Estructura Organizativa de Un Proyecto TIC

GERENCIA DE INFRAESTRUCTURA Y TECNOLOGAS SUBGERENCIA TECNOLOGAS DE INFORMACIN Y COMUNICACIONES

Boletn TICTecnologas al Servicio del Desarrollo InstitucionalBoletn N 13, 31 julio 2009

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE UN PROYECTO TIC

Cul es el verdadero objetivo de los proyectos de tecnologas de informacin y comunicaciones (TIC)?La realizacin de proyectos tecnolgicos no busca satisfacer un capricho de las reas de tecnologas de informacin, contrario a ello, debe visualizarse como una accin de fortalecimiento al suministro de servicios que presta la Institucin al usuario. Es por ello que se requiere en todo proyecto de TIC una correcta estructura organizativa para su direccin, accin que involucra consecuentemente la participacin activa del usuario o administrador del servicio, quien se constituye como propietario de la solucin final y por lo tanto posee la responsabilidad de la implementacin de la misma. En este sentido, las Normas Institucionales en Tecnologas de Informacin y Comunicaciones de la CCSS, establecen en el Captulo 3, Implementacin de las Tecnologas de Informacin, apartado 3.1, los siguientes aspectos de importante relevancia:

Contar con una participacin activa de las reas usuarias, las cuales tienen una responsabilidad claramente definida y adems deben aprobar formalmente las implementaciones realizadas. Establecer el respaldo claro y explcito para los proyectos de TIC, tanto del jerarca como de las reas usuarias. Instaurar lderes de proyecto con una asignacin clara, detallada y documentada de su autoridad y responsabilidad, acorde la Metodologa para la Administracin de proyectos de TIC. Analizar alternativas de solucin de acuerdo con criterios tcnicos, econmicos, operativos y jurdicos, y lineamientos previamente establecidos.

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ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE UN PROYECTO TIC (continuacin)

Contar con una definicin clara, completa y oportuna de los requerimientos, como parte de los cuales debe incorporar aspectos de control, seguridad y auditora bajo un contexto de costo beneficio. Tomar las previsiones correspondientes para garantizar la disponibilidad de los recursos econmicos, tcnicos y humanos requeridos. Realizar evaluaciones de riesgo de los proyectos, formular y ejecutar estrategias de implementacin, que incluyan todas las medidas para administrar los mismos, de forma tal que se minimice la posibilidad de que no se satisfagan los requerimientos o no se cumpla con los trminos de tiempo y costo preestablecidos.

Igualmente, las Normas Institucionales en Tecnologas de Informacin y Comunicaciones de la CCSS, en el apartado 1.5, Gestin de Proyectos de TIC, seala:

Toda unidad de trabajo de la CCSS debe administrar sus proyectos de TIC de

manera que logre sus objetivos, satisfaga los requerimientos y cumpla con los trminos de calidad, tiempo y presupuesto ptimos preestablecidos. Para estos efectos, debe promoverse la cultura de proyectos, mejores prcticas, etc., y acatar en forma obligatoria lo dispuesto en la Metodologa para la Administracin de Proyectos de TIC.

Como se puede apreciar, resalta la bsqueda de una participacin activa y efectiva de los funcionarios de las Unidades Ejecutoras que tramitan la adquisicin de las tecnologas de informacin, para mejorar la prestacin de servicios. En este sentido, todo proyecto de TIC debe conformar tres comits bsicos donde se representen los intereses de la administracin y los usuarios de los servicios. Es as, como en la Metodologa para la Administracin de proyectos de TIC, se seala en el apartado Organizacin y Responsabilidades, la conformacin de estos comits segn se aprecia en el siguiente diagrama:2




En proyectos de alta complejidad y de alcance institucional donde la solucin involucra varios sectores de la organizacin, es necesario conformar un Comit Ejecutivo con la participacin de las ms altas autoridades de las Gerencias involucradas: Gerentes y Directores, as como el Subgerente de Tecnologas de Informacin y Comunicaciones como mximo representante de las TIC. El Comit Ejecutivo es la mxima autoridad del proyecto, encargado de la supervisin y control ejecutivo del proyecto, donde se resuelven conflictos estratgicos y de inters institucional. Es la entidad que proporciona los fondos para financiar el proyecto; resuelve los problemas y cambios en el alcance del proyecto.

Por su parte, en proyectos de alta complejidad el Comit Director se conforma bsicamente por el mximo representante de direcciones y los representantes de tecnologas de Informacin. El Comit Director proporciona una gua, direccin estratgica y recursos, colabora en la promocin del proyecto y su aceptacin en el resto de la organizacin. En este comit se resuelven aspectos administrativos y de control estratgico del proyecto, as mismo situaciones de inters y posicionamiento del producto a adquirir, con el objetivo de promover un ambiente de trabajo que facilite la implementacin de la solucin propuesta.

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ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE UN PROYECTO TIC (continuacin)En proyectos de menor complejidad y alcance, el Comit Ejecutivo y el Comit Director se fusionan en una sola estructura administrativa denominada en este caso como Comit Director. El Equipo de Trabajo es el encargado de desarrollar todas las actividades para lograr adquirir e implementar los productos dentro de la operativa de la organizacin. En esta instancia estn representados tanto los profesionales y tcnicos de las reas usuarias, como de las reas de tecnologas de informacin y comunicaciones, involucrados dentro del alcance del mismo. No se puede concebir un proyecto para la adquisicin de tecnologas de informacin donde las unidades usuarias no estn debidamente representadas, segn sea la complejidad de la solucin a implementar. Acorde a esta complejidad, en algunas ocasiones, es necesario desarrollar una labor previa con ingenieros industriales, que colaboren con el anlisis y reorganizacin de los procesos de trabajo, previo a la implementacin de una solucin de tecnologas de informacin. Es as como la complejidad y reas afectadas dictan la estructura organizativa ms adecuada para posicionar un proyecto TIC dentro de la Institucin. Como referencia de las mximas experiencias adquiridas en esta gestin, se menciona el proyecto denominado: Sistema Centralizado de Recaudacin (SICERE), quin moviliz grandes recursos y esfuerzos en muchas reas de la Institucin. Una correcta definicin de la estructura organizacional as como su consecuente asignacin de roles y responsabilidades, fomenta la comunicacin, una cooperacin eficaz y eficiente, lo que garantiza en alto grado el xito del proyecto. Contrario a ello, el desarrollo de un proyecto que no implemente su estructura organizativa para su administracin e implementacin, promueve conflictos de intereses o inadecuada apropiacin de las soluciones propuestas, lo que genera retrasos y altos costos de oportunidad para la Institucin.

SABIA USTED QUE...Existe la plantilla Plan del Proyecto dentro de la Metodologa de Administracin de Proyectos que le permitir definir los objetivos, responsables, productos a entregar, alcance, organizacin, riesgos y cronograma del proyecto

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ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE UN PROYECTO TIC (continuacin)Todo proyecto de tecnologas de informacin y comunicaciones debe contar con un Administrador del Proyecto, mximo representante de las unidades usuarias. Debe ser un funcionario lder dentro de las reas de trabajo involucradas y el encargado de promover el desarrollo e implementacin de los productos a adquirir. El Administrador del Proyecto debe asegurarse que la estructura organizativa sea la adecuada, segn la experiencia en proyectos anteriores y la complejidad de la solucin a implementar. Adems, debe solicitar los recursos humanos necesarios para la conformacin de los equipos de trabajo, as como las condiciones requeridas para el buen desempeo del proyecto. El Administrador del proyecto debe dejar claramente establecidos los niveles de autoridad y responsabilidad dentro del proyecto, as como de las reas de la Institucin que se ven involucradas en la ejecucin y posterior implementacin de los productos del mismo. Dado lo anterior, lo importante que el Comit Ejecutivo o Comit Director comunique dentro de la organizacin involucrada los puestos creados, su temporalidad, funciones, nivel de autoridad y atribuciones para no entorpecer el actuar de los integrantes del proyecto y el desempeo de la organizacin. El Comit Ejecutivo, el Comit Director y el Director del Proyecto deben prestar atencin en las calidades o competencias que deben satisfacer los integrantes de los equipos de trabajo, ya que ser clave para el xito del proyecto. Por su parte debe involucrarse en la seleccin del personal que se asigne al proyecto. La experiencia, habilidades, formacin y actitudes, resultan sumamente importantes al integrar los equipos de trabajo para el mejor desempeo del proyecto.

PARA UN BUEN DESARROLLO Y CONTROL DEL PROYECTO DEBE QUEDAR MUY CLARO EL ROL QUE CADA UNO DE LOS MIEMBROS VA A CUMPLIR. FECHA DE ENTREGA DE INFORMES, DEBE DEFINIRSE CADA CUANTO SE VAN A REUNIR, ESPECIALMENTE EL COMIT EJECUTIVO Y EL COMIT DIRECTOR.

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Establecer una correcta estructura organizacional en todo proyecto de TIC resulta fundamental porque

Permite la asignacin de roles y responsabilidades para la ejecucin de actividades. Define los flujos de comunicacin y facilita la toma de decisiones. Fortalece el eficiente control y cumplimiento de tareas. Permite la correcta gestin y xito del proyecto de TIC.Colaboracin Mster Mario Vlchez Moreira Jefe Subrea Aseguramiento de la Calidad

Estimados Compaeros:Este boletn es un instrumento que la Subgerencia de TIC pone a su disposicin, para dar a conocer sus experiencias, compartir sus logros y publicar artculos que sean de su inters y que contribuyan al crecimiento profesional de toda la institucin en materia de Tecnologas de Informacin. Les instamos a hacernos llegar sus aportes, solicitudes de contenidos y comentarios, a la direccin de correo MBA. Rosario Castro T. ([email protected]) o MsC. Mario Vlchez M. ([email protected]).

Directos: Telfonos: 2539-0519 / 2539-0520 Internos: Telfonos: 5801 / 58026

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