ESTRUCTURA DE COSTOS Y SU IMPORTANCIA EN LA TOMA DE DECISIONES
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República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular Para la Educación Superior
Universidad “José María Vargas”
Facultad de Administración, Contaduría y Gerencia
Cátedra: Contabilidad de Gestión
Código de la Materia: 740A55
ESTRUCTURA DE COSTOS Y SU IMPORTANCIA EN LA TOMA DE
DECISIONES
Alumno: Sugelys Ojeda
C.I.:11557757
ESTRUCTURA DE COSTOS
Definición
La actividad de planeación ha cobrado vital importancia en la actualidad, debido a laGlobalización en la que se encuentran muchos países, ante el desarrollo tecnológico, laEconomía cambiante, el crecimiento acelerado de
las empresas, el desarrollo profesional yLa disponibilidad de información relevante que se posee.La planeación recibe básicamente ayuda de la contabilidad de costos (o contabilidadAdministrativa) en el diseño de acciones cuya misión es alcanzar los objetivos que se desean
En un periodo determinado, sobre todo en lo referente a la operación de la empresa,mediante el empleo de diferentes herramientas tales como los presupuestos, el modeloCosto-volumen-utilidad, el costeo por actividades; que brinda gran ayuda en el proceso de
Planeación estratégica para determinar cuál debe ser la estrategia competitiva hacia la cualDebe orientarse la empresa. Algunas definiciones establecidas sobre la estructura de costos:
“Es un proceso orientado a organizar de manera práctica la gestión
de costos, basado en las prioridades estratégicas y operativas de la
organización. Como tal, debe cubrir todas las operaciones de la
organización, definir mecanismos para el procesamiento de
datos financieros, y desarrollar la capacidad de diseminación de
información oportuna y de calidad a nivel interno y externo”.
“Conjunto de las proporciones que respecto del costo total de la
actividad del sector o de la empresa, representa cada tipo de costo.
Sabiendo que en la actividad empresarial los costos se pueden
clasificar por función, De producción, que incluyen los procesos de
adquisición de materias primas, insumos, conocimiento y similares. De
comercialización, de apoyo y Financieros. Y dentro de cada una de
ellas, de acuerdo a su relación con el volumen de producción hay
Costos Variables Y Costos Fijos”.
Partiendo de estas definiciones, se entiende que la estructura de costos es una
manera simple para organizar costos institucionales, de forma que sea útil para la
toma de decisiones, y para producir informes para audiencias internas o externas. Una
apropiada estructuración de costos es el soporte esencial para la aplicación de
procedimientos e implementación de sistemas contables. Inicialmente se debe
esquematizar de forma clara cómo opera una organización y cuáles son los
requerimientos de información.
Cuando el sistema financiero y/o contable no produce la información adecuada la
información se produce manualmente creando muchas ineficiencias y requiriendo de
más recurso humano para hacer lo que el sistema no puede, la información no se
produce de ninguna forma, y las decisiones son tomadas en un vacío. Por tal razón
una implementación de procedimientos y sistemas contables basada en una visión
parcial y/o solamente en requerimientos externos evidenciará más temprano que tarde
vacíos y limitaciones y sobre todo no podrá apoyar apropiadamente los esfuerzos
estratégicos de la organización.
Se requiere compromiso directivo para la implementación de una eficiente
estructura de costos, en algunas empresas los directivos no ofrecen apoyo para una
estructura de costos fidedigna o no le dan la importancia que amerita, es muy común
con empresas familiares o gubernamentales.
Es muy importante el alineamiento de la política de costos con los objetivos y
prioridades organizacionales, involucrar al personal clave del área programática y
financiera, poseer un amplio conocimiento de la manera en que la organización
desarrolla sus operaciones, conociendo el proceso que realiza (manufactura, comercio
o servicios) y las actividades involucradas, identificar el objeto de costos; qué se va a
costear: producto, metro, unidad, kilogramo; y los elementos que conforman el costo:
materiales, mercancías o insumos; mano de obra directa, mano de obra indirecta,
costos indirectos, costos de comercialización o costos del servicio. Los tipos de
inventarios que maneja la entidad, de acuerdo a sus actividades y negociaciones con
terceros también están dentro de la información necesaria para la existencia de una
correcta estructura de costos. Es de suma importancia contar con políticas y
procedimientos escritos que respalden la estructura de costos con instrucciones de
cómo usar el sistema.
La estructura de costo en la toma de decisiones
La Toma de decisiones en una organización debe estar basada en la estructura de
costos, la información que esta genera orienta a los diferentes niveles de
responsabilidad que esta posee. La estructura de costo permite tomar decisiones
respecto a la evaluación de los inventarios, para controlar la eficiencia en el uso de
los recursos. Para evaluar los cierres de cada periodo, para planificar las compras y a
diseñar los indicadores de gestión, para la definición del precio de venta del producto
o la viabilidad de un proceso productivo frente a un precio de venta fijado por la
demanda o por el Estado, ya que la regulación de precios lleva a considerar el uso del
costo objetivo, es decir el control exhaustivo de costos para evitar descapitalizar la
empresa, y cumplir con la demanda. Permite comparar los costos estimados con los
costos erogados o incurridos en un periodo.
La toma de decisiones en base a una estructura de costos permite utilizar y mejorar
los métodos y procedimientos para tener la mínima pérdida de valor y el mayor
aprendizaje a través del tiempo. Generar utilidades suficientes para permitir al
negocio aceptar proyectos retadores que impliquen bajos márgenes de utilidad.
Agregar valor a los proyectos realizados de tal manera que la reputación de la
organización se incremente y que la probabilidad de obtener los proyectos más
retadores y de contratar a los mejores profesionales se maximice, de modo que se
genere un espiral positivo.
En líneas generales sino se utiliza la estructura de costos en la toma de decisiones
de una institución, estará limitando su permanencia en el tiempo al no lograr llevar
un control de gastos ni poder evaluar en términos cuantitativos y cualitativos la
productividad: no siempre se ahorra más pagando menos.
La utilidad de establecer la estructura de costos esta en:
a) Comparar el Sector o la Empresa con otros Sectores o Empresas, para sacar
conclusiones respecto del propio(a). Es una comparación similar a la que se hace con
la rentabilidad sobre activos y la rentabilidad sobre el patrimonio.
b) Conocer el impacto sobre el costo total, del incremento del costo de uno de sus
elementos.
Ejemplo de implementación de un sistema de costos en una PYMES
Implementación de un sistema de costos en una empresa dedicada a la fabricación,
transformación y comercialización de vajillas de porcelana.
Primeramente hay que realizar la identificación de costos.
Realizar la agrupación de los costos en tres departamentos: producción, ventas
y administración.
En el Departamento de producción, las cuentas más importantes son las que
tienen que ver con: el costo de materia prima, el costo de mano de obra, el
costo de materiales, el costo de suministros, el costo de reparaciones y
embalajes, el costo de moldes, el costo de gastos varios, y el costo de
amortizaciones.
De la misma manera, se identificaron los costos respectivos en los otros
departamentos.
Luego de identificar los costos y de agruparlos. Se procede a clasificarlos en
costos directos e indirectos.
Después, se procede a evaluar el estado de pérdidas y ganancias para
determinar el papel de los costos. Qué costos originan pérdidas, qué costos se
encuentran bien justificados, etc.
Una vez que se conoce a fondo los costos de la empresa, se procede a conocer
también la estructura.
Se relaciona luego los costos, los tipos de costos con el departamento que
genera los mencionados costos.
Luego de realizar la tarea de identificar los costos. Se procede a conocer los
productos de la empresa.
A continuación se realiza el cálculo del costo de los productos.
Se realiza un análisis de estos costos y se procede con la implementación del
sistema.
Son estos los criterios para establecer la “Estructura de Costos”, representados
como se muestra a continuación:
Según sus Funciones Empresariales
Según su relación con el volumen de actividad