EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL … · artículos 73 y 76 de la Ley 1474 del 12 de...
22
NIT. 900235058-0 Soluciones que transforman Calle 11 N°. 3-32 Edificio Banco de la República Piso 8 Teléfonos: 2 61 66 43 Móvil: 3203411864 e-mail: [email protected] - web: www.edat.gov.co Ibagué – Tolima – Colombia Página 1 de 22 EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL TOLIMA. PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO. Vigencia 2018 VERSIÓN I - 31 ENERO 2018
Transcript of EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL … · artículos 73 y 76 de la Ley 1474 del 12 de...
NIT. 900235058-0
Soluciones que transforman Calle 11 N°. 3-32 Edificio Banco de la República Piso 8
Teléfonos: 2 61 66 43 Móvil: 3203411864 e-mail: [email protected] - web: www.edat.gov.co
Ibagué – Tolima – Colombia
Págin
a 1
de 22
EMPRESA DE ACUEDUCTO,
ALCANTARILLADO Y ASEO
DEL TOLIMA.
PLAN ANTICORRUPCIÓN
Y DE ATENCIÓN
AL CIUDADANO.
Vigencia 2018 VERSIÓN I - 31 ENERO 2018
NIT. 900235058-0
Soluciones que transforman Calle 11 N°. 3-32 Edificio Banco de la República Piso 8
Teléfonos: 2 61 66 43 Móvil: 3203411864 e-mail: [email protected] - web: www.edat.gov.co
Ibagué – Tolima – Colombia
Págin
a 2
de 22
Tabla de contenido
INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................... 4 Metodología para la identificación de riesgos de corrupción y acciones para su manejo ........................ 5 Estrategia Antitrámites. ....................................................................................................................... 5 Rendición de Cuentas. ......................................................................................................................... 5 Mecanismos para Mejorar la Atención al Ciudadano: ........................................................................... 5
OBJETIVOS Y ALCANCE. ...................................................................................................... 6 General ............................................................................................................................................... 6 Específicos ........................................................................................................................................... 6 Alcance ............................................................................................................................................... 6
NORMATIVIDAD .................................................................................................................... 7
ELEMENTOS ESTRATÉGICOS DE LA EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL ................................... 8 Misión ................................................................................................................................................. 8 Visión .................................................................................................................................................. 9 Política de calidad ................................................................................................................................ 9 Principios y valores institucionales ....................................................................................................... 9 RESPETO: ..........................................................................................................................................9
EQUIDAD: ..........................................................................................................................................9
RESPONSABILIDAD: .......................................................................................................................9
TRANSPARENCIA: ...........................................................................................................................9
LEALTAD: ...................................................................................................................................... 10
SERVICIO: ...................................................................................................................................... 10 EFICIENCIA: ................................................................................................................................... 10
COMPROMISO: .............................................................................................................................. 10 Código de ética .................................................................................................................................. 10 Compromiso de la EDAT S.A. E.S.P. oficial ........................................................................................... 11 Código de buen gobierno ................................................................................................................... 11
Compromiso de la EDAT S.A E.S.P. oficial ......................................................................................... 11
METODOLOGÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN Y
ACCIONES PARA MITIGARLO. .......................................................................................... 12
NIT. 900235058-0
Soluciones que transforman Calle 11 N°. 3-32 Edificio Banco de la República Piso 8
Teléfonos: 2 61 66 43 Móvil: 3203411864 e-mail: [email protected] - web: www.edat.gov.co
Ibagué – Tolima – Colombia
Págin
a 3
de 22
ESTRATEGIA ANTITRÁMITES .......................................................................................... 13 Priorización de trámites a intervenir .................................................................................................. 14 Racionalización de trámites ............................................................................................................... 15
SIMPLIFICACIÓN: .............................................................................................................................. 15 OPTIMIZACIÓN:.................................................................................................................................. 15 INTEROPERABILIDAD: ..................................................................................................................... 15
Beneficios de la implementación de las fases de racionalización. ........................................................ 16
RENDICIÓN DE CUENTAS .................................................................................................. 16
Presupuesto: ..................................................................................................................................... 17
Estados Financieros: ......................................................................................................................... 17 Cumplimiento de Metas: .................................................................................................................. 17
Informes de Gestión: ........................................................................................................................ 17
Indicadores de Gestión Metas e Indicadores de Gestión y/o Desempeño ........................................ 17 Informes de los Entes de Control que Vigilan a la Entidad: ............................................................ 17
Procesos Contractuales ..................................................................................................................... 17
Planes de Mejoramiento ................................................................................................................... 18
MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO ............................... 18 Desarrollo institucional para el servicio al ciudadano .......................................................................... 18
Elementos básicos para la atención al ciudadano. ............................................................................... 19 Afianzar la cultura de servicio al ciudadano en los servidores públicos. ............................................... 20 Fortalecimiento de los canales de atención. ....................................................................................... 20 Información actualizada ..................................................................................................................... 20 Implementación y optimización. ........................................................................................................ 20
Oficina, dependencia o entidad competente: ....................................................................................... 21 Consideraciones generales: ................................................................................................................ 21
Control ..................................................................................................................................................... 21
SEGUIMIENTO. ..................................................................................................................... 21
MONITOREO, CONTROL Y EVALUACIÓN ...................................................................... 22
NIT. 900235058-0
Soluciones que transforman Calle 11 N°. 3-32 Edificio Banco de la República Piso 8
Teléfonos: 2 61 66 43 Móvil: 3203411864 e-mail: [email protected] - web: www.edat.gov.co
Ibagué – Tolima – Colombia
Págin
a 4
de 22
INTRODUCCIÓN
La ley establece medidas pedagógicas y de formación que hacen que la política anticorrupción sea
permanente y promueve la construcción de una cultura de la legalidad. De esta manera, se fortalece
la participación de la ciudadanía a través del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.
En síntesis, el Estatuto Anticorrupción es una normativa integral. Incluye medidas novedosas
producto del conocimiento sobre el fenómeno de la corrupción en Colombia, que sigue
recomendaciones internacionales y que debe generar un nuevo clima para los negocios entre los
particulares y la gestión pública.
En concordancia con lo anterior, la EDAT S.A E.S.P. OFICIAL, en su compromiso Ético y de
transparencia propende avanzar mediante la adopción del Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano, fundado en la herramienta de “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción
y de Atención al Ciudadano” como un instrumento de tipo preventivo para el control de la gestión,
interrelacionado con la Gestión Administrativa, el manejo pulcro de los asuntos públicos y de
gobierno, que va desde la prestación del servicio y atención a la ciudadanía, hasta el proceso
contractual transparente que genere confianza en toda la comunidad.
El plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, se construye con el fin de prevenir los riesgos
que se pueden presentar en el desarrollo de cada uno de los procesos institucionales, definidos y
establecidos por la entidad. Cada riesgo estará sujeto a la verificación, evaluación, seguimiento y
control necesario para determinar el avance de cada uno, y la contribución al logro de la gestión
institucional, la cual debe estar orientada al cumplimiento de las Políticas de Desarrollo
Administrativo determinadas en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, señalado en el
Decreto 2482 de 2012.
Para su desarrollo se estableció una metodología diseñada por la Secretaría de Transparencia de la
Presidencia de la República, en el marco del Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia,
Transparencia y Lucha contra la corrupción; el cual incluye cuatro componentes autónomos e
independientes, que contienen parámetros y soporte normativo propio.
NIT. 900235058-0
Soluciones que transforman Calle 11 N°. 3-32 Edificio Banco de la República Piso 8
Teléfonos: 2 61 66 43 Móvil: 3203411864 e-mail: [email protected] - web: www.edat.gov.co
Ibagué – Tolima – Colombia
Págin
a 5
de 22
Metodología para la identificación de riesgos de corrupción y acciones para su manejo.
En este componente, se elabora el mapa de Riesgos de Corrupción como resultado de la
identificación, análisis, valoración de riesgos en cada uno de los procesos institucionales y se
define la política para administrarlos.
Estrategia Antitrámites. Este componente tiene como finalidad simplificar, estandarizar,
eliminar, optimizar y automatizar los trámites y procedimientos administrativos; facilitar el
acceso de la información y ejecución de los mismos, y contribuir a la mejora continua del
funcionamiento interno, mediante el uso de la tecnología, la información, cumpliendo con los
atributos de seguridad jurídica propios de la comunicación electrónica.
Rendición de Cuentas. Este componente tiene como propósito afianzar la Relación Estado-
Ciudadano, mediante la información y exposición de los resultados de la gestión institucional
a la ciudadanía en general, entidades del orden gubernamental, privadas y Entes de Control.
Mecanismos para Mejorar la Atención al Ciudadano: En este componente se establecen
los lineamientos, parámetros, métodos y acciones tendientes a mejorar la calidad y
accesibilidad de la ciudadanía a los servicios que presta la Empresa.
NIT. 900235058-0
Soluciones que transforman Calle 11 N°. 3-32 Edificio Banco de la República Piso 8
Teléfonos: 2 61 66 43 Móvil: 3203411864 e-mail: [email protected] - web: www.edat.gov.co
Ibagué – Tolima – Colombia
Págin
a 6
de 22
OBJETIVO Y ALCANCE.
General
Implementar en la EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL TOLIMA
S.A. E.S.P. OFICIAL, el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, de conformidad con los
artículos 73 y 76 de la Ley 1474 del 12 de julio de 2011, y establecer estrategias encaminadas a la
lucha contra la corrupción y la oportuna atención al ciudadano enmarcadas dentro del Modelo
Integrado de Planeación y Gestión (MIPG).
Específicos
Elaborar el Mapa de Riesgos de la EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL, y sus respectivas medidas como
elementos de prevención, corrección y control.
Instaurar políticas que permitan la optimización y Racionalización de Tramites en la Empresa.
Establecer los mecanismos para la Rendición de Cuentas de la Empresa.
Definir por parte de la EDAT S.A. E.S.P Oficial, acciones que contribuyan a una eficaz y
oportuna atención al ciudadano.
Alcance
Las acciones, medidas y mecanismos contemplados en el presente Plan Anticorrupción, deberán ser
atendidas por todas las dependencias de la Empresa, con el propósito de dar cumplimiento a lo
normado y permitir el seguimiento continuo a los posibles riesgos establecidos.
NIT. 900235058-0
Soluciones que transforman Calle 11 N°. 3-32 Edificio Banco de la República Piso 8
Teléfonos: 2 61 66 43 Móvil: 3203411864 e-mail: [email protected] - web: www.edat.gov.co
Ibagué – Tolima – Colombia
Págin
a 7
de 22
NORMATIVIDAD
La EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL TOLIMA S.A. E.S.P.
OFICIAL, implementará el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2018, de conformidad
con la siguiente normatividad.
NIT. 900235058-0
Soluciones que transforman Calle 11 N°. 3-32 Edificio Banco de la República Piso 8
Teléfonos: 2 61 66 43 Móvil: 3203411864 e-mail: [email protected] - web: www.edat.gov.co
Ibagué – Tolima – Colombia
Págin
a 8
de 22
Fuente: estrategias construcción – plan anticorrupción – atención ciudadano V2.
ELEMENTOS ESTRATÉGICOS DE LA EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL
Misión
Desarrollar acciones para apoyar las entidades territoriales en asistencia técnica, gestión y
ejecución de proyectos, fortalecimiento empresarial para el aseguramiento de la prestación del
servicio, con un equipo humano comprometido con los principios de responsabilidad, lealtad,
eficiencia, equidad, transparencia y respeto, mediante la revisión continua de los procesos dirigidos
a mejorar la calidad de vida de la población.
NIT. 900235058-0
Soluciones que transforman Calle 11 N°. 3-32 Edificio Banco de la República Piso 8
Teléfonos: 2 61 66 43 Móvil: 3203411864 e-mail: [email protected] - web: www.edat.gov.co
Ibagué – Tolima – Colombia
Págin
a 9
de 22
Visión
En el 2020, la EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL será reconocida en el orden regional y nacional por su
modelo de gestión, ejecución y operación de las políticas de agua potable y saneamiento básico,
especialmente los programas relacionados con los Planes Departamentales de Agua (PDA),
cumpliendo los mejores estándares de calidad, eficiencia, eficacia y efectividad, garantizando la
equidad social, el desarrollo económico y la sostenibilidad ambiental.
Política de calidad
En la EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL, Gestor del PDA trabajamos por la implementación de
esquemas eficientes y sostenibles que aseguren la prestación de servicios de agua potable y
saneamiento básico en el Departamento del Tolima, a través de la gestión de procesos
debidamente planificados que se monitorean permanentemente para asegurar el cumplimiento de
los objetivos estratégicos de la Empresa, bajo principios de responsabilidad social, ambiental y
legal.
Principios y valores institucionales
RESPETO: Hacia nuestros compañeros de trabajo, nuestras tareas, manteniendo la prudencia
y respeto por nuestro principal recurso: "El Agua".
EQUIDAD: Reconocimiento de la igualdad: Todos los seres humanos somos iguales y en esa
medida debemos tener las mismas oportunidades para realizar las metas.
RESPONSABILIDAD: Porque en cada actividad que realizamos entregamos nuestro
esfuerzo, compromiso y conocimientos con responsabilidad, bajo el marco legal de las
normas y leyes que lo gobiernan.
TRANSPARENCIA: La gestión de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las
decisiones claras; por lo tanto, es importante que la EDAT garantice el acceso a la
información pertinente de sus procesos, facilitando su control social.
NIT. 900235058-0
Soluciones que transforman Calle 11 N°. 3-32 Edificio Banco de la República Piso 8
Teléfonos: 2 61 66 43 Móvil: 3203411864 e-mail: [email protected] - web: www.edat.gov.co
Ibagué – Tolima – Colombia
Págin
a 10
de 22
LEALTAD: Hacia nuestra Gobernación del Tolima, a su misión, valores y políticas; con
nuestros compañeros de trabajo y fundamentalmente con nuestra población tolimense.
SERVICIO: Siendo proactivo en cada una de las funciones que desarrollamos diariamente,
buscando constantemente mejorar nuestro servicio, con el único fin de satisfacer las
necesidades y expectativas de nuestra región.
EFICIENCIA: Al aplicar nuestros conocimientos en forma eficiente, oportuna, ética y
responsable, con actitud, actualizándonos y comunicándonos abiertamente en las nuevas
manifestaciones y procedimientos de nuestro trabajo, logrando un mejor desempeño.
COMPROMISO: Trabajar cotidianamente poniendo ese "plus" extra para hacer de nuestra
sociedad una zona de libre, armoniosa y sana convivencia.
Código de ética
Este Código es la guía y principios de actuación por excelencia para los servidores públicos de la
EDAT S.A. E.S.P OFICIAL. Para los clientes se constituye como el marco ético de su relación
con la Empresa. Para la comunidad, es la norma, con la cual evalúan nuestro comportamiento en
el ejercicio de la función pública.
Principios Rectores del Código de Ética que se tienen en cuenta:
El interés general prevalece sobre el particular.
El buen uso y administración de los recursos públicos, garantizan la calidad de vida de la
comunidad.
Es imperativo ético del servidor público, rendir cuentas a la ciudadanía sobre la utilización de
los recursos públicos encomendados y a los resultados de la gestión.
Los bienes públicos deben ser destinados exclusivamente al servicio de la comunidad.
NIT. 900235058-0
Soluciones que transforman Calle 11 N°. 3-32 Edificio Banco de la República Piso 8
Teléfonos: 2 61 66 43 Móvil: 3203411864 e-mail: [email protected] - web: www.edat.gov.co
Ibagué – Tolima – Colombia
Págin
a 11
de 22
Compromiso de la EDAT S.A. E.S.P. oficial
El Código de Ética debe ser suscrito y socializado mediante un Acta de Compromiso para todos
los servidores públicos de la EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL., en la fecha de ingreso o al momento
de posesionarse nuevos funcionarios y extenderse a las personas que se vinculen mediante
contrato de prestación de servicios.
Código de buen gobierno
El Código de Buen Gobierno debe orientarse hacia una gestión íntegra, con principios y valores
éticos frente a todos sus grupos de interés. La EDAT S.A E.S.P. OFICIAL, se compromete a realizar
procesos colectivos de identificación y aceptación de las políticas éticas, que garanticen el
cumplimiento de la Ley, la participación, la sana convivencia y la resolución de conflictos en las
relaciones interpersonales, interinstitucionales y con otros grupos de interés.
El compromiso en la lucha anticorrupción creará compromisos tendientes a lograr este objetivo
por parte de sus servidores públicos y contratistas, mediante la firma de un acuerdo estándar de
conducta que excluya la aceptación u ofrecimiento de sobornos.
Igualmente, la Empresa se compromete a capacitar a sus directivos y el resto del equipo cuando
lo crea conveniente, y, en cumplimiento de sus programas de formación ciudadana, a sus grupos
de interés en políticas y acciones anticorrupción.
La Entidad actuará de manera determinante ante la lucha frente a la corrupción, rechazando toda
práctica corrupta que se avizore por cualquier medio y ante cualquier hecho o situación.
Compromiso de la EDAT S.A E.S.P. oficial
Se compromete a ser diligente para impedir, prevenir y combatir estos fenómenos, para lo cual
adoptará mecanismos y medidas mínimas, así:
NIT. 900235058-0
Soluciones que transforman Calle 11 N°. 3-32 Edificio Banco de la República Piso 8
Teléfonos: 2 61 66 43 Móvil: 3203411864 e-mail: [email protected] - web: www.edat.gov.co
Ibagué – Tolima – Colombia
Págin
a 12
de 22
Guiar sus actuaciones orientadas a principios éticos establecidos en el presente Código.
Dar publicidad a la promulgación de normas éticas y advertir sobre la determinación
inquebrantable de cumplirlas en el giro ordinario de sus actividades.
Garantizar que todos los procedimientos sean claros, equitativos, viables y transparentes.
Denunciar las conductas irregulares de los funcionarios y contratistas a las entidades
competentes y a la sociedad cuando se requiera.
En materia de contratación, implementar y adoptar las normas vigentes para el sector público
y publicar la contratación de servicios, adquisición de bienes, obras y demás, de acuerdo con
lo prescrito por la legislación y el presente Código de Buen Gobierno.
METODOLOGÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN Y
ACCIONES PARA MITIGARLO.
Dentro de este componente se aplican los criterios generales para la identificación y prevención de
los riesgos de corrupción al interior de la EDAT S.A. E.S.P. Oficial y la elaboración de mecanismos
para prevenirlos o evitarlos.
Durante el 2017 se elaboró y publicó el mapa de riesgo de corrupción de la EDAT S.A. E.S.P.
Oficial.
Para el 2018 se realizarán distintas actividades orientadas a actualizar y mejorar los insumos de la
administración de riesgos de corrupción buscando optimizar los controles que mitiguen posibles
causas de ocurrencia de prácticas corruptas.
NIT. 900235058-0
Soluciones que transforman Calle 11 N°. 3-32 Edificio Banco de la República Piso 8
Teléfonos: 2 61 66 43 Móvil: 3203411864 e-mail: [email protected] - web: www.edat.gov.co
Ibagué – Tolima – Colombia
Págin
a 13
de 22
Actividad Responsable Fecha Inicio Fecha
Finalización
Actualizar el mapa de riesgos
de corrupción. Control Interno. 01/02/2018 30/04/2018
Actualizar la Guía de
Administración de Riesgos
teniendo en cuenta las
debilidades (factores
internos) y amenazas
(factores externos) de la
entidad.
Control Interno. 02/05/2018 30/06/2018
Gestionar los riesgos
identificados para la vigencia
2017.
Responsables de los procesos
en cada nivel de la empresa. 01/02/2018 28/12/2018
Monitorear la ejecución de
acciones preventivas y la
efectividad de los controles
establecidos.
Control Interno y los
Responsables de los procesos
en cada nivel de la empresa.
02/04/2018 28/12/2018
Realizar el monitoreo,
control y evaluación. Control Interno. 01/02/2018 28/12/2018
ESTRATEGIA ANTITRÁMITES
Se pretende con esta estrategia, continuar adelantando acciones tendientes a adoptar políticas
encaminadas a la implementación de estrategias que permitan disminuir o eliminar trámites
existentes y promover mecanismos ágiles, oportunos y eficientes, mediante la utilización de
herramientas tecnológicas, redes sociales, la página web de la EDAT S.A. E.S.P. Oficial, hacer
difusión por radio y prensa de algunos eventos importantes y de impacto para la ciudadanía.
Actualmente, las solicitudes de información por escrito son recepcionadas por la secretaria ejecutiva
de la Gerencia, siendo relacionada en un formato debidamente establecido y aprobado en el proceso
de Gestión de Calidad, el cual permite registrar en detalle el contenido de la solicitud, para luego ser
entregado al señor Gerente para su conocimiento y posterior delegación ante el funcionario o
persona que considere adecuada para dar la respuesta. Una vez designada la persona por el señor
NIT. 900235058-0
Soluciones que transforman Calle 11 N°. 3-32 Edificio Banco de la República Piso 8
Teléfonos: 2 61 66 43 Móvil: 3203411864 e-mail: [email protected] - web: www.edat.gov.co
Ibagué – Tolima – Colombia
Págin
a 14
de 22
Gerente, el documento es entregado por la Secretaria Ejecutiva debidamente radicado en detalle para
que se inicie su diligenciamiento.
El proceso empleado para los trámites de solicitudes escritas permiten que desde su inicio de
radicación se pueda continuar con el seguimiento para su trámite y/o respuesta dentro de los
términos establecidos por la Ley, por cuanto esta persona está pendiente de las fechas de
vencimiento y de la clase de respuesta que debe surtirse.
En este sentido el trámite que se aplica en la EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL, es confiable y continuará
para lo correspondiente a solicitudes escritas.
Referente a la radicación y trámite de las cuentas de cobro por parte de los contratistas y
proveedores se realiza el mismo proceso, inicia en la oficina de la Secretaría Ejecutiva y se entrega a
la Dirección Financiera las cuentas para el respectivo pago y los informes que son para revisión de
los Supervisores son entregados a cada uno de ellos. El control de entregas, devoluciones y trámites
de los documentos se lleva en la oficina donde inicia el proceso.
Priorización de trámites a intervenir
En desarrollo de este componente se realizarán las siguientes actividades.
a. Socializar con los servidores públicos la implementación del uso y promoción de herramientas
tecnológicas mediante charlas al interior de la EDAT S.A. E.S.P OFICIAL.
b. Informar sobre los proyectos de inversión e infraestructura en las diferentes reuniones con las
comunidades y mediante los medios de difusión que posee la EDAT S.A. OFICIAL, de tal
manera que sea posible facilitar el acceso a la información de la Empresa. Los medios de
información que posee y que la ciudadanía debe conocer y consultar son:
Sitio en Internet: www.edat.gov.co
Facebook: EDAT Tolima
Twitter: @EDATTolima
Instagram: edattolima
NIT. 900235058-0
Soluciones que transforman Calle 11 N°. 3-32 Edificio Banco de la República Piso 8
Teléfonos: 2 61 66 43 Móvil: 3203411864 e-mail: [email protected] - web: www.edat.gov.co
Ibagué – Tolima – Colombia
Págin
a 15
de 22
c. Revisión de los tiempos para el trámite de pago de las cuentas de cobro en la Dirección
Financiera, y la revisión a los informes por parte de los Supervisores de contratos.
Racionalización de trámites
SIMPLIFICACIÓN: Difundir a la ciudadanía en general de los medios tecnológicos que
posee tales como: correos electrónicos, redes sociales y la página web, para que la
comunicación sea mediante estos instrumentos y así evitar que las personas se trasladen
desde sitios lejanos hasta la Empresa. Lo anterior les permitirá conocer información de los
proyectos, programas, obras, estado de las obras, solicitar información específica, dar a
conocer sus inquietudes, quejas, reclamos, derechos de petición, y por estos mismos medios
recibir la respuesta solicitada en los términos y tiempos establecidos oficialmente.
Este mecanismo anti trámite redunda en beneficio para la ciudadanía como también para la
Entidad, por cuanto se economiza tiempo, medios físicos, económicos y la información se
conoce en tiempo real.
Referente a las solicitudes escritas se simplificaría el proceso en la medida que la ciudadanía
incremente el uso de los medios tecnológicos, redes sociales y la página web, y se reduzca el
uso del papel.
OPTIMIZACIÓN: Para lograr mejorar la práctica de este componente la EDAT S.A E.S.P.
OFICIAL estudiará, solicitará y actualizará los recursos económicos para la adquisición de
medios tecnológicos, ampliar la capacidad y cobertura de los mismos que permitan realizar
el seguimiento a los trámites y solicitudes de la ciudadanía, por los diferentes canales de
comunicación lo cual permita reducir los costos, agilizar la información que se refleje en la
satisfacción de los usuarios.
INTEROPERABILIDAD: Elemento importantísimo por cuanto permite intercambiar
información y conocimiento en línea con las entidades, permite la entrega de servicios,
informaciones a las demás entidades, ciudadanos y otros de manera oportuna. Estos
intercambios se pueden realizar mediante mecanismos de páginas web, cadenas de trámite o
ventanillas únicas.
NIT. 900235058-0
Soluciones que transforman Calle 11 N°. 3-32 Edificio Banco de la República Piso 8
Teléfonos: 2 61 66 43 Móvil: 3203411864 e-mail: [email protected] - web: www.edat.gov.co
Ibagué – Tolima – Colombia
Págin
a 16
de 22
Beneficios de la implementación de las fases de racionalización.
Reducción de costos para los ciudadanos y la Empresa.
Mejores condiciones en oportunidad y calidad de la información.
Evita la intermediación de otras personas para obtener la información (posibles pagos).
Altos niveles de seguridad para funcionarios y ciudadanos.
Prescinde de posibles filas y pérdida de tiempo en espera para la atención.
RENDICIÓN DE CUENTAS
La Política de Rendición de Cuentas a los Ciudadanos, establecida en el documento Conpes 3654 de
2010, indica que “es la obligación de un actor de informar y explicar sus acciones a otro(s) que tiene
el derecho de exigirla, debido a la presencia de una relación de poder, y la posibilidad de imponer
algún tipo de sanción por un comportamiento inadecuado o de premiar un comportamiento
destacado….”
Se orienta a consolidar una cultura de apertura de la información, transparencia y diálogo entre el
Estado y los ciudadanos. En el Manual de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía se unifican,
orientan y se establecen los lineamientos metodológicos definidos en el artículo 78 de la Ley 1474
de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
Con la utilización de los lineamientos metodológicos las entidades pueden ser percibidas con mayor
transparencia, elevan sus niveles de credibilidad y confianza, y se convierten en instrumentos de
participación ciudadana, control social y lucha contra la corrupción.
En esta materia la EDAT S.A. ESP OFICIAL, rinde cuentas una vez al año, en un sitio que
previamente establece, extendiendo invitación a los Alcaldes Municipales del departamento del
Tolima, a la ciudadanía, al señor Gobernador del Departamento, a los Directivos de las diferentes
dependencias de la Gobernación, a los Organismos de Control del Departamento, mediante medio
escrito, comunicación telefónica, difusión radial u otros canales de información.
NIT. 900235058-0
Soluciones que transforman Calle 11 N°. 3-32 Edificio Banco de la República Piso 8
Teléfonos: 2 61 66 43 Móvil: 3203411864 e-mail: [email protected] - web: www.edat.gov.co
Ibagué – Tolima – Colombia
Págin
a 17
de 22
Igualmente, rinde cuenta a la Asamblea Departamental cuando sea solicitado y en los temas que la
misma considera.
La temática de la rendición de cuentas se fundamentarse en temas, aspectos y contenidos relevantes
que la EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL debe comunicar y sobre los cuales debe rendir la información.
Los temas a tratar en la rendición de cuentas son:
Presupuesto: Ejecución Presupuestal de ingresos y gastos (funcionamiento, inversión y servicio
de la deuda) % de recursos ejecutados en ingresos y gastos. Comparativo con respecto al mismo
período del año anterior.
Estados Financieros: con corte a diciembre del año respectivo y comparativo respecto del año
anterior.
Cumplimiento de Metas: mencionar objetivos, estrategias, proyectos, metas, responsables,
planes generales de compras y distribución presupuestal de los proyectos de inversión. Indicar
los proyectos y programas en ejecución a la fecha y los proyectos y programas a ejecutar por la
entidad durante el resto de la vigencia. % de avance en las metas dentro de los proyectos y
programas en ejecución, a la fecha.
Informes de Gestión: informar el grado de avance de las Políticas de Desarrollo Administrativo
del modelo Integrado de Planeación, Gestión misional y de gobierno, Gestión del Talento
Humano, Eficiencia Administrativa y Gestión Financiera.
Indicadores de Gestión Metas e Indicadores de Gestión y/o Desempeño: de acuerdo con la
planeación estratégica, % de avance de metas a la fecha.
Informes de los Entes de Control que Vigilan a la Entidad: cuáles entes la vigilan y concepto de
los informes objeto de las visitas.
Procesos Contractuales: relación y estado de los procesos de contratación, información
actualizada y detallada de cada contrato.
NIT. 900235058-0
Soluciones que transforman Calle 11 N°. 3-32 Edificio Banco de la República Piso 8
Teléfonos: 2 61 66 43 Móvil: 3203411864 e-mail: [email protected] - web: www.edat.gov.co
Ibagué – Tolima – Colombia
Págin
a 18
de 22
Planes de Mejoramiento: suscritos e Información sobre las acciones adelantadas.
En resumen, la rendición de cuentas es una obligación que todo servidor público debe realizar,
mediante el cumplimiento de un conjunto de normas, procedimientos, metodologías, y prácticas para
dar a conocer los resultados de su gestión a los ciudadanos, la sociedad civil y los Organismos de
Control, a partir del fomento del dialogo, entre la Empresa y el ciudadano sobre los asuntos del bien
común, y para ello se requiere que la EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL, también reciba aportes por parte
de la ciudadanía para el proceso de mejora continua. Bajo esta definición se busca involucrar al
ciudadano a través de los actos públicos, sistemas de información y comunicación, radio, prensa y la
página web www.edat.gov.co
Los informes de la rendición de cuentas dejan como resultado la eficiencia o deficiencia, los aciertos
y desaciertos de la gestión realizada por el servidor público, la cual es calificada por la ciudadanía, y
demás personal asistente. Esta información es subida a la página web de la Entidad, con el propósito
de ser consultada por todos quienes estén interesados en conocer el desempeño de la EDAT S.A.
E.S.P. OFICIAL.
MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO
La EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL, adopta los mecanismos del componente estratégico del Plan
Anticorrupción, que buscan mejorar la calidad y accesibilidad de los trámites y servicios de la
administración pública y satisfacer las necesidades de la ciudadanía.
Se fomentará un dialogo permanente, transparente y eficiente con los interesados, propendiendo un
aprovechamiento de los diferentes canales de atención e interacción con los ciudadanos y con el uso
efectivo, eficiente y estratégico de las tecnología de la información, los recursos económicos y
humanos de la Empresa.
Desarrollo institucional para el servicio al ciudadano
En este capítulo se enmarca la atención de la cual debe ser objeto los ciudadanos que requieren los
servicios de la Empresa, es decir, tratarlos como los clientes de primera línea, por tanto brindarles
una atención con excelencia e implementar acciones que conduzcan a un alto grado de satisfacción.
NIT. 900235058-0
Soluciones que transforman Calle 11 N°. 3-32 Edificio Banco de la República Piso 8
Teléfonos: 2 61 66 43 Móvil: 3203411864 e-mail: [email protected] - web: www.edat.gov.co
Ibagué – Tolima – Colombia
Págin
a 19
de 22
Elementos básicos para la atención al ciudadano.
De acuerdo con las directrices del Departamento Nacional de Planeación, recomienda incluir
en los Planes Institucionales una línea para la atención al ciudadano e incluir recursos
económicos que permitan una buena satisfacción.
Entre los elementos podemos citar:
Definir y difundir el portafolio de servicios al ciudadano de la entidad vía web.
Optimizar los procedimientos de atención de peticiones, quejas, sugerencias,
reclamos y denuncias de acuerdo con la normatividad.
Medir la satisfacción del ciudadano con relación a los servicios que brinda la
Empresa en los canales de atención
Identificar necesidades, expectativas e intereses del ciudadano para gestionar la
atención adecuada y oportuna.
Poner información de la empresa a disposición de la ciudadanía:
a. Publicar en el portal corporativo y la cartelera institucional los Derechos y
Deberes de los usuarios.
b. Fortalecer las competencias para el servicio y atención al ciudadano del personal
de la EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL, mediante programas de capacitación y
sensibilización.
c. Difundir los canales de atención ciudadana que permitan fortalecer la interacción
con la comunidad mediante las campañas publicitarias y correos institucionales.
d. Horarios y puntos de atención al usuario.
e. Nombre del funcionario, cargo e identificación de la dependencia a quien debe
dirigirse la petición, queja o reclamo.
Mantener espacios físicos suficientes y agradables a disposición de las personas que
llegan a interponer quejas, peticiones o reclamos.
NIT. 900235058-0
Soluciones que transforman Calle 11 N°. 3-32 Edificio Banco de la República Piso 8
Teléfonos: 2 61 66 43 Móvil: 3203411864 e-mail: [email protected] - web: www.edat.gov.co
Ibagué – Tolima – Colombia
Págin
a 20
de 22
Disponer de un mecanismo visible para el diligenciamiento de las sugerencias, quejas
y reclamos.
Afianzar la cultura de servicio al ciudadano en los servidores públicos.
Para el logro de este objetivo la EDAT S.A. E.S.P OFICIAL debe proponer, que quienes realicen
esta labor desarrollen competencias mediante capacitaciones y sensibilizaciones, enfocadas a una
mejor atención a la ciudadanía.
Fortalecimiento de los canales de atención.
Fortalecer los canales que permitan la atención al ciudadano.
Dar prioridad a niños, adultos mayores y personas con discapacidad.
Atender a las personas de acuerdo al orden de llegada.
Información actualizada
La página web institucional cuenta con la información actualizada de todos los servicios que le
brinda a la ciudadanía, solamente es consultarla.
Implementación y optimización.
La responsabilidad del tiempo de respuesta y calidad de la información de las peticiones, quejas,
reclamos y denuncias interpuestas por la ciudadanía, debe estar en cabeza de la Gerencia, procesos
misionales y de apoyo, para lo cual la Empresa ha establecido un mecanismo de recepción de las
PQRD, en la página web institucional para que los ciudadanos ingresen de manera práctica, remitan
las solicitudes y mediante el mismo mecanismo reciban una respuesta.
Cuando se realiza de manera escrita se requiere que el diligenciamiento del formulario sea claro,
preciso, conciso, limpio, transparente que no afecte la accesibilidad y confidencialidad, por cuanto
para obtener el reconocimiento de la entrada de esta información en la recepción, se hace mediante
registro y número de radicado, fecha, tipo de solicitud y de dónde proviene, lo anterior, facilita el
control y seguimiento de la documentación, el estado y los tiempos de respuesta.
NIT. 900235058-0
Soluciones que transforman Calle 11 N°. 3-32 Edificio Banco de la República Piso 8
Teléfonos: 2 61 66 43 Móvil: 3203411864 e-mail: [email protected] - web: www.edat.gov.co
Ibagué – Tolima – Colombia
Págin
a 21
de 22
Oficina, dependencia o entidad competente: en toda entidad pública deberá existir por lo
menos una dependencia encargada de recibir, tramitar y resolver las quejas, sugerencias y
reclamos que formulen los ciudadanos en relación con el cumplimiento de la misión de la
Empresa.
Consideraciones generales: Las dependencias encargadas de la gestión de peticiones, quejas,
sugerencias y reclamos deberán cumplir con los términos establecidos en la Ley.
Los términos para resolver las solicitudes son los determinados en el artículo 14 de la Ley 1755 de
2015, así:
Para cualquier petición: 15 días siguientes a la recepción.
Para la petición de documentos y de información: 10 días siguientes a la recepción.
Consulta de materias a su cargo: 30 días siguientes a la recepción.
El servidor público que conozca de una conducta punible que deba investigarse de oficio, iniciará la
investigación si tiene competencia, de lo contrario, pondrá el hecho en conocimiento de la autoridad
competente.
Las denuncias por actos de corrupción que reciban las entidades públicas deben ser trasladadas al
competente. Al ciudadano se le informará del traslado, sin perjuicios de las reservas de Ley.
Control: La verificación de la elaboración, de su visibilización, el Seguimiento y el Control
a las acciones contempladas en la herramienta “Estrategias para la Construcción del Plan
Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” le corresponde a la Oficina de Control interno.
SEGUIMIENTO.
El seguimiento de las actividades es realizado por los responsables del proceso en coordinación
con el grupo de mejora continua institucional. Las fechas de seguimiento al avance de
cumplimiento del Plan Anticorrupción son: 24 de marzo, 29 de junio, 28 de septiembre y 21 de
diciembre, para lo cual se definirá un único indicador, producto de la sumatoria de las distintas
actividades establecidas en cada componente.
NIT. 900235058-0
Soluciones que transforman Calle 11 N°. 3-32 Edificio Banco de la República Piso 8
Teléfonos: 2 61 66 43 Móvil: 3203411864 e-mail: [email protected] - web: www.edat.gov.co
Ibagué – Tolima – Colombia
Págin
a 22
de 22
MONITOREO, CONTROL Y EVALUACIÓN
El monitoreo, control y evaluación de las mismas le corresponde a la Oficina de Control Interno,
siguiendo los lineamientos establecidos en el Decreto 2641 de 2012, el Modelo Integrado de
Planeación y Gestión y el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG).
