Manual Integral para la Participación Solidaria de los Jóvenes en Proyectos de Aprendizaje-Servicio
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ESTRATEGIA PARTICIPACIÓN Y
SERVICIO AL CIUDADANO
Descripción El presente documento recopila los ejercicios de participación ciudadana y servicio al ciudadano
programados para la vigencia 2016 en el Ministerio de Justicia y del Derecho
Ministerio de Justicia y del Derecho Calle 53 No. 13-27 PBX 4443100 Bogotá-Colombia
Presentación
Conociendo que la participación ciudadana es un deber correlativo en el cual la administración pública
promueve los espacios de interacción con los ciudadanos y éstos a su vez se involucran en la gestión que realiza
la entidad, el Ministerio de Justicia y del Derecho ha programado actividades que se ejecutarán en la vigencia
2016 cuyo propósito es garantizar la transparencia en los procesos y llegar de manera efectiva a las personas.
Como entidad pública el servicio al ciudadano efectivo, oportuno y atendiendo las necesidades particulares se
ha constituido en eje principal en la planeación de las actividades al entender el servicio como un proceso
transversal que implica el trabajo coordinado e integrado de cada una de las personas que conforman la
institución.
La gestión de la entidad está orientada por los principios de transparencia, perseverancia, cooperación,
efectividad y participación.
Ministerio de Justicia y del Derecho Calle 53 No. 13-27 PBX 4443100 Bogotá-Colombia
Contenido
Estrategia de participación y servicio al ciudadano
Marco Normativo
1. Participación Ciudadana y Control Social
1.1 Acciones de participación ciudadana y control social
1.2 Niveles de participación ciudadana
2. Rendición de Cuentas
2.1 Análisis del proceso de rendición de cuentas
2.1.1 Definición del equipo líder
2.1.2 Diagnóstico de rendición de cuentas 2015
2.1.3 Caracterización de usuarios y grupos de interés
2.1.4 Identificación de necesidades de información y valoración de información actual
2.1.5 Capacidad operativa y disponibilidad de recursos
2.2 Estrategia de rendición de cuentas
2.2.1 Objetivos
2.2.2 Elementos de la estrategia de rendición de cuentas
3. Servicio al Ciudadano
3.1. Estrategia de Servicio al Ciudadano
4. Medios de Interacción
Ministerio de Justicia y del Derecho Calle 53 No. 13-27 PBX 4443100 Bogotá-Colombia
Marco Normativo
Artículo 1 “Colombia es un Estado social de derecho, organizado en forma de República unitaria (…)
democrática, participativa y pluralista, fundada en el respeto de la dignidad humana, en el trabajo y la
solidaridad de las personas que la integran y en la prevalencia del interés general”.
Artículo 20 Establece el derecho de toda persona recibir información veraz e imparcial
Artículo 23 Derecho de petición
Artículo 74 Derecho de todas las personas de acceder a documentos públicos
Artículo 79 “La Ley garantizará la participación de la comunidad en las decisiones que puedan afectarlo (…)”
Artículo 270 "La ley organizará las formas y los sistemas de participación ciudadana que permitan vigilar la
gestión pública que se cumpla en los diversos niveles administrativos y sus resultados.
Todo ciudadano tiene derecho a estar informado periódicamente acerca de las actividades que desarrollen las
entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas o administren recursos del Estado
Democratización y control social de la administración pública Diseño de procedimientos, mecanismos y
soportes administrativos orientados a fortalecer la participación ciudadana
Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción
Constitución Política de 1991
Ley 190 de 1995
Ley 489 de 1998
Ley 1474 de 2011
Ley 1437 de 2011
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Artículo 3 numeral 6: En virtud del principio de participación, las autoridades promoverán y atenderán las
iniciativas de los ciudadanos, organizaciones y comunidades encaminadas a intervenir en los procesos de
deliberación, formulación, ejecución, control y evaluación de la gestión pública.
Disposiciones en materia de promoción y protección del derecho a la participación democrática.
Ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública
Ley 1757 de 2015
Carta Iberoamericana de Participación en la Gestión Pública
Ley 1757 de 2015
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1. PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y CONTROL SOCIAL
Según lo establecido en la Carta Iberoamericana de Gestión Pública adoptada por la XIX Cumbre Iberoamericana
de Jefes de Estado y de Gobierno Estoril- Portugal el 30 de noviembre y 1° de diciembre de 2009 en el marco de
una democracia plena se debe garantizar el “derecho de participación ciudadana en la gestión pública”. El
Ministerio de Justicia y del Derecho a través de las áreas misionales desarrollará actividades orientadas en el
Modelo Integrado de Planeación y Gestión y el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano que permitan a
la ciudadanía participar en las políticas, programas y proyectos en cada una de sus etapas: planeación, ejecución,
evaluación y seguimiento.
Elementos Rendición de Cuentas 2016
Acciones Actividades Responsable
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Generar espacios de
participación para
involucrar a la
ciudadanía en la
gestión de la entidad
Realizar una sesión de trabajo preparatoria con
directivas de organizaciones de mujeres para la
construcción de lineamientos de delitos sexuales en el
marco del conflicto armado
Dirección de
Política Criminal
y Penitenciaria
Realizar una sesión de trabajo con organizaciones de
mujeres de diferentes zonas del país y la academia para
la construcción de lineamientos de delitos sexuales en
el marco del conflicto armado
Realizar una mesa de trabajo con víctimas del conflicto
armado (mujeres y población LGTBI sobrevivientes de
violencia sexual
Dirección de
Justicia
Transicional
Realizar un ejercicio de interacción con la población
beneficiada por las "Estrategias productivas para el
fortalecimiento y acompañamiento técnico y ambiental
de la comunidad de productores pesqueros,
ACUICOLAS y PECUARIOS en la Ciénaga grande Santa
Marta"
Dirección de
Política contra las
Drogas y
Actividades
Relacionadas
1.1
Ministerio de Justicia y del Derecho Calle 53 No. 13-27 PBX 4443100 Bogotá-Colombia
Fomentar espacios de
interacción presencial
y virtual con la
ciudadanía sobre
programas
institucionales
liderados por la
entidad
Habilitar de enlace para interactuar con la ciudadanía
frente a comentarios o sugerencias sobre el
funcionamiento y operación del portal SUIN-JURISCOL
Dirección de
Desarrollo del
Derecho y
Ordenamiento
Jurídico
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Diseño de la "Guía de Participación Ciudadana del MJD"
Grupo de Servicio
al Ciudadano
Realizar un foro en materia de capacidad jurídica dirigido
a grupos de interés
Dirección de
Justicia Formal y
Jurisdiccional
Fomentar espacios de
interacción presencial
ciudadanía sobre
trámites, servicios y
programas
institucionales
liderados por la
entidad
Realizar sesiones de trabajo con temas de la Dirección de
Política Criminal y Penitenciaria
Dirección de
Política Criminal y
Penitenciaria
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Realizar mesas de trabajo ( presencial y virtual) y
capacitaciones a los usuarios del Certificado de Carencia
de informes por Tráfico de Estupefacientes
Subdirección de
Control y
Fiscalización de
Sustancias
Químicas
Participar en Ferias Nacionales de Servicio al Ciudadano Grupo de Servicio
al Ciudadano
Áreas misionales
Capacitación dirigida a autoridades judiciales para el
acceso en justicia a las personas con discapacidad.
Dirección de
Justicia Formal y
Jurisdiccional
Propiciar espacios
virtuales para la
interacción con la
ciudadanía
Publicación de conceptos relevantes emitidos por la
Dirección de Desarrollo del Derecho y Ordenamiento
Jurídico para consulta y retroalimentación con la
ciudadanía
Dirección de
Desarrollo del
Derecho y
Ordenamiento
Jurídico
Ministerio de Justicia y del Derecho Calle 53 No. 13-27 PBX 4443100 Bogotá-Colombia
Fomentar espacios
electrónicos para
recibir comentarios o
aportes de los
ciudadanos sobre las
políticas y programas
de la entidad
Habilitar un espacio virtual para la participación de la
ciudadanía frente a la consolidación de problemas y
posibles soluciones de las tres fases de la política criminal
en el portal http://www.politicacriminal.gov.co (Dirección
de Política Criminal y Penitenciaria)
Dirección de
Política Criminal y
Penitenciaria
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Generar un espacio de interacción con los conciliadores
en equidad a través de un link en la página web (Dirección
de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos)
Dirección de
Métodos
Alternativos de
Solución de
Conflictos
Incluir normas sobre
participación ciudadana
relacionadas
directamente con la
entidad en el
normograma.
Actualizar los normogramas de las áreas para incluir
normas sobre participación ciudadana (Áreas misionales
Áreas Misionales
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Identificar experiencias
y buenas prácticas de
participación ciudadana
en la entidad
Realizar un ejercicio de retroalimentación institucional
para la identificación de buenas prácticas de participación
ciudadana en la entidad (Grupo de Servicio al Ciudadano
y áreas misionales)
Grupo de Servicio
al Ciudadano y
Áreas Misionales
1.2 Niveles de participación ciudadana
1
2
3
4
5
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2. RENDICIÓN DE CUENTAS A LA CIUDADANÍA
2.1.1 Definición del equipo líder del proceso de rendición de cuentas
Para el desarrollo de las actividades planeadas en la estrategia de rendición de cuentas se definió un equipo
conformado por delegados de las diferentes áreas cuya principal función es trabajar articuladamente para dar
cumplimiento al conjunto de acciones diseñadas a partir de los roles definidos y los lineamientos establecidos
en el CONPES 3654 de 2010 y el Manual Único de Rendición de Cuentas del Departamento Administrativo de la
Función Pública.
Área Servidores designados Funciones
Oficina de Información en Justicia (Grupo de Servicio al
Ciudadano)
Yeimmy Alexandra Ortega Ardila
Carlos Andrés González Sarmiento
Acompañamiento y
orientación en la ejecución
de actividades
Consolidación de Informes
Grupo de Comunicaciones Liliana Flórez Bernal
Publicación de información
Realizar convocatoria
Publicar informes
Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos Sandra Liliana Buitrago
Dirección de Justicia Formal y Jurisdiccional Nicolás Santiago Lozano Ramírez
Dirección de Desarrollo del Derecho y Ordenamiento Jurídico Diana Mercado
Dirección de Justicia Transicional Yecsi Milena Linares Rodríguez
Dirección de Política Criminal y Penitenciaria Marcos Andrés Barrera Castiblanco
Dirección de Política contra las Drogas y Actividades
RelacionadasAidee Yomar González Acero
Ejecución de actividades
Cumplir con los
componentes de
información, diálogo e
incentivos
Evaluar los ejercicios de
diálogo presenciales
Elaboración de informes
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2.1
Ministerio de Justicia y del Derecho Calle 53 No. 13-27 PBX 4443100 Bogotá-Colombia
2.1.2 Diagnóstico del estado de la rendición de cuentas en la entidad
Para la elaboración del presente diagnóstico se tuvo en cuenta como línea base para su análisis y evaluación, el
componente de Rendición de Cuentas del Formulario Único de Reporte a la Gestión y sus requerimientos,
también se considerará como fuente de información la matriz de reporte del Modelo Integrado de Planeación
y Gestión 2015 del Ministerio de Justicia y del Derecho el cual mide el nivel de implementación de los
componentes y requerimientos del mismo y que da alcance al Decreto 2482 de 2012. A partir de los resultados
del diagnóstico se diseñó la presente estrategia.
2.1.3 Caracterización de ciudadanos y grupos de interés
Para realizar la caracterización de usuarios se fortalecerán las competencias con el acompañamiento del
Programa Nacional de Servicio al Ciudadano del Departamento Nacional de Planeación atendiendo la Guía de
Caracterización de Usuarios y Grupos de Interés.
2.1.4 Identificación de necesidades de información y valoración de la información actual
A partir de los ejercicios de interacción con la ciudadanía, de la documentación existente e información
relevante de las bases de datos de las áreas misionales se identificarán las necesidades de información y a partir
de los resultados de caracterización se realizarán consultas de expectativas para seleccionar los temas de interés
de las poblaciones objetivo. Igualmente los medios electrónicos serán una herramienta fundamental para
realizar consultas y sondeos.
2.1.5 Capacidad operativa y disponibilidad de recursos
Dada la limitación de recursos, la estrategia de rendición de cuentas para el año 2016 estará enfocada en
ejercicios de diálogo presencial en los cuales se informe a las poblaciones objetivos sobre las políticas,
programas o proyectos que lidera la institución aprovechando los espacios definidos previamente para la
ejecución de actividades propias de la gestión misional del Ministerio de Justicia y del Derecho.
2.2.1 OBJETIVOS
- Elaborar estrategias para brindar información clara, oportuna y en lenguaje sencillo sobre la gestión
realizada por el Ministerio de Justicia y del Derecho.
- Fomentar espacios de diálogo presencial para involucrar a la ciudadanía en las políticas y proyectos a
cargo de esta cartera ministerial.
2.2
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2.2.2 ELEMENTOS DE LA ESTRATEGIA DE RENDICIÓN DE CUENTAS
Elementos Rendición de Cuentas 2016
Actividad Responsable Fecha de
Ejecución
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Socialización de un documento con los resultados de la gestión de la
Dirección de Política Contra las Drogas.
Dirección de Política
contra las Drogas
25/07/2016
Publicación de información de interés relacionada con Política Criminal y Penitenciaria
Dirección de Política
Criminal y Penitenciaria
Por demanda
Elaborar y entregar un plegable con información relacionada con la
gestión realizada por la entidad en la orientación de víctimas del conflicto
armado
Dirección de Justicia
Transicional
14/04/2016
15/09/2016
Informar a la ciudadanía sobre los resultados en la gestión de y
actividades dela Dirección de Justicia Formal y Jurisdiccional relacionados
con los proyectos y funciones de la dependencia en especial los asuntos
relacionados en discapacidad
Dirección de Justicia
Formal y Jurisdiccional
01/11/2016
Elaborar un documento físico y digital de rendición de cuentas del proceso
de implementación del Sistema SUIN-JURISCOL.
Dirección de Desarrollo
del Derecho y
Ordenamiento Jurídico
30/11/2016
Generación de boletín con información del Programa Nacional de Justicia en Equidad.
Dirección de Métodos
Alternativos de
Solución de Conflictos
29/03/2016
11/07/2016
Seleccionar y preparar información oficial para difundir los planes y
programas que el Ministerio de Justicia y del Derecho desarrolla en el país
cumpliendo los principios de calidad, disponibilidad y oportunidad para
llegar a todos los grupos poblacionales y de interés
Grupo de
Comunicaciones
01/01/2016
31/12/2016
Acciones de
Información
Med
ios
Informes digitales
Página Web y Redes Sociales
Comunicados de Prensa
Plegables y Boletines
Datos abiertos
Ministerio de Justicia y del Derecho Calle 53 No. 13-27 PBX 4443100 Bogotá-Colombia
Elementos Rendición de Cuentas 2016
Actividad Responsable Fecha de
Ejecución
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Realizar la exposición pública del informe de rendición de cuentas del
proceso de implementación del Sistema SUIN-JURISCOL
Dirección de Desarrollo
del Derecho y
Ordenamiento Jurídico
25/07/2016
Fomentar un escenario de diálogo con ciudadanía en general y con
presencia de personas con discapacidad, sobre las resultados en la gestión
por parte de dirección de Justicia Formal y Jurisdiccional
Dirección de Justicia
Formal y Jurisdiccional
Por demanda
Presentación de resultados de la participación del Ministerio de Justicia y
del Derecho en la Unidad Móvil de Atención a Víctimas del Conflicto
Armado
Dirección de Justicia
Transicional
14/04/2016
15/09/2016
Realizar un ejercicio de comunicación con un grupo de interés
seleccionado
Dirección de Métodos
Alternativos de
Solución de Conflictos
01/11/2016
Realizar un conversatorio sobre "El papel del Ministerio de Justicia y del
Derecho en el desarrollo rural y el tránsito a la legalidad"
Dirección de Política
contra las Drogas y
actividades
relacionadas
30/11/2016
Ejercicios de diálogo e interacción con los Adolescentes y jóvenes
participantes en el ejercicio de la Campaña de prevención del delito en
adolescentes y jóvenes
Dirección de Política
Criminal y Penitenciaria
29/03/2016
11/07/2016
Realizar la convocatoria a través de la página web a medios de
comunicación y a la ciudadanía en general para participar en consultas,
diálogos y evaluación
Grupo de
Comunicaciones
01/01/2016
31/12/2016
Acciones de
Diálogo
Med
ios
Diálogo presencial
Página Web y Redes Sociales
Espacios de participación
Conversatorios
Foros Temáticos
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Elementos Rendición de Cuentas 2016
Actividad Responsable Fecha de
Ejecución
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Generar incentivos a la ciudadanía en los ejercicios de rendición de
cuentas de la entidad.
Áreas Misionales
Por demanda
Capacitación a servidores públicos para fomentar la rendición de cuentas Grupo de Gestión
Humana Grupo de
Servicio al Ciudadano
30/05/2016
30/06/2016
Realizar concurso entre los funcionarios sobre el conocimiento que tienen
del Ministerio de Justicia y del Derecho Grupo de Gestión
Humana Grupo de
Comunicaciones
15/09/2016
Elementos Rendición de Cuentas 2016
Actividad Responsable Fecha de
Ejecución
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Evaluación de la estrategia de Rendición de Cuentas del Ministerio de Justicia y del Derecho
Grupo de Servicio al
Ciudadano
15/12/2016
Evaluar de las acciones establecidas en la estrategia de Rendición de Cuentas
Grupo de Servicio al
Ciudadano
15/12/2016
Publicar el informe final de Participación Ciudadana y Rendición de
Cuentas del Ministerio de Justicia y del Derecho
Grupo de
Comunicaciones
30/12/2016
Acciones de
Incentivos
Med
ios
Certificados de participación
Reconocimiento público
Recordatorios
Capacitación a servidores
Concurso de conocimiento de la entidad
Ciudadanos
Servidores
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3. SERVICIO AL CIUDADANO
El Ministerio de Justicia y del Derecho establece como eje principal la eficacia y calidad en la prestación de los
servicios. Al ser entendido como un proceso transversal cada una de las áreas de la institución se encuentran
comprometidas con la mejora continua de los procesos.
Estrategia de Servicio al Ciudadano
Estructura Administrativa y Direccionamiento Estratégico
Actividad Responsable Fecha de Ejecución Realizar una jornada de retroalimentación sobre Servicio al Ciudadano en el Ministerio de Justicia
Secretaría General 30 de junio
Fortalecimiento de los canales de atención
Actividad Responsable Fecha de Ejecución Realizar una jornada de retroalimentación sobre Servicio al Ciudadano en el Ministerio de Justicia
Secretaría General 30 de junio
Atender los requerimientos de información que presenta el ciudadano a
través de las Redes sociales y de la página web
Grupo de
Comunicaciones
01 de enero de 2016
31 de diciembre de
2016
Elaborar informes cuatrimestrales de atención a los ciudadanos para
identificar oportunidades de mejora en la prestación de los servicios
Dirección de Métodos
Alternativos de
Solución de Conflictos
Dirección de Justicia
Transicional Grupo de
Servicio al Ciudadano
31 de mayo de 2016
15 Enero de 2017
Realizar mesas de trabajo internas con el fin de definir estrategias para la
atención de los ciudadanos y usuarios que acuden presencialmente a la
entidad teniendo en cuenta los lineamientos establecidos por el Grupo de
Servicio al Ciudadano.
Dirección de Métodos
Alternativos de
Solución de Conflictos
Subdirección de
Control y Fiscalización
de Sustancias Químicas
y Estupefacientes
01 de mayo
30 de noviembre
Poner a disposición de la ciudadanía información relevante para facilitar el
acceso a los trámites y servicios que presta la entidad
Grupo de
Comunicaciones
Grupo de Servicio al
Ciudadano
Por demanda
Implementar herramienta tecnológica que permita la caracterización y
seguimiento de las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS)
tramitadas por las diferentes dependencias de la entidad.
Subdirección de
Sistemas Servicio al
Ciudadano
01 de enero de 2016
31 de diciembre de
2016
Aplicar un autodiagnóstico de espacios físicos para identificar los ajustes
requeridos
Grupo de Servicio al
Ciudadano
01 de mayo de 2016
31 de mayo de 2016
Ministerio de Justicia y del Derecho Calle 53 No. 13-27 PBX 4443100 Bogotá-Colombia
Estrategia de Servicio al Ciudadano
Talento Humano
Actividad Responsable Fecha de Ejecución Gestionar y realizar jornadas de sensibilización con el propósito de
fomentar y fortalecer el servicio al ciudadano. Grupo de Gestión
Humana Grupo de
Servicio al Ciudadano
15 de abril de 2016
30 de noviembre de
2016
Acciones normativas y procedimentales
Actividad Responsable Fecha de Ejecución
Elaborar el reglamento interno para el trámite de peticiones, quejas y
reclamos
Secretaría General
30 de junio
Articular dentro del Subproceso de Servicio al Ciudadano protocolo de
atención (canal telefónico, escrito, y virtual) a víctimas del conflicto no
organizadas para el registro de observaciones, solicitudes y/o propuestas
de las mesas de participación que han recibido respuesta positiva y/o
negativa teniendo en cuenta los hechos victimizantes y los enfoques
diferenciales.
Grupo de
Comunicaciones
01 de enero de 2016
31 de diciembre de
2016
Generar la política de tratamiento de datos personales
Dirección de Métodos
Alternativos de
Solución de Conflictos
Dirección de Justicia
Transicional Grupo de
Servicio al Ciudadano
31 de mayo de 2016
15 Enero de 2017
Relacionamiento con el ciudadano
Actividad Responsable Fecha de Ejecución
Caracterizar a los ciudadanos - usuarios - grupos de interés (periodistas y
ciudadanía en general) y revisar la pertinencia de la oferta, canales,
mecanismos de información y comunicación empleados por la entidad.
Grupo de
Comunicaciones
01 de enero de 2016
31 de diciembre de
2016
Realizar la caracterización de usuarios, ciudadanos y grupos de interés Todas las áreas del
Ministerio de Justicia y
del Derecho
31 de mayo de 2016
30 de noviembre de
2016
Realizar ejercicios de participación que involucren a la ciudadanía en la
gestión de la entidad
Áreas Misionales
31 de julio de 2016
31 de diciembre de
2016
Ministerio de Justicia y del Derecho Calle 53 No. 13-27 PBX 4443100 Bogotá-Colombia
Realizar periódicamente mediciones de percepción del grupo objetivo al
que va dirigida la información respecto a la calidad y accesibilidad de la
oferta institucional y el servicio recibido, e informar los resultados al nivel
directivo con el fin de identificar oportunidades y acciones de mejora.
Áreas Misionales
Grupo de
Comunicaciones Grupo
de Servicio al
Ciudadano
31 de julio de 2016
31 de diciembre de
2016
Jornadas de atención a ciudadanos víctimas del conflicto armado en el
marco de la estrategia de la Unidad Móvil de Atención
Dirección de Justicia
Transicional
28 de marzo de 2016
06 de diciembre de
2016
Talleres de difusión de la herramienta electrónica Legalapp en puntos Vive
Digital y Casas de Justicia. Presencia de comunidad en general Dirección de Justicia
Formal y Jurisdiccional
30 de noviembre de
2016
Realizar una jornada de servicios y de información misional del sector
justicia y del derecho a la ciudadanía
Grupo de Servicio al
Ciudadano
10 de junio de 2016
10 de agosto de 2016
4. MEDIOS DE INTERACCIÓN
El Ministerio de Justicia y del Derecho tiene habilitado el correo electrónico [email protected]
para que la ciudadanos presenten sus recomendaciones, sugerencias o comentarios sobre el presente
documento. Este buzón será utilizado exclusivamente para este fin, si desea presentar una petición o solicitud
relacionada con nuestra competencia podrá ser formulada en la página
web http://www.minjusticia.gov.co/ Servicio al Ciudadano/Peticiones, Quejas y Reclamos o mediante escrito
dirigido a la Calle 53 No. 13-27 o puede comunicarse al PBX 4443100 extensión 1127/1130 le atenderán los
servidores del Grupo de Servicio al Ciudadano.
Documento Estrategia de Participación y Servicio al Ciudadano
Elaborado por Grupo de Servicio al Ciudadano
Anexos 1. Informe rendición de Cuentas 2015
2. Diagnóstico rendición de Cuentas 2015
Versión 1
Fecha Actualización 31 de marzo de 2016