Establecimiento de metas · Para redactar el objetivo seguimos los siguientes pasos: Dentro de una...
Transcript of Establecimiento de metas · Para redactar el objetivo seguimos los siguientes pasos: Dentro de una...
1
Guía práctica
Establecimientode metas
2
Acciones deimplementación
1
2
3
45
Metas ycompromisos
Seguimiento
EvaluaciónRetroalimentación
Ciclo de Ges ón del
Rendimiento
anual
Subsistema de Gestión del Rendimiento
Fijación de metas entre evaluador y evaluado respetando
los plazos del cronograma institucional de la entidad.
3
Directivos (D):
Personal ejecutor (PE):
Mandos medios (MM):
Personal operadorde asistencia (OP):
1
3
2
4
Asumen la dirección o toma de decisiones de un órgano, unidad orgánica, programa o proyecto especial.
Servidores civiles con funciones de especialistas, analistas o técnicos. En este grupo se incluye además a los asesores ya que realizan labores para los objetivos principales del órgano o unidad orgánica.
Servidores que, sin ser directivos, tienen personal a su cargo.
Servidores con funciones de asistencia, operativos o apoyo sin coordinación de equipos o personas.
Tipos de Evaluados:para el Subsistema de la Gestión del Rendimiento, existen 4 grandes grupos de servidores:
4
SEGMENTO
Directivo
Personal ejecutor
Mandos medios
Personal operadory de asistencia
METAS GRUPALES
No aplica
Asumen las metas individuales del directivo (POI)
Asumen las metas individuales del directivo (POI)
Asumen las metas individuales del directivo (POI)
PESO DE LA META GRUPAL
No aplica
40%
60%
30%
METAS INDIVIDUALES
Derivadas del POI, PEI, ROFLas metas individuales del directivo
se convierten en metas grupales para los servidores de otros
segmentos dentro de su área.
Derivado de sus funciones(PERFIL DE PUESTO O MOF)
Derivado de sus funciones(PERFIL DE PUESTO O MOF)
Derivado de sus funciones(PERFIL DE PUESTO O MOF)
PESO DE LA META
INDIVIDUAL
100%
60%
40%
70%
*Para otros segmentos: el origen de las metas individuales son: MOF, PERFIL DE PUESTO o MPP
Asignación de metaspor segmento
5
Formato fijación de factores de evaluación
5
Estas se definirán de acuerdo a las funciones que cumpla el
servidor evaluado.
6
Para los segmentos directivos y mandos medios se extraen las funciones y objetivos del área de los documentos de gestión: POI, PEI, ROF y de algún documento de gestión que sea de obligatorio cumplimiento.
Para los segmentos personal ejecutor y personal operador y de asistencia, se obtienen sus objetivos en base a su perfil (TDR) con el que fueron contratados de acuerdo a la modalidad que ingresaron D.L. 276 y/o D.L. 1075 (CAS) o de las funciones que vienen cumpliendo a la fecha (sustentar las nuevas funciones con un documento).
Pasos a seguir:
¿Qué debe ir en origen?11
2
3
4
5
6
7
8
Origen
Objetivo
Indicador
Meta
Evidencias
Hitos intermedios
Nivel de logro
Peso asignado
7
Es el reto fijado a un servidor civil y que debe ser alcanzado por éste en un periodo de tiempo determinado. En el marco del Ciclo de Gestión de Rendimiento, este periodo es la Etapa de Seguimiento.
Para redactar el objetivo seguimos los siguientes pasos:
Dentro de una función, se recomienda que se identifiquen los siguientes elementos:
Es el elemento principal de la función o actividad POI.
Es una cualidad, atributo que se busca o espera del sujeto. Hay que determinarla de acuerdo a lo que se busca medir.¿Cómo esperamos que sea el “sujeto”?
Verbo terminado en ar, er o ir
Sintaxis:
Sujeto:
Sujeto
Condición de cambio:
Condición de cambio
Verbo (infinitivo)
Verbo (infinitivo):
¿Qué son los objetivos?21
2
3
4
5
6
7
8
Origen
Objetivo
Indicador
Meta
Evidencias
Hitos intermedios
Nivel de logro
Peso asignado
1
2
3
1 2 3
8Función: elaborar los instrumentos de gestión
Finalmente, la redacción queda así:
Instrumentos de gestión
Elemento central la función del puesto o actividad del POI .
Asegurar
Elaboración oportuna
Dicho elemento representa el bien o servicio generado por el
servidor civil.
Elaboración oportuna
Asegurar
Documentos normativos, informes, atenciones, expedientes, proyectos de inversión.
También podrían ser: individuos, zonas afectadas, consultas ambientales, etc.
Instrumentos de gestión
SUJETO
SUJETO
VERBO (INFINITIVO)
CONDICIÓN DE CAMBIO
DESCRIPCIÓN
CONDICIÓN DE CAMBIO
VERBO (INFINITIVO)
EJEMPLOS
SUJETO
El sujeto/objeto es el usuario o elemento central sobre el cual se espera generar un cambio en su condición o estado.
Cualidad o atributo sobre el cual se desea incidir en el sujeto. La condición de cambio evidenciará la mejora en el nivel de desempeño del servidor, en el marco de sus funciones y/o actividades relacionadas del POI.
Elementos del objetivo:
Sujeto:
Condición de cambio
La condición de cambio puede estar relacionada principalmente a tres atributos: eficacia, eficiencia y calidad. Este último incluye aspectos relacionados a la oportunidad, estandarización o satisfacción por parte del usuario.
9
Recomendados No recomendado
Si relacionamos estos conceptos con la Cadena de Valor Público que siguen todas las entidades públicas para brindar los servicios al ciudadano, se vería de la siguiente forma:
OportunidadEstandarizaciónSatisfacción
RELACIÓN DE LA CADENA DE VALOR CON LOS ATRIBUTOS DE LA CONDICIÓN DE CAMBIO
Calidad
Eficiencia
Insumo Proceso Producto Resultado
Eficacia
Es la acción que refleja la dirección del cambio que se desea lograr en el sujeto. Deberá representar un reto respecto de la condición de cambio identificada, dentro de la capacidad de gestión del servidor.
Verbo
Es recomendable utilizar verbos que denoten mejor la condición de cambio que se espera alcanzar respecto al sujeto/objeto.
AnalizarAprobarAsegurarAtenderCategorizarCrearDefinirDesarrollarDiagnosticarDiseñarEjecutar
EvaluarFomentarIdentificarIncrementarGarantizarOrientarProducirPromoverRevisarReducir
AlentarApoyarCoordinarCompartirConsultar
InteractuarPlanearRecomendarSugerir
¿Por qué no se recomienda su uso?
Porque aún cuando pueden ser parte de las funciones de un servidor público, el producto del objetivo puede no representar logros relevantes ni evidenciar mejoras en el desempeño.
10Ejemplo sobre objetivos relacionados con el desempeño laboral:
Sujeto Condición de cambio Verbo
Plan de Desarrollo de Personas –PDP. elaboración oportuna Asegurar
Actividad del MOF/Perfil CAS: Formulación del Plan de Desarrollo de Personas – PDP.
PUESTO: Especialista de capacitación
Para encontrar la condición de cambio debemos preguntarnos: ¿qué esperamos del sujeto que hemos identificado? ¿Cómo debería ser este sujeto?
Ejemplo: ¿qué se espera del PDP?Respuesta: que sea elaborado oportunamente.
Objetivo:Asegurar la elaboración oportuna del Plan de Desarrollo de Personas –PDP.
11
El indicador es el dato o variable medible y observable que permite valorar de manera cuantitativa y cualitativa el grado de cumplimiento de los objetivos.
¿Qué son los indicadores?31
2
3
4
5
6
7
8
Origen
Objetivo
Indicador
Meta
Evidencias
Hitos intermedios
Nivel de logro
Peso asignado
CEPLAN recomienda que los indicadores se redacten cumpliendo la siguiente sintaxis:
Denominación del indicador:
Las unidades de medida recomendadas son:Cantidad absolutaPorcentajePromedioTasa de variación
El sujeto/objeto debe ser el mismo del objetivo y puede ser:
Un usuario.Una institución pública.Un elemento del entorno.El elemento central de la actividado función a evaluar.
El atributo del indicador está relacionado con la condición de cambio del objetivo. Usualmente es la condición de cambioredactada como si ya se hubiese dado.
Unidad de medida
Sujeto
Atributo
Unidad de medida
Sujeto/ objeto
Atributo1 2 3
12
Formato de indicadores (unidades de medida)
Relaciona dos variables con distinta unidad Relaciona dos variables de la misma unidad
Es una razón entre una misma variable en periodos diferentes
Indicador
Indicador
Cantidades Absolutas
Promedios
Tasas de variación
Porcentajes
En la denominación puede considerarse alternativas como:
Promedio de duración.Promedió de días.Promedio de gasto.
El promedio permite valorar el nivel de optimización de lo que se está evaluando.
Los porcentajes permiten valorar el nivel de logro de lo que se está evaluando (numerador) respecto de un universo determinado (denominador). Para su evaluación se requiere un control efectivo de lo que se está evaluando a través de evidencias concretasy confiables.
Tasa de Variable año N variación = --------------------- - 1 X 100 Variable año N-1
Compara una misma variable en periodos diferentes. Es necesario tener data histórica.
Son fáciles de medir. NO EXPRESAN IMPACTO.
Cantidad de participantes aprobados.Cantidad de solicitudes evaluadas.Cantidad de supervisiones realizadas.
Promedio =Numerador
DenominadorPromedio = * 100
Numerador
Denominador
13Ejemplos de denominación y redacción de indicadores:
Es importante tener en cuenta que la redacción final debe redactar la unidad de medida.
UNIDAD DE MEDIDA
Cantidad
Promedio
Porcentaje
Tasa de variación
SUJETO
Trabajadores
Actividades del POI
Fiscalizaciones
Usuarios
ATRIBUTO
Capacitados
Culminadas por área
Realizadas
Satifecho
REDACCIÓN FINAL
Cantidad de trabajadores capacitados
Promedio de actividades del POI culminadas por área
Porcentaje de fiscalizaciones realizadas
Tasa de variación de usuarios satisfechos
Dimensiones de desempeño
Calidad
Eficiencia
Eficacia
Economía
Miden la percepción o actitudes de los usuarios (internos o externos) respecto de los productos recibidos.
Miden la optimización del uso de recursos para generar el producto que permitan generar beneficios a la organización o usuarios.
Miden el cumplimiento de los resultados logrados versus: a) los resultados esperados o b) los resultados óptimos factibles.
Miden el cumplimiento de parámetros y el uso adecuado de los recursos desde una perspectiva económica.
14Ejemplos de denominación y redacción de indicadores:
Puesto Especialista de recursos humanos
Función Gestionar la capacitación de los trabajadores
ObjetivoVerbo Condición de cambio Sujeto
Fomentar Desarrollo de capacidades Trabajadores
Economía Eficacia Eficiencia Calidad
Indicador:
Promedio de gasto por
trabajador con capacidades
desarrolladas
Porcentaje de trabajadores
con capacidades
desarrolladas
Tasa de variación de trabajadores con capacidades
desarrolladas
Cantidad de trabajadores capacitados
que recomendaron
el curso
15
El valor meta se refiere al valor numérico o porcentual que se espera alcanzar. Para efectos de la Gestión del Rendimiento este valor se utiliza para establecer niveles de logro escalonado.
¿Qué son las metas?41
2
3
4
5
6
7
8
Origen
Objetivo
Indicador
Meta
Evidencias
Hitos intermedios
Nivel de logro
Peso asignado
Nivel superior al esperado.
Valor meta esperado.
Primer nivel por debajo del esperado.
Tercer nivel por debajo del esperado.
A
D
B
C
16Validación de las metas de desempeño
Para asegurar la coherencia de las metas con sus indicadores y objetivos, es recomendable revisarlas de acuerdo a los siguientes cinco criterios:
1
2
4
3
5
¿El objetivo tiene una relación directa con la función o actividad del POI?
¿El indicador tiene una relación directa con el objetivo?
¿El objetivo estáredactado considerandola estructura definida?
¿La meta es retadora y realista?
¿El indicador está redactado considerando la estructura definida?
El objetivo propuesto debe evaluar el cumplimiento de la funcióndel puesto o actividad del POI relacionada con el puesto.
Identificar los elementos del objetivo y la correcta redacción del mismo.
Evalúa si realmente el indicador mide el objetivo propuesto.
Verifica que se cumpla con la estructura propuesta.
Analiza si el valor meta es retador y realista.
Validación de las metas de desempeño
5
4
3
2
1
17¿Qué son las evidencias?51
2
3
4
5
6
7
8
Origen
Objetivo
Indicador
Meta
Evidencias
Hitos intermedios
Nivel de logro
Peso asignado
Son el medio de verificación de la meta que se ha establecido.
Deben ser objetivas o tener un medio de corroborar lo obtenido en la meta.
Pueden ser física y/o virtual.Debe ser práctica y relevante
18¿Qué son los hitos intermedios?61
2
3
4
5
6
7
8
Origen
Objetivo
Indicador
Meta
Evidencias
Hitos intermedios
Nivel de logro
Peso asignado
Los hitos intermedios son tiempos de control de la meta; es decir, se realiza un corte de previa evaluación de la meta en fechas establecidas.
El jefe inmediato realiza el seguimiento y evaluación.
19Niveles de logro71
2
3
4
5
6
7
8
Origen
Objetivo
Indicador
Meta
Evidencias
Hitos intermedios
Nivel de logro
Peso asignado
Describe los niveles de consecución de la meta.
Recordar que el valor meta siempre es el nivel B que debe ser alcanzable pero retador.
20¿Qué es el peso asignado?81
2
3
4
5
6
7
8
Origen
Objetivo
Indicador
Meta
Evidencias
Hitos intermedios
Nivel de logro
Peso asignado
Se asigna de acuerdo a la importancia del objetivo. Por lo tanto, mayor peso asignado tiene mayor importancia el objetivo planteado.
Todos los pesos deben sumar 100% y se recomienda que se distribuya con diferentes pesos y no tenga un objetivo más del 50% asignado.
Tener en cuenta que: el valor asignado son fijos y NO deben cambiarse.
21Ejemplo 01: selección de personal
Ejemplo 02: selección de personal
PROPUESTA
Objetivo Indicador Meta Niveles de logro
Garantizar la coberturade las plazas convocadas
Porcentaje de vacantes convocadas cubiertas 100%
A: ???
B: 100%
C: 95% a 99%
D: 90% a 94%
E: 89% o menos
Función o actividad del MOF/Perfil:
Gestión integral de los procesos de selección en la institución
Puesto Especialista de selección de personal
No se puede evidenciar un nivel de logro por encima de la meta
PROPUESTA
Objetivo Indicador Meta Niveles de logro
Elaborar la propuesta de Plan OperativoInstitucional(texto usual)
Cantidad de propuestas de POI presentadas 1
A: ??
B: 1
C: ??
D: ??
E: ??
Función o actividad del MOF/Perfil:
Apoyo en la elaboración de la propuesta del Plan Operativo Institucional- POI
Puesto Especialista de planeamiento
¡No es posible determinar
niveles de logro!