Procter & Gamble Cómo MultiLing contribuyó a aumentar considerablemente las presentaciones internacionales sin aumentar el costo

Información generalProcter & Gamble (P&G), que cuenta con centros de investigación en Norteamérica, Europa y Asia, invierte anualmente miles de millones de dólares en la invención de nuevos procedimientos, compuestos químicos y productos tales como jabones, detergentes, limpiadores y cosméticos. P&G presenta cientos de patentes por año en más de 31 países y es titular de aproximadamente 35,000 patentes, lo cual la convierte en una empresa con uno de los portafolios de patentes más valiosos e importantes del mundo.

Desafíos claveEn 2001, P&G tuvo que tomar una decisión importante: reducir costos o limitar la cantidad de presentaciones de patentes en el extranjero para ajustarse al presupuesto asignado. Con un escenario en donde los costos aumentaban, los mercados y las jurisdicciones extranjeras se multiplicaban y la administración era cada vez más compleja, P&G sabía que era hora de realizar algunos cambios drásticos.

Uno de los gastos esenciales, aunque considerables, del proceso de presentación internacional de patentes es la traducción, que representa aproximadamente el 40 % de los costos del procesamiento internacional de P&G. Hasta ese momento, P&G enviaba sus patentes a agentes extranjeros, traductores independientes y otro personal administrativo en distintas partes del mundo.

Otro de los factores que contribuía a aumentar los costos fue el proceso descentralizado y poco uniforme de delegar la traducción de patentes a una red cada vez más amplia de estudios de abogados locales. Estos estudios solían justificar las tarifas elevadas haciendo hincapié en la confidencialidad de los proyectos de traducción, y en la peculiaridad de los traductores con educación y experiencia en temas técnicos específicos que se requerían para traducir los temas en cuestión.

La complejidad de recurrir a varios estudios de abogados hizo que P&G se viera sobrecargado de trabajo administrativo, además de aumentar los riesgos de cometer errores con tantas personas asignada s a manejar la documentación.

Estrategia de soluciónCon el objetivo de reducir los costos, el riesgo y la complejidad, P&G desarrolló una iniciativa integral que incluyó los siguientes requisitos: • Los traductores deben residir en su país, traducir a su idioma materno y

someterse a una evaluación de calidad sobre la temática a traducir. • Los traductores deben tener experiencia específica en patentes y

conocimientos técnicos sobre el tema técnico que debe traducirse. • P&G debe controlar y asumir la responsabilidad de su propiedad intelectual

en el idioma correspondiente, y la terminología debe gestionarse desde una ubicación centralizada.

• P&G debe reducir los costos generales de procesamiento de patentes en un 20 %.

Otros factores que P&G analizó durante la búsqueda de un proveedor de traducción fueron: punto de contacto centralizado con capital humano altamente especializado; posibilidad de gestionar la terminología para lograr un uso adecuado y uniforme de los conceptos en todos los idiomas; memoria de traducción para reutilizar textos traducidos previamente; y supervisión coordinada del aseguramiento de la calidad.Al finalizar la búsqueda exhaustiva y el proceso de evaluación intensiva, P&G eligió a MultiLing para traducir y administrar el material de propiedad intelectual por idioma.

ESTUDIO DE CASO

El modelo centralizado y eficiente exclusivo de MultiLing prevaleció cuando P&G tuvo que tomar la decisión, pues incorpora cinco elementos fundamentales para la traducción de propiedad intelectual a nivel multinacional: equipos especializados, procesos centralizados, gestión de la terminología, control de calidad y tecnología de avanzada.

Al consolidar varios proveedores de traducción de patentes en apenas algunas empresas y al trabajar con MultiLing para optimizar sus procesos internos, P&G no solo logró reducir sus costos de traducción y mejorar la calidad, sino que, además, fue capaz de minimizar el riesgo asociado de los errores en las traducciones, reducir considerablemente los costos administrativos internos y aumentar la eficiencia del personal en todo el proceso.

IntegraciónCuando MultiLing se convirtió en un socio de confianza, P&G le concedió acceso en línea a toda la información relacionada con las patentes. Con esto, se evitó que el personal de P&G debiera notificar a MultiLing cada vez que había una patente lista para la etapa de producción. En la actualidad, tan pronto se genera una solicitud de traducción, el personal de MultiLing recibe una notificación electrónica y puede iniciar el proceso de traducción de inmediato. Al disponer de tecnología desarrollada internamente y acceso en línea permanente, MultiLing puede programar tareas y realizar un seguimiento del ciclo de vida de cada proyecto, y P&G puede recibir actualizaciones de estado en tiempo real.

En la actualidad, MultiLing cuenta con más de 300 traductores asignados exclusivamente a P&G. En los últimos cuatro años, han traducido más de 83 millones de palabras en proyectos relacionados con más de 2500 casos que se han presentado en 31 países. Desde 2002, MultiLing ha introducido más de 100,000 conceptos únicos en su base de datos lingüística, lo cual brinda a P&G un gran nivel de visibilidad, datos útiles para la toma de decisiones y un control absoluto de la propiedad intelectual en el idioma correspondiente.

ResultadosMultiLing y P&G llevaron a cabo un proyecto a gran escala que se extendió durante varios años, cuyo propósito era optimizar el proceso de traducción de patentes y de la presentación de estas en el extranjero. Particularmente, con este proceso se ha logrado: • Casi duplicar la cantidad de presentaciones de patentes a nivel internacional

gracias a que se trabaja con una mayor eficiencia, pero con presupuestos que apenas se han modificado. El 40 % de la eficiencia conseguida se le atribuyó directamente a MultiLing.

• Reducir los gastos administrativos, de mantenimiento y de control de datos. • Acortar los plazos de entrega al aprovechar traducciones previas: P&G nunca

a incumplido una fecha límite de presentación debido a una traducción de MultiLing.

• Reducir el riesgo de errores: las tasas de errores superan los estándares establecidos por ISO.

• Aumentar la satisfacción de los empleados: se eliminó la administración de expedientes de traducción, con lo cual fue posible destinar dos empleados de tiempo completo a tareas de mayor valor.

• Eliminar los costos variables, como las acciones administrativas relativas a la traducción.

• Reducir los plazos de otorgamiento. • Reducir el riesgo de litigios. • Disminuir la revisión por parte de agentes extranjeros de las reivindicaciones

traducidas: P&G demostró que si el documento original en inglés era correcto, las traducciones a los idiomas correspondientes reflejarían el mismo nivel de precisión.

• Superar el objetivo de reducir los costos generales de procesamiento de patentes en un 20 %.

Gracias a esto, se presentan más patentes a nivel internacional con ahorros considerables para P&G, siempre con la mejor calidad, menores riesgos y menos carga de trabajo para el personal.

Estudio de caso basado en una copresentación con Multiling y P&G en IQPC en septiembre de 2012

Procter & Gamble Cómo MultiLing contribuyó a aumentar considerablemente las presentaciones internacionales sin aumentar el costo

Información generalProcter & Gamble (P&G), que cuenta con centros de investigación en Norteamérica, Europa y Asia, invierte anualmente miles de millones de dólares en la invención de nuevos procedimientos, compuestos químicos y productos tales como jabones, detergentes, limpiadores y cosméticos. P&G presenta cientos de patentes por año en más de 31 países y es titular de aproximadamente 35,000 patentes, lo cual la convierte en una empresa con uno de los portafolios de patentes más valiosos e importantes del mundo.

Desafíos claveEn 2001, P&G tuvo que tomar una decisión importante: reducir costos o limitar la cantidad de presentaciones de patentes en el extranjero para ajustarse al presupuesto asignado. Con un escenario en donde los costos aumentaban, los mercados y las jurisdicciones extranjeras se multiplicaban y la administración era cada vez más compleja, P&G sabía que era hora de realizar algunos cambios drásticos.

Uno de los gastos esenciales, aunque considerables, del proceso de presentación internacional de patentes es la traducción, que representa aproximadamente el 40 % de los costos del procesamiento internacional de P&G. Hasta ese momento, P&G enviaba sus patentes a agentes extranjeros, traductores independientes y otro personal administrativo en distintas partes del mundo.

Otro de los factores que contribuía a aumentar los costos fue el proceso descentralizado y poco uniforme de delegar la traducción de patentes a una red cada vez más amplia de estudios de abogados locales. Estos estudios solían justificar las tarifas elevadas haciendo hincapié en la confidencialidad de los proyectos de traducción, y en la peculiaridad de los traductores con educación y experiencia en temas técnicos específicos que se requerían para traducir los temas en cuestión.

La complejidad de recurrir a varios estudios de abogados hizo que P&G se viera sobrecargado de trabajo administrativo, además de aumentar los riesgos de cometer errores con tantas personas asignada s a manejar la documentación.

Estrategia de soluciónCon el objetivo de reducir los costos, el riesgo y la complejidad, P&G desarrolló una iniciativa integral que incluyó los siguientes requisitos: • Los traductores deben residir en su país, traducir a su idioma materno y

someterse a una evaluación de calidad sobre la temática a traducir. • Los traductores deben tener experiencia específica en patentes y

conocimientos técnicos sobre el tema técnico que debe traducirse. • P&G debe controlar y asumir la responsabilidad de su propiedad intelectual

en el idioma correspondiente, y la terminología debe gestionarse desde una ubicación centralizada.

• P&G debe reducir los costos generales de procesamiento de patentes en un 20 %.

Otros factores que P&G analizó durante la búsqueda de un proveedor de traducción fueron: punto de contacto centralizado con capital humano altamente especializado; posibilidad de gestionar la terminología para lograr un uso adecuado y uniforme de los conceptos en todos los idiomas; memoria de traducción para reutilizar textos traducidos previamente; y supervisión coordinada del aseguramiento de la calidad.Al finalizar la búsqueda exhaustiva y el proceso de evaluación intensiva, P&G eligió a MultiLing para traducir y administrar el material de propiedad intelectual por idioma.

El modelo centralizado y eficiente exclusivo de MultiLing prevaleció cuando P&G tuvo que tomar la decisión, pues incorpora cinco elementos fundamentales para la traducción de propiedad intelectual a nivel multinacional: equipos especializados, procesos centralizados, gestión de la terminología, control de calidad y tecnología de avanzada.

Al consolidar varios proveedores de traducción de patentes en apenas algunas empresas y al trabajar con MultiLing para optimizar sus procesos internos, P&G no solo logró reducir sus costos de traducción y mejorar la calidad, sino que, además, fue capaz de minimizar el riesgo asociado de los errores en las traducciones, reducir considerablemente los costos administrativos internos y aumentar la eficiencia del personal en todo el proceso.

IntegraciónCuando MultiLing se convirtió en un socio de confianza, P&G le concedió acceso en línea a toda la información relacionada con las patentes. Con esto, se evitó que el personal de P&G debiera notificar a MultiLing cada vez que había una patente lista para la etapa de producción. En la actualidad, tan pronto se genera una solicitud de traducción, el personal de MultiLing recibe una notificación electrónica y puede iniciar el proceso de traducción de inmediato. Al disponer de tecnología desarrollada internamente y acceso en línea permanente, MultiLing puede programar tareas y realizar un seguimiento del ciclo de vida de cada proyecto, y P&G puede recibir actualizaciones de estado en tiempo real.

En la actualidad, MultiLing cuenta con más de 300 traductores asignados exclusivamente a P&G. En los últimos cuatro años, han traducido más de 83 millones de palabras en proyectos relacionados con más de 2500 casos que se han presentado en 31 países. Desde 2002, MultiLing ha introducido más de 100,000 conceptos únicos en su base de datos lingüística, lo cual brinda a P&G un gran nivel de visibilidad, datos útiles para la toma de decisiones y un control absoluto de la propiedad intelectual en el idioma correspondiente.

ResultadosMultiLing y P&G llevaron a cabo un proyecto a gran escala que se extendió durante varios años, cuyo propósito era optimizar el proceso de traducción de patentes y de la presentación de estas en el extranjero. Particularmente, con este proceso se ha logrado: • Casi duplicar la cantidad de presentaciones de patentes a nivel internacional

gracias a que se trabaja con una mayor eficiencia, pero con presupuestos que apenas se han modificado. El 40 % de la eficiencia conseguida se le atribuyó directamente a MultiLing.

• Reducir los gastos administrativos, de mantenimiento y de control de datos. • Acortar los plazos de entrega al aprovechar traducciones previas: P&G nunca

a incumplido una fecha límite de presentación debido a una traducción de MultiLing.

• Reducir el riesgo de errores: las tasas de errores superan los estándares establecidos por ISO.

• Aumentar la satisfacción de los empleados: se eliminó la administración de expedientes de traducción, con lo cual fue posible destinar dos empleados de tiempo completo a tareas de mayor valor.

• Eliminar los costos variables, como las acciones administrativas relativas a la traducción.

• Reducir los plazos de otorgamiento. • Reducir el riesgo de litigios. • Disminuir la revisión por parte de agentes extranjeros de las reivindicaciones

traducidas: P&G demostró que si el documento original en inglés era correcto, las traducciones a los idiomas correspondientes reflejarían el mismo nivel de precisión.

• Superar el objetivo de reducir los costos generales de procesamiento de patentes en un 20 %.

Gracias a esto, se presentan más patentes a nivel internacional con ahorros considerables para P&G, siempre con la mejor calidad, menores riesgos y menos carga de trabajo para el personal.

Estudio de caso basado en una copresentación con Multiling y P&G en IQPC en septiembre de 2012

En la actualidad, MultiLing cuenta con más de 300 traductores asignados exclusivamente a P&G. En los últimos cuatro años, han traducido más de 83 millones de palabras en proyectos relacionados con más de 2500 casos que se han presentado en 31 países.

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