1

ENCUESTA PARA LA ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN

ACTUAL DE LOS CENTROS RED SINA

I. ENTORNO INSTITUCIONAL

1) ¿Cuál es el rol que cumple el centro de información en la institución?

Se observa en la gráfica que el 38% de los Centros tiene el rol de proveer, mantener y

dar a conocer información de consulta.

2) ¿A cuál área o departamento depende? ¿Esta relación es acorde con los objetivos del

centro? ¿Por qué?

12%

12%

12%

13% 13%

38%

Aumentar conocimiento ambiental

Capacitación y formación ambiental

Satisfacer necesidades de información

Divulgación de información

Consulta e investigación

Proveer , mantener y dar a conocerinformación de consulta

14%

29%

14%

43%

Subdirección deAdministraciónAmbiental

Subdirección dePlaneación ySistemas deInformaciónGrupo deEducaciónAmbiental

SubdirecciónAdministrativa yFinanciera

10%

90%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Acorde No acorde

Series1

2

En la gráfica se muestra la distribución del área o del departamento al cual corresponde

cada centro.

Respecto a la pregunta si la relación es acorde con los objetivos del Centros, la respuesta

del 90% es afirmativa, debido a que:

- Proporciona los medios necesarios para llevar a cabo nuestras actividades y

gestionar la adquisición de documentos y elementos que se requieran para prestar

un mejor servicio y contribuir con las consultas e investigaciones de nuestros

usuarios.

- Su deber es formar en cuanto a Educación Ambiental se refiere.

- presta asesoría académica y apoya a las campañas realizadas por el área de

Educación Ambiental

No es acorde 10% debido a que pertenece a la Subdirección administrativa y financiera,

estaría acorde si dependiera de Educación Ambiental para que haya una coyuntura del

Centro De Información con todos los programas de Educación que emprenda la

Corporación.

c) ¿Qué tipo de apoyo recibe el CI del área a la que pertenece y de la institución en

general? Este apoyo puede ser: capacitación, equipamiento, personal, apoyo financiero,

apoyo técnico y profesional, proveedor de información.

50%

12%

12%

13%

13%

Capacitación y apoyo técnico

Presupuesto

Logístico y Financiero

Optimización de espacio parael CI

Ningún apoyo

3

d) ¿Considera que los servicios que ofrece el CI satisfacen las necesidades de los

usuarios internos y externos?

El 62% de los encuestados considera que los servicios que ofrece el CI satisfacen las

necesidades de los usuarios. Por otra parte el 13% cree que no satisfacen las

necesidades debido a:

- Que el CI está fuera de servicio contaminación con ácaros.

El 25% de los encuestados cree que algunas veces satisfacen las necesidades de los

usuarios debido a:

- Falta una base de datos para realizar búsqueda y recuperación de información y

no que solamente dependa de la capacidad de nemotecnia de los que atienden el

centro de información.

- Se pueden mejorar en muchos aspectos que serán de gran utilidad para los usuarios en general

- No todas las solicitudes de información se pueden atender por falta de

documentación física o digital.

62% 13%

25%

Si No Algunas veces

4

e) ¿Utiliza algún instrumento(s) que le permite valorar la percepción de estos usuarios?

Pueden ser: estadísticas, consultas directas o por medios electrónicos, monitoreo del

servicio de préstamo de préstamo, evaluación de las solicitudes de apoyo para el uso de

los servicios, otro.

Se evidencia que el 63% de los Centros de documentación no cuentan con instrumentos

estadísticos que le permitan valorar la percepción de los usuarios.

f) De acuerdo al sistema o sector al que pertenece el CI de información (ambiental,

Sistema Nacional de Gestión del Riesgo), ¿cuál considera usted, es el aporte de este

Centro en su departamento, al conocimiento y difusión de información sobre gestión del

riesgo de desastres?

37%

63%

No Si

25%

25%

12%

25%

13% Conocimiento

Difusión de Información

Servicios de información

Disposición de informacióntécnica

Ninguno

Si: Consultas directas; encuestas de

satisfacción, mailing.

5

g) En su institución conocen la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres

y que percepción tienen de ella.

El 100% de los centros de información encuestados conocen sobre la Unidad Nacional

para la Gestión del Riesgo de Desastres, teniendo una opinión favorable respecto a su

gestión y apoyo a comunidades.

II. FUNCIONAMIENTO DEL CI

1) Personal:

a- ¿Cuántas personas laboran en el centro?

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Si No

Series1

Corpoamazonia y sus

sedes

Corpoboyaca

Corpochivor

Corpoguajira

CardiqueCorpoguav

ioCorpomoja

naCortolima

Series1 4 1 1 1 2 1 1 1

0

0,5

1

1,5

2

2,5

3

3,5

4

4,5

# ca

nti

dad

de

pe

rso

nal

6

Observando la gráfica se evidencia que en cada centro encuestado únicamente labora

una persona.

b- Refiérase al perfil profesional de cada uno y jornada de trabajo.

Tecnólogo Bienestar Social Secretaria ejecutiva Auxiliar Administrativa

Técnico Archivística / Estudiante de bibliotecología Tecnólogo en traducción y Turismo Técnico en sistemas y gestión ambiental Técnico en contabilidad sistematizada Secretaria

Comunicadora social

Técnico Administrativo

Administradora de empresas

Profesional Universitario

Respecto al perfil del personal que labora en los CI, se evidencia que el 95% no tiene

formación en área de ciencias de la información y el 5% tiene formación técnica y sigue

estudios en bibliotecología.

c- ¿Este personal es suficiente para el funcionamiento del Centro?

d- Describa resumido las funciones y tareas del personal.

Organización del CI

Elaboración fichas bibliográficas

Relaciones entrada y salida de documentos

Adquisición del material bibliográfico

5%

95%

TécnicoArchivística

Otrasespecialidades

12%

88%

Si

No

7

Registros índice general CI

Actualización base de datos

Orientación al usuario

Elaborar inventarios

Elaborar Boletines

Ingreso de información a sistemas bibliográficos

Preparar informes

Asistencia técnica y operativa

Participar en actividades de la organización

Participar en planes de acción y de mejora

Realizar procesos técnicos

Actividades de extensión ambiental

Realizar estrategias de divulgación

Promisión de servicios de información

Realizar depósito legal y canje

Formulación de proyectos

Descarte de material bibliográfico

Funciones de archivo

2) Recursos financieros

a- ¿De dónde provienen las fuentes para el financiamiento de Centro? Institucional, otro.

70%

20%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

Institucionales No existe

8

b- ¿El Centro tiene autonomía para la gestión del recurso financiero?

c- ¿El presupuesto asignado por la institución satisface las necesidades del centro?

e- ¿Tiene autonomía para gestionar fondos por medio de la venta de servicios, proyectos

de cooperación, donaciones, otro?

12%

88%

Si

No

12%

63%

25%

Si

No

No tienepresupuesto

0%

100%

0%

50%

100%

150%

Si No

9

3) Gestión de información

a- Refiérase a los criterios y metodología(s) del Centro para la selección de información y

análisis documental.

b- ¿Con qué base de datos cuenta y qué software bibliográfico y herramientas utiliza para

la gestión de información?

25%

12%

25%

25%

13%

Título del gráfico

Criterios ambientales

Por autoridad-Relevancia-Profundidad-Actualidad yAntigüedadPor temáticas

Identificación decolecciones

12%

62%

13%

13% Ninguna

Win-isis

Excel

Koha

10

c- ¿Cuáles medios de Internet utiliza para apoyar esta gestión? Sitio web del centro e

institucional, redes sociales, listas de discusión, sitios y publicaciones especializadas,

otro.

c- De lo mencionado, ¿cuáles recursos son de uso exclusivo del Centro y cuáles están

disponibles a los usuarios?

e- Refiérase a las ventajas y limitaciones de los recursos mencionados.

Ventajas

Win-isis facilita tener relacionada la documentación

Se comparte información por red (KOHA)

Catalogo en línea comparte información a nivel mundial

Limitaciones

Win-isis: obsoleto, no soporta versiones nuevas, no arroja reportes, no acceso a línea, no préstamo, no seguridad a la información, ingreso de información de forma dispendiosa

No tener micrositio propio

No hay difusión (marketing del CI)

0 1 2 3 4 5 6 7

Correo electrónico

Web institucional

Web-Hosting

0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5

No dispone de recursos

Catalogos

Personal

Ninguno

NS/NR

11

4) Recursos tecnológicos

a- Equipo de cómputo y servidores

Indique el equipo con el que dispone el CI:

Equipo Cantidad Especificaciones técnicas Uso

Computadoras

Servidor(es)

Impresora(s)

Escáner

Teléfono(s): fijo, celular, IP

Otro

De los encuestados solo hay un Centro que no posee ningún recurso tecnológico, los

demás cuentan con lo necesario para poder funcionar.

5) Sitio(s) web

a- ¿Cuenta el Centro con un sitio web propio o forma parte del institucional?

29%

8% 21%

21%

21%

Computadores Servidor Impresoras

Escáner Telefóno Otro : Lector de barras

0%

70%

30%

Propio Institucional No tiene

12

b- ¿Cuenta con autonomía y personal para la administración del sitio o espacio propio?

Refiérase a los permisos y accesos para realizar las tareas correspondientes.

c- ¿Actualmente el Centro cuenta con la capacidad para mantener en línea (24/7) el sitio

web?

d- ¿El sitio está alojado en un servidor propio o utiliza Hosting externo? En el caso de

Hosting externo de qué tipo: en la nube, otro…

0%

100%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

Si No

70%

30%

0%

20%

40%

60%

80%

Si No

10%

50%

20%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

Propio

Externo

No aplica

Series1

13

e- ¿Qué herramientas (software) utiliza el Centro para la actualización y mantenimiento

de las páginas del sitio o espacio web? Por ejemplo: programas de edición como

Dreamweaver, etc.

No aplica

f- ¿Ha incursionado el Centro en el uso de gestores o manejadores de contenido para el

funcionamiento del sitio web? Por ejemplo: Joomla, Wordpress, Drupal, otro.

g- En caso de utilizar algún manejador, ¿ofrece el Centro las bases de datos a través de

este tipo de sitios? Refiérase a la compatibilidad entre las bases de datos y el manejador.

h- ¿Cuenta el Centro con políticas y procedimientos para la actualización y mejoramiento

del sitio web?

Esta respuesta está basada en la actualización del sitio web institucional.

0%

100%

0%

50%

100%

150%

Si No

0%

100%

0%

50%

100%

150%

Si No

80%

70%

64% 66% 68% 70% 72% 74% 76% 78% 80% 82%

No, para los centros de documentación

SI, para sitios web institucionales

14

i- ¿Cuál es la periodicidad de actualización?

j- ¿Cuenta con un sistema de estadísticas para el registro de consultas y seguimiento de

visitas? ¿Qué herramienta utiliza? ¿Se retroalimenta la actividad del sitio web y el CI en

general con esta información?

k- ¿Cuáles herramientas Web 2.0 utiliza el Centro y para qué las utiliza? ¿Cómo se ha

capacitado en su uso?

Si: Correo electrónico y chat página web institucional / Herramientas sistema KOHA

20%

10%

20%

10%

40%

No tiene Semestral Diaria Anual NS/NR

30%

50%

0%

20%

40%

60%

Si No

Series1

30%

70%

Si No

15

l- ¿Considera necesario una actualización del sitio web del Centro? Por ejemplo:

incorporar nuevas funcionalidades, mejorar la presentación de la información,

herramientas Web 2.0, otro.

Comentarios: En vez de actualización, sería implementar sitio web propio

5) Usuarios y público meta

a- ¿Cuáles son los públicos meta del CI?

Contratistas, interventores, estudiantes, empleados, comunidad en general

Funcionarios

Interventores

Estudiantes

Universitarios

Profesores

Población infantil

Investigadores

Comunidad en general

b- ¿El Centro ofrece servicios línea (biblioteca virtual) y presenciales?

80%

20%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Si

No aplica

Series1

10%

20%

70%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%

Virtual

Fuera de servicio (virtual)

Presencial

16

c- ¿Cuenta una base datos de usuarios? ¿Cómo la actualizan?

d- ¿Dispone de estadísticas de la atención usuarios presenciales y en línea?

e- ¿Realiza actividades especiales para sus usuarios? Por ejemplo: chats con

especialistas, conferencias, promoción de productos y servicios, otro.

37%

63%

Si

No

80%

0% 10%

70%

0%

50%

100%

Presencial SI Presencial NO En línea SI En línea NO

37%

63%

Si

No

Si: Visitas en físico /Se actualiza con

KOHA a medida que llegan los usuarios y

mediante préstamos; Registro manual

SI: Videos medioambientales en la

institución; cine foros, exposiciones

bibliográficas; servicios a las

instituciones educativas, conferencias.

17

6) Servicios y productos de información

a- ¿Cuáles servicios y productos ofrece el CI?

Consulta en sala

Préstamo a domicilio

Reprografía

Consulta vía mail

Servicio de referencia

Atención en productos corporativos

Elaboración de bibliografías especializadas

Boletín de nuevas adquisiciones

Servicio de alerta: se envían tablas de contenido que se consideran relevantes Reproducción de la información

Canje de información bibliográfica

Depósito legal

Divulgación de publicaciones

Cine Foros

Exposiciones bibliográficas

Acompañamiento a proyectos de grado

Consulta de información en línea

Información y orientación ambiental

b- ¿Están acorde con las necesidades de los usuarios tanto institucionales como

externos? Si / NO ¿por qué?

75%

12%

13%

Si

No

En ocasiones

Si: Mejorar el ambiente de servicios virtuales;

realizar nuevos servicios acorde a las TIC; tiene

una amplia colección ambiental.

No: Falta de información en material ambiental.

En Ocasiones: Debido a que no hay un chat en

línea ni documentos digitalizados.

18

c- ¿Cuenta el Centro con herramientas para medir el uso y pertinencia de los servicios y

productos?

d- ¿Qué acciones realiza para la actualización y nuevas propuesta de productos y

servicios?

Solicitud de presupuesto

Diagnóstico para gestionar recursos

Convenios interbibliotecarios

Fortalecimiento a la Red SINA mediante la Asamblea

No aplica

Promoción del servicio

Boletines mensuales de adquisición del material bibliográfico

Solicitud directa a la subdirección administrativa y financiera

7) Difusión y visibilidad del CI

a- ¿Cuenta con un plan de promoción y difusión? ¿Realiza acciones específicas para la

institución, con qué periodicidad?

20%

60%

0%

20%

40%

60%

80%

Si No

50%

25%

12%

13%

Si

No

Ocasionalmente

NS/NR

Comentarios: Solicitudes de instituciones

educativas y comunitarias con periodicidad de

todo el año; realiza visitas guiadas; correos

corporativos.

19

b- ¿A lo externo como se proyecta y promociona? ¿Qué medios se utilizan?

Página Web

Asesorías académicas

Campañas educativas

Proyectos ambientales escolares

Comité Interinstitucional de educación ambiental Proyecto ciudadano de educación ambiental

Convenios y proyectos

Periódico institucional Hábitat

Programa radial

Talleres en colegios

e- ¿El Centro cuenta con boletines informativos?

b- ¿Dispone de espacios especializados en otros sitios web y publicaciones impresas

para la promoción y difusión de los productos y servicios?

40%

50%

10% 0%

20%

40%

60%

Si No NS/NR

90%

10% 0%

20%

40%

60%

80%

100%

Si No NS/NR

20

c- ¿Cómo gestionan la presencia de la biblioteca virtual del Centro a través de los

buscadores?

8) Participación en redes organizacionales

A nivel nacional:

Nota: Considerando las respuestas de cada uno de los integrantes del proyecto no se ha

visto vinculaciones a redes nacionales.

En Red SINA:

a- ¿El centro mantiene una participación activa en esta Red? Si / No (por qué)

80%

20% 0%

20%

40%

60%

80%

100%

Tiene B.Virtual

No tiene B.Virtual

NS/NR

75%

12%

13%

Si

No

NS/NR

21

b- ¿En cuáles actividades ha participado?

Asambleas de la Red SINA

Capacitaciones virtuales

Canje del material bibliográfico

c- ¿Qué beneficios ha obtenido de Red Sina?

Capacitación

Apoyo logístico

Intercambio y difusión de Información

Gestión de recursos

Conocimientos de Centros de Documentación

Tener catálogo en línea a través del IDEAM

Fortalecimiento acervo bibliográfico

d- ¿En la institución conocen de Red Sina? ¿Qué opinión les merece? ¿Consideran que

es de utilidad?

90%

0 10% 0%

20%

40%

60%

80%

100%

Si No Poco

Si: Está definida y apoyan la participación del CI;

Se ha informado por medio de boletín; Se

considera que es de utilidad para el intercambio y

difusión en diferentes temáticas.

Poco: No se cuenta con un apoyo constante del

Min Ambiente; Se le da poca importancia por lo

que no hay un convenio firmado

22

e- ¿Red Sina es una fuente de retroalimentación para el funcionamiento del Centro?

f- ¿Qué puede aportar su Centro a la Red?

Espera ser una cede para la asamblea

Conocimiento

Canje de publicaciones

Divulgación de servicios a través del periódico Hábitat Divulgación de servicios en programa radial

Experiencias

Participación activa

Información ambiental

g- ¿Qué acciones cree usted pueden fomentar y beneficiar el trabajo conjunto de los

Centros de la Red?

1 Catálogos colectivos

2 Información de cada una de las regiones del país

3 Intercambio de información

4 Proyectos de educación ambiental

5 Boletines informativos

6 Capacitaciones en TIC

7 Constante comunicación por parte de los directivos de la RED

8 Aunar esfuerzos socioeconómicos, técnico, cultural, antropológico, sociológico.

9 Proceso por parte de la dirección del SINA para selección de temáticas de la X asamblea 2015

10 Visitas periódicas a los centros de documentación, que ayude a identificar DOFA

11 Apoyo en la digitalización de documentos

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

Si No

23

12 Actualizar el directorio de contactos SINA

13 Estandarizar procesos

14 Tener catálogos en línea

15 Generar convenio entre los centros

16 Hacer visible la red en redes sociales

17 Contar con el apoyo de Min Ambiente

18 Presencia y acompañamiento de la Red SINA

19 Sentido de pertenencia de la RED

20 Compromiso de cada uno de los integrantes de la RED

21 Establecer normas y procedimientos para todos los centros que conforman la RED

22 Establecer el Convenio, Acuerdo, etc. que sea firmado por los miembros de la red para que haya mayor apoyo y compromiso

23 Unificar conceptos mediante capacitaciones, congresos

El Centro de Documentación de la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de

Desastres hace el análisis de la encuesta enviada a los centros que participan en el

proyecto “Mapeo de información en materia de gestión del riesgo y medio ambiente”.

Deja a disposición de cada centro el resultado de la encuesta para su respectiva consulta,

en donde se evidencian fortalezas y debilidades en general. Esta encuesta es de gran

apoyo, puesto que nos dimos cuenta como está cada centro de manera puntual y así

poder establecer pautas para futuros proyectos.