Estadistica

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO

DE ESTADSTICA Y EVALUACIN

ENERO DE 2013

SECRETARIA DE EDUCACIN SUBSECRETARA DE EDUCACIN MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR

COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MXICO DEPARTAMENTO DE ESTADSTICA Y EVALUACIN

MA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO

DE ESTADSTICA Y EVALUACIN

ENERO DE 2013

SECRETARIA DE EDUCACIN SUBSECRETARA DE EDUCACIN MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR

COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MXICO DEPARTAMENTO DE ESTADSTICA Y EVALUACIN

Derechos reservados Tercera edicin Enero de 2013. Gobierno del Estado de Mxico. Secretara de Educacin. Subsecretara de Educacin Media Superior y Superior. Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico. Departamento de Estadstica y Evaluacin. 2 Privada de Libertad No. 102, Col. La Merced y Alameda. C.P. 50080, Toluca, Estado de Mxico Impreso y Hecho en Toluca, Mxico. La reproduccin total o, parcial de este documento podr efectuarse mediante la autorizacin exprofeso de la fuente y dndole el crdito correspondiente.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ESTADSTICA Y EVALUACIN

Edicin:

Tercera

Fecha:

Enero de 2013

Cdigo:

205N12002

Pgina: I

INDICE

Presentacin

II

Objetivo General

III

Identificacin e interaccin de procesos

IV

Relacin de procesos y procedimientos

V

Descripcin de los procedimientos

VI

1. Aplicacin de los Formatos Estadstica Bsica 911 para la Obtencin de Informacin sobre las Unidades Educativas del COBAEM.

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2. Elaboracin de Estadsticas Institucionales para la Obtencin de Indicadores Educativos.

205N12002/02 1 de 20

Simbologa

VII

Registro de ediciones

VIII

Distribucin

IX

Validacin

X


Edicin:

Tercera

Fecha:

Enero de 2013

Cdigo:

205N12002

Pgina: II

II. PRESENTACIN

La sociedad mexiquense exige de su gobierno cercana y responsabilidad para lograr, con hechos, obras y acciones, mejorar condiciones de vida y constante prosperidad.

Por ello, el Dr. en Derecho Eruviel vila Villegas, Gobernador Constitucional del Estado de Mxico impulsa la construccin de un gobierno eficiente y de resultados, cuya premisa fundamental es la generacin de acuerdos y consensos para la solucin de las demandas sociales.

El buen gobierno se sustenta en una administracin pblica ms eficiente en el uso de sus recursos y ms eficaz en el logro de sus propsitos. El ciudadano, el factor principal de su atencin y la solucin de sus problemas pblicos su prioridad.

En este contexto la Administracin Pblica Estatal transita a un nuevo modelo de gestin orientado a la generacin de resultados de valor para la ciudadana. Este modelo propugna por garantizar la estabilidad de las Instituciones que han demostrado su eficacia, pero tambin por el cambio de aquellas que es necesario modernizar.

La solidez y el buen desempeo de las instituciones gubernamentales tienen como base las mejores prcticas administrativas emanadas de la permanente revisin y actualizacin de las estructuras organizacionales y sistemas de trabajo, del diseo e instrumentacin de proyectos de innovacin y del establecimiento de sistemas de gestin de la calidad.

El presente manual administrativo documenta la accin organizada para dar cumplimiento a la misin del Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico. La estructura organizativa, la divisin del trabajo, los mecanismos de coordinacin y comunicacin, las funciones y actividades encomendadas, el nivel de centralizacin o descentralizacin, los procesos claves de la organizacin y los resultados que se obtienen, son algunos de los aspectos que delinean la gestin administrativa de este organismo auxiliar del Ejecutivo Estatal.

Este documento contribuye en la planificacin, conocimiento, aprendizaje y evaluacin de la accin administrativa. El reto impostergable es la transformacin de la cultura de las dependencias y organismos auxiliares hacia nuevos esquemas de responsabilidad, transparencia, organizacin, liderazgo y productividad.


Edicin:

Tercera

Fecha:

Enero de 2013

Cdigo:

205N12002

Pgina: III

III. OBJETIVO GENERAL

Incrementar la eficiencia y eficacia de los trmites y servicios que proporciona el Departamento de Estadstica y Evaluacin mediante la formalizacin y estandarizacin de los mtodos y procedimientos de trabajo.


Edicin:

Tercera

Fecha:

Enero de 2013

Cdigo:

205N12002

Pgina: IV

IV. IDENTIFICACIN E INTERACCIN DE PROCESOS


Edicin:

Tercera

Fecha:

Enero de 2013

Cdigo:

205N12002

Pgina: V

V. RELACIN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: ESTADSTICA Y EVALUACIN INSTITUCIONAL

Del levantamiento Estadstico del COBAEM a la Evaluacin de resultados.

Procedimientos

Aplicacin de los Formatos Estadstica Bsica 911 para la Obtencin de Informacin sobre las Unidades Educativas del COBAEM.

Elaboracin de Estadsticas Institucionales para la Obtencin de Indicadores Educativos.


Edicin:

Tercera

Fecha:

Enero de 2013

Cdigo:

205N12002

Pgina: VI

VI. DESCRIPCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ESTADSTICA Y EVALUACIN.

Edicin:

Tercera

Fecha:

Enero de 2013

Cdigo:

205N12002/01

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PROCEDIMIENTO


OBJETIVO

Mantener actualizada la informacin cuantitativa, pertinente, objetiva, oportuna, y oficial, sobre los distintos elementos acadmicos y administrativos de los planteles escolarizados y Centros de Educacin Media Superior a Distancia (EMSAD), mediante la aplicacin de los formatos Estadstica Bsica 911 de Inicio y Fin de cursos de cada ciclo escolar.

ALCANCE

Aplica al Jefe y Analistas Administrativos del Departamento de Estadstica y Evaluacin del Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico, as como al Director de Planeacin y Evaluacin Institucional, Directores de Planteles Escolarizados y Coordinadores de Centros EMSAD que tengan la responsabilidad de remitir y/o procesar informacin para el llenado de los formatos Estadstica Bsica 911 de Inicio o Fin de Cursos correspondientes.

REFERENCIAS

Ley del Sistema de Informacin, Estadstica y Geogrfica, Art. 63 Fracc. lV y Art. 45 (Diario Oficial de la Federacin. 16 de abril de 2008).

Reglamento Interior del Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico, Captulo XII, artculo 73, fraccin VII (Gaceta del Gobierno No. 98 del 17 de noviembre de 2004).

Manual General de Organizacin del Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico, apartado correspondiente a las funciones del Departamento de Estadstica y Evaluacin. Numeral VI, Cdigo 205N12002. (Gaceta del Gobierno No. 110 del 09 de diciembre de 2011).

RESPONSABILIDADES

El Departamento de Estadstica y Evaluacin, ser responsable de realizar las acciones encaminadas al llenado y entrega de los Formatos de Estadstica Bsica 911 de Inicio o Fin de cursos correspondientes, de acuerdo con los requerimientos y especificaciones sealadas por las instancias correspondientes, a fin de coadyuvar en el levantamiento estadstico de la educacin media superior del Estado de Mxico.


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Tercera

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Enero de 2013

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El Director Acadmico deber:

Notificar va oficio el calendario escolar autorizado por la H. Junta Directiva del COBAEM, a la Unidad de Planeacin, Profesiones, Escuelas Incorporadas y Evaluacin, con el fin de que esta tenga conocimiento del inicio y termino de clases y sobre esas fechas determine los tiempos de entrega y captura del Formato 911 de Inicio y Fin del ciclo escolar, adems de este oficio se deriva copia al Director General, al Departamento de Estadstica y Evaluacin y al Departamento de Organizacin, Innovacin y Calidad.

El Director General deber:

Recibir copia del oficio que envi la Direccin Acadmica a la Unidad de Planeacin, Profesiones, Escuelas Incorporadas y Evaluacin, sobre el calendario del ciclo escolar del COBAEM.

Recibir de la Unidad de Planeacin, Profesiones, Escuelas Incorporadas y Evaluacin la solicitud de llenado y captura de los Formatos de Estadstica Bsica 911 y turna este oficio a la Direccin de Planeacin y Evaluacin Institucional.

El Director de Planeacin y Evaluacin Institucional deber:

Coordinar y supervisar las acciones encaminadas a la aplicacin de los Formatos de Estadstica Bsica 911 de Inicio y Fin de Cursos correspondientes.

Identificar oportunamente las necesidades y los problemas que se presentan durante el desarrollo de las funciones y actividades de aplicacin de los formatos de Estadstica Bsica 911, con el fin de reorientar las acciones que lo requieran.

Cumplir con las fechas de entrega de la informacin.

El Jefe del Departamento de Estadstica y Evaluacin deber:

Determinar los perodos de aplicacin, entrega, anlisis y emisin de resultados de los formatos de Estadstica Bsica 911 de Inicio o Fin de Cursos correspondientes, de acuerdo a los tiempos definidos por el Director de Planeacin y Evaluacin Institucional.

Programar las reuniones mediante un calendario de captura, entre los analistas administrativos del Departamento de Estadstica y Evaluacin y los Directores y/o Coordinadores de planteles y/o centros EMSAD.


Edicin:

Tercera

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Solicitar al personal de planteles y centros mediante memorndum la informacin requerida, as como la asistencia del responsable del control escolar en compaa de su Director del Plantel o Coordinador del CEMSAD el da de la captura.

Solicitar por memorndum a los Directores y/o Coordinadores de Planteles y Centros EMSAD, que la informacin que se reporta en el llenado del formato 911, deber ser la misma que se reporta en el Departamento de Control Escolar del COBAEM.

Coordinar y supervisar las actividades de los analistas administrativos del departamento, encaminadas a la aplicacin de los formatos Estadstica Bsica 911.

Cumplir con los tiempos de elaboracin y entrega de la informacin.

El Analista Administrativo del Departamento de Estadstica y Evaluacin deber:

Elaborar y entregar cuando le sea indicado, el memorndum de solicitud de informacin, incluyendo el calendario de captura, el archivo electrnico del formato 911 en una hoja de Excel y los borradores de los formatos Estadstica Bsica 911 Inicio o Fin de Cursos correspondientes a los Directores y Coordinadores de planteles y centros.

Atender las asesoras requeridas por los planteles y centros EMSAD, con respecto al llenado del formato 911 de inicio y fin de cursos.

Revisar el correcto llenado de los mismos en las reuniones programadas segn el calendario de captura.

Recibir y concentrar la informacin obtenida y cumplir en tiempo y forma con la entrega de la misma.

Notificar al Jefe de Departamento el avance en el desarrollo de las actividades solicitadas as como cualquier imprevisto, irregularidad y/o contrariedad presentada durante la realizacin de las mismas.

El Director del Plantel deber:

Recoger el memorndum de solicitud de informacin que incluye el calendario de captura, el archivo electrnico del formato 911 en una hoja de Excel y los borradores de los formatos Estadstica Bsica 911 Inicio o Fin de Cursos correspondientes.


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Cdigo:

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Determinar las reas y el personal que participarn en la obtencin de la informacin solicitada.

Determinar las fechas en que cada rea tendr que entregar y/o concentrar la informacin, de acuerdo al calendario de captura y entrega definida por el Jefe del Departamento de Estadstica y Evaluacin.

Reportar de forma veraz y completa los datos solicitados.

Asistir a las reuniones programadas por el Jefe del Departamento de Estadstica y Evaluacin, para la revisin, captura y entrega de los formatos Estadstica Bsica de Inicio o Fin de Cursos correspondientes.

Validar la informacin con el sello del plantel as como con su rbrica.

El Coordinador del Centro EMSAD deber:

Recoger el memorndum de solicitud de informacin, que incluye el calendario de captura, el archivo electrnico del formato 911 en una hoja de Excel y los borradores de los formatos Estadstica Bsica 911 Inicio o Fin de Cursos correspondientes.


Determinar las fechas en que cada rea tendr que entregar y/o concentrar la informacin, de acuerdo al calendario de captura y entrega definida por el Jefe del Departamento de Estadstica y Evaluacin.

Reportar de forma veraz y completa los datos solicitados.

Asistir a las reuniones programadas por el Jefe del Departamento de Estadstica y Evaluacin, para la revisin, captura y entrega de los formatos Estadstica Bsica de Inicio o Fin de Cursos correspondientes.

Validar la informacin con el sello del plantel as como con su rbrica.


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Tercera

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Cdigo:

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DEFINICIONES

Centros EMSAD: Unidades educativas adscritas al COBAEM, que implementan la modalidad de Educacin Media Superior a Distancia.

COBAEM: Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico.

Formato de Estadstica Bsica 911 de Fin de Cursos:

Formato elaborado por la SEP, que tiene la finalidad de recabar informacin estadstica concreta, sobre elementos acadmicos y administrativos de cada centro educativo al trmino del ciclo escolar.

Formato de Estadstica Bsica 911 de Inicio de Cursos:

Formato elaborado por la SEP, que tiene la finalidad de recabar informacin estadstica concreta, sobre elementos acadmicos y administrativos de cada centro educativo al inicio del ciclo escolar.

Planteles Escolarizados:

Unidad Educativa adscrita al COBAEM, que implementan la modalidad de Bachillerato General.

U.P.P.E.I. y E.: Unidad de Planeacin, Profesiones, Escuelas Incorporadas y Evaluacin.

Conceptos sobre las cualidades de la informacin:

Objetiva: Informacin recabada a travs de procedimientos vlidos y confiables apegados a criterios previamente establecidos con base en los objetivos institucionales.

Oportuna: Informacin obtenida en un momento especfico, de acuerdo con las especificaciones y requerimientos establecidos por el rea solicitante.

Pertinente: Informacin especfica y concreta que responde al objetivo establecido para la toma de decisiones.


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INSUMOS

Oficio de solicitud del calendario escolar del COBAEM, a la Unidad de Planeacin, Profesiones, Escuelas Incorporadas y Evaluacin con el fin de que tenga el conocimiento de los tiempos de entrega del formato 911 de inicio y fin de cursos.

Oficio de solicitud de llenado y entrega de los formatos Estadstica Bsica 911 Inicio o Fin de Cursos correspondientes, emitido por la Unidad de Planeacin, Profesiones, Escuelas Incorporadas y Evaluacin de la Secretara de Educacin.

Formatos de Estadstica Bsica 911 de Inicio y Fin de cursos elaborados por la SEP y proporcionados por la Secretara de Educacin a travs de la Unidad de Planeacin, Profesiones y Escuelas Incorporadas, al Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico.

Informacin cuantitativa de los distintos elementos acadmicos y administrativos, generada en cada uno de los planteles y centros EMSAD del Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico.

RESULTADOS

Obtencin y entrega a las instancias correspondientes, de los Formatos de Estadstica Bsica 911 de Inicio o Fin de Cursos correspondientes, con informacin cuantitativa, oportuna, pertinente, objetiva y oficial, sobre los elementos acadmicos y administrativos de los Planteles Escolarizados y Centros EMSAD del COBAEM.

INTERACCIN CON OTROS PROCEDIMIENTOS

Elaboracin de Estadsticas para la Obtencin de Indicadores Educativos.

POLTICAS

Los Directores y Coordinadores de planteles y centros llenarn los formatos de Estadstica Bsica 911 de Inicio o de Fin de Cursos correspondientes, dentro de las fechas programadas para ello por el Departamento de Estadstica y Evaluacin, en caso contrario, se enviar memorndum solicitando la entrega del formato; de no obtener respuesta, el departamento no se har responsable de las consecuencias que por ello resulten.


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La informacin reportada en los formatos de Estadstica Bsica 911 de Inicio o de Fin de Cursos correspondientes, tendr validez oficial para los efectos a que haya lugar.

En caso de considerarse necesario, el jefe y analistas del Departamento de Estadstica y Evaluacin, proporcionarn asesora para el llenado de los formatos a Directores y Coordinadores de Planteles y Centros EMSAD, 15 das antes de su da de captura, as mismo informar si cuenta con personal de nuevo ingreso con la finalidad para capacitarse para la captura del formato 911, en instalaciones de oficinas centrales y fuera de las fechas programadas para reuniones, a fin de agilizar el procedimiento.

Los responsables de la captura del formato de Estadstica Bsica de Inicio y Fin de Cursos que no pudieran realizar la captura en el sistema en el da que fueron calendarizados, debern entregar la informacin a los analistas del Departamento de Estadstica y Evaluacin, para que estos realicen la captura de los mismos posteriormente y avisaran al Director del Plantel o Coordinador del Centro EMSAD para que este asista a la firma y entrega del acuse correspondiente.

Es necesario que para el llenado del formato 911 de inicio o fin de cursos, los Planteles y Centros EMSAD cuenten con la informacin registrada en el formato inmediato anterior y en caso de que no cuenten con la misma, debern solicitarla por escrito al Departamento de Estadstica y Evaluacin.

Si se presenta el caso de que este ausente el Director del Plantel o Centro EMSAD, se designar quin puede validar la informacin capturada en el formato 911 y en caso de no existir, se deber solicitar a la Coordinacin de Zona correspondiente, indicando quien deber estar presente y validar dicha informacin.

En caso de que la informacin no sea verdica o real se emitir un exhorto por escrito al Director del Plantel o Coordinador del Centro EMSAD, a fin de evitar inconsistencias en la informacin y se le recordar que tienen que estar presente en la captura.


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DESARROLLO

No. UNIDAD

ADMINISTRATIVA/ PUESTO

ACTIVIDAD

1.- Director Acadmico Notifica mediante oficio el calendario escolar autorizado en la H. Junta Directiva del COBAEM, a la Unidad de Planeacin, Profesiones, Escuelas Incorporadas y Evaluacin, con el fin de que esta tenga conocimiento del inicio y termino de clases y sobre esas fechas determine los tiempos de entrega y captura del Formato 911 de inicio y fin de cursos, distribuyendo copias de este mismo al: Director General, al Departamento de Estadstica y Evaluacin y al Departamento de Organizacin, Innovacin y Calidad.

2.- Unidad de Planeacin, Profesiones, Escuelas Incorporadas y Evaluacin

Recibe el oficio de conocimiento de fechas escolares del COBAEM, se entera, firma acuses y toma conocimiento.

3.- Elabora y enva el oficio de pedimento al Director General del COBAEM, que incluye el Formato Estadstica Bsica 911 de inicio o fin de cursos, con el link de la pgina oficial y la relacin de contraseas para acceder al sistema WEB de Gobierno del Estado de Mxico para recopilacin y captura de datos.

4.- Director General del Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico

Recibe de la Unidad de Planeacin, Profesiones, Escuelas Incorporadas y Evaluacin, el oficio de solicitud de llenado y entrega de los formatos Estadstica Bsica 911 de inicio o fin de cursos correspondientes, con el link de la pgina oficial y la relacin de contraseas para acceder al sistema WEB de Gobierno del Estado para captura de datos, posteriormente turna este oficio con los documentos al Director de Planeacin y Evaluacin Institucional para su atencin.

Obtiene acuse de recibo y archiva.


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No. UNIDAD


ACTIVIDAD

5.- Director de Planeacin y Evaluacin Institucional

Recibe el turno del oficio y documentos, se entera y firma acuse, determina las fechas en que deber realizar la entrega, aplicacin, revisin y captura de los formatos, de acuerdo a los tiempos establecidos por la U.P.P.E.I. y E. y lo comunica al Jefe del Departamento de Estadstica y Evaluacin, entrega copia del turno con relacin de contraseas y formatos correspondientes.

6.- Jefe del Departamento de Estadstica y Evaluacin

Recibe turno del oficio, link de la pgina oficial, contraseas e indicaciones, programa las reuniones entre los analistas administrativos del departamento y los Directores y/o Coordinadores de al menos 10 planteles y/o centros EMSAD por da, a fin de optimizar tiempos; solicita mediante memorndum a los Directores y/o Coordinadores de planteles y centros EMSAD, que la informacin que se reporta en el llenado del formato 911, deber ser la misma que se reporta en el Departamento de Control Escolar del COBAEM, adems de que la persona encargada del control escolar del plantel o CEMSAD sea la responsable del llenado y captura.

Una vez definidas las fechas y horarios, las da a conocer a los analistas adscritos al departamento, y les extiende verbalmente las siguientes indicaciones:

Elaborar el memorndum dirigido al titular de cada unidad educativa del COBAEM, donde se especifique el lugar, fecha y hora de la reunin y las caractersticas con las que habr de contar la informacin reportada, adems de entregarles copia simple (fotosttica) de los formatos originales.

7.- Analistas administrativos del Departamento de Estadstica y Evaluacin

Reciben indicaciones y formatos originales, fotocopia los formatos y elabora el calendario de captura y el memorndum solicitado, el cual ira dirigido al titular de cada unidad educativa del COBAEM; entrega documentos al Jefe de Departamento de Estadstica y Evaluacin.


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ACTIVIDAD


Recibe las fotocopias, el calendario de captura y memorndum de solicitud, revisa memorndum y determina:

9.- Si requiere modificaciones las notifica al analista administrativo a su cargo para realizarlas.

10.- Analistas Administrativos del Departamento de Estadstica y Evaluacin

Reciben indicaciones, modifica el memorndum y entregan al Jefe del Departamento de Estadstica y Evaluacin para su validacin y firma. Se conecta con la operacin nmero 8.


Firma el memorndum dirigido a los titulares de cada unidad educativa del COBAEM, y lo entrega junto con las fotocopias de los formatos a los analistas administrativos del Departamento de Estadstica y Evaluacin, les extiende verbalmente las siguientes indicaciones:

Entregar el memorndum a los titulares de las unidades educativas del COBAEM anexando nicamente las copias fotostticas de los formatos correspondientes.

Entregar las contraseas de acceso al sistema WEB de Gobierno del Estado, solicitar la impresin de acuses, concentrar las copias de los formatos y acuses de captura correspondientes.

Elaborar oficio de respuesta de la entrega de la informacin signado por el Director General, dirigido al titular de la U.P.P.E.I. y E.


Reciben las copias de los formatos, memorndum firmado e indicaciones, anexan a cada memorndum una fotocopia del formato y los envan a sus destinatarios.

Obtiene acuse de recibo y archivan.


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ACTIVIDAD

13.- Directores y/o Coordinadores de Planteles Escolarizados y Centros EMSAD

Reciben el memorndum y las copias fotostticas de los formatos, posteriormente concentran y reportan la informacin solicitada, as mismo se enteran, elaboran y firman el memorndum de respuesta, mismo que entregan en la reunin programada con los Analistas Administrativos del Departamento de Estadstica y Evaluacin.


Reciben a los Directores y Coordinadores de Planteles y Centros EMSAD, en el Departamento de Estadstica y Evaluacin, dan indicaciones generales sobre la organizacin y mecnica de la reunin, las cuales se ajustan a las caractersticas situacionales de la misma, posteriormente entregan las fotocopias de los formatos donde concentran la informacin solicitada e inician con la revisin de la informacin reportada en las copias fotostticas y determinan:

15.- Se requiere modificaciones, se notifica al Director o Coordinador de Planteles y Centros EMSAD para realizarlas.

16.- Directores, y/o Coordinadores de Planteles y Centros EMSAD del COBAEM

Reciben indicaciones, modifican la informacin y entregan a los Analistas Administrativos del Departamento para su validacin. Se conecta con la operacin nmero 14.


No requieren modificaciones, validan la informacin reportada en la copia fotosttica y entregan contraseas de acceso al sistema de la pagina WEB de G.E.M; solicitan al Director o Coordinador de Plantel o Centro la captura de la informacin, al trmino de esta, debern imprimir y firmar los acuses de captura correspondientes, as como plasmar el sello oficial del centro educativo.

18.- Directores, y/o Coordinadores de Planteles y Centros EMSAD del COBAEM

Reciben fotocopia con informacin validada, indicaciones y contraseas de acceso al sistema, capturan la informacin de la fotocopia en la Pgina WEB del G.E.M., posteriormente imprimen, sellan y firman acuses correspondientes y los entregan estos mismos a los Analistas Administrativos del Departamento de Estadstica y Evaluacin.


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No. UNIDAD


ACTIVIDAD


Reciben acuses de la informacin validada y sellada, archivan y entregan un archivo del formato 911 en una hoja de Excel para facilitar el uso de la informacin y solicitan al Director o Coordinador de Planteles o Centros EMSAD, complementar los formatos con la informacin validada de las fotocopias y capturada en la Pgina WEB del Gobierno del Estado de Mxico.

20 Directores, y/o Coordinadores de Planteles y Centros EMSAD del COBAEM

Reciben el archivo del formato 911 en una hoja de Excel para facilitar el uso de la informacin, capturan informacin en la pgina del Gobierno del Estado de Mxico, imprimen tres copias, sellan, firman y distribuyen: dos juegos de copias para los analistas administrativos del Departamento de Estadstica y Evaluacin y el tercer juego se lo quedan los Directores y/o Coordinadores de los Planteles y Centros EMSAD.


Reciben las copias de los formatos complementados, que fueron utilizados para la captura en el sistema, los concentran y ordenan con los acuses de captura.

Ordenan los acuses de captura generados por el sistema; elaboran oficio de respuesta que deber ser firmado por el Director General del COBAEM y se colocan los acuses originales en carpetas, mismas que servirn para los fines institucionales a que haya lugar. Entrega documentos al Jefe del Departamento de Estadstica y Evaluacin.


Recibe oficio y las carpetas con la informacin generada por el sistema de estadstica bsica 911, revisa el oficio y determina:

23.- Si requiere modificaciones, entrega oficio con observaciones para ser realizadas por los Analistas del Departamento de Estadstica y Evaluacin.


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No. UNIDAD


ACTIVIDAD


Recibe oficio con observaciones, corrige y entrega al Jefe del Departamento de Estadstica y Evaluacin. Se conecta con la operacin nmero 22.


No requiere modificaciones, rubrica el oficio y lo entrega junto con la carpeta al Director de Planeacin y Evaluacin Institucional.

26.- Director de Planeacin y Evaluacin Institucional del COBAEM

Recibe oficio y carpeta, rubrica oficio y entrega documentos al Director General.

27.- Director General del Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico

Recibe oficio y carpeta, firma oficio y remite documentacin a la U.P.P.E.I. y E. Se conecta con el Procedimiento de Elaboracin de Estadsticas para la Obtencin de Indicadores Educativos.


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APLICACIN DE LOS FORMATOS ESTADSTICA BSICA 911 PARA LA OBTENCIN DE INFORMACIN SOBRE LAS UNIDADES

EDUCATIVAS DEL COBAEM

Jefe del Departamento

de Estadstica y

EValuacin

Director de Planeacin

y Evaluacin

Director General del

COBAEM

Unidad de Planeacin,

Profesiones, Escuelas

Incorporadas y

Evaluacin

Director Acadmico

Inicio

1

Notifica mediante oficio el

calendario escolar

autorizado en la H. Junta

Directiva del COBAEM, con

el fin de que tenga

conocimiento del inicio y

termino de clases y

determine los tiempos de

entrega y captura del

Formato 911 de inicio y fin

de cursos, distribuyendo

copias.

2

Recibe el oficio de

conocimiento de fechas

escolares del COBAEM, se

entera, firma acuses y toma

conocimiento.

3

Elabora y enva el oficio de

pedimento, incluye el

Formato Estadstica Bsica

911 de inicio o fin de cursos,

con el link de la pgina

oficial y la relacin de

contraseas para acceder al

sistema WEB del G.E.M.

para recopilacin y captura

de datos.

4

Recibe oficio de solicitud de

llenado y entrega de los

formatos Estadstica Bsica

911 de inicio o fin de cursos

correspondientes, con el

link de la pgina oficial y la

relacin de contraseas

para acceder al sistema

WEB del G.E.M. y turna para

su atencin. Obtiene acuse

de recibo y archiva.

5

Recibe turno del oficio y

documentos, se entera y

firma acuse, determina las

fechas en que deber

realizar la entrega,

aplicacin, revisin y

captura de los formatos, de

acuerdo a los tiempos

establecidos por la U.P.P.E.I.

y E., comunica y entrega

copia del turno con relacin

de contraseas y formatos

correspondientes.

6

Recibe turno del oficio,

contraseas e indicaciones,

programa reuniones; solicita

mediante memorndum

dirigido al titular de cada

unidad educativa del

COBAEM, donde se

especifique el lugar, fecha y

hora de la reunin y las

caractersticas con las que

habr de contar la

informacin reportada,

adems de entregarles

copia simple (fotosttica)

de los formatos originales.

7

Reciben indicaciones y

formatos originales,

fotocopia los formatos y

elabora el calendario de

captura y el memorndum

solicitado, el cual ira dirigido

al titular de cada unidad

educativa del COBAEM;

entrega documentos.

Analistas

Administrativos del

Departamento de

Estadstica y Evaluacin

8

Recibe las fotocopias, el

calendario de captura y

memorndum de solicitud,

revisa memorndum y

determina:

Requiere

modificaciones?

9

Las notifica al analista

administrativo a su cargo

para realizarlas.

Si

10

Reciben indicaciones,

modifica el memorndum y

entregan para su validacin

y firma. Se conecta con la

operacin nmero 8.

8

11

Firma memorndum

dirigido a los titulares de

cada unidad educativa del

COBAEM y entrega con

fotocopias de los formatos

y da indicaciones.

A

No


Edicin:

Tercera

Fecha:

Enero de 2013

Cdigo:

205N12002/01

Pgina: 15 de 26




de Estadstica y

EValuacin


y Evaluacin


COBAEM



Incorporadas y

Evaluacin

Analistas

Administrativos del

Departamento de


A

12

Reciben copias de formatos,

memorndum firmado e

indicaciones, anexan a cada

memorndum una fotocopia

del formato y envan.

Obtiene acuse de recibo y

archiva.

13

Reciben memorndum y

fotostticas de los formatos,

concentran y reportan la

informacin solicitada,

elaboran y firman el

memorndum de respuesta,

que entregan en reunin

programada.

14

Reciben a los Directores y

Coordinadores de Planteles

y Centros EMSAD, dan

indicaciones, entregan

fotocopias de los formatos

donde concentran la

informacin solicitada e

inician con la revisin de la

informacin reportada y

determinan:

Requiere

modificaciones?

15

Notifica para realizarlas.

Si

17

Validan informacin reportada

y entregan contraseas de

acceso al sistema de la pagina

WEB de G.E.M; solicitan la

captura de la informacin, al

trmino de esta, debern

imprimir y firmar los acuses de

captura correspondientes, as

como plasmar el sello oficial

del centro educativo.

16

Reciben indicaciones,

modifican informacin y

entregan. Se conecta con la

operacin nmero 14.

14

18

Reciben fotocopia con

informacin validada,

indicaciones y contraseas

de acceso al sistema,

capturan la informacin de

la fotocopia en la Pgina

WEB del G.E.M., imprimen,

sellan y firman acuses

correspondientes y los

entregan.

19

Reciben acuses de

informacin validada y

sellada, archivan y entregan

formato 911 en una hoja de

Excel para facilitar el uso de

la informacin y solicitan

complementar los formatos

con la informacin validada

de las fotocopias y

capturada en la Pgina WEB

del Gobierno del Estado de

Mxico.

20

Reciben archivo del formato

911 en una hoja de Excel,

capturan informacin en la

pgina del G.E.M., imprimen

tres copias, sellan, firman y

distribuyen copias.21

Reciben copias de formatos

complementados, los

concentran y ordenan con

los acuses de captura.

Elaboran oficio de respuesta

y se colocan los acuses

originales en carpetas, turna

documentacin.

B

No


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Tercera

Fecha:

Enero de 2013

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205N12002/01

Pgina: 16 de 26




de Estadstica y

EValuacin


y Evaluacin


COBAEM



Incorporadas y

Evaluacin

Analistas

Administrativos del

Departamento de


B

22

Recibe oficio y las carpetas

con la informacin generada

por el sistema de estadstica

bsica 911, revisa el oficio y

determina:

Requiere

modificaciones?

23

Entrega oficio con

observaciones para ser

realizadas.

Si

25

Rubrica oficio y entrega

junto con la carpeta.

24

Recibe oficio con

observaciones, corrige y

entrega. Se conecta con la

operacin nmero 22.

22

No

26

Recibe oficio y carpeta,

rubrica oficio y entrega

documentos.

27

Recibe oficio y carpeta,

firma oficio y remite

documentacin a la

U.P.P.E.I. y E.

Se conecta con el

Procedimiento de

Elaboracin de Estadsticas para la Obtencin de

Indicadores Educativos.


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Pgina: 17 de 26

MEDICIN

Indicador para medir la gestin de respuesta

Nmero de Formatos entregados

Nmero de Formatos Solicitados por turno

REGISTRO DE EVIDENCIAS

La entrega de los formatos con la informacin solicitada queda registrada temporalmente en el archivo de trmite correspondiente a la Direccin General y la Direccin de Planeacin y Evaluacin Institucional del COBAEM.

X 100=% de solicitudes atendidas


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FORMATOS E INSTRUCTIVOS

FO DEE-16 Formato de Estadstica Bsica 911 Inicio de Cursos


OBSERVACIN: INCLUYA EN TODAS LAS PREGUNTAS DE ESTA SECCIN A LOS ALUMOS Y GRUPOS DE LOS PLANTELES DE EXTENSIN O MDULOS.

I. ALUMOS Y GRUPOS

3. Escriba la cantidad de alumnos de nacionalidad extranjera, desglosndolo por sexo.

HOMBRES MUJERES TOTAL

ESTADOS UNIDOS

CANADA

CENTROAMRICA Y EL CARIBE

SUDAMRICA

FRICA

ASIA

EUROPA

OCEANA

TOTAL

4. Escriba, por grado, el nmero de grupos existentes.

NOMBRE DEL REA

1 Bachillerato General Unico 1 (1 Y 2 semestres)

2 2 (3 Y 4 semestres)



5 TOTAL

6

DEPARTAMENTO DE ESTADSTICA DEL ORGANISMO RESPONSABLE DE LA EDUCACIN EN EL ESTADO

BACHILLERATO GENERAL INICIO DE CURSOS

1. Escriba el total de alumnos desglosndolo por grado y sexo.

GRADO SEMESTRE HOMBRES MUJERES TOTAL

1 1 y 2

2 3 y 4

3 5 y 6

4 7 y 8

2. Desglose el nmero de alumnos de tercer grado, segn el rea de estudios o capacitacin que cursen, por ejemplo: Bachillerato en ciencias fsico-matemticas y

naturales, ciencias sociales y humanidades; iniciacin a la informtica o a la prctica docente, etctera.

TOTAL

ALUMNOS


ANOTE LA CLAVE DEL CENTRO DE TRABAJO TURNO


I. ALUMOS Y GRUPOS



ESTADOS UNIDOS

CANADA


SUDAMRICA

FRICA

ASIA

EUROPA

OCEANA

TOTAL


NOMBRE DEL REA





5 TOTAL

6





1 1 y 2

2 3 y 4

3 5 y 6

4 7 y 8



TOTAL

ALUMNOS




I. ALUMOS Y GRUPOS



ESTADOS UNIDOS

CANADA


SUDAMRICA

FRICA

ASIA

EUROPA

OCEANA

TOTAL


NOMBRE DEL REA





5 TOTAL

6





1 1 y 2

2 3 y 4

3 5 y 6

4 7 y 8



TOTAL

ALUMNOS




I. ALUMOS Y GRUPOS



ESTADOS UNIDOS

CANADA


SUDAMRICA

FRICA

ASIA

EUROPA

OCEANA

TOTAL


NOMBRE DEL REA





5 TOTAL

6





1 1 y 2

2 3 y 4

3 5 y 6

4 7 y 8



TOTAL

ALUMNOS




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Tercera

Fecha:

Enero de 2013

Cdigo:

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FO DEE-16

Formato de Estadstica Bsica 911 Inicio de Cursos



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Tercera

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Enero de 2013

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FO DEE-16




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FO DEE-16


FO DEE-17 Formato de Estadstica Bsica 911 Fin de Cursos


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Fecha:

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Cdigo:

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FO DEE-17

Formato de Estadstica Bsica 911 Fin de Cursos



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Fecha:

Enero de 2013

Cdigo:

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FO DEE-17




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Tercera

Fecha:

Enero de 2013

Cdigo:

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FO DEE-17


INSTRUCCIONES GENERALES DE LLENADO FORMATO 911 INICIO DE CURSOS

Para contestar este cuestionario utilice bolgrafo de punto fino, de tinta azul o negra, o lpiz y letra de molde. Presione lo suficiente para que se marque adecuadamente cada una de las copias. Para hacer cualquier correccin, aplique un poco de corrector o borre perfectamente cada una de las copias y escriba el dato correcto.

Llene las reas cuadriculadas cargando los datos a la derecha, no ponga ceros en los cuadros no utilizados.

Utilice los datos obtenidos al 30 de septiembre, independientemente de la fecha de llenado.

Al terminar de contestarlo, verifique que no falte algn dato y que las sumas sean correctas, separe los juegos, segn los datos marginales.

El responsable de llenado dispone de cinco das hbiles para dar respuesta.

Este cuestionario debe ser oficializado mediante la forma del director o del responsable del centro de trabajo y el sello de ste en el reverso de la ltima pgina.

El centro de trabajo debe conservar la copia en color de este documento.


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INSTRUCCIONES GENERALES DE LLENADO FORMATO 911 DE FIN DE CURSOS

Para contestar este cuestionario utilice bolgrafo de punto fino, de tinta azul o negra, o lpiz y letra de molde. Presione lo suficiente para que se marque adecuadamente cada una de las copias. Para hacer cualquier correccin, aplique un poco de corrector o borre perfectamente cada una de las copias y escriba el dato correcto.

Llene las reas cuadriculadas cargando los datos a la derecha, no ponga ceros en los cuadros no utilizados.

Utilice los datos obtenidos al 7 de julio, independientemente de la fecha de llenado.

Al terminar de contestarlo, verifique que no falte algn dato y que las sumas sean correctas, separe los juegos, segn los datos marginales.

El responsable de llenado dispone de cinco das hbiles para dar respuesta.

Este cuestionario debe ser oficializado mediante la forma del director o del responsable del centro de trabajo y el sello de ste en el reverso de la ltima pgina.

El centro de trabajo debe conservar la copia en color de este documento.

-GLOSARIO

Grupo: Conjunto de alumnos que cursan, en un mismo espacio educativo y con igual horario, las materias establecidas en un plan o programa de estudios correspondiente a un grado escolar.

Altas: Alumnos inscritos o reinscritos despus del inicio del ciclo escolar.

Bajas: Alumnos que dejaron de asistir definitivamente al grado de donde se inscribieron o reinscribieron.

Alumnos de Nuevo Ingreso: Alumno que se integra por primera vez en cualquier grado escolar.

Alumno Repetidor: Es el educando que curs total o parcialmente un grado escolar y no lo acredita, por lo que se reinscribe al mismo grado.

Alumnos por Edad: Conjunto de alumnos que al primero de septiembre cumplieron una edad determinada.

Alumno Egresado: Alumno que se hace acreedor a un certificado de terminacin de estudios, una vez concluido un nivel educativo.

Alumno con Asignaturas Reprobadas: Alumno que no obtenido los conocimientos necesarios para acreditar una o ms asignaturas de cualquier grado y curso y que por lo tanto, se ve en la necesidad de presentar exmenes extraordinarios o repetir dichas materias para su acreditacin. Alumno Regularizado: Es el educando que, habiendo reprobado algunas materias en los exmenes ordinarios, las aprueba por medio de exmenes extraordinarios y logra con ello acreditar la totalidad de las materias que se imparten en determinado grado o nivel educativo.

Personal por Funcin: Personal de Tiempo Completo. Conjunto de acadmicos que imparten durante 40 horas o ms a la semana.

Personal de Tres Cuartos de Tiempo.: Conjunto de acadmicos que imparten clases de 25 a 39 horas a la semana.

Personal de Medio Tiempo: Conjunto de acadmicos que imparten clases de 15 a 24 horas a la semana.

Personal por Horas: Conjunto de acadmicos que imparten clases durante menos de 15 horas a la semana.

Nivel Educativo: Cada una de las etapas que forman un tipo educativo. Casi todos son propeduticos, y slo algunos son terminales; algunos ofrecen servicios bivalentes, es decir, el educando puede cursarlo como preparacin para ingresar a otro mas adelantado, o bien, al concluirlo, ingresar a la fuerza de trabajo.

Personal Directivo con Grupo: Personal que ejerce funciones de direccin y/o administracin en las escuelas, institutos o centros de enseanza y, adems, imparte clases a uno o ms grupos de alumnos.

Personal Directivo sin Grupo: Personal que desempea exclusivamente funciones de direccin y/o administracin en las escuelas, institutos o centros de enseanza, independientemente de su nombramiento. No tiene grupo a su cargo.

Personal Docente: Maestros cuya funcin exclusiva es la enseanza a uno o ms grupos de educandos.


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Tercera

Fecha:

Enero de 2013

Cdigo:

205N12002/01

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Personal Docente Especial: Maestros que imparten asignaturas especiales dentro del programa de estudio (consideradas en algunos casos materias o actividades de acreditacin), tales como educacin fsica, actividades tecnolgicas, educacin artsticas e idiomas, entre otras.

Personal Administrativo, Auxiliar y de Servicios: Conjunto de personas que se encarga del funcionamiento, de proporcionar servicios profesionales especiales y de mantenimiento de un centro de trabajo. Comprende las secretaras jefes de servicios administrativos, coordinadores de actividades tecnolgicas o acadmicas, auxiliares contables, mdicos, psiclogos, orientadores, trabajadores sociales, prefectos, bibliotecas, laboratorio, vigilantes, jardineros, intendentes, almacenistas, tcnicos en mantenimiento, auxiliares de servicios y chferes, entre otros.

Aula: Local construido en una escuela, y destinado a la enseanza y el aprendizaje.

Aulas Existentes: Cantidad total de locales para uso educativo que tiene un inmueble escolar, sea que se hayan construido ex profeso para la enseanza y el aprendizaje o que hayan sido adaptados.

Aulas en uso: Cantidad de locales de un inmueble escolar que se utiliza para la enseanza.

Aula adaptada: Espacio construido para un uso diferente del educativo, pero que, mediante modificaciones se emplea para la enseanza y el aprendizaje.

Taller: Sitio donde se realiza una actividad manual o tecnolgica.

Laboratorio: Local provisto de los utensilios necesarios para hacer experimentos o investigaciones cientficas o tcnicas.


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PROCEDIMIENTO

Elaboracin de Estadsticas para la Obtencin de Indicadores Educativos.

OBJETIVO

Obtener y mantener actualizados los indicadores educativos del COBAEM, mediante la elaboracin de estadsticas.

ALCANCE

Aplica al personal adscrito al Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico, encargado de la elaboracin de Estadsticas para la obtencin de indicadores.

REFERENCIAS

Ley del Sistema de Informacin, Estadstica y Geogrfica, artculos 63 fracciones IV y 45 prrafo primero (Diario Oficial de la Federacin. 16 de abril de 2008).

Reglamento Interior del Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico, Captulo XII, artculo 73, fraccin VII (Gaceta del Gobierno No. 98 del 17 de noviembre de 2004).

Manual General de Organizacin del Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico, apartado correspondiente a las funciones del Departamento de Estadstica y Evaluacin. Numeral VI, Cdigo 205N12002. (Gaceta del Gobierno No. 110 del 09 de diciembre de 2011).

RESPONSABILIDADES

El Departamento de Estadstica y Evaluacin es el rea responsable de reunir, clasificar y procesar la informacin estadstica que se genere en cada una de las unidades educativas del COBAEM a fin de obtener los indicadores educativos de la institucin.

El Director General deber:

Establecer e indicar las fechas de elaboracin y entrega de las estadsticas educativas.

Determinar y sealar las especificaciones con que debern contar las estadsticas educativas.


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El Director de Planeacin y Evaluacin Institucional deber:

Establecer y dar a conocer los perodos de concentracin de informacin, elaboracin y emisin de resultados de las estadsticas educativas, de acuerdo a los requerimientos y especificaciones establecidos por el Director General.

Mantener actualizado el sistema estadstico del COBAEM.

El Jefe del Departamento de Estadstica y Evaluacin deber:

Definir las acciones necesarias para recabar la informacin estadstica de los planteles y centros EMSAD del COBAEM.

Solicitar a Directores y Coordinadores de planteles y centros la informacin estadstica requerida.

Validar los formatos y esquemas para la obtencin y presentacin de informacin estadstica.

Supervisar y coordinar el anlisis de la informacin estadstica obtenida.

Cumplir con los tiempos de elaboracin y entrega de la informacin.

Coordinar y supervisar las actividades de los analistas a su cargo en la elaboracin de las estadsticas educativas.

El Analista Administrativo del Departamento de Estadstica y Evaluacin deber:

Elaborar los formatos con las especificaciones sealadas.

Imprimir los documentos y enviarlos a los Directores y Coordinadores de planteles y centros en los tiempos indicados.

Recibir, revisar y concentrar la informacin obtenida y cumplir en tiempo y forma con la elaboracin de las estadsticas educativas y entrega de las mismas.

Notificar al Jefe de Departamento el avance en el desarrollo de las actividades solicitadas as como cualquier imprevisto, irregularidad y/o contrariedad presentada durante la realizacin de las mismas.


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El Director del Plantel deber:


Determinar los perodos en que cada rea tendr que recabar dicha informacin, as como la fecha en que deber entregarla.

Reportar de forma veraz y completa los datos solicitados y hacerlos llegar al Jefe del Departamento de Estadstica y Evaluacin, dentro de los tiempos definidos para este fin.

El Coordinador del Centro EMSAD deber:


Determinar los perodos en que cada rea tendr que recabar dicha informacin, as como la fecha en que deber entregarla.

Reportar de forma veraz y completa los datos solicitados y hacerlos llegar al Jefe del Departamento de Estadstica y Evaluacin, dentro de los tiempos definidos para este fin.

DEFINICIONES

Centros EMSAD:

Unidades Educativas adscritas al COBAEM, que implementan la modalidad de Educacin Media Superior a Distancia.

Diagnstico: Es el resultado del anlisis realizado a los formatos y/o documentos que contengan informacin estadstica solicitada por el Departamento de Estadstica y Evaluacin a los planteles y centros EMSAD del COBAEM.

Estadstica de indicadores bsicos:

Formatos y/o modelos estadsticos mediante los cuales se expresan los datos sintticos correspondientes a la situacin de aspectos como: aprobacin, reprobacin, desercin, bajas, regulares, regularizados, eficiencia terminal y tasa de transicin.


Edicin: Tercera


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Estadstica de Inicio y Fin de Cursos:

Formatos y/o modelos estadsticos mediante los cuales se expresan los datos y la informacin de los elementos acadmicos y administrativos generados por cada uno de los planteles escolarizados y centros EMSAD del COBAEM al inicio o trmino de cada ciclo escolar.

Estadsticas educativas:

Formatos y/o modelos estadsticos mediante los cuales se expresan los datos y la informacin de los elementos acadmicos y administrativos generados por cada uno de los planteles escolarizados y centros EMSAD del COBAEM.

Indicadores: Son datos sintticos constitutivos de cada variable acadmica, que resume en forma precisa y cuantitativa la situacin de ciertos aspectos como: aprobacin, reprobacin, desercin, bajas, regulares, regularizados, eficiencia terminal y tasa de transicin.

Infraestructura Existente:

Formatos y/o modelos estadsticos mediante los cuales se expresan los datos referentes a infraestructura de los planteles escolarizados y centros EMSAD del COBAEM.

Planteles Escolarizados:

Unidades Educativas adscritas al COBAEM, que implementan la modalidad de Bachillerato General.

Proyecciones: Son pronsticos realizados con base en el anlisis de la informacin existente, de la situacin de los diversos elementos acadmicos y administrativos de los planteles y centros EMSAD del COBAEM.

INSUMOS

La elaboracin, obtencin y entrega de estadsticas e indicadores educativos.

Requerimientos y especificaciones de la informacin, definidos por las reas y organismos competentes.

Formatos elaborados por el Departamento de Estadstica y Evaluacin para concentrar informacin de cada uno de los planteles y centros del COBAEM.


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Formatos oficiales expedidos por las autoridades educativas pertinentes, para ser aplicados de manera peridica a los planteles y centros del COBAEM.

Informacin estadstica generada en cada uno de los planteles y centros EMSAD del COBAEM.

RESULTADOS

Obtencin de estadsticas e indicadores educativos elaborados a partir de datos oficiales oportunos, verdicos y actualizados, de Planteles Escolarizados y Centros de Educacin Media Superior a Distancia, del Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico.

INTERACCIN CON OTROS PROCEDIMIENTOS


POLTICAS

Los formatos elaborados por el Departamento de Estadstica y Evaluacin, que tengan como finalidad concentrar datos estadsticos para la obtencin de indicadores educativos, sern aplicados como mnimo dos veces por ao, garantizando la continua actualizacin de los mismos.

El Departamento de Estadstica y Evaluacin revisar y cotejar la informacin, a fin de detectar posibles incongruencias, de ser as, los planteles y centros tendrn la responsabilidad de ratificar o corregir los datos, si por alguna razn no lo hicieran:

a) Se tomar como vlida la informacin reportada para los efectos a que haya lugar, siendo responsabilidad del Director y/o Coordinador del plantel o centro las consecuencias que por ello resulten y;

b) Para el caso de los indicadores, perdern validez aquellos reportados para la integracin de estadsticas educativas, por lo que se tomarn en cuenta los establecidos en los Formatos de Estadstica Bsica 911, Inicio o Fin de Cursos correspondientes.


Edicin: Tercera


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DESARROLLO

No. UNIDAD


ACTIVIDAD

1.- Director General del COBAEM

Solicita de manera verbal al Director de Planeacin y Evaluacin Institucional las estadsticas e indicadores educativos del COBAEM, referentes a la: Aplicacin de los Formatos Estadstica Bsica 911 para la Obtencin de Informacin sobre las Unidades Educativas del COBAEM, proyecciones, diagnsticos y relacin de Infraestructura fsica existente; especifica los requerimientos que habrn de cubrir.

2.- Director de Planeacin y Evaluacin Institucional del COBAEM

Se entera de la solicitud, establece fechas de entrega, y las comunica con los requerimientos al Jefe del Departamento de Estadstica y Evaluacin.


Recibe la instruccin e inicia con la identificacin y clasificacin de la informacin estadstica a obtener, establece los formatos que servirn como instrumento para la obtencin de la informacin, mismos que pueden ser formatos oficiales emitidos por organismos pertenecientes al sector educativo del Gobierno del Estado de Mxico, as como de la Secretara de Educacin Pblica, y en su caso.

Formatos personalizados que debern ser diseados y elaborados en funcin de una nueva serie de datos a obtener, posteriormente instruye al analista administrativo adscrito al departamento, para que realice la bsqueda y/o elaboracin de dichos formatos, as como de los oficios de solicitud de llenado dirigidos a los titulares de planteles y centros EMSAD.


Edicin: Tercera


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No. UNIDAD


ACTIVIDAD

4.- Analista Administrativo del Departamento de Estadstica y Evaluacin

Recibe indicaciones, realiza la bsqueda, elaboracin y/o modificacin solicitada, una vez elaboradas o encontradas y/o modificadas, elabora los oficios de solicitud de llenado especificando las fechas lmites de entrega y el tipo de datos que debern reportar. Integra los oficios y los formatos y los turna al Jefe del Departamento de Estadstica y Evaluacin para su revisin y validacin.


Recibe y revisa oficios y formatos y determina:

6.- Si requiere modificaciones, se notifica al analista administrativo a su cargo para realizarlas.


Recibe indicaciones, oficios y formatos, los modifica y entrega al Jefe del Departamento para su validacin y firma. Se conecta con la operacin nmero 5.

8.-

Jefe del Departamento de Estadstica y Evaluacin

No requiere modificaciones, firma los oficios, valida los formatos y entrega al analista administrativo del departamento, indica que sean enviados oficios con formatos estadsticos a los Directores de planteles escolarizados y Coordinadores de centros EMSAD.


Recibe formatos validados y oficios firmados, organiza los paquetes anexando un formato a cada oficio, y los enva a Directores y/o Coordinadores de planteles escolarizados y centros EMSAD del COBAEM.

10.- Directores y/o Coordinadores de planteles escolarizados y centros EMSAD del COBAEM

Reciben oficio y formato, complementan el formato y lo remiten con oficio de respuesta al Jefe del Departamento de Estadstica y Evaluacin dentro de los tiempos definidos.


Edicin: Tercera


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No. UNIDAD


ACTIVIDAD


Recibe oficios y formatos, indica al analista administrativo del Departamento concentrar y capturar el total de la informacin, almacenar los formatos en carpetas, elaborar las estadsticas educativas con las especificaciones sealadas por el Director de Planeacin y Evaluacin Institucional y obtener los indicadores educativos correspondientes.

12.- Analista administrativo del Departamento de Estadstica y Evaluacin

Recibe indicaciones, oficios y formatos, revisa los datos reportados por los Directores y Coordinadores de Planteles Escolarizados y Centros EMSAD, captura la informacin en concentrados de informacin. Una vez integrada la informacin reportada, se elaboran las estadsticas educativas con las caractersticas y especificaciones sealadas por el Director de Planeacin y Evaluacin Institucional y obtienen los indicadores educativos correspondientes, almacenan los formatos en carpetas bajo resguardo del rea administrativa. Posteriormente se entregan las estadsticas con los indicadores al Jefe de Departamento de Estadstica y Evaluacin para su revisin y en su caso validacin.


Recibe y revisa las estadsticas e indicadores educativos y determina si requieren modificaciones:

14.- Si requiere modificaciones, se notifica al personal administrativo a su cargo para realizarlas.


Recibe indicaciones, modifica formatos estadsticos y entrega al Jefe del Departamento para su validacin. Se conecta con la operacin nmero 13.


Edicin: Tercera


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No. UNIDAD


ACTIVIDAD


No requieren modificaciones, entrega estadsticas con indicadores educativos al Director de Planeacin y Evaluacin Institucional, y registra la entrega en el Formato: Registro de Elaboracin y Entrega de Estadsticas Educativas.

17.- Director de Planeacin y Evaluacin Institucional

Recibe las estadsticas con indicadores educativos, y las entrega al Director General del COBAEM.

18.- Director General del COBAEM

Recibe estadsticas e indicadores educativos, las conserva para los fines correspondientes.


Edicin: Tercera


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ELABORACIN DE ESTADSTICAS PARA LA OBTENCIN DE INDICADORES EDUCATIVOS

DIRECTORES Y

COORDINADORES DE

PLANTELES

Y CENTROS

EMSAD DEL

COBAEM

ANALISTA DEL

DEPARTAMENTO DE

ESTADSTICA Y

EVALUACIN

JEFE DEL

DEPARTAMENTO

DE ESTADSTICA Y

EVALUACIN

DIRECTOR DE

PLANEACIN Y

EVALUACIN

INSTITUCIONAL

DIRECTOR GENERAL DEL

COBAEM

Recibe instrucciones

define fechas de entrega y

las notifica de manera

verbal al Jefe del

Departamento de

Estadstica y Evaluacin.

1

Recibe solicitud,

identifica la informacin

a obtener, define

formatos a utilizar e

instruye al personal a su

cargo para elaborar

oficios y formatos.

2

Recibe oficio y formato,

complementan el

formato y remiten con

oficio de respuesta al


de Estadstica y

Evaluacin.

Recibe y revisa oficios y

formatos, determina:

Recibe indicaciones,

elabora o modifica

formatos y oficios de

solicitud y los turna al


para su revisin y

validacin.

3

A

Solicita de manera

verbal a la Direccin de

Planeacin y Evaluacin

Institucional, las

estadsticas, e

indicadores educativos

del COBAEM, referente a

la: Aplicacin de los

formatos Estadstica

Bsica 911 para la

obtencin de

Informacin sobre las

unidades educativas del

COBAEM, proyecciones,

diagnsticos y relacin

de infraestructura fsica

existente; especifica los

requerimientos que

habrn de cubrir

6

8

5

INICIO

4

7

Recibe oficios, formatos

e indicaciones, modifica

y entrega al Jefe del

Departamento. Se

conecta con la operacin

nmero 5.

Firma oficios, valida

formatos y solicita

enven a directores de

planteles y centros.

Entrega al analista

formatos y oficios y les

solicita las

modificaciones.

Recibe oficios firmados,

formatos validados y

enva a directores y

coordinadores de

planteles y centros.

Requieren

Modificaciones?

No

si

9

10

5


Edicin: Tercera


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ELABORACIN DE ESTADSTICAS PARA LA OBTENCIN DE INDICADORES EDUCATIVOS

DIRECTOR GENERAL DEL

COBAEM

DIRECTOR DE PLANEACIN

Y EVALUACIN

INSTITUCIONAL

JEFE DEL

DEPARTAMENTO DE

ESTADSTICA Y

EVALUACIN

ANALISTAS DEL

DEPARTAMENTO DE

ESTADSTICA Y

EVALUACIN

DIRECTORES Y

COORDINADORES DE

PLANTELES Y CENTROS

EMSAD DEL COBAEM

Recibe oficios y formatos,

solicita concentrar, capturar y

almacenar formatos, as como

elaborar estadsticas y obtener

indicadores educativos.

15

Concentran y capturan la

informacin, almacenan

formatos en carpetas, elaboran

estadsticas y obtienen

indicadores educativos.

Entregan al Jefe del

Departamento.

11

Entrega estadstica e

indicadores y les solicita las

modificaciones.

Recibe y revisa estadsticas e

indicadores, determina si

requieren alguna

modificacin.

12

A

14

18

17

13

16

Entrega estadsticas con

indicadores educativos y

registra la entrega en el

Formato: Registro de

Elaboracin y Entrega de

Estadsticas Educativas.

Recibe las Estadsticas con

Indicadores Educativos y Entrega

al Director General.

Recibe y analiza las

estadsticas educativas, las

conserva para los fines

correspondientes.

Recibe estadsticas, indicadores

e indicaciones, modifica y

entrega al Jefe del

Departamento. Se conecta con

la operacin nmero 13.

requieren

modificaciones?

No

si

FIN

13


Edicin: Tercera


Cdigo: 205N12002/02

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MEDICIN

Indicador para medir la gestin de respuesta.

No. de estadsticas elaboradas y entregadas.

No. de estadsticas solicitadas.

REGISTRO DE EVIDENCIAS

Las Estadsticas elaboradas y entregadas quedan registradas en el formato: Registro de Elaboracin y Entrega de Estadstica Educativas, bajo resguardo del Jefe de Departamento de Estadstica y Evaluacin.

X 100 = % de solicitudes atendidas.


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FORMATOS E INSTRUCTIVOS

FO DEE-10 Alumnos, Grupos, Aulas y Anexos por Plantel

FO DEE-11 Alumnos, Grupos, Aulas y Anexos por Centro EMSAD

INSTRUCTIVO DE LLENADO

(1) En la columna Plantel se deber colocar el nombre de la totalidad de Planteles Escolarizados, adscritos al Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico, al momento de la aplicacin.

(2) En el apartado Alumnos por Semestre, se deber colocar el nmero de alumnos inscritos por plantel al inicio del semestre o ciclo escolar, desglosando la cantidad por grado y total en la columna correspondiente.

(3) En el apartado Grupos por Semestre se debern reportar la cantidad de grupos por plantel, que operan en cada grado escolar, ubicndolos en la columna correspondiente, la suma de grupos por grado deber reportarse en la columna Total.

(4) En el apartado Aulas, se deber reportar la cantidad total de aulas existentes por plantel, en las columnas siguientes la cantidad de ellas que son utilizadas y la cantidad de ellas que no fueron construidas inicialmente para uso educativo, pero han sido modificadas para ello, respectivamente.

(5) En la columna Talleres se deber reportar la cantidad total de talleres con que cuenta el plantel correspondiente.

(6) En la columna Laboratorios se deber reportar la cantidad total de laboratorios con que cuenta el plantel.

(7) En la columna Turno se deber reportar el nmero de turnos que operan en el plantel, debiendo ser turno 1 si solo cuenta con turno matutino y 2 si cuenta con turno matutino vespertino.

El presente formato tiene como objetivo recabar la informacin estadstica de los planteles para elaborar las estadsticas bsicas.

Gpos.

1ero. 3ero. 5to. Tot. 1ero. 3ero. 5to. Tot. Exist. Util. Adapt.

Total

Tall.PlantelGRUPOS POR SEMESTRE Alumnos Inscritos Aulas

Lab. Turno(1)(2) (3) (5)

(6) (7)

(8)(4)

Gpos.


Total

Tall.PlantelGRUPOS POR SEMESTRE Alumnos Inscritos Aulas

Lab. Turno(1)(2) (3) (5)

(6) (7)

(8)(4)


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FO DEE-12 Indicadores Educativos Planteles

Gpos1ero. 3ero. 5to. Tot. 1ero. 3ero. 5to. Tot. Exist. Util. Adapt.

Total

Tall.Alumnos por Semestre

CentroAulasGrupos por Semestre

(1)(2) (3) (5)

(6)(4)

Gpos1ero. 3ero. 5to. Tot. 1ero. 3ero. 5to. Tot. Exist. Util. Adapt.

Total



(1)(2) (3) (5)

(6)(4)

INSTRUCTIVO DE LLENADO

(1) En la columna Centro se deber colocar el nombre de la totalidad de Centros de Educacin Media Superior a Distancia (EMSAD), adscritos al Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico, al momento de la aplicacin.

(2) En el apartado Alumnos por Semestre, se deber colocar el nmero de alumnos inscritos por plantel al inicio del semestre o ciclo escolar, desglosando la cantidad por grado y total en la columna correspondiente.

(3) En el apartado Grupos por Semestre se debern reportar la cantidad de grupos que operan en cada grado escolar, ubicndolos en la columna correspondiente, la suma de grupos por grado deber reportarse en la columna Total.

(4) En el apartado Aulas, se deber reportar la cantidad total de aulas existentes en el centro, en las columnas siguientes la cantidad de ellas que son utilizadas y la cantidad de ellas que no fueron construidas inicialmente para uso educativo, pero han sido modificadas para ello, respectivamente.

(5) En la columna Talleres se deber reportar la cantidad de talleres de cmputo con que cuenta el centro EMSAD correspondiente.



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Escolarizados

ab s. % abs . % ab s. % ab s. % In sc. Eg re % E gre %

To ta l

D eserc i n Ef. T erm ina l (tot)Apro bado s R eprob ad o s E ficienc ia Term in al (o rd )Ap ro b ad os + R eg .P lan te l

In sc .T otal

(in icio)E xis t.

(1) (2) (3) (8) (9)(4) (5) (6) (7)

ab s. % abs . % ab s. % ab s. % In sc. Eg re % E gre %

To ta l

D eserc i n Ef. T erm ina l (tot)Apro bado s R eprob ad o s E ficienc ia Term in al (o rd )Ap ro b ad os + R eg .P lan te l

In sc .T otal

(in icio)E xis t.

(1) (2) (3) (8) (9)(4) (5) (6) (7)



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FO DEE-13 Indicadores Educativos Centros EMSAD

FO DEE-14

(1) (2) (3) (8) (9)(4) (5) (6) (7)

abs. % abs. % abs. % Insc. Egre % abs. % Egre %

TOTAL

Ef. Terminal (ordinario)Insc total

(inicio)Exist.

Desercin AprobacinCentro

Perodo ordinario de exmenes Fin de perodos extra ordinarios

Reprobacin Aprob. + Reg. Ef. terminal total

Gpos


Total



(1) (2) (3) (8) (9)(4) (5) (6) (7)

abs. % abs. % abs. % Insc. Egre % abs. % Egre %

TOTAL

Ef. Terminal (ordinario)Insc total

(inicio)Exist.

Desercin AprobacinCentro

Perodo ordinario de exmenes Fin de perodos extra ordinarios

Reprobacin Aprob. + Reg. Ef. terminal total

Gpos


Total



INSTRUCTIVO DE LLENADO.

(1) En la columna Centro se deber colocar el nombre de la totalidad de Centros EMSAD adscritos al Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico al momento de la aplicacin.

(2) En la columna Inscripcin Total de Inicio, se deber reportar la totalidad de alumnos inscritos en por centro con corte al 15 de septiembre de cada ao, fecha que se considera inicio de cursos del ciclo correspondiente.

(3) En la columna Existencia, se deber reportar la totalidad de alumnos existentes en el centro al trmino del ciclo escolar correspondiente.

(4) En la columna Desercin se deber reportar el nmero y porcentaje de alumnos desertores durante el ciclo escolar que corresponda.

(5) En la columna Aprobacin se deber reportar el nmero y porcentaje de alumnos que aprobados todas las asignaturas en perodo ordinario de exmenes, del ciclo escolar que corresponda.

(6) En la columna Reprobacin se deber reportar el nmero y porcentaje de alumnos que reprobaron de 1 a 5 asignaturas en perodo ordinario de exmenes, del ciclo escolar que corresponda.

(7) En el apartado Eficiencia Terminal Ordinario se deber reportar el nmero y porcentaje de alumnos egresados de la generacin que corresponda, con relacin al total de alumnos inscritos a primer semestre en el ciclo anterior por dos aos al de aplicacin, colocando cada dato en la columna correspondiente.

(8) En la columna Aprobados mas Regularizados se deber reportar la cantidad de alumnos aprobados hasta perodo ordinario, mas los alumnos aprobados en perodo extraordinario de exmenes.

(9) En la columna Eficiencia Terminal Total, se deber reportar la cantidad de alumnos de sexto semestre aprobados en perodo ordinario ms los alumnos aprobados en perodo extraordinario, y obtener porcentaje con relacin a la cantidad de alumnos inscritos a primer semestre del ciclo anterior por dos aos al de aplicacin.



Edicin: Tercera


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CATALOGO DE INMUEBLES ESCOLARES

FO DEE-14



Edicin: Tercera


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FO DEE-14 CATALOGO DE INMUEBLES ESCOLARES



Edicin: Tercera


Cdigo: 205N12002/02

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FO DEE-14



Edicin: Tercera


Cdigo: 205N12002/02

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Edicin:

Tercera

Fecha:

Enero de 2013

Cdigo:

205N12002

Pgina: VII

VII. SIMBOLOGA

SIMBOLO REPRESENTA Inicio o final del procedimiento: Seala el principio o

terminacin de un procedimiento, Cuando se utilice para indicar el principio del procedimiento se anotar la palabra inicio y cuando se termines se escribir la palabra FIN.

Conector de hoja en un mismo procedimiento: Este smbolo se utiliza con la finalidad de evitar las hojas de un gran tamao, el cual muestra al finalizar la hoja, hacia donde va y al principio de la siguiente hoja de donde viene; dentro del smbolo se anotar la letra A para el primer conector y se continuar con la secuencia de las letras del alfabeto.

Operacin: Representa la realizacin de una operacin o actividad relativas a un procedimiento y se anota dentro del smbolo la descripcin de la accin que se realiza en este paso Conector de Procedimientos.

Decisin: Se emplea cuando en la actividad se requiere preguntar si algo procede o no, identificando dos o mas alternativas de solucin, para fines de mayor claridad u entendimiento, se describir brevemente en el centro del smbolo lo que va a suceder, cerrndose la descripcin con el signo de interrogacin.

Lnea continua: Marca el flujo de la informacin y los documentos o materiales que se estn realizando en el rea. Su direccin se maneja a travs de terminar la lnea con una pequea lnea vertical y puede ser utilizada en la direccin que se requiera y para unir cualquier actividad.

Conector de Operacin: Muestra las principales fases del procedimiento y se emplea cuando la accin cambia o requiere conectarse a otra operacin lejana dentro del mismo procedimiento.


Edicin:

Tercera

Fecha:

Enero de 2013

Cdigo:

205N12002

Pgina: VIII

VIII. REGISTRO DE EDICIONES

Primera Edicin (Septiembre de 2007) Elaboracin del Manual de Procedimientos del Departamento de Estadstica y Evaluacin del Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico. Seg

Estadistica

Documents

Transcript of Estadistica