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EL SECRETODE UNA MIGRACIÓN DE DATOS SIN COMPLICACIONES

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EL SECRETODE UNA MIGRACIÓN DE DATOS SIN COMPLICACIONES

EL SECRETO DE UNA MIGRACIÓN DE DATOS SIN COMPLICACIONESPÁG. 3

¿QUÉ SON LOS DATOS HEREDADOS? PÁG. 4

DIFICULTADES CON LOS DATOS HEREDADOS EN UNA MIGRACIÓN DE DATOS EN ERPPÁG. 5

MIGRACIÓN DE DATOS DE TRANSACCIONES: UNA HISTORIA CON MORALEJAPÁG. 6

CÓMO CREAR UNA ESTRATEGIA DE MIGRACIÓN DE DATOSPÁG. 7

LA UNIÓNPÁG. 13

EL PROBLEMA DE LOS DATOS DE TRANSACCIONESPÁG. 6

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EL SECRETODE UNA MIGRACIÓN DE DATOS SIN COMPLICACIONES

Dada la naturaleza evolutiva de las empresas y las tecnologías, siempre es necesario tener la capacidad de gestionar el cambio. Para mejorar la productividad y la eficiencia de los procesos, las organizaciones incorporan nuevos sistemas de gestión empresarial o actualizan los existentes. No solo obtienen una estructura de datos y un conjunto de herramientas de software completamente nuevos, sino que también heredan ciclos de actualización y mejoras del sistema.

Cuando se habla de sistemas ERP, principalmente se habla de datos. Estos datos están relacionados con la empresa, su entorno y los usuarios que hacen que el negocio funcione. Cada implementación o mejora de ERP requiere migrar datos de un sistema antiguo a un sistema o versión nuevos. ¿Deja atrás sus datos de transacciones o invierte tiempo y dinero en un proceso de planificación, publicación, validación y prueba?

El problema es que los propios datos de ERP a menudo son menos dinámicos que el entorno en el que residen. Por ejemplo, las cifras de ventas históricas de un sistema no cambian simplemente porque algunos clientes dejen de serlo. Una empresa podría rediseñar la estructura geográfica de las ventas, pero las transacciones en sí (los artículos elegidos, las cantidades enviadas y los ingresos obtenidos) ya tuvieron lugar y no pueden cambiar.

Por este motivo, los proyectos de migración de datos no suelen considerarse actividades tecnológicas con valor añadido. En su lugar, estas tareas generalmente complejas y costosas son vistas como un mal necesario derivado de la necesidad de actualizar y sustituir sistemas o de fusionar y racionalizar tecnologías. Una de las razones principales de que la migración de datos sea una tarea tan ardua es que las empresas deben trasladar enormes cantidades de datos maestros y de transacciones, y adaptarlos a la estructura del nuevo sistema ERP.

¿DEJA ATRÁS SUS DATOS

DE TRANSACCIONES

O INVIERTE TIEMPO Y

DINERO EN UN PROCESO

DE PLANIFICACIÓN,

PUBLICACIÓN,

VALIDACIÓN Y PRUEBA?

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¿Qué son los datos heredados?Cuando ocurre algo en su empresa, los hechos que lo definen son estáticos. Los datos históricos o heredados son una acumulación de estos eventos estáticos, que incluye todos los datos de clientes, proveedores, contabilidad, empleados y partes interesadas que su empresa ha recopilado a lo largo de los años. Si bien es muy importante conservar este conjunto de datos, suponen un gran problema cuando hay que implementar o actualizar un sistema ERP.

Cuando los datos heredados que datan del principio de los tiempos se topan con un sistema ERP nuevo y reluciente, deben adaptarse a su estructura de datos, metodologías de publicación y nuevos flujos de trabajo. Todos estos hechos, eventos y transacciones viven cómodamente en su formato antiguo y no cambian por sí solos para encajar en el nuevo formato. Utilizar datos antiguos o externos no requiere únicamente transformarlos a un formato adecuado al nuevo sistema, sino que también requiere publicar estos datos. Dado que la publicación también transforma los datos, puede ser muy complicado fusionar los diversos conjuntos de datos en un todo funcional.

Muchas empresas intentan huir de la migración de datos heredados importando saldos iniciales y documentos abiertos. Esto simplifica el proceso, pero puede dejar a estas empresas en una desventaja competitiva en comparación con las empresas que sí han encontrado una manera de solventar este problema con un historial intacto.

LECTURA: Tres razones por las que los datos heredados son fundamentales para la migración de datos en ERP

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Dificultades con los datos heredados en una migración de datos en ERP Todas las empresas quieren conservar sus datos heredados y proteger su integridad. No es para menos. Podrían haberse recopilado durante décadas. Es la única manera de mostrar tendencias, identificar patrones e indicar el camino que hay que seguir. Los datos heredados son valiosos: podrían incluso representar la esencia de la empresa.

A pesar de su gran importancia, a veces los datos heredados no se tienen en cuenta hasta que resurgen a lo “Atracción fatal” exigiendo atención. La migración de datos es uno de los últimos pasos antes de la fase de producción en una nueva implementación de ERP. Hasta ese momento, es habitual centrarse en elegir, planificar y personalizar los diversos módulos de ERP que hay que desplegar. Los propios datos que el ERP debe alojar a veces reciben escasa atención hasta que el lanzamiento es inminente y el tiempo brilla por su ausencia.

Esta situación es trágica porque los datos heredados son un componente clave para el éxito de una nueva implementación de ERP. A todos les gustan los datos antiguos no solo porque son valiosos, sino porque proporcionan contexto, y el contexto da seguridad en el nuevo sistema. Si los usuarios logran acceder a datos antiguos en el nuevo ERP con sus nuevas pantallas, nuevos comandos y nuevos procesos, se convencen con buen motivo de que el nuevo ERP funciona. Esto genera confianza, lo cual puede ser fundamental para la adopción de usuarios, ya que suaviza la curva de aprendizaje y acorta los tiempos de amortización del proyecto.

Independientemente de los plazos (cuanto antes, mejor), deben tomarse decisiones y realizar sacrificios con respecto a los datos históricos. Estas decisiones y sacrificios generalmente surgen de un conjunto de preguntas aparentemente inocentes que incitan respuestas emocionales con implicaciones a largo plazo.

► ¿Qué se va a migrar y qué se va a dejar atrás? ► ¿Cómo hay que limpiar los datos antiguos? ► ¿Cómo deben reestructurarse? ► ¿Cuánto historial necesitamos?

A PESAR DE SU GRAN IMPORTANCIA, A VECES LOS DATOS HEREDADOS NO SE TIENEN EN CUENTA HASTA QUE RESURGEN A LO “ATRACCIÓN FATAL” EXIGIENDO ATENCIÓN.

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Los datos de ERP tienen dos componentes principales: datos maestros y datos de transacciones. Los datos maestros abarcan todas las funciones empresariales de la organización y contienen información sobre una persona, una entidad o un objeto. En la función financiera, por ejemplo, los datos maestros podrían incluir las cuentas del libro mayor, los centros de costes, los códigos de los departamentos y las jerarquías de la empresa.

Los datos maestros permanecen más o menos constantes a lo largo del tiempo y, en realidad, son los datos principales de la empresa que conforman la base de un sistema de registros de toda la organización.

Los datos transaccionales generalmente corresponden a hechos como las cantidades enviadas, los importes facturados y las horas trabajadas. En esencia, son aleatorios e impredecibles y pueden llegar a sumar millones de registros.

El volumen de los datos de transacciones es donde se encuentra una parte importante de las dificultades de migración de un proyecto. Para migrar satisfactoriamente un volumen elevado de registros de transacciones, hay que conocer a la perfección el sistema antiguo. ¿Cuáles son las convenciones de nomenclatura? ¿Cuál es el proceso de publicación? ¿Dónde se encuentran todos los registros asociados?

Estas preguntas traen consigo otras nuevas, como «¿Qué hechos deben migrarse?». ¿Qué acciones deben llevarse a cabo para que estos hechos encajen en nuestra nueva estructura de datos de ERP? Este proceso a veces se denomina el «alcance» de la migración y se resume en averiguar el tipo y el número de hechos que hay que migrar.

Las personas implicadas en la migración definitiva (es decir, quienes deben cumplir unos plazos y un presupuesto) generalmente opinarán que hay que reducir el alcance para migrar menos datos. Esto se debe a que la migración de transacciones tiene un coste elevado y requiere mucho tiempo. Es probable que el nuevo ERP no tenga las mismas estructuras de datos ni metodologías de publicación que el sistema antiguo. Lograr que los datos heredados residan en el nuevo sistema es un proceso arduo en el mejor de los casos. En cambio, los usuarios reales del sistema (es decir, quienes llevan el peso del negocio, usan los datos para tomar decisiones y hacen posible el funcionamiento diario general de la empresa) opinarán que hay que migrar más datos. Cómo resolver esta tensión dependerá de las necesidades de la organización, pero hay que prepararse para tener una larga conversación sobre ello, cuando no un acalorado debate.

El problema de los datos de transacciones

Migración de datos de transacciones: una historia con moralejaAntes de que el concepto de usar un Data Warehouse para migrar datos de transacciones estuviera plenamente desarrollado, se puso en contacto con nosotros un cliente que debía importar muchos años de datos de inventario de su sistema AS400. Necesitaba datos en el nivel de transacción con el coste medio de un sistema que había estado evolucionando continuamente durante 15 años.

Los datos económicos son relativamente fáciles de mover entre sistemas, pero aspectos como los datos de la aplicación de pago y las transacciones de inventario son, por lo general, mucho más complejos. El inventario de coste medio es especialmente difícil. El motivo es que las transacciones deben recrearse a través de las funciones de publicación que utiliza el sistema. Importar la información sin aplicar el proceso de publicación crea un sistema que parece funcionar a simple vista, pero que al final acaba destruyéndose a sí mismo. Pudimos gestionar esta tarea, pero fue muy complicada. El cliente estaba dispuesto a invertir el tiempo y el dinero necesarios para compensar la falta de alternativas y estaba convencido de que dejaría de ser competitivo en su sector si perdía los últimos 15 años de datos en el momento más importante de su historia.

Cómo crear una estrategia de migración de datos

¿Y si pudiéramos suavizar esta conversación? ¿Se imagina que hubiera una manera de tomar decisiones menos drásticas sobre sus datos de transacciones y que pudiera usar una mayor cantidad de ellos sin las dificultades y el coste elevado de integrarlos en el nuevo ERP? Esa manera más fácil existe: use un Data Warehouse.

Con esta estrategia, los datos maestros se cargan en la nueva aplicación de ERP del modo tradicional, junto con todos los ajustes y asignaciones necesarios. Y entonces puede olvidarse de los datos de transacciones. No desaparecen por completo porque no se olvidan en su totalidad.

En su lugar, los datos de transacciones se introducen en un Data Warehouse para que puedan usarse en informes. Un Data Warehouse estará técnicamente fuera del sistema ERP, lo cual es una ventaja. Permitirá usar los datos heredados junto con el nuevo ERP sin tener que experimentar las difíciles tomas de decisiones sobre los datos o los numerosos pasos necesarios para moverlos de un sistema a otro. Esta idea impulsa una estrategia completamente nueva para un proyecto de migración de datos. El tiempo de finalización se reduce significativamente, los errores quedan prácticamente eliminados y el tiempo de pruebas supone una pequeña parte del tiempo necesario con el método tradicional. El resultado es una combinación de datos heredados y datos nuevos que muestra un registro homogéneo de las transacciones empresariales sin vacíos en el historial en lo que se refiere a informes y análisis.

La clave de este éxito es la herramienta de ETL utilizada para las tareas de migración de datos. ETL es la sigla en inglés de «extraer, transformar y cargar». La sigla es precisa porque esta herramienta extrae los datos de sistemas actuales, transforma su estructura para adaptarla a las nuevas convenciones de datos y, después, optimiza los datos para su uso en informes y análisis. El último paso es cargar los datos en un entorno desde el que puedan recuperarse fácilmente. No todas las herramientas de ETL son iguales: unas son mucho más fáciles de utilizar que otras. La clave es usar una que ejecute mediante código de programación el lote de tareas necesario para mover y conservar los datos heredados del antiguo ERP.

A continuación, encontrará los pasos para racionalizar y simplificar su próximo proyecto de migración de datos de Microsoft Dynamics. Se describe el método tradicional y luego se explica una nueva estrategia: usar una herramienta de ETL y un Data Warehouse. Como podrá comprobar, las ventajas de este nuevo método son enormes: velocidad, sencillez, conservación de los datos, ahorro de tiempo, ahorro de dinero y menos debates acalorados.

LA CLAVE DE ESTE ÉXITO ES

LA HERRAMIENTA DE ETL QUE

SE UTILIZA PARA LAS TAREAS

DE MIGRACIÓN DE DATOS.

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1. Extracción de datosLa extracción de datos implica tomar datos de sistemas heredados, generalmente para su tratamiento, antes de cargarlos en el nuevo sistema.

MÉTODO TRADICIONALEl método tradicional consiste en importar los datos mediante un script que debe estar escrito en el lenguaje de programación del ERP. Este proceso es caro, consume mucho tiempo y hay que programarlo y probarlo manualmente. Si los datos se encuentran en una base de datos SQL, por ejemplo, deben escribirse complejos scripts de SQL con paquetes de Integration Services (SSIS). Son tan complicados que únicamente pueden escribirse secciones pequeñas cada vez. Cada sección se prueba cuando se termina el «borrador», se identifican errores, se reescribe el código y vuelve a probarse hasta que todo esté correcto. Es una tarea dura, tediosa y muy precisa. Si se escribe mal una única palabra o se coloca una coma en un lugar incorrecto, el script debe revisarse y volverse a probar. NUEVO MÉTODOCon una herramienta de ETL adecuada, todo este proceso se automatiza y puede llevarse a cabo de una sentada. Esta herramienta lee el esquema de la base de datos automáticamente y lo muestra en un formato gráfico para simplificar la selección de las tablas y los campos que se deben incluir. El script de Integration Services que transfiere los datos desde el ERP antiguo se escribe automática y correctamente. Todos los datos de números de cliente, números de artículo, fechas de publicación, cantidades e importes se extraen, se transforman y se cargan sin tocar el código ni tener que realizar varios ciclos de pruebas.

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2. Limpieza y armonización de datosLa armonización de datos es la normalización de datos, a menudo de varias fuentes, en un único formato. Un ejemplo sencillo de por qué esta operación es necesaria es cuando distintas partes de la organización usan distintos códigos de cliente, almacén y proveedor incluso para las mismas entidades. Un caso aún peor es cuando los campos del sistema antiguo se han utilizado para más de un propósito y, como resultado, un campo contiene varios datos con información no relacionada. Esto ocurre especialmente si intervienen y se combinan varias bases de datos.

MÉTODO TRADICIONALTradicionalmente, para armonizar datos se utilizan varios procesos manuales, que incluyen el volcado de datos en Excel y la revisión de los registros uno a uno. Las operaciones de asignación manual como esta son especialmente proclives a los errores, y estos errores son difíciles de detectar hasta que los datos se utilizan en un entorno real. Con este método tradicional, la tarea puede ser tan laboriosa y cara que las organizaciones abandonan sus planes originales sobre la cantidad de datos que van a trasladar al nuevo sistema. NUEVO MÉTODOUna herramienta de ETL usa reglas de programación de limpieza de datos que pueden aplicarse fácilmente y ejecutarse de forma automática. También permite crear reglas de verificación para asegurarse de que el historial es exacto y de que los nuevos datos también se pueden verificar. De este modo, se obtienen inmensos ahorros de tiempo y dinero. Pueden escribirse reglas empresariales para armonizar los datos por lotes y, si la herramienta de ETL cuenta con un conjunto completo de funciones, los usuarios podrán utilizar incluso la propia metacapa de la base de datos, es decir, valores numerados en Dynamics AX o valores de opciones en Dynamics NAV.

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3. Carga de datosCargar archivos de datos completamente limpios en su nuevo sistema ERP es un proceso muy detallado, generalmente a cargo de un integrador de sistemas o de un socio de implementación de ERP.

MÉTODO TRADICIONALAunque se encarguen de ello profesionales, se utilizan herramientas de uso general, como Excel u otras aplicaciones basadas en archivos, que implican mucho trabajo y son proclives a errores. Hay algunas herramientas basadas en ERP incorporadas en Dynamics ERP, pero su uso aún supone una tarea extremadamente laboriosa debido a la naturaleza tan específica de la tarea y a las numerosas iteraciones de los ciclos de prueba que hay que llevar a cabo para garantizar su exactitud y usabilidad.

NUEVO MÉTODOTodo este proceso puede evitarse mediante un Data Warehouse que albergue los datos para elaborar informes. Los datos se cargan mediante código de programación en un entorno de informes en el mismo momento en el que se extraen de la base de datos heredada. De este modo, se reduce enormemente el número de ciclos de prueba necesarios, ya que un proceso de ETL genera automáticamente scripts de SSIS para mover los datos del sistema antiguo al Data Warehouse.

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4. Archivado de datosEl archivado de datos es, generalmente, un paso necesario en el método tradicional de migración de datos. Esto se debe a que algunos de los datos podrían no tener ningún valor empresarial evidente, pero deben conservarse por una cuestión de cumplimiento normativo o por otros motivos no comerciales.

MÉTODO TRADICIONALEn estos casos, se debe crear y mantener un segundo repositorio. A menudo, su utilidad es poca debido al esfuerzo invertido en definir, cargar, probar e integrar completamente los datos más importantes. Aunque los datos restantes no suelen utilizarse a diario, deben mantenerse como si así fuera. Deben alojarse en un lugar seguro y desplegar herramientas especiales para realizar consultas. Esto da como resultado un esfuerzo elevado con un retorno de valor mínimo. NUEVO MÉTODOAl igual que en la carga de datos, la nueva estrategia de migración mediante un Data Warehouse elimina la necesidad de realizar tareas de archivado especiales. Los datos no comerciales pueden colocarse en el Data Warehouse del mismo modo que el resto de los datos. Pueden alojarse en una sección especial del Data Warehouse y se puede acceder a ellos mediante los mismos procesos que para elaborar informes de datos transaccionales.

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5. Pruebas Las pruebas son una actividad fundamental en cualquier proyecto de migración y es habitual que las empresas utilicen una combinación de ciclos manuales y de programación. Una prueba manual implica comprobar una muestra predefinida de registros o campos específicos. Las pruebas de programación podrían incluir la comprobación de formatos de datos o la búsqueda de errores específicos. Estas operaciones son exhaustivas. Incluyen la comprobación de conversiones de datos individuales, la comprobación integral de todas las conversiones en secuencia y un funcionamiento conjunto con procesos manuales relacionados. Un proceso que consume mucho tiempo en especial es el flujo de transacciones a través del sistema mediante datos maestros convertidos.

Aun el caso de la nueva estrategia de utilizar un almacén para la migración de datos, sigue siendo necesario un conjunto completo de ciclos de prueba. La diferencia es que, como los scripts utilizados para migrar los datos se han generado automáticamente, se habrán reducido enormemente los errores, cuando no eliminado por completo. La repetición de trabajo será mínima y todo el proceso será mucho más rápido. Las pruebas son inevitables, pero una estrategia automatizada aumentará la tasa de éxito.

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Recientemente, se puso en contacto con nosotros un fabricante de alimentos muy conocido que estaba cambiando su vetusto Deacom ERP por Microsoft Dynamics. Debido al tiempo y el coste implicados en la migración de datos, estaban pensando en dejar atrás sus datos de transacciones históricos. Se trataba de más de siete años de historial de tendencias de ventas, tasas de uso en fábrica y rendimiento de entrega, una información histórica que era fundamental para medir el éxito continuado del negocio.

Después de asignar sus datos maestros heredados a la nueva estructura de Dynamics, consolidamos todas las transacciones históricas en tablas unificadas en el Data Warehouse: toda la información de ventas en una única tabla de transacciones de ventas, todas las transacciones financieras en una única tabla financiera, etc. De este modo, se consiguió la disponibilidad de informes detallados y cronológicos a partir de un conjunto unificado de tablas, lo cual ofrece una experiencia ágil e intuitiva a los usuarios finales. La generación de informes también es mucho más rápida. Uno de sus principales informes de gastos departamentales solía tardar 75 minutos en ejecutarse y ahora tarda menos de 5 minutos. Los informes de ventas y operaciones, que solían tardar más de 6 minutos en ejecutarse, ahora tardan menos de 20 segundos, lo cual permite a los usuarios ser más productivos en el día a día.

Usar ETL y un Data Warehouse estrechamente integrado con el sistema ERP contribuye en gran medida a reducir el tiempo, el gasto y los esfuerzos organizativos asociados con un proyecto típico de migración de datos. Hay una ventaja añadida de esta metodología cuando se utiliza una solución de ETL con funciones completas que permite no solamente la migración de datos, sino también un entorno integral de análisis y business intelligence (BI).

Desde hace tiempo, los expertos en migración de datos recomiendan implementar una solución de BI al mismo tiempo que se realiza una operación de migración de datos. Con la solución de ETL adecuada, la metodología del Data Warehouse convierte un mal necesario en un proyecto con valor añadido. Usar la misma herramienta para la migración de datos, consolidación y business intelligence permite utilizar el mismo conjunto de recursos, procesos y técnicas para ahorrar tiempo y dinero, y reducir el riesgo de que un proyecto fundamental de TI se complique irremediablemente.

La unión

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