Enai martin ghirardotti
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VII Encuentro Nacional de Auditoría Interna
Instituto de Auditores Internos de Argentina
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VII Encuentro Nacional de Auditoria Interna
Martín Ghirardotti - Resguarda
Líneas de denunciasNuevas tendencias
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Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
Definición tradicional: Una línea de denuncias es un canal de información quepuede ser anónimo o no, confidencial e independiente para todas las personasvinculadas con una organización (Empleados, Clientes, Proveedores, etc) quedeseen reportar fraudes, irregularidades y situaciones que vayan en contra de losobjetivos éticos de la empresa.
Nueva definición: Una LÍNEA DE COMUNICACION es un canal de información quepuede ser anónimo o no, confidencial e independiente para todas las personasvinculadas con una organización (Empleados, Clientes, Proveedores, etc) quedeseen dar a conocer reportar fraudes, irregularidades y/o ideas de mejoras enprocesos, calidad, ambiente de trabajo, etc.
En la actualidad el canal, debe ser utilizado para reportar y sugerir mejoras en procesos, temas de RRHH y cualquier otra sugerencia que le permita a la
organización lograr sus objetivos estratégicos
¿Qué es una línea de denuncias?
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Problemas que enfrentan las líneas éticas en el Mundo
Se desconocen en la empresa
No se chequean los buzones de voz o las casillas de e-mail
No se informa a los nuevos colaboradores sobre su existencia
Descreimiento de los denunciantes
Miedo a represalias
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Canales de Reportes
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Web
Log-in con clave única
solo para quien reporta
(garantizando
anonimato) con
posibilidad de
seguimiento de la
denunciaEntrevista PersonalFax
Carta
E-mail Tel (0800 sin caller ID)
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Plataforma
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Front web y canales de reportes (Tel, fax, email) y seguimientos(Zona denunciante)
Bandeja de Entrada: Recepción y proceso de las denuncias(Zona operador)
Gestionador de denuncias:Acceso a administrador de denuncias(Zona Comité de receptor)
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Funcionamiento
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Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
PROCESO
REPORTE
24
hs.
Comité
Receptor de
la Empresa
Derivación al
sector
involucrado
RECEPCIÓN
Línea de denuncias – Funcionamiento
Seguimiento
del Reporte
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Directorio
Gerencia 1 Gerencia 2Gerencia
3Gerencia 4
Auditoria Interna
Comité de recepción
Personal de la empresa (Operativo / Administrativo)Clientes – Proveedores – Contratistas – Etc.
Irregularidades, asuntos deRRHH y Mejoras en Procesos
Esquema de canal de reportes
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Estadísticas
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3The sum of percentages in this chart exceeds 100% because several cases involved schemes from more than one category.
* ©2010 Association of
Certified Fraud Examiners,
Inc.
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Cantidad de casos por tipos de fraude (*)
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* ©2010 Association of
Certified Fraud Examiners,
Inc.
Pérdidas Promedio por tipo de fraude (*)
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* ©2010 Association of
Certified Fraud Examiners,
Inc.
Tiempo promedio de deteccion (*)
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Cómo se detecta el fraude (*)
* ©2010 Association of
Certified Fraud Examiners,
Inc.
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* ©2010 Association of
Certified Fraud Examiners,
Inc.
Como se detecta el fraude en sudamerica (*)
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Origen de las denuncias (*)
* ©2010 Association of
Certified Fraud Examiners,
Inc.
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Deteccion de fraudes con y sin lineas de denuncia(*)
* ©2010 Association of
Certified Fraud Examiners,
Inc.
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¿Se modifican los controles después de sufrir fraudes? (*)
* ©2010 Association of
Certified Fraud Examiners,
Inc.
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Nuevas tendencias
Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
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Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
Reporte
Irregularidades Eficiencia
Recepción. Asignación de número de ticket.
Procesamiento y categorización
• Fraude
• Maltrato
• Descuido de bienes
• Otros
• Mejora de procesos administrativos
• Reporte de errores, problemas en controles de calidad
• Ideas y sugerencias en gral.
El canal de reportes adquiere una nueva función. Se dan a conocer ideas sobre mejora de procesos internos
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Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
• Mejoras de procesos administrativos• Seguridad en el lugar de trabajo• Problemas de comunicación• Problemas o mejoras en el control de calidad• Nuevas ideas o soluciones a problemas• Recomendaciones para mejoras a la organización
Recepción de reportes sobre:
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Otros temas a considerar:
En la mayoría de los casos, los reportantes no saben diferenciar conclaridad un fraude de un error o problema en un proceso
La posibilidad de generar estos reportes agregar más valor a laorganización y muestra el compromiso del Management con la mejoracontinua
Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
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Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
Comunicación del Servicio
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Fraude
Corrupción Investigación Deshonestidad Crimen Robo Ladrón
Evitar palabras como: Reemplazarlas por:
• Transparencia
• Responsabilidad• Etica• Calidad• Eficiencia• Mejora de procesos
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Cambios en la forma de referirse a las lineas de denuncias
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Nuevos conceptos para denominar a los canales dedenuncias:
Dependiendo de la cultura de cada tipo de organización dependerá el modelo de comunicación a utilizar
• Speak up (Pepsi CO)• Canal de Mejora Continua• Cuidando nuestros activos• Es correcto reportar lo incorrecto• El elemento esencial es usted• Ahorre dinero, tiempo y recursos valiosos
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• Felicitar públicamente a los colaboradores que realizan aportessobre mejoras operativas utilizando el canal.
• Entrega de lapiceras y otros bienes de escaso valor para ladifusión.
• En toda documentación corporativa, señalar la existencia delcanal y la importancia del aporte de los colaboradores.
Nuevas medidas adoptadas para recibir mas denuncias
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Gestión Eficiente de Líneas de denuncias
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Gestión eficiente de los reportes
• Alcance de los eventos a reportar
• Esquema de clasificación eficiente
• Estructura y nivel de gestión interna
• Proceso auditable
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• Resulta clave identificar claramente los tipos de eventos que se vancanalizar a través del canal, esto es uno de los determinantes el caudalde eventos que se van a recibir.
• Es importante la posibilidad de incluir los eventos de mejoras deprocesos a efectos hacer más amigable el canal y prevenir fraudes.
• La clasificación de los reportes por parte del receptor o gestor delcanal deben ser claros para los usuarios de las líneas de reporte. Estopermite recibir mayor cantidad de reportes.
Alcance de los eventos a reportar
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• Se debe confeccionar un adecuado esquema de clasificacióneficiente de eventos reportados, el cual va a formar la plataformapara la gestión de las denuncias.
• El esquema de clasificación se debe consolidar en base a lacriticidad de cada evento reportado y se debe diseñar dependiendode los usuarios que analizan los eventos.
• Se deben mantener esquemas y mapas de riesgos queestablezcan los niveles de procedimientos y el alcance a considerarpara cada evento reportado.
Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
Esquema de clasificación eficiente
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• Se forma un Comité de recepción de eventos/denuncias, que generalmente se corresponde con personal responsable de las áreas de Auditoría Interna, Legales, Fraude y Recursos Humanos.
• Se debe implementar un esquema adecuado de gestión de los eventos canalizados a través de las líneas de reportes que sea adecuadamente trazable y permita un correcto seguimiento.
• Dependiendo de la regionalización y el tamaño de la empresa se puede optar por plataformas o sistemas especialmente diseñados para la gestión de denuncias.
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Estructura de gestión interna
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• Todo el ciclo de recepción, proceso, comunicación y gestión de las denuncias debe ser íntegramente auditable por las áreas correspondientes.
• Los principales de drivers de control interno vinculados con las líneas de denuncias son la Confidencialidad de la información y la disponibilidad del servicio.
• La calidad del servicio (Atención y capacitación del personal) y los tiempos de respuestas también deben estar sujetos a revisiones de calidad.
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Generación de un proceso auditable
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