ORDEN DE EXPEDIENTES DE CREDITOS JOSE RODRIGUEZ- 6

ENSAYO SOBRE EL ORDEN DE EXPEDIENTES Y DOCUMENTOS DE CREDITOS EN LA AGENCIA CARABAYLLO DE LA CAJA AREQUIPA

INTRODUCCIONEste ensayo es en base al libro de los principios de administracin de Taylor y Fayol y a mi experiencia como analista de crditos en la Caja Arequipa.El fin de este ensayo es para concientizar a toda persona sobre lo valioso que es ser ordenado con la documentacin, como papeles y expedientes de crditos y sobre todo para los asesores de negocios que da a tenemos que mantener el orden como principio en nuestras oficinas.Actualmente laboro como Analista de Crditos en la agencia Carabayllo de la Caja Arequipa en Lima Per, entidad Financiera, he pasado por procesos de cambio ya que esta oficina empez a funcionar en el ao 2008 durante cuatro aos solo ha funcionado en un solo piso, la carga laboral, actualmente contamos con dos pisos y el espacio es mayor, la fluidez de clientes hizo colapsar el espacio, mantener el orden en un espacio reducido era complicado si tomamos en cuenta que no todo el personal tiene incorporado dentro de sus hbitos el orden como principio.Estimado lector dejo en tus manos esta lectura a la vez hacindote recordar que estoy lo ms lejos posible de las tcnicas utilizadas por los escritores para vuestra mejor comprensin.

Jos RodrguezLima, 20 de Julio del 2014

ENSAYO SOBRE EL ORDEN DE EXPEDIENTES Y DOCUMENTOS DE CREDITOS EN LA AGENCIA CARABAYLLO DE LA CAJA AREQUIPAEn la Caja Arequipa, rea de crditos, agencia Carabayllo, tenemos ms de 3000 expedientes de clientes vigentes y otros 2000 de clientes inactivos y depurados. Cada tiene un file el cual est asignado a un analista de crditos para su gestin. Somos 20 asesores cada uno manejamos una cartera de clientes, los expedientes son ubicados dentro de gavetas por orden alfabtico. Desde la letra A hasta la letra Z, lo cajones cuentan con una llave que solo debe manejarlo el asesor y una copia de seguridad de esa llave que lo maneja el conserje de la agencia. Los nombres de los clientes estn en una base de datos llamada inventario del sistema Ban Total, cada fin de mes se realiza un arqueo para verificar que todos estn completos.Mantener un orden de expedientes es una tarea que debe ser diaria debido al movimiento que se realiza, el analista de crditos saca de la gaveta los expedientes por las siguientes razones, verificar direcciones de cliente para una visita, telfono para contactarlo, visita a cliente con retraso para la gestin de cobranza, para realizar informe al rea judicial por clientes que no cumplieron el pago dentro del periodo establecido. En todo este proceso el Analista debe mantener el orden de lo contrario ocasiona que se traspapelen con otros expedientes, en consecuencia al momento que se necesita el expediente no se tendra a la mano y se perdera mucho tiempo en encontrarlo, el cliente se molesta y tiene la impresin que nuestra oficina y el personal que labora es desordenado; es importante nuestra imagen como institucin y la cuidamos, al fin de mes al realizarse el arqueo y si no se encuentra el analista puede recibir un memorndum por tal motivo debemos mantener el principio de orden de los expedientes de crditos.

De acuerdo con Fayol que (1987, p. 40) el orden debe tener por resultado evitar las prdidas de los materiales y de tiempo materiales por el motivo que cuando un cliente presenta documentos originales ya no hay forma de recuperarlos lo que se debe recomendar al cliente es que toda documentacin lo presente en copias, estas deben ser verificadas para corroborar su autenticidad, cada trabajador debe organizarse de la mejor manera para realizar su trabajo, en mi caso he incorporado un folder para mantener los documentos recibidos y enviados, los guardo en una mica para que no se maltraten, adems llevo un registro en Excel para darle seguimiento a cada caso de crdito.

Asimismo Fayol seala (p. 40) para que reine el orden material es necesario que se haya reservado un lugar para cada cosa y que cada objeto se halle en el lugar que le ha sido asignadoNo olvidemos la importancia de orden de los expedientes, el orden de cada documento dentro de la oficina, recordemos que nuestra forma de comportarse viene desde casa, de la forma como nuestros padres no inculcaron, asimismo no hay que olvidar que somos seres humanos capaces de mejorar cada da, todo depende de nosotros mismos.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICASFayol (1987). Administracin Industrial y General, Buenos Aires, Argentina: Dec. 4ta. Ed. El Ateneo.