Equipo de Gestión de la Calidad - UNIVERSIDAD DEL PACIFICO · Equipo de Gestión de la Calidad...

Autores: Equipo de Gestión de la Calidad Diagramación y diseño de portada: JOHN JAIRO VALLECILLA Una producción de: UNIVERSIDAD DEL PACÍFICO Buenaventura, Colombia, 2009

MANUAL INTEGRADO DE GESTIÓN

CÓDIGO: ES-MC-MI01

Buenaventura., Diciembre de 2009


Código : ES-MC-MI01

Página 1 de 42

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN.......................................................... 3

1. GENERALIDADES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

1.1 OBJETO Y ALCANCE DEL MANUAL .........................................5 1.2 CONTROL DEL MANUAL INTEGRADO DE GESTION ................5 1.3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA .............................................6 1.3.1 General............................................................................6 1.3.2 Específicas ......................................................................7

1.4 TÉRMINOS Y DEFINICIONES ...................................................7

2. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

2.1 Misión ..................................................................................10 2.2 Visión ...................................................................................10 2.3 Principios Éticos ...................................................................11 2.4 Valores Corporativos ...........................................................14 2.5 Estructura Organizacional....................................................15 2.6 Plan Estratégico Corporativo ...............................................15 2.7 Servicios ...............................................................................16

3. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN . . . . . . . . . . . . . . . . 1 6

3.1 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA ..............................................16 3.1.1 Política de Calidad ........................................................17 3.1.2 Objetivos de Calidad .....................................................17 3.1.3 Alcance .........................................................................18

3.2 EXCLUSIÓN...........................................................................19 3.3 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN .................................19 3.3.1 Revisión por la Dirección..............................................23 3.3.2 Responsabilidad, autoridad y comunicación interna ....24

3.4 GESTIÓN DE LOS RECURSOS ................................................24 3.5 GESTIÓN POR PROCESOS .....................................................25 3.5.1 Modelo de operación......................................................26 3.5.1.1 Procesos estratégicos ..............................................27 3.5.1.2 Procesos misionales ...............................................28 3.5.1.3 Procesos de apoyo..................................................30



Página 41 de 42

Registros del Sistema: Conjunto de evidencias que se generan una vez se han adelantado las diferentes actividades del proceso. Estos se gestionan a partir del procedimiento para el Control de los Registros Sistema integrado de gestión: Sistema de gestión para dirigir y controlar la Entidad con respecto a la gestión de los referenciales involucrados, lo componen el Sistema de Gestión de la Calidad –SGC y el Modelo Estándar de Control Interno –MECI y en adelante, todos aquellos sistemas que les sean complementarios. 5. CONTROL DE CAMBIOS Fecha Cambios Versión

Revisó Floresmiro Murillo Representante de la Dirección

Elaboró Equipo de Calidad

Aprobó María Carmela Quiñones Rectora



Página 2 de 42

3.5.1.4 Procesos de evaluación y control ............................32 3.5.2 Estructura documental .................................................33 3.5.3 Políticas operacionales .................................................35 3.5.4 Controles.......................................................................35 3.5.5 Administración del Sistema integrado de gestión.........35 3.5.5.1 Control de Documentos y Registros ......................36 3.5.5.2 Control de producto no conforme...........................36 3.5.5.3 Auditorías internas de calidad ...............................36 3.5.5.4 Acciones correctivas, preventivas y de mejora ......37

3.5.6 Medición del Sistema integrado de gestión...................37 3.5.7 Mejoramiento Continuo................................................38 3.5.8 Enfoque al usuario y partes interesadas........................39

4. ANEXO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 9

5. CONTROL DE CAMBIOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 1



Página 3 de 42

INTRODUCCIÓN

La Universidad del Pacífico estructuró e implementó el Sistema integrado de gestión –SIG- con el propósito de mejorar su desempeño y su capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus estudiantes y demás partes interesadas. El Sistema integrado de gestión lo componen el Sistema de Gestión de la Calidad –SGC-, el Modelo Estándar de Control Interno –MECI y en adelante, todos aquellos sistemas que les sean complementarios, cuyos objetivos entre otras son lograr la armonización y calidad entre sistemas, el optimizar el uso de recursos y evitar la duplicidad de esfuerzos y funciones. Con la implementación del SIG, Universidad del Pacífico da cumplimiento a las directrices del Gobierno Nacional dispuestas en la Ley 872 de 2003, el Decreto 1599 de 2005 en cuanto a la implementación del Sistema de Gestión de Calidad –SGC-, del Modelo Estándar de Control Interno –MECI. En la implementación del SIG se contemplaron todos los requisitos descritos en la Norma NTCGP 1000:2004 y en el Manual de Implementación de MECI 1000:2005. El contenido del Manual Integrado de Gestión permite conocer como se planeó y como se está llevando a cabo la consolidación y mantenimiento del SIG, nos informa respecto de:

�� La caracterización de los procesos, la cual describe los aspectos más significativos de cada proceso como son su objetivo, alcance, insumos, actividades, resultados, las interacciones entre procesos e indicadores de gestión relacionados.



Página 40 de 42

Exclusiones: Procesos que no se encuentran controlados por el Sistema integrado de gestión. Fichas de productos: determinan las características de los productos que entregan los procesos de Operaciones Activas, Operaciones Pasivas y Programas Especiales a sus clientes. Instructivos: orientan a los funcionarios sobre la forma detallada y especifica de adelantar una actividad que se encuentra involucrada en los procesos. Manual de Calidad del Sistema integrado de gestión: Documento que presenta la descripción del alcance del Sistema integrado de gestión implementado en Universidad del Pacífico para orientar a sus clientes interno y externo y partes interesadas Normograma: Relaciona las normas de carácter constitucional, legal, reglamentario y de autorregulación que le son aplicables a cada proceso, para el cumplimiento de su Misión institucional. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Procedimientos: Especifican de manera detallada la forma de ejecutar las diferentes actividades tendientes al cumplimiento de los objetivos de los diferentes procesos identificados en el Sistema. Dichos procedimientos cuentan con una documentación de referencia que apoya de manera directa su ejecución entre ellos se cuentan las fichas de productos, e instructivos:



Página 39 de 42

• El Plan de Mejoramiento Individual que lo lidera el proceso de Gestión del Talento Humano. Se soporta con la evaluación del desempeño y competencias.

• Los Planes de Mejoramiento por Proceso e Institucional se encuentran a cargo del proceso de Mejora Continua. Se fundamenta en las acciones correctivas, preventivas y de mejora producto de las diferentes fuentes de seguimiento y evaluación de la gestión.

3.5.8 Enfoque al usuario y partes interesadas La Universidad del Pacífico a través del SIG fortalece el principio del Sistema de Gestión de la Calidad relacionado con el enfoque hacia el usuario tanto interno como externo, para asegurar que sus necesidades y requisitos legales y reglamentarios estén determinados y se cumplan. Se aprovechará para este fin la información relacionada con la percepción del usuario respecto del cumplimiento de sus requisitos por parte de la Entidad, la retroalimentación de la rendición de cuentas, la atención de quejas y reclamos, derechos de petición, entre otros. 4. Anexo

GLOSARIO DE TÉRMINOS

Los términos que se registran en este anexo corresponden a aquellos puntuales del Sistema integrado de gestión y que no se encuentran en la NTCGP1000:2004.



Página 4 de 42

�� La documentación del SIG inherente a cada proceso referenciado, incluidos los procedimientos requeridos por la norma NTCGP1000:2004.

�� La forma como se responde a cada elemento del MECI. El presente Manual se constituye en una herramienta de consulta por parte de los servidores públicos de la Entidad, este permite observar el cumplimiento de los requisitos de la NTCGP1000:2004 y de MECI 1000:2005 y orienta la gestión institucional hacia la búsqueda de mejores prácticas producto del seguimiento, la medición y análisis de los controles e indicadores de gestión. Es fundamental la participación y compromiso de todos y cada uno de los servidores públicos.



Página 5 de 42

1. GENERALIDADES 1.1 OBJETO Y ALCANCE DEL MANUAL El Manual integrado de gestión tiene por objeto presentar la descripción del alcance del Sistema integrado de gestión implementado en Universidad del Pacífico para orientar a sus usuarios internos, externos y partes interesadas respecto de la política y objetivos de calidad, su documentación, la gestión de los recursos, el desarrollo de sus productos y/o servicios, lo mismo que mecanismos de control y medición de que dispone la Entidad para evaluar su estrategia, su gestión y sus propios mecanismos de evaluación. El alcance del Sistema de Gestión de Calidad del SIG, cubre los procesos misionales de docencia, investigación y proyección social descritos en el mapa de procesos de la Universidad y se utiliza de manera interna para guiar al personal de la Institución en el cumplimiento de los requisitos de la Norma NTC-GP 1000:2004 y MECI 1000:2005, para de esta forma lograr la completa satisfacción de nuestros usuarios y generar directrices que permitan la mejora continua de la Universidad del Pacífico Es compromiso de todos los Servidores Públicos de Universidad del Pacífico aplicar el presente Manual para la consolidación y mantenimiento del Sistema integrado de gestión 1.2 CONTROL DEL MANUAL INTEGRADO DE GESTION Para la emisión, modificación, distribución y control del Manual del Sistema integrado de gestión se siguen los lineamientos



Página 38 de 42

El cuadro de mando es un instrumento que apoya al proceso de Mejora Continua para el seguimiento, evaluación y toma de decisiones con base en hechos y datos. Éste Está disponible en los archivos del proceso que mantiene la Oficina de Planeación. Otro mecanismo que le permite a Universidad del Pacífico el fortalecer y controlar la medición del SIG es la práctica de la autoevaluación, este mecanismo evalúa los controles y monitorea la gestión de la Entidad a través de la medición de los resultados generados por los procesos, evaluando su diseño y aplicación en un periodo de tiempo determinado. Con este propósito la Oficina de Planeación se propone retroalimentar periódicamente la práctica de la autoevaluación. Lo anterior es insumo para que el proceso de Mejora Continua de manera independiente verifique la coherencia y aplicación de los elementos de control del Sistema de Control Interno por parte de los servidores públicos en cada uno de sus procesos y su incidencia en la gestión institucional. 3.5.7 Mejoramiento Continuo En cumplimiento del principio del Sistema de Gestión de la Calidad de Mejora Continua, la Universidad del Pacífico ha establecido instrumentos para planificar y ejecutar los planes de mejoramiento en los tres niveles que establece el MECI; estos instrumentos relacionan las actividades que se deben adelantar con el propósito de eliminar las brechas detectadas a nivel de cada servidor público, de cada proceso y a nivel institucional, esta información queda plasmada en:



Página 37 de 42

cumplimiento con los requisitos del Sistema integrado de gestión, así como su eficiencia, eficacia y efectividad. Inicia con la selección de los auditores internos de calidad y finaliza con el archivo de los papeles de trabajo que soportan las actividades de las auditorías internas de calidad. 3.5.5.4 Acciones correctivas, preventivas y de mejora En este procedimiento se describen las actividades que se deben desarrollar para tomar acciones que eliminen las causas de no conformidades reales o potenciales en el desarrollo de las actividades de la Universidad del Pacífico y prevenir que vuelva a ocurrir, así como evaluar los aspectos que permitan desarrollar actividades de mejora en cada uno de los procesos. Inicia con la revisión y análisis de las fuentes que generan acciones correctivas, preventivas y de mejora y finaliza con la verificación de la efectividad de las acciones tomadas para eliminar la no conformidad y lograr el mejoramiento del proceso. De los procedimientos anteriormente descritos, el de Auditoría Interna de Calidad lo administra el proceso de Evaluación. 3.5.6 Medición del Sistema integrado de gestión El SIG se monitorea y mide a través de una batería de indicadores de gestión definidos para los procesos, planes y programas; la cual de acuerdo con los requisitos de la NTCGP1000:2004 se compone de tres (3) tipos de indicadores; eficacia, eficiencia y efectividad. Para verificar el enfoque del sistema con respecto a los lineamientos estratégicos se construyó un tablero de mando que permite establecer la cohesión de los procesos del Mapa de Procesos, los Objetivos Estratégicos y los Objetivos de Calidad.



Página 6 de 42

establecidos en el procedimiento para el Control de Documentos ES-MC-PR01 y Registros ES-MC-PR02. Por ello el representante de la alta Dirección es el responsable de la validez de su contenido y de su formalización. La responsabilidad y autoridad de evaluar las propuestas de exclusiones para determinar su aprobación corresponde al Comité de Calidad, La evaluación y aprobación de las exclusiones son conducidas en el marco de las Revisiones por la dirección del Sistema integrado de gestión. En el numeral 5 “Control de Cambios” se describen las modificaciones realizadas a este Manual; su control y registro actualizado es responsabilidad del representante de la alta dirección; su distribución se efectuará de acuerdo con el Procedimiento de control de documentos y registros; se mantendrá el original del mismo en la oficina de calidad. 1.3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1.3.1 General

�� Decreto 4110 de 2004: Reglamenta la Ley 872 de 2003 y adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004, mediante la cual se determinan las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad.

�� Norma ISO 19011:2002: Directrices para auditorías para SGC y/o medio ambiente.



Página 7 de 42

�� Decreto 1599 de 2005 mediante el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano.

�� Anexo Técnico del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005: Establece el marco conceptual del Modelo

�� Manual de Implementación del MECI 1000:2005

1.3.2 Específicas

�� Decreto 1636 de 1996 Crea la planta provisional y el acuerdo 026 del 2005 modificado por el acuerdo 032 del 2006 establece la planta global administrativa y docente de la Universidad del Pacífico.

�� Resolución 061 del 22 de diciembre de 2008 por medio del cual se adopta el manual de funciones y competencias.

�� Resolución 005 del 11 de marzo Crea el Grupo Interno de Trabajo de Calidad y Mejoramiento en la Universidad del Pacífico.

�� Resolución 056 del 5 de diciembre de 2008 Adopción de los procedimientos del SIG de Universidad del Pacífico y se establecen los mecanismos para su actualización y mejora continua.

�� Resolución 005 del 11 de marzo Integración y responsabilidad del Comité de Calidad.

1.4 TÉRMINOS Y DEFINICIONES Los términos y definiciones utilizados en el presente Manual y demás documentos del SIG corresponden a las contenidas en el numeral 3 de la NTCGP1000:2004 y en el Anexo de este documento Glosario de Términos.



Página 36 de 42

Otro aspecto que apoya la consolidación y mantenimiento del SIG, lo constituye la implementación de los procedimientos requeridos por la Norma NTCGP1000:2004, así: 3.5.5.1 Control de Documentos y Registros Este procedimiento tiene por objeto efectuar el control de documentos y registros del Sistema integrado de gestión, con el fin de asegurar la disponibilidad de la versión vigente de los documentos aplicables y facilitar el acceso a éstos cuando se requiera. Aplica también para el control de los documentos externos, referidos éstos a la normatividad que es aplicable y utilizada directamente por los procesos. 3.5.5.2 Control de producto no conforme Este procedimiento se orienta a identificar, controlar y dar tratamiento al producto o servicio no conforme que resulte de no cumplir los requisitos establecidos para los mismos en la ficha técnica de producto y documentos asociados que le apliquen. Su implementación corresponde a los procesos misionales que entregan directamente los productos y servicios al cliente externo, éstos son: Operaciones Activas, Operaciones Pasivas y Programas Especiales. Inicia con la identificación de los productos y/o servicios no conformes y finaliza con la verificación de las acciones tomadas para asegurar la conformidad con los requisitos. 3.5.5.3 Auditorías internas de calidad Con este procedimiento documentado se estandariza la forma como se deben realizar las auditorías internas de calidad a los procesos, con el fin de determinar mediante evidencia objetiva el



Página 35 de 42

3.5.3 Políticas operacionales

En el Código de Buen Gobierno se encuentran definidas las políticas para la administración y gestión de la Entidad, las cuales se constituyen en marcos de acción para hacer eficiente el desarrollo del Direccionamiento Estratégico, así como servir de guía de acción para la implementación de estrategias, planes, programas, procesos y actividades. En el Documento de Políticas de Operación de procesos, quedaron establecidas las políticas que se deben tener en cuenta para el desempeño de los mismos y en cada procedimiento existen políticas y condiciones de operación. 3.5.4 Controles En los documentos Mapas de Riesgos se han identificado y calificado la efectividad de cada control asociado a cada riesgo y en los procedimientos se definieron puntos de control que tienen enfoque preventivo, adicionalmente para aquellos controles que ameritan acciones adicionales se les ha definido un plan de tratamiento. 3.5.5 Administración del Sistema integrado de gestión Para garantizar el mantenimiento, revisión y mejora continua en eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema integrado de gestión, la Entidad implantó el Proceso de Mejora Continua como un tipo de proceso estratégico, a través del Grupo Interno de Trabajo de Calidad y Mejoramiento.



Página 8 de 42

2. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL La Universidad del Pacífico es un ente Universitario autónomo creado por la Ley 65 de 1988, con personería jurídica y régimen especial. La Universidad tuvo su génesis en una iniciativa parlamentaria con base en veinte años de estudios sobre el modelo más apropiado para dotar a la región pacífica colombiana de un centro de educación superior que formara profesionales del más alto nivel en disciplinas contextualizadas con la excepcional oferta de recursos que posee la región. La Ley que creó la Universidad fue sometida al riguroso juicio de la academia a través de 22 de los más reconocidos expertos con que cuenta el sector educativo nacional a nivel superior, quienes elaboraron el Estudio de Factibilidad y Plan de Desarrollo de la institución (para 10 años), concordando plenamente con el esquema aprobado por el Congreso en la norma legal de creación, por las siguientes razones:

1. Es la primera vez que se crea una Universidad para desarrollar toda una región a través del conocimiento.

2. Todos los programas son contextualizados a partir de los recursos que ofrece el pacífico y las necesidades que afrontan sus gentes (potencial hídrico, recursos pesqueros, marinos y de aguas interiores, recursos forestales, biodiversidad, situación estratégica privilegiada, potencial cultural, etc.).



Página 9 de 42

3. La Universidad gira especialmente alrededor de la investigación, particularmente aplicada, la cual está en estrecha unión con los sectores productivos empresariales y comunidades organizadas profundamente participativa en el desarrollo regional, la universidad no es una institución planeada para producir sólo profesionales con título, se la ha prospectado para generar y transferir conocimiento como solución social y económica.

4. El pacífico colombiano es una unidad étnica y territorial que

conforma un ecosistema excepcional que reclama descifrar su complejidad para poder integrarlo humana y económicamente al desarrollo nacional con todas las perspectivas de incorporar el país, de verdad, a la cuenca del pacífico con los inmensos beneficios que se pueden derivar para el conglomerado nacional. Pero bajo ninguna razón se puede ignorar a las gentes del pacífico que tienen su más seria limitación en la falta de conocimiento. El problema es saber cómo se incorpora esa riqueza natural a la productividad y convertirla en bienestar económico y social para la región y el país.

Por eso teniendo en cuenta ese desafío, la universidad aparece como un puente que armoniza y pretende potenciar las dinámicas de vida dadas en el pacífico. Los aprovechamientos hídricos (producción de energía eléctrica a grandes niveles y transporte), desarrollos pesqueros, forestales, agrícolas, acuícola, silviculturales, turísticos, ecológicos, industria de construcción de barcos, desarrollos portuarios, etc., son nuevas alternativas para la economía nacional que gira sobre la oferta interior que escasamente integra nuevas oportunidades. En tal sentido en el pacífico se cuenta con el aporte de la naturaleza que trabaja para el hombre.



Página 34 de 42

DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE

GESTION DOCUMENTOS CÓDIGOS Manual Integrado de gestión MI Política PO Objetivos OB Caracterización CA Procedimientos PR Planes PL Guías GU Formatos FO Instructivos IN Registros RE documentos externos DE Los documentos, registros y normatividad del SIG se encuentran consolidados en el Listado Maestro de Documentos, en el Listado Maestro de Registros y en el Nomograma respectivamente, los archivos correspondientes están codificados y disponibles para consulta en la página Web www.unipacifico.edu.co. Y en la dependencia de archivo y correspondencia de la institución. Para la emisión, modificación, distribución y control de cualquier documento del SIG, incluyendo este Manual, se siguen los lineamientos establecidos en los procedimientos para el Control de Documentos y Control de Registros, ES-MC-PR01 y ES-MC-PR02 respectivamente. El líder del proceso de Mejora Continua, es el responsable de la validez de su contenido y de su formalización.



Página 33 de 42

Proceso: Dueño Proceso:

Objetivo: Alcance:

normatividad que la rige y a las expectativas de sus usuarios y partes interesadas

la presentación del informe final, con las observaciones, recomendaciones y seguimiento al plan de mejoramiento.

Para las actividades de prestación de servicio las personas que las ejecutan tienen los documentos que se requieren para su eficaz ejecución, como leyes aplicables, políticas, manuales, procedimientos y otros documentos internos y externos disponibles para garantizar la eficacia y así poder garantizar que el servicio cumple con las características definidas y acordadas con el usuario. Dando cumplimiento al numeral 7.5 de la norma NTCGP- 1000. 3.5.2 Estructura documental Para la estructura de la documentación del Sistema integrado de gestión cabe señalar que ésta inicia desde la política de calidad yculmina con los registros, los cuales se convierten en las evidencias que soportan el SIG. En la estructura definida para la documentación del SIG se determinaron once (11) categorías, las cuales se describen a continuación con la sigla respectiva:



Página 10 de 42

La Universidad del Pacífico interpreta plenamente en su esquema la propuesta tanto de la UNESCO como de lo esbozado por el Gobierno Nacional sobre lo que debe ser la nueva universidad del siglo XXI. 2.1 Misión Generar, compartir y transmitir el conocimiento; ofrecer con calidad el servicio público de la educación superior; formar ciudadanos éticos, responsables, comprometidos con su comunidad, con el desarrollo sostenible y con el reconocimiento de su identidad cultural y de los valores humanos; mantener alianzas con entidades nacionales e internacionales, y contribuir al desarrollo de la región pacífico y de la nación colombiana. 2.2 Visión La imagen de la universidad que se desea alcanzar se resume en la visión del Plan de Desarrollo 1997 – 2010. La Universidad del Pacífico en el año 2010, será un centro de aprendizaje de la región pacífico y una institución que lidera programas de investigación sustentados en la integración de los saberes locales con los conocimientos de la comunidad científica nacional e internacional, que propone soluciones a los problemas del pacífico colombiano, y que forma profesionales altamente calificados para el desarrollo de la región.



Página 11 de 42

2.3 Principios Éticos Los principios éticos de la función pública que direccionan a la Universidad del Pacifico, de acuerdo a su misión Institucional están enmarcados dentro de la Competitividad, Calidad del Servicio, transparencia, oportunidad, veracidad de la información, formación, compromiso, equidad, excelencia y sostenibilidad ambiental. La ética de los servidores de la Universidad del Pacifico tiene como propósito fundamental, el interés, el bien común universitario y Para su consecución, actualizará los valores propios del ejercicio de las funciones de los Servidores de la Universidad del Pacifico. El servidor público de la Universidad, debe mantener una conducta intachable, debiendo para ello cumplir la ley y someterse a los principios de ética, estén o no regulados por ley. El ejercicio de este importante servicio público está fundamentado en la confianza y credibilidad dada por los ciudadanos, los compañeros y otras instituciones. En ese sentido, los principios éticos tienen como función primordial el desarrollar hábitos y actitudes positivas en los servidores de la Universidad, que permitan el cumplimiento de los fines institucionales para beneficio de la comunidad. Los principios éticos de la función pública que direccionan a la Universidad del Pacifico, de acuerdo a su misión, visión, objetivos, planes y programas institucionales deben estar enmarcados dentro de la autonomía universitaria. Ver a continuación la forma como estos se definen:



Página 32 de 42


Objetivo: Alcance:

dependencias internas y las instituciones con las cuales se establezcan alianzas.

disponibilidad presupuestal.

3.5.1.4 Procesos de evaluación y control Los procesos de evaluación y control facilitan a Universidad del Pacífico realizar seguimiento de manera objetiva a su desempeño y mejora continua.


Objetivo: Alcance:

Evaluación Jefe(a) Oficina de Control Interno

Facilitar que la gestión administrativa de la Universidad del Pacífico, logre el cumplimiento de su misión, visión, política y objetivos de calidad, de acuerdo a la

Incluye todos los procesos, desde la identificación del estado de cumplimiento de la misión, visión, políticas, objetivos de calidad, planes, programas, proyectos y Convenios hasta



Página 31 de 42


Objetivo: Alcance:

el entorno dimensiones que potencialicen en el individuo el ser, estar, pertenecer, proyectar y transformar, impulsando sus capacidades y por ende apoyando el proceso educativo de manera integral. .

en lo referente al desarrollo de las dimensiones del ser, hasta las acciones de mejora que garanticen la efectividad de los programas y actividades.

Gestión de Apoyo

Director(a) Administrativo y Financiero

Planificar, gestionar, suministrar y controlar para satisfacer de manera oportuna las necesidades de recursos requeridos por las diferentes

Inicia con la identificación de las necesidades de recursos de todos los procesos y culmina con la provisión de los mismos de acuerdo a la



Página 12 de 42

�� AUTONOMÍA: Entendida como la garantía que tiene la Institución para dirigir y regular, por sí misma, su actividad académica, administrativa y financiera; establecer su patrimonio y manejar su presupuesto, de acuerdo con sus principios y políticas. Este carácter especial comprende la organización y designación de sus directivas, del personal docente y administrativo, el régimen financiero y el régimen de contratación. En desarrollo de este principio genera, reproduce y socializa el conocimiento; atiende el interés social, propio de la educación superior, con independencia frente a los poderes económicos, sociales y políticos, por encima de consideraciones particulares o privadas, y presta un servicio público, con función social inherente a la naturaleza del Estado.

�� CALIDAD: Conjunto de cualidades relacionadas con la excelencia y perfección. Los servidores públicos de la Universidad del Pacifico, asumimos la calidad como un estilo de vida y de conducta, tanto en el ámbito personal como profesional. �� LIBERTAD: Por la que sus integrantes podrán acceder a la formación académica que garantice el libre desarrollo de su personalidad, de libertad de pensamiento, de aprendizaje y de cátedra, que asegure el respeto a la pluralidad y de igualdad en la diferencia y para ejercer la búsqueda del saber; la divulgación de los resultados de las investigaciones; la presentación y discusión de los conocimientos que se construyan críticamente. �� UNIVERSALIDAD: Por el cual posibilita todas las corrientes de pensamiento que desde las ciencias, las artes y las humanidades se manifiestan dentro de ella, acordes con el rigor y exigencias propias de cada saber, la construcción del conocimiento, el rescate y el estímulo de los valores de la cultura.



Página 13 de 42

�� SENTIDO DE PERTENENCIA: Orientado a crear un compromiso permanente e integral para con la Institución y la misma sociedad, como vocación hacia un cambio de actitud de toda la comunidad universitaria que la determina, el mejoramiento del perfil del egresado y el fortalecimiento del espíritu de solidaridad y superación permanentes.

�� DEMOCRACIA PARTICIPATIVA: En cuanto está abierta a todas las personas, sin exclusión, por consideraciones de nacionalidad, etnia, ideología, credo o de cualquier otra índole que no sea la acreditación de las calidades académicas que la Universidad establezca para su acceso; y en cuanto promueve y convoca la participación de la comunidad universitaria en la orientación y toma de decisiones, en las instancias previstas en los tratados internacionales, en la Constitución Política, en la Ley, en el presente documento y en sus Reglamentos.

�� CONSTRUCCIÓN DEL CONOCIMIENTO: Como fundamento para la reconceptualización crítica de los saberes, la configuración de proyectos o programas académicos, el ofrecimiento de nuevas disciplinas y profesiones, la creación y adaptación de tecnologías y la promoción del desarrollo regional y nacional, con reconocimiento esencial e indisoluble en la investigación.

�� TRANSPARENCIA: Es la capacidad y la intención de la Universidad del Pacifico para mostrar sus acciones internas de operación y los resultados de la misma. En la Universidad del Pacifico se promoverá el actuar en todo momento con absoluta transparencia y los miembros de la Comunidad Universitaria se



Página 30 de 42


Objetivo: Alcance:

Proyección Social

Director(a) de Proyección Social

Generar condiciones para la proyección de fortalezas académicas, investigativas y administrativas de la Universidad del Pacífico.

Desde la gestión de programas, proyectos y convenios hasta el seguimiento y evaluación de los mismo.

3.5.1.3 Procesos de apoyo Los procesos de apoyo proveen los recursos necesarios para la operación de los procesos estratégicos, misionales y de evaluación en la Universidad del Pacífico.


Objetivo: Alcance:

Bienestar Universitario

Director(a) de Bienestar universitario

Propiciar espacios que permitan el desarrollo de las diferentes dimensiones del ser Humano, generando en

Desde la identificación de necesidades, expectativas e intereses de los diferentes miembros de la Comunidad Universitaria,



Página 29 de 42


Objetivo: Alcance:

Docencia Director(a) Académica

Formar personas integrales, con un alto nivel de sus competencias sociales, laborales y profesionales, para contribuir al mejoramiento de su entorno socioeconómico

Inicia con el diseño curricular de los diferentes programas académicos de pregrado y postgrado y termina con estudiantes graduados.

Investigaciones Director(a) de Investigaciones

Consolidar la Universidad del Pacifico, a nivel regional y nacional, como una institución fundamentada en la investigación formativa, básica y aplicada.

Desde la planificación de la investigación, hasta la difusión de los resultados de la investigación.



Página 14 de 42

deberán abstener de participar en cualquier proceso decisorio donde se puedan establecer conflictos de intereses, se comprometa su criterio o dar ocasión de duda sobre su imparcialidad y conducta ética a cualquier persona razonablemente objetiva.

�� LEGALIDAD: Requisito de cumplir con el conjunto de normas prescritas por la Ley. Los funcionarios de la Universidad del Pacifico estamos comprometidos con el conocimiento y el cumplimiento de la constitución nacional, las leyes y los reglamentos.

�� CON EL MEDIO AMBIENTE. La Universidad del Pacifico trabaja integralmente con las autoridades ambientales para promover el respeto de las normas ambientales, a través de campañas educativas para la protección y conservación de los recursos naturales. Al interior de nuestra Entidad propiciamos una cultura ecológica, desarrollando acciones para el manejo y disposición adecuada de residuos sólidos.

2.4 Valores Corporativos Dignidad, Respeto, Liderazgo, Confiabilidad, Puntualidad, Coherencia, Idoneidad, Actitud de Servicio, Responsabilidad, Imparcialidad, Equidad, Igualdad e Interés Colectivo, Justicia, Esfuerzo, Tolerancia, Amor a la verdad, Integralidad, Convivencia, Moralidad, Ética pública, rendición de cuentas ,publicidad, eficacia, economía, celeridad, competencia, prudencia

Los Principios Éticos y Valores Corporativos de la Entidad se encuentran definidos en el Código de Ética.



Página 15 de 42

2.5 Estructura Organizacional La Universidad del Pacífico cuenta con una estructura organizacional que soporta en forma coordinada sus procesos misionales, permitiéndole integrar la atención al usuario tanto interno como externo y los servicios que brinda, optimizando el talento humano y los recursos disponibles.

2.6 Plan Estratégico Corporativo El Plan Estratégico Institucional 2008 – 2011 adopta la Misión y la Visión de la Universidad del Pacífico. Su ejecución anual se despliega a través de planes de acción, cuya gestión se controla con el seguimiento de los resultados. Es vital para la Organización dar continuidad a los planes y metas establecidas y además estar alerta e incorporar oportunamente, lo requerido para atender aquellas



Página 28 de 42


Objetivo: Alcance:

disponibilidad de recursos financieros y condiciones del entorno

eficiencia y efectividad de la misma.

Mejora Continua Jefe(a) de la Oficina Asesora de Planeación

Brindar asesoría oportuna y permanente a la rectoría y hacer acompañamiento a los procesos de la universidad mediante actividades de seguimiento y control al sistema integrado de gestión.

Todo el sistema integrado de gestión.

3.5.1.2 Procesos misionales Los procesos misionales proporcionan el resultado previsto por la Universidad del Pacífico en cumplimiento de su razón de ser; están directamente comprometidos con la creación de valor para los usuarios externos de la Entidad.



Página 27 de 42

informativa, de conformidad con los requisitos de la NTCGP 1000:2004 y MECI 1000:2005. En el Mapa se puede apreciar como entrada las necesidades y requisitos de los usuarios o partes interesadas, los tipos de procesos y la interacción de los mismos y como salida la satisfacción de los usuarios o partes interesadas.

3.5.1.1 Procesos estratégicos Los procesos estratégicos permiten fijar el horizonte, lineamientos y estrategias institucionales, constituyen la base para el diseño de acciones de prevención y/o corrección que garanticen una efectiva planeación. Éstos son:


Objetivo: Alcance:

Direccionamiento Estratégico

Rectora Formular, implementar y evaluar la Estrategia institucional de la Universidad del Pacifico de acuerdo a las directrices del Consejo superior,

Inicia con la Formulación de la Estrategia Institucional de la Universidad del Pacifico y termina con la evaluación de la eficacia,



Página 16 de 42

situaciones que surjan del comportamiento del entorno, la competencia, el mercado y la regulación. En el Mapa Estratégico vigente se establecieron los objetivos estratégicos de la universidad de acuerdo con las perspectivas. Los planes operativos son definidos y administrados por cada uno de los procesos, quienes periódicamente reportan a la Oficina de Planeación el seguimiento a los mismos. Éstos forman parte de la documentación del SIG en PRISMA. Así mismo, La Oficina de Planeación periódicamente realiza medición de avance del Plan Estratégico. 2.7 Servicios La Universidad del Pacífico ofrece los siguientes programas:

�� Agronomía del Tópico Húmedo �� Arquitectura �� Sociología �� Tecnología en Acuicultura �� Tecnología en Informática �� Tecnología en Agronomía del Trópico Húmedo

3. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 3.1 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA La planificación del SIG tiene como estrategia fundamental cumplir los requisitos establecidos en su documentación para mantener su integridad frente a la planeación e implementación de los cambios requeridos.



Página 17 de 42

3.1.1 Política de Calidad La Política de Calidad del Sistema integrado de gestión se expresa así:

La Universidad del Pacífico es una institución de educación superior que asume el compromiso de mejorar continuamente la calidad de sus servicios de docencia, investigación y proyección social, procurando una formación profesional integral, con alto nivel de desarrollo de sus competencias ciudadanas y laborales, acorde con las demandas de la Región Pacifica colombiana y las necesidades y expectativas de sus usuarios y partes interesadas. De igual manera la Universidad del Pacífico se compromete a alcanzar y sostener la eficacia, eficiencia y efectividad de su sistema integrado de gestión. Lo anterior demanda, mejorar continuamente la política institucional de aseguramiento de calidad, sus indicadores de gestión universitaria, la infraestructura física, el fortalecimiento presupuestal y la mejora en el bienestar de la comunidad universitaria.

3.1.2 Objetivos de Calidad Para el logro de la Política de Calidad se establecieron los siguientes objetivos:



Página 26 de 42

3.5.1 Modelo de operación El Modelo de Operación de la Universidad del Pacífico está conformado por: 2 procesos Estratégicos, 3 procesos misionales, 2 procesos de apoyo y 1 de Evaluación; los cuales interactúan entre sí para atender las necesidades y requisitos del cliente a satisfacción.

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO MEJORA CONTINUA

DOCENCIA

INVESTIGACIÓN

PROYECCIÓN SOCIAL

NECESIDADES DE LOS

USUARIOS Y PARTES

INTERESADAS

BIENESTAR UNIVERSITARIO

GESTIÓN DE APOYO EVALUACIÓN

SATISFACCIÓN DE LOS

USUARIOS Y PARTES

INTERESADAS

La Universidad del Pacífico, adoptó el Mapa de Procesos en un esquema que integra los procesos de la Entidad y su interacción dentro del Sistema integrado de gestión, la cual se puede evidenciar a través de la caracterización en las entradas y salidas de cada proceso, como también en la Matriz de Información primaria y secundaria y, Matriz de comunicación organizacional e



Página 25 de 42

integrado de Gestión y el cumplimiento de sus objetivos, es así como: • Se cuenta con servidores públicos competentes en cuanto a educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas. Con base en los procedimientos internos se evalúan las competencias y se establecen planes de mejoramiento individual e institucional con el propósito de garantizar la calidad de los productos y servicios que entrega el SIG.

• La Universidad del Pacífico cuenta con instalaciones físicas, apropiadas al desarrollo de sus actividades.

• Se dispone de una plataforma tecnológica conformada por equipos de cómputo, programas, servicios asociados y de apoyo, y medios de comunicación apropiados para el desarrollo de la gestión institucional.

• La Universidad del Pacífico con la implementación de los documentos del SIG, la divulgación y aplicación de los principios de NTCGP-1000 y MECI busca garantizar un ambiente de trabajo adecuado a la prestación del servicio.

3.5 GESTIÓN POR PROCESOS El SIG se encuentra direccionado para funcionar bajo un enfoque de operación basado en procesos; este enfoque identifica y gestiona de manera eficaz numerosas actividades relacionadas entre sí; permitiendo el control continuo que proporcionan los vínculos entre los procesos, así como sobre su combinación e interacción.



Página 18 de 42

1. Mejorar la calidad de los servicios de docencia,

investigación y proyección social que presta la Universidad del Pacífico a los usuarios y partes interesadas.

2. Involucrar a la comunidad universitaria en la implementación y sostenimiento del sistema integrado de gestión y en el cumplimiento de los indicadores del sistema universitario estatal.

3. Ampliar y mejorar la infraestructura y recursos físicos, para una mayor cobertura y brindar servicios con calidad a sus usuarios y partes interesadas.

4. Lograr el fortalecimiento de la gestión administrativa y financiera de la Universidad.

5. Mejorar el bienestar y el nivel de satisfacción de los miembros de la comunidad universitaria, con el propósito de lograr un mayor compromiso con la institución.

3.1.3 Alcance

El alcance del Sistema Integrado de Gestión, cubre los procesos misionales de docencia, investigación y proyección social descritos en el mapa de procesos de la Universidad y se utiliza de manera interna para guiar al personal de la Institución en el cumplimiento de los requisitos de la Norma NTC-GP 1000:2004 y MECI 1000:2005, en busca de lograr la completa satisfacción de nuestros usuarios y generar directrices que permitan la mejora continua de la Universidad del Pacífico.



Página 19 de 42

3.2 EXCLUSIÓN

Dentro del Sistema Integrado de Gestión implementado en la Universidad del Pacífico, se excluye el numeral 7.6 de la norma NTC-GP 1000:2004, control de dispositivos de seguimiento y medición, debido a que no se utilizan equipos ni dispositivos para realizar seguimiento y medición a los servicios que ofrece la universidad.

Las actividades realizadas por el personal que no tengan relación con el SIG, quedan excluidas del alcance del mismo.

3.3 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

En el marco de la implementación del Sistema Integrado de Gestión, la Rectoría de la Universidad del Pacífico, determinó la política y los objetivos de calidad y vela a través de los procesos de Direccionamiento Estratégico y Mejora Continua por su divulgación, entendimiento y apropiación de cada uno de los servidores públicos que ejecutan las actividades dentro de los procesos del Sistema. La Rectora de la Entidad, además de realizar un reconocimiento a las bondades de la implementación del SIG, manifestó su compromiso e invitó a todos los servidores públicos mediante comunicación escrita, a continuar este esfuerzo para forjar así un futuro institucional de excelencia. El siguiente es el texto:



Página 24 de 42

3.3.2 Responsabilidad, autoridad y comunicación interna La responsabilidad y autoridad del SIG, están dadas en el Manual de Funciones, Requisitos y Competencias Generales, en las competencias propias de cada proceso y en los procedimientos establecidos. La responsabilidad del Comité de Calidad quedó establecida en la Resolución 005 del 11 de marzo de 2008; cualquier cambio que afecte la operación del Sistema integrado de gestión es planificado y aprobado por este Comité. Los flujos de información y comunicación de la Entidad a nivel interno y externo se encuentran documentados en los instrumentos “Matriz de Información Primaria y Secundaria” y “Matriz de Comunicación Organizacional e Informativa”, éstas permiten identificar el tipo de información, las fuentes, características, responsables, usuarios y la forma en donde se conserva y salvaguarda. La responsabilidad del mantenimiento de estas Matrices corresponde a los dueños de proceso. Las comunicaciones de la Entidad se aseguran mediante el desarrollo anual del Plan de Comunicaciones Institucional, el cual integra las comunicaciones internas y externas que se ajustan a los lineamientos establecidos por el MECI. La responsabilidad de la ejecución de este Plan corresponde a secretaría general. 3.4 GESTIÓN DE LOS RECURSOS La Universidad del Pacífico cuenta con el talento humano competente y la estructura necesaria para el desarrollo del Sistema



Página 23 de 42

manifestando su compromiso con el control, el cumplimiento, la utilización transparente y eficiente de los recursos. De otra parte, se destaca que el equipo directivo y los demás servidores públicos, participaron activamente en la planeación, ejecución, verificación y retroalimentación del SIG, lo cual se reflejó en la implementación del Sistema y a futuro se constituye en fortaleza para la apropiación y compromiso para su mantenimiento e innovación.

3.3.1 Revisión por la Dirección

La revisión es una actividad fundamental para garantizar la eficiencia, eficacia, efectividad y continuidad del SIG en el tiempo. Es responsabilidad del proceso de Direccionamiento Estratégico y se realizará como mínimo dos (2) veces en el año (una en cada semestre). En la Revisión por la Dirección, el Representante de ella y los Líderes de procesos deben suministrar, según sea su competencia, la siguiente información para su análisis y toma de decisiones tales como: Informes de Auditorías, retroalimentación de los usuarios, indicadores del desempeño de los procesos, informes de programas y proyectos, informes de seguimiento al cumplimiento de los objetivos de calidad,y seguimiento al producto no conforme y su tratamiento, informes de acciones preventivas y correctivas, informes de seguimiento a revisiones por la dirección anteriores, cambios que puedan afectar el SIG y las recomendaciones para la mejora.



Página 20 de 42

ACTA DE COMPROMISO No 001 PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (SIG.) EN LA UNIVERSIDAD DEL PACIFICO La suscrita Rectora de la Universidad del Pacífico María Carmela Quiñones Góngora, conjuntamente con el equipo directivo de la entidad, manifestamos nuestro interés de coadyuvar de manera directa y recurrente a la implementación del Sistema Integrado de Gestión (SIG.) en la Universidad del Pacífico, a través de la expedición de los actos administrativos que se requieran en cumplimiento del mandato constitucional y legal de la entidad pública. El Sistema Integrado de Gestión, se constituirá en el instrumento gerencial que permitirá el cumplimiento de las políticas y objetivos fijados por la universidad en el desarrollo de su función institucional y en el mejoramiento de la gestión, así como la cualificación del ejercicio de Control Interno con el fin de garantizar la eficiencia, eficacia, transparencia y efectividad en el cumplimiento de sus fines sociales. Esta herramienta fundamental le permitirá a la Universidad del Pacífico, desarrollar, implementar y mantener en operación el Sistema Integrado de Gestión, dando así cumplimiento a las Leyes 87 de 1993 (Control Interno) y 872 de 2003 (Gestión de la Calidad). Este Sistema (SIG) se constituirá en una herramienta de control que tendrá la ciudadanía para analizar el grado de gestión de la entidad, contribuye a la calidad de la gestión



Página 21 de 42

institucional, a la cualificación de los planes de mejoramiento, en el ejercicio del control interno, entre otros aspectos. El suscrito Representante Legal y el equipo directivo, expresamos nuestro compromiso con el diseño, implementación seguimiento y evaluación del Sistema Integrado de Gestión, igualmente nos comprometemos a adelantar la sensibilización y socialización del Sistema Integrado de Gestión, a generar y estimular la participación de todos los servidores públicos de la entidad en pro del diseño, implementación, desarrollo, seguimiento y evaluación del mismo. Así mismo nos comprometemos a tener en cuenta las recomendaciones y observaciones producto de la evaluación independiente de las oficinas de control interno o quien haga sus veces, como un insumo básico dentro del proceso de la planeación y seguimiento. Para constancia ser firma en Buenaventura, a los 14 días del mes de enero de 2008.

MARIA CARMELA QUIÑONEZ G. Representante Legal

JUAN DE LA CRUZ MOSQUERA Director Administrativo y Financiero

JOSE LUIS BERNAT FERNANDEZ Secretario General



Página 22 de 42

NERSA LUISA CABALLERO V. Directora Académica

SALOMÓN MICOLTA

Director Programa Informática

CARLOS ARTURO BERNAL Director Programa Arquitectura

EUDES EMILIO SANCHEZ Director Programa Acuicultura

LIBARDO CORDOBA RENTERIA Director Bienestar Universitario

HECTOR SEGURA

Director Programa Sociología

ROBERT TULIO GONZÁLEZ Director Programa Agronomía

Cabe anotar que la Alta Dirección de la Universidad, a través del Código de Buen Gobierno ha definido mecanismos de autorregulación. Este documento contiene los lineamientos y políticas de la Entidad que permiten guiar y orientar sus acciones frente a los usuarios y partes interesadas con enfoque hacia el cumplimiento de su Misión, en el contexto de los fines sociales del Estado, generando autoridad y confianza, demostrando conocimiento de las necesidades y requisitos de los mismos, y

Equipo de Gestión de la Calidad - UNIVERSIDAD DEL PACIFICO · Equipo de Gestión de la Calidad...

Documents

Transcript of Equipo de Gestión de la Calidad - UNIVERSIDAD DEL PACIFICO · Equipo de Gestión de la Calidad...