Maestría en Administración de Recursos Humanos Sistemas de Información Gerencial Inga. MA Esmeralda Villela

Dennis G. Sandoval Ramírez 0928-03-10070 Sistemas de Información Gerencial 11 de febrero de 2012

INTRODUCCION:

Un Sistema de Información, es el conjunto de tareas, procesos y

procedimientos que se llevan a cabo en una organización y/o empresa para

controlar, dirigir y coordinar su funcionamiento.

Asimismo, este control se lleva a cabo de forma electrónica con la ayuda de

una computadora, los usuarios ingresan los datos para procesarlas y obtener

información detallada en reportes, siempre dependiendo del ámbito de la empresa.

Los reportes obtenidos se utilizan para conocer el estado actual de la

empresa y así tomar decisiones.

Un sistema de Información es flexible y se adapta a las necesidades de

cada empresa. Puede empezar con un módulo para controlar las ventas diarias, el

ingreso de inventario, etc., e ir agregando módulos según la empresa lo requiera.

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NOMBRE DE LA EMPRESA:

El nombre de la empresa objeto de análisis, es Farmacia San Rafael.

ANTECEDENTES:

El negocio es familiar, fue abierto en diciembre del año 2002. Ubicado en

Colonia Banvi, Casa #69, Santo Tomas de Castilla. Es un negocio pequeño,

dedicado a la venta y comercialización de productos medicinales. Registrado con

ese nombre debido al santo de los enfermos “San Rafael Arcangel”.

DEFINICION DESISTEMA DE INFORMACION:

Laundon, (2006). Es un conjunto de componentes interrelacionados que

reúne (u obtiene), procesa, almacena y distribuye información para apoyar la toma

de decisiones y el control en una organización.

La información se obtiene luego de procesar los datos. Las actividades del

sistema de información son: entrada, procesamiento y salida de datos. La

retroalimentación sirve para mejorar o controlar el funcionamiento. Los sistemas

de información pueden ser formales (hay procedimientos) e informales (rumores,

p.ej.).

SISTEMAS DE INFORMACION EN LOS NEGOCIOS:

Aunque una empresa por muy pequeña que esta sea, cuenta con un

sistema de información. Las anotaciones en libros, hojas de calculo de Excel y

otros, constituyen un sistema de información primario.

Es cuando la microempresa crece y se expande, cuando se hace necesario

ampliar o definir un Sistema como tal.

Entonces, podemos decir que: Un sistema de información es una solución

organizacional y administrativa, basada en tecnología de información, a un reto

que se presenta en el entorno.

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COMPONENTES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION:

Son 4 elementos básicos, estos son:

1. Hardware.

2. Software.

3. Tecnología de Almacenamiento.

4. Tecnología de Comunicaciones.

ETAPAS DEL CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS:

Cada autor varía en el numero, pero las mas comunes son:

1. Definición del proyecto: se determina si hay un problema o no y si puede

resolver con un nuevo proyecto.

2. Estudio de sistemas: se analiza el problema y las posibles soluciones.

3. Diseño: especificaciones de diseño lógico y físico.

4. Programación: se traducen las especificaciones a software.

5. Instalación: pruebas, capacitación y conversión para dejar el sistema

funcionando.

6. Post-implementación: se usa y se evalúa, se efectúan modificaciones,

mejoras y detalles.

DESCRIPCION:

Actualmente no se cuenta con un Sistema de Información definido como tal,

los controles de inventario, compras y ventas se llevan por medio de hojas

electrónicas de Excel o con anotaciones en libros.

Todos los días se hace un recuento de efectivo disponible en caja.

Sumando las diferentes denominaciones de billetes y anotando el monto.

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INVENTARIO:

El inventario se realiza de forma trimestral, imprimiendo el último y haciendo

el recuento físico en una columna extra. Al momento de ingresarlo, por medio de

unas formulas simples se obtienen el nuevo stock, las cantidades egresadas, el

valor de las ventas netas y más información de interés. (Figura 1).

CAMPOS:

Cantidad Inv. 1:

Es el stock actual, cantidad disponible para venta al publico.

Cantidad Inv. 2:

Esta columna se encuentra en blanco, ya que se llenara con los datos

obtenidos del recuento físico del nuevo inventario.

Descripción:

Muestra el detalle del producto. Presentación general (onzas, mg, otros).

Laboratorio:

Campo para el ingreso del nombre del laboratorio que fabrica el producto.

Fecha de Vencimiento:

Esta columna es muy importante actualizarla, ya que muestra que

productos están próximos a vencer y que deben ser retirados de los estantes.

Precio Público:

Es el precio sugerido por el fabricante, para la venta al usuario final.

Nueva Existencia:

Este campo sirve para agregar nuevos ingresos de un mismo producto.

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COMPRAS:

El control de los proveedores se lleva de forma manual en un libro dedicado

para ese fin.

Colocando en forma cronológica las compras realizadas. El nombre del

proveedor, el número de factura (s) y el valor. Mensualmente se hace un cierre,

sumando las compras y los pagos realizados, el valor obtenido al final serían las

cuentas por pagar del siguiente mes.

VENTAS:

Es la base de toda empresa dedicada al ofrecimiento de productos y/o

servicios. El control es diario, colocando cantidad de producto vendido, nombre y

valor de venta.

Se hacen cierres diarios, cotejando el monto que arroja el libro de ventas

con el efectivo en caja que se dejó al inicio del día.

Adicionalmente a estos controles, del inventario se obtiene un reporte

mensual de productos por vencer. Por medio de un ordenamiento por fecha, se

obtiene un listado de los productos que deben ser sacados de los estantes y

devueltos a sus respectivos laboratorios para su cambio o en su defecto obtener

una nota de crédito para próximas compras. (Figura 2).

ANALISIS DE HARDWARE:

Las especificaciones del equipo donde se lleva el registro de ventas y

compras es el siguiente:

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Sistema (Figura 3):

Fabricante: Sony Electronics

Modelo: VAIO Computers

Procesador: Intel Core i3-2230 CPU 2.2 GHz

Memoria RAM: 4 g.

Impresora (Figura 4)

Fabricante: Epson

Modelo: EPSON Stylus CX4700 Series

Categoría: Multifuncional

Sistema Operativo (Figura 5, 6)

Fabricante: Microsoft

Versión: Windows 7 Home Basic

Service Pack 1

Licencia: Si

Office: Microsoft Office Professional 2010

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CONCLUSIONES:

Un Sistema de Información, permite llevar el control del negocio. No importa

si es una gran empresa, o un negocio familiar.

Los Sistemas de Información, facilita la toma de decisiones. De una forma

rápida se puede conocer el estado actual de la empresa. Visualizar

crecimiento, estabilidad, ganancias, perdidas, etc.

Básicamente el control que se lleva por medio de este Sistema de

Información es bastante sencillo y práctico para negocios familiares

pequeños

Todos los involucrados pueden hacer uso de él, sin la mayor capacitación

que requeriría si fuera un SI conectado a una base de datos.

Actualmente este sistema, aunque sencillo, ha resultado de mucha ayuda

para no tener pérdidas.

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ANEXOS

Figura 1:

Figura 2:

Figura 3: Sistema.

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Figura 4: Impresora.

Figura 5: Sistema Operativo.

Figura 6: Versión de Office.