Informe Final Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral ...
Enfoque integral de proyectos y operaciones
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Enfoque Integral de Proyectos
Ing. María de los Ángeles Arroyo Sánchez
Octubre 2013
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AgendaDía 1
8:00 Presentación
8:30-9:30 Introducción a la gestión de proyectos
9:30-10:00 Factores de éxito y fracaso de un proyecto
10:00-10:10 Descanso
10:10-11:45 Enfoque Sistémico proyectos y operaciones. Gestión ágil.
12:00-13:00 Caso Práctico
13:00-14:00 Almuerzo
14:00-15:30 Gestión de alcance y tiempo
15:30-15:40 Descanso
15:40-16:30 Gestión de costos y calidad
16:30-18:00 Herramientas
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Objetivos• Dar a conocer los conceptos y herramientas para
la gestión de proyectos y operaciones bajo un enfoque integral y ágil.
• Los participantes conocerán herramientas para la planificación de portafolio de proyectos, seguimiento de proyectos, así como la planificación y seguimiento de las actividades de operaciones en IT.
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Qué no es este curso
•Curso de estándares.
•Curso para certificarse.
•Curso sobre procesos o herramientas internas del Banco Sofitasa.
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Acuerdos y Compromisos• Cumplir con los tiempos
establecidos para cada fase de los casos prácticos.
• Respetar el derecho de palabra.
• Las intervenciones son bienvenidas, a lo largo del curso se fomentarán las tormentas de ideas.
• Cumplir con los tiempos de descanso.
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Contenido•Módulo 1: Introducción a la gestión de
proyectos.
•Módulo 2: Enfoque Integral de Proyectos y Operaciones.
•Módulo 3: Estrategia y Proyectos.
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Módulo IIntroducción a la gestión de proyectos
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1.1 Introducción a la gestión de proyectos
•Debate 1:
▫¿Qué es un proyecto?
▫¿ Qué es la gestión de proyectos?
▫¿ Para qué sirve la gestión de proyectos?
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1.1 Introducción a la gestión de proyectos (cont.)
•Un proyecto es un esfuerzo temporal, que se lleva a cabo para crear un producto, servicio y/o resultado único.
• La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.
• La gestión de proyectos sirve para la Toma de Decisiones efectivas a través de la implantación de un lenguaje común.
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1.1 Introducción a la gestión de proyectos (cont.)
•Ciclo de Vida de Producto y de Proyecto
Fuente: PMBOK
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1.1 Introducción a la gestión de proyectos (cont.)
•Ciclo de Vida de Proyecto
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1.2 Factores de éxito y fracaso de proyectos
•Actividad:
▫Identificar 5 factores que influenciaron en el retraso de un proyecto.
▫Escoger un proyecto exitoso e identificar las actividades que apoyaron ese resultado.
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1.2 Receta para el fracaso de proyectos•No definas los criterios de éxito de tu
proyecto, el cliente/usuario nunca sabe lo que quiere.
•El tiempo es ahora, la planificación quedará en el papel, por lo tanto empieza a ejecutar.
•Todo el mundo sabe lo que tiene que hacer, no definas roles.
•No documentes es una pérdida de tiempo
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1.2 Receta para el fracaso de proyectos (cont.)•Con validar la información
esporádicamente con el equipo es más que suficiente.
•Los riesgos están afuera y no me afectan, por lo tanto no los planifico.
•Como tengo herramientas de comunicación no necesito definir cómo gestionaré la información a lo largo del proyecto.
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1.3 Gestión de Proyectos en la Realidad
HACER
Definir alcance
Crear lenguaje común
Construir el equipo
Gestionar expectativas
Gestionar riesgos
Disposición de la
información
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1.4 Enfoque sistémico de proyectos y operaciones
INFORMACIÓN
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1.4 Enfoque sistémico de proyectos y operaciones (cont.)
•Definir circuitos de peticiones de servicios e incidencias que permitan cuantificar la capacidad de trabajo.
•Definir niveles de servicio y operacionales.
•Comunicar los proyectos que apoyan la estrategia.
•Revisar la capacidad de trabajo para la estimación de los proyectos.
•Establecer una estrategia de comunicación.
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1.4 Enfoque sistémico de proyectos y operaciones (cont.)
•Proyectos reales:▫Despliegue de 200 cajeros en país
latinoamericano y 200 cajeros en el Reino Unido bajo plataforma Linux.
▫Proyecto de Transformación de Redes.
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1.5 Gestión Ágil
•Actividad: ▫Indicar en tres palabras lo que se entiende
por proyectos ágiles.▫Identificar tres beneficios de la agilidad.▫Indicar las características que debe tener
una organización ágil.
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1.5 Gestión Ágil (cont.)
•Agilidad no es ausencia Total de documentación.
•Agilidad no es ausencia total de planificación.
•El cliente/usuario debe hacer todo el trabajo y será el jefe de proyecto.
•El equipo puede modificar la metodología sin justificación.
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1.5 Gestión Ágil (cont.)
•Es una filosofía más que una metodología .
•Es ser flexible y darle la bienvenida a los cambios. Lo que no representa que no se definan alcances e hitos.
•Personas sobre procesos y herramientas.
•Se basa en la iteración y el incremento.
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1.5 Gestión Ágil (cont.)
•Se fundamenta y persigue la entrega de valor real al cliente
•Se amolda a los requisitos•Esta de moda pero no es una moda•No todo el tiempo se puede ser ágil•No todo proyecto puede ser ágil•No toda organización puede ser ágil
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1.5 Gestión Ágil (cont.)
• Bajo este enfoque el equipo es responsable de la calidad.
• Con la agilidad desaparecen los héroes y apagafuegos.
• Se genera una gestión de productos mas compleja.
• Aumenta la comunicación y puede aumentar el conflicto.
• Los problemas y deficiencias de funcionalidad serán más visibles.
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1.6 Buenas Prácticas de Proyectos
• Identificar requisitos.•Definir el alcance.•Planificar las actividades.• Identificar riesgos.•Definir roles y responsabilidades.•Realizar seguimiento del proyecto.•Cierre del proyecto: lecciones aprendidas.
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1.7 Caso Práctico: 1.0 vs. 2.0
•La audiencia se dividirá en dos equipos.•El equipo A gestionará el proyecto de la
manera tradicional.•El equipo B gestionará el proyecto de
manera ágil.•Se deberá asignar un responsable de
proyecto.•Una persona del equipo apuntará los
problemas que se presentan.
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1.7 Caso Práctico: 1.0 vs. 2.0
• Instrucciones:▫Se dispondrán de 30min para planificar el
proyecto.▫Para la ejecución se contará con 20min.▫Se requerirá de 10min para la entrega del
proyecto.
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Módulo IIEnfoque Integral de Proyectos y Operaciones
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2.1 Introducción al PMBOK.
CAOS AUTOMATIZAD
OFRUSTRACIÓN
ALINEACIÓN
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2.2 Áreas y Grupos de Procesos del PMBOK.
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2.3 Gestión de la Integración.
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2.4 Pautas
•La explicación de las siguientes áreas de procesos se realizará con la aplicación de un proyecto real o escogido por la audiencia.
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2.5 Gestión del Alcance.
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2.6 Gestión del Tiempo.
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2.7 Gestión de Costos.
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2.8 Gestión de Calidad.
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2.9 Herramientas.• Una vez realizado el ejercicio de planificación, se
recomienda realizar un RoadMap que contenga los criterios de éxitos e hitos del proyecto. Esta información permitirá a la Gerencia tener una visión rápida del proyecto.
• Los diagramas de barras no son planes para la dirección de proyectos, evidencian una planificación débil, sin embargo son útiles para la elaboración de informes de avances.
• Los diagramas de Red, permite ver las dependencias de tareas y son útiles para el seguimiento con el equipo del proyecto.
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2.9 Herramientas (cont).
• Para lograr un seguimiento efectivo, se debe revisar la información del desempeño, a saber:▫Cumplimiento de hitos.▫Cumplimiento de acuerdos y compromisos.▫Cumplimiento en la estimación realizada.▫Cambios aprobados.▫Riesgos activados.
• El desempeño se evalúa sobre los procesos no sobre las personas.
• Para realizar una evaluación de la LB de rendimiento se recomienda la técnica del Valor Ganado.
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2.9 Herramientas (cont).
•Método del Valor Ganado:▫Este método se utiliza para realizar un
seguimiento de las LB del proyecto: alcance, tiempo y coste.
▫Al integrar las tres líneas bases el resultado permitirá realizar proyecciones presupuestales, solicitudes de cambio y otras actividades que deban ser comunicadas.
•Caso Práctico.
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2.10 Enfoque Integral de Operaciones.
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2.10 Enfoque Integral de Operaciones (cont).• Los principales procesos asociados directamente a la Fase de Operación del
Servicio son:
• Gestión de Eventos: responsable de monitorizar todos los eventos que acontezcan en la infraestructura TI con el objetivo de asegurar su correcto funcionamiento y ayudar a prever incidencias futuras.
• Gestión de Incidencias: responsable de registrar todas las incidencias que afecten a la calidad del servicio y restaurarlo a los niveles acordados de calidad en el más breve plazo posible.
• Petición de Servicios TI: responsable de gestionar las peticiones de usuarios y clientes que habitualmente requieren pequeños cambios en la prestación del servicio.
• Gestión de Problemas: responsable de analizar y ofrecer soluciones a aquellos incidentes que por su frecuencia o impacto degradan la calidad del servicio
• Gestión de Acceso a los Servicios TI: responsable de garantizar que sólo las personas con los permisos adecuados pueda acceder a la información de carácter restringido.
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2.11 KANBAN en IT.
•Es una técnica que sirve para gestionar el avance del trabajo, en el contexto de una línea de producción.
•Surge dentro de la metodología LEAN y fue desarrollado en TOYOTA.
•KANBAN se basa en el desarrollo incremental, dividiendo el trabajo en tareas.
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2.11 KANBAN en IT (cont).
•Se fundamenta en tres pilares:▫Visualizar los Estados.▫Limitar el trabajo en progreso (WIP).▫Medir el Flujo de Tareas.
•Esta herramienta permite determinar la capacidad de los equipos de trabajo, lo que sirve como input para la planificación de los proyectos.
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2.11 KANBAN en IT (cont).
•Palabras claves:▫Work in progress WIP (2n-1)▫Lead Time: tiempo que ha pasado desde
que el ítem entra en el tablero.▫Cycle time: tiempo que se ha estado
trabajando en una tarea.▫Buffer: columnas de espera.
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2.12 Tablero KANBAN.
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2.13 Caso Práctico.
•Los equipos construirán dos tableros KANBAN:
▫Tablero de Sistemas.▫Tablero de Portafolio de Proyectos.
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Módulo IIIEstrategia y Proyectos
![Page 47: Enfoque integral de proyectos y operaciones](https://reader030.fdocumento.com/reader030/viewer/2022032618/55b42820bb61eb2c0f8b479c/html5/thumbnails/47.jpg)
3.1 Enfoque Estratégico
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3.1 Enfoque Estratégico (cont).
•Para lograr que los proyectos apoyen la estrategia definida por la compañía se recomienda:▫Establecer una estrategia funcional común
entre las diferentes áreas involucradas.▫ Definir prioridades sobre los proyectos que
forman parte de la estrategia.▫Definir personas responsables de los
proyectos.▫Realizar una reunión de arranque.
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3.2 Procesos que apoyan la Estrategia
•Gestión de Riesgos.•Gestión de las Comunicaciones.•Gestión de contratos.•Gestionar las expectativas de los
interesados.
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3.3 Qué debemos mantener de la filosofía 1.0
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3.4 Pasos para desplegar una cultura organizacional.
•Detectar las fortalezas y debilidades del equipo de trabajo.
•Definir y ejecutar proyectos de mejora pequeños.
•Construir equipo: Hora de Socialización. •Definir el rol y autoridad de los Jefes de
Proyectos: expedidor, coordinador y/o jefe de proyectos.
•Definir un rol de gestión de servicios que garantice la comunicación entre proyectos y operaciones.
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3.5 Recomendaciones Finales.
•Existen muchas metodologías en el mercado, define la que se adapte a tu manera de trabajar.
•Recuerda, agilidad no es sinónimo de caos.•La gestión de proyectos está en el HACER y
en el MEDIR, desde allí se podrá iniciar la toma de decisiones efectivas.
•La resistencia al cambio siempre existirá, lo importante es hacer.
•No corras el riesgo de NO tomar decisiones.
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3.6 Bibliografía
•Guía de los fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) cuarta edición.
•Gestión ágil de proyectos de software. Javier Garzás.
• ITIL Foundation v3.0•Kanban. David J. Anderson• Imágenes descargadas de Google
Imagenes.