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SISTEMA DE INFORMACIN PERSONALIZADO

(ESTRUCTURA ERP)PARA PyMES Y MiPyMES, UNA SOLUCIN

VIABLE PARA EL MANEJO DE LA INFORMACIN EN LA

INDUSTRIA COLOMBIANA.

CARLOS FRANCISCO CORTS MONTAO

UNIVERSIDAD DE LA SABANA

FACULTAD DE INGENIERA

PROGRAMA DE INGENIERA INDUSTRIAL

BOGOT D.C.

2006

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SISTEMA DE INFORMACIN PERSONALIZADO

(ESTRUCTURA ERP)PARA PyMES Y MiPyMES, UNA SOLUCIN

VIABLE PARA EL MANEJO DE LA INFORMACIN EN LA

INDUSTRIA COLOMBIANA.

CARLOS FRANCISCO CORTS MONTAO

Proyecto de grado para optar al ttulo de Ingeniero Industrial

Director

LUIS MIGUEL BELTRAN

Ingeniero

UNIVERSIDAD DE LA SABANA

FACULTAD DE INGENIERA

PROGRAMA DE INGENIERA INDUSTRIAL

BOGOT D.C.

2006

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Nota de Aceptacin

_____________________________________

_____________________________________

_____________________________________

_____________________________________

_____________________________________

____________________________

Firma del Presidente del Jurado

____________________________

Firma del Jurado

____________________________

Firma del Jurado

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A Dios, que siempre ha sido el gua de mi vida,

haciendo posible la culminacin exitosa de este

importante paso en mi camino profesional.

A mi madre, mi hermano y mi novia,

por poder siempre contar con su apoyo y cario.

Al Ing. Luis Miguel Beltrn, director de este trabajo,

por sus sabios consejos y directrices a lo largo de

mi vida universitaria.

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TABLA DE CONTENIDO

LISTA DE ANEXOS ................................................................................................8

LISTA DE TABLAS Y FIGURAS............................................................................9

RESMEN.............................................................................................................11

ABSTRACT ...........................................................................................................12

INTRODUCCIN...................................................................................................13

JUSTIFICACIN ...................................................................................................14

OBJETIVOS ..........................................................................................................15

CAPTULO 1..........................................................................................................16

REVISIN BIBLIOGRFICA.............................................................................161.1. ORGANIZACIN EMPRESARIAL ESTRUCTURA...........................161.2. HISTORIA Y DEFINICIN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN..19

CAPTULO 2..........................................................................................................23

SONDEO DE LAS NECESIDADES TECNOLOGICAS PARA LA GESTIN DEINFORMACIN EN LAS PYMES......................................................................23

2.1. DESCRIPCIN DEL SONDEO............................................................232.2. RESULTADOS DEL SONDEO ............................................................272.3. ANALISIS DE RESULTADOS DEL SONDEO REALIZADO ................34

CAPTULO 3..........................................................................................................36ESTRUCTURA PROCEDIMENTAL DEL SOFTWARE ERP PRESENTADO...36

3.1 MDULO C.R.M. .................................................................................373.1.1 OBJETIVO ...........................................................................................373.1.2 PROCESOS DEL MDULO. ...............................................................373.1.2.1 Gestin de clientes. ..........................................................................373.1.2.2 Gestin de Cotizaciones...................................................................393.1.2.3 Gestin de Pedidos. .........................................................................413.1.2.4 Servicio al cliente..............................................................................423.1.2.5 Gestin de devoluciones. .................................................................433.1.2.6 Calificacin de clientes. ....................................................................443.1.2.7 Prospectacin de clientes.................................................................453.1.2.8 Calificacin de proveedores. ............................................................453.2 MDULO WAREHOUSE.....................................................................463.2.1 OBJETIVO ...........................................................................................463.2.2 PROCESOS DEL MODULO. ...............................................................463.2.2.1 Gestin de productos. ......................................................................46

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3.2.2.2 Entrada de mercanca. .....................................................................493.2.2.3 Salida de mercanca.........................................................................51

3.2.2.4 Movimiento de Inventario. ................................................................513.2.2.5 Gestin de almacenes......................................................................523.2.2.6 Conteo cclico de Inventario. ............................................................533.2.2.7 Costeo de Inventario. .......................................................................543.2.2.8 Inspeccin de calidad. ......................................................................553.3 MDULO LOGSTICA. ........................................................................563.3.1 OBJETIVO ...........................................................................................563.3.2 PROCESOS DEL MODULO................................................................563.3.2.1 Gestin de proveedores. ..................................................................563.3.2.2 Conciliacin de Inventarios...............................................................593.3.2.3 Gestin de transportadores. .............................................................61

3.3.2.4 Gestin de compras. ........................................................................623.4 MDULO ADMINISTRATIVO/FINANCIERO.......................................633.4.1 OBJETIVO ...........................................................................................633.4.2 LISTA DE PROCESOS........................................................................633.4.2.1 Gestin de Ventas. ...........................................................................633.4.2.2 Gestin de financiaciones a terceros................................................653.4.2.3 Recaudos. ........................................................................................673.4.2.4 Gestin de cuentas bancarias. .........................................................673.4.2.5 Movimientos de cuentas bancarias. .................................................683.4.2.6 Gestin de cuentas por pagar. .........................................................693.4.2.7 Gestin de rdenes de pago. ...........................................................703.4.2.8 Gestin de giros. ..............................................................................713.4.2.9 Gestin de costos.............................................................................723.4.2.10 Gestin de gastos.............................................................................723.5 MDULO RECURSOS HUMANOS.....................................................733.5.1 OBJETIVO ...........................................................................................733.5.2 LISTA DE PROCESOS........................................................................733.5.2.1 Gestin de departamentos. ..............................................................733.5.2.2 Gestin de cargos/perfiles. ...............................................................763.5.2.3 Gestin de funcionarios. ...................................................................783.5.2.4 Gestin de vacaciones. ....................................................................793.5.2.5 Gestin de liquidaciones. .................................................................80

CAPTULO 4..........................................................................................................81DISEO Y DESCRIPCIN DE LA BASE DE DATOS ......................................81

4.1 Descripcin Tcnica y Modelo Entidad Relacin .................................814.1.1 Diagrama Entidad Relacin Mdulo CRM............................................834.1.2 Diagrama Entidad Relacin Mdulo Warehouse .................................844.1.3 Diagrama Entidad Relacin Mdulo Logstica .....................................854.1.4 Diagrama Entidad Relacin Mdulo Administrativo/Financiero............86

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4.1.5 Diagrama Entidad Relacin Mdulo Recursos Humanos ....................874.1.6 Diagrama Entidad Relacin Tablas de Configuracin..........................88

4.2 Descripcin por elemento ....................................................................894.2.1 Tablas ..................................................................................................894.2.2 Relaciones ...........................................................................................92

CAPTULO 5..........................................................................................................95

DESCRIPCIN DEL SOFTWARE ERP DESARROLLADO .............................955.1 Utilizacin de la herramienta de desarrollo ..........................................955.2 Caractersticas generales del sistema. ................................................955.3 Instalacin y configuracin. ................................................................1015.4 Documentacin soporte y de funcionamiento. ...................................102

CONCLUSIONES................................................................................................103

RECOMENDACIONES........................................................................................105

BIBLIOGRAFA ...................................................................................................106

ANEXO A. DIAGRAMAS DE FLUJO ..................................................................108

ANEXO B. SCRIPT DE GENERACIN DE BASE DE DATOS. .........................133

ANEXO C. SCRIPTS DE CONFIGURACION DEL SISTEMA.............................133

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LISTA DE ANEXOS

ANEXO A. DIAGRAMAS DE FLUJO ..................................................................108

A1. CRM03 Gestin de pedidos................................................................................108

A2. CRM04 Servicio al cliente. ..................................................................................109

A3. CRM05 Gestin de devoluciones........................................................................110

A4. CRM06 Calificacin de clientes. .........................................................................111

A5. CRM07 Prospectacin de clientes. .....................................................................112

A6. CRM08 Calificacin de proveedores...................................................................113

A7. WRH03 Salida de mercancas. ...........................................................................114

A8. WRH04 Movimiento de Inventario. .....................................................................115A9. WRH05 Gestin de almacenes...........................................................................116

A9. WRH06 - Conteo cclico de Inventario. ..................................................................117

A10. WRH07 Costeo de Inventario. ..........................................................................118

A11. WRH08 Inspeccin de calidad. .........................................................................119

A11. LOG03 Gestin de transportadores..................................................................120

A12. LOG04 - Gestin de compras. .............................................................................121

A13. ADF03 Recaudos..............................................................................................122

A14. ADF04 Gestin de cuentas bancarias. .............................................................123A15. ADF05 Movimientos de cuentas bancarias.......................................................124

A16. ADF06 - Gestin de cuentas por pagar. ..............................................................125

A17. ADF07 - Gestin de rdenes de pago. ................................................................126

A18. ADF08 - Gestin de giros.....................................................................................127

A19. ADF09 Gestin de costos. ................................................................................128

A20. ADF10 Generacin de gastos...........................................................................129

A21. RHH03 - Gestin de funcionarios. .......................................................................130

A22. RHH04 Gestin de vacaciones. ........................................................................131A23. RHH05 Gestin de liquidaciones. .....................................................................132

ANEXO B. SCRIPT DE GENERACIN DE BASE DE DATOS. .........................133

ANEXO C. SCRIPTS DE CONFIGURACION DEL SISTEMA.............................133

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LISTA DE TABLAS Y FIGURAS

Figura No. 1. Pantalla inicio software encuestas. ..................................................25

Figura No. 2. Pantalla ingreso de encuestas. ........................................................25

Tabla No. 1. Tabla de datos de encuestados. .......................................................27

Tabla No. 2 Tabla de resultados, pregunta No.1 ...................................................27

Grfico No. 1. Grfico de torta, resultados pregunta #1.........................................28


Grfico No. 2. Grficos de torta, resultados pregunta #2.......................................29




Grfico No. 4. Grfico de torta, resultados frecuencia si pregunta #4.... ................31

Grfico No. 5. Grfico de torta, resultados frecuencia no pregunta #4. .................31




Grfico No. 7. Grfico de torta, resultados pregunta #6.........................................33Tabla No. 8 Tabla de resultados, pregunta No.7 ...................................................33


Figura No. 3. Diagrama estructura general SIPPE ................................................36

Figura No. 4. Diagrama de flujo proceso CRM01 - Gestin de clientes................38

Figura No. 5. Diagrama de flujo proceso CRM02 - Gestin de cotizaciones ........40

Figura No. 6. Diagrama de flujo proceso WRH01 - Gestin de productos.............48

Figura No. 7. Diagrama de flujo proceso WRH02 Entrada de mercanca...........50

Figura No. 8. Diagrama de flujo proceso LOG01 Gestin de proveedores... ......58

Figura No. 9. Diagrama de flujo proceso LOG02 Conciliacin de inventarios ....60

Figura No. 10. Diagrama de flujo proceso ADF01 Gestin de ventas.................64

Figura No. 11. Diagrama de flujo proceso ADF02 Gestin de financiaciones aterceros..................................................................................................................66

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Figura No. 12. Diagrama de flujo proceso RHH01 Gestin de departamentos...75

Figura No. 13. Diagrama de flujo proceso RHH02 Gestin de cargos/perfiles ...77

Figura No. 14. Diagrama entidad relacin mdulo CRM........................................83

Figura No. 15. Diagrama entidad relacin mdulo Warehouse .............................84

Figura No. 16. Diagrama entidad relacin mdulo Logstica .................................85

Figura No. 17. Diagrama entidad relacin mdulo Administrativo/Financiero........86

Figura No. 18. Diagrama entidad relacin mdulo Recursos humanos.................87

Figura No. 19. Diagrama entidad relacin tablas de configuracin........................88

Tabla No. 9 Tabla de descripcin de tablas base de datos ...................................92

Tabla No. 10 Tabla de listado de relaciones base de datos ..................................94

Figura 20. Pantalla Principal Sippe........................................................................96

Tabla No. 11 Tabla de personalizacin de mdulos SIPPE.................................101

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Resumen 11

RESUMEN

El presente trabajo de grado comprende un tema importante en la actualidad, lossistemas de informacin, en especfico los sistemas ERP. Se dise y desarrollun sistema de informacin para pequeas empresas (PyMES y MiPYMES), el cualse convierta en un potencial artfice de la mejora operativa de stas desde el puntode vista del manejo de la informacin.

El lector podr visualizar el diseo y desarrollo de la aplicacin desde sucomienzo, partiendo de un estudio piloto, en donde se indagan las principalesnecesidades de estas empresas respecto al manejo de la informacin, siguiendocon el diseo de funcional: descripcin de procesos, diagramas de flujo; seexplicar tambin el diseo de la base de datos que soporta la funcionalidad delos procesos, mostrando sus diagramas entidad relacin y tablas de entidadespara cada uno de los mdulos diseados.

Para finalizar, en el presente documento encontrar la descripcin general delsoftware ERP, junto con sus caractersticas tcnicas de instalacin yconfiguracin, adems de la descripcin de las principales operaciones que sepueden realizar con este y sus caractersticas de personalizacin.

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Abstract 12

ABSTRACT

The topic of the present work is an important subject in these days, informationtechnologies applied to enterprises, specifically ERP (Enterprise resourceplanning). This work will talk about the design and development of an ERPsoftware, which target is small and midsize business in Colombia. Its pretendedthat this software becomes a potential tool for the improvement of operations in thistype of companies.

The reader should be able to visualize the design and development of the solution,beginning with a pilot study of the requirements of small and midsize businessfacing information management, following with the functional design and processesdescription, and the database design, including entity relation diagrams.

Finally, it will be presented, the general description of the ERP software, in additionto it technical setup and configuration parameters, beyond to it principalsoperations and functionality.

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Introduccin 13

INTRODUCCIN

En el siglo XXI, el entorno empresarial es cada vez ms competitivo y exigeevolucionar permanentemente en la metodologa y herramientas utilizadas paraoperar. Los sistemas de informacin son herramientas que con la evolucintecnolgica se han convertido en una necesidad para casi todas las empresas,pero debido a su elevado costo, estas tecnologas no son factibles de adquirir porpequeas empresas, o empresas de capital reducido.

Es as que el presente trabajo, pretende ser un potencial solucionador de esteinconveniente, desarrollando un sistema de informacin modular, con estructuraERP, el cual sea asequible a este tipo de empresas; el cual resuelva susnecesidades primarias de manejo de informacin.

Para cumplir con la premisa anterior, es necesario desarrollar una herramientaadecuada para el tamao de las PyMES, teniendo en cuenta necesidades deequipo, tecnologa de desarrollo y mantenimiento y soporte de la aplicacin. Esaqu donde entra el papel del ingeniero Colombiano, el cual debe plasmar estosparmetros en una solucin viable para estas empresas.

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Justificacin 14

JUSTIFICACIN

La competitividad de las PYMES y MIPYMES Colombianas se ha visto afectadadebido a muchos aspectos, entre otros el manejo de la informacin y lasrelaciones con el cliente. Este es un problema cultural, debido a que se tiene lacreencia que los sistemas de informacin avanzados, ofrecidos por las grandesproductoras de software empresarial (SAP, PeopleSoft, y ORACLE entre otros),son slo para las empresas de gran tamao, pues el precio de estos productos nose ajusta al presupuesto destinado por las pequeas empresas para stasherramientas. Adems, la personalizacin de los ERP existentes en el mercado noes la ms sencilla, lo que los hace muy complejos y no siempre encajan en lasnecesidades de la pequea empresa.

Segn el estudio realizado por el DANE (Departamento Administrativo Nacional deEstadstica) sobre Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones TIC1, deDiciembre de 2003, el porcentaje de utilizacin de herramientas de informacin porsector es el siguiente:

SECTORHerramientas para

ProduccinHerramientaspara Procesos

Herramientas para manejode Bases de Datos

Comercio 1.8 % 0.7% N/AIndustrial Manufacturero 19.6% 5.4% 15.2%Servicios 17.3% 3.3% 12%Microestablecimientos 4.5% 3.8% 6.5%

Las cifras anteriores, corroboran la baja participacin de stas tecnologas en lossectores productivos Colombianos, debido a esto y siendo conscientes del impactodel TLC (Tratado de Libre Comercio) en las pequeas empresas colombianas,surge la idea de elaborar un diseo de ERP2orientado a estas empresas, dondese demuestre que es posible realizar sistemas de informacin competitivoscumpliendo con el presupuesto de la PyMES, el cual abarque las principalesfunciones y sirva de semilla para la apertura de nuevos mercados y empresariosen stas tecnologas.

1Modelo de la medicin de las tecnologas de la informacin y las Comunicaciones TIC - ResumenEjecutivo, DANE, Colombia, Diciembre de 2003.

2ERP: Enterprise Resource Planning

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Objetivos 15

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Disear y desarrollar un sistema de informacin (Estructura ERP), que est encapacidad de mejorar el funcionamiento de las pequeas empresas en Colombia,desde el punto de vista del manejo integral de la informacin del negocio.

OBJETIVOS ESPECFICOS

Investigar mediante encuestas, necesidades de manejo de informacin de

las PYMES y MIPYMES Colombianas. Dimensionar y establecer una estructura general adecuada para el sistema

de informacin en las pequeas empresas, teniendo en cuenta el volumen,ciclo de procesamiento y oportunidad requerida de la informacin.

Dimensionar y determinar el alcance de los mdulos base, requeridos en elsistema de informacin propuesto.

Establecer puntos de flexibilidad y personalizacin de la estructura generaldiseada.

Desarrollar en Visual Basic3 cada uno de los mdulos dimensionados y

establecidos para la estructura general, siguiendo la teora existente para elcumplimiento de cada operacin y rutinas SQL.

Realizar integracin de mdulos, base de datos y plataforma general en unslo sistema de informacin.

Elaborar la documentacin pertinente para el funcionamiento y sustentacindel sistema de informacin desarrollado.

3Lenguaje de programacin visual orientada a objetos desarrollado por Microsoft Corporation.

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Revisin Bibliogrfica 16

CAPTULO 1

REVISIN BIBLIOGRFICA

El presente captulo pretende acercar al lector a los tpicos bsicos concernientesa la gestin empresarial y las tecnologas de informacin. Se empezar hablandode la estructura de la organizacin empresarial. Seguido de esto se expondrconcisamente la historia y definicin de los sistemas de informacin, incluyendoinformacin relacionada con la descripcin de los sistemas ERP, sus principalescomponentes y caractersticas de su implementacin.

1.1. ORGANIZACIN EMPRESARIAL ESTRUCTURA.

Para empezar a hablar de estructura organizacional se debe definir a quecorresponde este concepto, segn Gibson en su libro Organizaciones Comportamiento, estructura y procesos, la estructura organizacional es unconcepto abstracto el cual no es material, sino materializable, es decir, solo seevidencian factores de su existencia como es la presencia de un ordenorganizacional. Sin embargo, define acertadamente a sta como el Patrn detareas y conjunto de tareas en una organizacin. Una causa importante decomportamiento individual y grupal4.

Sin duda, la estructura de una organizacin hace parte de los factores msimportantes que determinan el xito o fracaso de la misma, debido a su influenciaen la operacin global diaria de esta, pues es considerada como la causa efectode la toma de decisiones en las empresas. Es importante conocer que laestructura organizacional esta conformada por dos conceptos bsicos: diseoorganizacional y diseo laboral, siendo el primero el primero a atacar en el diseoy/o reingeniera de esta, siendo el diseo organizacional el que determina lainterrelacin entre los diferentes componentes de la empresa, su comunicacin ypatrn de operacin entre otros, formalizados en su mayora de casos endocumentos pblicos y obligatorio conocimiento al interior de la empresa. Paraconcluir, esta idea5 la funcin ms importante y visible del diseo organizacional

es el proporcionar claridad, organizacin y eficiencia en la colaboracin operativaque hace posible el funcionamiento de las compaas.

4Gibson, Ivancevich, Donnelly. Organizaciones Comportamiento, estructura y procesos.5Brown, Warren.Teora de la organizacin y la administracin Enfoque Integral.

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Para estudiar la estructura organizacional, es importante entenderla como unainfluencia en el comportamiento, actividades recurrentes y como un

comportamiento intencional y orientado hacia las metas.

El primer concepto, plantea que existen caractersticas especficas que permitencontrolar y distinguir sus componentes; aadiendo este concepto la idea de que elparte del funcionamiento exitoso de las empresas radica en que todos susintegrantes entiendan que deben hacer y con quien lo den hacer, lo cual asmismo, generar que se combinen esfuerzos orientados a producir un mayorresultado el cual se ver reflejado en el logro de un objetivo comn para laorganizacin.

El siguiente concepto, la estructura como actividades recurrentes, se enfoca en lasactividades que se ejecutan o se deben llegar a ejecutar debido a la estructuraestablecida. Segn este concepto, el aspecto dominante es la persistencia yregularidad de las actividades que se realizan, es decir, los integrantes desde quellegan a la empresa se inmergen en un ciclo, casi predicible, de actividades queson las que hacen viable el funcionamiento, y que sirven para efectos deevaluacin y valoracin de los cargos en un departamento.

El ltimo concepto, la estructura como comportamiento intencional y orientadohacia las metas propone la idea de que las estructuras organizaciones facilitan el

logro de las metas de una empresa, gracias a que los gerentes saben comomezclar esta con las metas que desean lograr; sin embargo, muchas veces unaestructura organizacional inapropiada contribuye a disminuir el desempeo global,puesto que no estn diseadas para guiar al equipo de trabajo en sucomportamiento, antes se encuentran entorpecindolo. Muchas veces, la causa deesos diseos organizacionales, se deben a que se sobreponen los interesesparticulares de ciertos integrantes, sobre los intereses globales de laorganizacin.6

Para continuar describiendo lo que compone a la estructura de una organizacin,

se comentar a continuacin las cuatro decisiones gerenciales importantes en ladeterminacin de esta, los cuales son: divisin del trabajo, delegacin deautoridad, departamentalizacin de trabajos en grupo, y la determinacin de los

6Gibson, Ivancevich, Donnelly. Organizaciones Comportamiento, estructura y procesos.

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parmetros de control. Entrando en detalle de cada uno de estos conceptos, ladivisin del trabajo, muestra el nivel de especializacin de los cargos, siendo las

actividades las que definen lo que debe hacer la persona que desempea elcargo. Por otra parte, el dividir el trabajo en tareas especializadas, trae ventajaseconmicas, lo cual se motiva a esta tarea; esta se puede ocurrir en lasorganizaciones de tres maneras bsicas:

El trabajo puede ser desagregado en especialidades de cada individuo quecompone la organizacin, es decir tener en las posiciones adecuadas alque sabe hacer lo que se necesita y como se necesita.

El trabajo puede ser dividido en distintas actividades, determinadas por lasecuencia natural de las operaciones de la organizacin, esta es llamada

especializacin horizontal. Por ltimo, el trabajo tambin se puede dividir verticalmente, jerarquizando

la autoridad y experiencia de las labores a realizar.

La siguiente decisin gerencial que se describir es la delegacin de autoridad;esta se define segn Gibson, como el proceso de distribuir autoridad hacia abajoen una organizacin.Como bien se sabe, la autoridad se refiere al derecho a latoma de decisiones y al merecer la obediencia de otros en una organizacin. Eneste aspecto, se deben tomar decisiones de centralizacin o descentralizacin deesta, en donde se debe determinar a quien o quienes se les da autoridad, endonde y como la ejercen. Dentro de las razones para centralizar la autoridad seplantea:

Los gerentes deben estar en capacidad de tomar decisiones que orienten ala organizacin a los resultados esperados por esta.

La delegacin de autoridad, se concibe como una perdida de control.

Es costoso desarrollar sistemas que permitan obtener control en laautoridad delegada.

Por otro lado, Gibson tambin plantea razones para descentralizar la autoridad,esto se expone con el fin de que el lector saque sus propias conclusiones. Lasrazones son las siguientes:

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Permiten a los ejecutivos tomar decisiones importantes que motivan sudesarrollo cada da y su progreso al interior de la organizacin.

La alta direccin puede dedicarse a comparar y dirigir la gestin de susejecutivos frente a las responsabilidades delegadas.

Una alta delegacin de autoridad hace ms competitiva a las empresas,puesto que genera un clima organizacional exigente.

Al tener mayor autonoma para la toma de decisiones, el ejecutivo puedeparticipar ms activamente en la resolucin de los problemas de laempresa.

Para continuar con las decisiones gerenciales, la departamentalizacin de las

actividades en grupo, se considera que radica en la necesidad de coordinarpequeos grupos de trabajo para realizar mejor una tarea en especfico. Existencuatro categoras de departamentalizacin: Funcional, territorial, por producto ypor consumidor. La primera busca departamentalizar la organizacin de acuerdo alas funciones que requiere esta; la segunda, busca que se desarrolle esta labormediante su ubicacin geogrfica, siendo esta muy adecuada para empresasmultinacionales y de gran tamao con diferentes ubicaciones; la tercera, planteaesta tarea de a cuerdo a las lneas de producto que maneja la empresa,centralizando labores administrativas para todas las lneas; por ltimo ladepartamentalizacin por cliente, busca que de acuerdo a donde se establezcanlas necesidades de los consumidores, la empresa debe brindarle lo que requiere,

por ejemplo las instituciones de educacin.

Para concluir con las decisiones gerenciales, y con los conceptos de estructura enuna organizacin, se hablar de los parmetros de control, el cual los defineGIbsoncomo el nmero de individuos que reportan a un gerente especfico. Endetalle lo que plantean los parmetros de control, es determinar el volumen derelaciones que el departamento puede manejar, estableciendo fronteras y puntosde control que permitan a la organizacin mantener siempre la vigilancia yconocimiento de la situacin real de la empresa.

1.2. HISTORIA Y DEFINICIN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN.

Los sistemas de informacin son las herramientas computacionales que permitenadministrar las diferentes actividades que componen un negocio de una manera

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rpida y eficiente, integrando la informacin en un solo sistema. La historia de lossistemas de informacin empresariales, se remonta a la aparicin de sistemas de

produccin como WIP, que concierne el manejo del inventario en proceso y deproducto terminado, y la familia MRP, que tienen como objetivos controlar losniveles de inventario, asignar prioridades operativas a los artculos y planear lacapacidad para cargar el sistema de produccin. Con la aparicin del ERP(Enterprise Resource Planning) en los aos 70, nace una nueva generacin desistemas de informacin que permiten acceder al manejo integralde un negocio,mediante la orientacin hacia los procesos y no hacia las funciones7.

ERP, es un sistema de informacin para la planeacin y control efectivo de todoslos recursos necesarios en una compaa para adquirir, realizar, enviar, ycontabilizar la orden de un cliente en empresas manufactureras, distribuidoras yde servicios. Estos sistemas cuentan con los siguientes mdulos entre otros:

1. Contabilidad y Finanzas.

2. Control.

3. Administracin de Activos.

4. Planeacin y Pronsticos.

5. Manufactura.

6. Administracin del Recurso Humano.

7. Mantenimiento.

8. Administracin de la Calidad.

9. Administracin de Materiales e Inventarios.

10. Ventas y Distribucin.

Estas herramientas, al combinar toda la informacin en un solo sistema, facilitan lacomunicacin y el compartir la informacin en todos los departamentos que

componen a una compaa, aadiendo competitividad en tiempo real para sta.

7Khalid, Sheikh. Manufacturing Resource Planning (MRP II) with introduction to ERP, SCM, and CRM.

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Diferencias entre sistemas ERP y MRP II.

Los sistemas ERP y MRP II al ser uno la evolucin del otro tienden a confundirse,debido a esto es necesario enumerar las diferencias que existen entre ellos.Dentro de las caractersticas que diferencian a los ERP de los MRP II seencuentran: la interfaz de usuario, el uso de bases de datos relacionales, el uso delenguajes de 4tageneracin, arquitectura cliente/servidor y la portabilidad.

Beneficios de los sistemas ERP.

Algunos de los beneficios de estos sistemas son:

Eliminacin de duplicados e incoherencia en la informacin. Al ser unsistema integrado, la informacin es compartida no duplicada, por loque la hace ms precisa, consistente y real.

Brinda cohesin y fortalece la informacin en empresasmultinacionales. Como estos sistemas abarcan la totalidad de laempresa, no importa como o donde est localizada siempre sern unasola, y esto es viable gracias a las tecnologas de comunicacinexistentes actualmente.

Aade transparencia e interdependencia en la compaa. Debido a sufilosofa de colaboracin entre reas, se logra un sistema operacional

interrelacionado que genera confianza interna y externa. En el mediano plazo, los ERP ayudan a reducir los tiempos de ciclo

globales de abastecimiento. Aumentan la coordinacin entre los diferentes procesos de las

organizaciones. Aumentan la competitividad de las empresas, disminuyendo costos y

hacindolas ms responsables frente al cliente y el mercado. Estandariza procesos de manufactura.

Implementacin de un sistema ERP.

Para la implementacin de un sistema de informacin ERP, se deben evaluarciertos aspectos como funcionalidad del paquete, arquitectura tcnica, soporte,relacin costo/beneficio, ciclo de implementacin, documentacin disponible,facilidad de manejo, instalacin y mantenimiento, entre otros.

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Dentro de la funcionalidad del paquete, se debe analizar cmo el productoencajar en la empresa objetivo, la capacidad de realizar los procesos existentes

en la empresa, la flexibilidad y la capacidad estadstica, adems la arquitecturatcnica, determinar el requerimiento de equipos, capacitacin, disponibilidad deexpansin del paquete, y la conectividad, que permitir comunicarse de manerarpida y confiable.

El soporte que brinde el vendedor del paquete es un factor que se debe analizardesde dos puntos de vista: garanta y soporte post-garanta, y la representacinque tenga en los territorios geogrficos donde se implementar el sistema.

En la relacin costo/beneficio se deben tener en cuenta los siguientes costos quemuchas veces no son contemplados, como lo son: costos de entrenamiento y

capacitacin, integracin y pruebas, conversin de datos, anlisis de informacin,costos de consultora externa o interna.

El ciclo de implementacin debe ser considerado ampliamente, debido a que estees un punto crtico del xito o el fracaso del sistema de informacin en la empresa,en muchos de los casos, por realizar implementaciones rpidas se pierde eldetalle, que marcar la diferencia en un futuro.

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Sondeo de las necesidades tecnolgicas para gestin de informacin PyMES 23

CAPTULO 2

SONDEO DE LAS NECESIDADES TECNOLOGICAS PARA LA

GESTIN DE INFORMACIN EN LAS PYMES

2.1. DESCRIPCIN DEL SONDEO

Se realiz un sondeo con el fin de conocer las necesidades y grado depenetracin de las herramientas informticas para el manejo de la informacin enel mercado de las PyMES en Bogot - Colombia. Cabe aclarar que no se pretenderealizar una investigacin de mercado, puesto que inicialmente se requiere saberciertos aspectos puntuales, que son resueltos con el presente estudio. Sinembargo, se pretende seguir la metodologa para la investigacin de mercados,utilizando un tamao muestral inferior, llamado cuestionario de prueba o pruebapiloto.

El estudio se realiz nicamente frente a Pymes, debido a el que el enfoque inicialde la herramienta desarrollada en el presente trabajo de grado es cumplir lasnecesidades de este tipo de empresas.

A continuacin se presenta la descripcin completa del estudio realizado:

Problema de Investigacin:

Cul es el estado actual de las Pymes en Bogot - Colombia frente a lossistemas de informacin?

Objetivos:

Determinar el porcentaje (%) de penetracin de las tecnologas deinformacin en las Pymes colombianas.

Determinar las necesidades de las Pymes colombianas en cuanto asistemas de informacin.

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Tamao muestral:

Para realizar el clculo del tamao de una muestra significativa, si se fuera arealizar una investigacin de mercados, se sigui la teora del muestreo8, la cualplantea la siguiente ecuacin para el clculo de la misma para una poblacindesconocida dada; esto con el fin de tener una metodologa de referencia para elnmero de encuestas a realizar en el presente sondeo:

9

Aplicando la ecuacin anterior para los siguientes parmetros de investigacin, seobtiene:

Z= 1.96, para =0.05 p= 0.5, Prevalencia esperada en el caso ms desfavorable. q= 0.5, (1-p) i= 10% = 0.1, Error que se prev cometer.

Encuestasn 9604.961.0

5.05.096.1

2

2=

=

Puesto que, como se coment previamente, el estudio realizado no es unainvestigacin de mercados, se realiz el 20.8% de las encuestas necesarias si sefuera a realizar una investigacin de mercados, correspondientes a 20 encuestas.Lo anterior basado en lo estipulado para realizar pruebas piloto de unainvestigacin de mercado, en las cuales generalmente se efectan sobre unamuestra de 200 o ms entre 25 y 60 encuestas, correspondiente entre el 10% -30% del total del tamao muestral10.

8Estadstica, Spiegel. Pgina 187.9Frmula empleada para el clculo del tamao muestral para una investigacin de mercado.10Investigacin de mercados, un enfoque aplicado, Malhotra.

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Herramienta:

Telemercadeo, con utilizacin de software en Microsoft Access paraalmacenamiento de las encuestas. A continuacin se presentan algunas pantallasdel software utilizado para realizar las encuestas:

Figura No. 1. Pantalla inicio software encuestas.

Figura No. 2. Pantalla ingreso de encuestas.

Una vez se realizaron las encuestas, se procedi a su anlisis en MicrosoftExcel, el cual se mostrar ms adelante en el presente captulo.

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Dilogo de Introduccin:

*Buenos(as) (Das, Tardes). Me comunica por favor con el jefe de operaciones ogerente general de la compaa.

*Le estamos llamando de la Universidad de La Sabana, como parte del desarrollode un proyecto de grado de Ingeniera Industrial, para conocer algunos aspectossobre tecnologas de informacin en las Pymes colombianas.

*Podra regalarme 5 minutos de su tiempo para responder 7 preguntas que leleer a continuacin?

Preguntas:1. Cul es la actividad comercial de su empresa?2. En su empresa existe algn tipo de software empresarial para el manejo

del negocio? (Si, No, Cual(es))3. Califique de 1 a 5 la importancia de contar con un software integral para el

manejo de las operaciones de su empresa. Siendo 1 muy importante y 5 notan importante.

4. De las siguientes funciones, indique si considera necesario o no lautilizacin de un software para su manejo.

Manejo de clientes. (Si, No)

Control y manejo de inventarios y almacenamiento. (Si, No) Abastecimiento y distribucin. (Si, No) Manejo de ingresos y egresos. (Si, No) Operaciones financieras. (Si, No) Administracin del recurso humano. (Si, No)

5. Cree ud. que dentro de las opciones anteriores, hace falta alguna funcin?Si, No? Cul?

6. Considera que el mercado le ofrece software integral que cumpla con supresupuesto, tamao y necesidades operacionales?

7. Cuanto estara dispuesto a pagar por un software integral para el manejode las operaciones de su empresa?

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2.2. RESULTADOS DEL SONDEO

A continuacin se presenta el cuadro con las empresas encuestadas y otros datosde inters de la muestra, aclarando que le presente estudio comprende un anlisisunivariado11de la esta:

No Encuesta Fecha Nombre Empresa Encuestado Cargo Encuestado Actividad Comercial1 5/01/2006 Comercializadora de alambres San Luis Gilberto Gonzales Gerente Fabricacion de Flejes para construccion

2 5/01/2006 Servicios de Seguridad Carlos Arar Gerente Distribucion de Equipos tecnologicos para seguridad

3 5/01/2006 La Papelera A.J. Amalia Jimenez Gerente Venta de papeleria

4 6/01/2006 C.I. Entrelink Carlos Barrera Gerente Comercializadora Internacional

5 6/01/2006 Artcuero Taller de Arte Jorge Griceo Gerente Taller de Cuero

6 10/01/2006 Espumas de la decima Yamile Saens Asistente contable Comerciante

7 10/01/2006 Comercializadora bioqumica de colombi a Elizabeth Reyes Asi stente Contabl e Comercial izadora de Insumos Agri colas

8 11/01/2006 Pacino Alvaro Bernal Gerente Comercializacin

9 11/01/2006 Viaalambre ltda. Paola Molina Asistente Administrativa Fabricacion y distribucion de muebles de exibicion

10 11/01/2006 Servialambre Ltda. Gladys Villaveces Gerente Fabricacion de articulos en alambre y tubos

11 11/01/2006 Coral Garzn y Ca. Ltda. Edgar Garzn Gerente Fabrican auto partes en caucho

12 11/01/2006 Lineas Inoxidables ltda Mariela Barros Auxiliar de Almacen Articulos en acero inoxidable

13 11/01/2006 Quimica I.T Ltda Juan Carlos Calderon Gerente Manejo de cuero para tapiceria

14 11/01/2006 Industrias el Galeon Ltda Carmenza Herrera Gerente Fabricacion de Joyeria Falsa

15 12/01/2006 Industrias Madeintec Ltda. Raul Arias Ventas Fabricacion de piezas en acero inoxidable

16 12/01/2006 Inox Tecnicos y Cia. Ltda. Ana Mendez Sub-Gerente Asesora tcnica

17 12/01/2006 Proxor Ltda. Carlos Alberto Perez Gerente de Operaciones Productos quimicos y aerosoles

18 12/01/2006 Cargex Ltda Jairo Humberto Bohorguez Ing de Soporte Exportacion e Importacion

19 12/01/2006 Abacentro Aire Puro Ltda. Maria Paula Fajardo Administradora Sistemas de Ventilacion

20 12/01/2006 Bunker Colombia Ltda. Mariana Gomez Asistente admon Importadora de alarmas y asesorios para autos.

Tabla No. 1. Tabla de datos de encuestados.

Los resultados arrojados por las encuestas fueron para cada una de las preguntascomo se muestra a continuacin:

1. Cul es la actividad comercial de su empresa?

Actividad Frecuencia PorcentajeVenta y Comercializacin 9 45%

Fabricacin 7 35%

Otros 4 20%

Total: 20 100% Tabla No. 2 Tabla de resultados, pregunta No.1

11Univariado: Refirase al examen de cada una de las variables, por separado.Tomado de:http://www.monografias.com/trabajos11/invmerc/invmerc.shtml

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Act ivi dad es com er ciales m ue str a

45%

35%

20%

Venta y Comercializacin Fabricacin O tros

Grfico No. 1. Grfico de torta, resultados pregunta #1.

2. En su empresa existe algn tipo de software empresarial para el manejodel negocio? (Si, No, Cual(es))

Respuesta Frecuencia PorcentajeSi 15 75%

No 5 25%

Total: 20 100%

Software actual Frecuencia PorcentajeOffice/Windows 2 10%

SIIGO 3 15%

Otros contable 3 15%

Otro 4 20%NS/NR 8 40%


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Existencia Software

75%

25%

Si

No

Software Existente

10%

15%

15%

20%

40%

Office/Windows

SIIGO

Otros contable

Otro

NS/NR

Grfico No. 2. Grficos de torta, resultados pregunta #2.

3. Califique de 1 a 5 la importancia de contar con un software integral para elmanejo de las operaciones de su empresa. Siendo 1 muy importante y 5 notan importante.

Importancia Frecuencia Porcentaje1 13 65%

2 5 25%

3 1 5%

4 0 0%

5 1 5%

Total 20 100%Promedio

Desviacin Estndar1.55

1.00

Tabla No. 4 Tabla de resultados, pregunta No.3

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Importancia

65%

25%

5%

0%

5%

1

2

3

4

5


4. De las siguientes funciones, indique si considera necesario o no lautilizacin de un software para su manejo.

Manejo de clientes. (Si, No) Control y manejo de inventarios y almacenamiento. (Si, No) Abastecimiento y distribucin. (Si, No) Manejo de ingresos y egresos. (Si, No) Operaciones financieras. (Si, No)

Administracin del recurso humano. (Si, No)

Decisin Frecuencia Si Frecuencia No TotalManejo de clientes 11 9 20Control y manejo de inventarios y almacenamiento 11 9 20Abastecimiento y distribucin 9 11 20Manejo de ingresos y egresos 13 7 20Operaciones financieras 11 9 20Administracin del recurso humano 4 16 20


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Frecuencia Si

19%

19%

15%

21%

19%

7%

Manejo de clientes

Control y manejo de

inventarios y almacenamiento

Abastecimiento y distribucin

Manejo de ingresos y

egresos

Operaciones financieras

Administracin del recurso

humano

Grfico No. 4. Grfico de torta, resultados frecuencia si pregunta #4.

Frecuencia No

15%

15%

18%

11%

15%

26%

Manejo de clientes

Control y manejo de

inventarios y almacenamiento

Abastecimiento y distribucin

Manejo de ingresos y

egresos

Operaciones financieras

Administracin del recurso

humano

Grfico No. 5. Grfico de torta, resultados frecuencia no pregunta #4.

5. Cree Ud. que dentro de las opciones anteriores, hace falta alguna

funcin? Si, No? Cul?

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Otra opcin Frecuencia PorcentajeNo 18 90%

Produccin 2 10%


Otr as Opciones

90%

10%

No

Produccin


6. Considera que el mercado le ofrece software integral que cumpla con supresupuesto, tamao y necesidades operacionales?

Software Integral Existente Frecuencia PorcentajeSi 7 35%

No 8 40%

NS/NR 5 25%


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Software Integral Existente e n el Mercado

35%

40%

25%

Si

No

NS/NR


7. Cuanto estara dispuesto a pagar por un software integral para el manejode las operaciones de su empresa?

Precio Aceptado Frecuencia Porcentaje1,000,000.00$ 2 10%

2,000,000.00$ 2 10%

3,000,000.00$ 1 5%

4,000,000.00$ 1 5%

5,000,000.00$ 2 10%NS/NR 12 60%

Total: 20 100%

Promedio:Desviacin Estndar: 1,642,080.56$

2,875,000.00$


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Precio Dispues to a Pagar

10%

10%

5%

5%

10%

60%

$ 1,000,000.00

$ 2,000,000.00

$ 3,000,000.00

$ 4,000,000.00

$ 5,000,000.00

NS/NR


2.3. ANALISIS DE RESULTADOS DEL SONDEO REALIZADO

Una vez presentados los resultados del estudio, se pueden exponer los siguientespuntos:

La mayora de las empresas encuestadas, tienen como actividad comercialVenta y comercializacin, por lo cual es necesario atacar las necesidadesde este sector en una primera instancia.

El 75% de las empresas encuestadas tienen algn tipo de softwareempresarial, sin embargo, dentro de las soluciones informticaspresentadas, no se encuentra ningn ERP. El mayor alcance de lassoluciones que tienen las empresas encuestadas es un software contable.

Dentro de las empresas encuestadas, se observ que el 65% de estas,piensan que es muy importante el contar con un software integral para elmanejo operacional de las empresas; existiendo una importancia promediode 1.55/5.00 1.00.

Dentro de las funciones puestas a consideracin por las empresasencuestadas, se obtuvo que stas requieren las siguientes opcionesprincipalmente: Manejo de ingresos y egresos, Manejo de clientes, Controly manejo de inventarios, Operaciones financieras. Por otro lado, lasopciones restantes, aunque no obtuvieron una participacin similar a lasdescritas anteriormente, tambin se deberan desarrollar en una etapaposterior. Cabe anotar que algunas empresas consideraron necesarias las

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funciones de administracin de la produccin, sin embargo por ser esta unafuncin especfica para cierto tipo de empresas y de carcter minoritario

dentro de la muestra, no se considera una necesidad a atacar en lapresente solucin informtica desarrollada en este trabajo de grado.

El 40% de las empresas encuestadas, consideraron que el mercado actualno les ofrece una solucin integral para el manejo del negocio, afianzandocon esto la justificacin de desarrollar un software que si cumpla con estanecesidad claramente identificada.

Segn lo observado, el presupuesto con el cuentan las empresas esreducido, por lo cual se requiere desarrollar una solucin asequible a stas,manejando una tecnologa que sea fcil y econmica de implementar

(Requerimientos de equipo bajos), con necesidades de mantenimientobajas y parametrizacin/configuracin sencilla.

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Estructura procedimenEstructura procedimenEstructura procedimenEstructura procedimental del software ERP desarrolladotal del software ERP desarrolladotal del software ERP desarrolladotal del software ERP desarrollado 36363636

CAPTULO 3

ESTRUCTURA PROCEDIMENTAL DEL SOFTWARE ERPPRESENTADO

El software desarrollado plantea la posibilidad de integrar en una misma solucininformtica, los procesos referentes a las principales necesidades de las PyMESen el mercado empresarial de este sector en Bogot Colombia. Con base en elestudio implementado y expuesto anteriormente, se determina desarrollar elsoftware bajo la siguiente estructura general, en la cual se incluye las principalesfunciones que las empresas consideraron de primera necesidad.

A continuacin se presenta la estructura general, bajo la cual opera el softwarepresentado en este proyecto de grado:

Figura No. 3. Diagrama estructura general SIPPE

En la estructura anterior se muestra el mdulo de recursos humanos en lneapunteada, dado que en el presente trabajo solo se describir procedimentalmentey a nivel de su estructura de datos. En vista de no ser categorizada como una delas necesidades ms crticas de las empresas, segn estudio realizado y

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presentado previamente, el desarrollo de este mdulo se plantea para unasiguiente etapa.

3.1 MDULO C.R.M.

3.1.1 OBJETIVO

Proporcionar herramientas que faciliten gestionar las relaciones con los clientes dela compaa, mediante el conocimiento de datos bsicos, de contacto,; laprestacin del servicio pre-venta, venta y post-venta; y la prospectacin de nuevosclientes.

3.1.2 PROCESOS DEL MDULO.3.1.2.1 Gestin de clientes.

Objetivo del Proceso:Crear, consultar, modificar y/o eliminar clientes en el sistema de informacin.

Abreviacin en el Sistema:CRM01 Gestin de Clientes.

Descripcin:Si el usuario no se encuentra con una sesin SIPPE activa, debe ingresar a esteautenticndose con su nombre de usuario y contrasea. Activa la operacinCRM01, seleccionando este cdigo en el men y selecciona subproceso aejecutar en la opcin (Creacin, consulta, modificacin y/o eliminacin):

Creacin de clientes: Alimenta los datos bsicos, sucursales, y contactosdel cliente, realiza la revisin de los datos, guarda el registro y esperaconfirmacin de creacin exitosa.

Consulta de clientes: Realiza la bsqueda del cliente en el sistemamediante los criterios de bsqueda (Id., Nombre, etc.). El sistema arrojarlas coincidencias encontradas para la bsqueda. Si se desea, se puede ver

informacin en detalle para un cliente seleccionado. Modificacin de clientes: Realiza la bsqueda del cliente en el sistema

mediante el proceso de consulta de clientes. Si el cliente existe en elsistema, realiza las modificaciones a los datos pertinentes, graba loscambios y espera confirmacin del sistema.

Eliminacin de clientes: Realiza la bsqueda del cliente en el sistemamediante el proceso de consulta de clientes. Si el cliente existe en el

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sistema y no tiene transacciones asociadas, se elimina el registro y elsistema arroja confirmacin de proceso completado.

Diagrama de Flujo:

Figura No. 4. Diagrama de flujo proceso CRM01 - Gestin de clientes

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3.1.2.2 Gestin de Cotizaciones.

Objetivo del Proceso:Generar, consultar, modificar y/o eliminar cotizaciones en el sistema.

Abreviacin en el Sistema:CRM02 Gestin de Cotizaciones.

Descripcin:Si el usuario no se encuentra con una sesin SIPPE activa, debe ingresar a esteautenticndose con su nombre de usuario y contrasea. Activa la operacinCRM02, seleccionando este cdigo en el men. Verifica si el cliente objeto de lacotizacin existe, si no existe, primero crea el cliente por la opcin CRM01:

creacin de clientes. Selecciona subproceso a ejecutar en la opcin (Generacin,consulta, modificacin y/o eliminacin):

Generacin de cotizaciones: Ingresa los datos bsicos de la cotizacin,alimenta los productos que la componen, verificando para cada uno de ellosel inventario existente; si la cantidad solicitada es menor o igual alinventario, el sistema permitir el ingreso del elemento a la cotizacin, de locontrario el sistema informar el inventario no disponible y solicitarverificacin de la cantidad de este. Calcula los datos financieros y de IVA(Impuesto a las ventas), graba la cotizacin en el sistema y arroja laconfirmacin de xito de la operacin. A continuacin el sistema proceder

a enviar correo electrnico al cliente (si existe) con los datos de lacotizacin como confirmacin. Consulta de cotizaciones: Realiza la bsqueda de la cotizacin en el

sistema mediante los criterios de bsqueda (No. Cotizacin, Id cliente, etc.).El sistema arrojar las coincidencias encontradas para la bsqueda. Si sedesea, se puede ver informacin en detalle para una cotizacinseleccionada.

Modificacin de cotizaciones: Realiza la bsqueda de la cotizacin en elsistema mediante el proceso de consulta de cotizaciones. Si la cotizacinexiste en el sistema, realiza las modificaciones a los datos pertinentes,graba los cambios y espera confirmacin del sistema.

Eliminacin de cotizaciones: Realiza la bsqueda de la cotizacin en elsistema mediante el proceso de consulta de cotizaciones. Si la cotizacinexiste en el sistema y se encuentra en estado En espera, elimina elregistro y espera confirmacin del sistema.

Diagrama de Flujo:(Ver pgina siguiente)

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Inicio

Ingresa a SIPPEautenticndose

Usuario con sesin activa enSIPPE?

Activa operacinCRM02

Ingresa datos bsicos,productos

Creacinexitosa?

Fin

Si

No

Si

No

Generacin?No

Si

Realiza bsqueda de la

cotizacin en el sistema

Se muestra resultadoscoincidentes con criterios

de bsqueda

Modificacin?

Si

No

Consulta?No

Si

Realiza modificaciones alregistro seleccionado y graba

cambios

Eliminacin?

Si

No

Elimina cotizacin

seleccionada con estado Enespera

Cliente existe?No

Si

Crear cliente

Proceso CRM01

Sistema calcula

cotizacin

Verifica datos

Figura No. 5. Diagrama de flujo proceso CRM02 - Gestin de cotizaciones

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3.1.2.3 Gestin de Pedidos.

Objetivo del Proceso:Generar, consultar, modificar y/o eliminar pedidos para un cliente solicitante.

Abreviacin en el Sistema:CRM03 Gestin de pedidos.

Descripcin:Si el usuario no se encuentra con una sesin SIPPE activa, debe ingresar a esteautenticndose con su nombre de usuario y contrasea. Activa la operacinCRM03, seleccionando este cdigo en el men y selecciona la operacin arealizar:

Generacin de pedidos: Si el pedido proviene de una cotizacin, los datosde sta sern cargados automticamente en el pedido al seleccionar elnmero de cotizacin. Si el pedido no proviene de ninguna cotizacin, severifica si el cliente objeto del pedido existe, si no existe, se detiene elproceso hasta que se cree el cliente por la opcin CRM01. Ingresa losdatos bsicos del pedido y alimenta ste con los productos que locomponen, verificando para cada uno de ellos el inventario existente; elusuario verifica los datos tributarios (IVA), graba el pedido en el sistema yespera la confirmacin de xito de la operacin, si el inventario solicitadopara algn producto supera el inventario existente, informa al usuario la

cantidad disponible para que decida cuanto ingresar en la orden, o sicancela el ingreso de ese producto. Para grabar la operacin es necesariodeterminar el estado en el que permanecer del pedido; se informar alcliente el nmero de ste mediante el envo de correo electrnico (si este seencuentra disponible). Genera automticamente la orden de transporte(proceso WRH04 - Movimiento de inventario) para los productos hacia laubicacin de alistamiento de pedidos. Para finalizar el proceso, se debegenerar la factura de venta (proceso ADF01 Gestin de ventas) yposteriormente la salida de mercanca (proceso WRH03 Salida demercanca).

Consulta de pedidos: Realiza la bsqueda del pedido en el sistema

mediante los criterios de bsqueda (No. Pedido, Id cliente, etc.). El sistemaarrojar las coincidencias encontradas para la bsqueda. Si se desea, sepuede ver informacin en detalle para un pedido seleccionado.

Modificacin de pedidos: Realiza la bsqueda del pedido en el sistemamediante el proceso de consulta de pedido. Si el pedido existe en elsistema en un estado diferente a confirmado, realiza las modificaciones alos datos pertinentes, graba los cambios y espera confirmacin del sistema.

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Eliminacin de pedidos: Realiza la bsqueda del pedido en el sistemamediante el proceso de consulta de pedidos. Si el pedido existe en el

sistema en un estado diferente a confirmado, elimina el registro y esperaconfirmacin del sistema.

Diagrama de Flujo:(Ver Anexo A.)

3.1.2.4 Servicio al cliente.

Objetivo del Proceso:Registrar llamadas entrantes del cliente o prospecto, como registro de servicio al

cliente.

Abreviacin en el Sistema:CRM04 Servicio al cliente.

Descripcin:Si el usuario no se encuentra con una sesin SIPPE activa, debe ingresar a esteautenticndose con su nombre de usuario y contrasea. Activa la operacinCRM04, seleccionando este cdigo en el men y selecciona a continuacin laoperacin a ejecutar:

Generacin de Llamada: Identifica cliente, cuestiona motivo de la llamada,diligencia datos de la llamada, genera procesos pertinentes para procesarllamada (Procesos CRM), graba en el sistema y espera confirmacin dexito de la operacin. Si el motivo de la llamada es Garanta Producto, elsistema solicitar la creacin del caso de servicio, con el fin de solucionar elinconveniente presentado.

Generacin de Casos de Servicio: La creacin del caso es posiblenicamente si se tiene ingresada una llamada de servicio con motivo degaranta de producto; una vez se realice esto se deben ingresar los datosde identificacin del caso, en donde a su vez se ir guardando la evolucindel mismo.

Consulta de Llamadas/Casos:Realiza la bsqueda de la llamada/caso en elsistema mediante los criterios de bsqueda (Nmero asignado, Id. Cliente,Fecha, etc.). El sistema arrojar las coincidencias encontradas para labsqueda. Si se desea, se puede ver informacin en detalle para unallamada o caso seleccionado.

Modificacin datos de Llamadas/Evolucin de Casos:Realiza la bsquedade la llamada o caso en el sistema mediante el proceso de consulta de

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llamadas/casos. Si existe en el sistema, realiza las modificaciones a losdatos pertinentes, graba los cambios y espera confirmacin de modificacin

exitosa por parte del sistema. Eliminacin de Llamadas/Casos:Realiza la bsqueda de la llamada o caso

en el sistema mediante el proceso de consulta de llamadas/casos. Si se vaa eliminar una llamada del sistema y no tiene casos de servicio al clienteasociados, elimina el registro y espera confirmacin del sistema. Si por elcontrario se va a eliminar un caso del sistema, se selecciona ste y seelimina el registro.


3.1.2.5 Gestin de devoluciones.

Objetivo del Proceso:Procesar y consultar las devoluciones de productos realizadas por los clientes.

Abreviacin en el Sistema:CRM05 Gestin de devoluciones.

Descripcin:Si el usuario no se encuentra con una sesin SIPPE activa, debe ingresar a este

autenticndose con su nombre de usuario y contrasea. Activa la operacinCRM05, seleccionando este cdigo en el men. El proceso se encuentracompuesto por los siguientes subprocesos:

Procesamiento de devoluciones:Se genera caso de servicio al cliente. Seidentifica documento de venta, consulta datos de venta, genera registro dedevolucin, graba en el sistema, espera la confirmacin de xito de laoperacin e informa al cliente el nmero de caso asignado al cual estarasignada la devolucin. Una vez ingresa el inventario devuelto (WRH02 Entrada de mercanca), se genera orden de inspeccin de inventario(WRH08 Inspeccin de calidad), gestiona cambio de mercanca, enva

respuesta al cliente y despacha mercanca de reposicin (WRH03 Salidade mercanca); por ltimo, se debe ejecutar el proceso de conciliacin deinventarios por concepto de devolucin (LOG02 Conciliacin deInventario), con el fin de costear el inventario defectuoso de ser el caso.

Consulta de devoluciones:Realiza la bsqueda del caso o devolucin en elsistema mediante los criterios de bsqueda establecidos para cada una delos dos tipos de bsqueda. El sistema arrojar las coincidencias

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encontradas para esta y proporciona la opcin de vista en detalle para ladevolucin seleccionada.

Modificacin datos de devolucin:Realiza la bsqueda de la devolucin enel sistema mediante el proceso de consulta de devoluciones. Si ladevolucin existe en el sistema, realiza las modificaciones a los datospertinentes, graba los cambios y espera confirmacin del sistema.

Eliminacin de devoluciones: Realiza la bsqueda de la devolucin en elsistema mediante el proceso de consulta de devoluciones. Si la devolucinexiste en el sistema y no posee transacciones asociadas, elimina el registroy espera confirmacin del sistema.


3.1.2.6 Calificacin de clientes.

Objetivo del Proceso:Registrar calificacin para los clientes por venta satisfactoria/insatisfactoria.

Abreviacin en el Sistema:CRM06 Calificacin de clientes.

Descripcin:

Si el usuario no se encuentra con una sesin SIPPE activa, debe ingresar a esteautenticndose con su nombre de usuario y contrasea. Activa la operacinCRM06, seleccionando este cdigo en el men.

Ingresar calificacin de cliente:Busca pedido a calificar por cliente, elaboracalificacin y lo graba en el sistema. Es posible en cualquier momento,consultar la calificacin global y en detalle de cada cliente, realizando labsqueda de este por su identificacin.

Consulta de calificaciones de clientes: Selecciona el nmero deidentificacin para el cliente a consultar. El sistema mostrar los registrosde calificacin encontrados y calcular la calificacin promedio para ste;

se proporciona la opcin parara consultar en detalle una calificacin. Modificacin calificacin: Realiza la bsqueda de la calificacin en el

sistema mediante el proceso de consulta de calificaciones. Ejecutacomando para modificacin, realiza las modificaciones a los datospertinentes, graba los cambios y espera confirmacin del sistema.

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3.1.2.7 Prospectacin de clientes.

Objetivo del Proceso:Registrar, consultar llamadas realizadas para prospectar clientes potenciales parala compaa.

Abreviacin en el Sistema:CRM07 Prospectacin de clientes.

Descripcin:Si el usuario no se encuentra con una sesin SIPPE activa, debe ingresar a esteautenticndose con su nombre de usuario y contrasea. Activa la operacinCRM07, seleccionando este cdigo en el men.

Ingresar llamadas de prospectacin:Contacta al cliente, ingresa llamada enel sistema, realiza creacin de cliente (subproceso Creacin de procesoCRM01 Gestin de clientes) si es satisfactoria la prospectacin, graballamada y espera confirmacin de xito de la operacin.

Consultar llamadas de prospectacin:Realiza la bsqueda de la llamada en

el sistema mediante los criterios de bsqueda establecidos. El sistemaarrojar las coincidencias encontradas para esta y proporciona la opcin devista en detalle para la llamada seleccionada.


3.1.2.8 Calificacin de proveedores.

Objetivo del Proceso:

Registrar calificacin para los proveedores por compra satisfactoria/insatisfactoria.

Abreviacin en el Sistema:CRM08 Calificacin de proveedores.

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autenticndose con su nombre de usuario y contrasea. Una vez finalizada lacompra activa la operacin CRM08, seleccionando este cdigo en el men.

Ingresar calificacin de proveedor: Busca orden de compra a calificar porproveedor, elabora calificacin y lo graba en el sistema. Es posible encualquier momento, consultar la calificacin global y en detalle de cadaproveedor, realizando la bsqueda de este por su identificacin.

Consulta de calificaciones de proveedores: Selecciona el nmero deidentificacin para el proveedor a consultar. El sistema mostrar losregistros de calificacin encontrados y calcular la calificacin promediopara ste; se proporciona la opcin parara consultar en detalle una

calificacin. Modificacin calificacin: Realiza la bsqueda de la calificacin en el

sistema mediante el proceso de consulta de calificaciones. Ejecutacomando para modificacin, realiza las modificaciones a los datospertinentes, graba los cambios y espera confirmacin del sistema.


3.2 MDULO WAREHOUSE.

3.2.1 OBJETIVO

Proporcionar herramientas que faciliten gestionar los productos, almacenes, y lasoperaciones que se efecten con estos en la compaa, dentro de las cualesestn: gestin de productos, inventario, almacenes y calidad.

3.2.2 PROCESOS DEL MODULO.

3.2.2.1 Gestin de productos.Objetivo del Proceso:Crear, consultar, modificar y/o eliminar productos en el sistema de informacin.

Abreviacin en el Sistema:WRH01 Gestin de productos.

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Descripcin:

Si el usuario no se encuentra con una sesin SIPPE activa, debe ingresar a esteautenticndose con su nombre de usuario y contrasea. Activa la operacinWRH01, seleccionando este cdigo en el men y selecciona la funcin a realizaren el mdulo (Creacin, consulta, modificacin y/o eliminacin):

Creacin de productos: Alimenta los datos de identificacin y descripcindel producto (con proveedor creado previamente), realiza la revisin de losdatos, guarda el producto y espera confirmacin de creacin exitosa.

Consulta de productos: Realiza la bsqueda del producto en el sistemamediante los criterios de bsqueda propuestos. El sistema arrojar lascoincidencias encontradas para la bsqueda. Si se desea, se puede ver

informacin en detalle para un producto seleccionado. Modificacin de productos:Realiza la bsqueda del producto en el sistema

mediante el proceso de consulta de productos. Si el producto existe en elsistema, realiza las modificaciones a los datos pertinentes y permitidos,dentro de los cuales existen campos calculados automticamente por elsistema (punto de reorden, inventario de seguridad, tiempo promedio deabastecimiento), graba los cambios y espera confirmacin del sistema.

Eliminacin de productos:Realiza la bsqueda del producto en el sistemamediante el proceso de consulta de productos. Si el producto existe en elsistema y no se ha realizado ninguna operacin con este, elimina el registroy espera confirmacin del sistema. Si no es posible su eliminacin se puede

inactivarlo.

Diagrama de Flujo:(Ver pgina siguiente.)

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Inicio

Ingresa a SIPPE

autenticndose

Usuario con sesin activa en

SIPPE?

Activa operacin

WRH01

Ingresa datos de

identificacin y

descripcin del producto

Fin

Si

No

Realiza bsqueda del

producto en el sistema

Se muestra resultados

coincidentes con criterios

de bsqueda

Modificacin?

Si

No

Consulta?No

Si

Realiza modificaciones al

registro seleccionado y graba

cambios

Eliminacin?

Si

No

Elimina producto seleccionado

sin transacciones asociadas

Realiza revisin de datos y graba

registro

Creacin

exitosa?

Si

No

Creacin?

Si

No

Figura No. 6. Diagrama de flujo proceso WRH01 - Gestin de productos

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3.2.2.2 Entrada de mercanca.

Objetivo del Proceso:Realizar el ingreso de existencias de productos en el sistema de informacin, porobjeto de compras y/o devoluciones.

Abreviacin en el Sistema:WRH02 Entrada de productos.

Descripcin:Si el usuario no se encuentra con una sesin SIPPE activa, debe ingresar a esteautenticndose con su nombre de usuario y contrasea. Activa la operacinWRH02, seleccionando este cdigo en el men y selecciona el tipo de ingreso a

realizar en el mdulo:

Por objeto de compras: Ingresa el nmero de orden de compra y seleccionalos elementos que se van a ingresar. Seguido de esto, se generaautomticamente el lote interno por cada producto, asocindolo a laidentificacin de entrada de la que proviene y guardando el costo del lote enla tabla de kardex. A continuacin el sistema verifica las ubicacionesdisponibles y asigna una de estas al inventario, generando de maneraautomtica la orden de transporte para el movimiento de la mercanca(proceso WRH04 - Movimiento de inventario). En caso de no existirubicaciones disponibles, muestra mensaje de inexistencia de ubicaciones,

caso en el cual se debera crear una ubicacin virtual para poder ingresar lamercanca y posteriormente realizar el traslado mediante el procesoWRH04.

Por objeto de devoluciones: Ingresa el nmero de devolucin previamentegenerado en el sistema (proceso CRM05 Gestin de devoluciones) yselecciona los elementos que se van a ingresar de la devolucin. El sistemaimprime rtulo de identificacin de inventario devuelto para cada elemento yfinaliza la operacin.

Consulta de entradas: Realiza la bsqueda de la entrada en el sistemamediante los criterios de bsqueda propuestos. El sistema arrojar lascoincidencias encontradas para la bsqueda. Si se desea, se puede ver

informacin en detalle para una entrada seleccionada. Modificacin de entradas:Realiza la bsqueda de la entrada en el sistema

mediante el proceso de consulta de entradas. Si la entrada existe en elsistema y no se encuentra en estado Completada, realiza lasmodificaciones a los datos pertinentes y permitidos, graba los cambios yespera confirmacin del sistema.

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Diagrama de Flujo:

Figura No. 7. Diagrama de flujo proceso WRH02 Entrada de mercanca

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3.2.2.3 Salida de mercanca.

Objetivo del Proceso:Realizar el descargue de existencias de productos en el sistema de informacin,por objeto de ventas y/o deterioros.

Abreviacin en el Sistema:WRH03 Salida de mercanca.

Descripcin:Si el usuario no se encuentra con una sesin SIPPE activa, debe ingresar a esteautenticndose con su nombre de usuario y contrasea. Activa la operacinWRH03, seleccionando este cdigo en el men y selecciona el tipo de descargue

a realizar en el mdulo. Para efectuar:

Salidas por venta de pedido: Una vez generada esta, se debe realizar ladescarga de los elementos contenidos en el pedido, en el momento deldespacho. Al finalizar esta operacin el sistema verifica el inventario mnimoen el inventario de almacenes, y si se ha alcanzado o se ha superado, seadvierte la necesidad de generar la orden de compra del elemento.

Salidas por deterioro: Se realiza la bsqueda del elemento a descargar pordeterioro. Se selecciona el motivo de deterioro y se ingresan lasobservaciones pertinentes al descargue. El sistema generarautomticamente la orden de transporte (proceso WRH04 Movimiento de

inventario (OT)) hacia la ubicacin parametrizada para el almacenamientode deterioros y generar el gasto correspondiente a este descargue. Seimprimir rtulo de identificacin de material inactivo y se descargan lasunidades del inventario global.

Consulta de salidas: Realiza la bsqueda de la salida en el sistemamediante los criterios de bsqueda propuestos. El sistema arrojar lascoincidencias encontradas para la bsqueda. Si se desea, se puede verinformacin en detalle para una salida seleccionada.


3.2.2.4 Movimiento de Inventario.

Objetivo del Proceso:Realizar el movimiento de productos entre ubicaciones en el sistema deinformacin, mediante la generacin de rdenes de transporte.

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Abreviacin en el Sistema:WRH04 Movimiento de Inventario.

Descripcin:Si el usuario no se encuentra con una sesin SIPPE activa, debe ingresar a esteautenticndose con su nombre de usuario y contrasea. Activa la operacinWRH03, seleccionando este cdigo en el men y selecciona el tipo de descarguea realizar en el mdulo:

Generacin Orden de Transporte: Si se desea realizar manualmente elmovimiento, se ingresan los datos bsicos de la orden de transporte (fecha,motivo, etc.), luego se ingresan los datos de los componentes de inventarioa trasladar y las ubicaciones de origen y destino. Se graba la orden de

transporte y el sistema informa al usuario la finalizacin exitosa de laoperacin junto con el nmero asignado para esta. Como fin del proceso elsistema genera copia fsica de la orden de transporte, e imprime los rtulosde identificacin para las nuevas ubicaciones del material.

Registro de ejecucin de orden de transporte: Selecciona del mendesplegado la orden de transporte que se ha efectuado, junto con la fechade ejecucin. El sistema guarda el registro en la orden de transporte, paraser consultada esta en cualquier momento y efecta el movimiento entreregistros correspondiente.

Consulta de rdenes de transporte: Realiza la bsqueda de la orden en elsistema mediante los criterios de bsqueda propuestos. El sistema arrojar

las coincidencias encontradas para la bsqueda. Si se desea, se puede verinformacin en detalle para un movimiento seleccionado.


3.2.2.5 Gestin de almacenes.

Objetivo del Proceso:Crear, consultar, modificar y/o eliminar informacin de almacenes y/o ubicaciones

del sistema de informacin.

Abreviacin en el Sistema:WRH05 Gestin de almacenes.

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autenticndose con su nombre de usuario y contrasea. Activa la operacinWRH05, seleccionando este cdigo en el men., y seleccionando la operacin aefectuar:

Creacin de almacenes y/o ubicaciones:Elige en el sistema el elemento acrear (almacn/ubicacin), alimenta los datos de identificacin propuestos,guarda el registro y espera confirmacin de creacin exitosa.

Consulta de almacenes y/o ubicaciones:Realiza la bsqueda del almacny/o ubicacin en el sistema mediante los criterios de bsqueda propuestos.El sistema arrojar las coincidencias encontradas para la bsqueda. Si sedesea, se puede ver informacin en detalle para un almacn y/o ubicacin

seleccionada. Modificacin de almacenes y/o ubicaciones: Realiza la bsqueda del

almacn y/o ubicacin en el sistema mediante el proceso de consulta dealmacenes y/o ubicaciones. Si el elemento existe en el sistema, realiza lasmodificaciones a los datos pertinentes, graba los cambios y esperaconfirmacin del sistema.

Eliminacin de almacenes y/o ubicaciones: Realiza la bsqueda delalmacn y/o ubicacin en el sistema mediante el proceso de consulta dealmacenes y/o ubicaciones. Si no se han realizado operacionesinvolucrando al elemento a eliminar, se elimina el registro y esperaconfirmacin del sistema. De lo contrario se puede realizar la inactivacin

del elemento.


3.2.2.6 Conteo cclico de Inventario.

Objetivo del Proceso:Generar, consultar y/o eliminar ordenes de conteo de inventario en un momento

dado.

Abreviacin en el Sistema:WRH06 - Conteo cclico de Inventario.

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autenticndose con su nombre de usuario y contrasea. Activa la operacinWRH06, seleccionando este cdigo en el men y seleccionando la operacin aefectuar:

Generacin de conteo de inventario:Se ingresa el valor para los das sinconteo, los cuales sern la referencia para que el sistema cargue loscdigos involucrados. A continuacin se guarda el registro y esperaconfirmacin de creacin exitosa. La orden permanece en estadoPendiente hasta que se realice fsicamente el conteo; para finalizar elproceso se debe imprimir el nmero de copias deseado de las rdenesfsicas. Una vez realizado el conteo, se debe ingresar el resultado de este

en el sistema, para los cuales es necesario realizar la conciliacin deinventario (proceso LOG02 Conciliacin de Inventario) para cada uno delos productos en los que no se encuentre la exactitud de cantidadrequerida.

Consulta de rdenes de conteo: Realiza la bsqueda de la orden en elsistema mediante los criterios de bsqueda propuestos. El sistema arrojarlas coincidencias encontradas para la bsqueda. Si se desea, se puede verinformacin en detalle para una orden seleccionada.

Modificacin de rdenes de conteo:Realiza la bsqueda de la orden en elsistema mediante el proceso de consulta de rdenes de conteo. Si estaexiste en el sistema y se encuentra sin efectuar, realiza las modificaciones

a los datos pertinentes, graba los cambios y espera confirmacin delsistema.

Registrar ejecucin de orden de conteo:Selecciona del men desplegado laorden de conteo que se ha efectuado, junto con la fecha de ejecucin. Elsistema guarda el registro en la orden de conteo, para ser consultada estaen cualquier momento.


3.2.2.7 Costeo de Invent

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