UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADORFACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

PROCESOS

DIAGNOSTICO INSTITUCIONAL Y DIAGNÓSTICO DE GESTIÓN

GRUPO 6

Integrantes:PROAÑO ENRIQUE

CASTILLO DERIAN

JACHO ADRIANA

MASABANDA ANA

AP4 – 1

ESPOL-TECH E.P

1. IDENTIFICACIÓN DE LA INSTITUCIÓN

ESPOL-TECH E.P fue creada mediante resolución 11-06-169 expedida por el  Consejo Politécnico, en sesión del 14 de junio de 2011, tiene los siguientes objetivos:Es una institución Pública que se dedica a Ofrecer asesorías, consultorías, control, administración, prestar servicio en el manejo financiero, gerencia y fiscalización de toda clase de proyectos.

2. NRE DEL CLIENTE INTERNO Y EXTERNO.

NECESIDADES, REQUERIMIENTOS Y EXPECTATIVAS, DEL CLIENTE INTERNO

Necesidad: Poder tener un buen ambiente de trabajo

Requerimientos: Contar con todos los materiales indispensables para su desenvolvimiento

Expectativas: Que puedan recibir mayor capacitación en todos los campos.

NECESIDADES, REQUERIMIENTOS Y EXPECTATIVAS, DEL CLIENTE EXTERNO

Necesidad: Concretar su proyecto a través de la ayuda que le brinda la institución

Requerimientos: Que la consultoría no sea muy extensa, no costosa, pero efectiva.

Expectativas: Que pueda poner en obra su proyecto y tenga éxito.

3. DIAGNÓSTICO INSTITUCIONAL

MisiónOfertar servicios de asesoría, consultoría, ejecución o administración de proyectos de inversión, producción, investigación, capacitación y otros afines a la ESPOL; con sujeción a la Ley Orgánica de Empresas Públicas, con máxima calidad para que contribuyan al desarrollo económico, humano, científico-tecnológico y sustentable.

- ¿Quiénes somos? ESPOL-TECH E.P

- ¿Qué buscamos? máxima calidad

- ¿Qué hacemos? servicios de asesoría, consultoría, ejecución o administración de

proyectos de inversión, producción, investigación, capacitación y otros afines

- ¿Dónde lo hacemos? En la ESPOL

- ¿Por qué lo hacemos? Para que contribuya al desarrollo económico, humano,

científico-tecnológico y sustentable.

- ¿Para quién trabajamos? Para personas que necesiten servicios de asesoría,

consultoría y ejecución.

VisiónSer la empresa pública del ámbito universitario ecuatoriano con mayor demanda de servicios y proyectos que contribuyen, de manera sostenida, al desarrollo económico, humano, científico-tecnológico y sustentable del Ecuador.

- ¿Cuál es la imagen deseada de nuestro negocio? Una empresa pública del ámbito universitario ecuatoriano con mayor demanda de servicios y proyectos.

- ¿Cómo seremos en el futuro? Una empresa pública del ámbito universitario ecuatoriano con mayor demanda de servicios y proyectos.

- ¿Qué haremos en el futuro? contribuir de manera sostenida, al desarrollo económico, humano, científico-tecnológico y sustentable del Ecuador.

- ¿Qué actividades desarrollaremos en el futuro? Servicios y proyectos.

OBJETIVOS

- Coordinar con las unidades y centros de ESPOL, la ejecución de acciones que corresponda a las diferentes actividades anuales, así como en la evaluación del cumplimiento de los compromisos adquiridos con otras entidades gubernamentales, empresas privadas y organismos externos, respetando las políticas y estrategias vigentes en la institución.

- Responsabilizarse por la gestión administrativa y financiera de los compromisos adquiridos en los convenios y proyectos, decidido así por la institución, incluyendo la ejecución de los contratos por la prestación de servicios profesionales, de ejecución de obras y de adquisición de bienes, la preparación y presentación de los requerimientos de desembolsos, el manejo de las cuentas y preparación de reportes financieros.

- Coordinar las operaciones de los diferentes proyectos y convenios, canalizar las relaciones de todos los actuantes con las diferentes unidades o centros y viceversa, en orden a la mayor eficiencia y de esta manera evitar la duplicación de esfuerzos.

- Implementar sistemas administrativos complementarios a los establecidos en la institución, para la ejecución oportuna y ágil de las actividades.

- Requerir a los directores y coordinadores de los proyectos, y contrapartes el cumplimiento cabal y oportuno de la programación cuando lo amerite.

- Promover la consecución de proyectos y así obtener beneficios económicos que permitan desarrollar el fortalecimiento institucional y sustentabilidad financiera de la unidad.

- La Empresa Pública de Servicios ESPOL-TECH E.P. promoverá la participación de servicios de los diferentes estamentos de la ESPOL con los organismos, instituciones, empresas públicas y privadas; y otros sectores sociales de la comunidad en las actividades operativas relacionadas con la administración de ESPOL-TECH E.P. en forma eficiente.

- El personal que presta servicios para ESPOL-TECH E.P., vigilará el cumplimiento de los compromisos y obligaciones adquiridas por la ESPOL a través de los contratos suscritos con los proveedores de servicios, bienes y materiales.

4. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

Organigrama de la ESPOL TECH. EP es estructural. Lo podemos notar por cuanto menciona la estructura básica de la organización sin mencionar, posiciones ni funciones de quienes trabajan en la empresa.

5. MANUAL DE FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO DE LA ESPOL-TECH E.P.

1. Manejo del portal del IESS 2. Generación de planillas de pago de aportes, préstamos quirografarios, préstamos

hipotecarios 3. Registro de avisos de entrada, salidas y variación de sueldos4. Reportar información al ministerio de relaciones laborales 5. Generación de roles de pagos 6. Elaboración de manuales internos para el manejo de personal 7. Generación de actas de finiquito en el portal del ministerio de relaciones laborales8. Control de permisos de vacaciones, enfermedad, calamidad 9. Registro de proyecciones de gastos personales para retención de impuesto a la renta

de personal bajo relación de dependencia. 10. Declaración de impuesto a la renta de personal bajo relación de dependencia 11. Elaboración de formularios 107 de personal bajo relación de dependencia.12. Manejo de contratos de personal bajo relación de dependencia 13. Manejar perfiles de cargos y ejecutar procesos relacionados al funcionamiento de

cargos 14. Realizar cálculos sobre horas extras, vacaciones, reposos pre y post natal y otros de

conformidad con las leyes. 15. Actualizar y registrar en los expedientes del personal, reposos, permisos, inasistencias

y demás información relacionada con el personal de la institución. 16. Elaboración y actualización del plan de actividades de formación y hacer seguimiento

de los cursos de capacitación, coordinar con la oficina de personal el envío de la información

17. Chequear el control de asistencia y detectar fallas. 18. Realizar cronograma de capacitación del personal 19. Atender llamadas telefónicas de su área tanto de clientes internos como externos 20. Realizar otras tareas asignadas por su jefe inmediato superior. 21. Las responsabilidades que estuvieren descritas en el Manual Operativo, planificación

de objetivos y requerimientos en general establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad de la ESPOL

FUNCIONES QUE AGREGAN VALOR

1. Elaboración de manuales internos para el manejo de personal E2. Control de permisos de vacaciones, enfermedad, calamidad O3. Declaración de impuesto a la renta de personal bajo relación de dependencia O4. Manejo de Contratos de personal dependiente de la empresa O5. Ejecución de procesos relacionados al funcionamiento de cargos O6. Cálculo de remuneraciones adicionales tales como horas extras, y demás

contemplados en la ley. F7. Control de inasistencias y permisos para el personal. C8. Elaboración y actualización del plan de actividades de formación. E9. Hacer seguimiento de los cursos de capacitación. C10. Coordinar con cada departamento el envío de la información. C11. Supervisión del sistema de control de asistencia por huella digital C12. Realizar cronograma de capacitación del personal. E13. Planificación de objetivos y requerimientos en general establecidos en el Sistema de

Gestión de Calidad de la ESPOL. E14. Elaboración de formularios 107 de personal bajo relación de dependencia.

15. Planificación de objetivos y requerimientos en general establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad de la ESPOL

6. PORTAFOLIO DE PROCESOS

GESTION ESTRATÉGICA

1. Planificación de objetivos y

requerimientos en general

establecidos en el Sistema de Gestión

de Calidad de la ESPOL

2. Elaboración de manuales internos

para el manejo de personal.

3. Elaboración y actualización del plan de

actividades de formación.

4. Creación de cronograma de

capacitación del personal.

5. Planificación de objetivos y

requerimientos en general

establecidos en el Sistema de Gestión

de Calidad de la ESPOL.

GESTIÓN OPERATIVA

1. Declaración de impuesto a la renta de personal bajo relación de dependencia.

2. Manejo de Contratos de personal dependiente de la empresa.

3. Ejecución de procesos relacionados al funcionamiento de cargos.

4. Elaboración de formularios 107 de

personal bajo relación de dependencia.

GESTIÓN DE CONTROL

1. Control de inasistencias y permisos para el personal.

2. Hacer seguimiento de los cursos de capacitación.

3. Coordinación con cada departamento para el envío de la información.

4. Supervisión del sistema de control de asistencia por huella digital

GESTIÓN FINANCIERA1. Cálculo de remuneraciones

adicionales tales como horas extras, y demás contemplados en la ley

7. ACTIVIDADES DE CADA GESTIÓN

GESTION ESTRATEGICO

Elaboración de manuales internos para el manejo de personal

Actividades

1) Elaboración de datos de los empleados2) Trasferir los datos de los empleados3) Firma de las autoridades

Elaboración y actualización del plan de actividades de formación.

Actividades

4) Elaboración de datos de los empleados5) Organización dependiendo el área para los asuntos sociales6) Verificación de información dada7) La autorización de los proyectos o planes de acción

Realizar cronograma de capacitación del personal.

Actividades

8) Elaboración de objetivos9) Especificación de detalle el desarrollo de esta acción10) Organización y colaboración para las acciones en diferentes modalidades y

formatos 11) Verificación de la capacitación del personal

Planificación de objetivos y requerimientos en general establecidos en el Sistema de

Gestión de Calidad de la ESPOL.

Actividades

12) Elaboración del acta de la reunión

13) participación en la toma de decisiones14) revisión grupal

15) aprobación por las autoridades

GESTIÓN OPERATIVA

Manejo de permisos de vacaciones, enfermedad, calamidad.

Actividades:

1. Crear Base de Datos con los horarios del personal. (Creación de base de datos de horarios)

2. Definir los días de vacaciones del personal según como se presenten. (Establecimiento de días de vacaciones)

3. Definir de los días de permisos especiales del personal. (Consideración de imprevistos)

4. Distribuir automáticamente el personal, según las necesidades de trabajo y disponibilidad de las personas, adaptadas a los horarios definidos. (Base de datos con actividades y responsables)

5. Corrección manual de los cuadros horarios, según necesidades y consideraciones particulares de personas y de la institución.(Acceso manual a la base de datos para correcciones

Declaración de impuesto a la renta de personal bajo relación de dependencia.

Actividades

8. Recolectar información acerca del personal que debe realizar la declaración del impuesto a la renta. (Análisis del distributivo de Sueldos Anual)

9. Enviar la información recaudada al departamento financiero. (Coordinación de la declaración en conjunto con el departamento financiero)

10. Avisar de la realización del descuento del impuesto a la renta dentro del rol de pagos.(Envío de información correspondiente al personal implicado)

Selección y formalización de contratos de trabajo.

Actividades

11. Estudiar y especificación del cargo a ocupar. (Estudios sobre el cargo disponible)

12. Acercamiento con la persona que va a ocupar el cargo. (Entrevista con el Personal)

13. Especificación del salario. (Especificación del Salario)14. Recepción de Documentos del postulante. (Recepción de Documentos)15. Firma del respectivo contrato. (Firma del Contrato)

Ejecución de procesos relacionados al funcionamiento de cargos.

Actividades

16. Determinación del propósito u objetivo del procedimiento en general y de las aportaciones de cada unidad administrativa y los resultados que se obtienen en particular. (Relación de los procesos y objetivos)

17. Definición de las unidades administrativas y profesionales intervienen en el procedimiento y definir las aptitudes y actitudes que adoptan los que intervengan en la realización del trabajo. (Definición de las partes que intervienen dentro de cada proceso)

18. Determinación del orden o secuencia en el que se desarrollan las diferentes actividades del procedimiento y la participación de las diversas unidades administrativas. (Ordenamiento de las actividades)

GESTIÓN DE CONTROL

Control de inasistencias y permisos para el personal.Actividades

1. Verificación de asistencia 2. Verificación solicitudes de permiso3. Análisis de la petición de permisos del personal4. Aprobación de permisos al personal

Hacer seguimiento de los cursos de capacitación.

5. Tema de capacitación6. Obtención del capacitadores7. Fecha y lugar de capacitación8. Capacitación al personal 9. Entrega de certificados de capacitación

Coordinar con la oficina de personal el envío de la información.

10. Envió de la información11. Revisión de la información12. Coordinación de la información con la oficina de personal 13. Archivo de la información

Chequear el control de asistencia y detectar fallas.

14. Revisión de asistencias15. Obtención de fallas 16. Corrección de errores

GESTIÓN FINANCIERACálculo de remuneraciones adicionales tales como horas extras, y demás contemplados en la ley:Actividades:

1. Pedir registros de horas extras, recompensa por buen desempeño en sus tareas y otros, de cada empleado. (Recopilación de datos para pago de remuneraciones adicionales)

2. Hacer los cálculos respectivos conforme los registros obtenidos( Cálculo de Remuneraciones)

3. Organizar los documentos con los cálculos (Digitalización de los cálculos)4. Enviarlos para su aprobación (Envío de cálculos para su aprobación)

OBJETIVO 1 OBJETIVO 2 OBJETIVO 3

7. MATRIZ

DE PONDERACIÓN

Responsabilizarse por la gestión

administrativa y financiera de

los compromisos

adquiridos

Implementar sistemas

administrativos complementarios a los establecidos en la institución, para

la ejecución oportuna y ágil de

las actividades.

Requerir a los directores y

coordinadores de los proyectos, y contrapartes el

cumplimiento cabal y oportuno

de la programación

cuando lo amerite.

TOTAL

GESTIÓN ESTRATÉGICA 210

1Elaboración de

manuales internos3 3 1 9

2

Elaboración y actualización del

plan de actividades de formación

5 3 3 45

3

Elaboración de

cronograma de

capacitación del

personal.

5 5 3 75

4

Planificación de objetivos y

requerimientos de calidad de la

ESPOL.

3 1 5 15

5

Elaboración de procesos

relacionados al funcionamiento de

cargos.

1 3 5 15

6Relación de los

procesos y objetivos

3 3 3 27

7

Definición de las partes que

intervienen dentro de cada proceso

1 3 5 15

8Ordenamiento de

las actividades1 3 3 9

GESTIÓN OPERATIVA 413

1 Recopilación de datos para pago de

3 3 3 27

remuneraciones adicionales

2Revisión de

asistencias y Firma del Contrato

5 3 5 75

3Consideración de

imprevistos1 1 3 3

4Base de datos con

actividades y responsables

3 5 5 75

5

Selección y formalización de

contratos de trabajo.

5 5 5 125

6Acceso manual a la base de datos para

correcciones1 1 3 3

7

Declaración de impuesto a la renta

de personal bajo relación de

dependencia

1 3 3 9

8Análisis del

distributivo de Sueldos Anual

3 3 5 75

9

Envío de información

correspondiente al personal implicado

1 3 1 3

10

Coordinación de la declaración en conjunto con el departamento

financiero

1 3 5 15

11

Recepción de Documentos a seleccionados

3 1 1 3

GESTIÓN DE CONTROL 341

1 Control de inasistencias y

permisos para el personal Control de

inasistencias y permisos para el

5 5 5 125

personal

2 Verificación de asistencia

3 3 3 27

3Verificación

solicitudes de permiso

3 1 1 3

4

Análisis de la petición de

permisos del personal

3 3 1 9

5Seguimiento de los

cursos de capacitación.

5 3 5 75

6Obtención del capacitador

5 3 5 75

7

Coordinación con la oficina de personal

el envío de la información.

3 3 3 27

GESTION DE TALENTO HUMANO

105

1Capacitación al

personal1 5 5 25

2Estudios sobre el cargo disponible

1 3 5 15

3Entrevista con el

Personal1 3 5 15

4Especificación del

Salario5 1 1 5

5Entrega de

certificados de capacitación

3 5 1 15

6Obtención del capacitadores

3 5 1 15

7Entrega de

certificados de capacitación

5 3 1 15

GESTION FINANCIERA 35

1Cálculo de

remuneraciones adicionales

5 1 1 5

2Digitalización de los

cálculos5 3 1 15

3Envío de cálculos

para su aprobación5 3 1 15

GESTIÓN DE EVALUACIÓN 15

1

Evaluación del trabajo realizado

por los trabajadores del departamento

5 3 1 15

8.MAPA DE PROCESOS

CA

9. CARACTERIZACIÓN

No PROCESO EMPRESA ÁREACLASIFICACIÓN

DEL PROCESO

NECESIDADES.- El cliente interno del departamento de Talento humano es

sentirse útil y también tomado en cuenta para las actividades a realizar, en un

ambiente de cooperación compañerismo en donde pueda disfrutar de la compañía

de sus compañeros y de la ayuda que ellos le puedan proporcionar, como

también el servicio que pueda brindar.

EXPECTATIVAS.- El cliente interno de este departamento se sentíría cubierto sus expectativa, si le pueden brindar capacitaciones en manejo y potencialización del talento humano. Si además cumplieran con sus expectativas de mejor sueldo, y ascensos por su buen desempeño.

REQUERIMIENTO.- El cliente interno de este departamento, requiere de la infraestructura necesaria y los implementos que le puedan ser útiles para llevar a cabo su labor de la manera más apropiada.

ENTRADA TRANSFORMACIÓN

PROCESOS ESTRATÉGICOS

GESTIÓN ESTRATEGICA

GESTIÓN DE CONTROL

PROCESOS MISIONALES

GESTIÓN OPERACIONAL GESTIÓN DE FINANZAS

PROCESOS DE APOYO

GESTIÓN TALENTO HUMANO

GESTIÓN DE EVALUACIÓN

Elaboración de manuales internos EPL TH PGElaboración y actualización del plan de

actividades de formaciónEPL TH PG

Elaboración de cronograma de capacitación del

personal.EPL TH PG

Planificación de objetivos y requerimientos de calidad de la ESPOL.

EPL TH PGElaboración de procesos relacionados al

funcionamiento de cargos.EPL TH PG

Relación de los procesos y objetivos EPL TH PGDefinición de las partes que intervienen dentro

de cada procesoEPL TH PG

Ordenamiento de las actividades EPL TH PGRecopilación de datos para pago de

remuneraciones adicionalesEPL TH PM

Revisión de asistencias y Firma del Contrato EPL TH PM

Consideración de imprevistos EPL TH PM

Base de datos con actividades y responsables EPL TH PMSelección y formalización de contratos de

trabajo.EPL TH PM

Acceso manual a la base de datos para correcciones

EPL TH PMDeclaración de impuesto a la renta de personal

bajo relación de dependenciaEPL TH PM

Análisis del distributivo de Sueldos Anual EPL TH PMEnvío de información correspondiente al

personal implicadoEPL TH PM

Coordinación de la declaración en conjunto con el departamento financiero

EPL TH PM

Recepción de Documentos a seleccionados EPL TH PMControl de inasistencias y permisos para el

personal Control de inasistencias y permisos para el personal

EPL TH PG

Verificación de asistencia EPL TH PGVerificación solicitudes de permiso EPL TH PG

Análisis de la petición de permisos del personal EPL TH PG

Seguimiento de los cursos de capacitación. EPL TH PG

Obtención del capacitador EPL TH PGCoordinación con la oficina de personal el envío

de la información.EPL TH PG

Capacitación al personal EPL TH PA

Estudios sobre el cargo disponible EPL TH PA

Entrevista con el Personal EPL TH PA

Especificación del Salario EPL TH PA

Entrega de certificados de capacitación EPL TH PA

Obtención del capacitadores EPL TH PA

Entrega de certificados de capacitación EPL TH PACálculo de remuneraciones adicionales EPL TH PM

Digitalización de los cálculos EPL TH PM

Envío de cálculos para su aprobación EPL TH PMEvaluación del trabajo realizado por los

trabajadores del departamentoEPL TH PA