajando enequipo para...Mejor precio

• catálogos de proveedores• confirmaciones de entrega vinculadas a los pedidos• contratos que se utilizan para generar facturas

se consiguen cuando eltrabajo en equipoproporciona...

Mejores condiciones

• se publican nuevas listas de precios con solo un clic• las facturas se comprueban previamente con los

pedidos• todos sus usuarios pueden trabajar en la misma

herramienta

es el resultado deltrabajo en equipocuando...

Automatización

3: Control 1 2 3

"Libertad sin elección" es algo que se dijo una vez sobre la aplicación delcontrol. Significa que lo que se suministra proviene de lo que se hagestionado internamente.

...medianteconocimientos• ¿Es hora de actualizar sus

informes?• Sus proveedores clasificados

por números DUNS.• Sus pedidos/facturas

ordenados y clasificados.• Sus gastos comparados con

los de sus empresashomónimas.

• Nuevos planes para lareducción de gastos.

• Todo elloindependientemente delestado de sus datos y decuántos provengan de ERP.

...medianteplantillas• Seguimiento de sus

procesos simplificado.• Interfaz basada en

preguntas para acceder a laplantilla adecuada.

• Reutilización de mejoresprácticas y de proyectos depersonal con experiencia.

• Tareas, hitos, aprobación ysiguientes pasos para todoel proceso.

• Adaptación a cada tipo deusuario en función de susnecesidades.

...mediante flujosde trabajo• Información resumida o

detallada, según susnecesidades.

• Aprobación mediantecorreo electrónico.

• Información sobre quiénhizo qué y cuándo.

• Permitir a los usuariosañadir a otros participantes,como supervisores yresponsables deaprobación.

• Basado en una matriz detemas, como aprobación deimportes, presupuestos,proveedores, productospeligrosos, aprobación decategorías, proveedores,etc.

...mediantecumplimiento denormativas• No más aprovisionamiento

vía "Google": lo que se pidees lo que aparece en elcontrato.

• Es una buena idea dificultarla generación de pedidosfuera de su propio catálogo.

• Los proveedores debenutilizar su pedido paragenerar una factura; si no, nose envía.

Al final del díaTodos sus procesos se pueden vincular dentro de una únicasolución. No habrá más silos.Ariba es una aplicación en la nube, lo que significa que notiene que instalar ni realizar el mantenimiento de ningúnhardware.Usted controla sus gastos, tanto en el contexto de laempresa como de sus proveedores.

Soluciones Ariba

El conocimiento es poder


PRO

VEEDO

RES

CO

MPR

ADO

RES

Carga de catálogos

Modificación de

catálogosAprobación del

comprador

Facturas

Estado de la factura

Nota de pago directo

Información deproveedor

Certificaciones

Rendimiento

Solicitud

Subastas electrónicas

Datos de losproveedores

Contratos

Negociaciones

Firmas

Pedido

Modificación depedido

Cancelación depedidoConfirmación depedido

PublicidadNotificación de envío

Compras puntuales

Factura

Catálogos

Aprovisionamiento

Gestión de proveedores

Origen

Contratos

La red Ariba__

Más de 1 millón departners comerciales detodos los sectores

Más de 40 millonesde pedidos

Más de 60 millones defacturas

Cerca de 400.000millones en gastos

142 países

72 divisas

40 países que cumplenlas normativas defacturación

El área Experiencia de proveedor

empresarial líder unificada


Una potente combinación

Más de190.000

clientes

14.300millones

de ingresos totales de SAP en 2013

63%de los ingresos portransacciones a nivelmundial están relacionadoscon un sistema SAP

34idiomas

Más de5 millones

de usuarios

Más de800.000

empresas en 140 países

Más de500 millonesde dólaresde ingresos en 2012 (est.)

Más de340.000millonesen operaciones comercialesanuales

Clientes propietarios de Ariba

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