ENTREGA DE TURNO

CÓDIGO:

PR-AL-C009

FECHA:

12/05/2018 VERSIÓN:

1.0

PÁGINA 1 DE 10

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

GERENTE DE CALIDAD, FIRMA y FECHA

TEJEDA VASQUEZ & ASOCIADOS, SRL FIRMA y FECHA

DIRECTOR, FIRMA y FECHA

ENTREGA DE TURNO

ENTREGA DE TURNO

CÓDIGO:

PR-AL-C009

FECHA:

15-05-18 VERSIÓN:

1.0

PÁGINA 2 DE 10

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DEL CAMBIO

REVISIÓN No.

FECHA DE VIGENCIA

PÁGINAS AFECTADAS

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CAMBIO

15-05-18 Versión Original

ENTREGA DE TURNO

CÓDIGO:

PR-AL-C009

FECHA:

15-05-18 VERSIÓN:

1.0

PÁGINA 3 DE 10

TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO ...................................................................................... 3

1. Objetivo .......................................................................................................... 4

2. Alcance .......................................................................................................... 4

3. Documentos de Referencia ............................................................................ 4

4. Normas ........................................................................................................... 4

5. Términos y Definiciones ................................................................................. 5

6. Flujograma ..................................................................................................... 6

7. Procedimiento ................................................................................................ 7

8. Registros ...................................................................................................... 12

9. Anexos ......................................................................................................... 13

ENTREGA DE TURNO

CÓDIGO:

PR-AL-C009

FECHA:

15-05-18 VERSIÓN:

1.0

PÁGINA 4 DE 10

1. Objetivo

Definir las actividades a seguir para el cierre correcto del turno, garantizando el pase de

información oportuna de las novedades y por consiguiente, lograr la satisfacción de los

clientes internos y externos de Hotel Aladino.

2. Alcance

Este procedimiento está dirigido al personal de departamento de recepción, abarcando

todas las actividades relacionadas desde que el personal llega a su puesto de trabajo

hasta la notificación de novedades presentada en su turno.

3. Documentos de Referencia

3.1. Norma ISO 9001:2008. Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos. 3.2. Norma ISO 9000. Sistemas de Gestión de la Calidad. Conceptos y Vocabulario

4. Normas

4.1. El recepcionista que recibe el turno, debe cerciorarse de entrar al sistema con

su clave y usuario. No se debe trabajar con la clave de otro usuario, quedando

la responsabilidad en la clave de usuario registrada en las transacciones.

4.2. El libro de novedades deberá ser leído en presencia del recepcionista saliente,

con el fin de solventar dudas en las novedades registradas.

4.3. El inventario de Front y Conteo de Caja, debe ser cotejado en presencia del

recepcionista saliente.

4.4. Las carpetas contentivas de información relacionadas con los procesos

ejecutados durante la recepción de huéspedes, deberán estar ordenadas con

sus soportes, en los lugares dispuestos para tal fin.

4.5. Los soportes de alimentos y bebidas recibidos por recepción deberán ser

anexados de inmediato al folio del huésped correspondiente.

4.6. En caso de ser extraviado un ticket de alguna habitación será responsabilidad

del recepcionista que haya firmado en señal de conformidad la hoja de entrega

del área de alimentos y bebidas.

4.7. El turno debe recibirse con los cierres de caja en total cero (0).

ENTREGA DE TURNO

CÓDIGO:

PR-AL-C009

FECHA:

15-05-18 VERSIÓN:

1.0

PÁGINA 5 DE 10

4.8. Antes de revisar y abrir el libro de novedades, los recepcionistas son

responsables de firmar el libro record (en físico) donde se conste la entrega y

recepción del fondo de caja y talonarios pre-enumerados para las diferentes

transacciones.

4.9. Es responsabilidad del encargado/supervisor de recepción validar que el

talonario de ajustes y correcciones no tenga ningún salto inusual en la

numeración.

4.10. El Encargado de recepción/supervisor de recepción es responsable de la

correcta transferencia y firmas de la entrega de fondos así como dar

seguimiento a la resolución de pendientes.

4.11. Es responsabilidad del recepcionista depositar las divisas extranjeras en la

urna destinada para ello, por lo que a la entrega de turno, no debe de tener

ninguna denominación en moneda extranjera.

4.12. Es responsabilidad del encargado de recepción/supervisor de recepción revisar

los siguientes reportes para validar que la información generada durante los

turnos de trabajo versus los soportes físicos coincidan en su totalidad:

Clientes en casa.

Salidas del día.

Grupos en casa.

Guest ledger. (clientes sin crédito)

Huéspedes con cortesía con soportes autorizados.

Lista de huéspedes con tarifa House in use.

Reservas con cambio de habitación.

5. Términos y Definiciones

Libro de Novedades: Libro en donde se registra incidencias, eventualidades o

información importante que acontecen durante la realización de los

procedimientos asociados.

ENTREGA DE TURNO

CÓDIGO:

PR-AL-C009

FECHA:

15-05-18 VERSIÓN:

1.0

PÁGINA 6 DE 10

6. Flujograma

No Aplica

ENTREGA DE TURNO

CÓDIGO:

PR-AL-C009

FECHA:

15-05-18 VERSIÓN:

1.0

PÁGINA 7 DE 10

1. Procedimiento

Recepcionista

1. Recibe información del cierre de caja X del recepcionista saliente.

1.1 Certifica que el cierre de caja X se encuentre en saldo cero (0).

ENTREGA DE TURNO

CÓDIGO:

PR-AL-C009

FECHA:

15-05-18 VERSIÓN:

1.0

PÁGINA 8 DE 10

2. Recibe información del fondo de caja disponible.

2.1 Valida que el monto recibido concuerda con lo reportado en el fondo.

2.2 Si presenta diferencias en el conteo realizado, verifica discrepancias con

el recepcionista del turno saliente.

3. Revisa Libro de novedades, registra fecha, turno y el nombre del recepcionista

encargado del turno. 3.1. Selecciona la rutina Actividades – Nueva – Libro de Novedades

Recepción.

ENTREGA DE TURNO

CÓDIGO:

PR-AL-C009

FECHA:

15-05-18 VERSIÓN:

1.0

PÁGINA 9 DE 10

3.2. Selecciona “Reportar Novedad”

3.3. Si desea agregar algún archivo, se ubica en la pestaña fichero y lo

anexa.

ENTREGA DE TURNO

CÓDIGO:

PR-AL-C009

FECHA:

15-05-18 VERSIÓN:

1.0

PÁGINA 10 DE 10

3.4. Escribe las novedades correspondientes a su turno de trabajo en el espacio

en blanco, y en los campos que correspondan.

Para buscar el reporte del recepcionista anterior:

3.5. Actividades – Listar Actividades

ENTREGA DE TURNO

CÓDIGO:

PR-AL-C009

FECHA:

15-05-18 VERSIÓN:

1.0

PÁGINA 11 DE 10

3.6. Tipo de Actividad – Libro de Novedades Recepción

3.7. Busca por el Nombre y la fecha del Recepcionista que le entrego y le da

doble click.

3.8. Revisa las notas de su compañero, copia y pega en su libro lo que

requiera solventar y cerrar.

3.9. Continua paso 4.

4. Ejecuta las actividades pendientes por resolver anotadas en el libro de novedades.

5. Prepara según sea el turno las actividades previas al Check In o Check Out de

Huéspedes.

6. Ordena, verifica y valida que los soportes archivados en las carpetas se encuentren en orden y en el lugar correspondiente.

7. Registra las novedades que quedan pendientes en su entrega de turno.

8. Alista su puesto de trabajo para entregar el turno.

ENTREGA DE TURNO

CÓDIGO:

PR-AL-C009

FECHA:

15-05-18 VERSIÓN:

1.0

PÁGINA 12 DE 10

2. Registros CODIGO DENOMINACIÓN DEL REGISTRO TIPO DE REGISTRO CUSTODIO TIEMPO DE

RETENCIÓN

Libro de Novedades Electrónico Supervisor de

Recepcion 1 año

ENTREGA DE TURNO

CÓDIGO:

PR-AL-C009

FECHA:

15-05-18 VERSIÓN:

1.0

PÁGINA 13 DE 10

9. Anexos

No aplica.

Autorizado por: Angelly Chevalier Gerente General Aladino Aparta Hotel SRL