ELABORACIÓN DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ... · CONTROL INTERNO EN EL INVENTARIO...
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1 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTÍAS IRON STEEL DE GUAYANA, C.A. ELABORACIÓN DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO EN EL INVENTARIO DE LA EMPRESA IRÓN STEEL DE GUAYANA, C.A., EN SU DEPARTAMENTO DE ALMACEN (Informe de pasantías, exigido como requisito para optar al título de licenciatura en contaduría pública) Tutor Académico: Autor: Lcdo. Jhoslem Medina Moubayedd V. Jorge D. C.I. V.- C.I. V.-18.520.311 Tutor Industrial: Lcda. Yarlenis Mercedes Martínez Avile C.I. V.- 10.219.380 Ciudad Guayana, Julio de 2013
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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIÓN DE PASANTÍAS
IRON STEEL DE GUAYANA, C.A.
ELABORACIÓN DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL INTERNO EN EL INVENTARIO DE LA EMPRESA
IRÓN STEEL DE GUAYANA, C.A., EN SU DEPARTAMENTO DE
ALMACEN
(Informe de pasantías, exigido como requisito para optar al título de licenciatura
en contaduría pública)
Tutor Académico: Autor:
Lcdo. Jhoslem Medina Moubayedd V. Jorge D.
C.I. V.- C.I. V.-18.520.311
Tutor Industrial:
Lcda. Yarlenis Mercedes Martínez Avile
C.I. V.- 10.219.380
Ciudad Guayana, Julio de 2013
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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICE-RECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PRE-GRADO
COORDINACIÓN DE PASANTÍAS
IRON STEEL DE GUAYANA, C.A.
ELABORACIÓN DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL INTERNO EN EL INVENTARIO DE LA EMPRESA
IRÓN STEEL DE GUAYANA, C.A., EN SU DEPARTAMENTO DE
ALMACEN
(Informe de pasantías, exigido como requisito para optar al título de licenciatura
en contaduría pública)
Lic. Jhoslen Medina Lic. Yarlenis M. Martinez A.
Tutor Académico Tutor Industrial
Jorge Moubayedd
Autor
Ciudad Guayana, Julio de 2013
3
INDICE INTRODUCCIÓN .............................................................................................................. 5
DESARROLLO .................................................................................................................. 7
1. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA ................................................................. 7
1.1 Visión de la empresa: ...................................................................................... 8
1.2 Misión: ............................................................................................................ 8
1.3 Estructura Organizativa ................................................................................... 8
1.4 Descripción de la unidad donde se desarrolló la pasantía ............................... 8
1.5 Organigrama Estructural de Iron Steel de Guayana, C.A. ............................ 10
2. BREVE EXPLICACION DE LOS PROBLEMAS OBSERVADOS EN EL
DEPARTAMENTO DE ALMACEN ........................................................................... 11
3. OBJETIVO GENERAL ........................................................................................ 13
4. OBJETIVOS ESPECIFICOS ................................................................................ 13
5. ALCANCE Y JUSTIFICACIÓN .......................................................................... 14
6. PLAN DE TRABAJO ........................................................................................... 15
6.1 Normas y Procedimientos de Control Interno en el Departamento de
Almacén .................................................................................................................... 16
6.2 Funciones y Responsabilidades dentro del Departamento de Almacén ........ 17
6.3 Principios Regidores de la Normativa de Control Interno en el Depto. De
Almacén .................................................................................................................... 18
6.4 Medidas Generales de Control Interno en el Departamento de Almacén ..... 21
6.5 Sistema de Inventario Continuo o Permanente ............................................. 22
6.6 Toma de Inventario Físico en el Departamento de Almacén ........................ 23
6.7 Manual de Procedimiento de Toma de Inventario Físico de Almacén ......... 24
6.8 Procedimiento de Entrada y Salida de Materiales en el Departamento de
Almacén .................................................................................................................... 33
7 LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO ................................................................. 34
8 FACILIDADES Y DIFICULTADES ENCONTRADAS DURANTE EL
PROCESO DE DESARROLLO DE LAS PASANTÍAS ............................................. 35
9 APLICACIÓN DE LOS CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS DURANTE EL
PERIODO DE PASANTÍAS ........................................................................................ 36
CONCLUSIONES ............................................................................................................ 37
RECOMENDACIONES ................................................................................................... 38
4
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS .............................................................................. 39
ANEXOS .......................................................................................................................... 40
ANEXO 1 ..................................................................................................................... 40
INSTRUCCIONES PARA LA TOMA DE INVENTARIO DE ALMACENES ......... 40
A SER ENTREGADO AL JEFE DE EQUIPO ............................................................ 40
ANEXO 1-A ................................................................................................................. 41
INSTRUCCIONES PARA LA TOMA DE INVENTARIO DE ALMACENES ......... 41
A SER ENTREGADO AL PERSONAL QUE CONFORMA EL EQUIPO DE
INVENTARIO .............................................................................................................. 41
ANEXO 2 ..................................................................................................................... 42
FICHA DE TOMA DE INVENTARIO DE EXISTENCIAS ....................................... 42
ANEXO 3 ..................................................................................................................... 43
INVENTARIO GENERAL DE EXISTENCIAS (MES Y AÑO) ................................ 43
CORTE DOCUMENTARIO ........................................................................................ 43
ANEXO 4 ..................................................................................................................... 44
ACTA DE INICIO DE TOMA DE INVENTARIO GENERAL DE EXISTENCIAS 44
ANEXO 5 ..................................................................................................................... 45
ACTA FINAL DEL INVENTARIO GENERAL DE EXISTENCIAS ........................ 45
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO DE MATERIA PRIMA .................... 46
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO DE SUMINISTROS ......................... 47
PLAN DE TRABAJO ................................................................................................... 48
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INTRODUCCIÓN
El periodo de pasantías de acuerdo a lo establecido en el artículo 1 del
Reglamento de Pasantías de la UNEG, se refiere a un conjunto de actividades de
estudio y de trabajo cuyo propósito es contribuir con la formación de un
profesional integral y participativo en el desarrollo socioeconómico de la Región
Guayana y del resto del país. Entre los principales objetivos de este periodo están:
permitir al estudiante la adquisición y aplicación de conocimientos, habilidades y
destrezas en el campo laboral, así como vincularlo con la dinámica del sector
empresarial e institucional de acuerdo con su perfil profesional, entre otros.
La empresa Iron Steel de Guayana, C.A., posee una estructura organizativa
bien formada lo que implicaría buenos controles en todos los procesos
administrativos y contables que aplica cada día en su proceso productivo. Sin
embargo, el área asignada para realizar las pasantías fue el Departamento de
Almacén, adscrito a la gerencia de operaciones. Esta área también se le conoce
con el nombre de Departamento de Inventario, pues es allí donde se localiza la
materia prima de los diversos productos que desarrolla la empresa.
Por consiguiente, el inicio del periodo de pasantías sirvió para determinar
la inexistencia de una organización interna dentro del departamento, es decir, no
existe un control de las actividades propias del mismo, provocando pérdidas de
materia prima para la organización que repercutirán en la rentabilidad para cierto
periodo. Es importante recalcar el papel fundamental que juega esta área dentro
cualquier organización sea industrial o comercial. Iron Steel de Guayana, C.A. por
ser una empresa del ramo manufacturo reconoce la importancia que representa la
Gerencia de operaciones y, por ende, el Departamento de Inventarios, siendo que
allí se localiza la materia prima de su actividad económica como empresa
constructora que es. Por consiguiente, el planteamiento de establecer un conjunto
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de normas y procedimiento para establecer un control interno dentro del mismo es
pertinente para asegurar eficacia y eficiencia en el proceso productivo de la
empresa.
El establecimiento de normas y procedimientos para establecer un control
interno abarca la ejecución física y la ejecución financiera, siendo que la primera
consiste en la conservación y organización de la materia prima (láminas de ¾,
vigas, chapas hn, tubo estructural rectangular y cuadrado, entre otros), el conteo
físico y la medida del mismo, así como de la segunda respectivamente porque
dichos materiales poseen un costo y deben estar reflejado para la determinación de
los costos totales de los productos procesados.
El presente informe de pasantía está estructurado de acuerdo a lo
establecido en el Capítulo IV denominado “DE LA ESTRUCTURA Y NORMAS
DE PRESENTACION DEL INFORME TECNICO FINAL” Del Reglamento de
Pasantías de la Uneg, cumpliendo con dichas directrices. La estructura del
desarrollo del informe, es la siguiente: una síntesis de los antecedentes de la
organización, el cual comprende una breve Reseña Histórica, ubicación
geográfica, misión, visión, estructura organizativa y área donde se desempeñó la
pasantía.
También la situación actual del departamento de almacén, objetivos
generales, específicos, alcance, justificación y explicación del plan de trabajo.
Posteriormente la especificación de normas y procedimientos de control interno
en el departamento de almacén, generalidades del departamento, políticas internas
y controles físicos y financieros. Por último, las facilidades y dificultades
encontradas en el periodo de pasantías, análisis de la implementación del sistema
propuesto y apreciación de los conocimientos adquiridos.
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DESARROLLO
1. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
La empresa Iron Steel de Guayana, CA, es una organización netamente
venezolana la cual fue fundada el 13 de Abril de 2001 por el Sr. Roberto
Sánchez, (actual presidente).
Pero es en agosto de 2001, cuando la empresa empieza sus operaciones.
Esta empresa nace con la finalidad de prestar servicio en fabricación de
estructuras prefabricadas, especialmente a la comunidad guayacitana. Su capital
social actualmente es de 2.600.000,00 Bs, dividido en 2.600 acciones. Sus
accionistas son: Roberto Sánchez, (1.690 acciones), actual presidente y Yurdilys
Guilarte (910 acciones) Gerente General de la empresa.
El objeto de la compañía, es todo lo relacionado con la ejecución de
proyectos, suministro y remodelación de estructuras prefabricadas de acero para
centros comerciales, galpones industriales y edificios; prestación de servicios de
asistencias técnica, compra, venta, importación y exportación de maquinarias
pesadas, equipos de construcción y metal mecánicos.
La empresa se encuentra respaldada por un manual de gestión de calidad
que es su norte, por lo cual se rigen y que cumple con los lineamientos de la ISO
9001, así como también las especificaciones y exigencias de los clientes.
Ubicación geográfica: Iron Steel de Guayana, CA se encuentra ubicada en
la Zona Industrial Los Pinos, Parcela 304-35-05 y 06. Puerto Ordaz, Estado-
Bolívar.
Teléfonos: (0286) 9940387-9940964 Fax: 9943496.
Email: [email protected]
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1.1 Visión de la empresa:
“Ser reconocido por nuestros clientes como una empresa líder en
fabricación de estructuras metalmecánicas; empleados, como una empresa con lo
cual se sientan identificados; por la colectividad guayanesa, como ciudadanos
sociables, responsables, que contribuyen a mejorar y mantener la economía; por
los accionistas, como centros de oportunidades de crecimiento y rentabilidad.”
1.2 Misión:
“Satisfacer las necesidades de nuestros clientes, a través de la prestación
de servicios de calidad, con personal altamente especializado, equipos de
avanzada tecnología y excelentes instalaciones.”
1.3 Estructura Organizativa
La dirección de Iron Steel de Guayana, CA se encuentra a cargo de la
Asamblea de Accionistas conformada por los dueños de la empresa, los cuales
deciden y aprueban la gestión administrativa. La Gerencia de Operaciones, se
encarga de dirigir y controlar las diferentes áreas operativas de la empresa. Y a su
mismo nivel se encuentra la gerencia administrativa la cual tiene la
responsabilidad de dirigir y controlar los demás departamentos dependientes de la
administración.
1.4 Descripción de la unidad donde se desarrolló la pasantía
El área de la empresa donde se desarrolló las actividades de pasantías fue
en el departamento de almacén o en otras palabras “Departamento de
Inventario”, el cual no posee una estructura definida, es decir, no existen
políticas que enmarquen el control interno del inventario en todas sus fases dentro
de la empresa. Es importante destacar lo fundamental que representa para la
organización un control eficiente y eficaz de la mercancía o materia prima, de
manera que los costos y gastos incurridos en el proceso productivo sea el menor y,
de esta forma, obtener una mayor rentabilidad.
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Por consiguiente, a pesar del correcto reflejo del “Departamento de
Almacén” dentro de la estructura organizativa se planteó a la máxima autoridad
de la empresa Iron Steel de Guayana, C.A., la implementación de un sistema
enmarcado en una normativa, que permita una adecuada ejecución de las
actividades dentro de dicho departamento para de esta forma promover los
objetivos a corto, mediano y largo plazo que se ha planteado la organización para
cierto periodo económico.
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1.5 Organigrama Estructural de Iron Steel de Guayana, C.A.
Fuente: Lanz & Acosta; Consultores Gerenciales RRHH
DPTO.
PROYECTO
DPTO.
LOGISTICA
ASAMBLEA
ACCIONISTA
PRESIDENTE
GERENCIA
DE OPERACIONES
GERENCIA
DE ADMON
DPTO.
MONTAJE
DPTO.
COMPRAS
Y SUMINISTRO
DPTO.FACT.
Y
COBRANZA
DPTO.
CONTABILID.
DPTO.
PERSONAL
DPTO.
SERVICIOS
GENERALES
DPTO.
ALMACEN
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2. BREVE EXPLICACION DE LOS PROBLEMAS OBSERVADOS EN
EL DEPARTAMENTO DE ALMACEN
La mayoría de las organizaciones por la existencia de una normativa
tributaria vigente, establecen para su fiel cumplimiento ciertas generalidades que
de alguna manera hacen ver la supuesta buena organización que poseen a nivel
operativo, contable y administrativo. Por consiguiente, impera una cultura
tributaria muy por encima de la pertinente cultura financiera, es decir, el no
reconocimiento de la importancia que tiene este para las organizaciones porque
permite constantemente el conocimiento de la situación financiera y, de esta
manera, tomar las decisiones necesarias para mejorar o corregir los procesos
existentes.
El primer paso para el desarrollo de una cultura financiera vasta, que
permita constantemente a las organizaciones mejorar su calidad financiera, es
establecer sistemas de control interno en cada área de las mismas. Esto permite la
existencia de una normativa que consiste en el correcto desarrollo de las
actividades operativas, contables y administrativas. Dentro del establecimiento de
este control están enmarcadas todas aquellas actividades que permitan el fiel
cumplimiento de las Normas Internacionales de Información Financiera adaptadas
a las pequeñas y medianas empresas.
La empresa Iron Steel de Guayana, C.A., no escapa de esta realidad, a
pesar del reflejo de una buena estructura organizativa. El desarrollo de la pasantía
permitió dejar ver esta realidad. El departamento de almacén viene a ser para esta
empresa el área donde se ubica toda la materia prima y los suministros destinados
a la terminación del producto final, el cual no posee una definición clara de la
función e importancia que representa para la misma.
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Por consiguiente, desde el inicio de las operaciones no existe un control
interno pertinente de esta área lo que ha traído como consecuencia la existencia de
una gran cantidad de materiales directos en desuso, un área adecuada para el
resguardo de la misma, es decir, no existe porque gran parte de la materia prima se
localiza en las afueras de los galpones, donde se desarrolla el proceso productivo
de la misma lo que determina una mala ejecución financiera y física de esa
materia prima. Esto causa el deterioro por fuerzas ambientales, la posibilidad de
hurto y la mala organización y ubicación de la misma.
Todo ello permite un mal control de las entradas y salidas al proceso
productivo, y hace que las compras de materiales para la construcción de las sub-
estructuras metálicas y súper estructuras metálicas de los galpones, viviendas,
edificios, etc., estén por encima o por debajo de lo requerido. Es importante
resaltar la aplicabilidad de una metodología clara para el manejo de la materia
prima y los insumos necesarios para alcanzar ese producto final.
Esta metodología debe estar enmarcada dentro de lo que es el control
interno de la organización. Para Gustavo, C.(1997) el control interno viene a
comprender el conglomerado de planes, métodos y procedimientos adoptados por
una entidad, con el propósito de asegurar que el patrimonio esté debidamente
protegido, que los registros contables sean fehacientes y que las actividades en
general estén enmarcadas en las políticas establecidas en los diferentes niveles de
la organización.
Es evidente la importancia que tendría la implementación de un control
interno, es decir, un marco de normas y procedimientos para ir corrigiendo y
mejorando la situación actual del Departamento de Almacén de la empresa Iron
Steel de Guayana. Es imperante para establecer buenos controles y medidas que
permitan el reconocimiento del buen control de la materia prima y de los insumos
necesarios para alcanzar los objetivos y metas trazadas por la organización. Cabe
destacar que la empresa se maneja mediante proyectos, es decir, la existencia del
departamento de proyecto hace ver la necesidad de buena organización porque en
dichos proyectos se reflejan las estimaciones de material e insumo que se requiere
para el desarrollo del proyecto como tal.
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3. OBJETIVO GENERAL
Elaborar normas y procedimientos de control interno de inventario en el
Departamento de Almacén.
4. OBJETIVOS ESPECIFICOS
Realizar un diagnóstico de la situación actual del departamento.
Realizar un conteo físico de toda la materia prima en el almacén.
Comparar los resultados del conteo físico con los registros existentes del
control del inventario.
Establecer el procedimiento de recepción de materia prima e insumos al
almacén.
Establecer normas de control interno para la salida de materia prima e
insumos a los distintos departamentos de producción.
Diseñar formatos para el control de entrada y salida de materia prima
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5. ALCANCE Y JUSTIFICACIÓN
La normativa y los procedimientos aplicados para mejorar la organización
y el trabajo en el Departamento de almacén pueden servir como marco de
referencia para los demás departamentos y así de esta manera exista cohesión
entre ellos mismos. Por consiguiente, la interacción adecuada de las actividades
productivas de la Gerencia de operaciones con la Gerencia Administrativa
permitirá alcanzar de forma eficaz y eficiente los objetivos y metas trazadas para
cierto periodo económico.
Es importante mencionar que Iron Steel de Guayana, C.A., elabora
estructuras metálicas, mediante la ejecución de proyectos, entre la variedad de
productos y servicios que ofrece están: construcción y remodelación de bienes
muebles e inmuebles, suministro de estructuras prefabricadas de acero para
centros comerciales, galpones industriales y edificios, prestación de servicios de
asistencia técnica, compra, venta, importación y exportación de maquinarias
pesadas, equipos de construcción y metal mecánicos, entre otros.
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6. PLAN DE TRABAJO
Representa el conjunto de actividades desarrolladas durante el periodo de
pasantías, sirviendo como el conjunto de acciones para alcanzar el objetivo
general y, por ende, los objetivos específicos de dicho periodo. Durante el
transcurso del tiempo a pesar de los contratiempos ocurridos para realizar dichas
actividades, se alcanzaron a desarrollar satisfactoriamente. Tales contratiempos
serán explicados en capítulos posteriores.
Este plan de trabajo abarca 14 semanas cumpliendo con el periodo que
exige el reglamento de pasantías de la UNEG, así mismo se puede notar la
aplicación de nociones de auditoria para proponer las normas y procedimientos de
control interno del departamento en cuestión. En primer lugar, se aplica un conteo
físico inicial de los materiales directos y suministros, a medida del avance de las
actividades se desarrolla un diagnóstico de la situación del departamento. Son
evidentes en ese diagnóstico las debilidades existentes por la falta de control de
las actividades o los procedimientos aplicados a la materia prima y a los
suministros.
Una vez desarrollado el conteo se comparan con los registros que se
manejan en la gerencia administrativa y sus departamentos para corroborar la
razonabilidad de la existencia tanto a nivel físico como financiero, es decir,
determinar si la existencia sumada a lo aplicado en producción hasta la fecha
representa toda la materia prima y los suministros adquiridos en el periodo en
cuestión. Seguidamente se establece el establecimiento de normas y
procedimientos del control interno del departamento y la vinculación adecuada
con los departamentos de la Gerencia administrativa.
En el establecimiento de las normas y procedimientos de control interno se
incluyen algunos controles físicos, como por ejemplo, tarjetas de inventario para
saber cuánto de materia prima y suministro existe de un periodo a otro, las
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adquisiciones del periodo y lo aplicado en el proceso productivo en función de los
proyectos ejecutados. También se recomienda conteos periódicos para evaluar el
cumplimiento de las normas y procedimientos estipulados.
6.1 Normas y Procedimientos de Control Interno en el Departamento de
Almacén
Las normas y procedimientos de control interno en el departamento de
almacén constituyen una serie de políticas orientadas a preservar la materia prima
y los suministros en la empresa Iron Steel de Guayana, C.A., el objetivo de
establecer estas políticas es crear consciencia y sentido de pertenencia al manejar
dicho activo.
Es importante destacar que la aplicabilidad de este sistema de control
interno busca el desaprendizaje de las malas prácticas que se aplicaban en el
departamento en lo concerniente a la organización de la materia prima y los
suministros. Por consiguiente, es crear una actitud hacia el fiel cumplimiento de
las políticas planteadas, para así consecuentemente demostrar la razonabilidad de
los valores tanto físicos como financieros cumpliendo así con lo establecido en las
Normas Internacionales de Información Financieras vigentes aplicada a las
pequeñas y medianas empresas.
La aplicabilidad del sistema de control interno en el departamento de
almacén busca evitar la confabulación entre empleados y trabajadores y terceros
de manera que se incurra en fraude, con esto no quiero decir, que suceda en Iron
Steel de Guayana, sin embargo es una posibilidad que se puede evitar con la
existencia de tales políticas. Con la implementación de este sistema de control
interno se busca: establecer una estructura flexible y dinámica que permita asumir
los retos de la misión de la empresa, lograr una gestión administrativa y financiera
de la materia prima y los suministros de calidad y racionalidad en la utilización de
los mismos, mayores y mejores niveles de productividad y transparencia y
responsabilidad administrativa.
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6.2 Funciones y Responsabilidades dentro del Departamento de Almacén
El Departamento de almacén en la empresa Iron Steel de Guayana, C.A.,
está encargado de administrar todos los materiales y suministros que la empresa
adquiere con el fin de emplearlos en el proceso productivo que genera el producto
terminado, el cual es la construcción de estructuras metálicas, entre ellas, los
galpones como uno de sus principales productos. Esa administración implica un
control continuo de las existencias de los mismos para asegurar la existencia de
los recursos empleados en la ejecución de los proyectos.
El personal que integra el departamento de almacén comprende: el jefe de
almacén, el cual tiene entre sus principales funciones; controlar, supervisar,
coordinar y asegurar el fiel cumplimientos de la normativa de control interno
referida a la compra, envío a producción y existencia de la materia prima e
insumos ubicados dentro del almacén propiamente dicho. Entre sus principales
responsabilidades esta la revisión de la compra de los materiales e insumos, así
como del resguardo en el almacén, el control mediante un sistema de inventario
apropiado, la supervisión de que su personal a cargo cumpla con la normativa.
También otra función importante es tener una comunicación efectiva con los
diversos departamentos relacionados con el inventario, tales como; Departamento
de Compras y suministros, Departamento de Facturación y Cobranza,
Departamento de Contabilidad. Todo esto relacionado directamente con el manejo
del inventario a nivel de control físico como financiero.
Otro integrante del Departamento de almacén es un trabajador denominado
asistente de almacén, el cual tiene entre sus principales funciones apoyar al jefe de
almacén en las actividades propias requeridas por el mismo, organizar con ayuda
de herramientas adecuadas la materia prima y los insumos en lugares
predeterminados con el fin de asegurar flexibilidad al momento de evaluar y
controlar dicha mercancía, utilizar los componentes que integra el sistema de
inventario al momento de entrada y salida de materiales e insumos a la
producción, entre otras responsabilidades.
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6.3 Principios Regidores de la Normativa de Control Interno en el Depto.
De Almacén
El control interno para José A. Brito (2012), es el conjunto de actividades
puestas en práctica en una empresa para que, sustentadas en métodos sistemáticos,
se logren alcanzar los siguientes objetivos: a) proteger o salvaguardar los activos y
evitar su mala utilización, b) evitar que sean contraídos pasivos indebidamente, c)
aumentar eficiencia y productividad en las operaciones, d) alcanzar exactitud y
confiabilidad en la información financiera y e) lograr que se cumplan las políticas
establecidas por la empresa.
6.3.1 Elementos del Control Interno
Para alcanzar estos objetivos según José A. Brito (2012), el sistema de
control interno debe estar sustentado en los siguientes principios:
Organización
Procedimientos
Factor Humano
Supervisión
6.3.1.1 Organización de la empresa: la organización está conformada por una
serie de elementos a través de los cuales se logra que las actividades de la
empresa se desarrollen en forma armoniosa y sistemática. Estos elementos
son:
a) Dirección: en toda empresa debe existir la persona o personas que la
dirijan y asuman la responsabilidad de las políticas y decisiones
tomadas al ejecutarlas.
b) Coordinación: este elemento de control interno persigue el objetivo
de establecer una relación armoniosa y sincronizada entre los
diferentes centros de actividad, para evitar la duplicidad de funciones o
la imposibilidad de realizar un determinado paso debido a que el
anterior no ha sido cumplido.
c) División de Funciones: es uno de los elementos claves del control
interno. Gira en torno a la previsión de que jamás debe permitirse que
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una sola persona tenga a su cargo la totalidad del proceso en la
realización de una transacción comercial. Para ello, debe lograrse que
cada operación pase por varias personas cuyas funciones no tengan
relación entre sí. Así se logra que los funcionarios que realizan la
transacción, no puedan intervenir en el registro de la misma ni tenga la
custodia del bien involucrado.
De esta forma, al intervenir varias personas en el proceso de cada
transacción, los errores voluntarios o involuntarios serán detectados
con mayor rapidez.
Por ejemplo, es obvio que no debe ser permitido que un solo
funcionario sea cajero y, al mismo tiempo, sea quien lleva el libro de
bancos y realice las conciliaciones bancarias. A una persona que tenga
a su cargo esas tres actividades, le será muy fácil cometer alguna
irregularidad. Para evitarlo, deben separarse esas tres funciones en
otras tantas personas diferentes.
d) Asignación de Responsabilidad: es también fundamental, los
nombramientos de personal para cada actividad y la jerarquía que se lo
concede, debe ser comunicada con claridad. Así se lograra que toda
transacción sea previamente autorizada por el funcionario designado.
6.3.1.2 Procedimientos de Control Interno: para que los elementos del control
anteriormente descritos cumplan su función, es necesario establecer los
procedimientos que permitan alcanzar tales objetivos. Estos
procedimientos se refieren a:
a) Planificación y sistematización: el control interno se verá fortalecido
en la medida en que se planifiquen con anticipación todas las
actividades y se cuente con los procedimientos a seguir en cada
actividad. Por ejemplo, el disponer de un buen plan de cuentas
idóneamente codificadas y un adecuado manual de procedimientos de
compras, ventas, nomina, etc., elimina la posibilidad de que un
funcionario pueda utilizar su libre albedrío en cuanto a cómo actuar en
cada caso, lográndose así la uniformidad en la ejecución de las
funciones.
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b) Formas y Registros: Junto con el manual de procedimientos, debe
activarse la utilización de formularios procurando que, sin llegar a una
proliferación exagerada, sean los necesarios para alcanzar los
objetivos, tales como: facturas, notas de despacho, notas de crédito,
notas de débito, informes de recepción, etc.
Estos formatos deben ser diseñados de manera sencilla y clara, para
que la información que proporcionen sea fácilmente accesible,
logrando así que el control interno actué en cuanto a la aprobación de
transacciones, revisión e exactitud aritmética, distribución de copias a
los departamentos afectados.
En cuanto al registro, es recomendable la utilización, en la medida
posible, de equipos electrónicos, por la seguridad y prontitud con que
se puede disponer de información y resultados.
6.3.1.3 Factor Humano: la idoneidad del factor humano con que cuente la
empresa, es fundamental para el buen funcionamiento del control interno.
Los principales elementos que deben tener en cuenta con relación al factor
humano son:
a) Selección y entrenamiento: la política que la empresa tenga para
seleccionar el personal que contrata y los programas de entrenamiento
que ponga en práctica, son fundamentales para lograr una mejor
ejecución de las funciones asignadas.
b) Eficiencia: este elemento está íntimamente relacionado con el proceso
de selección y entrenamiento. La efectividad de un trabajador será
tanto mayor, cuanto mejor preparado este.
c) Moralidad y Honradez: la moralidad y honradez que posea un
trabajador, es el más seguro pilar sobre el que descansa el control
interno. Detectar el grado de fortaleza o debilidad que una persona
posee en este aspecto no es fácil. Sin embargo, la realización de
pruebas psicotécnicas al ser seleccionado y, luego, la ejecución de un
adecuado seguimiento de sus actuaciones, ira conformando una idea de
lo que esa persona es en ese sentido.
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d) Remuneración: todo lo dicho debe estar complementado con una
acertada política de promoción y remuneración del personal. Al ser
reconocida su labor a través de su mejoramiento de su remuneración y
otros beneficios, será un excelente estímulo para que se convierta en el
mejor guardián de los intereses de la empresa.
La importancia de establecer o dar a conocer estos objetivos es hacer del
conocimiento o recordatorio de los pilares en que se debe basar el general todo el
sistema de control interno de la empresa Iron Steel de Guayana, C.A. sin
embargo, es difícil que en un periodo de pasantías se pueda establecer un control
interno adecuado y basado en función a estos principios u objetivos. Por
consiguiente, su aplicación directa está en torno al Departamento de almacén de
esta empresa.
Generalmente, los inventarios representan el rubro de mayor volumen del Activo
Corriente. Sin embargo, con frecuencia se observa que se establecen buenos
controles, sobre el efectivo, seguramente pensando en que, por su naturaleza,
existe el peligro de que sea utilizado en forma inapropiada, mientras que se
descuidan los controles sobre los inventarios.
Al respecto, se recomienda al empresario no caer en ese error y establecer
sólidos controles que permitan tener algún grado de seguridad de que los
inventarios están siendo manejados con idoneidad.
6.4 Medidas Generales de Control Interno en el Departamento de
Almacén
Se sugiere a continuación, algunos de los elementos de control interno que
deben ponerse en práctica, en el Departamento de Almacén de la empresa Iron
Steel de Guayana, C.A., en forma constante a través del ejercicio económico,
entre ellos están:
1) Las mercancías deben estar protegidas contra perdidas por robo,
manteniéndolas en inmuebles (galpones) debidamente cerrados, con sistemas
seguros, adonde solo podrán acceder las personas autorizadas. El almacén
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debe estar en unas condiciones tales que evite el deterioro físico de la
mercancía.
2) Cuando una mercancía ingrese al almacén, debe ser pesada, contada o medida
y el resultado obtenido, comparado con lo expresado en la documentación que
la acompaña (factura o nota de entrega del vendedor en caso de mercancías
comprada a terceros o el informe de producción si se trata de mercancía
fabricada por la propia empresa.)
3) En los casos de despachos, solo se entregará mercancía, mediante la
presentación de requisiciones u órdenes de despacho pre numerado y
debidamente autorizado.
4) Deben ser llevados registros de inventario continuo en cuanto a cantidades y
valores de todas las mercancías.
5) Los registros de inventario continuo deben ser periódicamente cuadrados con
la cuenta de control respectiva.
6) Deben ser llevados registros especiales adecuados para controlar la mercancía
enviada en consignación, en poder de terceros para procesar, en
almacenadoras públicas, etc. Así como para controlar aquellas recibidas en
consignación o en calidad de préstamo, manteniéndolas segregadas de las que
si son propiedad de la empresa.
7) Las personas que lleven el mayor auxiliar de almacén, deben ser diferentes a
las encargadas de custodiar la existencia de mercancías.
8) El mayor auxiliar de almacén debe ser periódicamente revisado, con el objeto
de encontrar mercancías obsoletas o de poco movimiento.
9) Periódicamente debe hacerse un conteo físico de todas las existencias y los
resultados deben ser comparados con el mayor auxiliar de almacén y con las
cuentas de control respectivas.
6.5 Sistema de Inventario Continuo o Permanente
Según José A. Brito (2012), a diferencia del sistema de inventario
periódico, el sistema de inventario continuo permite determinar, en cualquier
momento, la cantidad física de cada tipo de artículo que la empresa posee de
inventario, así como su costo.
23
Se trata de un sistema muy fácil de llevar, mediante el cual se le da entrada
o se carga a inventarios cada vez que se compra mercancía, y se le da salida o
abona a esa misma cuenta, por cada venta que la empresa haga.
Este movimiento se lleva tanto en unidades como en bolívares,
procediendo a determinar el saldo cada vez que se realiza una transacción,
manteniéndola actualizado continuamente.
Sin embargo, las ventajas que se terminan de mencionar, no excluyen la
necesidad de hacer un inventario físico, por lo menos dos veces al año como
medida de control interno. Ello permitirá comparar el resultado obtenido en el
inventario físico con los saldos que arrojan los libros y, se encuentran diferencias,
proceder a aclararlas.
Debido a la constante rotación de materiales directos y suministros que
desarrolla la empresa Iron Steel de Guayana, C.A., y la rápida ejecución de los
proyectos de construcción de galpones, se recomendó la aplicación y ejecución
permanente de este sistema de inventario, gracias a las ventajas de razonabilidad
que ofrece.
6.6 Toma de Inventario Físico en el Departamento de Almacén
Es el acto mediante el cual se procede a contar, pesar o medir físicamente,
la cantidad de unidades de cada producto o mercancía propiedad de la empresa
que directa o directamente serán destinados para la venta.
La exactitud que se obtenga de ese conteo físico es de tal importancia,
como que de ello depende, en gran medida, la razonabilidad de la utilidad o
perdida que se obtenga según los libros, así como el monto que aparece como
activo en el Estado de Situación Financiera que será elaborado para la fecha en
que se tomó el inventario.
24
6.7 Manual de Procedimiento de Toma de Inventario Físico de Almacén
6.7.1- FINALIDAD
Determinar la existencia física de los suministros, insumos, repuestos y
otros bienes o materiales de propiedad de la Empresa que se encuentren
almacenados en los diferentes Almacenes o Depósitos. Dicha verificación deberá
ser contrastada con las existencias que figuran en los registros contables de la
empresa a la fecha del inventario.
6.7.2.- OBJETIVOS
a) Planificar la realización del inventario físico en los almacenes de la
Empresa.
b) Preparar el material necesario para la toma de inventario físico.
c) Organizar la toma de inventario físico de almacén de tal manera que el
mismo se lleve a cabo utilizando criterios de racionalidad, eficiencia y
economía.
6.7.3- ALCANCE
La presente norma alcanza a los Dpto. de Contabilidad y Logística.
Pudiendo intervenir adicional, si la situación lo requiere, el Dpto. de Compras.
6.7.4- NORMAS
6.7.4.1.-DEFINICIONES
a) Inventario físico de almacén
Es una forma de verificación física que consiste en constatar la existencia
o presencia real de los suministros, insumos, repuestos y otros bienes o materiales
almacenados, apreciar su estado de conservación y condiciones de seguridad.
Se tienen los siguientes tipos de inventario:
• Inventario general
Denominado también inventario masivo, incluye a todos los bienes
almacenados en los diferentes ambientes o depósitos de la empresa y sirve de
25
sustento a los Estados Financieros de la entidad. Este inventario requiere de un
apropiado programa y se realiza por lo menos una vez en cada ejercicio.
El inventario general normalmente se efectúa cerrando las operaciones del
almacén por uno o varios días, pudiendo realizarse también en movimiento
tomando las precauciones que se señalan en la presente norma.
• Inventario selectivo.-
Comprende a un grupo de bienes previamente seleccionados. Se realiza
periódicamente o cada vez que sea necesario comprobar que los registros de stock
se mantienen al día así como para verificar que las existencias físicas concuerden
con las tarjetas de control visible de almacén y los registros físico - valorados
correspondientes.
Se realiza sin paralizar las actividades de almacén pudiendo o no bloquear
temporalmente la documentación y el despacho del grupo de bienes objeto del
inventario por el plazo que dure el mismo.
• Inventario al barrer
Modalidad que consiste en que el equipo de verificadores procede a
efectuar el inventario empezando por un punto determinado del almacén
efectuando el conteo de todos los bienes encontrados sin excepción.
6.7.4.2- NORMAS GENERALES
6.7.4.2.1 La Gerencia de Administración y Finanzas es la encargada de disponer
la oportunidad en que deba realizarse el Inventario General.
6.7.4.2.2 El Contador General es el responsable de la toma del Inventario General
de existencias de los almacenes de la Empresa.
6.7.4.2.3 Los jefes de equipo designados por el Contador general para el
Inventario de cada uno de los Almacenes y/o depósitos son responsables del
cumplimiento de las normas y procedimientos de inventario a que se refiere la
presente norma.
26
6.7.4.2.4 La Gerencia de Administración y Finanzas en los casos que se requiera,
podrá disponer se efectúe inventarios selectivos, siguiendo las mismas normas que
se señalan para el Inventario General en la parte que le sea aplicable.
6.7.5- PROCEDIMIENTOS
6.7.5.1 PROGRAMACIÓN DEL INVENTARIO
Paso 1-. La Gerencia de Administración y Finanzas dispondrá la oportunidad en
que deba realizarse el Inventario General, que de preferencia deberá ejecutarse en
la segunda quincena del mes de Diciembre de cada año.
Paso 2.- La Gerencia de Administración y Finanzas en función al plazo
establecido fijará el cronograma de inventario para todos los almacenes que
cuenta la empresa.
6.7.5.2 PREPARACIÓN DE INVENTARIO
Paso 3.- El Contador General comunicará mediante Memorándum dirigido al
Dpto. de Logística la ejecución del inventario con indicación de la fecha, hora y
lugar, así como las demás instrucciones que se consideren necesarias.
Paso 4.- El jefe de Logística procederá a:
• Dispondrá la preparación de los almacenes para la toma de inventario poniendo
especial énfasis en el orden y limpieza.
• Designará al personal que deberá atender al equipo de inventario.
• Adoptara las acciones pertinentes para contar con medios adecuados para la
realización eficiente del inventario.
Paso 5-. El Dpto. de Contabilidad, teniendo en cuenta la planificación efectuada
sobre los inventarios a realizarse dispondrá:
• El nombramiento de los jefes de equipo por Almacén así como la conformación
de los grupos para el proceso de inventario.
• Entregará al personal de inventario la Hoja de Instrucciones para la Toma de
Inventario (Ver anexo 1)
27
• Entregará al equipo de inventario las fichas de toma de Inventario (Ver anexo 2)
• Coordinará con el Dpto. de Logística la movilidad y la entrega de útiles de
inventario y otros elementos necesarios para efectuar la labor.
Paso 6.- El jefe del Dpto. de Contabilidad cursará con la anticipación pertinente,
un memorándum de nombramiento y notificación a los jefes de equipo con la
finalidad de que estos se encuentren listos para efectuar la labor requerida.
Paso 7.- El jefe de equipo verificará que el proceso mecanizado de información
del almacén a su cargo, se encuentre debidamente al día, lo que permitirá
verificar la existencia de los ítems de almacén según registros.
Paso 8.- El Contador general y los jefes de equipo se reunirán con el personal que
efectuará la toma de inventario y explicará los mecanismos, procedimientos y
demás instrucciones necesarias para efectuar la labor debiendo absolver las dudas
que pudiera tener el equipo de inventario. En esta reunión previa se designará los
grupos de trabajo así como la estrategia y forma de efectuar la labor en el almacén
indicado. Se entregará asimismo el material de trabajo necesario para la labor de
campo a realizar.
6.7.5.3 EJECUCION DE INVENTARIO
Paso 9.- En el día, lugar y hora señalados se reunirán el jefe de equipo con el
personal a su cargo presentándose ante el titular del almacén por inventariar, con
la autorización correspondiente, dejando copia de la misma al encargado de dicho
almacén.
Paso 10.- El jefe de Inventario o el jefe de equipo, en su caso, dará las
instrucciones necesarias sobre el movimiento de almacén al almacenero con el
objeto de poder efectuar la labor sin ningún tipo de complicaciones. En este paso
el almacenero deberá transportar los materiales pendientes de entrega a la zona de
despacho debiendo estos corresponder a los de las notas de salida del corte
documentario.
En el caso de los materiales pendientes de ingreso a la fecha del corte
documentario, deberán ser internados y ubicados en el lugar que les corresponda.
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En caso de que el inventario se efectúe en movimiento antes de proceder al
ingreso o salida de un material, el almacenero deberá comunicar al jefe de equipo
para que este proceda a controlar e inventariar los materiales que se procesan,
debiendo este, en todos los casos anotar su visto en los documentos de almacén y
anexo de corte documentario.
El almacenero y su personal intervendrán en el inventario solo para indicar el
lugar donde se encuentran ubicados los bienes y para aclarar aspectos requeridos
por el equipo inventariador.
Paso 11.- Seguidamente se procederá a efectuar el corte documentario debiendo
firmar el jefe de equipo todas las notas de ingreso y salida que se encontrasen en
proceso de trámite anotando en un documento denominado
Corte de Inventario la relación de los documentos antes señalados y demás
ocurrencias necesarias previas al inicio de la labor de conteo. Dicho documento
será suscrito por el Contador general, jefe de equipo y encargado del almacén.
Paso 12.- Una vez concluido el corte documentario, el encargado del almacén
procederá a ingresar al sistema mecanizado las notas de ingreso y salida de
almacén por tramitar que figuran el en documento Corte de
Inventario. El jefe de equipo procederá a verificar el ingreso de esta información
en el aplicativo de inventario, procediéndose a imprimir el listado oficial de toma
de inventario el cual será emitido en los siguientes
Ejemplares:
Original: Jefe de equipo
Copia: Encargado de cada Almacén. 6
Los listados en mención serán desglosados una vez concluido el proceso físico de
inventario.
29
Paso 13.- Una vez concluido el corte documentario físico el personal
inventariador procederá a ubicarse en los stands o zonas asignadas procediendo el
conteo de los materiales de acuerdo a lo indicado en el instructivo recibido.
Paso 14.- El inventario será al “barrer” y se realizará por parejas, donde uno
contará y otro apuntará en las hojas de trabajo en filas debidamente ordenadas
consignando los nombres de los inventariadores y la fecha en cada una de las
hojas.
El proceso de anotación deberá contener el código del ítem, la cantidad
encontrada y el código de ubicación de ser el caso. Seguidamente la persona que
cuenta anotará en la tarjeta de control visible la fecha de inventario, el término
inventario en la descripción, la cantidad inventariada y un visto que evidencie la
labor efectuada. En el caso de no existir o encontrarse deteriorada la tarjeta de
control visible, recomendará al almacenero para que la sustituya.
Al término del día se entregarán las hojas de trabajo al jefe de equipo quien las
custodiará hasta el día siguiente.
Paso 15.- Una vez concluida la labor de conteo de los materiales el personal
inventariador suscribirá todas las hojas de trabajo procediendo a entregar el jefe
de equipo dichos documentos. El jefe de equipo podrá ir requiriendo hojas de
trabajo terminadas a medida que transcurre el inventario con la finalidad de ir
adelantando su trabajo de centralización de datos.
Paso 16.- El jefe de inventario o el jefe de equipo en su caso procederán al
traslado de los datos contenidos en las hojas de trabajo al listado de control de
inventario en original y copia siguiendo el procedimiento que se detalla:
a) Se verificará la cantidad inventariada con el saldo que figura en el listado.
b) En caso de encontrarse diferencia, inmediatamente se efectuará el reconteo en
presencia del jefe de inventario y el jefe de almacén.
c) De persistir la diferencia esta será refrendada por el jefe de inventario y el
almacenero en la línea correspondiente del listado.
30
Paso 17.- Terminada la labor de verificación, al final de los listados deberán
suscribirlos necesariamente el encargado del Almacén y el jefe de equipo
haciendo un resumen de los faltantes y sobrantes.
Se procederá seguidamente a desglosar el listado en original y copia entregando al
encargado del almacén el ejemplar que le corresponde.
Paso 18.- Al finalizar el proceso de inventario físico el equipo de inventariadores
entregarán al jefe de equipo el material de trabajo, quien a su vez lo entregará al
Contador General. Toda la documentación de trabajo, base de constatación del
inventario será archivada.
6.7.5.4 RESULTADO DE INVENTARIO
Paso 19.- El Contador General en función a los papeles de trabajo elaborará un
informe de inventario que será entregado a la Gerencia de Administración y
Finanzas para que esta determine el destino de las diferencias de inventario previo
análisis e instancias que correspondan en estos casos.
Paso 20.- El Departamento de Almacenes será notificado para que proceda a
procesar las diferencias de inventario en el kardex físico con las correspondientes
Notas de Ingreso y Salida por diferencias de Inventario. El Departamento de
Contabilidad de igual forma procederá a contabilizar y procesar en el registro de
kardex valorado de almacén dichas diferencias contra una cuenta denominada
variaciones de inventario positivas o negativas según sea el caso.
Paso 21.- La Gerencia de Administración y Finanzas en función al resultado de
inventario, solicitará al jefe del Departamento de Logística un informe que
determine las causas de las variaciones. Deberá tener en cuenta los criterios que se
detallan a continuación:
Sobrantes de Inventario.-
Determinar su origen, principalmente por las siguientes causas:
a) Documento fuente no registrados en el kardex físico.
31
b) Bienes entregados en menor cantidad a la autorizada en el respectivo
comprobante de salida.
c) Entrega de un bien similar en lugar del que figura como sobrante.
Cuando los sobrantes tengan su origen en la entrega de un bien similar en lugar
del sobrante, implica que la misma cantidad del bien sobrante debe figurar como
faltante en bien similar entregado. En este caso se procederá a realizar el ajuste
correspondiente el mismo que será verificado por el jefe de inventario.
Faltantes de inventario.-
En este caso se determinará lo siguiente:
a) Faltantes por merma: Tratándose de bienes sólidos o líquidos que por su
naturaleza se volatilizan, será aceptada siempre y cuando esté dentro de la
tolerancia establecida.
b) Faltantes por negligencia o sustracción: El almacenero o servidor a cargo de la
custodia son responsables tanto pecuniaria como administrativamente de la
pérdida.
c) Faltantes por volumen de movimiento: En estos casos se determinará los que
corresponden a instrumentos de medida y/o en cantidad dentro de márgenes
aceptables.
Paso 22.- En razón a los informes mencionados y a otros elementos de juicio que
considere conveniente procederá a determinar el destino de las diferencias.
Paso 23.- La Gerencia de Administración y Finanzas tomara las medidas que el
caso amerite debiendo en todo caso comunicar al Departamento de Contabilidad
el resultado del destino de las diferencias para que este proceda a contabilizar
según corresponda.
Paso 24.- La Gerencia de Administración y Finanzas informará a la Gerencia
General el resultado del inventario para su conocimiento y fines consiguientes.
Paso 25.- Fin del procedimiento.
32
Forma parte integrante de la presente norma los siguientes anexos:
Anexo 1: Hoja de instrucciones a ser entregado al jefe de equipo.
Anexo 1A: Hoja de instrucciones a ser entregado a los inventariadores.
Anexo 2: Ficha de toma de inventario de existencias.
Anexo 3: Formulario “Corte documentario”.
Anexo 4: Modelo de “Acta de inicio de toma de inventario general de
existencias”.
Anexo 5: Modelo de “Acta final del inventario general de existencias”.
33
6.8 Procedimiento de Entrada y Salida de Materiales en el Departamento
de Almacén
El procedimiento de entrada y salida de materiales en el departamento de
almacén, consiste en establecer ciertos parámetros que sirven de guía para la
persona encargada de dicho departamento, con el fin de llevar un registro
adecuado y oportuno de todo los suministros, sea de materiales directo u otros
necesarios para el desarrollo de las operaciones de la empresa durante todo el
ejercicio económico.
En general, el encargado del almacén al momento de recibir los
suministros, sea cualquiera, deberá cotejarlo con la factura original, copia o la
nota de entrega del proveedor. Este procedimiento consiste en contar y medir sí,
es necesario, de acuerdo a la unidad de medida pertinente, toda la mercancía que
esté recibiendo y ubicarlas en el lugar correspondiente.
Al momento de enviar materia prima o suministros al proceso productivo
deberá reflejar tal envió o salida en la tarjeta de inventario destinada para tal fin.
Por otro lado, para mantener los niveles de inventario de materia prima y
suministros deberá realizar órdenes de requisición, donde especifica la cantidad y
tipo de producto, además de otras especificaciones pertinentes, al departamento de
Compras y Suministros para su respectiva evaluación y supervisión.
En vista de que el encargado del almacén tiene la responsabilidad de darle
salida al producto final (sub y súper estructuras de los galpones desarmados),
deberá llevar un registro de todas las salidas, de esta manera el encargado debe
comparar la orden de fabricación (documento que refleja la materia prima
necesaria para dicha manufactura) de dicho galpón con los registros de la tarjeta
de inventario.
Por consiguiente, podrá vincular las entradas y salidas de materiales y
suministros destinados para un proyecto en específico y, de esta forma, las
existencias en determinado momento. Cada material directo será tratado por
separado en la tarjeta de inventario mostrada en los anexos
34
7 LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO
Durante el desarrollo de las pasantías se cumplió la planificación estipulada
en el plan de trabajo inicial, destacándose la propuesta e implementación de su
sistema de control interno preliminar sobre la ejecución física y financiera de los
materiales y suministros ubicados en el Departamento de almacén. Se dice
preliminar porque antes del desarrollo de ese sistema no existía control sobre esos
materiales y suministros y gracias a la aplicación de nociones de auditoria interna
y externa, mediante la aplicación de técnicas de observación directa de la
situación y encuesta al personal involucrado se pudo constatar de tal situación.
Por consiguiente el desarrollo de las pasantías se enfocó directamente en
plantear una serie de normativas y procedimientos para asegurar eficacia y
eficiencia en el manejo de las actividades, que no es más que control interno, a
nivel físico como financiero. Sin embargo, con el transcurrir del tiempo esa
normativa ira mejorando. Entre los logros obtenidos principalmente están:
El establecimiento generalizado de funciones y responsabilidades del
personal que trabaja dentro del Departamento de almacén.
Un manual de procedimientos claro y conciso de cómo realizar el
conteo de la materia prima y los suministros en el departamento de
almacén.
Una serie de normas generales del manejo de la materia prima y los
suministros, en cuanto a su cuidado y conservación.
Formatos de tarjetas de inventarios para el registro de la entrada y
salida de materiales y suministros, desde su llegada hasta el proceso
productivo.
Facilidades para el control contable respectivo al momento de entrada y
salida de materiales y suministros.
35
8 FACILIDADES Y DIFICULTADES ENCONTRADAS DURANTE
EL PROCESO DE DESARROLLO DE LAS PASANTÍAS
Durante la realización del periodo de pasantías se puede decir que entre las
facilidades percibidas está el apoyo recibido del personal de la Gerencia
Administrativa y de Operaciones; mediante la técnica de observación directa y
encuesta que se aplicó a dicho departamento con el fin de realizar la evaluación
del control interno, dando como resultado la inexistencia del mismo. Por
consiguiente, durante el desarrollo de las pasantías se recomendó la
implementación de un sistema de control interno adecuado y pertinente a la
actividad económica que desarrolla la empresa denominada Iron Steel de
Guayana, C.A.
En lo que respecta a la normativa de control interno del inventario, la
aplicación del manual de procedimientos de conteo físico, presento una serie de
dificultades, siendo que la Alta Gerencia no estuvo muy dispuesta a destinar
personal y maquinaria para integrar el equipo responsable de realizar dicho conteo
o auditoria operativa.
Las gerencias, tanto operativa como administrativa, estuvieron muy
interesadas en la propuesta de la normativa de control interno, trayendo como
consecuencia la implementación de la misma en un periodo de prueba para
analizar su desempeño. En los primeros días de la adecuación de esta normativa se
presentó la dificultad de la adaptación del sistema sobre el factor humano
involucrado, sobre todo por el proceso de desaprendizaje. Es por ello que ese
proceso de desaprendizaje consistió en una constante explicación de los nuevos
procedimientos a aplicar y la publicación de material didáctico para su respectivo
proceso de enseñanza. Es evidente que el lapso de pasantías no fue suficiente para
pulir de forma eficaz en dichos procedimientos, pero quedo de parte de cada jefe
involucrado en continuar con el proceso de enseñanza y seguimiento del
cumplimiento de los mismos.
36
9 APLICACIÓN DE LOS CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS
DURANTE EL PERIODO DE PASANTÍAS
Los conocimientos adquiridos en el periodo de pasantías, se deben en gran
parte a la aplicación de los conocimientos teóricos obtenidos durante toda la
carrera, con la asesoría de la adecuación de tales conocimientos sobre inventarios
que tuvo sobre mí persona el tutor industrial y el jefe de administración de la
empresa, por ser especialista en conocimientos administrativos. El desarrollo de la
pasantía fue todo un reto para mi persona, pues desde el inicio ocupe el rol de
encargado del Departamento de almacén, rol que aún conservo.
La asignación como encargado de este departamento me permitió la
facilidad de hacer una evaluación directa de la situación en que se encontraba
inicialmente dicho departamento. Gracias a ello se pudo aplicar de forma
simplificada nociones de auditoria sobre el inventario, mediante el desarrollo de
un cuestionario de preguntas que determino de alguna manera la inexistencia de
control interno dentro del inventario.
Por consiguiente, fue necesaria la investigación para implementar un
manual de procedimientos en cuanto al conteo de la materia prima y los
suministros ubicados en dicho departamento. Este manual es de vital importancia
pues en determinado momento la empresa puede conocer las existencias sin
necesidad de paralizar el proceso productivo, siendo que tal manual considera
tales situaciones, y es muy importante pues estamos en presencia de un empresa
manufacturera, es decir, dedicada a la construcción de sub y súper estructuras
metálicas.
También la implementación de tarjetas de inventarios aplicados a los
materiales y suministros del departamento de almacén se considera un
conocimiento adquirido y también practico de la teoría ya conocida, con la
variante de que están ajustados a la realidad de la actividad económica de la
empresa.
37
CONCLUSIONES
El periodo de pasantías sirvió para la puesta en práctica y mejoramiento de
los conocimientos contables adquiridos durante toda la carrera, se puede decir que
cumplió con los objetivos que implica realizar dicho periodo. Los conocimientos
aportados a la empresa Iron Steel de Guayana, C.A., tienen que ver con la
implementación de controles físicos y financieros del inventario (materiales
directos y suministros) en el Departamento de Almacén adscrito a la Gerencia de
Operaciones.
Es evidente concluir que un sistema de control interno viene a ser un
mecanismo de apoyo gerencial, orientado hacia una meta o un fin, con el objetivo
fundamental de obtener rentabilidad, entendiéndose de esta manera como el
conjunto de planes, métodos y procedimientos relativos a la eficiencia operativa y
a la adhesión a las políticas prescritas por la administración, influyendo
directamente en el registro de la operaciones a nivel contable.
La implementación del control interno propuesto e implementado en el
Departamento de Almacén y con alcance y vinculación con otros departamentos
(de contabilidad y compras), fue producto de la aplicación de nociones de la
auditoria, evidenciándose la evaluación preliminar de la situación antes y durante
el periodo de pasantías, lo que permitió el establecimiento de una normativa
adecuada y pertinente a la realidad de la actividad económica que desarrolla la
organización, apegada a sus objetivos a corto mediano y largo plazo.
Es importante destacar que la implementación de tal sistema de control
interno ha servido de mucho para organizar las actividades de ejecución física y
financiera de los materiales y suministros y, que estos, actualmente se encuentran
en periodo de prueba para determinar su eficacia, pudiendo en el transcurrir del
tiempo sufrir modificaciones orientadas a mejorar tal normativa propuesta. Este
periodo de prueba servirá para evaluar el comportamiento e interrelación con los
demás departamentos vinculados.
38
RECOMENDACIONES
Con la intención de contribuir con el excelente funcionamiento del
programa de pasantías, se recomienda lo siguiente;
A la empresa Iron Steel de Guayana se recomienda mayor atención y
suministro de información pertinente al área donde se asigne el pasante,
debido a la importancia que tiene dicha información para programar las
actividades a desarrollar durante el periodo de pasantías.
Se recomienda también a la empresa, realizar una pequeña inducción del
trabajo que se realiza en el área o departamento asignado con el propósito
de que el pasante tenga una visión clara del rol a desempeñar.
Se recomienda a la empresa la evaluación estricta y continua del sistema
de control interno planteado y de establecer las mejorar pertinentes y, de
esta forma, se asegura confiabilidad en la información emanada del
Departamento de Almacén.
A la universidad (UNEG) se recomienda realizar charlas informativas
dirigidas a estudiantes que estén en la oportunidad de llevar a cabo su
periodo de pasantías, con el fin de que estén claros de los procesos que
deben cumplir para el cumplimiento de las pasantías. Como por ejemplo,
el plan de actividades y ciertas formalidades como la inscripción y
validación de la misma tanto de la empresa como de la universidad, entre
otros.
39
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Catacora Fernando, C. (2009). Contabilidad la base para las decisiones
gerenciales. Caracas-Venezuela: Red Contable.
Cepeda Gustavo, A. (1997). Auditoría y Control Interno. Santa fe de Bogotá-
Colombia: McGraw-Hill INTERAMERICANA, S.A.
Brito José, A. (2012). Contabilidad Financiera. Caracas-Venezuela: Centro de
Contadores.
40
ANEXOS
ANEXO 1
INSTRUCCIONES PARA LA TOMA DE INVENTARIO DE ALMACENES
A SER ENTREGADO AL JEFE DE EQUIPO 1.- Los jefes de equipo serán notificados para la realización del inventario físico de almacén mediante un
memorándum en el cual se les nombrará y se instruirá sobre los aspectos de la toma de inventario.
2.- El jefe de equipo se reunirá con el personal inventariador previamente a la ejecución del inventario, con la
finalidad de impartir instrucciones y coordinar el trabajo así como absolver dudas las que sobre la realización
del trabajo de campo tuviere el personal de inventariadores.
En esta reunión se les entregará el material de trabajo necesario e instructivo que le permita llevar
eficientemente la labor encomendada.
3.- El jefe de equipo en su calidad de responsable de la labor técnica encomendada se cerciorará de la
operatividad del aplicativo mecanizado de inventarios así como que el proceso de información mecanizada se
encuentre al día.
4.- En el día y hora señalados, el jefe de equipo se presentará con el personal de inventariadores a su cargo en
el almacén a inventariar, portando la autorización correspondiente. Hará entrega de la copia de la autorización
al encargado del almacén. En este paso se coordinarán las acciones necesarias para que el inventario se lleve
adecuadamente.
5.- Seguidamente el jefe de equipo procederá a efectuar el corte documentario debiendo firmar todas las notas
de ingreso y salida que se encontrasen en proceso de trámite anotando en el documento denominado “Corte
Documentario “, la relación de los documentos antes señalados y demás ocurrencias necesarias previas al
inicio de la labor de conteo. Dicho documento será suscrito por el Contador General, jefe de equipo y
almacenero respectivamente.
6.- Una vez concluido el de ingreso de datos (notas de ingreso y salidas del corte documentario) por el
almacenero, el jefe de equipo procederá a la emisión de los listados correspondientes.
7.- El jefe de equipo supervisará la labor de conteo y tomará las medidas más adecuadas para el buen término
el trabajo, debiendo velar porque se cumpla el instructivo entregado al personal inventariador.
8.- A medida que se generen las fichas terminadas de inventario el jefe de equipo deberá ir trasladando los
datos al listado de inventario en original y copia siguiendo el procedimiento que se detalla:
a) Se verificará la cantidad inventariada con el saldo que figura en el listado.
b) En caso de encontrarse diferencia, inmediatamente procederá al reconteo en presencia del encargado del
almacén.
c) De persistir la diferencia esta será refrendada por el jefe de equipo y del encargado del almacén colocando
ambos su V/B en la línea correspondiente del listado.
9.- Terminada la labor de verificación, los listados deberán quedar suscritos en su última hoja por el
encargado del almacén, el jefe de equipo y el Contador General, haciendo un resumen de los faltantes y
sobrantes. Luego se procederá a desglosar el listado entregando copia al encargado del almacén.
10.- El jefe de equipo una vez finalizado el proceso de inventario físico recepcionará los papeles de trabajo y
demás elementos, del equipo inventariador, procediendo a la entrega de los documentos correspondientes al
Jefe del Departamento de Contabilidad.
11.- El jefe de equipo es el responsable del cumplimiento de la norma y procedimiento de inventario físico de
almacén.
41
ANEXO 1-A
INSTRUCCIONES PARA LA TOMA DE INVENTARIO DE ALMACENES
A SER ENTREGADO AL PERSONAL QUE CONFORMA EL EQUIPO DE
INVENTARIO Para la toma de inventario general se seguirá los siguientes pasos:
1.- El personal inventariador previamente a la ejecución del inventario, se reunirá con su jefe de
equipo con la finalidad de recibir instrucciones y absolver dudas sobre la realización del trabajo de
campo. En esta reunión se le entregará el material de trabajo necesario e instructivo que le permita
llevar eficientemente la labor encomendada.
2.- El personal inventariador se presentará ante su jefe de equipo en el día, lugar y hora señalado
portando el material entregado por su jefe de equipo para la ejecución del trabajo. En este paso el
jefe de equipo procederá a asignar las zonas de trabajo que deberá cubrir el grupo de trabajo así
como otras indicaciones necesarias antes de proceder a efectuar el inventario.
3.- El personal de inventariadores deberá anotar los datos de cabecera de las fichas de inventario
en todas las hojas que le sean entregadas las mismas que constituyen papeles de trabajo del
inventario realizado y que servirán como sustento del trabajo realizado.
4.- El inventario será al barrer y se realizará por parejas, donde uno contará y otro apuntará en las
fichas de inventario en filas debidamente ordenadas consignando la fecha que corresponda al
inventario.
5.- El proceso de conteo involucrará las acciones de contar, medir, pesar y otras acciones que
permitan la constatación física de los ítems inventariados. En caso de dudas respecto al conteo se
solicitará la presencia del encargado de almacén para absolver las interrogantes.
6.- El proceso de anotación deberá contener el código del ítem, la cantidad encontrada y el código
de ubicación de ser el caso. Seguidamente la persona que cuenta anotará en la tarjeta de control
visible, en el campo de descripción: “Inventario de fecha......... ” Y asimismo anotará la cantidad
inventariada y un visto que evidencie la labor efectuada. En el caso de encontrarse deteriorada la
tarjeta de control visible, recomendará al almacenero para que la sustituya. Al término del día se
entregarán las Fichas de inventario al jefe de equipo quien las custodiará hasta el día siguiente.
7.- En el caso de bienes inventariados que tuvieran diferencias los inventariadores procederán al
reconteo en presencia del jefe de inventario y almacenero para confirmar o corregir el trabajo
efectuado.
8.- Una vez concluida la labor de conteo de los materiales el personal inventariador suscribirá
todas las fichas de inventario procediendo a entregar al jefe de equipo dichos documentos. El jefe
de equipo podrá ir requiriendo dichas fichas terminadas a medida que transcurre el inventario con
la finalidad de ir adelantado su trabajo de centralización de datos.
9.- Al finalizar la labor de inventario determinada por el jefe de equipo, el personal inventariador
procederá a devolver el material que se le entregó para la realización de su trabajo debiendo los
mismos firmar el descargo correspondiente.
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ANEXO 2
FICHA DE TOMA DE INVENTARIO DE EXISTENCIAS
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ANEXO 3
INVENTARIO GENERAL DE EXISTENCIAS (MES Y AÑO)
CORTE DOCUMENTARIO
INVENTARIO DE SUMINISTROS ALMACEN:……………………
En la fecha de corte documentario se han encontrado los siguientes documentos
no registrados en el registro de Kardex del almacén.
Nota de Entradas:
NRO FECHA ITEM DESCRIPCION UM CANTIDAD
Notas de Salida:
NRO FECHA ITEM DESCRIPCION UM CANTIDAD
Dichos documentos serán ingresados en la fecha, para proceder a la emisión del
listado definitivo que servirá de base para la toma del inventario
Ciudad: ___________, mes___________, año ________________
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ANEXO 4
ACTA DE INICIO DE TOMA DE INVENTARIO GENERAL DE
EXISTENCIAS
MES………AÑO……..
En la……………………………………. a los…………… días del
mes…………… de …………, se reunieron las siguientes
personas……………….., Responsable del Inventario, Sr……………………….,
jefe de equipo del Inventario y el Sr……………………………, encargado del
almacén, con la finalidad de dar inicio al inventario de materia prima, suministros
y repuestos, programado por la Alta Dirección de nuestra empresa, con el fin de
realizar el inventario General.
El inventario será llevado a cabo por las siguientes personas:
Sr………………………………………
Sr……………………………………...
Sr………………………………………
Sr………………………………………
Sr………………………………………
Sr………………………………………
El Inventario será efectuado, siguiendo los métodos y procedimientos
establecidos en la Norma Internacional de Información Financiera adaptado a las
PYMES.
El Inventario tendrá una duración de tres días; para lo que, el personal del
Área de Almacenes está en la obligación de prestar las mayores facilidades para
llevar a cabo dicha actividad.
En conformidad a la presente se suscribe el presente documento:
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ANEXO 5
ACTA FINAL DEL INVENTARIO GENERAL DE EXISTENCIAS
ALMACEN...............................
En la............................................., a los............. días del mes……………
de……………........., se reunieron las siguientes personas:
.............................................., Responsable del Inventario, Sr.
......................................................., Jefe de Equipo y el
Sr................................................, Encargado del Almacén, con el objeto de dar
por finalizado el Inventario de Suministros.
En dicho Inventario se siguieron las instrucciones pre-establecidas que se
mencionan en el Acta de Inicio de Inventario.
El personal comprometido para tal efecto cumplió con su objetivo, habiéndose
realizado el curso del Inventario según lo programado con los respectivos papeles
de trabajo.
En señal de conformidad de las existencias encontradas, así como de los faltantes
y sobrantes que han sido verificados, se suscribe el presente documento.
Forma parte de la presenta acta el Informe Nro.............., respecto al resultado del
inventario, el mismo que será elevado a la Gerencia de Administración y
Finanzas para los fines pertinentes.
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TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO DE MATERIA PRIMA
FECHA DETALLES CANTIDAD UND/MED COSTO UNT TOTAL Bs.TOTAL
UND/MEDCANTIDAD UND/MED COSTO UNT TOTAL Bs.
TOTAL
UND/MEDCANTIDAD UND/MED COSTO UNT TOTAL Bs.
TOTAL
UND/MED
CANTIDAD MAXIMA: CANTIDAD MINIMA:
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO MATERIA PRIMA
PRODUCTO:ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIA
UNIDAD DE MEDIDA:
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TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO DE SUMINISTROS
FECHA DETALLES CANTIDAD COSTO UNT TOTAL Bs. CANTIDAD COSTO UNT TOTAL Bs. CANTIDAD COSTO UNT TOTAL Bs.
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO SUMINISTROS
PRODUCTO:UNIDAD DE MEDIDA: CANTIDAD MAXIMA: CANTIDAD MINIMA:
ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIA
48
PLAN DE TRABAJO
