Universidad Nacional Experimental De los Llanos Occidentales

Ezequiel Zamora Barinas Edo Barinas

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA: LA ORGANIZACIÓN COMO FUNCION DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.

La organización es la segunda fase del proceso administrativo, y a través de ella el sistema establece la división del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento. Con sus principios y herramientas, se establecen los niveles de autoridad y responsabilidad, se definen las funciones, los deberes y las dependencias de las personas o grupos de personas. El proceso administrativo a través del cual se crea la estructura orgánica de la institución, se determinan los niveles de autoridad y de responsabilidad, se establecen las funciones, los deberes y las atribuciones que corresponden a los objetivos trazados previamente en el proceso de planificación u elaboración del nivel corporativo estratégico. PLANEACIÓN:

Implica la elección de las tareas que deben ser ejecutadas para alcanzar las meras organizacionales, esbozando la forma en la que dichas tareas deben ser realizadas, e indicando el momento en el que se deben ejecutar. Lo que interesa a los administradores es el éxito organizacional en el futuro cercano así como el éxito en el futuro distante. Ventajas y desventajas potenciales

Una de sus ventajas es que ayuda a estudiar a los administradores a estar orientados hacia el futuro. Estos se ven más forzados a ver más allá de sus problemas normales o cotidianos para proyectar lo que sucederá en el futuro. Una segunda ventaja es la coordinación de las decisiones. Una tercera ventaja es que pone de relieve los objetivos organizacionales. Primicia de la planeación

La planeación es la función que debe de ser ejecutada primeramente, pues las demás funciones están interrelacionadas y dependen de la planeación. Planeación estratégica

Es la planeación a largo plazo que enfoca a la organización como un todo. El largo plazo se define usualmente como un periodo que se extiende de 3 a 5 hacia el futuro. Por tanto, los administradores están tratando de determinar lo que la organización debe hacer para tener éxito en un punto situado en el periodo establecido. Planeación táctica

Consiste en formular planeas a corto plazo que pongan de relieve las operaciones actuales de las diversas partes de la organización. El corto plazo de define como el periodo de tiempo de 0 meses a 1 año en el futuro.

ORGANIZACIÓN:

Es el proceso mediante el cual los empleados y sus labores se relacionan unos con los otros para cumplir los objetivos de la empresa. Consiste en dividir el trabajo entre grupos e individuos y coordinar las actividades individuales del grupo. Organizar implica también establecer autoridad directiva. El subsistema de organización:

Su principal objetivo es facilitar el logro de las meras del sistema administrativo general proporcionando un enfoque racional para el uso de los recursos organizacionales. Estructura:

La estructura de la organización se representa principalmente por un organigrama. Tradicionalmente un organigrama se construye en forma de pirámide, donde los rangos más altos se ubican en la parte superior, mientras que los de más bajo rango, se ubican en la parte inferior.

Estructura formal es la relación que existe entre los recursos organizacionales tal como las definió la administración. Esta estructura, se representa principalmente por el organigrama. Estructura informal se define como los patrones de relaciones que se desarrollan debido al contacto informal de los miembros de la organización. La estructura informal evoluciona en forma natural y tiende a ser moldeada por normas individuales, valores o relaciones sociales. Función:

Es el tipo de actividad que está siendo ejecutada. Las principales categorías en las cuales se dividen las funciones incluyen mercadotecnia, producción y finanzas. La estructura por funciones departa mentaliza a los trabajadores y a otros recursos conforme a los tipos de actividades que estén siendo ejecutadas. Producto:

La estructura organizacional que se basa principalmente en el producto departa mentaliza los recursos conforme a los productos que estén siendo manufacturados. A medida que el sistema administrativo manufactura más y más productos se vuelve cada vez más difícil coordinar las actividades entre dichos productos. Esta organización permite a los administradores agrupar en forma lógica los recursos necesarios para producir cada producto. Territorio:

Departa mentaliza conforme al lugar en el que se está haciendo el trabajo o conforme al área geográfica de mercado en la cual se centra el sistema administrativo. A medida que las áreas de mercado y las localidades de trabajo se expanden, el espacio físico entre diversos lugares puede hacer que la tarea administrativa se vuelva extremadamente compleja. Clientes:

La estructura que se basa principalmente en el cliente establece departamentos en respuesta a los principales clientes del sistema administrativo. Esta estructura supone que los principales clientes pueden ser divididos e identificados en categorías lógicas.

Proceso de manufactura:

La estructura que se basa principalmente en el proceso de manufactura departa mentaliza los elementos conforme a las principales fases del proceso usado para manufacturar los productos. INFLUENCIA:

Es el proceso que sigue para guiar las actividades de los miembros de la organización en direcciones apropiadas. Las direcciones apropiadas son aquellas que conducen al logro de los objetivos del sistema administrativo. La influencia implica el centrarse en los miembros de la organización y tratar con aspectos tales como la moral, arbitraje de conflictos y desarrollo de buenas relaciones de trabajo entre individuos. Comunicación:

Es el proceso de compartir información con otros individuos. Puesto que la comunicación es una herramienta administrativa de uso común que a menudo se cita como la habilidad responsable del éxito de un administrador, es extremadamente importante que los candidatos a administradores estén familiarizados con la forma en que se comunican los administradores. Comunicación interpersonal:

Para tener éxito en la comunicación interpersonal, los administradores deben entender la forma en que funciona la comunicación interpersonal; la relación entre la retroalimentación y la comunicación personal; la importancia de la comunicaron personal verbal comparada con la no verbal. Comunicación interpersonal en las organizaciones:

Para ser comunicadores efectivos, los administradores no solamente deben entender solamente los conceptos de comunicación interpersonal más generales, sino que, también las características de la comunicación dentro de la organización.

La comunicación organizacional empezó a recibir un estudio sistemático a partir de la segunda guerra mundial. Esta comunicación logró avances significativos en áreas tales como teoría matemática de la comunicación y teoría conductual de la comunicación. Liderazgo:

Es el proceso de dirigir el comportamiento de otros hacia el logro de algún objetivo. Consiste en hacer que las cosas se realicen a través de las personas. Motivación:

Es el estado interno de un individuo que lo hace comportarse en una forma que se asegure el logro de alguna meta. Explica por que las personas se comportan en la forma en la que lo hacen. Los administradores, deben entender el comportamiento de los miembros de la organización para influir en ellos y así poderlos conducir a la meta.

Administradores de grupos:

El estudio de los grupos es importante para los administradores, puesto que la componente común de las organizaciones son las personas y porque la técnica más común de para realizar actividades de trabajo es dividir a las personas en grupos. A continuación se enumeran algunas importancias del grupo:

Los grupos existen en todo tipo de organización.

Los grupos participan inevitablemente en todas las facetas de la existencia organizacional.

Los grupos pueden causar consecuencias deseables o indeseables dentro de la organización.

Entender los grupos puede ayudar a los administradores a elevar la probabilidad de que los grupos con los cuales trabajan generen consecuencias deseables dentro de la organización. CONTROL:

Consiste en hacer que algo pase en la forma que se planeó que pasara. Tal como implica esta definición, la planeación y el control son virtualmente inseparables. De hecho, la planeación y el control son inseparables y los han denominado “los gemelos siameses de la administración”. Control y acción de controlar:

Es sencillamente el proceso que siguen administradores para llegar al control, según Mockler, a acción de controlar puede definirse como:

Un esfuerzo sistemático realizado por la administración de la empresa a fin de comparar el rendimiento con los estándares, planes y objetivos preestablecidos a fin de determinar si tal desempeño es acorde con estas normas y presumiblemente para tomar cualquier medida correctiva que se requiera para asegurarse de que los recursos humanos y los demás recursos de la organización están siendo usados en forma efectiva y eficiente posible en términos de logro de los objetivos de la empresa.” Tipos de control: Existen 3 tipos de control, los cuales son:

Pre control

Control concurrente

Control retroaliméntativo Pre control:

Es el que se realiza antes de que el trabajo sea ejecutado. Este tipo de control elimina

desviaciones significativas en cuanto a los resultados deseados del trabajo antes de que ocurran. A este respecto, la administración crea políticas, procedimientos y reglas encaminados a eliminar el comportamiento que causará resultados de trabajos futuros de naturaleza indeseable.

Control concurrente:

Se realiza a medida que el trabajo está siendo ejecutado. No solo se relaciona con el desempeño humano, sino también con las áreas tales como el rendimiento del equipo o la apariencia de los departamentos. Control retroaliméntativo:

El control que se centra en el desempeño organizacional pasado. Cuando se ejerce este tipo de control, los administradores están en realidad tratando de tomar una medida correctiva dentro de la organización contemplando la historia de la organización en el transcurso de un periodo específico. Esta historia puede concentrarse en solo un factor, como los niveles de inventarios, o en las relaciones entre muchos factores, como la utilidad neta antes de impuestos, el volumen de ventas y los costos de comercialización. Trabajo del contralor:

El contralor tiene como responsabilidad de asistir a los administradores de la línea en función de control reuniendo la información apropiada generando los resultados necesarios que reflejen esta información. Poder: Es la medida con la cual un individuo va a influir en los otros de forma tal que respondan a las órdenes emitidas. Poder total de un administrador:

Está formado por dos diferentes tipos; el poder del puesto y el poder personal. El primero es el derivado del rango que tiene en el organigrama, el segundo es el que se deriva de las relaciones de un administrador con otros.

Los Organigramas: El organigrama puede describirse como un instrumento utilizado por las ciencias administrativas para análisis teóricos y la acción practica. Sobre su concepto, existen diferentes opiniones, pero todas muy coincidentes. Por ejemplo, un autor define el organigrama de la manera siguiente: "Una carta de organización es un cuadro sintético que indica los aspectos importantes de una estructura de organización, incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su función respectiva."

Según el concepto de organigrama, este muestra: · Un elemento (figuras) · La estructura de la organización · Los aspectos más importantes de la organización · Las funciones · Las relaciones entre las unidades estructurales · Los puestos de mayor y aun los de menor importancia · Las comunicaciones y sus vías · Las vías de supervisión · Los niveles y los estratos jerárquicos · Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización · Las unidades de categoría especial.

El organigrama tiene alcances mayores y otros propósitos, por ejemplo, para relaciones publicas, para formación de personal, fiscalización e inspección de la organización, evaluación de la estructura, reorganización, evaluación de cargos, entre otros. Finalidad Del Organigrama: Un organigrama posee diversas funciones y finalidades. Un autor expone lo siguiente: 1. Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos niveles jerárquicos. 2. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función. 3. Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:

a. Los cargos existentes en la compañía. b. Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas. c. Como la autoridad se le asigna a los mismos. Funciones Del Organigrama: · Para la ciencia de la administración: Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y actualizaciones. · Para el área de organización y sistema: Sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión y actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través de los manuales de organización. · Para el área de administración de personal: El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal. Y en forma general sirve para: · Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización. · Comunicar la estructura organizativa. · Reflejar los cambios organizativos.

Contenido Del Organigrama:

Un organigrama puede contener diversos datos, pero según el criterio de un autor, estos son sus principales contenidos:

1. Títulos de descripción condensada de las actividades. Esto incluye generalmente el nombre de la compañía y la actividad que se defina.

2. Nombre del funcionario que formuló las cartas. 3. Fecha de formulación. 4. Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, consejo de organización, etc.). 5. Leyenda (explicación de líneas y símbolos especiales).

Clases de organigramas:

1. Según la forma como muestran la estructura son: a. Analíticos: suministran información detallada. Se destinan al uso de los directores, expertos y personal del estado mayor. b. Generales: este tipo de organigramas se limita a las unidades de mayor importancia. Se les denominan generales por ser los más comunes. c. Suplementarios: se utilizan para mostrar una unidad de la estructura en forma analítica o más detallada. Son complemento de los analíticos. 2. Según la forma y disposición geométrica de los organigramas, estos pueden ser: a. Verticales (tipo clásico): representa con toda facilidad una pirámide jerárquica, ya que las unidades se desplazan, según su jerarquía, de arriba abajo en una graduación jerárquica

descendente. b. Horizontales (De izquierda a derecha): Son una modalidad del organigrama vertical, porque representan las estructuras con una distribución de izquierda a derecha. En este tipo de organigrama los nombres de las figuras se colocan en el dibujo sin recuadros, aunque pueden también colocarse las figuras geométricas c. Organigrama Escalar: Este tipo de organigramas no utiliza recuadros para los nombres de las unidades de la estructura, sino líneas encima de los cuales se colocan los nombres. Cuando una línea sale en sentido vertical de una línea horizontal, muestra la autoridad de esta ultima.

d. Organigrama circular o concéntrico: Los niveles jerárquicos se muestran mediante círculos concéntricos en una distribución de adentro hacia a afuera. Este tipo de organigrama es recomendado por la práctica de las relaciones humanas, para disipar la imagen de subordinación que traducen los organigramas verticales.

ESTRUCTURA PIRAMIDALY NIVELES DE UNA ORGANIZACIÓN NACIONAL.

NIVEL SUPERIOR NORMATIVO

NIVEL INTERMEDIO COORDINADOR ASESOR

NIVEL INFERIOR

EJECUTIVO DIRECTO