ESTUDIO DE CARACTERIZACIÓN DEL PERFIL DEL SECRETARIO...
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Andrés Oneto La Faye
Panamá, julio de 2019
Ejecutivo Principal
Dirección de Análisis y Evaluación Técnica de Sector Privado
ESTUDIO DE
CARACTERIZACIÓN DEL
PERFIL DEL SECRETARIO
CORPORATIVO EN AMÉRICA
LATINA
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• Crisis empresariales: fallas en la supervisión y toma de decisiones.
• Mayor escrutinio sobre el rol del Directorio/Comités y su interrelación con la Gerencia
• Directorio requiere un soporte al interior de la organización para cumplir sus funciones
¿Para qué un Secretario Corporativo?
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Objeto del estudio
• Presentar un marco conceptual del Secretario Corporativo (SC).
• En base a los resultados de la encuesta “Perfil del Secretario Corporativo en América Latina 2018” :1. Identificar los atributos del perfil del SC en las empresas de América Latina.
2. Evaluar el grado de exclusividad del rol otorgado al SC y su posición en la estructura organizacional.
3. Analizar la estructura funcional, nivel de intervención y dedicación de los SCs.
4. Definir la interacción con el Directorio y/o otras unidades para su designación, evaluación y reporte.
• Plantear mejores prácticas que puedan ser consideradas por las empresas de la región.
• Elaborar recomendaciones para una participación más efectiva de los SCs.
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Funciones del Secretario Corporativo
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CONTEXTO
Contexto del estudio: Empresas participantes
Participación por país Participación por sector
• Encuesta en profundidad - 36 preguntas.
• Respondida de manera voluntaria por 95 empresas de 13 países de la región.
Estructura de Propiedad
Total: 95 Respuestas
Contexto del estudio: Indicadores de los Directorios de las empresas participantes
• Directorio promedio: Conformado por 7 miembros - 3 considerados como independientes.
• Conforman 5 Comités de Directorio.
• Promedio de 17 sesiones de Directorio al año, con una moda de 12 sesiones al año.
Promedio de Sesiones de Directorio
Promedio Mínimo Máximo
7 2 18
3 0 8
5 0 16
17 3 52
Composición del Directorio
a. Número de Directores
b. Número de Directores
Independientes
c. Cantidad de Comités de
Directorio
d. Cantidad de sesiones de
Directorio
Directores en las Empresas participantes
Total: 95 Respuestas
RESULTADOS
Profesión y género de los SCs
Profesión del Secretario
Total: 91 Respuestas
Género por país de las empresas participantes
Total: 95 Respuestas
• Profesión: Típicamente abogado…pero el 35% cuenta con otras profesiones.
• Distribución por país: En Perú 100% abogados; Paraguay es el menor con 38%.
• Por género: Mayoría de SCs varones.
• Distribución por país: Ecuador, Bolivia y México, participación de varones es más alta; Brasil, la mayoría de SCs son mujeres.
78%
71%
Competencias reportadas como más relevantes para el ejercicio de sus funciones:• Gobierno Corporativo• Interrelación con las personas• Análisis legal • Administración/Dirección estratégica
Consenso en las competencias relevantes para el Rol como Secretario
Competencias relevantes para ejercer la función
Características de los SCs
• El SC está generalmente ubicado en la Gerencia Legal.
• Aparece la figura de la Secretaría Corporativa como unidad separada.
• La mayoría de Secretarios se ubican en alto orden jerárquico, especialmente en el sector privado.
Unidad de pertenencia
Total: 95 Respuestas Proporción de empresas con Secretarios a una
posición jerárquica del CEO
Posición Jerárquica respecto al CEO
Total: 85 Respuestas
Dedicación y exclusividad de los SCs
Total: 93 Respuestas
Exclusividad del Rol del Secretario
Exclusividad según tamaño de Activos (en MM de USD)
• Usual que sea una tarea entre otras, ejercida por una unidad de la organización.
• En la empresas de menor tamaño (activos) 73% de SCs no tiene una función exclusiva.
Si No
Si, en todos 29%
Si, en algunos 33% 84% 16%
No, en ninguno 38% 46% 54%
¿Es Secretario
en los Comités?(%)
¿Coordina con secretarios de comités?
(% respecto a su categoría)
Los SCs coordinan con los Secretarios de los comités cuando no desempeñan directamente la función.
Participación de los SCs en los Comités
Total: 82 Respuestas
Total: 93 Respuestas
Funciones contempladas en el Rol del
Secretario Corporativo
Manejo
Integral de la
Función
Manejo
Coordinado
con otros
No realiza la
función
F1. Recolectar y organizar la documentación y material para las
sesiones de Directorio36% 57% 7%
F2. Elaborar las Actas de las sesiones del Directorio 73% 23% 4%
F3. Apoyar a la Presidencia de Directorio a la preparación de la
agenda de la sesión de Directorio55% 42% 3%
F4. Registrar, salvaguardar y actualizar los libros de actas de las
sesiones del Directorio58% 33% 9%
F5. Mantener un registro de los pedidos y acuerdos del Directorio,
haciendo seguimiento de los mismos51% 43% 6%
F6. Atender los pedidos de información de los Directores
(adicionales a lo remitido con las agendas de sesiones)55% 40% 5%
F7. Brindar asistencia al Directorio en temas relacionados al
cumplimiento normativo (Compliance)37% 52% 11%
F8. Brindar asistencia al Directorio en temas relacionados a gobierno
corporativo57% 35% 8%
F9. Brinda información a terceros externos y grupos de interés por
encargo del Directorio 45% 50% 5%
F10. Organizar la inducción de nuevos Directores 31% 48% 21%
F11. Otros (29 Respuestas, 15 especificaron sus labores) 77% 23% 0%
Grado de intervención de las funciones desempeñadas por el SC
• La mayoría de SCs tienen un manejo integral de 6 de las principales funciones listadas.
• Asumen de manera coordinada con otras instancias las demás funciones.
Detalle de “Otras” Funciones
Total: En promedio 92 respuestas por función
Dedicación en las funciones desempeñadas por el SC
• Predomina la dedicación de los SCs en la preparación para las sesiones de Directorio y la elaboración de Actas (35% entre F1 y F2).
• El Presidente del Directorio y el CEO son las instancias revisoras de Actas.
Dedicación en las funciones del SC a lo largo de un año (%)
Instancias que revisan borradores de Actas
Total: 55 Respuestas por función en promedio
Rendición de cuentas y evaluación del SC
• Secretarios rinden cuentas ante el Directorio y su Presidente… y también al CEO.
• 67% son evaluados… pero solo 43% lo contempla en su normativa.
Total: 95 Respuestas
Instancias de Rendición de Funciones
Normativa en la Evaluación de Desempeño del SC
Aspectos adicionales del SC
19%
81%
71%
Documento que regula las funciones del Secretario
• Funciones del SC están reguladas principalmente en el Reglamento de Directorio o Estatuto de la empresa.
• Directorio o su Presidente…y también el CEO son quienes lo designan o remueven.
Unidad con facultad de Nominación o Remoción del SC
Total: 95 Respuestas
Misceláneo de datos adicionales
61 % Secretarios con
estudios de
post – grado.
53 % Tuvieron una inducción
informal.
94 % Secretarios asisten
regularmente a las
sesiones de
Directorio.
7 % De los Secretarios que asisten
a sesiones NO interviene
durante las mismas.
SINTESIS Y RECOMENDACIONES
Perfil del SC: Síntesis de resultados
FORMACIÓN Y COMPETENCIAS
• Mayoría abogados o juristas.
• Alto porcentaje con post –grado.
• Minoría accedió a una inducción estructurada.
• Consenso de los Secretarios sobre competencias requeridas.
UNIDAD DE PERTENENCIA Y
POSICIÓN JERÁRQUICA
• Alta proporción ubicada en Gerencia Legal.
• Mayoría de Secretarios no lo son como una función exclusiva.
• Mayoría a solo una posición jerárquica del CEO.
FUNCIONES DEL SECRETARIO
• Atienden casi todas las tareas esenciales de la función, directamente o en coordinación con otras áreas.
• Dedicación principal a la organización de sesiones y elaboración de actas.
• Funciones principalmente reguladas en Reglamento de Directorio o Estatuto.
• Mayoría de Secretarios asiste a las sesiones e intervienen espontáneamente.
DESIGNACIÓN, EVALUACIÓN Y
REMOCIÓN DEL SECRETARIO
• Directorio es la principal instancia que lo designa o remueve.
• Directorio es la instancia a la que la mayoría de Secretarios reporta.
• Buena proporción también reporta al CEO, quien también lo designa y remueve.
• Mayoría son evaluados, con una periodicidad típica anual.
•Secretarios con las debidas competencias
•Relación con CEO/Directorio
• Formalizar las funciones del SC en documentos corporativos
•Planificar los tiempos de dedicación a las funciones que se le asignen y la importancia que cada una de ellas tenga.
•Definir adecuadamente la cadena de mando
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