UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE TABASCO

DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y GESTION DE PROYECTOS

MEMORIA DE ESTADÍA PROFESIONAL

Optimización y reducción de tiempos y costos en el traspaleo en

las rutas para el área de distribución de FARMACOS

NACIONALES S.A. DE C.V.

QUE PRESENTA PARA OBTENER EL TITULO DE TÉCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN

ADMINISTRACIÓN: AREA ADMINISTRACION Y EVALUACIÓN DE

PROYECTOS

EMPRESA:

FANASA (Fármacos Nacionales S.A. de C.V.)

FRÍAS TOSCA RICARDO JESÚS

MATRICULA.

420910403

ASESOR EMPRESARIAL

Ing. Eugenio García Balderas

ASESOR ACADEMICO

MC. Marcel Ruiz Martínez

PARRILLA, CENTRO, TABASCO ABRIL 2012

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE TABASCO

DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y GESTION DE PROYECTOS

MEMORIA DE ESTADÍA PROFESIONAL

Optimización y reducción de tiempos y costos en el traspaleo en

las rutas para el área de distribución de FARMACOS

NACIONALES S.A. DE C.V.

QUE PRESENTA PARA OBTENER EL TITULO DE TÉCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN

ADMINISTRACIÓN: AREA ADMINISTRACION Y EVALUACIÓN DE

PROYECTOS

EMPRESA:

FANASA (Fármacos Nacionales S.A. de C.V.)

FRÍAS TOSCA RICARDO JESÚS

MATRICULA.

420910403

ASESOR EMPRESARIAL

Ing. Eugenio García Balderas

ASESOR ACADEMICO

MC. Marcel Ruiz Martínez

PARRILLA, CENTRO, TABASCO ABRIL 2012

AGRADECIMIENTOS

Cuando somos grandes en humildad, estamos más cerca de lo grande…

Los logros de mi carrera son destinados a esas grandes personas que me han

brindado el apoyo incondicional a lo largo de mi vida los cuales valoro, respeto y

dedico este libro principalmente que es una muestra de mi esfuerzo y dedicación

que gracias a ellos he llegado a formar, tanto en mi vida laboral, como en la

personal.

¡Mis padres! Saben que son la base de todo lo que soy y lo que he logrado, por

eso, que este pequeño pero significativo proyecto es solo el principio de algo que

me han enseñado día a día; la superación continúa.

A lo mismo, también es dedicado a un gran amigo que encontré en mi camino de

mi formación profesional Juan Luis Sánchez Díaz, una de las personas que me ha

brindado su confianza y del cual he aprendido el significado de dos grandes

palabras que influyen en mi vida; la humildad ante todo y una actitud positiva ante

las circunstancias de la vida.

Solo les puedo decir ¡gracias! Saben que este logro no es solo mío si no también

de ustedes que fueron y seguirán siendo parte importante en mi vida…

Atentamente

Ricardo Jesús Frías Tosca

ÍNDICE

Introducción……………………………………………………………………………………………………

CAPITULO I. MARCO METODOLÓGICO

1.1. Generalidades de la empresa y Área donde se desarrollará la Estadía………………………….

1.2.Tema de estadía…………………………………………………………………………………………

1.3.Antecedentes y justificación del tema de estadía a desarrollar………………………………….....

1.4.Objetivo General y Específicos del tema de estadía………………………………………………...

1.5.Alcance del tema de estadía…………………………………………………………………………...

1.6.Impacto del tema de estadía…………………………………………………………………………...

1.7. Metodología de trabajo para abordar la solución y/o desarrollo del tema de estadía…………...

CAPITULO II. MARCO TEÓRICO

2.1. Definición de planeación estratégica………………………………………………………………….

2.2. Herramientas más usuales para el diagnostico ……………………………………………………..

2.3. ¿Cómo se identifican los elementos del análisis FODA?...........................................................

2.4. Procedimiento para elaborar un análisis FODA……………………………………………………...

2.6. Diagrama de Ishikawa (espina de pescado)………………………………………………………….

2.6. Programa Google SketchUp……………………………………………………………………………

CAPITULO III. MARCO DE APLICACIÓN

3.1. Planeación del proceso en la operación nocturna…………..………………………………………

3.3. Diagrama de Causa y Efecto………………………………………………………………………….

3.4. Matriz FODA……………………………………………………………………………………………..

3.2. Características y capacidades de las unidades utilizadas en el traspaleo………………………..

3.5. Diseño del prototipo para el traspaleo………………………………………………………………...

3.6. Costo de los diferentes PTR…………….……………………………………………………………..

CONCLUSIÓN………………………………………………………………………………………………..

RECOMENDACIONES……………………………………………………………………………………...

BIBLIOGRAFÍA……………………………………………………………….……………………………….

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INTRODUCCIÓN

Toda organización busca la mejora continua ante las diversas áreas existentes en la misma, esto

con el fin de poder lograr ser competitivas unas con otras, por tal motivo, se busca la creaciones

de planes estratégicos para la optimización y reducción de tiempos y costos.

El presente documento el cual se le denomina “Protocolo de Trabajo recepcional” tiene como

principal propósito detallar de una forma clara el plan de trabajo estratégico que se tiene para la

realización de las tareas organizaciones para la distribución de los productos ante las diferentes

rutas existentes en el sureste del país y posicionar a FARMACOS NACIONALES S.A. DE C.V.

como una de las mejores empresas en ofrecer un servicio de distribución el sureste del país.

El plan estratégico es un documento en el que los responsables de una organización reflejan cual

será la estrategia a seguir por su compañía en el medio plazo. Es por ello, que, un plan estratégico

se establece generalmente con una vigencia que oscila entre 1 y 5 años.

Hay que tener en claro que un plan estratégico es cuantitativo, manifiesto y temporal, es

cuantitativo puesto que indica los objetivos numéricos de la compañía, se considera manifiesto

porque especifica unas políticas y unas líneas de actuación para conseguir esos objetivos y,

finalmente es temporal porque establece unos intervalos de tiempo, concretos y explícitos, que

deben ser cumplidos por la organización para que la puesta en práctica del plan sea exitosa.

Este documento conlleva un gran esfuerzo el cual tiene como fin primordial el de ser útil para la

organización y poder ser así una empresa que busque el mejorar con el logro y esfuerzo de cada

uno de sus miembros, aportando un esfuerzo como tal para impulsar el desarrollo de la misma.

2

I. MARCO METODOLÓGICO

1.1. Generalidades de la empresa y área donde se desarrollará la estadía La empresa donde se llevara a cabo la realización del proyecto es Fármacos Nacionales S.A. de

C.V. Que actualmente se encuentra en el domicilio ubicado en la calle Helio 102, segunda etapa de

Cd. Industrial de la Cd. De Villahermosa, Tabasco, esta misma se encarga de prestar un servicio

de distribución en todo el sureste del país.

Fármacos Nacionales surge en marzo de 1996 con sede en la Ciudad de México.

Historia de la organización

“FANASA” Surge en marzo de 1996 con sede en la Ciudad de México.

Somos una empresa mexicana dedicada a la comercialización y distribución de un amplio surtido

de medicamentos, perfumería y material de curación a los diferentes segmentos de farmacias,

como cadenas, hospitales, autoservicios, gobierno y farmacias independientes. En corto tiempo y

como consecuencia del crecimiento de nuestras operaciones, ampliamos nuestra cobertura al

inaugurar 8 sucursales ubicadas en puntos estratégicos del territorio nacional, lo que nos permite

estar más cerca de nuestros clientes en todo el país.

Somos una empresa joven, abierta a cambios, con alta capacidad de innovación y solidez

financiera. Esto se refleja en el crecimiento constante de nuestra participación de mercado (1%

anual promedio) y en la confianza que los clientes y proveedores depositan en nosotros.

FANASA en Villahermosa Tabasco

Fármacos Nacionales se crea el con el fin de ofrecer y distribuir el servicio a la región sureste del

país esta sucursal tiene se inaugura en el 2005 y hace pocos años cambio su ubicación a la calle

Helio 102, segunda etapa de Cd. Industrial de la Cd. De Villahermosa, Tabasco.

El área de distribución está a cargo del Ing. Eugenio García Balderas el cual está relacionado con

las rutas y traspaleo de las mismas, pero como toda organización se encuentra con debilidades las

cuales quiere eliminar y convertirlas en fortalezas para hacer más eficiente su trabajo.

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Entre las funciones más destacadas las cuales se encarga podemos mencionar la creación de

nuevas rutas de distribución, llevar el control de las salidas de los operadores, entregar las

liquidaciones de los operadores por las ventas, actualizar la información sobre las unidades de

trasporte utilizadas y su rendimiento por ruta, llevar el control de las cancelaciones y devoluciones,

llevar control de facturas de entrega entre otras.

Actualmente se cuenta con 2 equipos de trabajo que se conforma de 3 personas en el horario

matutino y 4 en el horario vespertino; los cuales se encargan de apoyar los esfuerzos del ingeniero

del lunes a sábados para poder tener así un desempeño grato para la organización.

Visión Estratégica de la Organización

Misión

“Debemos ser la mejor opción de negocio para nuestros clientes y proveedores, de inversión para

nuestros accionistas y de desarrollo para nuestros colaboradores, innovando en la

comercialización y distribución de productos para el cuidado de la salud”

Visión

“Fundamentados en nuestro capital humano, cobertura geográfica, eficiencia y calidad en el

servicio, ser la empresa de comercialización y distribución de medicamentos líder en rentabilidad”

Valores

En nuestra empresa hacemos lo que es correcto y honramos en todas nuestras acciones los

siguientes valores:

Honradez y confiabilidad:

Como distintivo de nuestra Gente.

Creatividad y compromiso:

Como fórmula de nuestro negocio.

Actitud de servicio y orientación a resultados:

Como filosofía de trabajo.

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¿Quién es el Cliente para Nosotros? El cliente es nuestra razón de ser. Es a quien servimos y para

quien trabajamos.

Nuestra finalidad no es venderle, es brindarle un servicio de calidad que le ayude a resolver sus

problemas y necesidades, además de ofrecerle precios competitivos y magníficos productos.El

éxito, desarrollo y permanencia de nuestros clientes es el principal objetivo de nuestro trabajo, ya

que su crecimiento y prosperidad es el nuestro.

5

Organigrama Ejecutivo de “FANASA” Fármacos Nacionales S.A. de C.V.

6

Organigrama del departamento de Distribución de “FANASA” Fármacos Nacionales S.A. de C.V.

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1.2 .Tema de estadía

El tema a realizar en la estadía es un plan estratégico sobre la optimización y reducción de tiempos

y costos en el traspaleo en las rutas para el área de distribución de FARMACOS NACIONALES

S.A. DE C.V.

1.3 . Antecedentes y justificación del Tema de estadía a desarrollar

La empresa FARMACOS NACIONALES S.A. DE C.V. mejor conocida como “FANASA” es una

organización que se ha encargado de ofrecer el servicio de distribución en el sureste del país,

pero, como toda organización que busca el crecimiento continuo trata de mejorar en todos los

aspectos para poder así lograr ser la mejor y de preferencia al consumidor.

Es así que, el Ing. Eugenio García Balderas preocupado por mejorar el rendimiento y optimización

de las rutas busca el que se le pueda crear un proyecto para el mejoramiento de tiempos y costos

en las rutas de traspaleo, especialmente en la ruta la cual corresponde a la Costa de Chiapas con

el fin de poder implementar este trabajo en las otras y llegar así a un rendimiento muy favorable

para la organización.

Los beneficios que traerá este plan estratégico es de que al ir buscando nuevas rutas de

distribución ya se sabrá como implementar una forma eficiente y eficaz de tratar la problemática del

traspaleo, ya que, debido a que se va buscando la expansión de las rutas se empieza a ocupar

mucho tiempo y con este proyecto se busca reducir de en gran parte esta actividad en la cual

participan los operadores de las unidades.

Es por ellos realizar un análisis situacional para saber las causas que origino la detección de la

producción de la empresa, la cual traerá beneficio a la empresa.

1.4 . Objetivo General y Específicos del tema de estadía

1.4.1. Objetivo General:

Elaborar un plan estratégico para la empresa Fármacos Nacionales S.A. de C.V. el cual tendrá

como fin la contribución en la coordinación de las actividades para la reducción de tiempos y

costos de traspaleo así como la optimización de las mismas.

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1.4.2. Objetivo Especifico:

Los objetivos específicos son:

Realizar un diagnóstico sobre el estado actual del proceso de traspaleo.

Detectar los elementos que generan mayores tiempos y costos del proceso de traspaleo.

Proponer medidas correctivas que mejoren el proceso de traspaleo.

1.5 . Alcance del tema de estadía

El trabajo recepcional tendrá una duración de 15 semanas a partir del día 10 de enero del 2012 al

20 de abril del 2012.

Costo: para la elaboración del trabajo, el área me proveerá como los materiales, (fotocopias,

equipo de cómputo, transporte para el desarrollo del estudio al área donde se llevará a cabo el

traspaleo).

Características: las actividades a realizar para llevar a cabo la realización de este Plan estratégico

será de los siguientes: conocer el estado actual del proceso de trapaleo, detención de los

elementos que pueden generar mayores tiempos y costos en el proceso de traspaleo y la

aplicación de las medidas correctivas.

1.6 Impacto del tema de la estadía

A través da la formulación de estrategias y mejoramiento de los procedimientos para la

optimización de tiempos y costos en el traspaleo. Todo esto dará mayor confiabilidad y minimizar

los problemas en las rutas que más adelante generen el mismo problema.

Expresión Cuantitativa

En la expresión cuantitativa se refiere a los beneficios a obtener en la organización además, esto

sirve para tener en claro el nivel de mejora que se adquiere y lo que se pretende lograr.

Número de clientes satisfechos del proceso de traspaleo.

Incremento de las ventas al evitarse retrasos debido al proceso de traspaleo.

9

Expresión Cualitativa

Nos muestra los resultados que se obtendrán en FANASA implementando este plan con el fin de

no solo tener los valores numéricos sino más bien, lo que representará y el impacto positivo que se

demostrará.

Mayor integración del personal en la empresa.

Seguridad y confianza en el proceso.

1.7 Metodología del trabajo para abordar la solución y desarrollo del tema

Para llevar a cabo la investigación previa al proyecto, es necesario considerar los dos tipos de

investigación los cuales nos ayudarán a poder cumplir satisfactoriamente con el proyecto los

cuales son:

Investigación documental:

“Ingeniería Industrial; métodos, estándares y diseño del trabajo”, NiebelFreivalds.

10ªedición editorial Alfaomega.

Fuentes de alta calidad de internet.

Investigación de campo:

Entrevistas: Formulación de cuestionarios, al igual que entrevistar al personal que se

involucran para el proyecto, banalización de las respuestas y la creación de una

conclusión.

La metodología del libro anterior serán un impulso y una base para la realización del proyecto del

trabajo recepcional lo cual ayudará a identificar las soluciones que se plantearán con el fin de

desarrollar un plan estratégico a través de un estudio de tiempos y movimientos.

10

CAPITULO II. MARCO TEÓRICO

2.1. Definición de planeación estratégica

La planeación estratégica es una práctica que consiste en explicar lo que una organización

trata de conseguir y como se propone conseguirlo, teniendo en cuenta el contexto interno y

externo.

Coincide con la planeación personal que realizan las personas de sus vidas, cuando tienen una

visión de lo desean o definen metas que buscan alcanzar para colocarle significado a la vida

(incluidas acciones diarias que deben realizarse).

En cada caso, si se tiene una idea en mente sobre cómo alcanzar los logros y si se hace todo

lo que sea posible para conseguirlos, a partir de de los pasos que sean necesarios y

considerando el contexto, se está hablando de planeación.

Incorporar pensamiento estratégico a la planeación es importante porque:

• Mantiene concentrada la atención tanto en el futuro como en el presente

• Refuerza los principios adoptados en la misión, visión y estrategia.

• Apoya la comunicación y planeación de funcionamiento holístico.

• Motiva a los directores para que observen la planeación desde un marco perspectivo-

prospectivo.

• Ahorra tiempo, reduce el conflicto y aumenta el poder del esfuerzo humano.

• Transforma la planeación a largo plazo en resultados específicos susceptibles de

medición.

• Acentúa la planeación del equipo que da a los participantes posesión en el plan y los

resultados del proyectado.

• Proporciona un medio para llevar a cabo los planes a corto plazo y para asegurar la

comprensión y el compromiso hacia ellos.

El pensamiento estratégico proporciona las bases para la planeación estratégica y es, en gran

medida, de naturaleza intuitiva, lleva a la perspectiva; mientras que la planeación en

prospectiva, y la planeación táctica lleva al rendimiento autocontrolado.

11

El pensamiento estratégico trata los valores, las convicciones filosóficas de los ejecutivos

encargados de guiar a la empresa hacia el éxito de acuerdo a una misión como concepto

general de la empresa; y a una visión, como debe de ser la empresa en el futuro y estrategia, la

dirección en que debe de avanzar su empresa.

2.3. Herramientas más usuales para el diagnostico

El diagnostico cualquiera que sea la disciplina humana a la que hagamos referencia, es

siempre la consecuencia de una análisis previo – un análisis que siempre debe ser lo más

profundo y riguroso posible – a partir del cual puedan extraerse unas conclusiones y definir una

estrategia concreta.

El doctor estudiará todos los síntomas que se presenta el enfermo y encargará los

correspondientes análisis antes de dictaminar su enfermedad y planificar su recuperación, así

como el arquitecto estudiará la orografía del terreno, su composición, el entorno natural y los

gustos de su cliente antes de dibujar los planos y construir el edificio.

En todo plan de marketing el diagnostico es, por tanto, consecuencia de una análisis previo- del

que ya hemos dado cuenta – y a la vez una síntesis del mismo a partir de la cual seremos

capaces de identificar las oportunidades y amenazas que presenta el entorno y con el que

descubriremos aquellos puntos en los que presenta el entorno y con el que descubriremos

aquellos puntos que nuestro negocio se muestra fuerte o débil con respecto de los

competidores.

No supone un avance en cuanto al acopio de información se refiere, pero es de suma utilidad

en la medida en que habremos identificados los puntos que marcarán nuestra estrategia.

Para establecer el diagnostico de la situación de marketing emplea principalmente:

El DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) o SWOT (Strengths,

Weaknesses, Opportunities&Threats), que nos ofrecerá los factores clave para el éxito y el

perfil de la empresa que deberemos tener en cuenta para seleccionar la estrategia de

marketing mas adecuadad para alcanzar las metas propuestas.

(Sainz de Vicuña Ancin, 2007)

12

2.4. ¿Cómo se identifican los elementos del análisis FODA?

Como paso previo a la identificación de las FODA, se ha realizado un ejercicio de análisis de la

normatividad existente, dónde se incluyen desde la Constitución Política de los Estados

Unidos Mexicanos, hasta el reglamento interno del IPN y el total de reglamentos,

proporcionando el marco normativo en el cual el Instituto se maneja en el contexto nacional.

Este análisis nos permite delinear el alcance del Instituto y soportar bajo un marco jurídico el

accionar de los programas internos, así como, evaluar la conveniencia de que sea modificado

de acuerdo a las nuevas necesidades sociales, económicas, políticas y culturales que

demanda nuestro país, que cada día se encuentra más inmerso en los procesos de

globalización y sustentabilidad.

Hay que acotar que el análisis de cada elemento es situacional, es decir, para decidir si nos

beneficia o nos perjudica, se debe tener en cuenta que poseemos una Misión, una Visión

(aunque sea propuesta) y ciertos objetivos ya dados que debemos cubrir como institución de

nivel superior y que en el momento de análisis se debe de dar ese sentido de temporalidad (es

decir, no siempre una amenaza será una amenaza ni una oportunidad permanecerá siempre

aprovechable.

2.5. Procedimiento para elaborar un análisis FODA

El procedimiento que aquí se propone para desarrollar el análisis FODA incluye los siguientes

pasos:

1. Identificación de los criterios de análisis.

2. Determinación de las condiciones reales de actuación en relación a las variables internas y

externas del análisis.

3. Asignación de una ponderación para cada una de las fortalezas, oportunidades, debilidades

y amenazas, listadas (matriz).

4. Cálculo de los resultados

5. Determinación del balance estratégico

6. Graficación y análisis de los resultados

7. Obtener conclusiones

13

2.6. Diagrama de Ishikawa (espina de pescado)

DIAGRAMA CAUSA - EFECTO Diagrama de Ishikawa O Diagrama de espina de pescado. El

diagrama causa efecto es una representación gráfica que muestra la relación cualitativa e

hipotética de los diversos factores que pueden contribuir a un efecto o fenómeno determinado.

El diagrama Causa-Efecto es un vehículo para ordenar, de forma muy concentrada, todas las

causas que supuestamente pueden contribuir a un determinado efecto.

Características

Muestran las interrelaciones entre un efecto y sus posibles causas de forma ordenada, clara y

precisa. Muestra las posibles interrelaciones causa-efecto permitiendo una mejor comprensión

del fenómeno en estudio. Permite lograr un conocimiento común de un problema complejo, sin

ser nunca sustitutivo de los datos.

Es importante ser conscientes de que los diagramas de causa-efecto presentan y organizan

teorías. Sólo cuando estas teorías son contrastadas con datos podemos probar las causas de

los fenómenos observables.

Proceso para elaborar el diagrama

Definir el efecto cuyas causas han de ser determinadas.

Dibujar el eje central y colocar el efecto dentro de un rectángulo al extremo derecho del

eje.

Identificar las posibles causas que contribuyen al efecto o fenómeno de estudio.

Identificar las causas principales e incluirlas en el diagrama.

Añadir causas para cada rama principal.

Añadir causas subsidiarias para las subcausas anotadas.

Comprobar la validez lógica de cada cadena causal y hacer eventuales correcciones.

Comprobar la integración del diagrama.

Conclusión y resultado.

Para obtener teorías sobre relaciones de causa efecto en un proceso lógico pasó a paso.

Estructurar ideas dispersas como resultado de “lluvia de ideas”.

Un diagrama de Causa-Efecto es de por si educativo, sirve para que la gente conozca con

profundidad el proceso con que trabaja, visualizando con claridad las relaciones entre los

Efectos y sus Causas. Sirve también para guiar las discusiones, al exponer con claridad los

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orígenes de un problema de calidad. Y permite encontrar más rápidamente las causas

asignables cuando el proceso se aparta de su funcionamiento habitual.

2.6. Programa Google SketchUp

SketchUp es un programa informático de diseño de

computadores televisión y modelaje en 3D para entornos

arquitectónicos, ingeniería civil, diseño industrial, GIS,

videojuegos o películas. Es un programa desarrollado y

publicado por Google.

Google comenzó un proyecto de trabajo con pre-adolescentes para despertar en ellos el interés

de utilizar esta herramienta.

Características

SketchUp fue diseñado con el objetivo de que pudiera usarse de una manera intuitiva y flexible.

El programa incluye en sus recursos un tutorial en vídeo para ir aprendiendo paso a paso cómo

se puede ir diseñando y modelando el propio ambiente.

SketchUp permite conceptualizar y modelar imágenes en 3D de edificios, coches, personas y

cualquier objeto o artículo que imagine el diseñador o dibujante. Además el programa incluye

una galería de objetos, texturas e imágenes listas para descargar.

15

Historia

SketchUp fue inicialmente desarrollado por la compañía @Last Software, ubicada en Boulder,

Colorado. Su primera versión fue lanzada al mercado en agosto de 2000, con el propósito

general de ofrecer una herramienta para la creación de edificios en 3D. Esta herramienta, por

su complejidad de imagen y facilidad de uso, fue rápidamente reconocida y premiada.

En la versión 5 de SketchUp fueron añadidas algunas nuevas características que le

permitían al usuario mucha más facilidad en la creación de objetos.

El 14 de marzo del año 2006 Google adquirió @Last Software, y con ello los derechos

de desarrollo de SketchUp. La razón que Google argumentó para adquirir dicha

compañía fue para mejorar los plugins de Google Earth.

El 9 de enero del 2007 se lanzó al mercado la versión 6 de SketchUp, a la que se

añadieron nuevas características y herramientas que facilitarían aún más el uso en las

creaciones de modelos 3D.

El 9 de febrero de 2007, un mes después del lanzamiento, se liberó la versión 6.0.5

(con errores corregidos). Esta más reciente actualización no presentó ninguna nueva

característica.

El 17 de noviembre de 2008, SketchUp 7 fue lanzado con nuevas características de

fácil uso. Dos de ellas son la integración con el almacén online de Google 3D

Warehouse, y la otra los componentes dinámicos que responden apropiadamente al

reescalado.

Actualmente va por su versión número 8 (PRO)

Plataforma

SketchUp funciona tanto bajo Windows XP, Windows Vista y Windows 7 como también

bajo Mac OS X. La última versión disponible es la 8.n 2011 Aún no hay una versión

disponible para Linux.

16

CAPITULO III. MARCO DE APLICACIÓN

A continuación se darán mención de tanto los objetivos específicos y el objetivo general los

cuales guiarán al marco de aplicación parar la correcta ejecución:

Elaborar un plan estratégico para la empresa Fármacos Nacionales S.A. de C.V. el cual

tendrá como fin la contribución en la coordinación de las actividades para la reducción

de tiempos y costos de traspaleo así como la optimización de las mismas.

Realizar un diagnóstico sobre el estado actual del proceso de traspaleo.

Detectar los elementos que generan mayores tiempos y costos del proceso de

traspaleo.

Proponer medidas correctivas que mejoren el proceso de traspaleo.

Alcance: los presentes análisis situacional de Fármacos Nacionales S.A. de C.V. Abarca las

estrategias para obtener mejoras en el desarrollo de los factores tanto internos como externos

de la empresa.

3.1. Planeación del proceso en la operación nocturna

El proceso de operación nocturna es aquel en el cual nos responsables del mismo se encargan

de apoyarse para lograr el objetivo primordial el cual es llevar los productos a las rutas que se

les solicita, este está constituido por fases (etapas) que llevan un seguimiento a través de

diversas aéreas de FANASA que interactúan para poder así cumplir el objetivo las cuales son:

Captura del pedido del cliente: Al inicio de las fases del proceso de operación

nocturna, el primer paso de esta es con apoyo del cliente, que, a su vez, junto con un

asesor y con la coordinación del área de atención a clientes realiza su pedido diario,

ofreciendo una prioridad dependiendo el lugar donde se encuentre ubicada; la empresa

FANASA cuenta con 5 prioridades con las cuales en el transcurso del día logran tomar

los pedidos dependiendo el estado, municipio y localidad; comúnmente estos mismos

tienen un límite de captura hasta las 9pm las primeras prioridades, en cuanto a la

prioridad número 5 se pueden tomar sus pedidos hasta la 1am.

17

Impresión de las ordenes de surtido de clientes: En esta parte las ordenes de

surtido al ser tomadas por atención a clientes se pasan al departamento de sistemas, el

que tiene como objetivo principal el tener el listado físico de estas mismas, por ellos se

realiza la impresión de estas órdenes.

Envió y surtido de la solicitud del departamento de sistemas al área del almacén:

Al tener la solicitud físicamente; el departamento de sistemas hace la entrega de los

talones de impresión al área de almacén para que este, con el apoyo de los auxiliares

de almacén ELABORAN y verifican el pedido para el cliente.

Facturación y generación de las guías de entrega: Al momento que el área de

almacén ya tiene el pedido listo para la ruta asignada, este lo hace saber al

departamento de distribución para generar las guías de entrega y las facturas de los

pedidos a créditos solicitados por los clientes.

Traspaso del surtido a las jaulas del departamento de distribución para el

embarque: :En esta parte importante del surtido de pedidos, los auxiliares de tráfico

apoyan al área de almacén a ubicar por prioridad y farmacias los pedidos que saldrán

con el fin de que el operador pueda tener de una manera ordenada los farmacéuticos a

entregar, al embarcar los productos son revisados tanto por los operadores, vigilantes y

auxiliares de tráfico para evitar errores, esta parte del proceso es muy importante y se

lleva aproximadamente de 1:30 hora a 2 horas.

Inicio del recorrido a las ruta asignada: Es aquí, donde el operador, al haber

revisado las facturas por farmacias y los productos; inicia su recorrido a través de las

rutas de las cuales se tiene el conocimiento con el fin de llegar al punto del traspaleo

para las 2 unidades que esperan a su llegada, algo que se debe tomar en cuenta es

que el operador que sale de la empresa matriz lleva dentro de la unidad

correspondiente al recorrido 3 rutas foráneas y 1 ruta local.

Entrega del Traspaleo: Es en esta parte la cual el operador hace el traspaleo (el

cambio de pedidos de clientes a otras unidades) con el fin de agilizar la entrega de

productos en tiempo y forma comúnmente el traspaleo por cuestiones de seguridad se

vuelve a revisar el producto que se le entregará a las otras 2 unidades; es aquí donde

se lleva alrededor de 45 minutos. Después de esto cada operador se dirige a las

farmacias correspondientes para la entrega de mercancía.

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Errores en el sistema (el total de

bultos no cuadra con la guía de

reparto)

Tardanza en generaciones de

documentos Captura errónea de pedidos

3.3. Diagrama de Causa y Efecto

En este apartado se mostrara algunas problemáticas que se detectaron en el área de distribución de la empresa Fármacos Nacionales S.A. de C.V.

Recursos Humanos (operadores)

Administración

Ineficiencia e ineficacia por

parte de los operadores

Falta de atención al entregar

productos por parte de los

operadores Problemas en el traspaleo

Falta de taras para

distribuir

Tráfico

Siniestro

Bloqueos

Retenes

Materiales Entorno

19

Explicación de cada una de las causas que se generaron en el diagrama de causa y efecto:

A continuación daremos mención de cada una de las causas surgidas anteriormente en el

diagrama de causa y efecto de la empresa “FANASA” Fármacos Nacionales S.A. de C.V.

Recursos humanos (operadores)

Ineficiencia e ineficacia por parte de los operadores: los operadores de FANASA no buscan

ser proactivos y cumplir por encima con las expectativas que jefe del departamento les

asigna.

Falta de atención al entregar productos por parte de los operadores: en ocasiones, los

operadores no ponen atención al entregar los productos y por consecuencia hacen los

pedidos erróneos lo que genera un costo para la organización.

Administración

Tardanza en generaciones de documentos: el personal de administración tarda en la

generación de guías de reparto lo cual hace pérdida de tiempo al hacer la entrega de éstas

a los operarios.

Errores en el sistema (el total de bultos no cuadra con la guía de reparto): en ocasiones el

sistema en el cual se hace la captura arroja datos los cuales no coinciden con los bultos de

mercancía que hay que entregarle a los operadores.

Captura errónea de pedidos: la captura de pedidos erróneos de clientes por parte de la

empresa o de los clientes hace que se retrase o regrese mercancía que no es necesaria

para el cliente mismo.

Materiales

Falta de taras para distribuir: al no contar con la suficientes taras para su reparto no se

encuentran las disposiciones necesarias cumplir con las expectativas del traspaleo.

Entorno

A continuación se presentan problemas que no se pueden impedir y que retrasan el traspaleo los

cuales son los siguientes:

Siniestro

Retenes

Tráfico

Bloqueos

20

3.4. Matriz FODA

A continuación se describen la matriz FODA de Fármacos Nacionales S.A. de C.V. en la cual

encontraremos las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.

Fortaleza

F1. Cuenta con una amplia cartera de clientes asegurados.

F2. Cuenta con un líder con amplia experiencia en el manejo y distribución de los productos

farmacéuticos.

F3. Excelente precios.

Debilidades

Estas se obtuvieron del análisis de Ishikawa.

D1. Existencia de ineficiencia e ineficacia por parte de los operadores al entregar productos.

D2. No se cuenta con el número de taras suficientes para poder cumplir con la operación de

distribución.

D3. Tardanza por parte de los administrativos de distribución al tener que tener comunicación con

el área de almacén para darle salida a los productos farmacéuticos.

D4. Captura de pedidos erróneos.

Oportunidades

O1. Distribución estratégica a través de rutas establecidas otorgando prioridades más complejas

con tiempos establecidos.

O2. Incremento continuo del mercado para la comercialización de los farmacéuticos.

O3. Ubicación estratégica para acceder a nuevos mercados tanto dentro y fuera del estado.

Amenazas

A1. Condiciones climáticas adversas.

A2. Tráfico, bloqueos, siniestros y retenes.

A3. Pedidos en tiempo tardío por parte de los clientes.

A4. Empresas que se dedican al mismo giro que la organización.

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3.4 Matriz FODA

Factores Internos Factores externos

Fortalezas F1. Cuenta con una amplia cartera de clientes asegurados. F2.Cuenta con un líder con amplia experiencia en el manejo y distribución de los productos farmacéuticos. F3.Excelente precios.

Debilidades D1. Existencia de ineficiencia e ineficacia por parte de los operadores al entregar productos. D2.No se cuenta con el número de taras suficientes para poder cumplir con la operación de distribución. D3.Tardanza por parte de los administrativos de distribución al tener que tener comunicación con el área de almacén para darle salida a los productos farmacéuticos. D4.Captura de pedidos erróneos.

Oportunidades O1.Distribución estratégica a través de rutas establecidas otorgando prioridades más complejas con tiempos establecidos. O2.Incremento continúo del mercado para la comercialización de los farmacéuticos. O3.Ubicación estratégica para acceder a nuevos mercados tanto dentro y fuera del estado.

FO (Maxi-Maxi)

Estrategias F1, O1.- Aprovechar al máximo las rutas de distribución dando prioridad a los clientes más cercanos de cada una de estas, estableciendo un tiempo estimado de llegada de su producto. F2, O2.-Actualizar continuamente las rutas y llevar un control de operación estimado por operador. F3, O3.-Dar a conocer a los clientes las ofertas y los nuevos productos que FANASA promociona mensualmente.

DO (Mini-Maxi)

Estrategias O1, D2.-Realizar capacitación a los operadores sobre la importancia de la entrega de productos en tiempo y forma a los clientes. O2, D2.-Creación de un prototipo para la sustitución de taras con el fin agilizar el traspaleo de las rutas foráneas cerca del estado.

Amenazas A1.Condiciones climáticas adversas. A2. Tráfico, bloqueos, siniestros y retenes. A3.Pedidos en tiempo tardío por parte de los clientes. A4.Empresas que se dedican al mismo giro de la organización.

FA (Maxi-Mini)

Estrategias

F2, A1.Contar con un plan estratégico para los tiempos pronosticados de lluvias. F2, A2.Buscar y optimizar rutas alternativas por cualquier imprevisto (tráficos, bloqueos etc.) F2, A3.Ofrecer a los clientes un mejor servicio que la competencia con apoyo de encuestas sobre el servicio que FANASA ofrece.

DA (Mini-Mini)

Estrategias A1, D1.Capacitar a los operadores para concientizar sobre el riesgo de manejar ante las condiciones climáticas no favorables con el fin de la búsqueda de entrega temprana. A3, D3.Tener mayor comunicación con el área de almacén al momento de dar por confirmado el ultimo pedido y notificar si existe una cancelación por parte del cliente. A3, D4. Establecer con los clientes horas determinadas para la petición de producto para poder así rectificar algún error que se pueda generar.

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En base al Análisis FODA, se determinaron las siguientes estrategias teniendo como principal

objetivo, el de abatir las debilidades que presenta el área de distribución, aprovechar las

fortalezas existentes, hacer lo posible por eliminar las amenazas y convertirlas en

oportunidades.

Estrategias

Estas estrategias son para abatir las problemáticas que se encuentran el área de distribución y

que atrasan a este departamento en su trabajo para el traspaleo.

1. Aprovechar al máximo las rutas de distribución dando prioridad a los clientes más

cercanos de cada una de estas, estableciendo un tiempo estimado de llegada de su

producto.

2. Actualizar continuamente las rutas y llevar un control de operación estimado por

operador.

3. Dar a conocer a los clientes las ofertas y los nuevos productos que FANASA

promociona mensualmente.

4. Realizar capacitación a los operadores sobre la importancia de la entrega de productos

en tiempo y forma a los clientes.

5. Creación de un prototipo para la sustitución de taras con el fin agilizar el traspaleo de

las rutas foráneas cerca del estado.

6. Contar con un plan estratégico para los tiempos pronosticados de lluvias.

7. Buscar y optimizar rutas alternativas por cualquier imprevisto (tráficos, bloqueos etc.)

8. Ofrecer a los clientes un mejor servicio que la competencia con apoyo de encuestas

sobre el servicio que FANASA ofrece.

9. Capacitar a los operadores para concientizar sobre el riesgo de manejar ante las

condiciones climáticas no favorables con el fin de la búsqueda de entrega temprana.

10. Tener mayor comunicación con el área de almacén al momento de dar por confirmado

el último pedido y notificar si existe una cancelación por parte del cliente.

11. Establecer con los clientes horas determinadas para la petición de producto para poder

así rectificar algún error que se pueda generar.

Estas estrategias están sustentadas en las fortalezas de la organización con el fin de tratar de

aprovechar las oportunidades que existe en su entorno.

Se proponen estrategias que permita hacer un trabajo eficiente en el área y lograr así cumplir

con las expectativas de optimización y reducción de tiempos y costos adecuando un prototipo

para la sustitución de taras la cual se pudo encontrar a través de dicho análisis.

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3.2. Características y capacidades de las unidades utilizadas en el

traspaleo

La unidad con la cual se trabajará para el diseño del prototipo es una camioneta

VOLKSWAGEN que cuenta con una capacidad de soportar 2.5 toneladas y que cuenta con la

siguiente descripción.

3.5. Diseño del prototipo para el traspaleo

A continuación se muestra el prototipo que se logro hacer en el programa SketchUp con el fin

de reducir el tiempo de entrega de productos y tener un mejor acomodo de los mismos.

En la imagen podemos observar el modelo con unas medias de 2.5 m por 1m de largo el cual

está elaborado con el materia de PTR y una malla la cual cubrirá de una forma segura los

medicamentos que se depositen en este contendor.

DESCRIPCIÓN

Camioneta: VOLKSWAGEN

Sub Línea: Cargo VAN

Núm. Serie: WV1ELBH7AH23969

Núm. Motor: CAA043294

Origen: Importado

Puertas: 3 Puertas

Clase: Camioneta VAN

Combustible: DIESEL

Color: Blanco CANDY

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Se harán 12 compartimentos en los cuales se dividirán por la parte de arriba por una malla para

que se puedan tener un acomodo de los medicamentos.

Los 12 compartimentos estarán separados por mallas las cuales ayudaran a hacer más fácil la

división de cada uno de éstos con el fin de hacer más rápido el encontrarlos y tener un mejor

acomodo.

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También contara con una malla al final que protegerá los medicamentos para no volver a

contabilizar y no perder tiempo, sino, por el contrario se busque la eficacia en el traspaleo y

decocción de tiempos.

3.6. Costo de los diferentes PTR

Cabe mencionar que en la siguiente tabla se hace el costeo del PTR, que es el material que se

utilizaran para la elaboración del prototipo al mismo tiempo que se dan a conocer los diversos

calibres a continuación se presentan los calibres que se pueden utilizar y el costo de cada uno

de ellos.

Material Costo

PTR de 1 1/2 * 1 1/2 calibre 16 $196.22 el tramo de 6 metros

PTR de 1 1/2 * 1 1/2 calibre 14 $226.74 el tramo de 6 metros

PTR de 1 1/2 * 1 1/2 calibre 12 $ 324.65 el tramo de 6 metros

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Formato del control de tiempos por operador

El objetivo principal del formato que se muestra a continuación es de llevar un control de las

farmacias y los tiempos que el operador pasa por cada una de estas, con el fin de vigilar el

tiempo por farmacia.

Operador: ________________ Núm. Operador:____________

Estudio Núm.:______

Fecha:________

Página:____ de ____ Ruta: _____

Farmacia: Tiempo de traspaleo Hora de llegada Hora de salida

Hrs. Firma del cliente

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

Resumen:

Farmacias que recibieron

Farmacias que no recibieron

Total de farmacias

% de entregas satisfactorias

Problemas que puedan presentarse y tiempo estimado

Tiempo estándar

Tiempo total estándar (suma de las horas en totales en farmacia y tiempo estándar de imprevistos)

Observaciones

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CONCLUSIÓN

Puedo concluir que la elaboración del plan estratégico de la optimización y reducción de

tiempos y costos en el traspaleo en las rutas para el área de distribución de FÁRMACOS

NACIONALES S.A. DE C.V. beneficiará de una manera significativa a la empresa, lo cual se

verá reflejado al momento de integrar la documentación, con el fin de que al analizar tanto las

fortaleza, oportunidades, debilidades y amenazas (análisis FODA) que se dieron con apoyo del

diagrama de pescado, puesto que, así mismo, la importancia de la capacitación requerida para

el personal de trabajo la cual conllevará beneficios a “FANASA”.

Es importante mencionar que el personal que labora tanto en administrativos como en rutas

requiere de capacitaciones en el manejo adecuado para disminuir y trabajar de una forma más

eficiente en el proceso de distribución de dicha empresa, lo cual es necesario para incrementar

las mismas con los estándares requeridos.

Por lo tanto, así mismo, al momento de llevar a cabo la implementación del plan se debe de

hacer una estimación de resultados en los que se deben de incluir medidas o planes de

prevención, control e integración de rutas y farmacias.

Un elemento primordial es la interacción de operadores con clientes, ya que cuenta demasiado

la forma de interactuar y el tiempo que establecen los mismos para la entrega de productos, es

por tal motivo que hay que capacitar al mismo tiempo de concientizar a los operadores en

cumplir con las expectativas de la organización al entregar en tiempo y forma.

Teniendo en claro que el prototipo el cual se establece en este plan estratégico es un ahorro

de tiempo y esfuerzo, es de vital importancia hacer notar que los operadores tienen mayor

capacidad para hacer las entregas. Es por eso que al llevar un control de las entregas y

conociendo las ventajas y desventajas de la organización tanto interna como externamente

podemos garantizar logro y complimiento de los resultados.

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RECOMENDACIONES

En este apartado se harán mención de propuestas que podrían apoyar de una forma

significativa las problemáticas que se mencionaron anteriormente tanto en el diagrama como

en el análisis que podrían dar una solución a varios problemas que se identificaron en

Fármacos Nacionales S.A. de C.V.

Realizar capacitación continua a los nuevos operadores dando a conocer las rutas y los

horarios de entrega por farmacia.

Concientizar a los operadores de cumplir en tiempo y forma con la entrega de

productos a las farmacias.

Dar a conocer a los operadores las desventajas que pueden tener al no cuidar las

unidades y la problemática al manejar ante situaciones climáticas no favorables a

través de trípticos, folletos etc.

Llevar comunicación en el proceso de operación nocturna para rectificar los pedidos a

los cuales se les da salida en el departamento de almacén.

Realizar una evaluación mensual de los operadores midiendo el desempeño de cada

uno de estos.

Realizar documentos donde se tengan registrados planes futuros y los inconvenientes

que podrían presentarse.

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BIBLIOGRAFÍA

1. Marcelo López Trujillo, J. I. Planeación estratégica de tecnologías

informáticas y sistemas de información. Universidad de Caldas.

2. Sainz de Vicuña Ancin, J. M. (2007). El plan de marketing en la práctica.

ESIC editorial.

3. JOAQUIN, R. V. Cómo aplicar la planeación estratégica a la pequeña y

mediana empresa. MEXICO D.F.: THOMSON

4. Torres, M. G. (2006). Manual De Planeacion Estrategica. Mèxico:

PANORAMA.