Estrategias para administrar el tiempo

PROPUESTA

TALLER DE CAPACITACIÓN PROFESIONAL

ESTRATEGIAS PARA

ADMINISTRAR EL TIEMPO

DOCENTE RESPONSABLE: PROF. ALICIA B. LÓPEZ

DESTINADO A PERSONAL JERÁRQUICO DE LA UNMDP

CUPO: MÁXIMO 20 PARTICIPANTES

DURACIÓN: 5 encuentros semanales de 3 horas reloj cada uno

CONOCIMIENTOS PREVIOS: NIVEL MEDIO O EQUIVALENTE

JUSTIFICACIÓN Y FUNDAMENTACIÓN DEL TALLER “El tiempo es dinero”… sin embargo, en los cargos jerárquicos se suele gestio-nar mejor el uso del dinero que el del tiempo. Y sin embargo, el tiempo es más valioso que el dinero. Solemos decir que “la plata va y viene”… sin embargo, el tiempo sólo va… El tiempo es la vida misma. Esta propuesta se basa en el modelo pedagógico “Aprendizaje por la acción”1 que propicia la “educación basada en competencias”; competencia entendida como la capacidad para llevar a cabo ciertas tareas eficazmente. En este caso, la gestión del tiempo como recurso escaso. En este taller se trabajará especialmente la actitud proactiva hacia la adminis-tración del tiempo personal, ofreciendo diversos instrumentos para que el per-sonal jerárquico de la Universidad Nacional de Mar del Plata pueda reflexionar sobre su propia práctica y discernir cómo aplicarlos en distintas situaciones.

OBJETIVOS DEL TALLER � Tomar conciencia del valor de nuestro tiempo como recurso escaso. � Identificar los principales obstáculos para la organización eficiente del

propio tiempo � Conocer algunos instrumentos de organización personal del tiempo

CONTENIDOS DEL TALLER

Primer encuentro La concepción del tiempo en nuestra cultura y la percepción personal del tiempo. Tiempo, stress y logros. Gestión de recursos escasos. El tiempo como recurso escaso. Lo urgente, lo necesario y lo importante. Obstáculos para la gestión eficaz del tiempo

Segundo encuentr La tiranía del presente. El manejo del tiempo a corto plazo. Herramientas para identificar las actividades “devoradoras de tiempo”. Listas y diarios.

Tercer encuentro Estrategias para administrar el tiempo discrecional. La manía de dejar las cosas para después. El tiempo unido a objetivos. Estrategias para establecer prioridades

Cuarto encuentro El manejo del tiempo a mediano y largo plazo. La resistencia al cambio. Planificar el tiempo y los proyectos. Estrategias para manejar las tensiones del cargo.

1 Hansen-Rojas, G. Aprendizaje por la acción. Un principio pedagógico para la educación

general y la formación técnico-profesional. GTZ. Cooperacón alemana para el desarrollo. Santiago de Chile, 1998

Quinto encuentro La delegación como estrategia de administración del tiempo. Pseudodelegación, dele-gación en asistentes y asesores. El trabajo en equipo como estrategia de gestión del tiempo. Problemas asociados a la delegación y al trabajo en equipo.

BIBLIOGRAFÍA PROPUESTA López. A. Taller “Estrategias para administrar el tiempo”. Edición de autor, Mar del Plata, 2007.

PROPUESTA PEDAGÓGICA Dado que la propuesta se inscribe dentro del modelo pedagógico Aprendizaje por la Acción, la capacitación propuesta se realizará bajo la modalidad de Taller presencial.

EVALUACION

Condiciones para la aprobación Asistencia a por lo menos cuatro encuentros y aprobación de un trabajo final de apli-cación.

Instrumentos de evaluación Se concibe a la evaluación como un proceso continuo de enseñanza y aprendizaje. La observación, la participación activa en las actividades del taller y la reflexión sobre la propia práctica se plasmarán en el trabajo final de aprobación. En la misma línea, se administrará una encuesta de satisfacción a los participantes como instrumento para la mejora continua de la calidad de las capacitaciones ofrecidas.

Estrategias para administrar el tiempo -UNMDP - 2008

Prof. Alicia López - [email protected] 1

ESTRATEGIAS PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO

Taller de Capacitación No DocenteUniversidad Nacional de Mar del Plata

Prof. Alicia López, junio 2008

Nuestro Curso

La percepción del tiempo

La tiranía del presente

El tiempo discrecional

El tiempo a largo plazo

La delegación de tareas y responsabilidades

Primer encuentro

La concepción del tiempo en nuestra culturaLa percepción personal del tiempoTiempo, stress y logrosLo urgente, lo necesario y lo importanteObstáculos para la gestión del tiempo



Segundo encuentro


El manejo del tiempo a corto plazo

Herramientas para identificar las “actividades devoradoras” de tiempo

Listas

Tercer encuentro

El tiempo unido a objetivos

Estrategias para administrar el tiempo discrecional

La manía de dejar las cosas para después

Estrategias para establecer prioridades

Cuarto encuentro

El manejo del tiempo a mediano y largo plazo

La resistencia al cambio

Planificar el tiempo

Las tensiones del cargo



Quinto encuentro

La delegación como estrategia de administración del tiempo

El trabajo en equipo como estrategia de administración del tiempo

Problemas asociados a la delegación y al trabajo en equipos

Primer encuentro

La concepción del tiempo en nuestra culturaLa percepción personal del tiempoTiempo, stress y logrosLo urgente, lo necesario y lo importanteObstáculos para la gestión del tiempo

Cultura y percepción del tiempo

Percepción circular del tiempoEternidad, predestinación y espirales

Percepción dialéctica del tiempoNadie se baña dos veces en el mismo río

Percepción lineal del tiempoEternidad, redención y flechas



Actitud hacia el logro

Metáforas del tiempo

Descripción del tiempo

Los sucesos pasados

La percepción del tiempo: Para quien estásentado sobre una estufa caliente, tres segundos pueden parecerle una eternidad

Imágenes del tiempo

Materia prima inagotable o recurso escaso

El tiempo atado a ciclos naturales o a relojes

Refranes y fábulas populares

Tiempo, estrés y logros

Tan ocupados en apagar incendios que no queda tiempo para pensar cómo prevenirlos …

Cómo el pasado condiciona nuestro comportamiento

Las decisiones de otros sobre nosotros



Nosotros y los miedos …

Miedo a la ambigüedadAtención excesiva a los detallesNormalización Estandarización

Miedo a perder el controlNormas enredadasAutoestima y confianzaMe veo … me ven …

Obstáculos para gestionar el tiempo

Desde la organizaciónEstructura organizacional

Descripción ambigua del cargo

Informes que no se leen

Conflictos interpersonales

Desde la propia oficinaCorrespondencia innecesaria

Interrupciones inesperadas

Material extraviado

Personal poco calificado

Doble agenda

Días fraccionados

InterrupcionesEl personal pide instruccionesVisitas y encuentros en pasillos

Contestar llamadas y correos-eEl uso del celularCorreo innecesario y spam

El trabajo llega a casa¿Trabajo creativo o día de 72 horas?



Perspectivas a corto plazo

Recompensas y castigos: “En el largo plazo todos estaremos muertos” (J. Keynes)

Los asuntos pequeños adquieren grandes proporciones

Los objetivos grandes y duraderos llevan tiempo

Identificando “ladrones de tiempo”

Ubique los obstáculos para la gestión del tiempo en la tabla

x1

x2

Temor a la ambigüedad

Perspectivas de corto plazo

Días fraccionados

Obstáculo

Llevando a la propia práctica

Haga una lista de todo lo que le hace desperdiciar su tiempo

Distinga aquellos obstáculos sobre los que podría intervenir

En lo posible, establezca relaciones de causalidad entre ellosHaga una lista de todas las actividades que caracterizan su trabajo

Cuando sea posible, asocie a cada actividad el obstáculo que le impide aprovechar el tiempo



Segundo encuentro


El manejo del tiempo a corto plazo

Herramientas para identificar las “actividades devoradoras” de tiempo

Listas


Cuando la única realidad es la presente …

Uno se concentra en extinguir el fuego o huir de él

Detenerse a pensar el futuroAnalizar lo que pasó, considerar la probabilidad de futuras ocurrencias y planear acciones

Las trampas del presente

Lo quiero ¡ahora y ya!

Se premia lo observable

Se recuerda lo último que se hizo

El efecto halo



Sin tiempo para pensar

Sin tiempo para leerSe lee cada vez menos acerca de menos áreas de conocimiento, reduciéndose a lecturas técnicas y de actualidad

Sin tiempo para pensarSe pierde contacto con los valores y aspiraciones, dificultándose iniciar cambios fundamentales

Obstáculos para gestionar el tiempo

Desde la organizaciónEstructura organizacional

Descripción ambigua del cargo

Informes que no se leen

Conflictos interpersonales

Desde la propia oficinaCorrespondencia innecesaria

Interrupciones inesperadas

Material extraviado

Personal poco calificado

Doble agenda

Días fraccionados

InterrupcionesEl personal pide instruccionesVisitas y encuentros en pasillos

Contestar llamadas y correos-eEl uso del celularCorreo innecesario y spam

El trabajo llega a casa¿Trabajo creativo o día de 72 horas?



Perspectivas a corto plazo

Recompensas y castigos: “En el largo plazo todos estaremos muertos” (J. Keynes)

Los asuntos pequeños adquieren grandes proporciones

Los objetivos grandes y duraderos llevan tiempo

Discernir lo importante

Muy importante: debe hacerse

Importante: deberían hacerse

No tan importantes: pueden ser innecesarias, pero podrían ser útiles

Sin importancia: pueden ser eliminadas

Discernir lo urgente

Muy urgentes: deben hacerse ahora

Urgentes: deberían hacerse pronto

Poco urgentes: son de largo plazo

El tiempo no es factor crítico



Análisis de la importancia intrínseca

Ubique cada una de las actividades de su lista en el casillero que considere más adecuado, según su importancia intrínseca

Sin importancia

No tan importantes

ImportanteMuy importantes

Análisis de la urgencia

Ubique cada una de las actividades de su lista en el casillero que considere más adecuado, según su urgencia

El tiempo no es factor

No tan urgentes

UrgentesMuy urgentes

Llevando a la propia prácticaLleve un registro diario de sus actividades durante esta semana

Complete el análisis de actividades según su importancia

Complete el análisis de actividades según su urgencia



Tercer encuentro


Estrategias para administrar el tiempo discrecional

Estrategias para establecer prioridades


Repensar las actividades del trabajo ¿Qué hago?¿Por qué lo hago?¿Pará qué lo hago?

Mi tiempo vale … ¿y el de los demás?Instrucciones claras y precisasUnificar agendas

Distintos tipos de tiempo

Tiempo respuesta: es el tiempo sobre el que no se tiene control. Se consume dando respuesta a los sucesos y personas que lo requieren

Tiempo discrecional: es el tiempo que puede ser controlado por la persona. Es el tiempo disponible



Actitudes ante estos tiempos

Durante el tiempo respuesta es necesario “ser simultáneo”, hábil para pasar de un asunto a otro rápidamente

Durante el tiempo discrecional es necesario “ser secuencial”, concentrado en pocos asuntos

Tiempo discrecional y efectividad

Un administrador efectivo se destaca por el número, significado y velocidad de ejecución de sus tareas en el tiempo discrecional

Consolidar actividades discrecionales para realizarlas en el tiempo controlable

Del dicho al hecho …

El tiempo discrecional está tan fraccionado que pareciera ser inutilizable

Subestimar la cantidad de tiempo discrecional que potencialmente se posee

Tiempo y capacidad para concentrarse



Crear barreras

Supervisar y clasificar toda la comunicación entrante

¿Qué asunto exige mi intervención directa? ¿Quién debe presentármelo?¿Cómo debe presentármelo?¿Cuándo debe presentármelo?

Crear barreras - Requisitos

Contar con asistente competente Con discernimiento suficiente para reexpedir el 50% de las comunicaciones entrantes y detectar los asuntos en que su superior debe expedirse personalmente

Asegurarse de que el superior leerá las comunicaciones entrantes sólo una vez antes de dar una respuesta

¿Y si no tengo ESE asistente?

Pedirle que pase las llamadas entrantes durante un plazo específico

Las llamadas entrantes fuera de ese horario, se toma nombre y teléfono de la persona y se le avisa que se devolverá la llamada personalmente



Retirarse al desierto …

Disponer de una oficina privada para trabajar a solas

Trabajar en casa una vez por semana

Cerrar la puerta de la oficina y no recibir llamada alguna (incluido el celular)

Aprovechar el tiempo de viaje

Crear horas silenciosas

Establecer un horario donde todas las llamadas de afuera no pasan del conmutadorNo se programa visitantesNo se inician llamadasSe desalientan las comunicaciones internas y las reuniones

Retirarse - RiesgosDejar para casa el trabajo rutinario o aburrido

¿Es realmente posible darse el lujo de perder todo contacto? ¿Cuál es la frecuencia y duración adecuada del retiro?

Las relaciones con otras personas pueden resentirse

La propia personalidad



Importantísimo

En todos los casos, debe tomarse debida nota de la persona que intentócomunicarse durante el aislamiento, retiro u hora silenciosa.

Indicar en que la persona requerida se comunicará personalmente en un horario preestablecido

¿Y si todo lo demás falla?

Autodisciplina

Formar asistentes competentes

Aprovechar trocitos de tiempo

Simplificar circuitos administrativos

Aprovechar trocitos de tiempo

Carpetas marrones que contienen asuntos pendientes tipo respuesta

Carpetas rosadas que contienen proyectos discrecionales en vía de elaboración

Carpetas azules con “sueños dorados” o “ideas luminosas” para el futuro



Simplificando circuitos

Manejo único de documentosEscribir en el original recibidoUtilizar formatos preimpresosMinimizar el dictado

Cualquier cosa que valga la pena hacerse bien, vale la pena hacerla despacio

Establecer prioridades

Doble juego de lo urgente y lo importante

Discernir las actividades que demandan tiempo respuesta y tiempo discrecional

Disponibilidad de recursos en el momento adecuado

Llevando a la práctica

Durante la siguiente semana, lleve un registro de los tiempos discrecionales que posee y cómo puede aprovecharlo

Identifique los síntomas que le hacen dejar las cosas para más adelante innecesariamente



Cuarto encuentro

La manía de dejar las cosas para después

La resistencia al cambio


El manejo del maletín

El maletín como pretexto para dejar las cosas para más adelante

El complejo de mártir: maletín abultado, escritorio saturado de papeles

Manipular las relaciones familiares

Dime qué comes primero y te dirécómo aprovechas el tiempo

Las causasPodría fracasar

Podría estropear mi propia imagen

Reforzar las decisiones propias en sucesos externos

Algunas tácticaLo difícil lo hago ya, lo imposible puede esperarReforzar el compromiso

Fijar el plazo para comenzar y forzar ese impulso



Otras tácticas …

Crear el impulso con tareas sencillas y programadas, durante no más de media hora

Adoptar alarmas para pasar de las tareas sencillas a las más complejas

Dejar para las mejores horas el trabajo más arduo

Más tácticas

Las recompensas por el progreso (el premio después del esfuerzo)

Involucrar a otros en la recompensa (la familia tiene derecho a compartir mi alegría)

Anticiparse a los hechos (lo mejor es enemigo de lo bueno)

La resistencia al cambioUno es la suma de sus decisiones

¿Por qué cambiar?

¿Cuándo cambiar?

¿Qué cambiar?

¿Cuánto cambiar?



Imágenes del cambio

Transición de la situación actual hacia una futura: INERCIA

Todo tiempo pasado fue mejor: AFERRARSE AL PASADO

Obsolescencia de políticas y procedimientos: INVERSION DE FINES Y MEDIOS

Fuentes de rechazo al cambioSíndrome de ANSI (Aquí No Se Inventó)

Síndrome de ALHI (Aquí Lo Hacemos Así)

La satisfacción con el presente: no sentir la necesidad de cambiar

Aversión al riesgo

El principio de autoridad


“Más vale prevenir que curar”

Un mal plan es mejor que ningún plan

Cada hora dedicada a planificar hace ganar 3 o 4 en la ejecución

Reservar tiempo para planificar y hacer todo lo posible por conservarlo



Planificar es economizar tiempo

Anticipa los resultados a alcanzarPrevé las actividades que se habrían podido omitirConsidera los obstáculos que podrían surgir en el curso del caminoSelecciona los medios a aplicarOrganiza la información útil y necesaria para tomar decisiones

Herramientas para planificar

Lista de prioridades: al finalizar cada mes:

Completar la ficha de organizaciónReservar días en la agenda para realizar las tareas prioritarias (20% del tiempo)Distribuir las prioridades en las primeras semanasPlanear la delegación de tareas al inicio del período


Listar las excusas más frecuentes que nos damos para postergar trabajo y asociarla a alguna tácticaAl intentar llevar la táctica elegida a la acción, detectar si hay o no resistencia al cambio (empezando por hacer esta actividad …)Completar la lista de prioridades y reorganizar la agenda mensual



Quinto encuentro

La delegación como estrategia de administración del tiempo

El trabajo en equipo como estrategia de administración del tiempo

Problemas asociados a la delegación y al trabajo en equipos

Delegar con eficacia

Es mejor dar que recibir

Se delegan tareas y autoridad, no se delega responsabilidad

Los principales obstáculos para la delegación son de orden psicológico

Obstáculos para la delegaciónCalidad: miedo a obtener resultados de una calidad inferior si otro lo hace (yo lo hago mejor)

Tiempo: percepción de falta de tiempo necesario para delegarlo en otros (yo lo hago más rápido)

Ego: miedo a parecer incompetente o inútil si se delegan determinadas actividades



Una política para promocionar personal ejecutivo

Si se postula para una promoción y no hay una persona en su departamento que ya fue preparada para reemplazarlo, olvide su promoción

Vencer la delegación inversa 1

Cuando nos traen un problema,Hacer que nos especifiquen el problema que encontraron

Preguntar por las soluciones que intentaron para resolverlo

Hacer que enumeren otros medios que puedan considerar

Vencer la delegación inversa 2

Reafirmamos la delegación,Sugerir ENTONCES las propias recomendaciones

Hacer que precisen el plan de acción que seguirán

Expresar confianza respecto de la capacidad para resolver el problema y alentarlo



Planificar la delegación

¿Cuáles son los resultados esperados?¿Cuáles son los plazos a respetar?¿A quiénes les confiará las tareas?¿Qué autoridad se dará a cada uno?¿Qué informaciones necesitarán?¿Cómo piensa estar al tanto del avance?¿Con qué personas puede contar y cuándo?

Iniciativa y trabajo en equipo

Trabajamos con y para otras personas

Alentar a manifestar iniciativa y creatividad

Favorecer el trabajo en equipo

Fomentar el sentido de disciplina

Establecer el grado de iniciativa

Estudie este problema, deme todos los datos, yo tomaré las decisiones

Déme las alternativas posibles con sus ítems a favor y en contra, yo elegiré

Recomiende un plan de acción, yo lo aprobaré



Establecer el grado de iniciativaDéjeme saber lo que piensa hacer, hágalo, a menos que reciba orden en contrario

Proceda, déjeme saber qué hizo y cuénteme cómo resulta

Proceda, comuníquese conmigo tan solo si su plan no resulta.

Proceda, sin consulta adicional alguna


Revisar las listas preparadas durante el taller

Lista de actividades del trabajoLista de actividades devoradoras de tiempoLista de prioridadesAnálisis de urgencia e importanciaOtros instrumentos

Preparar la propia agenda de modo coherente y consistente con lo anterior

Conclusión

Mientras que la plata va y viene, el tiempo sólo va …

Como no es posible crear tiempo, queda hacer buen uso del que tenemos

Administrar el propio tiempoEs un desafío personal a aceptarEs un arte de vivir a practicar

Estrategias para administrar el tiempo

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