Empoderándose de los Riesgos a través del Visual Management

Introducción.Gestión de Riesgos ClásicaUna perspectiva diferente¿Cómo lo resolvemos?Conclusiones

Agenda

Introducción

Organización con baja madurez en Gestión de Proyectos

El foco del equipo es resolver los incendios e incidentes del proyecto.

• ( ) Metodología.• ( ) Colaboración.• ( ) Liderazgo.• ( ) Disciplina.• ( ) Empoderamiento (apropiación).• ( ) Visibilidad de tareas fuera de lugar.

Organización madura en gestión de proyectos

Líder PM

• ( ) Metodología.• ( ) Colaboración.• ( ) Liderazgo.• ( ) Disciplina.• ( ) Empoderamiento (apropiación).• ( ) Visibilidad de tareas fuera de lugar.

El foco del equipo es gestionar los drivers claves del proyecto.

Equipo de Proyecto, sin governance, ni disciplinas en gestión de proyectos.

Equipo de Proyecto que vive las disciplinas propuestas por PMI en gestión de proyectos

Gestión de Riesgos Clásica

Amenazas

Oportunidades

Gestión de Riesgos Clásica

Plan de Gestión de

Riesgos

Identificación de Riesgos

Análisis Cualitativo

Análisis Cuantitativo

Plan de Respuesta de Riesgos

Monitoreo y Control

Adaptación del proceso de gestión de riesgosDefinición de reglas de procesoPlan de gestión de riesgos

Lista de riesgosClasificación de riesgos

Probabilidad / ImpactoCausa RaízRiesgos Priorizados

Modelos numéricosLímites de confiabilidadAnálisis de sensibilidad

EstrategiasPlanes de AcciónDueño de PlanesActualizaciones al Plan

Estado y TendenciasReportingTendencias en exposición de riesgos

Gestión de Riesgos ClásicaProcesos de la gestión de riesgos – planes de respuesta

Prob

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Impacto

Casi

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Muy

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Despreciable Leve Moderada Alta Muy Alta

Estrategias

Amenazas Oportunidades

• Evitar• Transferir• Mitigar• Aceptar

• Explotar• Compartir• Mejorar• Aceptar

Gestión de Riesgos ClásicaHerramientas

Pocos responsable de registrar y actualizar

riesgos.Principalmente comunicar a JP

ProblemáticaGestión de Riesgos Clásica

Poca Efectividad

Baja apropiación

Escasa disciplina

Se registran los riesgos pero la asignación y

seguimiento de planes de acciones es baja.

Dificultad para mantener frecuencia de

reuniones de seguimiento y control

de riesgos.

ProblemáticaGestión de Riesgos Clásica

Poca Efectividad

Baja apropiación

Escasa disciplina

Oportunidad de Mejora

La gestión de riesgos clásica permite a un integrante del equipo trabajar, clasificar y gestionar los riesgos de un proyecto, pero sin la necesidad de hacer partícipes a los demás integrantes del equipo ni a los demás interesados del proyecto (internos y externos).

ConclusionesGestión de Riesgos Clásica

Se enfatiza más en el registro de riesgos por sobre planes de acción.

Visual Management

Una perspectiva diferente

¿Qué es Visual Management?

Conjunto de técnicas orientadas a comunicar información de manera:

Visual Ordenada Auto explicativa Entender mejor el proceso Promueve la toma de decisiones Favorece el apropiamiento

______________________________ Mejorar la gestión de nuestro trabajo

y colaboración

¿Por qué Visual Management?

Los seres humanos coleccionamos información mediante:

83% Vista

11% Audición

3.5% Sentido del olor

1.5% Sentido del tacto

1% Sentido del gusto

¿Para qué nos sirve?

+ Colaboración

Tomar decisiones mas informadas y colaborativas

Para potenciar el trabajo en Equipo mediante…

+ Actitud:

Mayor sentido de pertenencia y apropiación entre los miembros.

+ Management

Visibilizar y Actuar sobre los problemas y oportunidades.

¿Para qué nos sirve?

El Visual Management nos ayuda en diferentes situaciones como:

Representación y comparación de datos

Identificar desviaciones

Detectar problemas

Estatus del equipo

Estructuras y relaciones

Visual ManagementCómo lo incorporamos a la Gestión de Riesgos

• Potenciar la gestión de acciones sobre los riesgos, incorporando un Kanban que nos permite gestionar el status de los distintos planes de acción planificados y en

curso.

• Mejorar la visualización de la criticidad de riesgos, donde se relacionen los planes con los respectivos

riesgos.

• Aumentar la participación y colaboración del equipo e interesados, obligando a cada integrante a redactar y gestionar sus post-it a la hora de actualizar los

status.

Poca Efectividad

Baja apropiación

Visual ManagementBeneficios al incorporarla a la Gestión de Riesgos.

•Permite visualizar riesgos, las respuestas sobre los mismos y en la etapa donde se encuentran.

•Incorporar activamente responsable a los riesgos.

•Entrega al equipo en su conjunto, la capacidad de tomar mejores decisiones y acciones sobre los riesgos.

•Permite cuantificar la cantidad de acciones a ejecutar en relación a los recursos disponibles.

Visual ManagementEjecución

Visual ManagementProblemática

Falta de disciplina

• Sólo incorporar board para mejorar aspectos fundamentales en la toma de decisiones no asegura el éxito.

• Existen otros factores que afectan para obtener una práctica efectiva de gestión de riesgos.

¿Cómo lo resolvemos?

Disciplina

Aplicando las buenas prácticas de gestión de riesgos.

Seguimiento de riesgos periódicamente (en reuniones), con sus

respectivas reglas del juego.

Siempre, siempre usar los tableros visuales al discutir sobre un

riesgo o situación del proyecto.

Estableciendo una organización responsable de su

funcionamiento, y control.

Acciones para abordar riesgos con aceptación y compromiso de

cada integrante del equipo.

¿Cómo lo resolvemos?Disciplina

Sustentabilidad para replicar y mantener en el tiempo con otros

proyectos y equipos de trabajo.

Instructivo con pasos (estándar).

Viviendo, respetando, mejorando y enseñando la práctica.

Auditorías periódicas.

¿Cómo lo resolvemos?Sustentabilidad

Visibilidadefectiva

Equipo involucradoY comprometido

Trabajocolaborativo

Conclusiones

Baja Madurez en Gestión

Foco en resolver problemas.

• ( ) Metodología.• ( ) Colaboración.• ( ) Liderazgo.• ( ) Disciplina.• ( ) Empoderamiento (apropiación).• ( ) Visibilidad de tareas fuera de lugar.

Conclusiones

PMI + VISUAL MANAGEMENT

Lider PM

• ( ) Metodología.• ( ) Colaboración.• ( ) Liderazgo.• ( ) Disciplina.• ( ) Empoderamiento (apropiación).• ( ) Visibilidad de tareas fuera de lugar.

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Mauricio Azócar

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mauricio.azocar@leanpmo.cl

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